Giáo trình Công tác văn thư trong tổ chức Đảng - Đoàn thể (Nghề: Kế toán tin học - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG - ĐỒN THỂ NGHỀ: KẾ TỐN TIN HỌC TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX- ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu công tác văn thư Đảng Đồn thể Chúng tơi tiến hành soạn giáo trình mơn Cơng tác văn thư tổ chức Đảng Đồn thể Trong q trình soạn thảo có sử dụng tài liệu tham khảo: - Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội: Giáo trình, tập giảng "Nghiệp vụ văn thư quan Đảng - Đoàn thể"; - Hệ thống tập, thực hành; - Hệ thống văn hướng dẫn nghiệp vụ Đảng tổ chức trị - xã hội Trong trình soạn thảo khơng thể tránh khỏi sai sót mong nhận ý kiến đóng góp Xin chân thành cảm ơn! Ngày 10 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: CN Đinh Thanh Nghị MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG Hệ thống văn Đảng 1.1 Các loại văn Đảng thẩm quyền ban hành 1.2 Thể thức văn Đảng 14 Quản lý văn đến, văn 48 2.1 Quản lý văn đến 48 2.2 Quản lý văn 54 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ 59 3.1 Lập hồ sơ 60 3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 64 Quản lý sử dụng dấu 65 4.1 Những vấn đề chung 65 4.2 Quy định quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 66 CÂU HỎI 67 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI 68 Cơng tác văn thư tổ chức Đồn TNCS Hồ Chí Minh 68 1.1 Các loại văn thẩm quyền ban hành 68 1.2 Quản lý văn Đi- Đến 98 1.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Đồn niên CS Hồ Chí Minh 98 1.4 Các loại dấu sử dụng dấu 99 CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM 99 2.1 Các loại văn thẩm quyền ban hành 99 2.2 Quản lý văn - đến 109 2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Tổng liên đoàn lao động 110 2.4 Các loại dấu sử dụng dấu 110 CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM 110 3.1 Các loại văn thẩm quyền ban hành 110 3.2 Quản lý văn Đi- Đến 128 3.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Tổng liên đoàn lao động 128 3.4 Đối với việc quản lý sử dụng dấu 129 IV CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC HÔI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM 129 Các loại văn thẩm quyền ban hành 129 Quản lý văn - đến 131 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành hội cựu chiến binh Việt Nam 132 Quản lý sử dụng dấu 132 V CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 132 Các loại văn thẩm quyền ban hành 132 Quản lý văn - đến 134 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 134 Đối với việc quản lý sử dụng dấu 135 VI CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM 135 1.CÁC LOẠI VĂN BẢN VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH 135 Quản lý văn Đi - Đến 138 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Hội nông dân Việt Nam 139 Quản lý sử dụng dấu 139 CÂU HỎI 139 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG-ĐỒN THỂ Mã mơn học: MH29 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: Vị trí: Là mơn học có mối quan hệ chặt chẽ với nghề văn thư giảng dạy vào học ký năm thứ hai - Tính chất môn học: Là môn học tự chọn MỤC TIÊU MƠN HỌC: - Về kiến thức + Trình bày nguyên tắc tổ chức hoạt động Đảng Cộng sản Việt Nam; + Kể tên hệ thống văn quan, tổ chức Đảng + Nêu tên văn thẩm quyền ban hành kỹ thuật soạn thảo văn quan, tổ chức Đảng; + Trình bày quy trình tổ chức soạn thảo, quản lý văn đến, quản lý văn quan Đảng; + Trình bày đặc trưng lập hồ sơ xếp văn hồ sơ; + Nêu trách nhiệm thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quan, tổ chức Đảng -Về kỹ năng: + Phân biệt rõ hệ thống tổ chức quan, tổ chức Đảng, Nhà nước tổ chức trị - xã hội; + Phân biệt cụ thể hệ thống văn Đảng, Nhà nước; + Biết vận dụng xác văn hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn quan, tổ chức Đảng, Nhà nước Nhận biết khác biệt văn đó; + Thao tác nhanh gọn, xác, quy định, rõ ràng, sạch, đẹp quy trình nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo văn bản, giải quyết, quản lý văn bản; phục vụ nhu cầu sử dụng lưu; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Về lực tự chủ trách nhiệm: tự giác, tích cực, cẩn thận q trình học tập CHƯƠNG 1: CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG Mã chương: MH29.01 Mục tiêu: - Trình bày loại văn Đảng thẩm quyền ban hành; - Mô tả quy trình quản lý văn đến, văn quan Đảng - Trình bày phương pháp lập hồ sơ Trong quan Đảng - Trình bày loại dấu sử dụng dấu quan Đảng - Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận q trình học tập Nội dung Hệ thống văn Đảng 1.1 Các loại văn Đảng thẩm quyền ban hành a Văn Đảng Văn Đảng loại hình tài liệu thể ngơn ngữ viết để ghi lại hoạt động tổ chức Đảng cấp ủy, tổ chức, quan có thẩm quyền Đảng ban hành theo quy định Điều lệ Đảng Trung ương - Thể loại văn Đảng Thể loại văn tên gọi loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung mục đích ban hành văn Đảng - Hệ thống văn Đảng Hệ thống văn Đảng gồm toàn loại văn Đảng sử dụng hoạt động hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến sở Hệ thống văn Đảng Cương lĩnh trị Cương lĩnh trị văn trình bày nội dung mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ phương pháp cách mạng giai đoạn định Điều lệ Đảng Điều lệ Đảng văn xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, nguyên tắc tổ chức hoạt động, cấu tổ chức máy Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn đảng viên tổ chức Đảng Chiến lược Chiến lược văn trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu giải pháp có tính tồn cục phát triển lĩnh vực giai đoạn định Nghị Nghị văn ghi lại định thông qua đại hội, hội nghị quan lãnh đạo Đảng cấp, hội nghị đảng viên đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch vấn đề cụ thể Quyết định Quyết định văn dùng để ban hành bãi bỏ quy chế, quy định, định cụ thể chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn cấp ủy, tổ chức, quan Đảng Chỉ thị Chỉ thị văn dùng để đạo cấp ủy, tổ chức, quan Đảng cấp thực chủ trương, sách số nhiệm vụ cụ thể Kết luận Kết luận văn ghi lại ý kiến thức cấp ủy, tổ chức, quan Đảng vấn đề định chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể Quy chế Quy chế văn xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ lề lối làm việc cấp ủy, tổ chức, quan Đảng Quy định Quy định văn xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục chế độ cụ thể lĩnh vực công tác định cấp ủy, tổ chức, quan Đảng hệ thống quan chun mơn có chức năng, nhiệm vụ 10 Thông tri Thông tri văn đạo, giải thích, hướng dẫn cấp ủy, tổ chức, quan Đảng cấp thực nghị quyết, định, thị cấp ủy, thực nhiệm vụ cụ thể 11 Hướng dẫn Hướng dẫn văn giải thích, dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn cấp ủy quan Đảng cấp 12 Thông báo Thông báo văn dùng để thông tin vấn đề, việc cụ thể để quan, cá nhân có liên quan biết thực 13 Thông cáo Thông cáo văn dùng để công bố kiện, việc quan trọng 14 Tuyên bố Tuyên bố văn dùng để thức cơng bố lập trường, quan điểm, thái độ Đảng kiện, việc quan trọng 15 Lời kêu gọi Lời kêu gọi văn dùng để yêu cầu động viên người thực nhiệm vụ hưởng ứng chủ trương có ý nghĩa trị 16 Báo cáo Báo cáo văn dùng để tường trình tình hình hoạt động cấp ủy, tổ chức, quan Đảng đề án, vấn đề, việc định 17 Kế hoạch Kế hoạch văn dùng để xác định mục đích, u cầu, tiêu nhiệm vụ cần hồn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ 18 Quy hoạch Quy hoạch văn xác định mục tiêu phương án, giải pháp lớn cho vấn đề, lĩnh vực cần thực thời gian tương đối dài, nhiều năm 19 Chương trình Chương trình văn dùng để xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể cấp uỷ, tổ chức, quan Đảng đồng chí lãnh đạo thời gian định 20 Đề án Đề án văn dùng để trình bày có hệ thống kế hoạch, giải pháp giải nhiệm vụ, vấn đề định để cấp có thẩm quyền phê duyệt 21 Tờ trình Tờ trình văn dùng để thuyết trình tổng quát đề án, vấn đề, dự thảo văn để cấp xem xét, định 22 Công văn Công văn văn dùng để truyền đạt, trao đổi công việc cụ thể trình thực chức năng, nhiệm vụ cấp ủy, tổ chức, quan Đảng 23 Biên Biên văn ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu ý kiến kết luận đại hội Đảng hội nghị cấp ủy, tổ chức, quan Đảng 24 Các loại giấy tờ hành 1- Giấy giới thiệu loại giấy tờ dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ công tác giải công việc cần thiết cho thân cán bộ, nhân viên quan 2- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận) loại giấy tờ dùng để xác nhận việc nhân 3- Giấy đường loại giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên công tác Giấy có giá trị tốn cơng tác phí theo chế độ Nhà nước quy định, 4- Giấy nghỉ phép giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép địa phương khác Giấy nghỉ phép làm toán tiền tàu xe theo chế độ Nhà nước quy định 5- Phiếu gửi loại giấy tờ dùng để gửi kèm theo tài liệu Cơ quan hay người nhận tài liệu cần ghi đủ yêu cầu ghi phiếu gửi trả lại cho quan gửi tài liệu b Thẩm quyền ban hành văn Đảng *Các quan lãnh đạo Đảng cấp Trung ương Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng ban hành : - Cương lĩnh trị, - Điều lệ Đảng, - Chiến lược, - Nghị quyết, - Quy chế, - Thông báo, - Thông cáo, - Tuyên bố, - Lời kêu gọi, Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành - Chiến lược, - Nghị quyết, - Quyết định, - Kết luận, - Quy chế, - Quy định, - Thông báo, - Thông cáo, - Tuyên bố, - Lời kêu gọi, - Báo cáo Bộ Chính trị ban hành : - Nghị quyết, - Quyết định, - Chỉ thị, - Kết luận, - Quy chế, - Quy định, - Thông báo, - Báo cáo Thường vụ Bộ Chính trị ban hành: - Kết luận, - Thông tri, - Hướng dẫn, - Thông báo, - Báo cáo *Các quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung cấp tỉnh) Đại hội đại biểu đảng cấp tỉnh, thành phố ban hành: - Nghị quyết, - Quy chế, - Thông báo Ban Chấp hành đảng tỉnh, thành phố (gọi tắt tỉnh uỷ, thành uỷ) ban hành: - Nghị quyết, - Quyết định, - Kết luận, - Quy chế, - Quy định, - Thông báo, - Báo cáo Tai lieu Luan van Luan an Do an - Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn đến cho phù hợp; 2000 văn đến dùng Sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; 2000 văn đến lặp Sổ chuyển giao văn đến Mẫu Sổ chuyển giao văn đến cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V 2.1.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a Giải văn đến - Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước - Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan b Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến - Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải - Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến Mẫu Sổ theo dõi giải văn đến cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục VI - Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 53 Tai lieu Luan van Luan an Do an 2.2 Quản lý văn 2.2.1 Khái niệm Văn đi: tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành 2.2.2 Quy trình quản lý văn 2.2.2.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn a Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải b Ghi số ngày, tháng, năm văn b.1 Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: + Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào số hệ thống số + Các loại văn hành khác đăng ký vào số hệ thống số riêng - Văn mật đăng ký vào số hệ thống số riêng b.2 Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 54 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Viêc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV 2.2.2.2 Đăng ký văn Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính a Đăng ký văn sổ - Lập sổ đăng ký văn Căn phương pháp ghi số đăng ký văn hướng dẫn Điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư này, quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn cho phù hợp - Mẫu Sổ đăng ký văn cách đăng ký văn đi, kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục VII b Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính - Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực - Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý 2.2.2.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật a Nhân Văn nhân theo số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP b Đóng dấu quan - Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 55 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành - Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn c Đóng dấu mức độ khẩn, mật - Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV - Việc đóng dấu chi mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) 2.2.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Bì văn phải có kích thước lớn kích thước văn bản; làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định Khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA(A11) - Trình bày bì viết bì Mẫu trình bày bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII - Vào bì dán bì Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì dán kín, khơng bị nhăn; khơng để hồ dán dính vào văn - Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 56 Tai lieu Luan van Luan an Do an Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định Khoản Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) b Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn b.1 Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư phải lập Sổ chuyển giao riêng Mẫu Sổ chuyển giao văn cách đăng ký thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thư trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “Đơn vị, người nhận lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ b.2 Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác - Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ b.3 Chuyển phát văn qua Bưu điện - Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bưu điện cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) b.4 Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 57 Tai lieu Luan van Luan an Do an Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi b.5 Chuyển phát văn mật Việc chuyển phải văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) c Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn khơng bị thiếu thất lạc - Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 2.2.2.5 Lưu văn - Việc lưu văn thực sau: + Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc + Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải ln kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 58 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu Sổ sử dụng lưu cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI (Thông tư số 07/2012/TT-BNV) * Nguyên tắc quản lý văn a) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải b) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký c) Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thông tư d) Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ * Khái niệm, từ ngữ - Hồ sơ nguyên tắc: tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân - Đơn vị bảo quản: đơn vị thống kê nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Độ dày đơn vị bảo quản khơng q 3cm Nếu hồ sơ có văn bản, tài liệu lập đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu chia thành nhiều tập tập hồ sơ đơn vị bảo quản Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 59 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Danh mục hồ sơ: bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản hồ sơ - Văn thư quan: tổ chức phận thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức theo quy định pháp luật - Văn thư đơn vị: cá nhân đơn vị quan, tổ chức, người đứng đầu đơn vị giao thực số nhiệm vụ công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị trước giao nộp vào lưu trữ quan * Nguyên tắc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức (sau gọi chung cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ lập phải bảo đảm yêu cầu sau: + Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; công việc mà cá nhân chủ trì giải + Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc - Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc 3.1 Lập hồ sơ 3.1.1 Lập Danh mục hồ sơ a Tác dụng Danh mục hồ sơ - Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ - Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học - Là để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 60 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng b Căn lập Danh mục hồ sơ Các chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân; Danh mục hồ sơ năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) c Nội dung lập Danh mục hồ sơ - Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ + Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, khơng ổn định, khơng rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động + Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ + Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động + Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ (theo Phụ lục XII kèm theo Thông tư số 07/2012/TTBNV) - Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập + Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ Khoản Điều này; đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 61 Tai lieu Luan van Luan an Do an chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị + Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Mẫu số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu (theo Phụ lục XIII kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV) - Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (nếu có) - Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ + Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã + Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập + Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: * Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 * Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 d Tổ chức lập Danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: + Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành + Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 62 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm - Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong q trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức 3.1.2 Mở hồ sơ - Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ - Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) 3.1.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm - Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc 3.1.4 Kết thúc hồ sơ - Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: + Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ + Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ + Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 63 Tai lieu Luan van Luan an Do an bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) + Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) + Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) - Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau 3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 3.2.1 Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn 3.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo 3.2.3 Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo mẫu Phụ lục XIV kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV) hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” (theo mẫu Phụ lục XV kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV) Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 64 Tai lieu Luan van Luan an Do an Quản lý sử dụng dấu 4.1 Những vấn đề chung Quản lý sử dụng dấu Con dấu có vai trò quan trọng việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn nhằm thể vị trí pháp lý quan, tổ chức Đảng; Điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu rõ: “Con dấu sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang số chức danh (gọi tắt quan, tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân phải quản lý thống nhất” Trong văn thiếu dấu văn chưa hợp pháp, dấu quan yếu tố quan trọng thành phần văn Dấu thành phần biểu quyền lực Đảng quan, tổ chức Đảng Mỗi loại dấu quy định riêng cho quan, tổ chức, nhìn vào dấu văn bản, ta phân biệt quyền lực quan, tổ chức Biết quan, tổ chức quan thuộc hệ thống Đảng, Đồn hay quan quản lý nhà nước, quan chuyên môn… Dấu thành phần giúp chống làm giả văn Dấu đóng vào văn sau có chữ ký thức người có thẩm quyền, dấu đóng ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký phía trái Việc đóng dấu vào văn thể tính hợp pháp văn Mỗi dấu khắc xong theo quy định phải đăng ký lưu chiểu mẫu quan công an cấp giấy phép khắc dấu Chỉ sau cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, quan, tổ chức phép thông báo sử dụng mẫu dấu Khi thấy có vấn đề nghi vấn, quan điều tra đối chiếu mẫu dấu văn với mẫu dấu lưu chiểu để phát dấu giả Các loại dấu Trong quan, tổ chức Đảng thường có loạicon dấu: dấu cấp ủy, quan, tổ chức dấu đơn vị trực thuộc quan (nếu có); ngồi cịn có loại dấu mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu tổ chức Đảng đoàn thể quan (Về kích thước, nội dung hình thức loại dấu, xem thêm Thông tư số 08/2000/TT-BCA ngày 31/5/2000 hướng dẫn mẫu, việc khắc, quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức Việt Nam phần phụ lục kèm theo) Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 65 Tai lieu Luan van Luan an Do an 4.2 Quy định quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Các văn hành quy định việc quản lý sử dụng dấu: + Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu + Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấ + Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 05 năm 2003 Hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ 4.2.1 Về quản lý sử dụng dấu - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan - Mỗi quan sử dụng dấu Cơ quan có nhiệm vụ cấp số giấy tờ đặc biệt sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác nghiệp vụ phải phép quan có thẩm quyền - Con dấu quan, tổ chức Đảng phải bảo quản trụ sở quan giao cho cán văn thư có trách nhiệm có trình độ chun mơn giữ đóng dấu Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm: + Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức Đảng; + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; + Khơng đóng dấu khống - Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu giả, sử dụng dấu không quy định - Người đứng đầu quan, tổ chức Đảng có trách nhiệm giao nộp dấu cho quan quản lý dấu trường hợp dấu hỏng, quan đổi tên, tách, sáp nhập, giải thể, thay đổi trụ sở ) - Kích thức, hình dạng, nội dung việc tổ chức khắc loại dấu quan công an quy định, cấp phép đăng ký lưu chiểu mẫu dấu khắc trước sử dụng Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 66 Tai lieu Luan van Luan an Do an Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn