Thông tin tài liệu
CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG Mã chương:MH24.03 Mục tiêu: - Nắm nguyên tắc tổ chức nội dung quản lý công tác văn thư UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương - Thực quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương - Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận cầu thị q trình học tập Nội dung chính: Tổ chức, quản lý công tác văn thư UBND tỉnh, TP trực thuộc Trung ương 1.1 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư - Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ công tác quản lý, gồm tồn cơng việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan, tổ chức nhà nước, tổ chức trị - xã hội, doanh nghiệp, đơn vị vũ trang - Công tác lưu trữ gồm tồn quy trình quản lý nhà nước quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Nhiệm vụ quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ 1.1.1 Tại văn phịng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương - UBND tỉnh thống quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Thẩm tra trình tự, thủ tục chuẩn bị có ý kiến đánh giá độc lập đề án dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, báo cáo quan trọng theo chương trình cơng tác Uỷ ban nhân dân tỉnh công việc khác sở, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, quan, tổ chức liên quan trình Uỷ ban nhân dân tỉnh - Xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật báo cáo theo phân công Uỷ ban nhân dân tỉnh 42 - Kiểm sốt thủ tục hành tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị cá nhân, tổ chức quy định hành thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định pháp luật - Xây dựng, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt đơn đốc thực chương trình cơng tác năm, tháng, quý, tháng, tuần Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, kiến nghị với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung đạo, điều hành sở ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, quan, tổ chức liên quan thời gian định - Kiến nghị với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao sở, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, quan, tổ chức liên quan xây dựng chế, sách, đề án, dự án, dự thảo văn pháp luật để trình cấp có thẩm quyền định - Thẩm tra trình tự, thủ tục chuẩn bị có ý kiến đánh giá độc lập đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình cơng tác Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh công việc khác sở, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh - Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh - Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh; thông báo thông tin để thành viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng quan thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, quan Đảng, Nhà nước quan, tổ chức liên quan tình hình kinh tế - xã hội địa phương, hoạt động Uỷ ban nhân dân tỉnh, công tác lãnh đạo, đạo, điều hành Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh - Cung cấp thông tin cho công chúng hoạt động chủ yếu, định quan trọng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, kiện kinh tế, trị, xã hội bật mà dư luận quan tâm theo quy định pháp luật đạo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh - Thực nhiệm vụ phát ngôn Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật - Quản lý, xuất phát hành Công báo cấp tỉnh - Quản lý trì hoạt động mạng tin học Uỷ ban nhân dân tỉnh - Quản lý tổ chức hoạt động Trang Thơng tin điện tử Văn phịng Uỷ ban nhân dân tỉnh 43 - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh - Xây dựng, ban hành văn thuộc thẩm quyền Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật - Tổ chức việc phát hành quản lý văn Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh - Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cơng tác văn phịng Văn phịng Sở, ngành, Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện 1.1.2 Đối với quan chuyên môn trực thuộc UBND Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) chịu trách nhiệm tham mưu giúp UBND tỉnh thực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật a Xây dựng, ban hành văn công tác văn thư, lưu trữ * Xây dựng, ban hành sửa đổi, bổ sung văn -Thủ trưởng quan, tổ chức triển khai xây dựng, ban hành văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hành: + Ban hành Danh mục hồ sơ năm quan, đơn vị; + Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị; + Xây dựng Danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử; + Hướng dẫn lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Chỉ đạo, hướng dẫn quan, đơn vị rà soát để sửa đổi thay Quy chế công tác văn thư, lưu trữ * Tổ chức lớp tập huấn để giới thiệu văn quy phạm pháp luật ban hành công tác văn thư, lưu trữ * Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ - Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hoạt động lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có) Tập trung vào nội dung sau: 44 - Phổ biến văn quy phạm pháp luật, văn khác Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, đó, việc tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ; triển khai thi hành Luật Lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức; - Công tác tổ chức, cán (về tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ cán bộ; việc thực chế độ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước); - Ban hành văn đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ; - Thực nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định; - Thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Thực hướng dẫn quy định đến quan, đơn vị trực thuộc về: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; - Công tác bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị biện pháp khác để bảo quản tài liệu lưu trữ); - Thực công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định pháp luật; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng sở liệu để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu; - Thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ * Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ - Các quan, tổ chức cần tăng cường đạo thực công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, đồng thời hướng dẫn đơn vị trực thuộc cán bộ, công chức công tác lập hồ sơ công việc theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tránh tình trạng tài liệu chất đống, bó gói, chưa lập hồ sơ - Các quan, tổ chức xây dựng hướng dẫn đơn vị trực thuộc (nếu có) thực cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 Sở Nội vụ * Quản lý sử dụng dấu - Trưởng phịng Hành tổng hợp chịu trách nhiệm việc quản lý dấu 45 Con dấu phải chuyên viên văn thư bảo quản phòng làm việc Phịng Hành tổng hợp Khơng đưa dấu khỏi phịng Hành tổng hợp khỏi quan Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc Khi đóng dấu xong, chuyên viên phụ trách văn thư phải cất dấu vào tủ khoá tủ đựng dấu - Chuyên viên văn thư quản lý dấu đóng dấu văn thể thức có chữ ký người có thẩm quyền - Đóng dấu phải chiều, rõ ràng, trùm 1/3 chữ ký phía trái - Đối với phụ lục kèm theo, đóng dấu vào góc bên trái phụ lục, đấu đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục có từ trang trở lên ngồi việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai - Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không lưu văn thư (các hợp đồng, biên nghiệm thu, giấy chứng nhận ), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống - Khi nét dấu bị mịn biến dạng, người quản lý sử dụng dấu phải báo cáo Cục trưởng làm thủ tục đổi dấu * Chỉnh lý tài liệu hết giá trị tồn đọng tiêu hủy tài liệu -Thủ tục tiêu huỷ tài liệu: + Lập danh mục hồ sơ tài liệu huỷ kèm theo thuyết minh huỷ trình thủ trưởng + Thủ trưởng định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để kiểm tra hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ; + Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp xem xét kết luận tài liệu cần giữ lại tài liệu huỷ; + Thủ trưởng định tiêu huỷ tài liệu sau có ý kiến thẩm định văn Cục văn thư lưu trữ Chỉ tổ chức tiêu huỷ tài liệu danh mục kèm theo định tiêu huỷ Thủ trưởng ký Tổ chức việc tiêu huỷ phải tuyệt đối an tồn, huỷ hết thơng tin tài liệu Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu phải lập lưu trữ 20 năm * Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cải tạo kho lưu trữ - Các quan, tổ chức đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng phịng, kho đủ diện tích mua sắm trang thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Thực tốt hướng dẫn đơn vị trực thuộc (nếu có) chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu; cơng tác phịng cháy chữa cháy biện pháp để bảo quản tài liệu theo quy định 46 * Tổ chức sử dụng tài liệu - Sắp xếp bố trí phịng đọc, tạo điều kiện thuận lợi để độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu quan, tổ chức; - Hoàn thiện công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ; sổ sách quản lý việc lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu phục vụ độc giả quan; xây dựng sở liệu quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ Thủ trưởng quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý văn thư, lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ; ban hành quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phải biên chế nhà nước, có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù lưu trữ sách ưu đãi khác theo quy định pháp luật 1.2 Nội dung quản lý công tác văn thư Các khái niệm -“Văn đi” tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn tổ chức khác (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức đóng dấu, phát hành - “Văn đến” tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức -“Đăng ký văn bản” việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thông tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn - “Bản thảo văn bản” viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức -“Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền -“Bản văn bản” hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành 47 - “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ -“Bản trích sao” phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ - “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định -“Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân -“Hồ sơ nguyên tắc” tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức - “Đơn vị bảo quản” đơn vị thống kê lưu trữ, đồng thời dùng để tra tìm tài liệu Một hồ sơ có văn bản, tài liệu lập đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu chia làm nhiều tập tập hồ sơ đơn vị bảo quản -“Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - “Danh mục hồ sơ” bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản hồ sơ -“Văn thư quan (đơn vị)” chức danh công chức, viên chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức (hoặc đơn vị thuộc quan, tổ chức) theo quy định pháp luật - “Hoạt động lưu trữ” hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ - “Tài liệu” vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi 48 âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác -“Tài liệu lưu trữ” tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp - “Lưu trữ quan” tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức -“Lưu trữ lịch sử” quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác - “Phơng lưu trữ” tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân - “Thu thập tài liệu” trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử -“Chỉnh lý tài liệu” việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân -“Xác định giá trị tài liệu” việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị - “Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ” từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn định nhằm lưu giữ dự phịng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn hành a Hình thức văn hành Các hình thức văn hành quan, tổ chức ban hành: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, thư công 49 b Thể thức kỹ thuật trình bày văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan, tổ chức ban hành thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn quan, tổ chức ban hành sử dụng phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Loại chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn văn thực theo quy định c Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn hành văn khác quy định sau: Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việctham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thành thảo; - Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan d.Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định e Đánh máy, nhân Văn đơn vị cá nhân soạn thảo phải đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn (theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV) Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng 50 thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Nhân số lượng quy định Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định f Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, trước trình người có thẩm quyền ký ban hành, phải ký “tắt” vào vị trí kết thúc nội dung văn (sau dấu /.) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện, thị xã, thành phố cơng chức Văn phịng UBND xã, phường, thị trấn người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn thủ tục ban hành văn theo quy định hành, phải ký “tắt” vào vị trí cuối phần “Nơi nhận”, trước trình người có thẩm quyền ký thức ban hành Chữ ký “tắt” văn ghi tắt từ tiếng Việt g Ký văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Đối với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật theo điều lệ tổ chức, phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức; Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn 51 Tai lieu Luan van Luan an Do an * Mẫu sổ đăng ký văn Uỷ ban nhân dân xã ỦY BAN NHÂN DÂN…… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: …… Từ ngày … đến ngày .… Từ số … đến số … Quyển số: …… Bìa sổ: Phần đăng ký văn đi: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi 1.2.3 Lập nộp hồ sơ vào lưu trữ Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan công tác mà sau năm làm việc ban ngành, đồn thể phải lập hồ sơ cơng việc làm xong, để đưa vào Lưu trữ Lưu trữ quan, tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử sau năm sau Đây hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài Đây công việc thường xuyên mà cán văn phịng làm giải cơng việc quản lý Việc lập hồ sơ hành Uỷ ban nhân dân xã cần làm quy trình Cục Văn thư Lưu trữ Tuy nhiên, số ban ngành chưa lập hồ sơ, tài liệu cịn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực vào cuối năm Người làm cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc quản lý văn lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ; phải có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ 145 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu quan thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ–CP ngày 29/9/200 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu Uỷ ban nhân dân xã cần cán Văn thư – Lưu trữ quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng Đảm bảo cho việc dấu đóng khơng bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn khơng thẩm quyền Các loại dấu: Dấu quan Uỷ ban nhân dân xã, dấu tên, dấu chức danh, dấu công văn đến… Các biện pháp quản lý công tác văn thư UBNDXã phường thị trấn 2.1 Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư 2.1.1 Nguyên tắc Công tác văn thư trongcơ quan Nhà nớc,các tổ chức kinh tế, xã hội (sau gọi chung quan) phần thiếu cơngtác quản lý có ảnh hưởngkhơng nhỏ tới tính kịp thời, nhanh chóng, chínhxác hiệu hoạt động máy quản lý Việc nâng cao hiệu tồn q trình quản lý phụ thuộc nhiều vào mức độ giới hoá, tự động hố vỡ tổ chức quy trình xây dựng, quản lý, xử lý, giải văn cách khoa học Để sử dụng thông tin chức văn bản, tài liệu ngườita phải thực khối lượng lớn công việc mà đại phận số thuộc lĩnh vực văn thư xem xét sơ bộ, đăng ký, thống kê, bảo quản, kiểm tra, thi hành, nghiên cứu khởi thảo văn bản, in, nhân Đối với công việc, thao tác nghiệp vụ cần phải có phương pháp tiếp cận riêng Tổ chức lao động văn thư quan dựa nguyên tắc chung tổ chức lao động khoa học Tổ chức lao động khoa học phải dựa vào thành tựu khoa học, công nghệ vụ kinh nghiệm tiên tiến áp dụng cách có hệ thống vào hoạt động xếp vụ quản lý, cho phép kết hợp cách tốt hai yếu tố khoa học người trình xếp thống nhất, bảo đảm việc sử dụng có hiệu nguồn dự trữ nhân lực vật lực, không ngừng nâng cao suất lao động giữ gìn sức khoẻcho ngư ời lao động Theo quy định hà nh Nhà nước nhân viên văn thư, đánh máy v.v thuộc nhóm nhân viên kỹ thuật Nhiệm vụ chủ yếu họ đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo chuyên viên thơng tin kịp thời, xác cho việc ban hành định quản lý tổ chức thực định đó, tức là: tiếp nhận, xử lý sơ bộ, đăng ký, chuyển giao, in, đánh máy loại văn bản, tài liệu 146 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an Lao động lĩnh vực văn thư có số nét đặc biệt Lao động văn thư có tính chất lao động trí óc, đồng thời có tính chất lao động kỹ thuật chân tay Các công việc nghiên cứu, soạn thảo văn bản, xét duyệt văn thuộc lao động trí óc, khó đánh giá xác suất lao động phải vào hiệu lao động Tuy nhiên đa số công việc thực văn thư như: xử lý văn đi, đến, đăng ký văn bản, biên mục hồ sơ, đánh máy, nhân bản, in, chuyển giao văn dễ dàng lượnghố điều cho phép đánh giá suất lao động đại phận cán bộ, nhân viên văn thư Trong lao động quản lý hành chính, thao tác nghiệp vụ văn thư tương đối đồng thường hay lặp lại Các đặc tính tạo điều kiện cho vịêc áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật giới hoá tự động hoá Tổ chức lao động cán làm công tác văn thư cần đảm bảo nguyên tắc tổ chức lao động khoa học chủ yếu sau: - Chun mơn hố: phân công lao động công tác văn thư ,trong đơn vị, phận cơng tác nhân viên thừa hành phảI thực công đoạn thao tác nghiệp vụ định với giúp đỡ củacác phương tiện kỹ thuật thích hợp - Sự cân đối: suất lao động phận văn thư đơn vị thời gian điều phối chặt chẽ, hợp lý nhóm cơng tác cán bộ, nhân viên - Tính song trùng: thực đồng thời công đoạn thao tác nghiệp vụ văn th riêng biệt nhằm rút ngắn thời gian hồn thành tồn cơng việc - Tính trực tuyến: đường văn từ nơi phát sinh tới nơi sử dụng phải ngắn nhất, tránh tượng chồng chéo, trùng lặp - Tính liên tục: loại trừ hạn chế tới mức tối đa gián đoạn quy trình văn thư - Sự nhịp nhàng: hoạt động cách đặn tất khâu quy trình văn thư theo nhịp điệu xác định nhiệm vụ đặt cho văn thư trongcơ quan 2.1.2 Trang thiết bị dùng công tác văn thư Trang thiết bị văn thư Trang thiết bị công tác văn thư yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn thư , đồng thời yếu tố giúp cho ngời cán làm cơng tác văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ 147 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển tiến khoa học ứng dụng rộng rãi công tác văn thư, đặc biệt ứng dụng tiến công nghệ thông tin việc bố trí trang thiết bị phải gắn liền với việc đại hố cơng tác văn thư - Để đại hố cơng tác văn thư áp dụng số phương tiện kỹ thuật với nhóm sau đây: - Phương tiện làm văn - Sao nhân hàng loạt - Tra tìm bảo quản vận chuyển tài liệu - Đồ gỗ trang thiết bị chuyển dùng cho phòng làm việc - Các phương tiện thơng tin văn phịng Các phương tiện làm văn - Máy chữ dùng để đánh máy tài liệu chữ, số biểu bảng Những máy chữ chế tạo để sử dụng thường xuyên thời gian dài chủ yếu trang bị cho phận đánh máy Văn phịng Ngày nay, máy vi tính thay dần máy chữ gõ nhẹ, chữ đẹp, in nhanh, vẽ sơ đồ - Máy ghi âm văn phịng dùng để ghi lại lời nói Hiện máy ghi âm văn phòng sử dụng rộng rãi nhiều quan, xí nghiệp nhằm mục đích sau đây: Ghi lại tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, giảng, định thông qua mà không cần phải ghi tốc ký Ghi lại điện báo qua điện thoại, nói chuyện qua điện thoại đường dài, phục vụ việc soạn thảo Các phương tiện in văn bản, tài liệu Để có để nhân văn bản, tài liệu người ta sử dụng hai nhóm phương tiện - Các phương tiện in Theo cách làm bảo sao, phư ơng tiện in chia cácphương tiện ánh sáng, nhiệt, vi phim điện ký Hiện quan sử dụng rộng rãi máy Photocopy để nhân 148 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an Để vụ truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơđồ ) xa dùng máy Fax - Các phương tiện nhân Thông thường văn bản, tài liệu nhân phương pháp in kéo Máy in kéo rẻ tiền so với máy in rônêô máy ôpsét, nhẹ nhàng, dễ điều khiển cho phép in lựa chọn, khơng ồn quay nơi làm việc Việc nhân máy có lợi nhân từ 10 trở lên, chất lượng in kéo in rônêô , in ôpsét, máy dùng để nhân từ gốc mờ Nên dùng máy in kéo quan có khối lựợng tài liệu không lớn lắm, chủ yếu để dùng cho nội quan Các phương tiện xử lý văn Văn bản, tài liệu công tác văn thư xử lý phương tiện như: - Ghim đóng dán tài liệu, phương tiện đề địa đóng dấu, phương tiện văn phòng dùng để cắt giấy máy huỷ tài liệu - Máy huỷ tài liệu dùng để cắt tài liệu thành dỡi nhỏ đến mứckhông thể khôi phục lại nội dung tài liệu Các phương tiện tra tìm, bảo quản, vận chuyển văn - Các phương tiện tra tìm Ngày nay, phần lớn văn phòng trang bị máy vi tính Cán văn thư sử dụng máy vi tính đăng ký, tra tìm văn vừa nhanh, vừa đadạng, vừa xác - Các phư ơng tiện bảo quản + Giá để tài liệu, hòm, tủ, + Và trang thiết bị khác : điều hoà, quạt.v.v - Các phương tiện vận chuyển tài liệu Ống gió l hệ thống chuyển tài liệu văn từ nơi giao dịch đến nơi giao dịch khác, ống dẫn tác dụng nén khí áp suất khơng khí Tài liệu chuyển ống có kích thước từ 35 x 11 đến 110 x 313mm Các phương tiện báo hiệu vụ thơng tin văn phịng - Điện thoại dùng để liên lạc, giao dịch trực tiếp người nghe 149 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an - Máy nhắn tin dùng để gọi người cán khu vực quan đến máy điện thoại gần Ngày nhiều quan nối mạng máy vi tính phạm vi quan quan nước, giới Việc nối mạng máy vi tính làm cho mạng máy vi tính trở thành phương tiện thơng tin văn phịng lý tưởng 2.2 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư 2.2.1 Mục đích u cầu Tuy cơng tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, phận cán bộ,viên chức quan, nhưngnói chung quan cần có văn thư chuyên trách Điều khác biệt hình thức tổ chức văn thư khơng giống quan Hình thức tổ chức cách thức tổ chức đơn vị phận cán chuyên trách để thực số khâu cơng tác văn thư mang tính nghiệp vụ tuý tiếpnhận, vào sổ,chuyển giao, đánh máy văn 2.2.2 Cơ sở lựa chọn Hình thức văn thư tập trung Hình thức văn thư tập trung hầu hết công tác chuyên môn công tác văn thư tập trung giải nơi chung cho quan - văn phòng Phòng hành (ở nơi khơng có văn phịng) hay người đảm nhận (nhân viên thư ký) Hình thức áp dụng cho quan, đơn vị có cấu tổ chức phức tạp, có quy mơ nhỏ, số lượng văn bản, giấy tờ Hình thức thường áp dụng cho quan xếp kinh doanh, cơng ty trách nhiệm hữu hạn Hình thức văn thư phân tán Khi hầu hết khâu nghiệp vụ côngtác văn thư đượcgiải công đoạn thao tác văn thư đuợcphân chiacho nhiều đơn vị quan thực hiện, đơn vị thực hiệncác cơng việc tương đối giống Hình thức thông thờngáp dụngcho quan, đơn vị có cấu tổ chức phức tạp, nhiều văn đi, đến, cónhiều sở cách xa Hình thức văn thức hỗnhợp Với hình thức tổ chức nỡy, vừa có vănthư chungcủa quan đặt trực thuộc văn phịng phịng hành chính(gọi văn thư quan hay văn thư trungtâm); vừa bố trí phận cánbộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thở 150 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an đơn vị có phân cơngcụ thể xử lý văn Nghĩa có khâu cơng tác, loại văn phân chia cho văn thư c quan xử lý, có khâu cơng tác, loại văn đợc giao cho văn thư đơn vị xử lý 2.3 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư 2.3.1 Nguyên tắc Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp tính thống văn quy phạm pháp luật hệ thống pháp luật văn quy phạm khác( văn luật, văn hành thơng thường) Tuân thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật Bảo đảm tính cơng khai q trình xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật trừ trường hợp văn quy phạm pháp luật có nội dung thuộc bí mật nhà nước; bảo đảm tính minh bạch quy định văn quy phạm pháp luật Bảo đảm tính khả thi văn Khơng làm cản trở việc thực điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thành viên 2.3.2 Nội dung phạm vi Tất văn liên quan đến chế độ công tác văn thư ban hành Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ sử dụng phạm vi quan quan trực thuộc theo quy đinh văn 2.4 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90010;2000 vào công tác văn thư Hiện nay, Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng (sau gọi TCVN ISO 9001:2000) áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu có vai trị quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại Áp dụng ISO 9001:2000 công tác văn thư lưu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước, dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo 151 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn yêu cầu công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước Việc áp dụng nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân 2.4.1 Mục đích, ý nghĩa Trong phần phân tích nội dung Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, yêu cầu, phạm vi khả áp dụng Tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ, thuận lợi khó khăn đề xuất số biện pháp áp dụng cách hiệu Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ ISO 9001:2000 nằm tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau sửa đổi tiêu chuẩn phiên 1994 ISO 9001:2000, quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để chứng tỏ lực tổ chức việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng, yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thoả mãn khách hàng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Bộ Khoa học, Công nghệ Mơi trường ban hành Tiêu chuẩn hồn tồn tương đương với ISO 9001: 2000 Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phương pháp quản lý nhằm hệ thống hoá cụ thể hố thủ tục hành ứng với cơng việc theo trình tự định quy định nhiều văn pháp luật quy định, quy chế quan Đây hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng cơng trình xử lý công việc khoa học hợp lý Mục tiêu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quan hành nhà nước thực thơng qua việc xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu quan hành nhà nước kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công Việc áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào hành cơng lĩnh vực văn thư, lưu trữ thực có hiệu số nước khu vực Malaysia, Singapore, quy trình lập quản lý hồ sơ áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn đuợc Bộ Khoa học công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004) Ở nước, số Bộ ngành địa phương Văn phịng Bộ Cơng nghiệp, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Ủy ban nhân dân Tp Hải Phòng
, áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào số nội dung công tác văn thư phần quy trình hoạt động hành quan, quy trình soạn thảo, giải ban hành văn bản; quản lý văn đến Đây kinh nghiệm quý cần nghiên cứu, học hỏi để vận 152 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an dụng trình áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng lĩnh vực nói tạo cách làm việc khoa học, loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian giảm chi phí, cải tiến chất lượng cơng việc, đồng thời làm cho lực, trách nhiệm ý thức phục vụ công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ quan nhà nước với dân cải thiện, từ vai trị vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ nâng cao… Ý nghĩa Việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hành nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp luật yêu cầu riêng tổ chức Hệ thống vận động theo mơ hình quản lý theo q trình, tức q trình chuyển hóa từ yếu tố đầu vào (các yêu cầu mong đợi khách hàng, nguồn lực yếu tố khác) thành kết đầu (các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng yêu cầu đáng khác) lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu suốt vòng đời sản phẩm Sản phẩm quan bao gồm kết đo đếm được, không đo đếm được, phần kết điều hành, đạo lãnh đạo quan nhà nước thể qua văn phát hành; xử lý thơng tin, văn đến xác, kịp thời; đáp ứng loại nhu cầu hoạt động, làm việc quan Sự thỏa mãn khách hàng đánh giá thông qua dịch vụ đầu đáp ứng yêu cầu khách hàng khách hàng chấp nhận Khách hàng quan áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương ngành, cá nhân nước, đặc biệt lãnh đạo quan Thơng thường q trình cần thiết chuẩn hóa dạng văn hình thức khác, gọi thủ tục hay quy trình Các thủ tục việc cần làm, người tham gia kết việc thực trình Do đó, cơng việc cụ thể q trình, tiêu chuẩn cần có đảm bảo sẵn có nguồn lực thông tin cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp trình Đồng thời thực hệ thống quản lý chất lượng cần theo dõi, đo lường, phân tích q trình để có hành động cần thiết nhằm đạt kết dự định có sở cải tiến liên tục trình nhằm làm cho hệ thống quản lý chất lượng ngày hoàn thiện Để cho việc áp dụng có chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào cơng tác văn thư lưu trữ, cần có yếu tố như: 2.4.2 Yêu cầu 153 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an Điều kiện sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy thực yêu cầu khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời yêu cầu; cách ứng xử mực; tạo niềm tin khách hàng; đồng cảm hiểu biết lẫn trình giao tiếp giải công việc Trong yếu tố nêu trên, yếu tố điều kiện vật chất ra, có đến 80% yếu tố thuộc nỗ lực thành viên đơn vị thực thi công vụ Do người (hay công chức) dịch vụ hành coi yếu tố hàng đầu, có tính định chất lượng dịch vụ hành Muốn vậy, cơng chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức kỹ giải công việc, biết nhẫn nại kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời linh hoạt
Điều tối kỵ công chức thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nơn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tơn trọng khách hàng Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, toàn hoạt động quan nhà nước thực thơng qua q trình Mỗi q trình hoạt động quan cụ thể hóa quy trình Việc xây dựng quy trình nhằm thực mục đích sau: - Việc xây dựng quy trình cụ thể hố q trình hoạt động thành bước theo trình tự định, tương ứng với thực tế tiến hành, giải công việc, nhằm mục đích thực ngun tắc viết bạn làm, làm bạn viết - Các quy trình xây dựng nhằm chuẩn hóa hoạt động quản lý cung cấp dịch vụ quan, chúng xem quy chế quan buộc đối tượng liên quan phải thực - Việc xây dựng quy trình trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cá nhân tham gia quy trình theo trình tự định, điều khơng tạo điều kiện cho công tác quản lý quan, mà cịn chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu công việc cá nhân quan Nhờ vậy, việc thực thủ tục hành chính, khâu nghiệp vụ quan quy củ, nếp Đó yếu tố quan trọng để tạo nên hệ thống quản lý chất lượng quan 2.4.3 Biện pháp tổ chức Để xây dựng quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ cách xác theo tiêu chuẩn ISO phù hợp với tình hình thực tế quan nhà nước, cần chuẩn bị bước sau: + Xác định tên gọi xác tiêu chuẩn + Xác định mục đích chủ yếu mục đích thứ yếu việc xây dựng tiêu chuẩn + Xác định nội dung trọng tâm tiêu chuẩn + Xác định cách xác đối tượng có trách nhiệm chính, trách nhiệm liên đới phịng, ban, cá nhân liên quan việc thực tiêu chuẩn + Xác định tài liệu liên quan đến việc thực tiêu chuẩn Phạm vi nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 154 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an TCVN ISO 9001:2000 công tác văn thư, lưu trữ Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư, lưutrữ phụ thuộc nhiều yếu tố, có quan tâm, cam kết ủng hộ Lãnh đạo quan, đầy đủ hệ thống văn bản, thủ tục quy định, văn hướng dẫn, tài liệu tham chiếu làm sở cho việc xây dựng sổ tay chất lượng, điều kiện sở vật chất, trình độ, khả sẵn sàng công chức liên quan đến việc thực quy trình, tầm quan trọng nội dung quy trình cơng việc cơng tác văn thư lưu trữ, việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cần áp dụng cho quy trình sau cơng tác văn thư lưu trữ: Các quy trình quản lý cơng tác văn thư bao gồm: - Quy trình soạn thảo, ban hành giải văn - Quy trình quản lý văn đến - Quy trình lập quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan, có việc xác định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu Các quy trình quản lý cơng tác lưu trữ bao gồm: - Các quy trình thu thập bổ sung tài liệu - Quy trình phân loại tài liệu phơng lưu trữ - Các quy trình xác định giá trị tài liệu - Quy trình chỉnh lý tài liệu - Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu phịng đọc - Quy trình tu bổ, chụp microfilm lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Thuận lợi thách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ - Thuận lợi Qua nghiên cứu nguyên tắc, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9000 với trình khảo sát thực tế tình hình cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước, nhận thấy, việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước có thuận lợi sau: Một là: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 áp dụng phổ biến doanh nghiệp, quan, tổ chức giới Việt Nam Theo thống kê Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng, nước ta có khoảng quan, tổ chức áp dụng ISO 9000 Nhiều quan nhà nước thành phố Hồ Chí Minh số tỉnh, thành phố khác thực việc áp 155 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 lĩnh vực liên quan đến việc thực hiện, giải dịch vụ hành chính, thủ tục hành Điều tạo điều kiện thuận lợi định cho quan công việc sau: - Việc phổ biến tiêu chuẩn ISO 9000 đến cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác văn thư lưu trữ có nhiều thuận lợi Bởi lẽ, tiêu chuẩn ISO 9000 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng quan, doanh nghiệp áp dụng trước dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt công bố nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải báo, tạp chí qua mạng internet - Có thể áp dụng kinh nghiệm quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 thành công tránh sai lầm quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 không thành công Một số quan, doanh nghiệp áp dụng thành công ISO 9000 như: Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn, Công ty Kim Đan, Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, đặc biệt số quan hành như: Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, ủy ban nhân dân Quận thành phố Hồ Chí Minh, Sở Khoa học Cơng nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng,…Các báo cáo tổng kết nghiên cứu với nội dung mô tả hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000, thành đạt quan áp dụng khó khăn, vướng mắc q trình thực đăng tạp chí chuyên ngành, website quan trao đổi diễn đàn mạng internet Những báo cáo viết thực nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho việc học hỏi kinh nghiệm tránh hạn chế trình áp dụng ISO 9000 vào công tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước Hai là: Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ nhu cầu cấp bách quan nhà nước giai đoạn cải cách hành nhà nước Bởi lẽ, việc thực hệ thống quản lý theo mơ hình ISO 9000 giúp cho quan, tổ chức có phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao đặc biệt khắc phục chồng chéo trách nhiệm, rườm rà bước thực cơng việc Chính vậy, áp dụng ISO 9000 công tác khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với xu chung công cách hành nhà nước, đặc biệt cải cách thủ tục hành Điều dẫn đến việc áp dụng ISO 9000 nhà nước cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện, đầu tư sở pháp lý, sở vật chất Việc áp dụng ISO 9000 ngành lưu trữ nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng chủ trương, nhiệm vụ đặt quan nhà nước thời gian tới Chủ trương Thủ tướng Chính phủ, cam kết Bộ, ngành, địa phương, lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cải cách hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tinh thần, nguyện vọng cán bộ, công chức, làm công tác văn thư lưu trữ Bởi lẽ, việc quy định rõ trách 156 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an nhiệm cá nhân quy trình ISO 9000 cho việc xác định nhiệm vụ phạm vi trách nhiệm đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyện vọng giản lược thủ tục hành klhâu nghiệp vụ nên đối tượng tham gia quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ Ba là: lợi ích việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ, tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ Đó mục tiêu hướng đến ngành lưu trữ Mặt khác, thực tế hình thành hệ thống văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định hướng dẫn nghiệp vụ vê công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đặt ra, cần thực thời gian tới Đồng thời, áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ biện pháp thực đổi công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước mục tiêu mà nhà nghiên cứu, nhà quản lý ngành lưu trữ hướng tới Sự phù hợp việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ với mục tiêu, kế hoạch yêu cầu đổi công tác văn thư lưu trữ tạo thuận lợi việc thống chủ trương cấp lãnh đạo việc tuyên truyền vận động cán bộ, công chức viên chức quan nhà nước thực hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 - Thách thức Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ cịn vấp phải số khó khăn, vướng mắc sau: Một là: Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Vì vậy, Cục văn thư lưu trữ nhà nước phải chịu sức ép tâm lý xây dựng mơ hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mang tính điển hình cho tồn ngành Điều địi hỏi thống ý chí hành động từ lãnh đạo cao đến thành viên với phối hợp cấp ủy lãnh đạo đoàn thể Hai là: Hiện nay, sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ hạn chế Vấn đề quy định chung văn quy phạm pháp luận Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Nghị định 111/2004/NĐ-CP, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng Trên thực tế, để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, vấn đề thuộc nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần quy định cụ thể, chi tiết Bởi lẽ, hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO vào hoạt động thay đổi dù nhỏ văn quản lý ngành ảnh hưởng đến trình hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 Chính vậy, sở pháp lý chưa đầy đủ trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ Ba là: Cơ sở vật chất công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng 157 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an ISO 9000 cách có hiệu Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9000 không giới hạn đơn trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho cán thực nghiệp vụ cần thiết trình áp dụng ISO Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9000 hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, toàn nguồn lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 vận hành quan, tổ chức Nguồn lượng để hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 vận hành cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước bao gồm đối tượng tham gia trực tiếp vào trình hoạt động hệ thống như: đội ngũ cán bộ, hệ thống hồ sơ tài liệu trang thiết bị đóng vai trị hỗ trợ cho vận hành hệ thống như: máy móc, trang thiết bị tài liệu hệ thống Hiện tại, nguồn lượng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan quản lý nhà nước chưa chuẩn bị đồng Đội ngũ cán chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức ISO 9000 tin học; hệ thống văn nghiệp vụ chưa thật đầy đủ đồng bộ, việc đạo quản lý công việc chưa thực khoa học, máy móc trang thiết bị cho q trình thực ISO thiếu số lượng, tốc độ chậm, chưa nâng cấp kịp thời
Tất yếu tố ảnh hưởng đến vận hành hệ thống quản lý chất lượng, ảnh hưởng đến hiệu việc áp dụng ISO 9000 2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm thực công tác văn thư 2.5.1 Mục đích, yêu cầu Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích cơng tác văn thư khen thưởng theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ xây dựng hoàn thiện pháp luật xử lý vi phạm hành phạm vi quản lý Bộ, quan ngang Bộ theo quy định Việc tổ chức kiểm tra thực hiệc công tác đánh giá khen thưởng phần nhiệm vụ thực công tác văn thư Một mặt nhằm đánh giá kết đạt có hình thức khen thưởng phù hợp( theo quy định), mặt khác hội để đánh giá , kiện toàn phát nội dung cịn thiếu sót q trình thực để đưa hình thức thay đổi xử phạt hợp lý theo quy định Yêu cầu: Thực nhiệm vụ thống kê phạm vi quản lý Bộ, quan ngang Bộ Xây dựng sở liệu xử lý vi phạm hành thuộc thẩm quyền xử phạt Bộ, quan ngang Bộ; đạo quan, đơn vị cung cấp thông tin để 158 Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn Tai lieu Luan van Luan an Do an Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn
Ngày đăng: 07/07/2023, 00:25
Xem thêm:
