Tổng quan về Công ty PIDI
Chức năng và cơ cấu tổ chức Công ty PIDI
Hệ thống cơ cấu tổ chức của Công ty Đầu tư phát triển Điện lực và Hạ tầng được tổ chức như sau:
1.1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty PIDI
1.1.2 Chức năng của các phòng ban chức năng trong Công ty PIDI
Do nhu cầu phát triên các ngành nghề kinh doanh mở rộng thị trường và cũng do tình hình thực tế kinh doanh Ban Giám Đốc công ty đã quyết định thành lập thêm các xí nghiệp trực thuộc công ty bên cạnh những phòng ban chức năng đã thành lập, chức năng nhiệm vụ trong cơ cấu tổ chức của Công ty PIDI như sau:
- Phòng Tổ chức – Hành chính: là phòng có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân sự, cơ chế tiền lương, thu nhập, bảo hiểm xã hội, chế độ cho người lao động và là phòng quản trị mạng máy tính, điện thoại toàn Công ty Phòng Tổ chức – Hành chính bao gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng và có 6 nhân viên. Trưởng phòng quản lý về mảng BHXH, tiền lương và nhân sự Phó phòng phụ trách về Quản trị mạng máy tính và điện thoại.
- Phòng Tài chính - Kế toán: bao gồm 01 Trưởng phòng; 01 Phó phòng và 05 nhân viên Có nhiệm vụ giúp Ban Giám Đốc thực hiện công tác về tài chính kế toán, kiểm kê tài sản và nguồn vốn của Công ty để hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phòng Kế hoạch – Đầu tư: bao gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng và 05 nhân viên Chức năng của phòng là lập kế hoạch đầu tư, lập các hồ sơ dự thầu, chỉ đạo thi công các công trình, mở rộng thị trường, tìm các đối tác trong các công việc đấu thầu các công trình mà công ty dự định sẽ tham gia dự thầu.
- Phòng Kinh doanh – Vật tư: bao gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng và 04 nhân viên Chức năng nhiệm vụ của phòng là đảm bảo các vật tư thiết bị điện như: máy biến áp, dây cáp điện, tủ điện và các thiết bị điện khác luôn luôn có hàng và sẵn sàng cung cấp đến các công trình mà công ty đã trúng thầu.Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ, liên hệ với các đối tác, bạn hàng trong và ngoài nước để có thể có những thỏa thuận về giá cả hợp lý và liên danh liên kết trong các gói thầu mà công ty tham gia.
- Phòng Thí nghiệm Đo lường và Sửa chữa Cơ điện: bao gồm 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng và 30 công nhân viên được chia làm 2 đội sản xuất, xây lắp Phòng này có chức năng nhiệm vụ là thi công, lắp đặt các công trình cơ điện mà công ty đã tham gia dự thầu và đã trúng thầu
- Văn phòng Đại diện của Công ty tại TP HCM: bao gồm 01 Trưởng đại diện và 04 nhân viên Văn phòng Đại diện có chứng năng nhiệm vụ là mở rộng quan hệ với đối tác khách hàng trong Nam, tìm thêm nhu cầu cũng tìm thêm thị trường thị phần trong khu vực phía Nam.
Ngoài các phòng ban chức nằng ở trên, Công ty cũng đã thành lập các Xí nghiệp trực thuộc Công ty, nhằm thực thi chiến lược kinh doanh và quảng bá thương hiệu cũng như để thực hiện tốt các gói thầu chuyên về một trong các mảng kinh doanh của Công ty.
- Xí nghiệp Đầu tư và xây lắp kỹ thuật hạ tầng – PIDI: là xí nghiệp trực thuộc Công ty PIDI chuyên về mảng đầu tư và xây lắp hạ tầng cho các công trình mà Công ty đã tham gia và trúng thầu
- Xí nghiệp Xây dựng – PIDI: : là xí nghiệp trực thuộc Công ty PIDI chuyên về mảng xây dựng cơ bản, xây dựng dân dụng và công nghiệp các công trình mà Công ty đã tham gia và trúng thầu
- Xí nghiệp Xây lắp và Bảo trì Cơ điện – PIDI: : là xí nghiệp trực thuộc Công ty PIDI chuyên về xây lắp và bảo trì các công trình Cơ và Điện trong các dự án, công trình mà Công ty đã tham gia và trúng thầu
- Xí nghiệp Xây lắp Điện – PIDI: : là xí nghiệp trực thuộc Công ty PIDI chuyên về mảng xây lắp các công trình điện, dự án điện dân dụng và điện công nghiệp mà Công ty đã tham gia và trúng thầu
- Trung tâm Tư vấn và Thiết kế Điện – PIDI: : là Trung tâm trực thuộc Công ty PIDI chuyên về Tư vấn và Thiết kế các dự án điện, các công trình điện mà Công ty đã tham gia và trúng thầu
- Công ty liên doanh Sunjin Việt Nam: là 01 Công ty được thành lập nên dựa trên thỏa thuận hợp tác đầu tư và kinh doanh giữa Công ty Đầu tư phát triển Điện lực và Hạ tầng và Công ty Sunjin của Hàn Quốc (gọi tắt là Công ty Sunjin Việt Nam) Công ty này có chức năng và nhiệm vụ dựa trên thỏa thuận hợp tác kinh doanh giữa 2 bên, Sunjin có nhiệm vụ là thiết kế kiến trúc tòa nhà thi công và là cơ sở để Công ty PIDI có thể tham gia đấu thầu các gói thầu Quốc tế đặc biệt là bên Hàn Quốc Đặc biệt, các xí nghiệp trực thuộc Công ty có sự liên kết chặt chẽ với nhau trong các gói thầu mà bản thân các xí nghiệp có thể tự tham gia đấu thầu được.
Các hoạt động nghiệp vụ chính của Công ty PIDI
Từ khi thành lập đến nay, Công ty PIDI luôn phát triển và tự khẳng định mình bằng chính khả năng và năng lực của mình Công ty liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm, chuyên nghiệp hóa chất lượng dịch vụ và tạo niềm tin với mọi khách hàng
+ Vốn điều lệ của Công ty: 6.077.000.000 đồng VN
Trong đó: - Vốn cố định là: 5.577.000.000 đồng VN
- Vốn lưu động: 500.000.000 đồng VN
Công ty đã tạo công ăn việc làm cho hàng trăm lao động, đào tạo được đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình có trình độ và tay nghề cao Tiếp tục chính sách mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hóa ngành nghề Công ty sẽ không ngừng cải tiến kỹ thuật, tiếp thu và đưa công nghệ mới vào sản xuất để nâng cao chất lượng, giảm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đồng thời mở rộng quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước cụ thể:
- Thiết kế, thi công các công trình điện đường dây cao thế, trạm biến thế, các công trình viễn thông nội bộ; Đại tu các thiết bị, công trình điện, cơ điện, máy động lực và viễn thông; Tư vấn cho khách hàng trong và ngoài nước về ngành điện lực và viễn thông; Sản xuất sửa chữa, cung ứng các thiết bị vật tư ngành điện lực và viễn thông; ứng dụng công nghệ mới vào lĩnh vực kiểm định, kiểm tra kỹ thuật các công trình và thử nghiệm các thiết bị điện; Đại lý, mua bán, ký gửi tư liệu sản xuất và tiêu dùng; Kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm dầu khí;
- Đầu tư cơ sở hạ tầng và kinh doanh nhà ; Đầu tư xây dựng các nhà máy phát điện vừa và nhỏ; Thi công xây lắp các công trình công nghiệp, dân dụng, kỹ thuật hạ tầng đô thị; Lắp đặt các trang thiết bị công nghệ, cơ điện, điện lạnh, cầu thang máy, thiết bị thông tin, cấp thoát nước, phòng cháy, chữa cháy; Triển khai các công nghệ xử lý môi trường; Trang trí nội thất ,ngoại thật các công trình xây dựng; Tư vấn trong các lĩnh vực: lập dự án đầu tư cho các khánh hành trong và ngoài nước; Khảo sát xây dựng; Thiết kế quy hoạch; lập tổng dự toán các công trình xây dựng; thẩm tra các thiết bị dự toán; giám sát và kiểm tra chất lượng các công trình xây dựng.
- Sản xuất, truyền tải và phân phối điện; Khai thác, xử lý và phân phối nước sạch; Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi và các công trình ngầm; Thực hiện về các dịch vụ phát thanh truyền hình; các dịch vụ trong lĩnh vực thiết kế kết cấu, kiến trúc xây dựng và cảnh quan;
- Tư vấn về phần cứng, phần mềm và cung cấp phần mềm máy vi tính; Mua bán máy tính, phần mềm máy tính đã đóng gói, thiết bị ngoại vi;
- Các dịch vụ về kiến trúc xây dựng; tư vấn công trình xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);
- Sản xuất thiết bị phân phối điện; sản xuất cáp điện và dây điện có vỏ bọc cách điện;
- Kinh doanh các dịch vụ nhà hàng, ăn uống, giải khát.
Thực trạng ứng dụng tin học tại Công ty PIDI
Hiện tại, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý kinh doanh tại Công ty PIDI chỉ dừng lại ở mức văn phòng là chủ yếu Tuy nhiên, các phòng chức năng chuyên môn như là phòng Tài chính – Kế toán và Phòng quản trị mạng máy tính, điện thoại (trực thuộc phòng Tổ chức – Hành chính) đã sử dụng tương đối tốt các phần mềm chuyên dụng để phục vụ tốt cho công việc chuyên môn của từng bộ phận Sử dụng các phần mềm như là phần mềm văn phòng Office, phần mềm kế toán Asia 2003, Windown XP, Windown Server
2003 hỗ trợ việc báo cáo tài chính, kế toán, nguồn vốn huy động, các hoạt động liên quan đến tài chính của Công ty, và quản lý các máy tính khi tham gia vào mạng chung của Công ty PIDI.
Mặc dù, hầu hết nhân viên và các cán bộ quản lý trong công ty đã được trang bị máy vi tính để phục vụ cho công việc của mình Nhưng, hiện nay chưa có phần mềm quản lý nào được áp dụng tại công ty cả Trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty hầu hết sử dụng chương trình Office: word, exel là chính Hiện nay, trong Công ty từ việc kinh doanh, đấu thầu các dự án lớn đến quản lý nhân sự đều không sử dụng phần mềm quản lý riêng Khi mà Đất nước ngày càng hội nhập và phát triển với nền kinh tế thế giới, công ty không thể duy trì mãi cách quản lý có phần thủ công như vậy, làm như thế sẽ gây mất thời gian bởi các thủ thục hành chính, chi phí quản lý cao và sẽ làm ảnh hưởng đến công việc chung của Công ty Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, thông tin và thời gian là rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung Chính vì vậy, Công ty cần phải có những thay đổi trong việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của mình nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Trong tương lai gần, Công ty sẽ áp dụng các chương trình phần mềm quản lý riêng cho từng bộ phận chức năng như là: phần mềm quản lý nhân sự, quản lý xuất nhập kho, quản lý bán hàng…
1.4 Khảo sát bài toán quản lý xuất nhập máy tính và linh kiện
Là một sinh viên khoa Tin – Kinh tế nên công việc ứng dụng tin học trong lĩnh vực kinh tế là rất phù hợp với những kiến thức mà em đã được học tại trường.
Qua quá trình tìm hiểu về bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận chuyên môn và thực trạng ứng dụng tin học tại Công ty PIDI trong công việc quản lý xuất nhập máy tính và linh kiện hiện đang còn thủ công và chưa ứng dụng tin học nhiều trong quản lý cũng như kinh doanh để đáp ứng nhu cầu hiện tại trong hoạt động kinh doanh cũng như xuất nhập máy tính và linh kiện từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau (Lý do khách quan là chủ yếu, do công ty PIDI đa phần là thi công, lắp đặt các công trình về điện là chủ yếu, không có nhiều các công trình hay gói thầu cung cấp máy tính và linh kiên cho bên chủ đầu tư Cũng chính vì lý do đấy mà việc quản lý kinh doanh xuất nhập máy tính và linh kiện không được chú trọng đầu tư cho lắm. Mặc dù có cung cấp máy tính và linh kiện cho bên chủ đầu tư nhưng với mức độ không nhiều và thường xuyên, nên mọi hoạt động về xuất nhập máy tính và linh kiện đến chân công trình từ việc làm báo giá cho đến làm báo cáo thống kê hàng xuất nhập cũng thực hiện trên giấy tờ, có chăng việc ứng dụng tin học vào hoạt động kinh doanh này cũng chỉ ở mức tin học văn phòngOffice: word, exel.)
Theo mô hình chức năng của Phòng Kinh doanh – Vật tư, tại Công ty PIDI và việc chủ yếu là ứng dụng tin học văn phòng và việc xuất nhập máy tính và linh kiện tại Công ty PIDI.
- Hiện tại, phòng Kinh doanh – Vật tư đang quản lý các báo giá, đơn chào hàng, catalog Mỗi khi có các công trình hay dự án nào về mảng cung cấp máy tính và linh kiện thì phòng Kinh doanh lấy báo giá máy tính và linh kiện từ các nguồn cung cấp đã có quan hệ hợp tác lâu dài, sau khi đã tập hợp được báo giá và có đơn phiếu yêu cầu vật tư (chủng loại nào? Số lượng là bao nhiêu? Vật tư này được cung cấp phục vụ cho công trình hay dự án nào?) và có xác nhận của chủ dự án và chữ ký có dấu của Giám đốc công ty và làm các thủ tục giấy tờ liên quan khác mới điều chuyển hàng hóa vật tư đến công trình hay dự án nơi mà các đội thi công yêu cầu.
- Khi muốn cập nhật thêm báo giá, catalog và phiếu xuất, phiếu nhập vật tư thiết bị, cán bộ chuyên trách bộ phận này của Công ty (ở đây là phòng kinh doanh) thì theo các bước: liên hệ tới các nhà cung cấp máy tính và linh kiện yêu cầu họ gửi báo giá, catalog… cho công ty, tất cả hoạt động này đều trên giấy tờ.
- Việc tìm kiếm việc xuất nhập hàng hóa vật tư, thiết bị như: nhập của Nhà cung cấp nào, với số lượng là bao nhiêu, đơn giá như thế nào? Xuất nhập cho công trình, dự án nào của Công ty thường là gây mất thời gian lẫn công sức để tìm kiếm hóa đơn chứng từ đó.
- Cán bộ quản lý xuất phập máy tính và linh kiện của Công ty phải cập nhật tình hình xuất nhập vật tư (chủ yếu trên giấy tờ): mất thời gian, dễ nhầm lẫn dẫn đến việc mất mát vật tư hay làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình đã đề ra của Công ty.
Qua việc xuất nhập máy tính và linh kiên của Công ty PIDI như trên Để đáp ứng tốt nhất cho công tác xuất nhập máy tính và linh kiên một cách khoa học đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và chính xác Xuất phát từ các vấn đề tồn tại trên, đồng thời đưa ra hướng xử lý đơn giản, hiệu quả nhất Trong thời gian thực hiện tại Công ty Đầu tư phát triển Điện lực và Hạ tầng – PIDI cùng những kiến thức đã được học, em đã tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích quy trình xuất nhập máy tính và linh kiên hiện đang áp dụng tại công ty PIDI nhằm mục đích xây dựng 1 chương trình phần mềm, phục vụ cho công tác xuất nhập hàng hóa vật tư tại mạng nội bộ trong Công ty PIDI Đồng thời triển khai trực tiếp tại phòng Kinh doanh - Vật tư của Công ty Vì những lý do trên em đang lựa chọn đề tài: “xây dựng phần mềm quản lý xuất nhập máy tính và linh kiện” tại Công ty PIDI
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ XUẤT NHẬP MÁY TÍNH VÀ LINH KIỆN TẠI CÔNG TY PIDI
2.1 Cơ sơ lý thuyết của việc phân tích và thiết kế hệ thống
Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ thống, để trả lời câu hỏi “ Hệ thống làm gì ? “, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức logic, tức là trả lời câu hỏi “ Làm gì ? “, mà bỏ qua câu hỏi “ Làm như thế nào ? “, chỉ diễn tả mục đích, bản chất của quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu tố về thực hiện, về cài đặt ( là các yếu tố vật lý ).
Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Đường lối thực hiện: Trong đề tài này , em chọn hướng phân tích trên xuống ( Top – Down ), tức là phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể hiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân tích mức ở biểu đồ luồng dữ liệu.
Mục đích của việc phân tích và thiết kế hệ thống
Hệ thống thông tin nào cũng có một đời sống và trải qua một số giai đoạn nhất định Các giai đoạn chính thường là : tìm hiểu nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng Hệ thống quản lý bán hàng cũng nằm trong quy luật đó.
Cơ sở phương pháp luật xây dựng phần mềm xuất nhập vật tư máy tính và linh kiện tại Công ty PIDI
Phân tích hệ thống về dữ liệu
Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu Dữ liệu là đối tượng xử lý Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ dữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu ( biểu đồ cấu trúc dữ liệu ) gồm có:
+ Thông tin gì ? Bao gồm dữ liệu gì?
+ Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu
Việc phân tích hệ thống về dữ liệu thường được thực hiện theo hai giai đoạn:
Đầu tiên là biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết bằng phương pháp ( Top – Down ) đi từ trên xuống, nhằm phát huy thế mạnh của tính trực quan và dễ vận dụng Cách thức cụ thể: mối liên kết giữa chúng, rồi đến các thuộc tính
Tiếp đó là hoàn thiện biểu đồ trên theo mô hình quan hệ ( Top –Down ) đi từ dưới lên, nhằm lợi dụng cơ sở lý luận chặt chẽ của mô hình này trong việc chuẩn hoá biểu đồ Cách thức cụ thể: xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đến các lược đồ quan hệ, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý.
2.2.1 Thành lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể E - R
Mô hình Thực thể/Liên kết ( Entity/Asociation Model ) là mô hình dữ liệu do P.P Chen đưa ra năm 1976 và sau đó được sử dụng khá phổ biến trên thế giới Nó có ưu điểm là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan Khi xem xét các thông tin, người ta thường gom cụm chúng xung quanh các vật thể. Chẳng hạn như các thông tin về tên, tuổi, địa chỉ, chiều cao, cân nặng… được gom cụm với nhau xung quanh một người, trong khi các thông tin về số đăng ký, nhãn mác, kiểu dáng, mầu sơn, dung tích xi lanh… lại được gom với nhau xung quanh một xe máy Mô hình thực thể/liên kết mô tả tập hợp các dữ liệu dùng trong một hệ thống theo cách gom cụm như vậy. Định nghĩa: Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu, nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính và mối quan hệ rằng buộc giữa chúng Mục đích của mô hình xác định các yếu tố: o Dữ liệu nào cần xử lý o Mối liên quan nội tại ( cấu trúc ) giữa các dữ liệu
Thành lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết: Để xây dựng biểu đồ trước tiên ta phải thu nhập thông tin theo 3 yếu tố: a) Kiểu thực thể ( Entities Type )
Thực thể: Một thực thể là một hình ảnh cụ thể của một đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong mô hình thế giới thực Một nhà cung cấp, một khách hàng đều có thể thực hiện bằng một thực thể - đó là các đối tượng cụ thể Ngoài ra còn có thể xây dựng thực thể từ các đối tượng trừu tượng Ví dụ: một chứng từ xuất/nhập kho
Kiểu thực thể: là tập hợp các thực thể có cùng tính chất cùng đặc trưng Ví dụ “ mặt hàng “ là kiểu thực thể vì nó mô tả từng thực thể mặt hàng Kiểu thực thể được biểu diễn bằng hình hộp chữ nhật trong đó ghi nhãn là tên kiểu thực thể Sau này trong các ứng dụng, để tránh sử dụng nhiều khái niệm ta đồng nhất thực thể và kiểu thực thể Trong biểu đồ mô hình thực thể liên kết, kiểu thực thể có dạng hình chữ nhật tương đương với một bảng ( table ) , trong đó mỗi thực thể là một dòng thông tin trong bảng ( record ) b) Kiểu liên kết ( Entities Relationship Type )
Liên kết: là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự rằng buột về quản lý Ví dụ: nhà cung cấp Nguyễn Như Quỳnh cung cấp mặt hàng thuộc nhóm hàng CPU
Kiểu liên kết: là tập các liên kết cùng bản chất Giữa các kiểu thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất.
Các dạng liên kết: Kiểu liên kết là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể kia.
Liên kết môt - một ( 1 – 1 ): Giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại Liên kết này thuộc loại tầm
Ký hiệu: thường và ít xảy ra trong thực tế.
Liên kết một - nhiều ( 1 – n ): giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một kiểu thực thể trong A và có nhiều kiểu thực thể trong B và ngược lại Liên kết 1 – n rất quan trọng, trong đó thuộc tính khoá của bên
1 sẽ là thuộc tính kết nối của bên nhiều
Liên kết nhiều - nhiều ( n – n ): giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với nhiều kiểu thực thể trong A có nhiều kiểu thực thể trong B và ngược lại. c) Các thuộc tính (Attributes): Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết Nói cách khác mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là thuộc tính của thực thể, chúng thường được gọi là những Field thể hiện trên từng cột của bảng Có 3 loại thuộc tính:
Thuộc tính khoá: Gồm một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực
Ký hiệu: nhất Thuộc tính khoá có giá trị ở chỗ cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau.
Thuộc tính mô tả: đó là các thông tin gắn liền với thực thể dùng mô tả các tính chất của thực thể, và là thuộc tính không khoá thường các thuộc tính trong kiểu thực thể ( ngoài thuộc tính khoá ) đều là mô tả, tập hợp chúng lại sẽ tạo nên một mô tả đầy đủ về một đối tượng là một thực thể.
Thuộc tính kết nối: là thuộc tính dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết, đối với kiểu thực thể này nó là thuộc tính mô tả nhưng đối với kiểu thực thể kia nó là thuộc tính khoá.
2.2.2 Lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình quan hệ
Cơ sở lý thuyết về thiết kế cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là nơi lưu giữ lâu dài các dữ liệu của hệ thống ở bộ nhớ ngoài. Các dữ liệu này phải được tổ chức theo 2 tiêu chí :
Hợp lý, nghĩa là phải dùng đủ và không dư thừa
Truy nhập thuận lợi, nghĩa là tìm kiếm, cập nhật, bổ xung và loại bỏ các thông tin sao cho nhanh chóng và tiện dụng Ở giai đoạn phân tích, ta đã nghiên cứu dữ liệu theo tiêu chí hợp lý (đủ và không thừa ) Kết quả là đã thành lập được một lược đồ dữ liệu theo mô hình thực thể/liên kết hay mô hình quan hệ Thường gọi là lược đồ khái niệm về dữ liệu, vì nó chỉ dừng lại ở yêu cầu đủ và không thừa, mà bỏ qua yêu cầu nhanh và tiện.
Sang giai đoạn thiết kế, ta phải biến đổi lược đồ khái niệm nói trên thành lược đồ vật lý, tức là một cấu trúc lưu trữ thực sự của dữ liệu trong bộ nhớ ngoài Cấu trúc này thường được chọn lựa trong số các dạng sau:
Các tệp tuần tự có chỉ dẫn
Các mạng sử dụng con trỏ
Mỗi cấu trúc trên đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, buộc người thiết kế phải cân nhắc khi chọn lựa một cấu trúc thích hợp với hoàn cảnh của hệ thống mà mình đang xây dựng Sự cân nhắc này dựa theo 2 hướng nghiên cứu sau:
Nghiên cứu các yêu cầu truy nhập dữ liệu của một chức năng trong hệ thống, làm sao cho các truy nhập đó phải nhanh và tiện
Nghiên cứu các đặc điểm và rằng buộc của cấu hình vật lý của hệ thống sao cho thích ứng được cấu hình đã đó
Vì có 2 việc phải nghiên cứu như vậy, mà người ta thường tách việc thiết kế dữ liệu thành 2 bước:
Thông qua việc nghiên cứu các yêu cầu truy nhập mà biến đổi lược đồ khái niệm thành một dạng trung gian gọi là lược đồ logic về dữ liệu
Thông qua việc nghiên cứu cấu hình của hệ thống, đặc biệt là các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã được chọn đúng mà biến đổi lược đồ logic thành lược đồ vật lý thích hợp với cấu hình đó.
Công cụ lập trình
2.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Access là thành phần của bộ phầm mềm xử lý văn phòng nổi tiếng trên thế giới Microsoft Office của hãng Microsoft
Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu Access
Table ( bảng ): là đối tượng dùng để lưu cơ sở dữ liệu Một bảng bao gồm các cột ( hay gọi là các trường FIELDS ) và các hàng ( hay còn gọi là các bản ghi RECORD )
Query ( Truy vấn ) : là đối tượng dùng để trích rút dữ liệu từ bảng theo những điều kiện xác định và tính toán dữ liệu cho các bảng
Form ( biểu mẫu ): là đối tượng được thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu và tạo giao diện với người sử dụng bằng các công cụ điều khiển
Marco : là đối tượng tạo ra một hoặc nhiều hành động thao tác với các đối tượng trong cơ sở dữ liệu mà Access sẽ thực hiện tự động mỗi lần khi chay
Module : là đối tượng chứa các thủ tục và hàm được lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic để xử lý tự động
Lý do chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất phù hợp cho công tác quản lý văn phòng của các cơ quan
Các thao tác khi làm việc với Access cũng gần giống như thao tác đối với các ứng dụng gần gũi khác như Word, Exel.
2.4.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic:
Giới thiệu đôi nét về Visual Basic
Dùng Visual Basic 6.0 là cách nhanh nhất và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Windown Cho dù bạn là chuyên nghiệp hay mới mẻ đối với chương trình Windown, VB 6.0 sẽ cung cấp cho bạn một công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khai khi lập trình ứng dụng cho Microsoft Windown
Phần “ Visual “ đề cập đến phương pháp được sử dụng để tạo giao diện đồ hoạ cho người dùng ( Graphical User Interface hay viết tắt là GUI )
Visual Basic được xem là một công cụ phát triển phần mềm, một ngôn ngữ lập trình phổ dụng nhất hiện nay của hãng Microsoft
Visual Basic đã được nâng cấp ngày càng mạnh hơn, tối ưu hơn, thân thiện hơn Bắt đầu từ phiên bản Visual Basic 1.0 đến phiên bản 3.0 Visual Basic đã bổ xung các cách thức đơn giản để điều khiểu các cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn Visual Basci 4.0 lại bổ xung thêm hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng.Visual Basic 5.0 đã bổ xung thêm khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, đã hoàn thiện hơn rất nhiều và là công cụ lập trình cơ sở dữ liệu, thiết kết Web và lập trình Internet….
Lý do chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic
Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng và có sẵn những bộ phận hình ảnh, gọi là controls hỗ trợ rất nhiều cho người sử dụng thiết kế giao diện dễ dàng, đẹp mắt và hiệu quả Do đó, lập trình bằng ngôn ngữ Visual Basic tiết kiệm thời gian và công sức hơn so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng.
Visual Basci có thể dịch ra tập tin EXE, tăng tính bảo mật mã nguồn chương trình và dữ liệu Tập tin đã dịch ra EXE , có thể cài đặt và chạy trên các máy tính độc lập mà không cần cài đặt Visual Basic
Có thể kết nối và xử lý dữ liệu từ các hệ quản trị dữ liệu khác như Access, Exel, FoxPro, SQL Server….
Với Visual Basic người dùng có thể dễ dàng xây dựng được các ứng dụng quản lý khác như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý học sinh, quản lý điểm…
Visual Basic có khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL ( Dynamic Link Library ) DLL chính là phần mở rộng cho Visual Basic, tức là ta có thể viết thêm DLL phụ trợ khi xây dựng một ứng dụng nào đó có một số yêu cầu nào đó mà Visual Basic chưa đáp ứng được
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ XUẤT NHẬP MÁY TÍNH VÀ LINH KIỆN TẠI CÔNG TY PIDI
Phân tích & thiết kế hệ thống là bước đầu tiên trong xây dựng phần mềm hoặc một website trước khi viết một chương trình chúng ta cần phân tích và thiết kế hệ thống để có thể có cái nhìn tổng quát về chương trình mình đang thực hiện Phân tích và thiết kế hệ thống có những bước sau:
+ Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
Sơ đồ phân cấp chức năng
3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý xuất nhập máy tính và linh kiện
Cập nhật TT mặt hàng máy tính:mã loại,SL, xuất xứ…
Cập nhật TT khách hàng: mã,tên,địa chỉ
Cập nhật TT nhà cung cấp:mã,tên,loại hàng phân phối… Tìm kiếm nhà cung cấp
Cập nhật thông tin về công ty, nhân viên
BCTK theo giá của từng mặt hàng
BCTK theo giá trị hóa đơn khách hàng
BCTK theo giá trị hóa đơn nhà cung cấp
3.1.2 Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng
Chức năng : Cập nhật thông tin
Cập nhật thông tin về mặt hàng: Đây là phần mà người quản lý có thể thêm, sửa, xoá những mặt hàng mới có trong cửa hàng
Cập nhật thông tin về khách hàng: Thêm , sửa , xoá những khách hàng đã giao dịch với công ty Để sau này có chiến dịch khuyến mãi của công ty khách hàng có thể cầm hoá đơn thanh toán của công ty để được khuyến mại như đã quảng cáo
Cập nhật thông tin về nhà cung cấp: Thêm, sửa, xoá những nhà cung cấp đã có hợp đồng với công ty
Cập nhật thông tin về công ty và những nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm.
Chức năng : Tìm kiếm tra cứu
Tra cứu nhà cung cấp: Tìm kiếm thông tin của các nhà cung cấp đã có giao dịch với công ty
Tra cứu khách hàng: Tìm kiếm các thông tin về khách hàng đã mua sản phẩm của công ty
Tra cứu mặt hàng: Tìm kiếm các thông tin có liên quan đến sản phẩm có trong kho
Báo cáo bảng báo giá: cho biết giá cả của từng mặt hàng có trong công ty
Báo cáo hoá đơn thanh toán khách hàng: phần này giúp cho người quản lý biết có những mặt hàng nào đã được bán và chi tiết hoá đơn như: thông tin mặt hàng, số lượng bán, ngày thanh toán… Người quản lý có thể thêm, sửa, xoá thông tin trong hoá đơn đó
Báo cáo hoá đơn thanh toán nhà cung cấp: Cho người quản lý biết cửa hàng đã thanh toán với nhà cung cấp những mặt hàng gì, và ngày thanh toán….
Báo cáo danh sách khách hàng: cho người quản lý biết thông tin về khách hàng đã mua sản phẩm của công ty
Báo cáo danh sách nhà cung cấp: thông tin về những nhà cung cấp đã giao dịch với công ty
Thông tin trả lời:tên mặt hàng, loại,số lượng….
Thông tin truy vấn:tên mặt hàng, loại,số lượng….
Thông tin hàng hoá Đơn mua hàng
Quản lý xuất nhập máy tính và linh kiện
Biểu đồ luồng dữ liệu
3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
T hô ng tin tr ả l ời
Y êu c ầu c ần tìm k iế m
HS_nhân viên HS_Công ty
DS_hàng hoá DS_khách hàng
Thanh toán_KH Thanh toán_NCC
HS_khách hàng HS_NCC Hoá đơn giao dịch
TT về nhân viên, công ty
TT hàng hoá,Hoá đơn, KH, NCC,
3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 0)
1.4 Cập nhật nhà cung cấp
1.3 Cập nhật TT về công ty, nhân viên
HS Nhân viên HS công ty
Nhà C.cấp3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng cập nhật thông tin.
T hô ng tin tr ả l ời Đ iề u k iệ n t ìm k iế m
2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp
DS_nhà cung cấp Danh sách KH Đ iề u k iệ n t ìm k iế m Đ iề u k iệ n t ìm k iế m
P.KDVT3.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm
Hoá đơn thanh toán NCC
TT chi tiết về giá,chủng loại của hàng hóa
Hoá đơn thanh toán KH
BCTK theo giá từng mặt hàng BCTK theo giá trị hoá đơn KH
BCTK theo giá trị hoá đơn NCC
Thanh toán NCC Hoá đơn thanh toán NCC
3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo thống kê
# mã KH mô tả KH Đặt hàng
#mã MH mô tả MH
# mã NCC mô tả NCC
# mã TT mã KH mã MH
# mã TT mã NCC mã MH
# mã DBH mã BH mã MH Đơn bán hàng nhóm hàng
# mã NH mô tả NH
Mô hình thực thể liên kết
Phân tích dữ liệu trong hệ thống quản lý xuất nhập vật tư máy tính, linh kiện
Kiểu thực thể 1: BanHang ( bán hàng )
maBH ( Mã bán hàng ) là thuộc tính khoá
VAT ( Thuế giá trị gia tăng )
Kiểu thực thể 2: DatHang (đặt hàng )
maDH ( Mã đặt hàng ) là thuộc tính khoá
Kiểu thực thể 3: DonBanHang (Đơn bán hàng ) o maDBH ( Mã đơn bán hàng ) là thuộc tính khoá o maKH ( Mã khách hàng ) o maMH ( Mã mặt hàng ) o sl ( Số lượng ) o dongia (Đơn giá )
maKH ( Mã khách hàng ) là thuộc tính khoá
Donvi (Đơn vị công tác )
TP ( Thành phố cư trú )
Kiểu thực thể 5: MatHang ( Mặt hàng )
MaMH ( Mã mặt hàng ) là thuộc tính khoá maNH ( Mã nhóm hàng ) tenMH ( Tên mặt hàng )
HangSX ( hãng sản xuất của mặt hàng đó )
Dvtinh (Đơn vị tính ) Gia 1
Gia 2 Kiểu thực thể 6: ThanhToan_KH ( Thanh toán khách hàng )
maTT ( Mã thanh toán ) là thuộc tính khóa
Tongsotien Kiểu thực thể 7: ThanhToán_NCC ( thanh toán nhà cung cấp )
maTT : là thuộc tính khoá
maNCC ( Mã nhà cung cấp )
gianhap ( giá nhập mặt hàng )
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Tên trường Kiểu Kích thước
1 maBH Text 10 * Mã bán hàng
2 maKH Text 10 Mã khách hàng
3 Ngayban Date/time Ngày bán hàng
4 VAT Currency thuế giá trị gia tăng
Tên trường Kiểu Kích thước
1 maDH Text 10 * Mã đặt hàng
2 maKH Text 10 Mã khách hàng
3 Ngaydat Date/time Ngày đặt hàng
4 Sl Number 10 số lượng hàng hoá
5 maMH Text 10 Mã mặt hàng
3.4.3 Bảng: DonBanHang (đơn bán hàng )
Tên trường Kiểu Kích thước
1 maDBH Text 10 * Mã đơn bán hàng
2 maDH Text 10 Mã đặt hàng
3 maMH Text 10 Mã mặt hàng
4 Sl Number 10 số lượng hàng hoá
Tên trường Kiểu Kích thước
1 maKH Text 10 * Mã khách hàng
2 tenKH Text 50 Tên khách hàng
6 TP Text 25 Thành phố cư trú
Tên trường Kiểu Kích thước
2 maNH Text 10 Mã nhóm hàng
3 TenMH Text 25 Tên mặt hàng
4 HangSX Text 25 Hãng sản xuất
5 Dvtinh Text 10 Đơn vị tính
8 Mota Text 50 Mô tả mặt hàng
3.4.6 Bảng: NhaCungCap ( nhà cung cấp )
Tên trường Kiểu Kích thước
1 maNCC Text 10 * Mã nhà cung cấp
2 tenNCC Text 25 Tên nhà cung cấp
Tên trường Kiểu Kích thước
1 maNH Text 10 * Mã nhóm hàng
2 tenNH Text 25 Tên nhóm hàng
Tên trường Kiểu Kích thước
1 maNV Text 10 * Mã nhân viên
2 tenNV Text 25 Tên nhân viên
4 Gt Yes/no giới tính
6 Luong Number Lương hàng tháng
Tên trường Kiểu Kích thước
3.4.10 Bảng: ThanhToan_KhachHang ( thanh toán khách hàng )
Tên trường Kiểu Kích thước
2 maKH Text 10 Mã khách hàng
3 ngayTT Date/time Ngày thanh toán
4 Sotien Currency số tiền thanh toán
6 maMH Text 10 Mã mặt hàng
7 Shd Number 5 số hoá đơn
8 Tongsotien Currency Tổng số tiền
3.4.11 Bảng: ThanhToan_NCC ( thanh toán nhà cung cấp )
Tên trường Kiểu Kích thước
1 maTT Text 10 * Mã thanh toán
2 maNCC Text 10 Mã nhà cung cấp
3 ngayTT Date/time Ngày thanh toán
6 maMH Text 10 Mã mặt hàng
7 Shd Number 5 số hoá đơn
8 Tongsotien Currency Tổng số tiền
Thiết kế Relationship giữa các bảng:
3.5 Thiết kết Form ( một số Form chính )
3.5.2 Form: đăng nhập hệ thống
3.5.3 Form: tạo người dùng mới
3.5.5 Form: cập nhật mặt hàng
3.5.6 Form: cập nhật khách hàng
3.5.7 Form: cập nhật nhà cung cấp
3.5.8 Form: tra cứu thông tin nhà cung cấp
3.5.9 Form: tra cứu thông tin về khách hàng
3.5.10 Form: tra cứu thông tin về mặt hàng
3.5.11 Form: Hoá đơn thanh toán khách hàng
3.5.12 Form : Hoá đơn thanh toán nhà cung cấp