GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHÒNG GIAO DỊCH THÀNH PHỐ HƯNG YÊN- CHI NHÁNH NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HƯNG YÊN
Một vài nét khái quát về Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam ( BIDV )
Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam được thành lập ngày 26/4/1957, lịch sử hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành là cả một chặng đường đầy gian nan và thử thách nhưng cũng rất đỗi hào hùng gắn liền với từng thời kì lịch sử đấu tranh chống kẻ thù xâm lược và xây dựng đất nước của dân tộc Việt Nam Dù ở bất cứ nơi đâu, trong bất cứ hoàn cảnh nào, các thế hệ cán bộ công nhân viên của BIDV cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình – là người xung kích của Đảng trên mặt trận tài chính tiền tệ, phục vụ đầu tư phát triển của đất nước.
Qua hơn 50 năm hoạt động, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam đã đạt được những thành tựu hết sức quan trọng, góp phần đắc lực cùng toàn ngành Ngân hàng thực hiện chính sách tiền tệ của quốc gia và góp phần phát triển kinh tế xã hội của đất nước Bước vào kỉ nguyên mới, kỉ nguyên của công nghệ và tri thức, Ngân hàng BIDV đang trên con đường trở thành một Tập đoàn Tài chính Ngân hàng có uy tín trong nước, trong khu vực và trên thế giới.
Một vài nét khái quát về của Chi nhánh ngân hang đầu tư và phát triển Hưng Yên
Ngày 1/1/1997 , tỉnh Hưng Yên được tái lập, đây là tiền đề cho sự ra đời của chi nhánh NH đầu tư và phát triển Hưng Yên Sau 2 tháng tái lập tỉnh thì NH ra đời chi nhánh NHĐT & PT Hưng Yên theo quyết định số 42/QĐ - TCCB ngày 22/1/1997 của chủ tịch hội đồng quản trị NHĐT & PT Việt Nam về việc thành lập chi nhánh NHĐT & PT tỉnh Hưng Yên trực thuộc NHĐT & PT Việt Nam Cùng với quá trình phát triển kinh tế của tỉnh Hưng Yên, NH đã không ngừng phát triển , mở rộng quy mô hoạt động và đã được những kết quả quan trọng.
Đôi nét về phòng giao dịch thành phố
Thực hiện chủ trương sắp xếp lại mạng lưới theo Quyết định 888/2005/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và chỉ đạo của Ngân hàng Đầu tư và
Phát triển Việt Nam, phòng giao dịch thị xã Hưng Yên đã được thành lập theoQuyết định 0025/QĐ-TC ngày 01/10/2006 của Giám đốc Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hưng Yên, là một đơn vị mới song được kế thừa cơ bản toàn bộ cơ sở vật chất,trang thiết bị của Hội sở chi nhánh nên chỉ sau hơn 03 năm thành lập, hoạt động kinh doanh của đơn vị đã thu được những kết quả đáng khích lệ, từng bước có sự ổn định và tăng trưởng theo đúng định hướng của Chi nhánh và Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển Việt Nam.
Bộ máy tổ chức của Phòng Giao Dịch Thành Phố-Chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển Hưng Yên
tư và phát triển Hưng Yên
Mô hình tổ chức phòng giao dịch thành phố được thể hiện qua sơ đồ 2.1
Sơ đồ 1.1 : Mô hình tổ chức phòng giao dịch thành phố- chi nhánh NHĐT&PT
Cơ cấu tổ chức phòng giao dịch thành phố gồm:
Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc phòng giao dịch và 1 phó giám đốc
Các phòng chức năng: Gồm 7 phòng ban
4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Theo Quy chế về Tố chức và Hoạt động của chi nhánh ngân hàng BIDV ViệtNam ban hành kèm theo quyết định 847/QĐ – TCHC các phòng ban trong Ngân hàng chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng:
Thu thập thông tin, phân tích đánh giá khách hàng, dự án, khoản vay; đối chiếu với các điều kiện tín dụng; đánh giá tài sản đảm bảo.
Lập báo cáo đề xuất tín dụng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt/chuyển Phòng Thẩm định rà soát, thẩm định rủi ro theo đúng quy trình cấp tín dụng của BIDV. Thông báo cho khách hàng về quyết định tín dụng của PGD TP/BIDV.
Hướng dẫn khách hàng và chuẩn bị hồ sơ tín dụng theo quy định Đề xuất cho vay/ cấp bảo lãnh/ điều chỉnh tín dụng các dự án/ khoản vay của khách hàng; soạn thảo hợp đồng tín dụng/ bảo lãnh và các hợp đồng có liên quan khác và đảm bảo các hợp đồng này được lập, được kí theo đúng quy luật.
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giải ngân/ phát hành bảo lãnh và đề xuất giải ngân phát hành bảo lãnh để chuyển Phòng Thẩm định xử lý Thực hiện việc đăng kí giao dịch đảm bảo đối với tài sản đảm bảo nợ vay.
Bàn giao toàn bộ hồ sơ tín dụng gấp của khách hàng cho Phòng Dịch vụ khách hàng quản lý Cung cấp các chi tiết liên quan cho Phòng Dịch vụ khách hàng theo các biểu mẫu quy định.
- Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi. Đề xuất lại cơ cấu thời hạn nợ, theo dõi thu đủ nợ gốc, lãi, phí(nếu có) đến khi tất toán hợp đồng tín dụng Xử lý khi khách hàng không đáp ứng được các điều kiện tín dụng Phát hiện kịp thời các khoản vay có dấu hiệu rủi ro và đề xuất xử lý.
- Phân loại, rà soát, phát hiện rủi ro Lập báo cáo phân tích, đề xuất các biện pháp phòng ngừa, xử lý rủi ro Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng theo quy định và tham gia ý kiến về việc trích lập dự phòng rủi ro tín dụng.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn/giảm lãi, đề xuất miễn/giảm lãi và chuyển phòng Thẩm định xử lý tiếp theo quy định.
- Tuân thủ các giới hạn định mức tín dụng của ngân hàng đối với khách hàng.Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng.
- Chịu trách nhiệm đầy đủ về:
Tìm kiếm khách hàng, phát triển hoạt động tín dụng, mức tăng trưởng và hiệu quả hoạt động tín dụng của PGD TP.
Tính đầy đủ, chính xác, trung thực đối với các thông tin khách hàng cung khi cung cấp báo cáo để phục vụ cho việc xét cấp tín dụng cho khách hàng.
Mọi khoản tín dụng được cấp đều tuân thủ đúng quy định, quy trình về quản lý rủi ro và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng, đúng pháp lý và điều kiện tín dụng. Tính an toàn và hiệu quả đối với các khoản vay được đề xuất quyết định cấp tín dụng.
- Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và PGD TP.
Tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ cấp tín dụng/bảo lãnh/hồ sơ thế chấp từ các phòng liên quan Nhập dữ liệu đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến khoản vay từ phân hệ tín dụng vào phân hệ tài trợ thương mại vào hệ thống quản lý và chịu trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ theo quy định.
Chịu trách nhiệm kiểm tra, rà soát đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ tín dụng theo quy định.
Tiếp nhận hồ sơ giải ngân/cấp bảo lãnh và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp các điều kiện giải ngân/cấp bảo lãnh so với nội dung hợp đồng tín dụng đã kí.
Lập tờ trình giải ngân/cấp bảo lãnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt giải ngân/ cấp bảo lãnh và chuyển các chứng từ theo quy định cho Phòng dịch vụ khách hàng để thực hiện thanh toán theo yêu cầu chỉ dẫn của khách hàng trong hồ sơ giải ngân.
Quản lý kế hoạch giải ngân, theo dõi thu nợ và thông báo các khoản nợ đến hạn và chuyển giao cho Phòng dịch vụ khách hàng xử lý Giám sát khách hàng thực hiện đúng các điều khoản hợp đồng tín dụng, bảo đảm và bảo lãnh nợ vay.
Theo dõi diễn biến các khoản tín dụng; đề xuất ý kiến về việc trích lập dự phòng rủi ro.
- Là đầu mối thẩm định hoặc tái thẩm định các dự án vay vốn, phân công sắp xếp cán bộ trong phòng kết hợp cùng cán bộ phòng Dịch vụ khách hàng đi thị thực hoạt động của các đối tượng vay vốn nhằm đánh giá một cách khoa học, toàn diện, khách quan và chính xác về nhu cầu vốn vay, đối tượng vay vốn, tính khả thi của dự án và đảm bảo khả năng trả nợ của khách hàng.
- Thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại nợ của Phòng dịch vụ khách hàng theo đúng các quy định của BIDV.
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn trong tác nghiệp của Phòng; tuân thủ theo đúng quy trình kiểm soát nội bộ trước khi giao dịch được thực hiện Giám sát khách hàng tuân thủ theo đúng các điều kiện của hợp đồng tín dụng.
4.2.3 Phòng Dịch vụ khách hàng
- Tham mưu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng doanh nghiệp và cá nhân. Đối với khách hàng doanh nghiệp:
Những hoạt động kinh doanh chủ yếu của Phòng Giao Dịch Thành Phố
5.1 Hoạt động huy động vốn
Các hình thức cơ bản của hoạt động huy động vốn :
5.1.1 Hoạt động huy động tiền gửi của khách hàng
Tiền gửi tíết kiệm từ dân cư: Đây là một trong những khoản tiền gửi lớn của tất cả các Ngân hàng thương mại Ngân hàng huy động những khoản tiền nhàn rỗi trong xã hội Những chủ thể đem gửi các khoản tiền này sẽ kiếm được một khoản lãi sau một thời gian nhất định Các khoản tiền gửi tiết kiệm này có thể là không kỳ hạn hoặc có kỳ hạn.
Tiền ký gửi: Đây là những khoản tiền mà khách hàng đem ký gửi vào ngân hàng Việc sử dụng những khoản tiền ký gửi được thực hiện theo những thoả thuận giữa khách hàng và ngân hàng
5.1.2 Thông qua phát hành giấy tờ có giá
Bên cạnh công cụ huy động vốn phổ biến là thông qua các khoản tiền gửi của khách hàng Các NHTM còn sử dụng các công cụ khác mới mẻ và có hiệu quả hơn để huy động vốn một cách dễ dàng nhằm đáp ứng nhu cầu vốn của mình cũng như những khách hàng có nhu cầu sử dụng vốn khác khi tìm đến Ngân hàng Một trong những công cụ đó là kỳ phiếu, trái phiếu Ngân hàng Đây là loại giấy tờ có giá xác nhận khoản nợ của Ngân Hàng với người nắm giữ các loại giấy tờ này Trái phiếu thường có kỳ hạn lớn hơn 1 năm còn kỳ phiếu thường được phát hành thường xuyên với các kỳ hạn : 3,6 … 12 tháng Việc phát hành kỳ phiếu , trái phiếu có ưu thế: giúp ngân hàng huy động được đúng số lượng vốn cần thiết và có thời hạn đáp ứng nhu cầu sử dụng vốn của ngân hàng Tuy nhiên chi phí của nguồn vốn này tương đối cao do ngân hàng phải trả lãi cao hơn các hình thức huy động truyền thống
5.2 Hoạt động tín dụng Đây là quan hệ tín dụng bằng tiền tệ giữa một bên là ngân hàng, một tổ chức chuyên kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ với một bên là các tổ chức, cá nhân trong xã hội Tín dụng thương mại đã không thể giải quyết được mọi hiện tượng thừa thiếu vốn phát sinh do chênh lệch về thời gian, số lượng giữa các khoản thu nhập và chi tiêu của tất cả các tổ chức, cá nhân trong quá trình tái sản xuất đòi hỏi phải dược tiến hành một cách liên tục Chỉ có ngân hàng là một tổ chức chuyên kinh doanh tiền tệ mới có khả năng giải quyết mâu thuẫn đó khi nó giữ vai trò vừa là người đi vay vừa là người cho vay.
Trong quan hệ tín dụng ngân hàng có ba loại quan hệ chủ yếu:
- Quan hệ tín dụng ngân hàng với doanh nghiệp.
- Quan hệ tín dụng giữa ngân hàng với dân cư.
- Quan hệ tín dụng giữa ngân hàng với các ngân hàng khác trong và ngoài nước. Các hình thức tín dụng có thể phân chia như sau:
- Căn cứ vào thời hạn tín dụng có: Tín dụng ngắn hạn, tín dụng trung hạn và tín dụng dài hạn.
- Căn cứ vào đối tượng tín dụng có: Tín dụng vốn lưu động và tín dụng vốn cố định.
Huy động vốn và cho vay,mua bán ngoại tệ,thanh toán quốc tế,bảo lãnh tái bảo lãnh, chiết khấu tái chiết khấu bộ chứng từ và dịch vụ khác về ngoại hối theo chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, Ngân hàng nhà nước và của ngân hàng BIDV
5.4 Kinh doanh các hoạt dộng ngân hàng và dịch vụ khác
Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng theo luật các tổ chức tín dụng, bao gồm:thu, phát tiền mặt, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ, các loại giấy tờ có giá, thẻ thanh toán, dịch vụ ngân hàng khác được ngân hàng Nhà Nước, ngân hàng BIDVViệt Nam cho phép:
Cung ứng các dịch vụ bảo lãnh cho các tổ chức, cá nhân trong nước theo quy định của ngân hàng BIDV Việt Nam.
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH,THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
Khái quát về phần mềm
Phần mềm là một hệ thống các chương trình có thể thực hiện trên máy tính, nhằm hỗ trợ các nhà chuyên môn trong từng lĩnh vực chuyên ngành, thực hiện tốt các thao tác nghiệp vụ của mình.
Theo Tiến sỹ Roger Presman, một chuyên gia về công nghệ phần mềm của
Mỹ thì: “Phần mềm là: Các chương trình máy tính; các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp; các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy”.
Phần mềm bao gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Phần mềm hệ thống là những phần mềm đảm nhân công việc tích hợp và điều khiển các thiết bị phần cứng đồng thời tạo ra môi trường thuận lợi để các phần mềm khác và người sử dụng có thể thao tác trên đó như một khối thống nhất Phần mềm ứng dụng là những phần mềm được dùng để thực hiện một công việc xác định nào đó.
Phần mềm được kỹ nghệ hoá, nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển.Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn.
Khái quát về công nghệ phần mềm
Công nghệ phần mềm bao gồm một tập hợp với ba yếu tố chủ chốt – Phương pháp, công cụ và thủ tục – giúp cho người quản lý có thể kiểm soát được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao.
Hướng đến việc xây dựng các phần mềm có chất lượng cao, ngành công nghệ phần mềm đưa ra ba đối tượng cần nghiên cứu là: Quy trình công nghệ, phương pháp phát triển, công cụ và môi trường phát triển phần mềm.
Quy trình công nghệ phần mềm: Hệ thống các giai đoạn mà quá trình phát triển phần mềm phải trải qua Với mỗi giai đoạn cần xác định rõ mục tiêu, kết quả nhận từ giai đoạn trước đó cũng chính là kết quả chuyển giao cho giai đoạn kế tiếp.
Phương pháp phát triển phần mềm: Hệ thống hướng dẫn cho phép từng bước thực hiện một giai đoạn nào đó trong quy trình công nghệ phần mềm Nội dung của các phương pháp bao gồm: Lập kế hoạch và ước lượng dự án phần mềm, phân tích yêu cầu hệ thống và phần mềm, thiết kế cấu trúc dữ liệu, thiết kế chương trình và các thủ tục, mã hoá và bảo trì.
Công cụ và môi trường phát triển phần mềm: Hệ thống các phần mềm trợ giúp chính trong lĩnh vực xây dựng phần mềm Các phần mềm này sẽ hỗ trợ các chuyên viên tin học trong các bước xây dựng phần mềm theo một phương pháp nào đó với một quy trình được chọn trước.
Các quy trình trong công nghệ phần mềm
Trong quy trình sản xuất phần mềm, người ta thường tuân theo 6 quy trình:
* Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm
* Quy trình xác định yêu cầu phần mềm
* Quy trình phân tích thiết kế phần mềm
Các quy trình có mối liên hệ thống nhất với nhau theo một trình tự nhất định, trong đó đầu ra của quy trình này là đầu vào cho quy trình tiếp sau.
2.1 Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng
Nghiên cứu, đề xuất giải pháp kỹ thuật, tiến hành xây dựng hợp đồng với khách hàng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng và lập hồ sơ tổng quát về quy trình hợp đồng phần mềm.
Xây dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng
Theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng
Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm
2.2 Quy trình xác định yêu cầu phần mềm
Sau khi đã có hợp đồng phần mềm với khách hàng, hợp đồng được chuyển sang để thực hiện chương trình thứ hai nhằm xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tương lai.
Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu
Mô hình hoá yêu cầu của hệ thống
Một số phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống Mục tiêu theo đuổi là phải có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất.
Phương pháp 1 – Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
Phương pháp 2 – Quan sát hệ thống
Phương pháp 4 – Sử dụng phiếu điều tra
Mô hình hoá yêu cầu hệ thống
Các mô tả yêu cầu trong giai đoạn xác định yêu cầu chỉ mô tả chủ yếu các thông tin liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ trong thế giới thực, chưa thể hiện rõ nét việc thực hiện các nghiệp vụ này trên máy tính Mô tả thông qua các văn bản dễ gây ra nhầm lẫn và không trực quan Mô hình hoá cho phép ta hiểu một cách trực quan và bản chất nhất yêu cầu.
2.3 Quy trình phân tích thiết kế phần mềm
Sau khi quy trình xác định yêu cầu phần mềm, trên cơ sở hồ sơ của giai đoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm xác định hồ sơ tổng thể các vấn đề
Theo quan điểm quản lý dự án, thiết kế phần mềm tiến hành theo hai bước: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết Còn xét ở góc độ kỹ thuật thì quá trình thiết kế phần mềm bao gồm bốn công đoạn: Thiết kế kiến trúc, thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế giao diện Hai khía cạnh kỹ thuật và quản lý của quy trình thiết kế có mối liên quan mật thiết với nhau.
Các phương pháp thiết kế phần mềm
Phương pháp 1: Phương pháp thiết kế từ đỉnh_Top Down Design Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Nội dung phương pháp là: Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới.
Phương pháp 2: Phương pháp thiết kế từ dưới lên_Bottom Up Design
Nội dung của phương pháp là: Trước hết tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán, gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó sẽ thiết kế thêm mốt số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.
Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hoá các sơ đồ khối hay các lưu đồ để biến thành các bản vẽ thiết kế sản phẩm phần mềm nhưng bản thân công đoạn lập trình phải trung thành với thiết kế kiến trúc của phần mềm, không được làm thay đổi.
Bao gồm: Lập trình các thư viện chung, lập trình module, tích hợp hệ thống.
Sau khi đã có công đoạn lập trình, các lập trình viên tiến hành test chương trình và test toàn bộ phần mềm bao gồm test hệ thống, test tiêu chuẩn nghiệm thu nhằm đảm bảo có một phần mềm chất lượng cao.
Quy trình test bao gồm các công đoạn sau: Lập kịch bản test, test hệ thống, test nghiệm thu.
Mục đích Đây là quy trình cuối cùng trong toàn bộ công đoạn khép kín của quy trình sản xuất phần mềm Quy trình triển khai có mục đích cài đặt phần mềm cho khách hàng tại các địa điểm triển khai và hướng dẫn, đào tạo sử dụng cho khách hàng.
Quá trình triển khai bao gồm các công đoạn sau: Cài đặt máy chủ, cài đặt máy mạng, vận hành phần mềm, hướng dẫn đào tạo sử dụng.
Một số nguyên tắc thiết kế phần mềm
Trong quy trình xây dựng phần mềm có một số nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài,nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu và nguyên tắc trình bày thông tin trên màn hình.
3.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài
Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết các thiết kế, phương pháp của phương án Giai đoạn này có tầm ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc của những người sử dụng Do vậy, thiết kế vật lý ngoài cần dựa vào 7 nguyên tắc chung đó là:
Đảm bảo rằng người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống
Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng
Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, các thủ tục đã được dùng
Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng bên trong tạo thành hệ thống
Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình
Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống
Dựa vào những nguyên tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy
3.2 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu
Thiết kế màn hình nhập liệu có mục đích là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót Một số nguyên tắc hữu ích cho việc thiết kế màn hình nhập liệu:
Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống tài
Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm hay tính toán từ cơ sở dữ liệu
Nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo chức năng hoạt động hoặc theo tầm quan trọng…
Đặt tên cho các trường ở trên hoặc dưới trường nhập
Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp
Giới thiệu phương pháp phân tích thiết kế và công cụ xây dựng phần mềm23
4.1 Các công cụ mô hình hóa hệ thống
Sử dụng mô hình là một trong những nguyên tắc cơ bản của việc phát triển 1 HTTT và cũng như ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện nay Để tiếp tục các công việc tiếp theo của đề tài cần phải trình bày khái quát các công cụ sẽ được sử dụng trong quá trình thực thi việc phát triển HTTT Nội dung của phần này sẽ trình bày các mô hình biểu diễn HTTT, các mô hình mô tả HTTT như sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ chức năng…
1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD- Bussiness Function Datagram)
Sơ đồ BFD là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức( hay một miền nghiên cứu của tổ chức) và các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài Bên cạnh đó mô hình BFD còn cho ta thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh sự trùng lặp, giúp phát hiện những chức năng còn thiếu Ngoài ra, BFD còn là cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trình sau này
- Biểu đồ phân rã chức năng : Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống, ta nhận được thông tin về chức năng từ mức tổng thể tới mức chi tiết Cách phân chia này phù hợp với sự phân công chức năng công việc cho các bộ phận chức năng cũng như cho các nhân viên của một tổ chức Biểu đồ phân rã chức năng cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc nhất định Để xây dựng biểu đồ phân rã chức năng BFD, chúng ta cần phân chia theo nguyên tắc sau:
Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó
Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở cấp trên đã phân rã ra chúng.
Không nên phân rã biểu đồ mức quá sâu Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng.
Các ký pháp sử dụng trong mô hình chức năng:
Các dạng biểu diễn của biểu đồ phân rã chức năng:
Dạng chuẩn được dùng để mô tả các chức năng cho 1 miền khảo sát Mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “ chức năng gốc”, những chức năng dưới gọi là
- Biểu đồ dạng công ty :
Biểu đồ dạng này thường được sử dụng để mô tả tổng thể chức năng của một tổ chức có qui mô lớn ở dạng công ty, mô hình gồm ít nhất 2 biểu đồ trở lên: 1 biểu đồ gộp nhằm mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp, các biểu đồ còn lại là các biểu đồ chi tiết dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của biểu đồ gộp.
2 Sơ đồ luồng thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ
Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:
Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn
Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hoá
Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng
Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ như hình dạng ( Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này
Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý
Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin
Loại thứ hai: Phích xử lý
Loại thứ ba: Phích kho chứa dữ liệu
3 Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram)
Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ IFD nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì
Ký pháp sử dụng cho DFD
Ngôn ngữ DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Tên IFD có liên quan:
Phân ra thành các IFD con:
Cấu trúc của thực đơn:
Tên IFD có liên quan:
Tên IFD có liên quan:
Chương trình hoặc người truy nhập :
Tên người/bộ phận phát/nhân thông tin
Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của
HTTT Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật
Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, mức 1…
Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD
- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu
- Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luông duy nhất.
- Xử lý luôn phải được đánh mã số.
- Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng không cắt nhau.
- Tên cho xử lý phải là một động từ.
Tên tiến trình xử lý
- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phỉa khác với luồng ra từ một xử lý.
Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phích logic Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu, và phần tử thông tin.
4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Những nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý và kinh doanh của mình Những danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên… là những ví dụ cần thiết về quản trị dữ liệu Nếu mất những dữ liệu đó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn trong khâu định giá, bán sản phẩm hoặc dịch vụ, tính lương cho nhân viên, điều hành hoạt động tổ chức…
Khái niệm cơ sở dữ liệu
Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và quản lý … vẫn được thu thập, xử lý, phân tích và cập nhật Chúng có thể được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, trong các phích bằng bìa cứng, catalog… hay trong trí nhớ của những nhân viên làm việc Điều đó đòi hỏi có rất nhiều không gian nhớ và tìm kiếm tổng hợp rất khó khăn Kết quả tổng hợp thường không được chính xác, đầy đủ và tốn kém rất nhiều về nhân lực.
Ngày nay, người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng trên các máy tính cá nhân.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau.
Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự
Con người là nguồn lực quan trọng của mỗi tổ chức doanh nghiệp Sự phát triển, thành công của mỗi tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức đó Vì vậy công tác quản lý nhân sự đóng vai trò to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Hệ thống quản lý nhân sự tại Phòng Giao Dịch Thành Phố- Chi NhánhNgân hàng Đầu tư và Phát triển Hưng Yên được xây dựng dựa trên chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin của ban lãnh đạo Nó sẽ có các chức năng chính sau:
+ Danh sách khen thưởng kỷ luật
+ Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng
+ Báo cáo danh sách nhân viên.
+ Danh sách khen thưởng, danh sách kỷ luật.
- Hệ thống tra cứu, tìm kiếm…
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHÒNG GIAO DỊCH THÀNH PHỐ HƯNG YÊN
Tổng quan về việc phân tích
Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lý nhân sự, tôi đã dành hơn 3 tuần để khảo sát chung về PGD và các vấn đề liên quan đến nhân sự của PGD Các chuyên viên của phòng TC-HC - phòng có trách nhiệm đảm nhận việc quản lý nhân sự của PGD đã tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thể được tìm hiểu những vấn đề quan tâm như: cung cấp tài liệu, giải thích về các quy trình cũng như các tiêu chí quản lý của PGD, giải thích các thuật ngữ cũng như các quá trình phức tạp khác, như: vấn đề về quản lý chấm công, quản lý lương…của PGD Không những trong 3 tuần đầu tiên mà trong thời gian thực tập, tôi cũng được tìm hiểu kỹ hơn về việc quản lý nhân sự của PGD Được gặp gỡ các chuyên viên đảm nhận các công việc của phòng, như: chị Bích- đảm nhận về việc cập nhật, tìm kiếm,lưu trữ về hồ sơ nhân viên, về danh sách về hưu; chị Hoàng Anh- đảm nhận về khen thưởng kỷ luật, các khoản BHYT,BHXH; chị Nguyên- đảm nhận về các vấn đề liên quan đến tiền lương… Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy: việc quản lý nhân sự của PGD còn rất riêng rẽ: mỗi chuyên viên của phòng lại đảm nhận một nhóm công việc riêng, ví dụ: có chuyên viên đảm nhận về tính toán các khoản giảm trừ, phụ cấp cũng như lương cuối kỳ của mỗi cán bộ trong PGD, có chuyên viên lại đảm nhận quá trình khen thưởng kỷ luật, có chuyên viên lại đảm nhận về hồ sơ về hưu… Mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban nào cần một thông tin nào đó về một chuyên viên bất kỳ, việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi trưởng phòng của phòng TC-HC phải chỉ đạo cho đúng chuyên viên đảm nhận đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo cáo (nếu có yêu cầu) Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì thông tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận. Nhận thấy những hạn chế của việc quản lý nhân sự như vậy, nên cách đây không lâu PGD cũng đã mua một chương trình Quản lý nhân sự, tuy nhiên chương trình này không phù hợp với việc quản lý của PGD nên đã không được sử dụng Hiện nay, việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng công cụ Excel và trên các giấy tờ hồ sơ Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực khi các chuyên viên phải đảm nhận công việc đó cho hơn 80 cán bộ của PGD
Chính vì vậy, các anh chị của phòng TC-HC đã rất ủng hộ khi tôi ngỏ ý muốn xây dựng chương trình Quản lý nhân sự cho PGD và đã tạo điều kiện tốt nhất có thể để tôi xây dựng chương trình của mình.
Các vấn đề đặt ra, yêu cầu của PGD và các giải pháp
Về nội dung chương trình
- Dễ dàng cập nhật đầy đủ, nhanh chóng các thông tin về nhân viên, về tiền lương.
- Dễ dàng sửa chữa, xoá các thông tin khi cần thiết.
- Tìm kiếm chính xác những yêu cầu liên quan về nhân viên, về tiền lương.
- Có thể xuất các báo cáo về nhân viên, như: lý lịch nhân viên, khen thưởng kỷ luật…, về tiền lương theo từng phòng, từng tháng, từng năm.
- Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan với nhau
Về cách thức thực hiện, giao diện chương trình
Theo thực tiễn hiện nay thì toàn bộ các cán bộ của phòng TC-HC đều sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và đều có máy tính riêng, tuy nhiên yêu cầu của mọi người là:
- Chương trình sử dụng đơn giản, không quá phức tạp để có thể không mất nhiều thời gian cho việc làm quen với chương trình.
- Giao diện chương trình đơn giản, thân thiện, dễ nhìn.
- Chỉ một số nhân viên được quyền sử dụng mới được sử dụng chương trình
Từ những yêu cầu của PGD, tôi nhận thấy rằng: cần phải xây dựng chương trình Quản lý nhân sự đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của PGD, dễ sử dụng, dễ thay đổi thông tin và có giao diện thân thiện Từ những chương trình tham khảo của các anh chị khoá trên và được xem lại chương trình Quản lý nhân sự mà PGD đang sử dụng, tôi quyết định sẽ xây dựng chương trình bằng ngôn ngữ Visual Basic và sử dụng Microsoft Access để xây dựng CSDL.
Việc xây dựng chương trình có rất nhiều thuận lợi vì hệ thống máy tính củaPGD đều được trang bị rất hiện đại và được cài đặt rất đầy đủ các chương trình về tin học văn phòng như: Microsoft Office, Vietkey…, bên cạnh đó toàn bộ nhân viên của PGD đều sử dụng máy tính rất thành thạo Để sử dụng được chương trình, chỉ cần cài đặt thêm chương trình Quản lý nhân sự Việc hướng dẫn cài đặt chương trình và sử dụng sẽ được đưa vào phần hướng dẫn để giúp cho nhân viên nhanh chóng làm quen với chương trình mới.
2.3 Một số tài liệu thu thập được
Bảng hồ sơ nhân viên:
Bảng thông tin về lương của nhân viên
Bảng thông tin về phòng ban
TT Tên phòng ban Điện thoại
1 Phòng Tổ chức-Hành chính( P.TC-HC) 047831768
Bảng lương: Bậc/Hệ số
Thiết kế sơ đồ liên kết module xử lý
Để tiến hành phân tích, ta dùng các sơ đồ IFD(Information Flow Datagram), BFD( Business Funtion Datagram), DFD( Data Flow Datagram)
3.1 Sơ đồ Luồng thông tin( IFD)
Sơ đồ IFD dùng để mô tả HTTT theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ
3.1.1 Luồng thông tin trong Quản lý hồ sơ
- Khi có nhân viên mới vào công ty, hồ sơ nhân viên sẽ được chuyên viên của phòng TC-HC cập nhật vào máy tính bằng công cụ Excel.
- Thông tin này sẽ tự động được lưu vào kho hồ sơ nhân viên của Công ty.
- Khi có nhân viên nghỉ hưu, tài liệu liên quan đến nhân viên này sẽ được xoá khỏi kho hồ sơ nhân viên và được chuyển vào danh sách nhân viên nghỉ hưu.
- Hàng ngày, các thông tin về nhân viên sẽ được các chuyên viên của phòngTC-HC cập nhật, sửa đổi trên máy tính nếu có sự thay đổi thông tin theo yêu cầu của ban Giám đốc hay các phòng ban khác.
- Thông tin mới sẽ được lưu trữ vào kho hồ sơ.
- Cuối mỗi kỳ (tuỳ thuộc theo từng loại báo cáo: có thể là theo tháng, theo quý) chuyên viên của phòng TC-HC sẽ xử lý các hồ sơ như khen thưởng kỷ luật, bảng lương theo phòng ban, danh sách nghỉ hưu, các chương trình đào tạo nhân sự … và xuất các báo cáo cho ban Giám đốc hoăc các phòng ban (nếu có yêu cầu).
Thời điểm Nhân viên Phòng TC-HC Ban Giám đốc, các phòng ban.
Cập nhật hồ sơ nhân viên
Kho hồ sơ NV Điều chỉnh hồ sơ
Tên tài liệu : Kho Hồ sơ nhân viên
Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin của môi nhân viên, như: lý lịch nhân viên, hồ sơ nhân viên…
Tên IFD liên quan: IFD hiện tại
Vật mang : Bằng giấy và tệp
Nguồn : cán bộ công nhân viên Đích : Phòng TC-HC
Tên tài liệu : Yêu cầu
Mô tả : Là yêu cầu của Ban Giám đốc và các phòng ban về các yêu cầu nhân sự, như: kỷ luật-khen thưởng…
Nguồn : Ban Giám đốc Đích : Ban Giám đốc và các phòng ban của PGD
Tên tài liệu : Các loại báo cáo
Mô tả : Là các báo cáo về nhân sự như: Báo cáo theo phòng ban, Báo cáo theo chức vụ
Nguồn : Phòng TC-HC Đích : Ban Giám đốc và các phòng ban của PGD
Tên kho dữ liệu: Kho hồ sơ nhân viên
Mô tả : Là kho lưu trữ hồ sơ gôc của nhân viên
Vật mang : Bằng giấy và tệp CSDL Đối tượng truy nhập : Cán bộ phòng TC-HC hoặc các phòng ban khác
Tên kho dữ liệu : Kho hồ sơ đã điều chỉnh
Mô tả: Là kho lưu trữ hồ sơ gôc của nhân viên sau khi đã có những sự điều chỉnh phù hợp
Vật mang : Bằng giấy và tệp CSDL Đối tượng truy nhập : Cán bộ phòng TC-HC hoặc các phòng ban khác
Tên xử lý : Cập nhật hố sơ
Mô tả: Nhằm cập nhật những thông tin liên quan đến nhân sự như: phòng ban, trình độ,…
Phương thức thực hiện : Tin học hoá 1 phần
Sự kiện khởi sinh: khi có nhân viên mới được tuyển dụng
Tên xử lý: Điều chỉnh hố sơ
Mô tả : Nhằm điều chỉnh các thông tin không còn chính xác như: cập nhật lại phòng ban,…
Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần
Sự kiện khởi sinh: khi có sự thay đổi, điều chuyển của nhân viên
3.1.2 Sơ đồ luồng thông tin trong Quản lý lương
- Cuối tháng, chuyên viên đảm nhận tính lương của phòng TC-HC sẽ dùng bảng chấm công đã được tổng hợp để thực hiện việc tính lương bằng công cụ Excel.
- Kết quả sẽ được lưu vào kho dữ liệu tiền lương.
- Phòng TC-HC sẽ gửi kết quả cho phòng KT-TC, phòng KT-TC sẽ dựa vào kết quả để thực hiện việc tính lương.
Thời điểm Phòng TC-HC Phòng KT-TC
Tên xử lý : Xử lý thông tin
Mô tả: Nhằm xử lý các thông tin về nhân sự
Phương thức thực hiện : Tin học hoá 1 phần
Sự kiện khởi sinh : khi có yêu cầu của ban Giám đốc hoặc các phòng ban khác
Tên tài liệu: Kho Bảng chấm công
Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin bảng chấm công đã được tổng hợp
Vật mang: Bằng giấy và tệp
Nguồn: Phòng TC-HC Đích: Phòng KT-TC
Tên tài liệu: Báo cáo
Mô tả: Là các báo cáo về tiền lương của từng phòng ban,từng nhân viên
Vật mang: Bằng giấy và tệp
Nguồn: Phòng TC-HC Đích: Phòng KT-TC
Tên xử lý: Chi trả lương
Mô tả: Sau khi đã có đầy đủ thông tin về tiền lương của từng nhân viên, cán bộ phòng KT-TC sẽ thực hiện việc chi trả lương cho nhân viên PGD
Phương thức thực hiện: Thủ công
Tên xử lý: Tính lương
Mô tả: Dựa vào bảng chấm công, chuyên viên của phòng TC-HC sẽ tính các khoản như BHXH,BHYT, Quỹ CSXH… của mỗi nhân viên trong PGD
Phương thức thực hiện: Bằng công cụ Excel
Hệ thống thông tin Quản lý nhân sự
Quản lý Hồ sơ Cập nhật Quan Lý Lương Tìm kiếm– Báo cáo Điều động khen thưởng
3.2 Thiết kế sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin ( BFD)
Tên kho: Kho dữ liệu lương
Mô tả: Là kho chứa thông tin về lương, thưởng, các khoản giảm trừ của từng nhân viên theo từng phòng ban
Vật mang: Bằng giấy và tệp Đối tượng truy cập: Chuyên viên đảm nhận về lương của phòng TC-HC.
3.3 Thiết kế sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD)
3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
- Các phòng ban gửi bảng chấm công cho quá trình lên lương Các phòng ban sẽ được nhận các báo cáo của phòng ban mình, ví dụ: báo cáo về tiền lương của phòng,…
- Phòng TC-HC xử lý các bảng chấm công, các thông tin nhân sự như: cập nhật hồ sơ nhân viên,…
- Khi ban Giám đốc yêu cầu các thông tin về nhân sự, các thông tin sẽ được gửi đến ban Giám đốc bằng các báo cáo.
- Cuối tháng, các bảng lương sẽ được gửi tới phòng KT-TC để phòng thực hiện thanh toán lương cho nhân viên các phòng.
- Các nhân viên cung cấp thông tin cho việc quản lý, như: lý lịch nhân viên, quá trình công tác, thành phần gia đình,….Cuối tháng, nhân viên sẽ được nhận phiếu lương của mình.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Phòng Tài chính kế toán
Yêu cầu báo cáo Báo cáo
Các quyết định điều chuyển công tác
Yêu cầu thông tinThông tin thay đổi hệ số lương
Khi có sự thay đổi trong nhân sự ( thêm, bớt…) nhân viên Phòng TC-HC sẽ xử lý và tổng hợp thông tin sau đó lưu thông tin nhân sự mới vào kho dữ liệu hồ sơ.
Hàng tuần các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công lên phòng TC-HC để làm cơ sở cho quá trình tính toán lương Hệ thống quản lý chấm công sẽ xử lý, điều chỉnh những sai sót trong bảng chấm công sau đó lưu thông tin vào kho dữ liệu bảng chấm công.
Hệ thống quản lý lương sau khi có đầy đủ thông tin về bảng chấm công từ kho dữ liệu bảng chấm công sẽ thực hiện việc tính toán tạm ứng, thưởng, phạt , lương thực lĩnh cho các nhân viên trong PGD Tiếp đó sẽ kết xuất báo cáo lương và in phiếu lương gửi lên phòng KT-TC để thực hiện việc chi trả lương cho nhân viên trong PGD.
Hàng tuần ( hoặc tháng) nếu có thông tin về công tác nhân sự, ví dụ: yêu cầu về việc thêm nhân sự, đào tạo nhân sự…, các phòng ban sẽ gửi yêu cầu lên phòng TC-
HC, phòng TC- HC sẽ xử lý và báo cáo những đề xuất này với ban Giám đốc.
Mỗi khi ban Giám đốc hay một phòng ban nào trong PGD có yêu cầu thông tin về nhân sự thì trưởng phòng TC-HC sẽ giao cho nhân viên đảm nhiệm của phòng thực hiện tìm kiếm và kết xuất báo cáo gửi cho các phòng ban đó
Kho hồ sơ nhân viên
Yêu cầu tìm kiếm, báo cáo
Dữ liệu lương Kho dữ liệu lương
Báo cáo Yêu cầu tìm kiếm, báo cáo Yêu cầu cập nhật
* Sơ đồ phân rã chức năng mức 1- Quản lý hồ sơ
Khi nhân viên mới được tuyển dụng vào PGD thì nhân viên sẽ nộp hồ sơ cho phòng TC-HC của PGD Phòng này sẽ có nhiệm vụ thực hiện việc cập nhật và lưu hồ sơ nhân viên vào kho dữ liệu hồ sơ.
Nếu có sự thay đổi nhân sự nào thì các phòng ban sẽ gửi yêu cầu cho phòng TC-HC Phòng TC- HC sẽ có nhiệm vụ điều chỉnh cho đúng với yêu cầu và sau đó lưu thông tin vào kho dữ liệu hồ sơ nhân viên.
Thiết kế cơ sở dữ liệu
4.3 Mối quan hệ giữa các bảng
4.2 Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
Manv Text 4 Mã nhân viên
Hoten Text 30 Họ tên nhân viên
Gioitinh Text 3 Giới tính macv Text 4 Mã chức vụ
MaDt Text 7 Mã Dân tộc
MaTg Text 10 Mã Tôn giáo
Ngaysinh Date/number Ngày sinh
Socmnd Number LongInteger Số chứng minh nhân dân
Nơi ở hiện nay Text 40 Nơi ở hiện nay
Sodt Text 12 Số điện thoại
Mã pb Text 5 Mã phòng ban
Macm Text 20 Mã chuyên môn
Mahd Text 3 Mã hợp đồng
Sohd Text 10 Số hợp đồng
Ngayhd Date/number Ngày hợp đồng
Ngaybd Date/number Ngày bắt đầu
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
Mapb Text 8 Mã phòng ban
Tenpb Text 30 Tên phòng ban
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
Macv Text 3 Mã chức vụ Đoàn
Tencv Text 30 Tên chức vụ Đoàn
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
Macm Text 3 Mã Chuyên môn
Tencm Text 15 Tên chuyên môn
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
Madt Text 3 Mã dân tộc
Tendt Text 10 Tên dân tộc
Tên trường kiểu Độ rộng Diễn giải
Matg Text 4 Mã tôn giáo
Tentg Text 15 Tên tôn giáo
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
HSL Text 5 Hệ số lương
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
Nguoidung Text 30 Tên người dùng
Pass Text 30 Mật khẩu đăng nhập
Một số giải thuật xử lý chính
Giải thuật kiểm tra quyền sử dụng của người dùng:
Nhập tên người dùng và mật khẩu
Kiểm tra tên và mật khẩu người dùng Đếm= đếm +1 Đếm>=4
Lưu dữ liệu vào bảng
Thông báo dữ liệu không hợp lệ
Chọn dữ liệu cần xoá
Thực hiện xoá dữ liệu
Kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu ở trong tệp Đ
Thuật toán sửa dữ liệu
Chọn bản ghi cần sửa
Thông báo dữ liệu không tồn tại
Chọn tiêu chí in báo cáo
Có tiếp tục không Kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu
6.Một số chương trình chính
6.1 Form Đăng nhập Để sử dụng chương trình, trước hết bạn phải là người được quyền sử dụng Bạn có thể đăng nhập đến lần thứ 3 nếu địa chỉ đăng nhập không đúng Sau 3 lần, chương trình sẽ thông báo và tự thoát Nếu đúng địa chỉ đăng nhập, sau khi ấn nút
“Đăng nhập” chương trình sẽ chỉ dẫn đến form chính của chương trình.
Sau khi bạn đăng nhập thành công , giao diện chính của chương trình sẽ hiện ra
6.3 Form Hồ sơ nhân viên
Sau khi vào chương trình chính, chọn chức năng " hồ sơ " thì chương trình cập nhật "hồ sơ nhân viên" sẽ hiện ra Đây là Form dùng để cập nhật hồ sơ nhân viên, thường dùng khi nhân viên mới vào PGD.
6.4 Form Tìm kiếm Nhân Viên
Sau khi vào chương trình chính, bạn kích vào biểu tượng tìm kiếm thì chương trình “ tìm kiếm nhân viên” sẽ hiện ra
6.5 Báo cáo Nhân sự Để xem danh sách tất cả nhân viên trong PGD : Vào Menu chọn Báo cáo nhân sự
Khi đó 1 report sẽ hiện thì toàn bộ thông tin về tất cả nhân viên trong PGD
Yêu cầu phần cứng, phần mềm
- Máy tính cài Windows 98 hoặc 2000 hoặc XP
- Máy tính có Ram tối thiểu là 128Mb
- Máy tính cài các chương trình Microsoft Office
- Cài Vietkey hoặc Unikey, phông chữ Microsoft San serif, VNTime
Đào tạo nhân viên sử dụng chương trình
Chương trình sẽ được các chuyên viên của phòng TC- HC sử dụng Để có thể sử dụng tốt chương trình, trước tiên các chuyên viên sẽ được hướng dẫn cách sử dụng trong khoảng 5 buổi Theo dự kiến, người hướng dẫn sẽ kết hợp việc chỉ dẫn chung cho mọi người bằng máy chiếu, kết hợp với việc thực hành trực tiếp trên máy tính của các chuyên viên.
Kế hoạch cài đặt
Chương trình sẽ được cài đặt cho từng máy tính của các chuyên viên có nhu cầu sử dụng trong phòng TC- HC Với 12 chuyên viên của phòng trong đó có khoảng 4 người có nhu cầu sử dụng, việc cài đặt sẽ được tiến hành trong khoảng 1 buổi Với khả năng sử dụng thành thạo vi tính, các chuyên viên của phòng sẽ có thể tự cài đặt theo thứ tự sau:
B1: Click vào Package→ Setup → OK
B2: Chọn đường dẫn C:\Programfiles\quanlynhansu
Nếu muốn thay đổi đường dẫn: chọn Change Directory → Chọn tên đường dẫn→Ok
Hiện nay, sự dỏi hỏi về tin học hoá hoạt động quản lý ngày càng lớn Sức ép cạnh tranh luôn buộc các nhà quản lý tìm kiếm những phương thức quản lý tiên tiến, tận dụng được tối đa các nguồn lực sẵn có, tiết kiệm chi phí và nhân lực nhưng vẫn đạt được kết quả tối ưu Hiện tại Phòng giao dịch Thành phố – Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hưng Yên đã và đang tiến hành tin học hoá công việc quản lý của mình với mục tiêu xây dựng được một phần mềm để có đủ hai modul quản lý nhân sự kết hợp với modul quản lý tiền lương.
Kết thúc thời gian thực tập, cùng với sự tạo điều kiện hỗ trợ của các anh, chị phòng tổ chức hành chính và giám đốc Phòng giao dịch Thành phố, tác giả đã tiến hành xây dựng phần mềm “ Quản lý nhân sự tại phòng Giao dịch thành phố ” và đạt được kết quả sau:
1 Hỗ trợ các anh chị phòng tổ chức hành chính có thể dễ dàng cập nhật quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự tại Phòng giao dịch Ngoài ra giúp đỡ trong việc tính lương của Phòng giao dịch
2 Báo cáo đã đưa ra phương pháp luận cho việc xây dung phần mềm quản lý nhân sự của Phòng giao dịch cùng một quy trình phát triển cụ thể trong việc xây dung phần mềm.
3 Báo cáo đã trình bày kết quả nghiên cứu khảo sát Phòng giao dịch Thiết kế được cơ sở dẽ liệu, thiết kế kiến trúc phần mềm, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện cho phần mềm. Đây là một đề tài có tính thực tiễn cao và có giá trị sử dụng đối với Phòng giao dịch Sau khi đề tài được tác giả hoàn thiện, nó sẽ được nâng cấp với sự tham gia của nhân viên Phòng giao dịch.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn những góp ý, chỉ bảo của thấy giáo Cao Đình Thi và giám đốc, các nhân viên trong Phòng giao dịch Thành phố đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này.