Lêi nãi ®Çu 1 Khãa luËn tèt nghiÖp Ph¹m Hoµng Th¹nh Líp 441 Lêi nãi ®Çu C¹nh tranh th¬ng m¹i lµ tÊt yÕu, kh¸ch quan mang tÝnh quy luËt cña kinh tÕ thÞ trêng HÖ qu¶ cña nã lµ sù ph¸ s¶n hµng lo¹t c«ng[.]
Các nghiệp vụ mua bán vật t hàng hóa
Các nghiệp vụ mua vật t hàng hóa
Các phơng thức mua hàng và thủ tục chứng từ
- Có hai phơng thức mua hàng đợc áp dụng: phơng thức chuyển hàng và ph- ơng thức mua hàng trực tiếp
Theo phơng thức chuyển hàng
- Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã đăng ký giữa bên mua và bên bán; định kỳ bên bán chuyển hàng cho bên mua tại địa điểm quy định trong hợp đồng (tại kho, tại ga xe lửa, tại ô tô bến cảng ) Khi chuyển hàng bên bán gửi cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ số lợng, chủng loại, chất lợng của từng mặt hàng, đơn giá của từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán, đồng thời tiến hành các thủ tục thanh toán Chứng từ bán hàng có thể là:
+ Hoá đơn GTGT; Mẫu số 01 GTKT- 3LL
+ Hoá đơn bán hàng ; Mẫu số 02 GTTT- 3LL
Bên mua khi nhận đợc chứng từ của bên bán gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ để kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng đã đăng ký và nhập hàng, sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ kế toán, tiến hành các thủ tục thanh toán tiền mua hàng với bên bán
Theo phơng thức mua hàng trực tiếp
- Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký giữa bên mua và bên bán, bên mua cử ngời đợc uỷ nhiệm của giám đốc bên bán nhận hàng theo qui định trong hợp đồng hoặc đi mua trực tiếp tại thị trờng, tại cơ sở sán xuất, cơ sở gia công chế biến Chứng từ mua hàng có thể là:
+ Hoá đơn GTGT; Mẫu số 01 GTKT- 3LL
+ Bảng kê thu mua hàng nông sản, lâm sản, thuỷ sản (Mẫu số 04/GTGT), (Trờng hợp mua vật t hàng hoá trên thị trờng tự do mà ngời bán không có hoá đơn làm căn cứ lập phiếu nhập kho và thanh toán )
Ngời mua hàng có trách nhiệm quản lý số hàng đã mua và gửi chứng từ mua hàng về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ kế toán
Thủ tục và chứng từ nhập kho
- Hàng hoá mua về tiến hành thủ tục nhập kho Trên cơ sở hợp đồng kinh tế, các chứng từ về nghiệp vụ mua hàng do bên bán đã lập, bên mua phải kiểm tra sự phù hợp về số lợng, chất lợng hàng hoá thực nhận với số lợng chất lợng hàng hoá ghi trong chứng từ Sau khi hàng hoá mua về đợc kiểm nhận sẽ lập phiếu nhập kho, nếu có sai lệch về số lợng, chất lợng hàng hoá giữa số ghi trong chứng từ với số thực nhận phải lập biên bản kiểm nhận làm cơ sở để xử lý và ghi sổ kế toán Nếu kiểm nhận hàng hoá do bên bán giao tại nhà ga, bến cảng thì ngời kiểm nhận phải có giấy uỷ nhiệm nhận hàng do bên mua hàng cung cấp
Các nghiệp vụ bán vật t hàng hóa
* Các phơng thức bán hàng
1.2.1 Bán buôn vận chuyển thẳng
Theo phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng, vật t, hàng hoá bán cho bên mua đợc giao thẳng từ kho của bên cung cấp (đơn vị bán hàng cho doanh nghiệp bán buôn ) hoặc giao hàng thẳng từ nhà ga, bến cảng mà không qua kho của doanh nghiệp bán buôn Trong phơng thức này đợc thực hiện bằng hai hình thức bán: bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán và bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán
- Theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán, doanh nghiệp bán buôn và tiến hành thanh toán với bên cung cấp về mua hàng, đồng thời vừa tiến hành thanh toán với bên mua về bán hàng nghĩa là đồng thời phát sinh cả nghiệp vụ mua hàng và cả nghiệp vụ bán hàng ở đơn vị bán buôn Chứng từ bán hàng là: “Hoá đơn bán hàng ” do đơn vị bán buôn lập Một liên của chứng từ gửi theo hàng cùng với vận đơn cho bên mua, hai liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng Tuỳ theo hợp đồng giữa các bên, nếu hàng giao thẳng do đơn vị bán buôn chuyển cho bên mua bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu khi bên mua đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Còn nếu bên mua đến nhận hàng trực tiếp, khi giao hàng xong, thì số hàng này đợc coi là tiêu thụ.
- Theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán, đơn vị bán buôn là “ngời” trung gian giữa bên cung cấp với bên mua Khi đó đơn vị bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp nhận hàng và làm thủ tục thanh toán tiền mua hàng với bên cung cấp Theo hình thức này; đơn vị bán buôn không phát sinh các nghiệp vụ về mua bán hàng, mà chỉ đợc hởng thủ tục phí do bên cung cấp hoặc bên mua trả
1.2.2 Bán buôn hàng qua kho
Theo phơng thức bán buôn hàng qua kho, hàng hoá bán cho bên mua đợc xuất ra trực tiếp từ kho của đơn vị bán buôn Trong phơng thức này đợc thực hiện theo hai hình thức bán: bán hàng theo hình thức bán hàng trực tiếp giao hàng cho bên mua tại kho và bán hàng theo hình thức chuyển hàng gửi đi cho ngời mua theo hợp đồng
- Theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, uỷ nhiện cho ngời của đơn vị mình trực tiếp đến nhận hàng tại kho đơn vị bán buôn Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Một liên của chứng từ giao cho ngời nhận hàng (bên mua ) hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng Số hàng đã giao nhận xong đợc coi là tiêu thô.
- Theo hình thức chuyển hàng gửi đi cho ngời mua, đơn vị bán buôn căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua bằng phơng tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Một liên chứng từ gửi cho bên mua cùng với vận đơn, hai liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng Số hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán buôn, chỉ khi nào đơn vị bán buôn nhận đợc tiền bán hàng hoặc bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng và cũng chấp nhận thanh toán mới đợc coi là tiêu thụ
1.2.3.Bán hàng theo phơng thức gửi hàng đại lý ký gửi
Theo phơng thức hàng gửi đại lý ký gửi, đơn vị có hàng đại lý, ký gửi chuyển hàng cho đơn vị nhận bán hàng đại lý, ký gửi bán hộ và thanh toán tiền hoa hồng cho bên nhận bán Khi bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi đã bán đợc hàng hoặc trả tiền về hàng nhận bán đại lý, ký gửi thì hàng mới đợc coi là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng là Bảng thanh toán hàng đại lý (Ký gửi )(Mẫu số 14- BH).
1.2.4 Bán lẻ vật t hàng hoá thu tiền trực tiếp.
Là hình thức bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng với số lợng nhỏ, trong hình thức bán hàng này kế toán phải căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền cho các bộ phận bán hàng nộp lên để hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán.
Các vấn đề chung về thanh toán
Vai trò, ý nghĩa vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp
lý tài chính của doanh nghiệp:
Thanh toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả của công tác này
Hoạt động thanh toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dới đây:
+ Trong quan hệ thanh toán với nhà cung ứng: sự chậm trễ thanh toán gây ảnh hởng đến kết quả sản xuất do hàng hoá bị trả chậm hoặc do tình trạng gián đoạn trong sản xuất gây ra
+Trong quan hệ thanh toán với nhà nớc hoặc cấp trên: các khoản thanh toán không đúng hạn hoặc gian lận trong thanh toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp( thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt, hoặc có thể bị truy tố trớc pháp luËt)
+Trong quan hệ thanh toán với khách hàng: doanh nghiệp cần tránh để bị chiếm dụng vốn, tạo vòng quay vốn nhanh.
+ Trong quan hệ thanh toán với công nhân viên: việc thanh toán đúng hạn tạo thuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức ngời lao động.
Các hình thức thanh toán
- Thanh toán bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua, bán hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Hình thức thanh toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lợng nhỏ, đơn giản bởi đối với các khoản mua bán có giá trị lớn việc thanh toán trở lên phức tạp và không đảm bảo an toàn
Thông thờng hình thức này đợc áp dụng trong thanh toán với công nhân viên chức, với nhà cung cấp, khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán nh: thanh toán bằng tiền Việt Nam, thanh toán bằng ngoại tệ các loại, thanh toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị nh tiền mặt và thanh toán bằng vàng bạc đá quý
Thanh toán không dùng tiền mặt: công việc thanh toán chỉ liên quan đến hai bên mua và bán, trong thanh toán không dùng tiền mặt( thanh toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng thanh toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng.
Thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp, tiết kiệm lao động, chống tham ô, lạm phát ổn định giá cả xã hội và góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển
Các hình thức không dùng tiền mặt để thanh toán gồm: séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc chuyển tiền, uỷ nhiệm chi, th tín dụng L/C (Letter credit).
II Nhiệm vụ, nguyên tắc và phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ mua bán vật t hàng hoá
Các nghiệp vụ mua vật t hàng hóa
Nhiệm vụ hạch toán kế toán quá trình mua vật t, hàng hóa .8 1.2.Các phơng pháp kế toán sử dụng trong hạch toán quá trình mua vật t, hàng hóa
Phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua vật t, hàng hoá về chủng loại, số lợng, chất lợng quy cách, giá cả, thời gian đảm bảo trong quá trình mua hàng hoá đáp ứng các nhu cầu về vật t hàng hoá, phục vụ cho các hoạt động của đơn vị, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lu động.
Tổng hợp chính xác đầy đủ và kịp thời các khoản chi phí cấu thành giá của vật t , hàng hoá mua vào, tính toán chính xác kịp thời trị giá thực tế của từng loại vật t, hàng hoá, mua nhập kho và căn cứ tài liệu phục vụ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện tới kế hoạch mua vật t, hàng hoá, phục vụ việc tính toán trị giá thực tế của vật t, hàng hoá xuất dùng.
1.2 Các phơng pháp kế toán sử dụng trong hạch toán quá trình mua vật t, hàng hoá.
* Để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình mua hàng, hạch toán kế toán phải sử dụng đồng thời các phơng pháp kế toán sau:
Phơng pháp chứng từ kế toán
Phơng pháp chứng từ kế toán đợc sử dụng để phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình mua hàng( phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính trên các chứng từ kế toán nh: hoá đơn bán hàng, hoá đơn cớc vận chuyển, phiếu chi, phiếu nhập kho ) nhằm cung cấp thông tin về các hoạt động đó phục vụ cho công tác kế toán và công tác kiểm tra của đơn vị.
Phơng pháp tài khoản kế toán.
Phơng pháp tài khoản kế toán đợc sử dụng để phản ánh và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình mua hàng một cách th- ờng xuyên, liên tục và có hệ thống theo từng đối tợng kế toán có liên quan (phản ánh tổng hợp và chi tiết)
Kế toán sử dụng phơng pháp tính giá để tổng hợp các khoản chi phí đã chi ra trong quá trình mua hàng và tính toán, xác định trị giá thực tế của từng loại vật t, hàng hoá mua vào, việc tổng hợp các khoản chi phí, tính toán xác định trị giá thực tế của từng loại vật t, hàng hoá mua nhập kho đợc thực hiện trên các bảng tính giá tài sản( sổ chi tiêt mua hàng).
Nguyên tắc và phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ mua vật t, hàng hóa
1.3.1 Nguyên tắc, kết cấu và nội dung các tài khoản phản ánh nghiệp vụ mua vật t, hàng hoá.
* Để phản ánh các nghiệp vụ mua vật t, hàng hoá trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng trong các doanh nghiệp Nội dung và kết cấu một số tài khoản chủ yếu sử dụng trong doanh nghiệp nh sau :
- Tài khoản 152: Nguyên liệu và vật liệu ;“ ” a) Nguyên tắc hạch toán tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu “ ”
Tài khoản này phản ánh số thực tế hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn hay giá thành thực tế b) Kết cấu của nội dung phản ánh của tài khoản 152
+ Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng trong kỳ;
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại;
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ;
+ Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất bán;
+ Số tiền giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua;
+ Số tiền điều chỉnh giảm nguyên vật liệu khi đánh giá lại;
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ.
- Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ“ ”
* Phơng pháp hạch toán, nội dung và kết cấu tơng tự nh tài khoản 152
Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá trong kho theo giá trị thực tế a) Nguyên tắc hạch toán tài khoản 156 - hàng hóa
Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa phải phản ánh theo giá trị thực tế.
Trị giá thực tế của hàng hóa mua vào đợc tính theo từng nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt giá trị mua và chi phí mua hàng hóa.
Để tính trị giá thực tế hàng hóa xuất kho, kế toán có thể áp dụng trong các phơng pháp sau:
+ Giá thực tế của hàng hóa theo từng lần nhập ( còn gọi là giá thực tế đích danh ).
+ Giá thực tế bình quân gia quyền
+ Giá thực tế nhập trớc, xuất trớc
+ Giá thực tế nhập sau, xuất trớc
Chi phí mua hàng hóa trong kỳ đợc tính cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ hạch toán Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tuỳ thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, nhng phải thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
Kế toán chi tiết hàng hóa phải thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ hàng hóa. b) Kết cấu của nội dung phản ánh của tài khoản 156 - Hàng hóa
+Trị giá mua của hàng hoá, của hàng hoá nhập kho;
+ Chi phí thu mua của hàng hoá phát sinh trong kỳ ;
+Trị giá mua của hàng hoá thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê;
+Trị giá mua của hàng hoá tăng trong kỳ do đánh giá lại
+Trị giá mua hàng hoá tiêu thụ trong kỳ;
+Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ;
+Trị giá mua của hàng hoá thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê;
+Trị giá mua của hàng hoá giảm trong kỳ do đánh giá lại
+Trị giá mua của hàng hoá hiện có trong kho;
+ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tồn kho.
Tài khoản 156 có hai tài khoản cấp 2
+ 1562- Chi phí thu mua hàng hoá
- Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi trên đ“ ờng”
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại hàng hóa, vật t, mua ngoài đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp, còn đang trên đờng vận chuyển, ở bến cảng, bên bãi hoặc đã đi về đến doanh nghiệp, nhng đang chờ chuyển nhận nhập kho
* Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 151- Hàng mua đang đi trên đờng. Bên nợ:
- Giá trị hàng hoá, vật t đang đi trên đờng
- Kết chuyển giá trị thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng cuối kỳ (tr- ờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kú)
- Giá trị hàng hoá, vật t đang đi trên đờng đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng đầu kỳ(trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ).
Giá trị hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi trên đờng(cha về nhập kho đơn vị ).
1.3.2 Phơng pháp hạch toán quá trình mua hàng.
(1) - Khi vật t, hàng hoá của các đơn vị trong nớc về nhập kho
- Trờng hợp mua hàng thuộc đối tợng chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK152, TK156 (1561)… Nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá Nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá
Nợ TK 153 - Công cụ dụng cụ
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111 (112,141,311,331 ) tiền mặt (tiền gửi NH )
- Trờng hợp hàng hoá không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561) - hàng hoá (Tổng giá thanh toán)
Nợ Tk 153 - công cụ dụng cụ ( Tổng giá thanh toán)
Có TK 111(112,141,311,331 ) - tiền mặt (tiền gửi NH ).
(2) - Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng hoặc chiết khấu thơng mại, kế toán ghi:
Nợ TK 111(112,331 )- tiền mặt (tiền gửi NH );
Có Tk 511 - doanh thu hoạt động tài chính
(3) - Trờng hợp đợc giảm giá hàng mua, kế toán xác định số tiền đợc giảm giá và số thuế GTGT đầu vào tơng ứng (nếu có) và ghi:
Nợ TK 111(112,331 ) - tiền mặt (tiền gửi NH )
Có TK 133 - thuế GTGT đợc khấu trừ ( nếu có);
(4) - Trờng hợp doanh nghiệp trả lại hàng cho ngời bán, kế toán xác định giá trị của số hàng trả lại và số thuế GTGT đầu vào tơng ứng (nếu có) và ghi:
Nợ TK 111(112,331 ) - tiền mặt (tiền gửi NH )
Có TK 133 - thuế GTGT đợc khấu trừ ( nếu có);
(5) - Trờng hợp nhập khẩu hàng hoá, kế toán phải quy đổi các loại ngoại tệ sử dụng trong thanh toán tiền mua hàng ra VND để hạch toán và tính thuế nhập khẩu phải nộp theo tỷ giá quy định :
- Khi nhập kho hàng hoá nhập khẩu, kế toán ghi :
Nợ TK 153 - công cụ dụng cụ
Nợ TK 413 - chênh lệch tỷ giá (Lỗ chênh lệch tỷ giá)
Có TK 413 - chênh lệch tỷ giá (Lãi chênh lệch tỷ giá)
Có TK 111 (112,311,331 ) - tiền mặt (tiền gửi NH ).
- Khi tính thuế nhập khẩu phải nộp, kế toán ghi:
Có TK 333 (3333) - thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc Nếu hàng nhập khẩu thuộc đối tợng chịu thuế TTĐB, khi tính thuế TTĐB của hàng nhập khẩu phải nộp, ghi:
Có TK 333 (3332) - thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
- Trờng hợp hàng nhập khẩu thuộc đối tợng chịu thuế GTGT tính theo ph- ơng pháp khấu trừ, khi tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu đợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133(1331) - thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 333 (33312) - thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
(6) - Các khoản chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có);
Có TK 111 (112,141,311,331 ) tiền mặt (tiền gửi NH )
(7) - Trờng hợp hàng hoá mua về doanh nghiệp phải sơ chế và hoàn thiện hàng hoá trớc khi tiêu thụ ( doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài), khi xuất kho hàng hoá để sơ chế, hoàn thiện, kế toán ghi:
Nợ TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang;
- Các khoản chi phí phát sinh để sơ chế và hoàn thiện hàng hoá, ghi:
Nợ TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang;
Có TK 111 (112,141,311,331 ) tiền mặt (tiền gửi NH )
- Khi nhập kho hàng hoá đã sơ chế, hoàn thiện, ghi:
Có TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Các nghiệp vụ bán hàng
Nội dung quá trình bán hàng
Để thực hiện hoạt động bán hàng, đơn vị phải xuất giao hàng cho đơn vị mua hàng (kháng hàng ); đơn vị mua hàng phải thanh toán cho đơn vị bán hàng số tiền mua hàng theo giá cả hai bên thoả thuận
Khi thực hiện hoạt động bán hàng, đơn vị bán hàng phải chi các khoản chi phí phục vụ quá trình bán hàng (chi phí quảng cáo, chi phí giới thịệu sản phẩm, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng bán, chi phí bảo hành, chi phí hao mòn tài sản, chi phí tiền lơng nhân viên… Nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá ), và chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời phải thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nớc về hoạt động kinh doanh của đơn vị
Nhiệm vụ hạch toán kế toán quá trình bán hàng
Phản ánh, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của đơn vị về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá cả của hàng bán, về thời hạn thanh toán tiền hàng, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp phù hợp để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
Tính toán tổng hợp và phân bổ chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng bán ra, tính toán đúng giá vốn của hàng xuất bán, các khoản thuế phải nộp nhà nớc, xác định chính xác doanh thu bán hàng, doanh thu thuần và kết quả bán hàng
Kiểm tra tình hình thực hiện các dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế hoạch doanh thu và kết quả kinh doanh của đơn vị Đề xuất, kiến nghị những giải pháp hoàn thiện các hoạt động sản xuất kinh doanh, hoàn thiện hoạt động quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao doanh lợi của doanh nghiệp.
Các phơng pháp kế toán sử dụng trong hạch toán quá trình bán vật t, hàng hóa
- Phơng pháp chứng từ kế toán Để phản ánh, kiểm tra tính kịp thời, đầy đủ và chính xác các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra trong khâu bán vật t hàng hoá, kế toán sử dụng các chứng từ hoá đơn bán hàng, hoá đơn cớc vận chuyển, hoá đơn dịch vụ, phiếu xuất kho, bảng tính lơng, bảng tính khấu hao tài sản cố định
- Phơng pháp tài khoản kế toán
Dùng để phản ánh, kiểm tra thờng xuyên liên tục có hệ thống các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng xuất bán, doanh thu bán hàng và kết quả hoạt động bán hàng
Dùng để tính toán xác định doanh thu bán hàng, trị giá vốn hàng bán và kết quả bán hàng, việc tính toán xác định doanh thu bán hàng, xác định giá vốn hàng bán và kết quả bán hàng đợc kế toán thực hiện trên các sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh mở cho từng loại hàng, từng nhóm hàng bán ra.
Nguyên tắc và phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ bán hàng
2.4.1 Nguyên tắc, kết cấu và nội dung các tài khoản phản ánh các nghiệp vụ bán hàng.
-Tài khoản 157 “ hàng gửi đi bán ” a) Nguyên tắc
+Chỉ phản ánh trị giá của hàng hoá đã gửi đi hoặc lao vụ, dịch vụ đã bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, nhng cha chấp nhận thanh toán;
+ Hàng hoá ở trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, kế toán phải mở sổ chi tiết từng loại hàng hoá, thành phẩm, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi đợc chấp nhận thanh toán.
+ Không phản ánh tài khoản này vào tài khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp ứng hộ khách hàng b) Kết cấu, nội dung tài khoản 157 - hàng gửi đi bán
+ Trị giá sản phẩm, hàng hoá đã gửi cho khách, cho các đại lý, ký gửi
+Trị giá dịch vụ cung cấp cho khách hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán;
+ Cuối kỳ kết chuyển trị giá sản phẩm, hàng hoá gửi đi bán nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.
+ Trị giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi đi bán đã đợc khách hàng chấp nhận thanh toán ;
+ Trị giá sản phẩm, hàng hoá gửi đi bán bị trả lại; giá thành dịch vụ cung cấp cha đợc chấp nhận thanh toán;
+ Đầu kỳ kết chuyển trị giá sản phẩm, hàng hoá gửi đi bán nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.
+Trị giá sản phẩm, hàng hoá đã gửi đi bán cha tiêu thụ, giá thành dịch vụ đã cung cấp cha đợc khách hàng chấp nhận thanh toán.
Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ” a) Nguyên tắc
+ Chỉ phản ánh doanh thu của khối lợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đợc xác định là tiêu thụ;
+ Những doanh nghiệp nhận gia công vật t, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào vào tài khoản doanh thu bán hàng số tiền gia công thực tế đợc hởng
+ Những sản phẩm, hàng hoá đã đựơc xác định là tiêu thụ, nhng vì lý do nào đó ngời mua từ chối thanh toán, gửi trả lại hàng hoặc yêu cầu giảm giá và đ- ợc doanh nghiệp chấp nhận Doanh thu của hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán này đợc theo dõi trên các tài khoản 531 “hàng bán bị trả lại”, hoặc tài khoản 532 “giảm giá hàng bán ;”
+ Các trờng hợp doanh nghiệp chấp nhận khoản chiết khấu bán hàng cho khách thì toàn bộ khoản chiết khấu bán hàng thực tế liên quan tới khối lợng và doanh thu hàng đã bán ra đợc hạch toán trên tài khoản 635 “chi phí hoạt động tài chính” b) Kết cấu và nội dung:
+ Số thuế TTĐB, thuế XK phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã đợc xác định tiêu thụ trong kỳ;
+Thuế GTGT phải nộp theo phơng pháp trực tiếp;
+Số tiền chiết khấu thơng mại cho khách hàng kết chuyển cuối kỳ;
+ Doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ;
+ Trị giá khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ;
+ Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh;
+ Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm và cung cấp dịch vụ thực hiện trong kú.
Tài khoản 632 “ giá vốn hàng bán”
Tài khoản 632 “ giá vốn hàng bán”: dùng để phản ánh trị giá thực tế của hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ và giá thành xây lắp đã tiêu thụ trong kỳ; các khoản chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí đầu t xây dựng cơ bản trên mức bình thờng; các khoản hao hụt vật t hàng hoá tính vào giá vốn hàng bán và số chênh lệch do số trích lập lớn hơn số hoàn nhập của khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuèi kú. a) Kết cấu và nội dung :
+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ;
+ Chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí SXC cố định trên mức bình thờng không đợc tính vào trị giá hàng tồn kho;
+ Các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho sau khi trừ đi phần bồi thờng vËt chÊt ;
+ Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ trên mức bình thờng không đợc tính vào nguyên giá TSCĐ hình thành;
+ Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.4.2 Hạch toán quá trình bán hàng a) Trờng hợp bán buôn trực tiếp:
1)Phản ánh trị giá mua của hàng tiêu thụ khi xuất kho hàng hoá, ghi:
Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán
2) Phản ánh doanh thu của hàng hoá tiêu thụ và thuế GTGT đầu ra của hàng tiêu thụ, ghi:
Nợ TK 111,(112,131) - tiền mặt (phải thu của khách hàng )
Có TK 333 (3331) - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 511 (512) - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (doanh thu néi bé );
3) Phản ánh trị giá của bao bì xuất bán tính giá riêng, ghi:
Nợ TK 111 (112,138) - tiền mặt ( tiền gửi NH )
Có TK 153 (1532) - Công cụ dụng cụ 4)Trờng hợp mua hàng hoá bán thẳng không qua kho
- Phản ánh trị giá mua của hàng tiêu thụ và thuế GTGT đầu ra của hàng hoá tiêu thụ, ghi:
Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán
Nợ TK 133 - thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111 (112,141,331 ) - tiền mặt (tiền gửi NH )
- Phản ánh doanh thu của hàng tiêu thụ và thuế GTGT đầu ra của hàng hoá tiêu thụ, ghi:
Nợ TK 111,(112,131) - tiền mặt (phải thu của khách hàng )
Có TK 333 (3331) - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 511 (512) - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (doanh thu néi bé );
- Bao bì tiêu thụ theo hàng hoá tính giá riêng và các khoản chi hộ cho bên mua (nÕu cã), ghi:
Nợ TK 111 (112,138) - tiền mặt ( tiền gửi NH )
Có TK 111(112,141,331 ) - tiền mặt ( tiền gửi NH )
5) Các khoản chiết khấu bán hàng và chiết khấu thơng mại tính cho khách hàng phát sinh, ghi:
Nợ TK 635 - chi phí tài chính (chiết khấu bán hàng)
Nợ TK 521 - chiết khấu thơng mại
Có TK 111 (112,141,131 ) - tiền mặt (tiền gửi NH )
6) Các khoản giảm giá hàng bán tính cho khách hàng khi phát sinh, ghi:
Nợ TK 532 - giảm giá hàng bán
Nợ TK 333(3331) - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 111 (112,141,131 ) - tiền mặt (tiền gửi NH )
7) Trờng hợp hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại:
- Hạch toán trị giá hàng tiêu thụ bị trả lại theo giá bán và thuế GTGT đầu ra của hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 531 - hàng bán bị trả lại
Nợ TK 333(3331) - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 111 (112,131 ) - tiền mặt (tiền gửi NH )
- Hạch toán trị giá mua của hàng tiêu thụ bị trả lại, ghi:
Có TK 632 - giá vốn hàng bán
- Phản ánh giá trị bao bì tính giá riêng trả lại theo hàng hoá, ghi:
Nợ TK 153 (1532) - công cụ dụng cụ
Có TK 111 (112,141,131 ) - tiền mặt (tiền gửi NH ). b) Bán buôn theo phơng thức chuyển hàng chờ thanh toán
1) Khi xuất kho hàng hoá và bao bì tính giá riêng chuyển cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 157 - hàng gửi bán
Nợ TK 138 (1388) - phải thu khác
Có TK 153 (1532) - công cụ dụng cụ
2) Trờng hợp mua hàng hóa xuất thẳng gửi đi bán không qua kho, ghi:
Nợ TK 157 - hàng gửi bán
Nợ TK 133 - thuế GTGT đợc khấu trừ
Nợ TK 138 (1388) - phải thu khác
Có TK 111 (112,141,331,338 ) - tiền mặt (tiền gửi NH ).
3) Khi hàng hoá bao bì đợc thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán:
- Phản ánh trị giá mua của hàng hoá gửi đi bán đã tiêu thụ, ghi:
Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán
Có TK 157 - hàng gửi bán
- Phản ánh doanh thu hàng tiêu thụ và thuế GTGT đầu ra của hàng tiêu thụ, ghi:
Nợ TK 111,(112,131) - tiền mặt (phải thu của khách hàng )
Có TK 333 (3331) - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 511 (512) - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (doanh thu néi bé );
- Nếu thu đợc tiền ngay, kế toán phản ánh số tiền thu từ bao bì kèm theo hàng hoá tính giá riêng
Nợ TK 111(112) - tiền mặt ( tiền gửi NH)
Có TK 138 (1388) - phải thu khác
* Các khoản chiết khấu bán hàng, chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, hạch toán nh trờng hợp bán buôn trực tiếp. a) Bán buôn chuyển thẳng không tham gia thanh toán.
1)Phản ánh số tiền hoa hồng đựơc hởng khi tham gia môi giới quá trình mua bán hàng hoá, ghi:
Nợ TK 111,(112,131) - tiền mặt (phải thu của khách hàng )
Có TK 333 (3331) - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2) Khi phát sinh các khoản chi phí của hoạt động môi giới trung gian, ghi:
Nợ TK 641 - chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
Có TK 111 (112,141,331 ) - tiền mặt (tiền gửi NH ). b) Bán lẻ thu tiền trực tiếp.
1)Phản ánh doanh thu hàng tiêu thụ và thuế GTGT của số hàng đã tiêu thụ, ghi:
Nợ TK 111,(112) - tiền mặt (tiền gửi NH)
Có TK 333 (3331) - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2) Phản ánh trị giá mua của hàng đã tiêu thụ, ghi
Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán
3)Trờng hợp nộp thừa tiền bán hàng so với báo cáo bán hàng nhng cha rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 111(112) - tiền mặt ( tiền gửi NH)
Có TK 338 (3381) - phải trả phải nộp khác 4)Trờng hợp nộp thiếu tiền bán hàng so với báo cáo bán hàng nhng cha rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 (1388) - phải thu khác
Có TK 111(112) - tiền mặt ( tiền gửi NH)
Nội dung, nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Nội dung các khoản thanh toán
Các khoản thanh toán của doanh nghiệp đợc chia thành hai loại khác nhau: Các khoản phải thu và các khoản phải trả Tuy nhiên các khoản thanh toán này đều giống nhau ở chỗ tồn tại trong sự cam kết giữa chủ nợ với con nợ theo từng khoản tiền phải thanh toán về phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán
Các khoản phải thu của doanh nghiệp gồm: phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, tài sản thế chấp, ký cợc, ký quỹ và thuế GTGT đ- ợc khấu trừ
Các khoản phải trả của doanh nghiệp bao gồm phải trả ngời bán, thuế và các khoản phải nộp nhà nớc, phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên, chi phí phải trả, các khoản tiền vay, nhận ký quỹ, ký cợc dài hạn và các khoản phải trả khác.
2 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng, thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán đợc kịp thời Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên có số d nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi về nguyên tệ và quy đổi theo “đồng ngân hàng Nhà nớc Việt Nam”, cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế
Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng nh theo từng đối tợng nhất là những đối tợng có vấn đề để có kế hoạch và có biện pháp thanh toán phù hợp
Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa hai bên nợ, có của một số tài khoản thanh toán nh tài khoản TK131, TK331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán
Nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán
3.1 Nghiệp vụ thanh toán trong quá trình bán hàng.
* Tài khoản sử dụng: TK 131 “ phải thu của khách hàng :”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán với các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về số tiền bán vật t, hàng hoá a) Nguyên tắc hạch toán
+ Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết cho từng đối tợng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán
+ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán vật t, hàng hoá thu tiÒn ngay
+ Trong hạch toán chi tiết tài khoản này kế toán tiến hàng phân loại các khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý
+ Mọi khoản thanh toán với kkhách hàng đều phải đợc ghi chép phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo đúng theo ph- ơng pháp quy định;
+ Đối với khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền VND, theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán còn phải kết hợp theo dõi cả các loại nguyên tệ trên sổ chi tiết theo từng đối tợng khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên với doanh nghiệp. b) Kết cấu và nội dung
2 0 + Số tiền bán hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ khách hàng cha trả;
+ Số tiền thừa đã trả lại cho ngời ngời mua
+ Số tiền khách hàng đã trả nợ, số tiền khách hàng ứng trớc;
+ Chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, trị giá hàng bán bị trả lại chấp nhận trừ vào khoản phải thu của khách hàng;
+ Xử lý xoá sổ nợ phải thu của khách hàng;
+ Các nghiệp vụ khác phát sinh giảm khoản phải thu của khách hàng
+ Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng.
+ Phản ánh số tiền khách hàng đặt trớc hoặc trả thừa. c) Ph ơng pháp hạch toán
Sơ Đồ Kế toán các khoản phải thu của khách hàng
1)Bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp dịch vụ và doanh thu hoạt động tài chính cha thu tiền, kế toán ghi
Nợ TK 131 - phải thu của khách hàng
Có TK 333 - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 511(515) - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (doanh thu hoạt động tài chính)
2) Khi trả tiền thừa, tiền ứng trớc cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131 - phải thu của khách hàng
Có TK 111 (112,311 ) - tiền mặt (tiền gửi NH );
3) Các khoản chiết khấu thơng mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán trừ vào khoản phải thu của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 521 (531,532) - chiết khấu thơng mại (hàng bán bị trả lại );
Nợ TK 333 - thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 131 - phải thu của khách hàng
4) Trờng hợp bù trừ công nợ với khách hàng cho cùng một đối tợng, kế toán ghi:
Nợ TK 333 - phải trả ngời bán
Có TK 131 - phải thu của khách hàng 5)Trờng hợp xoá nợ phải thu khó đòi, khoản thiệt hại do xoá nợ đợc ghi giảm khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, hoặc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 139 (642) - dự phòng phải thu khó đòi ( chi phí QLDN nếu dự phòng không đòi)
Có TK 131 - phải thu của khách hàng Đồng thời theo dõi chi tiết các khoản nợ đã xoá sổ trên tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, kế toán ghi:
Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý (ghi đơn).
6) Khi khách hàng thanh toán trả nợ, kế toán ghi
NợTK 111(112)- Tiền mặt (tiền gửi ngân hàng)
Có TK 131- Phải thu của khách hàng
3.2 Nghiệp vụ kế toán các khoản phải trả ngời bán
* Tài khoản sử dụng 331”Phải trả ngời bán”:
Các khoản phải trả ngời bán là các khoản công nợ phát sinh do doanh nghiệp mua vật t, hàng hoá, TSCĐ hoặc nhận cung cấp dịch vụ lao vụ của ngời cung cấp nhng cha thanh toán. a) Nguyên tắc
- Phải chi tiết theo từng đối tợng phải trả và ghi chép theo từng lần thanh toán
- Trờng hợp mua hàng trả tiền ngay thì không phản ánh vào tài khoản phải trả ngời bán
- Mọi khoản thanh toán với ngời bán hay ngời cung cấp đều phải phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo đúng phơng pháp quy định
- Đối với các khoản phải trả ngời bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra VNĐ theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang đợc áp dụng tại doanh nghiệp. b) Kết cấu và nội dung
+Số tiền đã trả cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu;
+ Số tiền ứng trớc cho ngời bán,ngời cung cấp ngời nhận thầu xây lắp nh- ng cha nhận hàng hoá, dich vụ, cha bàn giao khối lợng xây lắp
+ Số tiền chiết khấu, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, đợc ngời bán chấp nhận trừ vào công nợ
+ Số tiền phải trả ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu;
+ Số tiền trả thừa, ứng trớc đã đợc ngời bán trả lại;
+ Các nghiệp vụ khác phát sinh tăng nợ phải trả ngời bán.
+ Tiền ứng trớc trả thừa cho khách hàng.
+ Số tiền còn phải trả cho ngời bán hàng, ngời cung cấp dịch vụ và ngời nhận thầu xây lắp. c)Phơng pháp hạch toán
(4) sơ đồ kế toán các khoản phải trả ngời bán
(1)Mua vật t hàng hoá nhập kho cha thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 152(153,156 )- Nguyên vật liệu(công cụ dụng cụ );
Nợ Tk 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ;
Có TK 331 - Phải trả ngời bán (2)Mua TSCĐHH và các chi phí hình thành TSCĐ vô hình cha thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả ngời bán (3)Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất kinh doanh cha thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 627 ( 641, 642 ) - CPSXC ( chi phí bán hàng )
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả ngời bán (4)Nhận lại số tiền ứng trớc, số tiền trả thừa cho ngời bán, kế toán ghi:
Nợ TK 111 ( 112 ) - Tiền mặt ( tiền gửi ngân hàng )
Có TK 331 - Phải trả ngời bán (5)Khi thanh toán trả nợ ngời bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán
Có TK 111 ( 112, 311 ) - Tiền mặt ( tiền gửi ngân hàng )(6)Trờng hợp bù trừ công nợ khi doanh nghiệp vừa có quan hệ mua và bán với cùng một khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (7)Trờng hợp trả lại hàng mua, hàng mua đợc giảm giá trừ vào số nợ phải trả ngời bán, kế toán xác định giá trị hàng trả lại, giá trị giảm giá hàng, số thuế GTGT đợc khấu trừ tơng ứng và ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán
Có TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 152 ( 153, 156, 211 ) - Nguyên liệu, vật liệu ( công cô, dông cô ) (8)Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu thơng mại khi mua hàng và đợc chấp nhận trừ vào số nợ phải trả ngời bán hoặc trờng hợp xoá nợ do không có ngời đòi tính vào thu nhập khác và ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả ngời bán
Có TK 515 doanh thu hoạt động tàichính ( chiết khấu thơng mại );
Có TK 711 - Thu nhập khác ( xoá nợ ).
Hệ thống sổ sách kế toán
Trên góc độ lý thuyết, sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phơng pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phơng pháp ghi sổ kép Trên góc độ ứng dụng, sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngời làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian và theo đối tợng Ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán Sổ kế toán có thể đợc đóng thành quyển hoặc sổ tờ rời nhng đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cầu nhất định, có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tợng nhất định, hoặc ghi chi tiết hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã đợc chứng từ hoá một cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán
Qua quá trình phát triển của khoa học kế toán, có các hình thức sổ sau:
- Hình thức Nhật ký - Sổ cái
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký chứng từ.
Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp Đối với những doanh nghiệp có điều kiện áp dụng hình thức Nhật ký chung, thì hệ thống sổ
Lý luận chung về thanh toán tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp
Phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh việc thu, chi và thanh toán Song, các khoản phải thu, phải trả cần phải có một khoảng thời gian nhất định mới thanh toán đợc Còn thời gian thanh toán dài hạn hay ngắn hạn là hoàn toàn phụ thuộc vào chế độ quy định về nộp thuế, nộp lãi của Nhà nớc Tuỳ thuộc vào phơng thức thanh toán đang đợc áp dụng hiện hành ( tiền mặt,Séc,tín phiếu, ngân phiếu thanh toán ), tuỳ thuộc vào mối quan hệ và sự thoả thuận giữa các đơn vị với nhau
Tình hình thanh toán của doanh nghiệp thể hiện tình hình chấp hành kỷ luật tài chính, kỷ luật thanh toán và tôn trọng luật pháp
Việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trng trong thơng mại Thâm chí còn đựơc coi nh là một sách lợc kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thơng trờng mà trong tay không hề có một đồng vốn Do đó, vấn đề thanh toán trở nên đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh.
Bởi vậy, việc phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân của mọi sự ngng tệ, khê đọng các khoản thanh toán, nhằm tiến tới làm chủ về tài chính có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp
* Phân tích các khoản phải trả
Cần so sánh tổng số các khoản phải trả với tổng số vốn lu động tự có để nhận thức chung về yêu cầu thanh toán
Cần phân tích các khoản nợ quan trọng và phải đợc sắp xếp theo thứ tự u tiên trong thanh toán
Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào bảng cân đối kế toán để đánh giá tình hình thanh toán thì cha đủ, mà còn phải sử dụng các tài liệu hạch toán hàng ngày và một số t liệu thực tế khác để có kết luận chính xác Chẳng hạn, cần phải nghiên cứu xác định tính chất thời gian và nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu và các khoản phải trả, cũng nh các biện pháp mà doanh nghiệp áp dụng để thu hồi nợ, thúc đẩy quá trình thanh toán đúng hạn hoặc thanh toán nợ.
2 Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Tình hình tài chính của doanh nghiệp chịu ảnh hởng và tác động trực tiếp đến tình hình thanh toán Để thấy rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp hiện tại và trong tơng lai, cần đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Khi phân tích khả năng thanh toán cần dựa vào tài liệu hạch toán có liên quan để sắp xếp các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán theo một trình tự nhất
2 8 định Trình tự sắp xếp phải thể hiện đợc nhu cầu của thanh toán ngay, cha thanh toán ngay, cũng nh khả năng huy động để thanh toán ngay và huy động để thanh toán trong thời gian tới.
Hệ số khả năng thanh toán hiện thời:
Tình hình tài chính của doanh nghiệp tốt hay xấu, khả quan hay không khả quan đợc phản ánh qua khả năng thanh toán Khả năng thanh toán của doanh nghiệp biểu hiện ở số tiền và tài sản mà doanh nghiệp hiện có, có thể dùng để trang trải các khoản công nợ của doanh nghiệp. Để đánh giá và phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp cần tính khả năng thanh toán hiện thời sau đây:
Tổng TSLĐ và đầu t ngắn hạn
Hệ số khả năng thanh toán (K) hiện thời Nợ ngắn hạn
Hệ số khả năng thanh toán (K) phản ánh mối quan hệ giữa khả năng thanh toán và nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp Hệ số khả năng thanh toán (K) là cơ sở để đánh giá khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
K >=1, Doanh nghiệp có khả năng thanh toán, trang trải hết công nợ, tình hình tài chính ổn định hoặc khả quan.
K < 1, Doanh nghiệp không có khả năng trang trải hết công nợ, thực trạng tài chính không bình thờng, tình hình tài chính gặp khó khăn K càng nhỏ phản ánh thực trạnh tài chính của doanh nghiệp càng gặp nhiều khó khăn, mất dần khả năng thanh toán và doanh nghiệp có nguy cơ phá sản.
Trong cơ chế quản lý hiện nay, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và kết quả kinh doanh của mình Trong mối quan hệ bình đẳng và chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc bạn hàng kinh doanh Doanh nghiệp phải luôn luôn tính toán và dự kiến một tình thế xấu nhất có thể xẩy ra là cùng một lúc phải đủ sức thanh toán hết các khoản công nợ
Mức độ không có khả năng thanh toán có thể khác nhau, tùy thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp nh:
- Doanh nghiệp không có đủ vốn bằng tiền để thanh toán ngay cho ngời bán hàng.
- Các khoản tiền vay đã quá hạn.
- Số tiền nợ ngời bán hàng đã qúa hạn ngày càng tăng lên.
- Các khoản phải nộp ngân sách, các khoản lơng công nhân viên đã quá hạn không thanh toán đợc.
- Để thanh toán các khoản công nợ trên, doanh nghiệp có thể dùng toàn bộ số vốn bằng tiền và những tài sản có thể chuyển hoá thành tiền đợc nh:
+ Vốn bằng tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển)
+ Toàn bộ các khoản phải thu hoặc dùng để bù trừ, gán nợ, đảo nợ
- Số tiền có thể dùng để thanh toán đợc sắp xếp theo thứ tự khả năng biến đổi thành tiền nhanh hay chậm.
Hệ số khả năng thanh toán nhanh.
Hệ số khả năng thanh toán nhanh này là tỷ số giữa các khoản có thể sử dụng để thanh toán ngay với số cần phải thanh toán ( Các khoản nợ ngắn hạn ) Trên bảng cân đối kế toán, các khoản có thể sử dụng để thanh toán ngay bao gồm các loại tiền, các loại đầu t ngắn hạn và các khoản phải thu Trong đó đặc biệt cần quan tâm nhất là các khoản tiền và các khoản đầu t ngắn hạn, hai khoản này có thể huy động để thanh toán ngay, còn các khoản phải thu dù sao cũng có thể phải chờ đợi sau một thời gian nhất định Nếu chỉ tính hai khoản trên, khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp sẽ là:
Số tiền có thể dùng để thanh toán nhanh Khả năng thanh toán nhanh (lần) Tổng số nợ phải trả ngắn hạn
Tại thời điểm đầu năm và cuối kỳ, hệ số khả năng thanh toán nhanh đều lớn hơn 1, phản ánh tính hình thanh toán của doanh nghiệp tơng đối khả quan, doanh nghiệp có thể đáp ứng đợc yêu cầu thanh toán nhanh Ngợc lại nếu tỷ lệ là nhỏ hơn 1, tình hình thanh toán của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn, doanh nghiệp sẽ phải bán bớt sản phẩm, hàng hóa để lấy tiền thanh toán các khoản nợ Tuy vậy trong phân tích cần phải xem xét tỷ lệ giữa vốn bằng tiền với tổng số các khoản nợ Nếu tỷ lệ này lớn hơn 0,5 thì tình hình thanh toán của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn Song nếu tỷ lệ này quá cao lại là điều không tốt vì gây tình trạng vòng quay của vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao.
Phân tích tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nớc
Hàng năm doanh nghiệp phải thc hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nớc về các khoản phải nộp nh: thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế vốn và các khoản phải nộp khác.
Số tiền phải nộp: là tổng số tiền về các khoản thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nớc.Tổng số tiền mà doanh nghiệp phải nộp trong năm thòng đợc quyết toán vào cuối năm
Tổng số tiền đã nộp vào ngân sách Nhà nớc: do tổng số các khoản phải nộp vào cuối niên đọ kế toán mới đợc quyết toán, cho nên hàng tháng, hàng quý các doanh nghiệp phải trích nộp vào ngân sách Nhà nớc
Nếu số đã nộp lớn hơn số phải nộp thì nhà nớc cho phép chuyển sang năm sau
Nguồn số liệu để phân tích là căn cứ vào phần II - tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Nếu tỷ lệ đã thanh toán với ngân sách nhà nớc trên lớn hơn 100% doanh nghiệp trích nộp nhiều hơn số phải nộp
Nếu tỷ lệ đã thanh toán với ngân sách Nhà nớc nhỏ hơn 100%,doanh nghiệp trích nộp cha bằng số phải nộp vào ngân sách Nhà nớc Sau khi quyết toán, doanh nghiệp tiếp tục nộp vào ngân sách Nhà nớc cho đủ số phải nộp
Ngoài ra cần phải đi sâu phân tích cho từng khoản phải nộp để thấy rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nớc
Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán trong quan hệ mua bán vật t, hàng hoá tại công ty TNHH Ngọc Hùng
Giới thiệu chung về công ty
Quá trình hình thành và phát triển
- Công ty TNHH thiết bị điện máy Ngọc Hùng có trụ sở chính đặt tại 313 Trờng Chinh- Đống Đa - Hà Nội
- Đợc thành lập và cấp giấy phép kinh doanh số :0102000078 - ngày 29/2/2000.
- Hình thức sở hữu vốn :TNHH
- Lĩnh vực sản xuất kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH thiết bị điện máy Ngọc Hùng
+ Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty chuyên buôn bán t liệu sản phẩm : đó là công ty chuyên buôn bán các thiết bị điên máy, cơ khí nh là : máy nén khí, đầu phun rửa, máy khoan, máy bào, máy ca
+ Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty : Để tiêu thụ sản phẩm công ty có một cửa hàng có trụ sở chính đặt tại Hà Nội Cửa hàng là nơi trực tiếp trng bày và bán lẻ các sản phẩm của công ty Bên trong la văn phòng làm việc của công ty đây là nơi lập hoá đơn GTGT bán hàng và làm nhiệm vụ trung gian chuyển hàng hoá từ các kho của công ty tới khách hàng và thu tiền nộp về quỹ cho công ty Mọi việc mua bán hàng hoá đều do phòng kinh donh đảm nhận
2 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán, bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH thiết bị điên máy Ngọc Hùng.
Đặc điểm công tác mua hàng tại công ty
Công ty hiện đang khai thác hàng hóa và dịch vụ từ hai nguồn: Trong nớc và quốc tế Trong đó hàng nhập khẩu thờng chiếm 80 85% doanh số hàng hóa, vật t, tài sản dịch vụ mua vào trong tháng.
Tại công ty do phải nhập máy móc thiết bị nên mua hàng theo phơng thức trả chậm là đặc trng của công ty.
Phơng thức thanh toán đợc áp dụng phổ biến là: Thanh toán bằng tiền mặt trong giao dịch nội địa và thanh toán bằng th tín dụng ( L/C) trong giao dịch quèc tÕ.
Đặc điểm công tác bán hàng. Để tiêu thụ sản phẩm công ty áp dụng phơng thức chính là bán hàng giao tới đại lý Các đại lý của công ty hoạt động theo hình thức bán hàng hởng chênh
3 2 lệch giá và thực hiện giao dịch với công ty thông qua hệ thống trung gian là cửa hàng giao dịch của công ty.
Cửa hàng của công ty chỉ đóng vai trò tiếp nhận yêu cầu mua hàng và bán lẻ hàng hóa Còn việc bán hàng tới các đại lý do phòng kinh doanh và phòng kế toán trực tiếp đảm nhận Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ đợc chuyển từ cửa hàng về phòng kinh doanh của công ty
Hình thức thanh toán trong công tác bán hàng là thu tiền ngay, thanh toán chậm hoặc đối trừ công nợ.
3.Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Để thực hiện chiến lợc kinh doanh có lãi, bộ máy tổ chức quản lý và theo đó là nhiệm vụ của các bộ phận luôn đợc công ty quan tâm xây dựng và đổi mới phù hợp với đặc điểm quản lý, hạch toán kinh doanh của công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của đơn vị Hiện nay bộ máy tổ chức quản lý của công ty đợc xây dựng và tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu nh sau :
+ Giám đốc công ty : Giám đốc công ty là ngời đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trớc công ty và Nhà nớc về mọi hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc là ngời đại diện toàn quyền của công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, có quyền ký kết hợp đồng kinh tế có liên quan tới mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, lựa chọn đề bạt, bổ nhiệm, bãi miễn, khen thởng và kỷ luật cán bộ công nhân viên dới quyền theo đúng chính sách pháp luật của nhà nớc và quy định của công ty Chịu trách nhiệm về công ăn, việc làm, về đời sống vật chất và tinh thần và mọi quyền lợi hợp pháp khác cho CBCNV trong công ty.
+ Phó giám đốc :Hiện tại công ty có 2 phó giám đốc và do vậy có sự phân công trách nhiệm trong ban giám đốc để các phó giám đốc đi sâu giúp giám đốc từng mặt công tác cụ thể nh sau :
- Phó giám đốc kinh doanh : Phụ trách trực tiếp phòng kinh doanh - tài chính và văn phòng công ty.
- Phó giám đốc nội chính : Phụ trách khối nội chính, trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác thanh tra bảo vệ, hành chính, lao động tiền lơng, công tác thi đua, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác đoàn thể quần chúng.
- Phòng kinh doanh- tài chính: Thực hiện các công việc về thơng mại,nghiên cứu thị trờng và đề ra các chiến lợc kinh doanh mở rộng thị trờng của công ty Ngoài ra còn trực tiếp quản lý tổ bán hàng thị trờng; tổ xuất nhập khẩu vật t; tổ tài chính.
- Phòng Kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý tài sản của Công ty, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phân tích hoạt động kinh doanh, giám sát, kiểm tra việc sử dụng các loại vật t, tình hình sử dụng vốn tài sản quản lý sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả, cung cấp thông tin, định kỳ thực hiện các quy định về báo cáo với Nhà nớc.
- Phòng Kỹ thuật: Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý các máy móc thiết bị vật t hồi về và đề ra các biện pháp xử lý, xây dựng định mức tiêu hao vật t, quản lý chất lợng sản phẩm.
4.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
* Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung
- Kế toán trởng: chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính- kế toán của công ty, tình hình hoạt động của phòng.
+ Theo dõi chi tiết tình hình tăng, giảm lao động tiền lơng của công ty, lập bảng thanh toán tiền lơng, BHXH, ghi sổ lơng, thanh toán quyết toán, tổng hợp tiền lơng của công ty ;
+ Ghi chép theo dõi kiểm tra ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lơng, BHXH, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế;
Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Để thực hiện chiến lợc kinh doanh có lãi, bộ máy tổ chức quản lý và theo đó là nhiệm vụ của các bộ phận luôn đợc công ty quan tâm xây dựng và đổi mới phù hợp với đặc điểm quản lý, hạch toán kinh doanh của công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của đơn vị Hiện nay bộ máy tổ chức quản lý của công ty đợc xây dựng và tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu nh sau :
+ Giám đốc công ty : Giám đốc công ty là ngời đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trớc công ty và Nhà nớc về mọi hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc là ngời đại diện toàn quyền của công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, có quyền ký kết hợp đồng kinh tế có liên quan tới mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, lựa chọn đề bạt, bổ nhiệm, bãi miễn, khen thởng và kỷ luật cán bộ công nhân viên dới quyền theo đúng chính sách pháp luật của nhà nớc và quy định của công ty Chịu trách nhiệm về công ăn, việc làm, về đời sống vật chất và tinh thần và mọi quyền lợi hợp pháp khác cho CBCNV trong công ty.
+ Phó giám đốc :Hiện tại công ty có 2 phó giám đốc và do vậy có sự phân công trách nhiệm trong ban giám đốc để các phó giám đốc đi sâu giúp giám đốc từng mặt công tác cụ thể nh sau :
- Phó giám đốc kinh doanh : Phụ trách trực tiếp phòng kinh doanh - tài chính và văn phòng công ty.
- Phó giám đốc nội chính : Phụ trách khối nội chính, trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác thanh tra bảo vệ, hành chính, lao động tiền lơng, công tác thi đua, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác đoàn thể quần chúng.
- Phòng kinh doanh- tài chính: Thực hiện các công việc về thơng mại,nghiên cứu thị trờng và đề ra các chiến lợc kinh doanh mở rộng thị trờng của công ty Ngoài ra còn trực tiếp quản lý tổ bán hàng thị trờng; tổ xuất nhập khẩu vật t; tổ tài chính.
- Phòng Kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý tài sản của Công ty, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phân tích hoạt động kinh doanh, giám sát, kiểm tra việc sử dụng các loại vật t, tình hình sử dụng vốn tài sản quản lý sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả, cung cấp thông tin, định kỳ thực hiện các quy định về báo cáo với Nhà nớc.
- Phòng Kỹ thuật: Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý các máy móc thiết bị vật t hồi về và đề ra các biện pháp xử lý, xây dựng định mức tiêu hao vật t, quản lý chất lợng sản phẩm.
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
* Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung
- Kế toán trởng: chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính- kế toán của công ty, tình hình hoạt động của phòng.
+ Theo dõi chi tiết tình hình tăng, giảm lao động tiền lơng của công ty, lập bảng thanh toán tiền lơng, BHXH, ghi sổ lơng, thanh toán quyết toán, tổng hợp tiền lơng của công ty ;
+ Ghi chép theo dõi kiểm tra ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lơng, BHXH, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế;
+ Theo dõi kiểm tra, lu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lơng, BHXH, các hợp đồng lao động các quyết định và các giấy tờ khác liên quan dến tiền l- ơng, BHXH, bảo hiểm y tế, tiền thởng;
+ Thanh quyết toán BHXH với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lơng và BHXH.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng :
+ Lập các chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản chi phí. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết, lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc các phần việc trên.
+ Thờng xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán công ty với các ngân hàng. Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mợn khác
- Kế toán mua bán vật t, hàng hoá:
+ Phản ánh và giám sát tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản và dự trữ vật t, hàng hoá, tình hình nhập xuất vật t, hàng hoá Tính giá trị thực tế mua vào của
3 4 vật t, hàng hoá, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng hoá nhằm thúc đẩy tăng nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá;
+ Tổ chức tốt công tác kế toán chi tiết vật t, hàng hoá, kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp giữa số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán;
+ Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ và kịp thời tiền bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua hàng hoá, vật t tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật t hàng hoá.
+ Tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các nhà cung cấp và khách hàng của công ty;
+ Có trách nhiệm hớng dẫn các bộ phận đơn vị và các cá nhân khác khi có yêu cầu thanh toán làm đúng các thủ tục thanh toán và chấp hành thanh toán theo quy chế, quy định của công ty;
+ Chủ động thực hiện đối chiếu công nợ, tính toán các khoản chiết khấu cho khách hàng một cách chính xác;
+ Tổ chức, bảo quản lu trữ hồ sơ chứng từ thuộc phần việc của mình, căn cứ số liệu, tài liệu cho các phần hành kế toán khác, bộ phận kinh doanh và bộ máy kiểm tra kiểm soát khi có yêu cầu.
+ Thu và chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu chi đã đợc duyệt;
+ Mở số quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lu trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu, chi cho kế toán lu giữ; + Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thờng xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng ;
+ Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu, chi và tồn quỹ ;
+ Theo dõi ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn ;
+ Lu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc đợc phân công.
Chế độ kế toán hiện hành tại công ty
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 234 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 31/12/2003 của Bộ tài chính.
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung và thực hiện hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty
(1) Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán lập định khoản và ghi sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản;
(2) Các chứng từ liên quan đến tiền mặt thủ quỹ ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt, cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm chứng từ cho kế toán tổng hợp số liệu lập định khoản và ghi sổ Nhật ký quỹ;
(3) Căn cứ số liệu ở Nhật ký chung dùng hàng ngày hoặc định kỳ kế toán ghi vào sổ cái tài khoản;
(4) Căn cứ vào các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến các đối tợng kế toán cần quản lý chi tiết, hàng ngày căn cứ chứng từ gốc kế toán ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan;
(5) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết, thẻ kế toán lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào số liệu ở số cái lập bảng cân đối kế toán;
Chứng từ gốc và các bảng liết kê chứng từ
Sổ chi tiết, thẻ kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chÝnh Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
(6) Cuối tháng kiểm tra, đối chiếu số liệu ở các bảng tổng hợp số liệu chi tiết với số liệu ở sổ nhật ký đặc biệt, với số liệu ở các tài khoản tổng hợp tơng ứng trong bảng cân đối tài khoản;
(7) Sau đó đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, căn cứ vào số liệu ở bảng cân đối tài khoản và các bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập các báo cáo tài chính
II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán trong quan hệ mua bán vật t, hàng hoá tại công ty TNHH Ngọc Hùng
1 Thực trạng công tác hạch toán kế toán mua vật t, hàng hoá và thanh toán trong quá trình mua vật t, hàng hoá.
1.1 Hạch toán nghiệp vụ ban đầu qua trình mua vật t, hàng hoá và quá trình thanh toán.
Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nớc và nhập khẩu, nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kế toán đợc phân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nớc và chứng từ hàng nhập khÈu.
* Trờng hợp hàng mua trong nớc: Để tiến hành hạch toán kế toán cấp, kế toán căn cứ trên những chứng từ sau:
- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng
- Biên bản thanh lý hợp đồng. Đến khi tiến hành thanh toán cho ngời bán, để hạch toán giảm Nợ phải trả nhà cung cấp kế toán căn cứ vào những chứng từ sau:
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng
- Bảng kê thanh toán do ngời bán lập (nếu có)
- Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ ngân hàng
* Trờng hợp nhập khẩu hàng hoá:
Các chứng từ sử dụng bao gồm:
- Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, bao gồm: Hoá đơn thơng mại (Commercial invoice), Vận đơn đờng biển (hoặc đờng không) (Bill of lading, hoặc Bill of air), chứng từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality), Bảng kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng (Certificate of original)
- Giấy báo Nợ ngân hàng (nếu có).
1.2 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ mua vật t, hàng hóa và thanh toán với ng- êi cung cÊp a) Tài khoản sử dụng :
- Để phản ánh và theo dõi tình hình mua bán vật t, hàng hóa và phản ánh tình hình thanh toán với nhàcung cấp thì trong công ty đã sử dụng TK156,TK331, TK111, TK112… Nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá b) Hệ thống sổ sách sử dụng trong công tác mua vật t, hàng hoá và thanh toán với ngời bán tại công ty TNNH thiết bị điện máy Ngọc Hùng
- Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc mua vật t, hàng hoá và thanh toán với ngời bán, kế toán tiến hành phản ánh tình hình biến động vào các số sách kế toán có liên quan đó là các sổ chi tiết của các TK156, TK331, TK111… Nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá và các sổ cái tơng ứng.
- Việc ghi sổ kế toán ở công ty đợc thực hiên trên máy vi tính với phần mềm kế toán FAST 2000 c) Phơng pháp hạch toán kế toán và ghi sổ chi tiết nghiệp vụ mua vật t, hàng hóa và nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:
* Hình thức mua hàng trong nớc
- Trong hình thức mua hàng trong nớc tại công ty áp dụng phơng thức chuyển hàng và phơng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên;
- Ban đầu căn cứ vào các hợp đồng thơng mại và khi bên bán đồng ý giao hàng theo đúng số lợng, chất lợng nh thoả thuận trong hợp đồng thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn của ngời bán kế toán sẽ ghi tăng giá trị hàng hoá nhập kho;
- Trong công ty khi mua hàng hoá, vật t thì phản ánh trị giá mua và chi phí thu mua riêng Vì vậy khi nhập kho hàng hoá kế toán ghi theo trị giá mua của thực tế của từng lần nhập hàng, số tiền chi phí trong quá trình mua hàng sẽ hạch toán riêng để cuối tháng phân bổ cho hàng xuất kho nhằm xác định trị giá vốn hàng xuất kho Vì vậy mỗi lần công ty nhập hàng theo từng nguồn nhập khác nhau có giá mua khác nhau.
Phân tích tình hình và khả năng thanh toán của công ty TNHH thiết bị điện máy Ngọc Hùng
Phân tích khả năng thanh toán hiện hành
Hệ số thanh toán hiện hành cho phép ta đánh giá một cách cụ thể về khả năng các nguồn lực giành cho thanh toán của công ty với việc đáp ứng nhu cầu trả nợ trớc mắt Mặt khác chỉ tiêu này cho thấy với khả năng của mình công ty có thể thanh toán các khoản nợ ngắn hạn hiện tại đợc bao nhiêu lần. Chỉ tiêu này xác định trên cơ sở so sánh tổng giá trị tài sản (chỉ tiêu MS
250, trong bảng CĐKT kỳ báo cáo) so với tổng số nợ phải trả (chỉ tiêu MS
300, trong bảng CĐKT kỳ báo cáo) của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
Cụ thể hơn ta có thể xem xét một vài chỉ tiêu kinh tế để đánh giá tình hình thanh toán hiện hành của công ty
Qua chỉ tiêu này ta có thể khẳng định đợc khả năng tài chính của công ty vì ở chỉ tiêu này đầu năm và cuối năm đều lớn hơn 1, chứng tỏ tổng giá trị tài sản của công ty là tốt và công ty có khả năng đủ để đáp ứng việc thanh toán các khoản nợ phải trả trong kỳ mà tình hình tài chính của công ty vẫn ổn định Tuy nhiên tình hình khả năng thanh toán của công ty ở đầu năm tốt hơn cuối n¨m.
2 Khả năng thanh toán nhanh,
Là chỉ tiêu dùng để đánh giá khả năng thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp
Chỉ tiêu này đợc xác định trên cơ sở so sánh tổng số các khoản tiền và tơng đ- ơng tiền (chỉ tiêu MS 110 và MS 120, số cuối kỳ trong bảng CĐKT kỳ báo cáo) với tổng số nợ ngắn hạn (chỉ tiêu MS 310, số cuối kỳ trong bảng CĐKT kỳ báo cáo) của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo
Ví dụ nh ở doanh nghiệp có các thông tin:
Qua kết quả trên ta thấy rằng, tại thời điểm đầu năm và cuối năm tình hình thanh toán nhanh của doanh nghiệp là kha khả quan và doanh ngghiệp có thể đáp ứng đợc yêu cầu thanh toán nhanh.
Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua vật t, hàng hóa và nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH thiết bị điện máy Ngọc Hùng
- Nhìn chung, công ty đang thực thi một chính sách quản lý hoạt động mua bán và thanh toán với ngời mua, ngời bán tơng đối phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty điều đó đợc thực hiện thông qua số l- ợng hàng hóa mà công ty nhập về và xuất ra đều đặn và không có tình trạng hàng hóa bị tồn kho, không tiêu thụ đợc, đồng thời tình hình cồn nợ cũng diễn ra theo chiều hớng khả quan cho công ty Trong đó doanh số hàng hóa bán ra và khách hàng của công ty không ngừng ra tăng lên qua các năm.
- Kế toán đã ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của hàng hóa cả về giá trị và hiện vật.
- Việc theo dõi công nợ đợc thực hiện phối hợp nhịp nhàng giữa các ban, phòng với nhau một cách khoa học nên việc thu hồi công nợ và tình hình công nợ đợc thực hiện một cách kịp thời.
- Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đợc thực hiện nghiêm túc và đầy đủ theo quy định cả về số lợng cũng nh trình tự luân chuyển Trong đó việc sử dụng thêm công cụ Excel để hỗ trợ công tác kế toán đã phát huy đợc hiệu quả đẩy nhanh tốc độ ghi chép và cung cấp thông tin kế toán Việc cộng sổ và chuyển sổ đợc thực hiện đầy đủ và tơng đối chính xác.
2 Những vấn đề còn tồn tại, và giải pháp khắc phục
Mặc dù công tác kế toán tại công ty TNHH thiết bị điện máy Ngọc Hùng đã đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của công ty nhngvẫn còn một số tồn tại:
*Về phơng pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho:
Hiện nay công ty đang áp dụng phơng pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phơng pháp thực tế bình quân gia quyền Theo phơng pháp này việc phản ánh giá trị hàng tồn kho sẽ không đợc liên tục mà phải đến cuối tháng kế toán mới phản ánh đợc, trong khi thực tế là hàng hoá của công ty luân chuyển nhanh, giá cả biến động theo thị trờng.
Biện pháp: Công ty nên áp dụng phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc để tính trị giá vốn hàng xuất kho
* Việc lập dự phòng phải thu khó đòi:
Mạng lới tiêu thụ hàng hoá trong phạm vi thành phố Hà Nội khá rộng,bên cạnh các khách hàng thơng xuyên lâu dài công ty luôn mở rộng quan hệ,tìm ra các khách hàng mới do đó cũng phát sinh các khoản nợ phải thu và nợ phải thu khó đòi nhng hiện nay công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Biên pháp: hàng năm công ty tính dự phòng bằng cách dành một phần lợi nhuận kinh doanh trong năm để chuyển sang năm sau nhằm để trang trải nợ phải thu khó đòi có thể phải xử lý trong năm sau, không làm ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của năm sau.
* Về chính sách khuyến khích tiêu thụ: Đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá là môt trong những mục tiêu của công ty đặt ra nhằm không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, chiếm lĩnh thị trờng và ngày càng thu đợc lợi nhuận cao tuy nhiên, hiện nay công ty TNHH thiết bị điện máy Ngọc Hùng cha có chính sách mạnh trong khuyến khích tiêu thụ nh: chiết khấu thơng mại, chiết khâú thanh toán, bớt giá … mà chỉ giảm giá trong từng trờng hợp cụ thể
Biện pháp: Công ty nên hạch toán các nghiệp vụ này nh sau:
Khi phát sinh chiết khấu thơng mại, kế toán ghi:
Cã TK 111, 112, 131 Đồng thời cuối kỳ kết chuyển giảm doanh thu:
* Về việc phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì. Đồng thời với việc phân tích, đánh giá tình hình Nợ phải thu khách hàng, kế toán nên xem xét đến việc phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của công ty Việc này đỏi hỏi sự kết hợp thông tin về tình hình nợ phải trả nhà cung cấp, phải trả khách hàng với các thông tin về nợ phải trả khác trong công ty.