Phuong thuc thanh toan dien tu 175097

giới thiệu về nơi thực tập và về nội dung bài toán

Sơ bộ quá trình hình thành và phát triển của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam

Tên giao dịch của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam bằng tiếng Anh là: VietNam Bank For agriculture And Rural Development (gọi tắt là Ngân hàng Nông nghiệp: agribank).

Tổ chức tiền thân : Ngân hàng phát triển Nông thôn Việt Nam.

Ngày thành lập : 26/3/1988 theo nghị định 53/HĐBT của thủ tớng Chính phủ Theo điều lệ, Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn Việt Nam (NHNo & PTNTVN) là doanh nghiệp nhà nớc hạng đặc biệt tổ chức theo mô hình tổng công ty Nhà nớc, có t cách pháp nhân, thời hạn hoạt động là 99 năm, trụ sở chính tại thủ đô Hà Nội, có quyền tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh bảo toàn và phát triển vốn.

NHNo & PTNTVN do hội đồng quản trị quản lý và tổng giám đốc điều hành, thực hiện chức năng kinh doanh đa năng chủ yếu là : Kinh doanh tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ ngân hàng đối với khách hàng trong nớc và nớc ngoài Đầu t các dự án phát triển kinh tế - xã hội Uỷ thác tín dụng đầu t cho chính phủ, các chủ đầu t trong nớc và nớc ngoài trong các ngành kinh tÕ.

Hiện nay, ngân hàng đã có sự phát triển lớn mạnh, có trụ sở chính ở thủ đô Hà Nội, 2 văn phòng đại diện ở TP Đà Nẵng và TP HCM, 4 công ty chuyên doanh (công ty cho thuê tài chính

I tại HN, công ty cho thuê tài chính II tại TP HCM, công ty kinh doanh vàng bạc đá quý tại HN, công ty TNHH chứng khoán) và

99 sở giao dịch, chi nhánh đơn vị thành viên tỉnh, thành phố

1200 chi nhánh trực thuộc bố trí rộng khắp đất nớc từ thủ đô đến nông thôn với 2,3 vạn CBNV Hiện quan hệ với hơn 6 triệu hộ nông dân và hộ nghèo, 3300 doanh nghiệp nhà nớc, 8000 đơn vị kinh tế HTX, 1000 công ty cổ phần, 22 ngân hàng nớc ngoài & tổ chức tài chính ngân hàng quốc tế, 20 chi nhánh ngân hàng nớc ngoài ở VN, thiết lập quan hệ đại lý với hơn

600 Ngân hàng nớc ngoài và tổ chức tài chính quốc tế ở hơn

Tình hình tin học và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông nghiệp Việt Nam

Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam là một trong những đơn vị đã ứng dụng tin học Cho đến nay, máy tính đã đợc trang bị tới tất cả các phòng ban. Hơn nữa mọi máy tính đều đợc nối mạng diện rộng IntraNet và có thể truy cập vào mạng thông tin toàn cầu InterNet Ngân hàng có một trung tâm tin học đảm trách mọi công việc liên quan đến ứng dụng tin học Việc trang bị máy tính đã đem lại hiệu quả rất lớn trong việc thực hiện các chức năng điều hành quản lý của trung tâm Các phòng ban có thể sử dụng máy tính để xử lý và lu trữ số liệu với độ chính xác cao. Thông tin qua mạng diện rộng các phòng ban có thể gửi và nhận th từ, công văn và các tài liệu có liên quan với tốc độ cao và tính bảo mật cao Điều này giúp rất nhiều trong việc giao dịch và tìm kiếm đối tác

Trung tâm công nghệ thông tin Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn việt Nam (gọi tắt là Trung tâm công nghệ thông tin) là đơn vị hạch toán sự nghiệp phụ thuộc ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (NHNO & PTNT Việt Nam) thành lập theo quyết định số 55/QĐ/HĐQT-02 ngày 22 tháng 03 năm 2001 của hội đồng quản trị và NHNo & PTNT Việt Nam.

Chức năng của trung tâm công nghệ thông tin:

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chiến lợc, kế hoạch về việc phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam phù hợp với định hớng chung của nghành.

- Xây dựng kế hoạch năm về phát triển công nghệ thông tin trong hệ thống để Tổng giám đốc trình hôị đồng quản trị phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đợc duyệt theo chỉ đạo của tổng giám đốc.

- Xây dựng các đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam phù hợp với chiến lợc phát triển, tuân thủ các chuẩn hoá quốc tế, quốc gia, ngân hàng nhà nớc Việt nam, NHNo & PTNT Việt Nam trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- tổ chức thực hiện các dự án, đề án công nghệ thông tin đã đợc phê duyệt theo đúng trình tự, quy định của nhà nớc, của nghành Chịu trách nhiệm hớng dẫn đào tạo, bảo trì, sửa chữa các chơng trình, dự án tin học đa vào ứng dụng trong hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam.

- Tổ chức quản lý, vận hành, Xử lý phần mềm, mạng truyền thông, cơ sở dữ liệu trong toàn hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam.

- Tổ chức nghiên cứu các đề tài ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và tổ chức triển khai sau khi đợc NHNo & PTNT Việt Nam phê duyệt.

- Thực hiện các hợp đồng dịch vụ trong lĩnh vực ứng dụng, nghiên cứu khoa học, đào tạo tin học, xây dựng chơng trình phần mềm, sủa chữa, cung ứng các thiết bị tin học đối với cá nhan pháp nhân thông qua hợp đồng kinh tế đợc ký kết phù hợp với quy định của pháp luật và quy định của NHNo & PTNT Việt Nam.

- Tổ chức quản lý cơ sơ vật chất, tài sản do NHNo & PTNT Việt Nam trang bị cho Trung Tâm Công nghệ Thông tin và phòng công nghệ thông tin ở các khu vực.

- chấp hành chế độ báo cáo thống kê theo chế độ quy định và theo yêu cầu đột xuất của NHNo & PTNT Việt Nam.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do hôi đồng quản trị, Tổng giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam giao.

II/ Sự cần thiết và lý do chọn đề tài:

Sự cần thiết và ý nghĩa của nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt

Thanh toán tiền tệ trong nền kinh tế diễn ra dới hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt Nếu thanh toán bằng tiền mặt có sự xuất hiện tiền mặt trong quá trình thanh toán thì thanh toán không dùng tiền mặt không có sự xuất hiện của tiền mặt trong quá trình thanh toán.

Nhng trong nền kinh tế ngày càng phát triển hiện nay, tốc độ quay vòng của vốn là rất lớn, việc điều chuyển cấp vốn, cấp kinh phí diễn ra thờng xuyên, liên tục Nếu nh chỉ là thanh toán trao tay trực tiếp thì sẽ rất mất thời gian, công sức, tiền bạc mà nếu với số tiền lớn nh thế, trong một khoảng thời gian để vận chyển nh thế thì đã có thể đầu t và sinh ra khoản lãi đáng kể Nh thế đã trực tiếp ảnh hởng đến hiệu quả kinh tế Đặc biệt trong thời kỳ kinh tế phát triển toàn cầu, nhu cầu thanh toán giữa khắp các địa phơng trong cả nớc và giữa tất cả các nớc với nhau ngày càng tăng thì khoảng cách địa lý là một vấn đề rất quan trọng Do đó đòi hỏi phải có một trung gian đứng ra để đáp ứng yêu cầu của việc chuyển vốn trong nền kinh tế, đó chính là các ngân hàng

Từ nhu cầu thực tế của lu thông, trao đổi hàng hoá đó,thanh toán không dùng tiền mặt ra đời từ rất sớm, từ khi xuất hiện các ngân hàng làm nhiệm vụ thanh toán Ngày nay khi nền kinh tế phảt triển đến đỉnh cao, hệ thống ngân hàng không ngừng lớn mạnh và hiện đại thì thanh toán không dùng tiền mặt cũng phát triển theo và chiếm tỷ trọng cao trong tổng số thanh toán tiền tệ.

Thanh toán không dùng tiền mặt ra đời khắc phục đợc những nhợc điểm của thanh toán bằng tiền mặt và phát huy vai trò to lớn đối với sản xuất, lu thông hàng hóa, tiết kiệm chi phí lu thông, góp phần tăng cờng nguồn vốn cho ngân hàng và tăng cờng quản lý vĩ mô đối với hoạt động thanh toán trong nÒn kinh tÕ Để thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt phải có các điều kiện sau:

 Phải có hệ thống ngân hàng thơng mại, tổ chức tín dụng nhận mở tài khoản tiền gửi cho các bên tham gia thanh toán, đồng thời đóng vai trò trung gian thanh toán.

 Phải xuất hiện đồng tiền ghi sổ Đồng tiền ghi sổ là số d trên các tài khoản tiền gửi, các bên tham gia thanh toán phải thừa nhận tiền ghi sổ nh là đồng tiền hiện hữu.

 Phải có chế độ và các công cụ thanh toán đợc pháp luật thõa nhËn.

Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

Để thực hiện thanh toán phải có các hình thức thanh toán thích hợp Hệ thống các hình thức thanh toán do ngân hàngNhà nớc ban hành để áp dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế Có nhiều hình thức thanh toán khác nhau để đáp ứng nhu cầu thanh toán đa dạng của nền kinh tế và tiện lợi cho ngời sử dụng Hiện nay ở Việt Nam sử dụng 6 hình thức thanh toán là:

Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản đợc lập trên biểu mẫu do ngân hàng nhà nớc qui định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả cho ngời thụ hởng có tên ghi trên séc hoặc ngời cầm séc Séc gồm có: Séc để lĩnh tiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc cá nhân

 Uỷ nhiệm chi chuyển tiền:

Uỷ nhiệm chi chuyển tiền là lệnh chi tiền của chủ tài khoản (ngời chi trả) đợc lập trên mẫu in sẵn của Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc yêu cầu Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc phục vụ mình trích tài khoản tiền gửi theo số tiền ghi trên uỷ nhiệm để chuyển trả vào tài khoản của ngời thụ hởng Nội dung thanh toán uỷ nhiệm chi rất phong phú gồm thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, trả nợ, nộp thuế, nộp lệ phí, chuyển vốn

Là giấy tờ thanh toán do ngời bán lập, gửi tới ngân hàng phục vụ mình để đề nghị thu hộ số tiền ghi trên uỷ nhiệm thu theo giá trị hàng hoá , dịch vụ bên bán đã giao cho bên mua

Th tín dụng là hình thức thanh toán do bên mua mở để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ cho bên bán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết, bên mua lập giấy xin mở th tín dụng gửi tới ngân hàng phục vụ mình để mở th tín dụng Ngân hàng phục vụ ngời mua căn cứ vào giấy xin mở th tín dụng trích tài khoản tiền gửi của ngời mua (hoặc cho vay nếu đủ điều kiện) theo số tiền của th tín dụng để ký gửi vào tài khoản tiền gửi đảm bảo th tín dụng, sau đó chuyển các liên giấy mở th tín dụng sang ngân hàng phục vụ ngời bán để ngời bán làm căn cứ giao hàng cho ngời mua.

Thẻ thanh toán đợc trình bầy dới dạng “thẻ nhựa” để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ va lĩnh tiền mặt Thẻ thanh toán do các Ngân hàng phát hành để cấp cho ngời sử dụng thẻ Thẻ thanh toán gắn với kỹ thuật điện tử nên muốn sử dụng thẻ các ngân hàng phải trang bị các loại máy điện tử nh máy rút tiền tự động (ATM), máy kiểm tra thẻ.

Là một hình thức thanh toán tiền tệ do ngân hàng nhà nớc phát hành để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, trả nợ, nộp thuế và đổi lấy tiền mặt Ngân phiếu thanh toán không ghi danh nên nó đợc lu thông tự do trên thị trờng trong phạm vi thời hạn hiệu lực của từng tờ ngân phiếu Nếu hết thời hạn hiệu lực thì ngân phiếu không có giá trị lu hành và phải nộp vào ngân hàng.

Nếu xét về phía các Ngân hàng thì trong thanh toán không dùng tiền mặt đợc chia thành hai hình thức là thanh toán cùng ngân hàng (tức là hai bên mua, bán hàng mở tài khoản tại cùng một ngân hàng ) và thanh toán khác ngân hàng (tức là hai bên mở taì khoản tại hai ngân hàng khác nhau) Tr- ờng hợp thanh toán khác ngân hàng lại đợc chia ra thành thanh toán giữa hai ngân hàng cùng hệ thống và thanh toán giữa hai ngân hàng khác hệ thống, nh hệ thống Ngân hàng Nhà nớc, hệ thống Ngân hàng thơng mại quốc doanh, hệ thống Ngân hàng thơng mại cổ phần Nền kinh tế càng phát triển thì việc trao đổi hàng hoá không bó hẹp ở một địa phơng mà đợc mở rộng ra khắp các miền của đất nớc và quốc tế nên thanh toán tiền tệ trong nớc cũng nh quốc tế cũng phát triển theo do đó việc thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ giữa ngời mua và ngời bán qua hai ngân hàng khác nhau trở nên rất cần thiết Xét về thanh toán giữa các ngân hàng cùng hệ thống, ta có thể nói thanh toán giữa các ngân hàng cùng hệ thống là việc thanh toán vốn tiền tệ giữa các chi nhánh ngân hàng khác nhau trong cùng hệ thống để đáp ứng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt và chuyển vốn trong nền kinh tế và điều chuyển vốn trong cùng hệ thống ngân hàng

Nếu nh ta tổ chức tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các chi nhánh ngân hàng sẽ thu đợc nhiều ý nghĩa to lớn:

- Góp phần phục vụ sản xuất, lu thông hàng hoá phát triển, bởi vì tổ chức tốt nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các ngân hàng sẽ đảm bảo thanh toán vốn nhanh chính xác, an toàn từ đó giúp các doanh nghiệp, cac nhân thu hồi vốn nhanh, đầy đủ để tiếp tục chu kỳ sản xuất, kinh doanh tiếp theo.

- Nâng cao uy tín làm trung gian thanh toán của ngân hàng, góp phần tăng cờng vai trò làm trung gian thanh toán của ngân hàng trong nền kinh tế.

- Góp phần tăng cờng nguồn vốn cho ngân hàng, tiết kiệm chi phí lu thông bởi lẽ ngời mua không phải mang lợng tiền mặt rất lớn để trả cho ngời bán mà chỉ thực hiện thông qua các bút toán chuyển tiền từ ngân hàng phục vụ ngời mua sang ngân hàng phục vụ ngời bán để thanh toán.

Cụ thể hơn ta sẽ nghiên cứu các phơng thức thanh toán giữa các chi nhánh ngân hàng cùng hệ thống.

Các phơng thức thanh toán giữa các chi nhánh trong cùng hệ thống

Do quan hệ thanh toán rất đa dạng và xuất phát từ cách tổ chức hạch toán ở mỗi hệ thống ngân hàng: Hệ thống ngân hàng nhà nớc, hệ thống ngân hàng thơng mại quốc doanh nên trong thanh toán giữa các ngân hàng áp dụng nhiều ph- ơng thức thanh toán khác nhau Đó là:

- Phơng thức thanh toán liên hàng.

Phơng thức thanh toán liên hàng là phơng thức thanh toán vốn giữa hai chi nhánh ngân hàng cùng một hệ thống nh giữa chi nhánh ngân hàng nông nghiệp huyện A và với chi nhánh ngân hàng nông nghiệp huyện B, hoặc giữa hai chi nhánh của Ngân hàng Thơng mại cổ phần X Thanh toán liên hàng phục vụ cho việc chuyển vốn trong thanh toán không dùng tiền mặt khác chi nhánh.

- Phơng thức thanh toán điện tử.

Thanh toán điện tử là phơng thức thanh toán ứng dụng tin học có sự trợ giúp của máy tính điện tử để chuyển tiền từ Ngân hàng chuyển tiền đến Ngân hàng chấp nhận trả chuyển tiÒn.

- Phơng thức thanh toán bù trừ cùng hệ thống.

- Phơng thức thanh toán mở tài khoản tiền gửi lẫn nhau trong cùng hệ thống.

- Phơng thức uỷ nhiệm thanh toán cùng hệ thống.

Trong giới hạn đề tài này em chỉ đề cập đến phơng thức thanh toán điện tử Thanh toán điện tử là việc chuyển tiền và hoàn tất một lệnh thanh toán thông qua mạng máy tính giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng một hệ thống.

Thực chất của thanh toán điện tử là dùng kỹ thuật điện tử và mạng chuyển tiền nội bộ để xử lý nghiệp vụ chuyển tiền thay thế cho phơng thức thanh toán liên hàng truyền thèng.

II/ Nội dung bài toán chuyển tiền điện tử.

Nói chung bài toán chuyển tiền điện tử đã đợc nhiều ngân hàng nghiên cứu, xây dựng và triển khai thành công. Tuy nhiên bài toán này lại mang đặc trng riêng của NHNo & PTNT Việt Nam

Bài toán chuyển tiền điện tử đợc phát biểu một cách tổng quát nh sau: Khi giữa các khách hàng nẩy sinh nhu cầu chuyển tiền đi hoặc thu tiền về thông qua một ngân hàng trung gian mà cụ thể ở đây là NHNo & PTNT Việt Nam Tại các chi nhánh của NHNo & PTNT Việt Nam ở các huyện, các tỉnh là các thành viên tham gia chuyển tiền điện tử( nhng không phải tất cả đều đợc tham gia) trực tiếp nhận lệnh chuyển tiền từ ngời phát lệnh và sẽ xử lý trả tiền cho ngời thụ hởng (nếu là lệnh chuyển Có) hoặc sẽ thu tiền từ ngời nhận lệnh (nếu là lệnh chuyển Nợ) Giữa các chi nhánh của ngân hàng để thực hiện chuyển tiền đợc thì phải thông qua một chơng trình chuyển tiền điện tử Và đồng thời tham gia vào chuyển tiền giữa các chi nhánh còn có trung tâm xử lý Nghĩa là giữa các chi nhánh không phải thực hiện đối chiếu tay đôi với nhau mà đối chiếu thông qua trung tâm này.

Ngoài ra trong một số trờng hợp, tuỳ từng khoản chuyển tiền điện tử mà có thể có một hoặc một số ngân hàng trung gian. Để ngày càng thuận tiện và nâng cao hiệu quả trong chuyển tiền điện tử tại NHNo & PTNT Việt Nam em đã tiếp tục phát triển bài toán này. Đầu vào của bài toán: Đó là các chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử Chứng từ kế toán ngân hàng là các văn bản, vật mang tin chứng minh về pháp lý việc phát sinh và thực sự hoàn thành một nghiệp vụ kinh tế làm căn cứ để hạch toán vào các loại sổ sách kế toán ngân hàng

Trong đó chứng từ bằng giấy gồm chứng từ do khách lập và chứng từ do ngân hàng lập.

Chứng từ do khách lập là các chứng từ do đơn vị, các tổ chức, các cá nhân là khách hàng của ngân hàng lập, nộp vào ngân hàng để thực hiện thanh toán chi trả( bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) ví dụ nh khách hàng lập và nộp vào ngân hàng giấy nộp tiền, séc lĩnh tiền mặt, giấy uỷ nhiệm chi,…

Chứng từ do ngân hàng lập là các chứng từ do cán bộ ngân hàng lập Ví dụ nh giấy báo nợ thanh toán séc chuyển tiền, th tín dụng, séc bảo chi, thanh toán thẻ do ngân hàng phát hành, báo nợ các giấy tờ quan trọng cho các chi nhánh, các khoản chuyển nợ trong việc quyết toán mua sắm tài sản cố định,

Khi kế toán ngân hàng có sự trợ giúp của máy tính điện tử thì không chỉ có các chứng từ truyền thống bằng giấy nữa mà phải có các loại chứng từ kế toán thích hợp đó là chứng từ điện tử Chứng từ điện tử là các căn cứ chứng minh bằng dữ liệu thông tin trên vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán ) về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, nh các lệnh chuyển Có, lệnh chuyển

Nợ, lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ

Ta cũng phải chú ý là có một số nghiệp vụ đòi hỏi phải có các bản chứng từ giấy để minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì không đợc dùng chứng từ điện tử Nh nghiệp vụ phát hành kỳ phiếu, trái phiếu, nghiệp vụ huy động tiền gửi tiết kiệm, nghiệp vụ cho vay Đầu ra của bài toán:

Chơng trình này sau khi đã xử lý các đầu vào nói trên sẽ cho ra các báo cáo sau:

- Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ.

- Yêu cầu huỷ lệnh chuyển có

- Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày / /

- Báo cáo chuyển tiền đến trong ngày / /

- Báo cáo chuyển tiền điện tử tháng năm

- Sao kê số d tài khoản chuyển tiền điện tử đến chờ xử lý tháng năm

Ngoài ra còn phát sinh một số điện thông báo và các biên bản sau :

- Điện thông báo từ chối yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có.

- Điện yêu cầu xác nhận lệnh chuyển tiền có giá trị cao.

- Điện xác nhận lệnh chuyển tiền có giá trị cao.

- Điện thông báo chấp nhận/ Từ chối lệnh chuyển tiền.

- Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử.

- Biên bản chuyển tiền(Thừa/ Thiếu/ Sai sót).

- Đề nghị huỷ lệnh chuyển tiền( dùng cho khách hàng) Các báo cáo tại Trung tâm xử lý:

- Bảng đối chiếu các chuyển tiền đi trong ngày / /

- Bảng đối chiếu các chuyển tiền đến trong ngày / /

- Bảng kê các chuyển tiền trung tâm thanh toán nhận đợc trong ngày / /

- Bảng kê các chuyển tiền trung tâm thanh toán chuyển đi trong ngày / /

- Sao kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý.

- Bảng tổng hợp đối chiếu doanh số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNo & PTNT Việt Nam trong ngày / /

- Bảng tổng hợp đối chiếu doanh số chuyển tiền đến của các đơn vị NHNo & PTNT Việt Nam trong ngày / /

Sự liên kết với các module khác :

Nếu chỉ với các dữ liệu đầu vào nh vậy thì chúng ta cha đủ các dữ kiện để kết xuất các báo cáo cho đầu ra Chính vì vậy mà có sự liên kết các module khác để kiểm tra dữ liệu cũng nh lấy dữ liệu đầu ra của các modul đó làm đầu vào của chơng trình này, và đồng thời đầu ra của chơng trình này lại là đầu vào của chơng trình khác Ví dụ nh chơng trình kế toán giao dịch Chơng trình này thực hiện giao dịch với khách hàng trực tiếp nhận lệnh chuyển tiền từ ngời phát lệnh, đầu ra của chơng trình này là các dữ liệu, các dữ liệu này đợc chuyển sang chơng trình chuyển tiền điện tử để xử lý Sau khi xử lý xong các dữ liệu đó lại đợc chuyển trả lại cho chơng trình kế toán giao dịch để xử lý trả tiền cho ngời thụ hởng (nếu là lệnh chuyển Có) hoặc sẽ thu tiền từ ngời nhận lệnh (nếu là lệnh chuyển Nợ).

Mục đích của bài toán :

Xây dựng một chơng trình cho phép thực hiện và quản lý một chu trình khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ chuyển tiền điện tử trong NHNo & PTNT Việt Nam

Lu ý: Do chơng trình này khi xây dựng độc lập nên không lấy dữ liệu từ chơng trình giao dịch với khách hàng nên để đảm bảo thực hiện đợc hết các chức năng của chơng trình ta phải thực hiện thêm bớc nhập dữ liệu.

Khảo sát thực tế

Một số thuật ngữ dùng trong chuyển tiền điện tử

Là tổ chức hoặc cá nhân gửi lệnh chuyển tiền đến ngân hàng để thực hiện việc chuyển tiền điện tử.

Là tổ chức hoặc cá nhân đợc thụ hởng khoản tiền (nếu là lệnh chuyển Có) là tổ chức hoặc cá nhân phải trả tiền (Nếu là lệnh chuyển Nợ).

Là ngân hàng trực tiếp nhận lệnh chuyển tiền từ ngời phát lệnh để thực hiện lệnh chuyển tiền đó.

Là ngân hàng đợc xác định trên lệnh chuyển tiền sẽ trả cho ngời thụ hởng (nếu là lệnh chuyển Có) hoặc sẽ thu tiền từ ng- ời nhận lệnh (nếu là lệnh chuyển Nợ )

Là ngân hàng nằm trung gian chuyển tiền giữa ngân hàng A và ngân hàng B Tuỳ từng khoản chuyển tiền điện tử mà có thể có một hoặc một số ngân hàng trung gian

Là ngân hàng A hoặc ngân hàng trung gian gửi lệnh chuyển tiền tới một ngân hàng tiếp theo để thực hiện lệnh chuyển tiền của ngời phát lệnh

Là ngân hàng trung gian hoặc ngân hàng B nhận đợc lệnh chuyển tiền từ ngân hàng gửi lệnh chuyển đến để thực hiện lệnh chuyển tiền của ngời phát lệnh.

Là một chỉ định của ngời phát lệnh đối với ngân hàng dới dạng chứng từ kế toán nhằm thực hiện việc chuyển tiền điện tử Lệnh có thể là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử.

Là lệnh chuyển tiền của ngời phát lệnh nhằm ghi nợ của ngời nhận có tài khoản tại ngân hàng B một số tiền xác định và ghi Có cho tài khoản của ngời phát lệnh tại ngân hàng A về số tiền đó

Là lệnh chuyển tiền của ngời phát lệnh nhằm ghi nợ tài khoản của ngời phát lệnh tại ngân hàng A một số tiền xác định và ghi Có cho tài khoản của ngời nhận lệnh tại ngân hàng B về số tiền đó.

- Lệnh chuyển tiền giá trị cao:

Là lệnh chuyển tiền có số tiền bằng hoặc lớn hơn mức quy định của tổng giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam.

- Lệnh chuyển tiền giá trị thấp :

Là lệnh chuyển tiền có số tiền dới mức quy định của tổng giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam.

Là lệnh chuyển tiền Có mà khách hàng yêu cầu chuyển ngay không phụ thuộc vào giá trị cao hay thấp.

Là hình thức thể hiện nội dung của lệnh chuyển tiền hay thông báo về chuyển tiền điện tử và đợc truyền qua mạng máy tính giữa các ngân hàng thay cho việc chuyển chứng từ hoặc các hình thức thông báo khác liên quan đến chuyển tiền điện tử.

Là thủ tục quy định giữa các ngân hàng nhằm xác định rằng lệnh chuyển tiền hoặc thông báo đã đợc chuyển tới đúng NHB và thông tin không bị thay đổi trên đờng truyền

- Thực hiện lệnh chyển tiền:

Là quá trình thực hiện hoàn tất một lệnh chuyển tiền từ NHA đến NHB bao gồm việc thực hiện các bút toán của các ngân hàng có liên quan đến lệnh chuyển tiền.

Gồm thời gian thực hiện quy định và thời gian thực hiện thực tÕ

Thời gain thực hiện quy định là thời gian quy định theo chế độ cho việc thực hiện một lệnh chuyển tiền, bắt đầu từ khi NHA nhận đợc lệnh chuyển tiền đến khi NHB thực hiện xong lệnh chuyển tiền đó

Thời gian thực hiện thực tế là thời gian thực tế đã sử dụng để thực hiện một lệnh chuyển tiền.

- Chấp nhận lệnh chuyển tiền:

Một lệnh chuyển tiền đợc coi là chấp nhận trong các trờng hợp sau

Khi NH nhận lệnh (trừ NHB) chấp nhận lệnh chuyển tiền để thực hiện, chuyển tiếp hoặc trong phạm vi thời gian chấp nhận quy định Ngân hàng nhận lệnh không tra soát hoặc trả lại ngân hàng gửi lệnh.

NHB chấp nhận lệnh chuyển tiền khi đã hạch toán vào tài khoản của ngời nhận lệnh hoặc đã thông baó cho ngời nhận lệnh mà không kèm theo một thông báo từ chối, hoặc trong phạm vi thời gian chấp nhận qui định NHB không thông báo từ chối hoặc tra soát lại Ngân hàng gửi lệnh chuyển tiền.

Chữ ký điện tử là mã khoá bảo mật đợc xác định riêng cho từng cá nhân chứng thực quyền hạn trách nhiệm và chức năng nhiệm vụ theo quy định Khi một cá nhân ghi chữ ký điện tử của mình lên chứng từ điện tử thì chữ ký đó có giá trị nh chữ ký tay bằng bút mực trên chứng từ giấy ở trong chơng trình này em đã đơn giản hoá, với mỗi nhân viên trong đơn vị mà tham gia chơng trình chuyển tiền điện tử đều đợc phân quyền hạn và trách nhiệm riêng đó là: kế toán giao dịch (mật khẩu để vào chơng trình là KTGD), Kế toán chuyển tiền (mật khẩu vào chơng trình là KTCT) và ngời kiểm soát (mật khẩu là NKS) Mỗi nhân viên đó có một chữ ký riêng (ký hiệu riêng) hay còn gọi là mật mã Mật mã đó nhân viên có thể thay đổi lại để bảo đảm an toàn Đồng thời chơng trình tự động kiểm tra chữ ký của các kế toán đó sau mỗi bớc, nếu đúng mới đợc thực hiện bớc tiếp theo, nếu sai sẽ đợc xử lý theo quy định.

Là một dãy sêri chữ và số cấp phát cho mỗi lệnh chuyển tiền.

Số lệnh chuyển tiền đợc theo dõi theo từng ngân hàng thành viên, theo từng lệnh chuyển Nợ, chuyển Có, lệnh huỷ Mỗi đơn vị chuyển tiền đợc Trung tâm thanh toán cấp phát một sêri sử dụng riêng (Để đảm bảo đợc tính liên tục của sêri lệnh chuyển tiền nên khi có lệnh chuyển tiền bị huỷ thì phải lu lại số lệnh chuyển đó để sau dùng lại).

- Ngời kiểm soát chyển tiền:

Là trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền thực hiện chức năng kiểm soát phần hành nghiệp vụ cụ thể theo quy định.

2/Các bên tham gia trong chuyển tiền điện tử:

- Đơn vị chuyển tiền: Là các chi nhánh NHNo & PTNT Việt Nam tham gia chuyển tiền điện tử

Phạm vi áp dụng

Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử có quy định trình tự trình tự xử lý kiểm soát, hạch toán kế toán các chuyển tiền thanh toán trong hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam và áp dụng với các chuyển Có, chuyển Nợ có uỷ quyền bằng tiền đồng Việt Nam.

Quy định các loại Lệnh chuyển tiền

- Đối với khách hàng: Để thực hiện chuyển tiền Nợ các bên khách hàng phải ký hợp đồng chuyển Nợ và thông báo bằng văn bản cho các Ngân hàng liên quan làm cơ sở chấp nhận chuyển tiền cho khách hàng.

- Đối với các chuyển tiền thanh toán trong nội bộ ngân hàng đớc mặc nhiên coi là chuyển tiền có uỷ quyền nh báo Nợ thanh toán séc chuyển tiền, th tín dụng, séc bảo chi, thanh toán thẻ do NHNo & PTNT Việt Nam phát hành. trung t©m

- Chuyển tiền giá trị cao là chuyển tiền có giá trị từ 500.000.000 đồng trở lên Chuyển tiền giá trị cao yêu cầu phải có xác nhận của NHA trớc khi NHB thanh toán cho khách hàng Mức giá trị cao đó có thể thay đổi tuỳ theo tình hình thùc tÕ.

- Chuyển tiền khẩn là chuyển tiền Có mà khách hàng yêu cầu chuyển tiền ngay mà không phụ thuộc vào chuyển tiền cao hay thấp Nên khi nhận đợc chuyển tiền giá trị cao các chi nhánh phải u tiên xử lý ngay.

Thời điểm khống chế chuyển tiền điện tử

- Thời điểm ngừng nhận các chứng từ chuyển tiền trong ngày của các khách hàng là 15h các ngày làm việc Các chi nhánh nhận các chứng từ của khách hàng cho đến 15h và phải xử lý chuyển ngay trong ngày, còn các chứng từ nhận sau thời điểm này sẽ đợc xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.

- Thời điểm ngừng chuyển tiền đi trong ngày của các NHA là 15h30 của ngày làm việc.

- Thời điểm ngừng nhận chuyển tiền đến trong ngày của các NHB là 16h của ngày làm việc.

- Thời điểm TTTT thực hiện đối chiếu số liệu chuyển tiền cho các NHA và NHB là 16h đến 16h30

- Thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày là 16h30 của ngày làm việc.

Quy trình nghiệp vụ ctdt

Sơ đồ chuyển tiền điện tử:

NHA NHB trung tâm thanh toán Ngân hàng trung gian Ngân hàng trung gian

(1): NHA truyền dữ liệu thanh toán điện tử tới trung tâm thanh toán.

(2): Sau khi kiểm soát, Trung Tâm Thanh Toán truyền tiếp về ngân hàng nhận để ngân hàng thanh toán với khách hàng. truyền tập tin tổng hợp đi, đến cuối ngày.

Ngoài ra trong nhiều trờng hợp, tuỳ thuộc vào từng khoản chuyển tiền điện tử mà có thể có một hoặc một số ngân hàng trung gian, chuyển tiền giữa NHA và NHB Khi đó sơ đồ chuyển tiền điện tử nh sau:

Cô thÓ: a/ Tại ngân hàng A

Khách hàng: Khi có nhu cầu chuyển tiền điện tử nộp vào ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản các chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử Kế toán giao dịch nhận chứng từ của khách hàng chuyển vào

 Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của việc lập chứng từ, chứng từ có thể bằng giấy hoặc có thể là chứng từ điện tử Đối với chứng từ kế toán giao dịch phải kiểm tra:

- Kiểm tra tính hợp pháp , hợp lệ của việc lập chứng từ

- Kiểm tra xem chứng từ có lập đúng mẫu qui định, dấu, chữ ký trên chứng từ đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng (nếu là chứng từ giấy).

- Nếu là chứng từ điện tử thì phải kiểm tra theo đúng mẫu qui định, đầy đủ các yếu tố và phải có đầy đủ chữ ký điện tử của ngời liên quan.

- Kiểm tra số d tài khoản tiền gửi của khách hàng xem có đủ để thực hiện chuyển tiền điện tử

- Kiểm tra uỷ quyền chuyển nợ đối với chuyển tiền Nợ.

 Nhập vào chơng trình chuyển tiền điện tử ( tạo dữ liệu gốc chuyển tiền gồm các yếu tố nh: mã chứng từ và loại nghiệp vụ, ngời phát lệnh và ngời nhận lệnh, Ngân hàng phục vụ ngời phát lệnh và ngân hàng phục vụ ngời nhận lệnh, nội dung và sè tiÒn

 Kiểm soát lại thông tin đã nhập và ký lên chứng từ giấy( hoặc chứng từ điện tử in ra) và ký lên chứng từ điện tử.

 Nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ chuyển kiểm soát duyệt, kế toán hạch toán vào tài khoản thích hợp, ghi số bút toán lên góc trên, bên phải chứng từ chuyển tiền Nếu chứng từ sai sót trả lại khách hàng và yêu cầu nhập lai

 Nhận chứng từ (chứng từ gốc hoặc chứng từ giấy in ra) và dữ liệu chuyển qua mạng.

 Nhập lại số bút toán, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch Kiểm tra bằng chơng trình và kiểm tra chứng từ.

 Xác định loại lệnh chuyển tiền ( là chuyển tiền cao, thấp hoặc chuyển tiền giá trị cao) để có xử lý cho phù hợp.

 Lập lệnh chuyển tiền căn cứ vào chứng từ chuyển tiền, kế toán chuyển bổ xung các yếu tố còn lại để hoàn chỉnh một lệnh chuyển tiền trên cơ sở kế toán giao dịch đã nhập nh số lệnh, ngày lập lênh Sau đó ký chữ ký vào chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra), ký chữ ký điện tử vào lệnh chuyển tiền.

 In một liên lệnh chuyển tiền (có chữ ký) kẹp vào chứng từ gốc.

 Truyền toàn bộ dữ liệu và chứng từ gốc cho ngời kiểm soát.

 Kiểm soát các dữ liệu của lệnh chuyển tiền (kiểm tra bằng mắt và kết hợp với chơng trình đảm bảo dữ liệu đã nhập đầy đủ chính xác và khớp đúng)

 Kiểm tra chứng từ gốc, kiểm tra chữ ký kế toán giao dịch và kế toán chuyển tiền.

 Sau khi kiểm tra nếu có sai sót chuyển lại cho kế toán giao dịch và kế toán chuyển tiền xử lý, nếu đúng ký chữ ký điện tử vào lệnh và chuyển đi b/Tại trung tâm thanh toán:

Nhận đợc lệnh chuyển tiền từ ngân hàng A gửi đến, TTTT sử dụng mật mã vào chơng trình để kiểm tra tính hợp pháp và tính đúng đắn của lệnh chuyển tiền Các lệnh chuyển tiền sau khi kiểm soát đúng sẽ đợc tự động tính và ghi chữ ký điện tử và truyền đi các ngân hàng B có liên quan toàn bộ quá trình tiếp nhận, hạch toán, truyền dẫn lệnh và lu trữ dữ liệu của trung tâm thanh toán đợc xử lý tự động theo chơng trình máy tính. c/ Tại ngân hàng B.

Nhận đợc lệnh chuyển tiền của ngân hàng A qua trung tâm thanh toán, ngời kiểm soát vào chơng trình kiểm tra chữ ký điện tử để kiểm tra tính chính xác của lệnh chuyển tiền sau đó truyền cho kế toán chuyển tiền xử lý tiếp.

 Kế toán chuyển tiền in 3 liên lệnh chuyển tiền đến (trờng hợp thanh toán chuyển tiếp in 4 liên).

 Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đến,kiểm tra ngân hàng đến, kiểm tra nội dung có gì nghi vấn không.

 Kiểm soát xong ký vào các lệnh chuyển tiền bằng giấy, lấy chữ ký kiểm soát lên lệnh chuyển tiền sau đó chuyển xuống cho kế toán giao dịch xử lý tiếp.

 Kiểm soát tên, tài khoản khách hàng, kiểm tra uỷ quyền chuyển nợ đối với lệnh chuyển nợ.

 Ký trên chứng từ và hạch toán vào tài khoản thích hợp.

Xử lý các nghiệp vụ chuyển tiền

a/ Trờng hợp chuyển tiền giá trị cao:

Khi kiểm soát chuyển lệnh chuyển tiền giá trị cao đến, chuyển tiền viên sẽ tạo điện yêu cầu xác nhận chuyển tiền có giá trị cao sau đó chuyển cho ngời kiểm soát Ngời kiểm soát duyệt và sẽ gửi điện yêu cầu xác nhận cho NHA (có đi qua Trung tâm thanh toán)

Khi ngân hàng A nhận đợc điện yêu cầu xác nhận, sau khi ngời kiểm soát đã kiểm soát và chuyển cho Kế toán chuyển tiền, Kế toán chuyển tiền phải in điện, kiểm soát và đối chiếu với lệnh chuyển tiền giá trị cao đã gửi đi Nếu đúng thì tạo Điện xác nhận lệnh chuyển tiền giá trị cao và chuyển điện in ra và dữ liệu trên máy cho ngời kiểm soát.Ngời kiểm soát kiểm soát nếu đúng thì ghi chữ ký điện tử lên điện xác nhận và truyền ngay cho NHB (thông qua TTTT).

Khi nhận Điện xác nhận lệnh chuyển tiền giá trị cao của NHA (đã qua kiểm soát của ngời kiểm soát) kế toán chuyển tiền in điện xác nhận và gửi kèm với lệnh chuyển tiền có giá trị cao trả cho khách hàng. Đối với các lệnh chuyển tiền giá trị cao TTTT tự động thống kê lại để kiểm soát.

Chú ý điện yêu cầu xác nhận và điện trả lời xác nhận phải lu kèm theo lệnh chuyển tiền giá trị cao và phải có đầy đủ chữ ký của kế toán chuyển tiền và ngời kiểm soát. b/ Trờng hợp NHB từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền:

Trong trờng hợp chuyển Nợ của khách hàng, nếu đó là lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền hợp lệ và tài khoản ngời nhận đủ khả năng thanh toán thì NHB gửi Điện thông báo chấp nhận chuyển Nợ cho NHA và thông báo ngay cho khách hàng.

Nếu là lệnh chyển Nợ có uỷ quyền hợp lệ nhng khách hàng không đủ khả năng thanh toán, NHB phải thông báo ngay cho khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện lệnh chuyển tiền trong phạm vi thời gian quy định (tối đa là 24 h kể từ khi nhận đợc lệnh chuyển Nợ) Trong phạm vi thời gian đó nếu khách hàng nộp đủ số tiền thì thực hiện lệnh chuyÓn tiÒn.

Nếu sau thời gian chấp nhận quy định mà khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện lệnh chuển Nợ thì NHB lập Điện thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền và lập Lệnh chuyển Nợ gửi cho NHA.

Khi NHA nhận đợc Thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền có ghi rõ lý ro từ chối và lệnh chuyển tiền của

NHB (trả lại NHA số tiền từ chối), NHA phải kiểm soát chặt chẽ nếu hợp lệ thì gửi Thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền cho khách hàng. c/ Trờng hợp chuyển khẩn:

Khi nhận đợc lệnh chyển tiền khẩn thì NHA và NHB phải u tiên thực hiện ngay cho khách hàng không chờ xử lý theo lô. Trờng hợp có nhiều lệnh chuyển khẩn cùng đến một lúc thì trật tự u tiên sẽ đợc xắp xếp theo thứ tự thời gian nhận lệnh, lệnh nào đến trớc thì u tiên xử lý trớc. d/ Trờng hợp sự cố khi truyền tin.

Nếu do sự cố kỹ thuật truyền tin mà sau 13 h30 trong ngày (thời điểm ngừng chuyển) các lệnh chuyển tiền không đợc gửi đi thì NHA phải thông báo ngay cho khách hàng nếu có thể về tình trạng của lệnh chuyển tiền cha đi đợc và lập

Biên bản sự cố kỹ thuật trong chyển tiền điện tử

Nếu khách hàng yêu cầu trả lại chứng từ chuyển tiền thì ngời kiểm soát, kế toán chuyển tiền, kế toán giao dịch phải thực hiện thoái duyệt lệnh chuyển đi và trả lại chứng từ cho khách hàng.

Nếu khách hàng không yêu cầu trả lại thì NHA thoái duyệt lệnh chuyển tiền và nhập sổ theo dõi Đến ngày làm việc sau, khi đã xử lý xong sự cố thì sẽ xuất sổ theo dõi và lập lệnh chuyển tiền ngay cho khách hàng.

Tại TTTT nếu lệnh chuyển tiền sai sót do sự cố kỹ thuật thì TTTT đợc huỷ lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu NHA gửi lại lênh chuyển tiền đúng để thay thế Trờng hợp TTTT đã nhận đợc lệnh chuyển tiền từ NHA nhng không thể truyền cho NHB liên quan ngay trong ngày thì lập biên bản sự cố kỹ thuật và sang ngày làm việc tiếp theo sau khi đã khắc phục xong sự cố thì truyền tiếp lệnh chuyển tiền đến NHB.

Kiểm soát đối chiếu

Chú ý là toàn bộ doanh số chuyển tiền điện tử phát sinh hàng ngày giữa các chi nhánh phải đợc TTTT đối chiếu và khớp đúng cả về tổng số và chi tiết và thực hiện ngay trong từng ngày riêng rẽ Nếu do sự cố kỹ thuật không đối chiếu đợc trong ngày thì đối chiếu vào ngày tiếp theo nhng phải tuân thủ theo ngày phát sinh chuyển tiền.

Ngay sau 15 h30 (thời điểm ngừng chyển lệnh chuyển tiền đi trong ngày) các đơn vị phải lập và gửi Báo cáo chyển tiền đi trong ngày về TTTT Ngay sau thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền đến trong ngày (16h) các đơn vị phải lập và gửi Báo cáo nhận chuyển tiền đến trong ngày về TTTT Việc lập và gửi báo cáo lệnh chuyển tiền đi và đến phải lập ngay trong ngày phát sinh (trừ trờng hợp sự cố ) và mỗi báo cáo phải lập cho một ngày không đợc lập nhiều ngày trên một báo cáo.

Khi nhận đợc báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử, TTTT thực hiện đối chiếu dữ liệu của đơn vị chuyển tiền với dữ liệu tại TTTT ( việc đối chiếu là tự động) Khi đã đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày thì TTTT lập Bảng đối chiếu chuyển tiền đi (BĐCCTĐI) và Bảng đối chiếu chuyển tiền đến (BĐCCTĐÊN) Đồng thời đối chiếu với đơn vị nào thì truyền ngay cho đơn vị đó BĐCCTĐI và BĐCCTĐÊN để xác nhận lại với đơn vị chuyển tiền.

Khi các đơn vị nhận dữ liệu đối chiếu từ TTTT gồm BĐCCTĐI và BĐCCTĐÊN thì các đơn vị phải đối chiếu số liệu trên đó với các lệnh chuyển tiền đi và các lệnh chuyển tiền đến, các báo cáo chuyển tiền đi và các báo cáo chuyển tiền đến trong ngày Nếu số liệu khớp đúng mới đợc phép lu trữ.

Trong quá trình đối chiếu, tại các đơn vị có thể xẩy ra các sai sót nh thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền, các yếu tố trên lệnh không khớp đúng, sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin thì các đơn vị chuyển tiền phải tiến hành tra soát hoặc trả lời tra soát ngay TTTT để xác định nguyên nhân để có biện pháp xử lý Nếu là thừa hoặc thiếu Lệnh chuyển tiền hoặc sai yếu tố trên Lệnh thì cần kiểm tra các lệnh chuyển tiền đã gửi đi hoặc nhận đợc, kiểm tra lập báo cáo chuyển tiền trong ngày. Nếu xác định Lênh chuyển tiền không phải cho ngân hàng mình hoặc lệnh chuyển tiền bị thất lạc thì báo ngay cho TTTT xử lý

Tại TTTT nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai các yếu tố thì phải tiến hành tra soát ngay các đơn vị và kiểm tra các lệnh chuyển tiền đã nhận và gửi đi trong ngày đồng thời tiến hành rà soát các khâu xử lý để xác định nguyên nhân Nếu phát hiện các Lệnh chuyển tiền giả mạo hoặc nghi giả mạo phải thông báo ngay cho các Ngân hàng liên quan và áp dụng các biện pháp phòng ngừa cần thiết để đảm bảo an toàn tài sản.

Điều chỉnh sai sót

Điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền để đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa NHA, NHB và TTTT Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay không gây chậm trễ tới công tác thanh toán Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc.

Sai sót tại NHA có thể là: sai sót trớc khi chuyển tiền điện tử hoặc là sai sót sau khi chuyển tiền. a/ §èi víi sai sãt tríc khi chuyÓn tiÒn:

Nếu sai sót của Lệnh chuyển tiền đợc phát hiện ngay trong quá trình lập và ngời kiểm soát cha ký chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán có thể sửa lại cho đúng (sai sót tại phần công việc của kế toán nào thì kế toán đó sửa lại cho đúng) Còn nếu sai sót đợc phát hiện sai khi kế toán kiểm soát đã ký vào nhng cha chuyển đi thì phải lập biên bản huỷ bỏ lệnh chuyển tiền sai (ghi rõ ngày, giờ huỷ lệnh chuyển tiền ) và trong đó phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả ba kế toán: kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền và ngời kiểm soát, sau đó sẽ lập lệnh chuyển tiền đúng và gửi đi. b/ Trờng hợp sai sót phát hiện sau khi chuyển tiền:

Nếu sai sót phát hiện sau khi đã truyền Lệnh chuyển tiền đi có thể là sai thiếu, sai thừa, sai ngợc vế hoặc các sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát đối chiếu

- Trờng hợp sai thiếu: (tức là số tiền trên lệnh chuyển tiền nhỏ hơn số tiền trên chứng từ gốc chuyển tiền)

NHA phải căn cứ biên bản chuyển tiền thiếu và lập

Lệnh chuyển tiền bổ xung và gửi tiếp cho NHB

Khi nhận đợc Lệnh chuyển tiền bổ sung Lệnh chuyển tiền thiếu của NHA thì NHB phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu với Lệnh chuyển tiền bổ sung.

Ngợc lại nếu sai thừa (số tiền trên Lệnh chuyển tiền nhỏ hơn số tiền trên chứng từ gốc) thì NHA phải lập Yêu cầu huỷ

Lệnh chuyển Có (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc lập Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ ( nếu là lệnh chuyển Nợ).

Nếu NHB phát hiện trớc khi hạch toán vào tài khoản khách hàng tức là NHB nhận đợc thông báo hoặc tra soát của

NHA về chuyển tiền thừa trớc khi nhận đợc lệnh chuyển tiền thì khi nhận đợc Lệnh chuyển tiền đến NHB kiểm soát, đối chiếu với thông báo nhận đợc Sau đó NHB căn cứ Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có hoàn trả lại

NHA số tiền thừa (nếu là lệnh chuyển Có) hoặc gửi Thông báo chấp nhận Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ (nếu là lệnh chuyển Nợ sai thừa).

Nếu NHB phát hiện sau khi đã trả tiền cho khách hàng (tức là nhận đợc thông báo của NHA sau khi đã trả tiền cho khách hàng.

Trờng hợp tài khoản khách hàng có đủ số d thì căn cứ Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có, NHB lập lệnh chuyển có để chuyển trả NHA số tiền thừa và gửi thông báo cho khách hàng biết.

Trờng hợp tài khoản khách hàng không có đủ số d để thu hồi thì NHB yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu huỷ Nếu khách hàng nộp đủ số tiền thì NHB lập Lệnh nh trên Còn nếu chỉ thu hồi từ khách hàng một phần số tiền chuyển sai thì NHB lập thông báo từ chối một phần Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có và lập Lệnh chuyển Có số tiền đã thu hồi đợc Nếu khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định đợc tung tích thì NHB phối hợp với các cơ quan chức năng tìm mọi biện pháp để thu hồi tiền, nếu vẫn không đợc thì NHB lập Thông báo từ chối Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có

- Trờng hợp NHB từ chối Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có thì NHA phải lập hội đồng xử lý theo quy định hiện hành, xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sãt.

- Trờng hợp sai ngợc vế:

- Khi phát hiện ra sai sót, NHA Điện tra soát NHB và đồng thời lập biên bản chuyển tiền sai Căn cứ biên bản lập

Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ (đối với lệnh chuyển Có bị sai ngợc vế) hoặc Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (đối với lệnh chuyển Nợ bị sai ngợc vế) để huỷ toàn bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngợc vế.

- Đối với NHB nếu phát hiện trớc khi trả tiền cho khách thì NHB gửi thông báo chấp nhận Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ (đối với lệnh chuyển Nợ sai) hoặc lập Lệnh chuyển Có trả cho NHA (đối với lệnh chuyển Có sai).

Nếu NHB nhận đợc điện tra soát của NHA sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì NHB phải thực hiện qua một bớc là thu hồi tiền từ khách hàng Nếu thu hồi đợc thì thực hiện nh trên còn nếu không thì lập Thông báo từ chối Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có

- Khi nhận thông báo chấp nhận Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ hoặc Lệnh chuyển Có (chuyển trả số tiền NHA chuyển sai) của NHB, NHA lập Lệnh chuyển tiền đúng gửi cho NHB Còn nếu nhận đợc thông báo từ chối Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có của NHB thì NHA phải lập Hội đồng xử lý để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây sai sót.

- Đối với một số sai sót khác:

- Đối với một số sai sót khác nh sai tên, số hiệu tài khoản, ký hiệu chứng từ (các sai sót không thuộc yếu tố kiểm soát). Khi nhận đợc điện tra soát của NHB, NHA phải trả lời ngay tra soát nhng phải bảo đảm thanh toán cho khách hàng một cách nhanh chãng.

- Trờng hợp TTTT phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót và yêu cầu NHA gửi lại thì NHA phải lập Biên bản huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai (trong ghi rõ ngày, giờ huỷ, lý do huỷ và phải có đầy đủ chữ ký của ngời kiểm soát, kế toán chuyển tiền và kế toán giao dịch).

Trờng hợp huỷ lệnh chuyển tiền

Lệnh chuyển tiền có thể huỷ có thể là do khách hàng yêu cầu hoặc có thể do bản thân NHNo & PTNT Việt Nam gây sai sãt. a/ Huỷ Lệnh chuyển tiền do ngân hàng gây sai sót.

Các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam chỉ đợc huỷ Lệnh chuyển tiền trong trờng hợp lập Lệnh chuyển tiền sai và phải tuân theo nguyên tắc sau:

- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ đợc huỷ khi đơn vị NHNo & PTNT Việt Nam phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền đi (NHA) cha trả tiền cho khách hàng theo Lệnh sai đó hoặc trả rồi nhng đã thu hồi lại đợc.

- Lệnh chuyển có chỉ đợc huỷ khi đơn vị NHNo & PTNTViệt Nam tiếp nhận chuyển tiền đến (NHB) cha trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc đã trả nhng đã thu hồi lại đợc. b/ Huỷ lệnh chuyển tiền do khách hàng yêu cầu:

Lệnh chuyển tiền do khách hàng yêu cầu chỉ đợc huỷ khi có đủ điều kiện sau:

Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ đợc huỷ khi khách hàng đã trả lại số tiền đợc hởng cho chi nhánh NHNo & PTNT Việt Nam, nơi phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền đi (NHA).

Lệnh chuyển Có chỉ đợc huỷ khi chi nhánh NHNo & PTNT Việt Nam tiếp nhận Lệnh chuyển tiền đến (NHB) cha ghi Có vào tài khoản của khách hàng, hoặc đã ghi Có vào tài khoản khách hàng nhng đợc khách hàng trả lại.

Khi nhận đợc Đề nghị huỷ Lệnh chuyển tiền do khách hàng lập thì kế toán chuyển tiền phải kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu với Lệnh chuyển tiền mà yêu cầu huỷ Nếu không hợp lệ thì trả cho khách hàng còn nếu hợp lệ thì xử lý nh sau:

Huỷ một Lệnh chuyển tiền cha đợc thực hiện hoặc cha gửi đi:

- NHA gửi cho khách hàng thông báo chấp nhận đề nghị huỷ và không thực hiện Lệnh chuyển tiền đó đồng thời gửi

Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (nếu là Lệnh chuyển Có) hoặc Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ (nếu là Lệnh chuyển Nợ)

- Khi NHB nhận đợc phải kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu huỷ (hoặc Lệnh huỷ) và đối chiếu yêu cầu huỷ (hoặc Lệnh huỷ) với Lệnh chuyển tiền đã nhận đợc Nếu đúng thì NHB căn cứ yêu cầu đó để lập Lệnh chuyển Có trả lại cho NHA (tr- ờng hợp huỷ Lệnh chuyển Có), hoặc gửi thông báo chấp nhậnLệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ (trờng hợp huỷ Lệnh chuyển Nợ).

Huỷ một Lệnh chuyển tiền đã đợc thực hiện:

- Đối với đề nghị huỷ Lệnh chuyển Có:

Căn cứ đề nghị huỷ Lệnh chuyển Có của khách hàng, kế toán chuyển tiền lập Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có , ghi chữ ký điện tử và chuyển kiểm soát duyệt Ngời kiểm soát kiểm soát lại các yếu tố của yêu cầu huỷ vừa lập với đề nghị huỷ của khách hàng để bảo đảm sự chính xác và khớp đúng Nếu đúng ký chữ ký điện tử và gửi NHB.

Do trờng hợp Lệnh này đã đợc thực hiện nên khi có yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có, NHB phải gửi ngay thông báo đến cho khách hàng Chỉ khi khách hàng đồng ý bằng văn bản đồng thời nộp tiền mặt hoặc trích tài khoản chuyển trả thì NHB mới đợc phép thực hiện Yêu cầu huỷ và xử lý theo đúng trình tự Lệnh chyển Có Nếu nh không đợc khách hàng chấp nhận thì NHB lập thông báo từ chối yêu cầu huỷ Lệnh chuyÓn Cã

Trờng hợp NHB trả lại thì khi NHA nhận đủ số tiền do NHB hoàn trả, NHA trả lại số tiền cho khách hàng.

- Đối với đề nghị huỷ Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền:

Căn cứ Đề nghị huỷ Lệnh chuyển Nợ của khách hàng, NHA trích tài khoản của khách hàng số tiền đã ghi có trớc đây để lập Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ và chuyển cho NHB.

Khi NHB nhận đợc phải Thông báo chấp nhận lệnh huỷ cho NHA và khách hàng biết.

Báo cáo chuyển tiền điện tử

Nh trong phần đối chiếu, kiểm soát đã đề cập đến, hàng ngày đến đúng giờ quy định các đơn vị gửi các báo cáo: Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày, Báo cáo chuyển tiền đến trong ngày (báo cáo phải in ra giấy để lu lại tại đơn vị).

Khi nhận đợc báo cáo hàng ngày của các đơn vị, TTTT thực hiện đối chiếu dữ liệu chuyển tiền với dữ liệu tại TTTT (đối chiếu đợc xử lý tự động theo chơng trình)

Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu trong ngày(16h) thì TTTT phải lập ngay Bảng đối chiếu chuyển tiền đi (BĐCCTĐI) và Bảng đối chiếu chuyển tiền đến (BĐCCTĐÊN) theo từng đơn vị chuyển tiền và truyền ngay BĐCCTĐI và BĐCCTĐÊN ngay cho đơn vị đó để xác nhận lại với các đơn vị chuyển tiền điện tử.

Khi nhận dữ liệu đối chiếu từ TTTT truyền về gồm hai bảng trên, các đơn vị phải đối chiếu số liệu trên đó với các lệnh chuyển tiền đi, các lệnh chuyển tiền đến Nếu khớp đúng mới đợc phép lu trữ, nếu sai phải xử lý tuỳ theo từng tr- ờng hợp. b/ Báo cáo tháng: Định kỳ hàng tháng các đơn vị chuyển tiền phải lập gửi báo cáo chuyển tiền tháng gồm số d đầu tháng, doanh số phát sinh trong tháng, số d cuối tháng Báo cáo phải có đầy đủ chữ ký theo quy định Báo cáo phải gửi chậm nhất là ngày 5 tháng sau (nếu sự cố thì gửi đĩa mềm hoặc in ra giấy)

Khi nhận đợc báo cáo của các đơn vị, TTTT phải kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên báo cáo với dữ liệu tại TTTT Nếu khớp đúng thì lu trữ theo quy định còn nếu xẩy ra sai sót thì phải tra soát ngay đơn vị trả tiền có liên quan để xác định nguyên nhân và có xử lý kịp thời. c/ Báo cáo năm:

Cuối năm vào ngày 31/12 các đơn vị chuyển tiền phải xử lý xong các lệnh chuyển tiền trong năm và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày, tháng, năm để đảm bảo số liệi đợc khớp đúng.

Sang ngày làm việc đầu tiên của năm mới các đơn vị chuyển tiền và TTTT phải chuyển số d (đến cuối ngày 31/12) của các tài khoản chuyển tiền năm nay sang tài khoản chuyển tiÒn n¨m tríc.

Các biểu mẫu

Dới đây là một vài mẫu báo cáo điển hình hay dùng nhÊt.

Có các loại Lệnh chuyển tiền sau Lệnh chuyển Có, Lệnh chuyển Nợ, Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ

Lệnh chuyển tiền đợc lập bởi các kế tóan chuyển tiền.Khi nhận các chứng từ gốc hoặc chứng từ giấy in ra và dữ liệu truyền qua mạng từ các kế toán giao dịch, căn cứ vào đóCT_viên bổ sung thêm một số yếu tố nữa để hoàn chỉnh lệnh chuyển tiền (phải ký chữ ký điện tử vào Lệnh chuyển tiền) Lệnh chuyển tiền đợc lập riêng cho từng chứng từ chuyển tiền Sau khi hoàn tất Lệnh chuyển tiền, CT_viên phải in một liên Lệnh chuyển tiền lu kèm chứng từ gốc.

Nếu là Lệnh chuyển tiền đến, sau khi qua NK_duyệt kiểm soát, Kế toán chuyển tiền sẽ in 3 liên Lệnh chuyển tiền đến Một liên Lệnh chuyển tiền hạch toán Nợ_Có, đóng vào nhật ký chứng từ, một liên lu kèm báo cáo chuyển tiền trong ngày, một liên dùng làm báo Nợ, báo Có cho khách hàng.

Một Lệnh chuyển tiền hoàn chỉnh phải có đầy đủ các yÕu tè sau:

 Tên Lệnh chuyển tiền (Nợ, Có, Huỷ)

 Số lệnh chuyển tiền (theo một sêri đối với từng đơn vị chuyển tiền và do TTTT cấp.

 Tên ngân hàng gửi lệnh, mã ngân hàng, tài khoản của ngân hàng

 Tên ngân hàng nhận lệnh, mã ngân hàng, tài khoản của ngân hàng.

 Địa chỉ/Số CMND ngời gửi lênh.

 Tài khoản ngời gửi Lệnh (nếu là hàng vãng lai không có tài khoản tại Ngân hàng thì để trống).

 Tại ngân hàng và mã ngân hàng.

 Địa chỉ/Số CMND ngời nhận lênh.

 Tài khoản ngời nhận Lệnh (nếu là hàng vãng lai không có tài khoản tại Ngân hàng thì để trống).

 Tại ngân hàng và mã ngân hàng.

 Chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền và ngời kiểm soátSau đây là mẫu điển hình:

Số lệnh Ngày lập lệnh / ./ Mã chứng từ và loại nghiệp vụ

Ngân hàng gửi lệnh .Mã NH TKNợ Ngân hàng nhận lệnh .Mã NH TKCó .

Ng ời phát lệnh . Địa chỉ/ số CMND Tài khoản Tại Ngân hàng Mã NH

Ng ời nhận lệnh Địa chỉ/ số CMND Tài khoản Tại Ngân hàng Mã NH Néi dung

Số tiền bằng số VN§

Số tiền bằng chữ Truyền đi lúc Ngày

Kế toán giao dịch Kế toán chuyển tiền Kiểm soát

12.2/ Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có:

Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có

Căn cứ Số .Lập ngày ./ ./

Ngân hàng gửi lệnh .Mã NH TKNợ

Ngân hàng nhận lệnh .Mã NH TKCó .

Yêu cầu huỷ số tiền

Ng êi nhËn tiÒn Địa chỉ/ số CMND

Tại Ngân hàng Mã NH

Theo Lệnh Chuyển Có Số .Lập ngày ./ ./ Số tiền Đề nghị chuyển trả lại theo địa chỉ sau: Đối với nhiều trờng hợp ví dụ khi có sai sót (sai thiếu, sai thừa, sai ngợc vế hoặc sai các yếu tố khác) hoặc do phải huỷ

Lệnh chuyển tiền (theo yêu cầu của khách hàng hoặc do bản thân NHNo & PTNT Việt Nam gây sai sót) Nếu là Lệnh chuyển có thì NHA lập Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có còn nếu là lệnh chuyển Nợ thì NHA lập Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ (nh mẫu đã nêu phần trên)

Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Cóđợc lập theo mẫu sau:

12.3/ Điện thông báo từ chối yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có:

Với một lý do nào đó (nh đã đề cập ở phần xử lý sai sót) mà NHB không thể thực hiện hoàn trả lại Lệnh chuyển Có đó thì NHB lập Điện thông báo từ chối yêu cầu huỷ Lệnh chuyển

Cã Điện này phải có đầy đủ các yếu tố sau:

 Phụ lục số : (theo quy định trong Ngân hàng là 3b)

 ngày lập điện thông báo

 Kính gửi tên và mã ngân hàng yêu cầu huỷ Lệnh chuyÓn Cã

 Tên và mã ngân hàng từ chối.

 Số lệnh bị từ chối, ngày lập lệnh

 Địa chỉ / CMND ngời nhận tiền

 Tài khoản, tên ngân hàng, mã ngân hàng ngời đó gửi tiền từ chối Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có

Ngân hàng: (NH.từ chối) Mã NH .

Ng êi nhËn tiÒn Địa chỉ/ số CMND

Tại Ngân hàng Mã NH

Thông báo từ chối yêu cầu huỷ Lệnh Chuyển Có Số

Lập ngày ./ ./ Điện thông báo kính gửi: (Tên và mã NH gửi yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có)

 Số tiền yêu cầu huỷ

 Lý do tõ chèi huû

 ngày, giờ truyền điện thông báo

 chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền, ngời kiểm soát.

12.4/ Báo cáo chuyển tiền trong ngày:

Hàng ngày các đơn vị chuyển tiền đến giờ quy định phải lập các báo cáo sau: Báo cáo nhận chuyển tiền đi trong ngày và Báo cáo nhận chuyển tiền đến trong ngày

Mỗi báo cáo đợc lập riêng cho từng ngày, không đợc lập chung nhiều ngày trên một báo cáo Các báo cáo phải đợc truyền ngay trong ngày về TTTT trừ trờng hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật Các báo cáo này phải đợc in ra giấy để lu lại tại đơn vị.

Cụ thể các Báo cáo gồm các yếu tố sau:

 Bảng hiệu: Tên NHNo & PTNT Việt Nam

 Tên và mã ngân hàng lập báo cáo

 ngày lập lệnh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn việt nam Phụ lục số: 4 Đơn vị:

Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày

 Ký hiệu Lệnh (30-Lệnh chuyển Có, 31-Lệnh chuyển

Nợ, 32-Huỷ lệnh chuyển tiền)

 Mã ngân hàng B (là NH nhận lệnh)

 Doanh số phát sinh (Bên nợ bên Có)

 Ngày, giờ truyền (hoặc nhận)

 chữ ký kế toán chuyển tiền và của ngời kiểm soát

Các lệnh đợc xắp xếp theo trình tự Lệnh chuyển đi(đến) ,lệnh huỷ Có cộng tổng phát sinh chuyển tiền trong ngày, luỹ kế tháng, luỹ kế năm.

MÉu nh sau: ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn việt nam Phụ lục số: 4

I/ Lệnh chuyển tiền gửi đi trong ngày:

Céng (I) II/ Cộng phát sinh chuyển tiền đi trong ngày:

12.6/ Báo cáo chuyển tiền điện tử tháng, năm.

Tơng tự cuối tháng, cuối năm các đơn vị cũng phải thực hiện lập các báo cáo theo mẫu sau: số hiệu tài khoản

Số d Đầu tháng Doanh số tháng số d cuối tháng nợ Có nợ có nợ có

II/ Môi trờng và công cụ Để giải quyết bài toán chuyển tiền điện tử thì có nhiều cách và công cụ Nhng quy thực tế em nhận thấy môi trờng và công cụ ở đây là phù hợp hơn hẳn

Giao diện của chơng trình đợc viết bằng Visual Basic. Việc sử dung Visual Basic for Windows đã áp dụng triệt để thành tựu của khoa học hiện đại, cụ thể là:

- Visual Basic cho phép liên lạc giữa các phòng chức năng trở nên dễ dàng, đáp ứng nhu cầu thực tế về việc giao dịch trực tiếp và liên kết với các modul khác

- Visual Basic là một hệ thống mở nên ta có thể sử dụng đợc nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau nh Foxpro ( *.dbf), Microsoft Access (*.mdb), SQL server, Oracle, do đó có thể phát triển chơng trình cho việc sử dụng trên mạng diện rộng

- Visual Basic là ngôn ngữ bậc cao cung cấp cho ngời lập trình nhiều công cụ để thiết kế đợc một chơng trình có giao diện đẹp và thân thiện với ngời sử dụng.

- Visual Basic là ngôn ngữ có đặc tính hớng đối tợng nên dễ lập trình, dễ nâng cấp trong tơng lai.

Các thuật ngữ đợc sử dụng trong ngôn ngữ Visual Basic:

 Project: Là sự liên kết của các form, modul, Class, Aplication, Custom control để tạo thành chơng trình.

 Object: Là các đối tợng mà ta có thể điều khiển chúng thông qua các thuộc tính của chúng nh Form, Control, Textbox

 Form: Là màn hình giao diện mà ngời lập trình tạo ra hoặc do Visual Basic tạo ra trong khi thiết kế chơng trình Trên các Form nói chung chứa các đối tợng nhCommand button, Check button, Text box, Lable

 Module: là tệp chứa các tủ tục xử lý.

 Control: Là các đối tợng có thể dùng trên Form nhằm lấy dữ liệu ví dụ Data control, hội thoại với ngời dùng Common dialog

Cơ sở dữ liệu

Có 3 loại cơ sở dữ liệu chính mà Visual Basic có thể tiếp cận đợc là:

 Microsoft Access : Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà những tệp có thể đợc thao tác trực tiếp bởi Visual Basic Nó cung cấp rất nhiều khả năng và cho tốc độ truy cập nhanh hơn cả.

 External database: Những tệp dữ liệu loại này bao gồm những dạng dữ liệu nh Microsoft Foxpro, Paradox Ta có thể tạo hay thao tác tất cả các kiểu cơ sở dữ liệu trên bằng Visual Basic.

 External ODBC database: Loại này bao gồm các hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên mạng Client/server nh Microsoft SQL server, Oracle Trong trờng hợp các tệp dữ liệu dạng ODBC , ta có gửi hoặc nhận những câu hỏi , câu trả lời thông qua việc gửi trực tiếp câu lệnh SQL tới Server.

Trong chơng trình đã và đang đợc sử dụng tại các chi nhánh NHNo & PTNT Việt Nam sử dụng cơ sở dữ liệu Access.

Em nhận thấy với khối lợng chuyển tiền điện tử ngày càng lớn thì cần có một CSDL ngày càng lớn hơn để đáp ứng đợc yêu cầu ngày càng cao đó Do đó trong chơng trình này em dùng cơ sở dữ liệu là Oracle là vì các lý do sau đây:

- Oracle có thể chứa khối lợng dữ liệu rất lớn.

- Oracle có tính bảo mật cao (sẽ đề cập đến ở phần sau)

- Oracle có các tool rất mạnh hỗ trợ cho việc phát triển môi trờng làm việc nhiều ngời dùng

- Oracle hỗ trợ rất mạnh cho mô hình CSDL kiểu quan hệ.Sau đây ta sẽ đề cập đến tính năng bảo mật CSDL:

Tính năng bảo mật CSDL

Tính bảo mật CSDL đợc phân làm hai loại riêng biệt là bảo mật hệ thống và bảo mật dữ liệu.

Bảo mật hệ thống bao gồm các cơ chế điều khiển việc truy xuất và sử dụng CSDL ở mức hệ thống Ví dụ bảo mật ở mức hệ thống bao gồm:

- Sự kết hợp hợp lệ username và password

- Lợng không gian đĩa sẵn có cho mỗi đối tợng schema của user.

- Giới hạn về tài nguyên cấp cho user.

Cơ chế bảo mật hệ thống kiểm tra:

- User có quyền truy xuất vào CSDL đó hay không?

- Các tác vụ hệ thống nào user có thể thực hiện đợc.

Bảo mật dữ liệu bao gồm các cơ chế điều khiển việc truy xuất và sử dụng CSDL ở mức đối tợng schema Ví dụ bảo mật dữ liệu bao gồm:

- Xác định quyền của user với một đối tợng schema xác định và những tác vụ nhất định mà user có thể thực hiện trên đối tợng schema đó Ví dụ user có thể phát lệnh SELECT và INSERT nhng không thể dụng lệnh DELETE đối với bảng nào đó.

Các cơ chế bảo mật:

Oracle quản lý sự bảo mật CSDL bằng cách sử dụng các phơng tiện sau:

- Các user và các schema CSDL.

- Chỉ định bộ nhớ và quota.

- KiÓm tra. a/ Các user và schema

Mỗi CSDL Oracle có một danh sách các user name, để truy suất một CSDL một user cần phải gắn với username hợp lệ của CSDL và mỗi username có một password kết hợp để ngăn ngừa sự truy suất trái phép.

Mỗi user có một domain security_là một tập hợp các tính chất xác định :

- Các hoạt động (privilege và role) sẵn có cho user.

- Các quota tablespace (không gian đĩa có sẵn) cho user.

- Giới hạn tài nguyên hệ thống (ví dụ thời gian xử lý CPU) cho user. b/ Đặc quyền (privilege).

Một privilege là quyền thực hiện một loại lệnh SQL đặc biệt Một số privilege nh sau:

- Quyền kết nối vào cơ sở dữ liệu (tạo ra một sesison).

- Quyền tạo bảng trong schema của mình.

- Quyền chọn các hàng từ bảng của user khác.

Privilege của một CSDL gồm privilegehệ thống và privilege các đối tợng schema Privilege hệ thống cho phép user thực hiện một hành động mức hệ thống ví dụ quyền tạo tablespace hay xoá hàng trong CSDL Privilege mức đối tợng schema cho phép các user thực hiện một hành động đặc biệt trên một đối tợng schema đặc biệt Ví dụ nh quyền xoá một số hàng từ một bảng.

Privilege đợc cấp cho các user để họ có thể truy xuất và biến đổi dữ liệu trong một CSDL Một user có thể nhận một privilege theo hai cách sau: Gán privilege một cách tờng minh cho chính user đó hoặc các privilege có thể gán cho các role (là một nhóm các privilege đợc đặt tên) Tức là gán các privilege cho một role sau đó role đó lại đợc cấp cho user. c/ Role

Oracle cung cấp việc quản lý privilege một cách dễ dàng qua các role Các tính chất sau cho phép quản lý các privilege một cách dễ dàng hơn.

- Giảm việc cấp privilege do thay vì cấp tờng minh cùng một tập privilege cho nhiều user, ngời quản trị có thể gán các privilege cho một role, sau đó ngời quản trị CSDl có thể gán role cho các thành viên của nhóm.

- Quản lý privilege động Khi các privilege của một nhóm thay đổi thì chỉ cần biến đổi privilege của role cần biến đổi.

- Tính sẵn có chọn lọc của privilege Các role đợc cấp cho một user có thể cho phép (enable) hay không cho phép (disable). d/ Chỉ định bộ nhớ và quota:

Oracle cung cấp các biện pháp để định hớng và giới hạn việc sử dụng không gian của CSDL trên cơ sở từng user bao gồm tablespace mặc định, tablespace tạm thời và các quota tablespace.

Khi một đối tợng CSDL đợc tạo mới ta cần phải chỉ định tablespace sẽ chứa nó Điều này giúp ta quản lý đợc các vùng lu trữ đợc sử dụng nh thế nào và ở đâu Ta cũng có thể lợng không gian cấp cho tablespace để mọi user tuân theo khi sử dụng mỗi tablespace trong CSDL.

Ta có thể coi tablespace mặc định nh là th mục gốc của một user ví dụ nh ta thực hiện một hành động nh CREATE một đối tợng nào đó mà không chỉ định rõ tablespace thì tablespace mặc định sẽ đợc sử dụng. Đồng thời mỗi user có một tablespace tạm thời Khi một user thực hiện một lệnh SQL mà cần có vùng lu trữ lớn nh các lệnh GROUP BY thì oracle sẽ sử dụng tablespace tạm để thực hiện xắp sếp và kết nối cần thiết ( nh tạo ra một index) thì tablespace tạm thời sẽ đợc sử dụng

Ngoài ra oracle có các quota (giới hạn lu trữ) có thể xác lập cho từng tablespace có sẵn Đó chính là lợng đĩa tối đa đợc cấp cho một user Một khi một user đã dùng quá mức lợng đĩa cho phép thì user sẽ nhận đợc thông báo lỗi, trong khi đó các user khác vẫn làm việc bình thờng User gặp lỗi chỉ có thể làm việc tiếp sau khi đã xoá bớt dữ liệu của mình để có khoảng không gian trống vừa đủ. e/ Giới hạn tài nguyên.

Mỗi user đợc gán một profile chỉ định các giới hạn trên một số tài nguyên hệ thống có sẵn cho user bao gồm:

- SESSION_PER_USER Xác định tối đa các phiên làm việc mà user có thể truy cập CSDL đồng thời.

- CPU_PER_ SESSION: Chỉ định tổng thời gian của CPU mà user có thể sử dụng trong kết nối CSDL đơn.

- CPU_PER_CALL: Chỉ định thời gian CPU dành cho user trong một lần gọi thực hiện lệnh SQL.

- CONNECT_TIME: Chỉ định thời gian tối đa mà một kết nối có thể sử dụng bao gồm cả thời gian hoạt động và thời gian không hoạt động Khi thời gian kết nối quá giới hạn thì kết nối sẽ bị ngắt.

Tại ngân hàng ATại ngân hàng B Tạo báo cáo

Vào lệnh CT Kiểm soát lệnh đếnTạo BC đối chiếu

Bổ sung lệnh CT Xử lý Lệnh lỗi

Kiểm soát lệnh CTchuyển dữ liệu tÝnh KHM cho BC

Xác nhận từ chối Lệnh CT

Phân tích và thiết kế hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý bằng các sơ đồ. các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

 kho lu trữ dữ liệu

Trên sơ đồ trên chỉ thể hiện những thông tin cơ bản nhất, nên có một số thông tin nh thủ tục xử lý, phơng tiện, vật mang tin Do đó ta sử dụng các phích vật lý để mô tả bằng lời cho một số đối tợng đợc biểu diễn trên sơ đồ trên. a/ Phích luồng thông tin:

- Tên tài liệu: Chứng từ

- Mô tả: có thể là đợc lập trực tiếp khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Đó là căn cứ pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế đợc thực hiện

- vật mang: Có thể là chứng từ giấy hoặc là chứng từ điện tử đợc lu giữ trên các vật mang tin nh đĩa từ b/ Phích kho dữ liệu: c/ Phích xử lý:

- Tên kho dữ liệu: dữ liệu về các lệnh chuyển tiền

- Mô tả: Bao gồm các dữ liệu về các Lệnh chuyển tiền đến, đi và các dữ liệu có liên quan nh về hệ thống NHNo

- Vật mang: Đợc lu trữ trên các bảng viết bằng Oracle và đợc lu trữ trên các máy chủ trong mạng Wan của NHNo & PTNT Việt Nam.

- Ta chỉ có thể truy nhập vào khi có đủ thẩm quyền và

- Tên xử lý: lập lệnh

- Mô tả: Bớc này đợc thực hiện bởi kế toán chuyển tiền bằng cách nhận các thông tin do kế toán giao dịch tạo ra và đồng thời nhập thêm một số yếu tố còn lại để hoàn tất một lệnh chuyển tiền.

- Phơng tiện thực hiện: Và thực hiện bằng tay (nhập dữ liệu) vừa bằng chơng trình (Lấy dữ liệu do kế toán giao dịch truyền sang)

- Tên xử lý: Kiểm tra

- Mô tả: Bớc này đợc thực hiện bởi kế toán kiểm soát bằng cách nhận các Lệnh chuyển tiền đi hoặc đến do kế toán giao dịch tạo ra (hoặc do TTTT gửi đến), tiến hành kiểm tra các yếu tố đợc nhập, kiểm tra chữ ký điện tử của các kế toán hoàn và ký chữ ký điện tử vào để hoàn tất một lệnh chuyển tiền.

- Phơng tiện thực hiện: Thực hiện bằng chơng trình (Lấy dữ liệu do kế toán chuyển tiền truyền sang), kiểm tra tự động và ký chữ ký điện tử vào.

Tên ng ời, bộ phận phát nhận tinnguồn hoặc đích

Tên tiến trình xử lý

Tên tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu cũng để mô tả chính hệ thống này giống nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng hơn Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không đề cập tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ đơn thuần hệ thống này làm gì và để làm gì.

Các ký pháp cơ bản cho sơ đồ luồng dữ liệu:

Sơ đồ ngữ cảnh (mức 0):

Thể hiện một cách khái quát nhất nội dung chính của hệ thống thông tin nên không đi sâu vào chi tiết (bỏ qua các xử lý cập nhật, các kho dữ liệu)

Xử lý các chứng từ

Xử lý lệnh chuyÓn tiền Ngân hàng B Khách hàng chứng từ

Báo cáo lệnh chuyển tiền qua xử lý tại TTTT các báo cáo

Lệnh CT đã xử lý

(2) xử lý tại Trung tâm thanh toán Để mô tả chi tiết dần hệ thống ta phân rã sơ đồ Từ sơ đồ ngữ cảnh phân rã thành sơ đồ mức 1,2,

Sơ đồ luồng dữ liệu (mức 1):

(1.1) Kiểm tra xử lý bởi KT_viên (1.2) Kiểm tra xử lý bởi CT_viên (1.3) Kiểm tra xử lý bởi NK_duyệt

C hứ ng từ C hứ ng từ s ai só t Chứng từ gốc

Chứng từ gốc Lệnh chuyển tiền

Lệnh chuyển tiền có sai sót

Lệ nh c hu yể n t iề n q ua k iể m s oá t

Th ôn g t in p hả n h ồi

Thông tin về khách hàng

Sơ đồ luồng dữ liệu (mức 2): a/ Tại NHA:

- Các thông báo, điện báo

- Các yêu cầu, tra soát

- Trả lời b/ Xử lý tại TTTT

(3.1) Kiểm tra xử lý bởi NKduyệt (3.2) Kiểm tra xử lý bởi CT_viên (3.3) Kiểm tra xử lý bởi KT_viên khách hàng

Lệ nh c hu yể n đ ế n Th ôn g b áo , t ra s oá t Lệnh đến in ra

Lệnh in ra dữ liệu qua mạng Lệnh chuyển tiền có sai sót

Lệ nh c hu yể n t iề n ® Õ n q ua k

Th ôn g t in p hả n h ồi c/ Xử lý tại NHB:

Cũng nh phích vật lý, phích lôgic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Những phích này dùng để mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. Phích lôgic gồm 5 loại:

- Mẫu phích xử lý lôgic.

- Mẫu phích luồng dữ liệu.

- Mẫu phích phần tử thông tin.

- Mẫu phích kho dữ liệu.

- Mẫu phích tệp dữ liệu.

Với sơ đồ luồng dữ liệu ở trên, để mô tả chi tiết hơn một số xử lý em dùng một số phích xử logic sau:

- Tên xử lý: kiểm tra xử lý bởi KT_viên

- Mô tả: KT_viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp các chứng từ, các dữ liệu truyền đến và thực hiện các bớc công việc khác và chuyển sang cho CT_viên hoặc tiến hành gửi Lệnh thông báo chp khách hàng.

- Tên DFD liên quan: Sơ đồ dữ liệu mức 2 (xử lý tại

Sau khi tiến hành phân tích chi tiết ở trên ta chuyển sang giao đoạn thiết kế lôgic cho hệ thống thông tin mới Mục đích của giai đoan này là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà chơng trình chuyển tiền điện tử này phải làm để đạt những mục tiêu ta đã đặt ra ở trên và tuân thủ các ràng buộc về môi trờng.

- Tên xử lý: kiểm tra xử lý bởi CT_viên

- Mô tả: KT_viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp các chứng từ, các dữ liệu tgruyền đến bởi KT_Viên và thực hiện các bớc công việc khác nh là lập Lệnh chuyển tiền, in Lệnh chuyển tiền và chuyển sang cho CT_viên

- Tên DFD liên quan: Sơ đồ dữ liệu mức 2 (1.2), (3.2)

- Luồng dữ liệu vào: các chứng từ do khách hàng lập, dữ liệu kế toán giao dịch chuyển sang.

- Luồng dữ liệu ra: Lệnh chuyển tiền (có chữ ký điện tử)

- Tên xử lý: kiểm tra xử lý bởi NK_duyệt

- Mô tả: NK_duyệt kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp các chứng từ, các Lệnh chuyển tiền truyền đến, kiểm tra chữ ký và thực hiện ký chữ ký điện tử lên Lệnh chuyển tiền và chuyển sang cho TTTT

- Tên DFD liên quan: Sơ đồ dữ liệu mức 2 (xử lý tại NHA)(1.3), (3.1)

- Luồng dữ liệu vào: các chứng từ gốc và lệnh chuyển tiÒn in ra.

- Luồng dữ liệu ra: Lệnh chuyển tiền (có chữ ký điện

Việc thiết kế lôgic bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới nh vậy sẽ bảo đảm tất cả các dữ liệu cần thiết để lu trữ trong hệ thống và sẽ đáp ứng đợc tất cả các yêu cầu của xử lý.

Thiết kế cơ sở dữ liệu chính là xác định các yêu cầu thông tin của ngời sử dụng hệ thống mới Công việc này có thể nói là khá phức tạp bởi lẽ để đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhất các yêu cầu của khách hàng thì thờng chúng ta phải gặp gỡ với khách hàng và hỏi xem họ cần gì ở hệ thống này Nhng thực tế việc phỏng vấn khách hàng lại không hề đơn giản bởi lẽ họ không thể trả lời một cách chính xác, chắn chắn những yêu cầu của hệ thống mà họ chỉ đa ra những thông tin hời hợt chỉ mang vẻ bề ngoài nên không hữu ích, hoặc cũng có trờng hợp ngời đó vì không muốn lộ thông tin cho ngời khác nên không nói một cách đầy đủ, rõ ràng và trong trờng hợp đó ng- ời phân tích đã đa thêm một số thông tin khác Chính vì vậy không những không mang lại hiệu quả cho hệ thống mà còn phải mất thêm chi phí không đáng có khác.

Tuy vậy trong bài toán này em có một số thuận lợi khi xác định các thông tin cần thiết Đó là em đã xác định yêu cầu thông tin từ hệ thống thông tin cũ đã đợc sử dụng, dựa trên đó và dựa trên những mô tả dữ liệu trong sách tin học đã bán trên thị trờng Đồng thời với việc đó em đã thu thập đợc một số tài liệu mô tả khá chi tiết về nhiệm vụ của hệ thống chuyển tiền điện tử. Để thiết kế cơ sở dữ liệu ta có hai cách : ngân hàng Phát ra giấy báo

Thiết kế CSDL bằng phơng pháp mô hình hoá thực thể

Trớc tiên em muốn đề cập những khái niệm cơ bản nhất

- Thực thể: Thực thể trong mô hình lôgic dữ liệu đợc dùng để biểu diễn những đối tợng mà ta muốn lu trữ thông tin về nó Thực thể ở đây có thể là tổ chức nh Ngân hàng hoặc có thể là tài liệu nh giấy báo, Điện tra soát, điện xác nhận

- Liên kết: Một thực thể không tồn tại độc lập vơi các thực thể khác mà có sự kiên kết giữa các thực thể với nhau còn gọi là tồn tại liên kết giữa các thực thể ví dụ: Một ngân hàng có thể phát ra nhiều giấy báo

- Số mức độ của liên kết: Tức là một lần xuất của thực thể này tơng tác với bao nhiêu lần xuất của thực thể khác và ngợc lại Có các loại Liên kết sau:

- Liên kết loại Một_Một: Tức là một lần xuất của thực thể A liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngợc lại. vÝ dô:

- Liên kết loại Một_Nhiều (1_N): Tức là một lần xuất của thực thể A liên kết với Một hoặc nhiều lần xuất của thực thể

Giấy báo 1 Tiến hành N Điện tra soát nhân viên làm tại

B, ngợc lại một lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. vÝ dô:

Tức là 1 giấy báo có thể tiến hành nhiều điện tra soát (ký hiệu N) nhng 1 điện tra soát chỉ tiến hành đối với 1 giấy báo (ký hiệu 1).

- Liên kết loại Nhiều_Nhiều: Tức là một lần xuất của thực thể A liên kết với Một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B, ng- ợc lại một lần xuất của thực thể B cũng liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. vÝ dô:

(Một nhân viên làm việc ở nhiều phòng ban và một phòng ban có nhiều nhân viên)

- Chiều của một thực thể: Chỉ số lợng các thực thể tham gia vào quan hệ đó Nếu nh một lần xuất của một thực thể đợc quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó, tức là có một thực thể tham gia vào quan hệ thì gọi là quan hệ một

1 1 chiều Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau Còn nếu một quan hệ mà có nhiều hơn hai thực thể tham gia thì gọi là quan hệ nhiều chiều. ví dụ: Trong các ví dụ trên Trong các ví dụ trên đều là quan hệ hai chiều ví dụ về quan hệ một chiều nh sau:

-Thuộc tính: Ta dùng thuộc tính để mô tả những đặc trng của một thực thể hoặc một quan hệ Thuộc tính thì gồm có thuộc tính định danh (để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể, thuộc tính mô tả ( dùng để mô tả thực thể) và thuộc tính quan hệ (để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể)

Ta sẽ đi vào bài toán cụ thể bài toán chuyển tiền điện tử.

Ta có sơ đồ mô hình hoá sau:

Ngày làm việc Giấy báo

Sơ đồ trên có thể diễn giải chi tiết nh sau:

Trong hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam gồm nhiều đơn vị thành viên Các đơn vị này phan biệt với nhau bởi số hiệu ngân hàng Mỗi ngân hàng đó lại có nhiều sêri lệnh chuyển tiền nh sêri nợ, sêri có, sêri huỷ (để phân biệt ta đánh số thứ tự cho chúng) Đồng thời mỗi ngân hàng cũng có nhiều giấy báo lu (tức là trờng hợp Lệnh chuyển tiền bị huỷ nhng để đảm bảo để lệnh đợc liên tục trong sêri lệnh , nên những lệnh đó đợc lu lại trong số giấy báo lu để dùng lại) và cũng đánh số thứ tự để phân biệt là duy nhất Trong mỗi ngân hàng đó lại gồm nhiều chữ ký điện tử của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền và ngời kiểm soát Các chữ ký đó đợc xác định duy nhất dựa vào mã nhân viên

Mỗi ngân hàng lại phát ra nhiều giấy báo, nó đợc xác định duy nhất dựa vào số lệnh Đối với thực thể giấy báo, mõi giấy báo lại có nhiều giấy báo lu Mỗi giấy báo có nhiều chữ ký

1 điện tử của các kế toán và ngợc lại mỗi chữ ký điện tử lại đợc ký trên nhiều lệnh chuyển tiền. Đối với mỗi thực thể giấy báo đó có thể đợc tiến hành một điện xác nhận, một Lệnh từ chối và có thể đợc tra soát nhiều lần Đồng thời mỗi giấy báo phải lập một báo cáo đối chiếu Các thực thể điện xác nhận, điện từ chối hoặc báo cáo đối chiếu đợc xác định duy nhất dựa vào số lệnh còn điện tra soát thì đợc phân biệt bằng số thứ tự.

Thực thể cuối cùng là ngày làm việc Ngày làm việc đợc xác định duy nhất dựa trên chính số ngày đó Mỗi ngày làm việc lại phát ra nhiều giấy báo

Thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra

Ta cần tiến hành theo các bớc sau:

 Liệt kê các thông tin đầu ra:

Các thông tin ở các báo cáo đã nêu ở phần trên:

 Néi dung(chuyÓn tiÒn,huû )

 kế toán giao dịch(KT_viên)

 kế toán chuyển tiền(CT_viên)

 ngời kiểm soát(NK_duyệt)

 Đánh dấu các thuộc tính lặp, đánh dấu các thuộc tính thứ sinh và gạch chân các thuộc tính khoá.

- Tách các thuộc tính lặp thành các danh sách con có ý nghĩa trong giác độ quản lý

- Gắn cho nó một tên và tìm cho nó một thuộc tính định danh

- nếu một thuộc tính định danh không phụ thuộc vào toàn bộ khoá thì tách ra

- Sau khi tách thì lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới và đặt tên riêng cho nó

- Nếu trong danh sách có sự phụ thuộc bắc cầu thì tách nó ra

- Khi tách ra cần xác định khoá và tên mới cho nó.

Sau khi áp dụng hai phơng pháp trên ta đợc một CSDL hoàn tất nh sau:

Sơ đồ quan hệ thực thể

Ta thiết kế chi tiết các bảng trên Oracle

 Bảng lu giữ các thông tin về các lệnh chuyển tiền (GIAY_BAO).

 Bảng lu giữ các thông tin về ngày làm việc(NGAY_LAM_VIEC).

 Bảng lu giữ các thông tin về các thành viên của ngân hàng No&PTNT Việt Nam (tham gia và không tham gia chuyển tiền điện tử) (NGAN_HANG).

 Bảng lu giữ các thông tin về các nhân viên trong từng đơn vị tham gia chuyển tiền điện tử, quyền hạn và chữ ký điện tử của từng nhân viên (CHU_KY_DIEN_TU).

 Bảng lu giữ các thông tin về sêri lệnh chuyển tiền, sêri này do trung tâm thanh toán cung cấp cho từng đơn vị thành viên (SO_GIAY_BAO).

 Bảng lu giữ các thông tin về các điện tra soát các lệnh chuyÓn tiÒn (TRA_SOAT).

 Bảng lu giữ các thông tin về các báo cáo đối chiếu trong ngày (BAO_CAO_DC)

Ngoài ra còn một số bảng khác nữa phục vụ cho quá trình chuyển tiền từ ngân hàng A đến TTTT và từ TTTT về ngân

Thiết lập môi tr ờng làm việc cho ch ơng trình

Kiểm tra khoá mật khẩu

Giao diện thực hiện cho ng ời sử dụng §

S hàng B, cũng nh phục vụ cho quá trình tính sêri Lệnh chuyển tiÒn.

III/ Một số thuật toán của chơng trình:

Thuật toán chơng trình chính

Cập nhật dữ liệu từ chứng từ, ký CKĐT

Lập lệnh chuyển tiền, ký CKĐT

Kiểm tra dữ liệu, kiểm tra CKĐT §

Kiểm tra dữ liệu trên LCT, kiểm tra CKĐT

Thuật toán xử lý dữ liệu từ chi nhánh đến trung tâm (tại NHA)

Cập nhật dữ liệu từ chi nhánh

Kiểm tra LCT hợp pháp

Truyền cho NHB liêm quan

Thuật toán xử lý dữ liệu tại NHB

IV/ Thiết kế giao diện:

Hệ thống

Mục đích: Thực hiện các công việc nh mở ngày, khoá ngày làm việc, thay đổi các đơn vị thành viên hoặc thay đổi về ngời sử dụng a/ Công việc đầu ngày. Đây là chức năng thực hiện việc cho phép một ngày làm việc mới Chức năng này thực hiện sau khi các lệnh chuyển tiền đi/đến của ngày hôm trớc đã hoàn tất.

Chức năng: Kế toán Kiểm soát thao tác :

- Khi bắt đầu một ngày làm việc:Nhập ngày làm việc và nhấn nút “Thực hiện”

- Khi kết thúc ngày làm việc: Nhập ngày làm việc và nhấn nút

Lu ý: Ngày làm việc thông thờng máy tự động hiện lên b/ Đăng ký ngời sử dụng:

Chức nằng chỉ có tác dụng khi ngời quản trị vào với tên truy nhập và mật khẩu của ngời quản trị chơng trình Ngời quản trị đợc phép đăng ký thêm ngời sử dụng.

Có 2 màn hình thao tác sau:

 Danh sách: Cho xem danh sách ngời sử dụng

 Cập nhật : Cho phép nhập mới, sửa, xoá các ngời sử dụng Thao tác:

- Muốn thêm mới ngời sử dụng, chọn nút “Thêm mới” Sau đó nhập đầy đủ các thông tin trên màn hình , Sau đó nhấn phÝm “CËp nhËt” c/ Đổi ngời User & mật khẩu ngời sử dụng

Cho phép thay đổi ngời sử dụng mà không cần ra khỏi chơng trình và c ho phép ngời sử dụng đổi lại mật khẩu của mình nếu thấy mật khẩu không còn an toàn

- Nhập ngời sử dụng đã đợc khai báo từ trớc.

Lu ý: Khi gõ mật khẩu nên bỏ chế độ gõ tiếng việt d/ Đăng ký số hiệu ngân hàng

Mỗi khi có sự thay đổi về số hiệu ngân hàng, nh tên, số hiệu bổ sung thêm, hoặc huỷ bỏ địa chỉ hoặc điện thoại

Chức năng: Kế toán Kiểm soát

Có 2 màn hình thao tác sau:

 Danh sách: Cho xem danh sách các chi nhánh ngân hàng

 Cập nhật : Cho phép nhập mới các ngân hàng thành viên

Thao tác: a Muốn thêm mới một ngân hàng thành viên, chọn tab“Cập nhật” và nhập đầy đủ các thông tin trên màn hình , Sau đó nhÊn phÝm “CËp nhËt” b Muốn xoá tên chi nhánh ngân hàng, kích vào ngân hàng đó và chọn nút Xoá e/ Đăng ký Seri lệnh chuyển tiền

Số Seri của mỗi đơn vị CTĐT đợc quy định bởi TTXL

Chức năng: Kế toán Kiểm soát

- §¨ng ký Seri huy g/ Đăng ký số hiệu thành viên

Chỉ những Ngân hàng đăng ký tham gia hệ thống thì mới có tên trong danh sách các NHB khi lập lệnh chuyển tiền, nhằm hạn chế những sai sót trong quá trình lập lệnh chuyển tiÒn

Khi có thông báo của TTTT về việc có ngân hàng mới tham gia hệ thống CTĐT tại mỗi đơn vị chuyển tiền, ngời quản trị hệ thống thực hiện đăng ký cho ngân hàng này tham gia vào hệ thống CTĐT

Việc đăng ký đợc thực hiện bằng cách tìm tới ngân hàng muốn đăng ký, đánh dấu vào cột " TV " sau đó nhấn vào phím

" Lu " để ghi lại những gì đã sửa đổi

Thao tác: a Muốn chọn chi nhánh nào là thành viên chỉ cần nhấn vào chi nhánh đó. b Muốn khai báo ngân hàng đó có phải là thành viên tham gia chuyển tiền điện tử không thì chọn “có” hoặc ‘không” nút “Cập nhật” Sau đó chọn nút Thoát h/ Chuyển và khôi phục số liệu.

Chức năng: Kế toán Kiểm soát

Bớc này lu trữ dữ liệu đã xử lý xong từ Table làm việc sang Table lu trữ để cho việc xử lý đợc nhanh chóng hơn (không phải lu trữ sang thiết bị khác) Lu trữ dữ liệu chia làm hai phần : Lệnh chuyển tiền và các thông tin có liên quan đến lệnh chuyển tiền (Báo cáo đối chiếu và báo cáo xác nhận): Đợc thực hiện khi Lệnh chuyển tiền đi - đến trong ngày đã đợc đối chiếu đúng và quyết toán

Việc khôi phục làm tơng tự nh việc lu trữ nhng thay vì nhấn phím " Lu trữ " bằng phím " Khôi phục ".

menu xử lý tạị NHA

Mục đích: Xử lý các lệnh chuyển tiền tại NHA (ngân hàng nhận lệnh từ ngời phát lệnh). a/ Vào lệnh chuyển tiền

Do chơng trình này không kết nối đợc với chơng trình kế toán giao dịch và để đơn giản chơng trình thì kế toán giao dịch nhập dữ liệu vào, căn cứ vào các yếu tố trên chứng từ, Yêu cầu phải nhập chính xác và đầy đủ các yếu tố

(Thông thờng trên thực tế chơng trình nhập dữ liệu từ file TEXT do chơng trình Kế toán Giao dịch tạo ra Nếu muốn vào dữ liệu trực tiếp từ bàn phím cần phải đợc NK_duyệt khai báo tham số cho phép để nhập).

Chức năng: Kế toán Giao dịch.

 Chơng trình thông báo nhân viên thực hiện phải nhập chữ ký điện tử

 nhập đúng CKDT thì chơng trình cho phép thực hiện tiếp các bớc vào dữ liệu của Lệnh chuyển tiền.

 Để nhập lệnh chuyển tiền mới bấm phím Thêm mới, khi đó số bút toán sẽ tự động tăng lên sau mỗi lệnh.

 Sau khi nhập đầy đủ và kiểm tra chính xác các yếu tố, KT_viên bấm phím "Cập nhật" và chuyển tiếp lệnh chuyển tiền cho CT_viên xử lý tiếp

+ KT_viên chỉ có thể xem các Lệnh chuyển tiền có tình trạng (TT) =”1” (Lệnh chuyển tiền đã đợc KT_viên duyệt) và TT=”*” (Lệnh chuyển tiền bị CT_viên thoái).

+ Vì lý do nào đó mà lệnh chuyển tiền không thể gửi đợc trong ngày KT_viên chỉ có thể xoá khỏi kho dữ liệu lệnh chuyển tiền khi : mới cập nhật từ giao dịch; KT_viên đã duyệt hoặc CT_viên thoái Muốn xoá lệnh chuyển tiền, chuyển tới lệnh cần xoá và nhấn vào phím Xoá b/ Bổ sung Lệnh chuyển tiền

Cũng tơng tự kế toán giao dịch , kế toán chuyển tiền cũng phải nhập chữ ký điện tử để kiểm tra.

Căn cứ vào tình trạng bằng 1 của các lệnh chuyển tiền,

Kế toán chuyển tiền tiến hành kiểm tra dữ liệu trên màn hình & và bổ sung các yếu tố cơ bản sau: SHNHA, SHNHB và

Chức năng: Kế toán Chuyển tiền.

 Thực hiện bớc này, đa vào số bút toán để xác định lệnh chuyển tiền cần bổ sung hoặc kiểm tra lại thông tin. CT_viên có thể xem, bổ sung và kiểm tra các yếu tố của lệnh chuyển tiền trong quyền hạn của mình Các trờng hợp CT_viên đợc phép xử lý gồm :

- Lệnh chuyển tiền đã đợc KT_viên duyệt (Tình trạng lệnh=1)

- Lệnh chuyển tiền bị kiểm soát thoái duyệt (Tình trạng lệnh=3 )

- Lệnh chuyển tiền do chính mình duyệt (Tình trạng lệnh=2)

 Các trờng hợp lệnh chuyển tiền CT_viên không đợc xử lý gồm :

- Lệnh chuyển tiền đã đợc NK_duyệt thực hiện (Tình trạng lệnh=4)

- Lệnh chuyển tiền do CT_viên khác duyệt

- Lệnh chuyển tiền đã đợc CT_viên thoái (Tình trạng lệnh=*)

- Lệnh chuyển tiền đã đợc chuyển đi (Tình trạng lệnh=5)

 CT_viên bổ sung số hiệu ngân hàng và vào lại số tiền Khi nhập lại kiểm tra và bổ sung đầy đủ các yếu tố, CT_viên bấm vào phím "Duyệt" để duyệt dữ liệu Chơng trình tiến hành kiểm tra các yếu tố: số tiền, NH phục vụ ngời phát lệnh, NH phục vụ ngời nhận lệnh với các yếu tố tơng ứng do KT_viên đã nhập Nếu đúng thì thực hiện :

- Cấp SERI và số của lệnh chuyển tiền

- Ghi nhận các thông tin của ngời thực hiện

- Khi đó TT của Lệnh chuyển tiền là 2

 Khi phát hiện sai lầm về thông tin trên lệnh chuyển tiền thì có thể xử lý theo các tình huống sau :

- Nếu CT_viên cha duyệt à chuyển trả lại cho KT_viên xử lý lại

- Trờng hợp CT_viên đã duyệt mới phát hiện sai các yếu tố của phần giao dịch thì CT_viên nhấn nút "Thoái " để thoái trả cho KT_viên Trong trờng hợp này SERI và số của lệnh thanh toán sẽ đợc lu trữ để dùng lại Trạng thái của lệnh chuyển tiền trong trờng hợp này là ‘*’( CT_viên thoái )

- Nếu phát hiện sai mà NK_duyệt đã duyệt và lệnh cha chuyển đi (Tình trạng của lệnh =4 - NK_duyệt đã duyệt ) ngay lập tức đề nghị NK_duyệt thoái duyệt để tiến hành sửa đổi

- Nếu phát hiện sai sau khi NK_duyệt đã duyệt và lệnh đã chuyển đi thì phải tiến hành lập điện tra soát hoặc lập điện trả lời tra soát cho ngân hàng nhận (NHB) c/ Kiểm soát lệnh chuyển tiền

Mục đích: Kiểm soát các lệnh chuyển tiền khi CT_viên duyệt

 Yêu cầu phải vào chữ ký điện tử

 Xác định số bút toán cần kiểm soát tơng tự nh phần kế toán chuyển tiền để tìm tới lệnh chuyển tiền cần kiểm soát và tính ký hiệu mật

Bớc này không cho phép chỉnh sửa bất kỳ một thông tin nào trên lệnh chuyển tiền và có hai chức năng sau:

 Duyệt : Trên cơ sở kiểm soát đúng thông tin trên chứng từ và trên màn hình, NK_duyệt nhấn phím "Duyệt" để duyệt và tính ký hiệu mật cho lệnh chuyển tiền

 Thoái : Thực hiện nếu phát hiện sai lầm sau khi đã duyệt nhng lệnh chuyển tiền cha chuyển đi ( Trờng hợp này rất ít xẩy ra ) NK_duyệt tiến hành bỏ duyệt chuyển CT_viên xử lý lại

- Nhập chữ ký điện tử

- Lựa chọn các lệnh chuyển tiền có tình trạng=2 để kiểm soát.

- Vào số bút toán cần kiểm soát, sau đó kiểm tra bằng mắt và kết hợp với kiểm tra bằng chơng trình Nếu đúng nhấn phím “Duyệt” khi đó TT Lệnh chuyển tiền là ‘4’ Nếu phát hiện có sai sót nhấn phím “Thoái” (TT là ‘3’).

- Với những Lệnh sau khi duyệt nhấn phím “chuyển” để chuyển dữ liệu sang TTTT (khi đó TT của Lệnh là ‘5’). d/ In lệnh chuyển Có.

Mục đích: In lệnh chuyển tiền Có (khi lệnh chuyển tiền ở tình trạng 5 & 6)

Chức năng: Kế toán chuyển tiền.

 Lệnh chuyển tiền đi chỉ đợc in ra khi lệnh đã đợc đã đợc gửi tới TTXL

 Lệnh chuyển tiền đến chỉ đợc in ra khi lệnh đã đợc

NK_duyệt kiểm tra đúng ký hiệu mật e/ In lệnh chuyển Nợ.

In lệnh chuyển tiền Nợ ( khi lệnh chuyển tiền ở tình trạng 5 & 6)

Chức năng: Kế toán chuyển tiền

 Lệnh chuyển tiền đi chỉ đợc in ra khi lệnh đã đợc đã đợc gửi tới TTXL

 Lệnh chuyển tiền đến chỉ đợc in ra khi lệnh đã đợc

NK_duyệt kiểm tra đúng ký hiệu mật g/ In báo cáo chuyển tiền đi (PL2a)

Hàng ngày in bảng báo cáo chuyển tiền đi ( bao gồm tất cả các lệnh chuyển tiền đi trong ngày)

Chức năng: Kế toán chuyển tiền.

Menu xử lý tại NHB

Mục đích: Xử lý các Lệnh chuyển tiền từ TTTT gửi đến NHB (ngân hàng nhận lệnh) a/ Kiểm soát lệnh chuyển tiền đến :

Mục đích: Kiểm soát chữ ký điện tử, ký hiệu mật các lệnh chuyển tiền đến.

Chức năng: Kế toán Kiểm soát.

 Lệnh chuyển tiền đến kiểm tra đúng ký hiệu mật chuyển tình trạng "6- NK_duyệt đã duyệt đúng", đồng thời sẽ đợc cấp số thứ tự lệnh đến liên tục Số thứ tự đến này đợc sử dụng để in và tra cứu các lệnh chuyển tiền đến và cần đợc kiểm tra thờng xuyên

 Nếu kiểm tra phát hiện sai một yếu tố nào đó ( các yếu tố bảo mật vẫn đúng ), tiến hành tra soát ngay đơn vị gửi

 Trờng hợp sai ký hiệu mật phải liên hệ trực tiếp vớiTTXL qua điện thoại để giải quyết kịp thời

 Để việc kiểm soát đợc dễ dàng, dữ liệu đợc thể hiện chỉ gồm những lệnh chuyển tiền đến trong ngày làm việc hiện thời

- Nhập khoá chữ ký điện tử.

- Nhập số bút toán cần kiểm soát, khi đó dữ liệu về lệnh chuyển tiền đó sẽ tự động đợc cập nhật.

- Nhẫn phím “Kiểm tra KHM”, chơng trình sẽ tự động kiểm tra chữ ký điện tử Nếu đúng thì “Duyệt” (khi đó TT của Lệnh =6), nếu sai thì “Gửi lại” (TT= ‘*’). b/ Xử lý lệnh chuyển tiền lỗi

Khi các lệnh chuyển tiền gửi về trung tâm, nếu có lỗi về sai Seri, sai số hiệu NH, sai khoá điện tử trung tâm sẽ gửi lại File thông báo lỗi về Căn cứ vào các thông báo lỗi cụ thể để tiến hành xử lý.

Chức năng: Kế toán Chuyển tiền.

Nhập số chứng từ bằng cách kích vào lệnh trong danh sách thả xuống (chơng trình đã tự động liệt kê các lệnh chuyển lỗi do kế toán kiểm soát gửi lại) Khi đó dữ liệu về lệnh lỗi sẽ tự động cập nhật Kế toán chuyển tiền nhập thông báo lỗi để “gửi lại” NHA để xem xét lại.

Lu ý: Do với thời gian hạn chế, chơng trình này mới chỉ viết Module xử lý tại các đơn vị chuyển tiền, cha viết Module xử lý tại TTTT nên nghiệp vụ này cha thực hiện hoàn thiện đợc. c/ In báo cáo chuyển tiền đến.

Hàng ngày in bảng báo cáo chuyển tiền đến ( bao gồm tất cả các lệnh chuyển tiền đến trong ngày)

Chức năng: Kế toán chuyển tiền.

menu kiểm soát và đối chiếu

Mục đích: Tạo các báo cáo đối chiếu với TTTT về các

Lệnh chuyển tiền trong ngày (do không viết Module xử lý tại TTTT nên ta mặc định là đã qua kiểm soát tại TTTT và các Lệnh đó là đúng).

Giao diện chính: a/ Tạo báo cáo chuyển tiền Đi+Đến trong ngày

 Có thể thực hiện chơng trình một hoặc nhiều lần trong ngày để tạo báo cáo phát sinh chuyển tiền gửi TTXL

 Số liệu báo cáo đợc tạo tính đến thời điểm thực hiện chơng trình Báo cáo tạo ra đợc Kiểm soát và Tính ký hiệu mật trớc khi tự động chuyển đi TTXL

Chức năng: Kế toán Kiểm soát.

- Nhập ngày tháng cần tạo báo cáo, sau đó nhấn “Enter”, chơng trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu về các lệnh chuyển tiền đi đợc tạo trong ngày đó (Lệnh có TT là 4 hoặc 5).

- Muốn tạo báo cáo đối chiếu cho lệnh nào thì kích vào lệnh đó và nhấn phím “thực hiện”. b/ Tính ký hiệu mật cho BCĐC

 Tính ký mật sau mỗi lần tạo mới BCPS trớc khi gửi TTXL.

- Muốn tính ký hiệu mật cho Lệnh nào thì kích vào lệnh đó và nhấn phím “thực hiện”.

menu tra soát

Mục đích: Thực hiện tra soát và trả lời tra soát tại NHA và NHB. a/ Nhập th tra soát

Mục đích: Công việc này do CT_viên đảm nhận dùng tra soát ngân hàng đối phơng về các vấn đề có liên quan đến lệnh chuyển tiền

Chức năng: Kế toán Chuyển tiền.

- Nhập số chứng từ ( nếu số chứng từ không tồn tại trong CSDL thì không tra soát đợc) Khi đó dữ liệu sẽ tự động cập nhËt.

- Kế toán chuyển tiền kiểm tra nếu Lệnh chính xác thì nhập vào nội dung cần tra soát và nhấn phím “Đồng ý” b/ Vào trả lời th tra soát

Các thao tác thực hiện tơng tự nh đối với lệnh tra soát

Chức năng: Kế toán Chuyển tiền. c/ Kiểm tra th tra soát & trả lời

 Để điện tra soát hợp lệ cần kiểm soát và tính kí hiệu mật cho từng lệnh tra soát Việc kiểm soát này đợc thực hiện tự động bằng phần mềm, NK_duyệt có thể chấp nhận cho lệnh này chuyển đi hoặc chuyển trả về cho CT_viên chỉnh sửa lại

 Sau khi kiểm soát lệnh tra soát thì tình trạng của lệnh có thể là :

Các lệnh có tình trạng là "4" đợc tự động chuyển đi TTXL.

Chức năng: Kế toán Kiểm soát

- Nhập số thứ tự của lệnh tra soát, chơng trình tự động cập nhật dữ liệu.

- Nếu NK_duyệt duyệt đúng nhấn phím “Đồng ý”nếu không thì nhấn phím “huỷ bỏ”.

- Nếu muốn in điện tra soát nhấn phím “in”.

menu xác nhận, từ chối lệnh chuyển tiền

Xác nhận và trả lời xác nhận đối với các lệnh chuyển tiền còn có nghi ngờ, hoặc là lệnh chuyển tiền giá trị cao hoặc là từ chối Lệnh chuyển tiền do nhiều nguyên nhân nh đã nói ở phần trên Menu chính nh sau: a/ Xác nhận thông tin:

Mục đích: Xác nhận lệnh chuyển tiền giá trị cao

Chức năng: Kế toán chuyển tiền

- Kế toán chuyển tiền nhập vào số chứng từ, chơng trình sẽ tự động cập nhật số liệu về Lệnh đó (số thứ tự và tình trạng tra soát sẽ đợc tự động cập nhật).

- Nhập nội dung yêu cầu xác nhận.