4 2 13 thực trạng công tác văn thư tại trung tâm khkt bình dương

Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp ae a UY BAN NHAN DAN TINH BINH DUGNG TRUONG TRUNG CAP KINH TE- CONG NGHE DONG NAM KHOA KINH TE fe 3X GS BAO CAO THUC TAP TOT NGHIEP ` À9 >>) SSS i CC Qy, | tee iy - Koc THỰC TRẠNG CONG TAC QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG TAI TRUNG TAM UNG DUNG TIEN BO KHOA HOC VA CONG NGHE BINH DUONG GVHD: Ths Phan Thanh Bang HSTT: Ngo Van Long Lớp: Quản trị vấn phòng MSHS: B02VPCS008 BINH DUONG - 2011 GVHD: Ths Phan Thanh Bang Trang I HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp ` PHẨNT _ TONG QUAT VE TRUNG TAM UNG DUNG TIEN BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ BÌNH DUONG I KHAI QUAT VE CO QUAN: Sự hình thành va phát triển quan: Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ trực thuộc Sở Khoa học Cơng nghệ Bình Dương Địa chỉ: số 26, Huỳnh Văn Nghệ, phường Phú Lợi, thị xã Thủ Dầu Một, tình Bình Dương Điện thoại: 0650 3.822.924 Fax: 0650 824.421 Email: sokhcn@binhduong.gov.vn Trung tâm Tiến Khoa học Cơng nghệ Bình Dương đơn vi nghiệp KHCN Tiền thân Công ty Ứng dụng Dịch vụ KHKT tỉnh Sông Bé (được thành lập theo định số 40/QĐ-UB ngày 06/9/1991 UBND tỉnh Sông Bé) Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Cơng nghệ tỉnh Bình Dương phê duyệt đề án chuyên đôi thành tổ chức Khoa học Công nghệ tự trang trải kinh phí, theo Quyết định số 5968/QĐ-UBND ngày 29/12/2006 UBND tỉnh Bình Dương Trung tâm thực chuyển đổi theo Nghị định số 115/2005/NĐ-CP, ngày 05/9/2005 Chính phủ, đơn vị nghiệp tự bảo đảm phân kinh phí hoạt động Chức năng, nhiệm vụ cầu tô chức quan g) Chức nững CƠ quan: Nghiên cứu ứng dụng va hợp tác nghiên cứu ứng dụng đề tài khoa học cơng nghệ, an tồn xạ hạt nhân, môi trường, tiết kiệm lượng đăng ký thâm định quan Nhà nước khoa học, công nghệ môi trường Thực ứng dụng đề tài nghiên cứu thành công ngồi tỉnh lĩnh vực khoa học, cơng nghệ, môi trường, tiết kiệm lượng vào GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tối nghiệp phục vụ sản xuất, đời sống, xã hội; tiễn hành chuyển giao công nghệ sau ứng dụng thành công đề tài Thực số hoạt động nghiệp Sở Khoa học Công nghệ giao để phục vụ công tác quán lý Nhà nước tỉnh Thực dịch vụ tư vấn công tác khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm lượng cho thành phần kinh tế có nhu cầu để tăng dần nguồn thu đóng góp cho ngân sách Quản lý, theo dõi tình hình triển khai ứng dụng đề tài, đự án nghiệm thu có kết b) Nhiệm vụ quan: Tổ chức thực nghiên cứu ứng dụng tiến kỹ thuật vào sản xuất đời sống thông qua hợp đồng khoa học, công nghệ với đối tác có liên quan theo định hướng Sở chủ quản Thực cộng tác thực chương trình, dự án, đề tài ngân sách Nhà nước cấp kinh phí Tiến hành chuyển giao cơng nghệ cho đối tác có nhu cầu theo hướng dẫn thực Bộ Sở chủ quản Cùng với phịng chun mơn Sở Khoa học Công nghệ, Trung tâm giao phối hợp thực số cơng việc có tính chất nghiệp theo dự tốn kinh phí duyệt kế hoạch hàng năm Sở phải chịu trách nhiệm tính trung thực, xác số liệu, tư liệu mà Trung tâm cung cấp trở lại cho quan quản lý Nhà nước Tranh thủ hợp tác, viện trợ tô chức khoa học kỹ thuật, viện, Trung tâm khoa học - công nghệ, doanh nghiệp; quan hệ với tô chức nước để thu hút nguồn vốn ứng dụng có hiệu thành tựu khoa học - công nghệ, môi trường, tiết kiệm lượng vào sản xuất đời sống Quan hệ với phòng kinh tế kỹ thuật huyện, thị để mở rộng triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, môi trường địa bàn huyện, thi GVHD: Ths Phan Thanh Bang Trang HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Tổ chức làm dịch vụ tư vấn lĩnh vực khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm lượng để phục vụ tạo thêm nguồn thu Tổ chức hội thảo khoa học, hội nghị khoa học, mở lớp đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ khoa học cơng nghệ, tiết kiệm lượng, quản lý KHCN Quản lý cán bộ, viên chức, trang thiết bị, tài sản, tài Trung tâm theo quy định Nhà nước c) Cơ cấu tô chức quan: Gồm phòng Tổng số biên chế cán gồm: người (nam người, nữ người) Trong đó: Biên chế người, hợp đồng người Lãnh đạo: 5Š người (nam Š người, nữ người) Các phòng: l7 người (nam I1 người, nữ người) * Sơ đồ máy tổ chức, Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ BAN GIAM DOC PHONG UNG DUNG KH-CN PHONG KE HOACH _TÀI CHÍNH PHONG DICH VU - KỸ THUẬT PHONG TIET KIEM NĂNG LƯỢNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cau tổ chức quy chế hoạt động phòng Kế hoạch - Tài chính: a) Chức phịng Kế hoạch - Tài chính: Thực việc tơng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động khoa học cơng nghệ tồn Trung tâm hoạt động sản xuất, kinh doanh Theo dõi đơn đốc việc thực chương trình, kế hoạch công tác Trung tâm, lập báo cáo định kỳ báo cáo đột xuất tình hình thực nhiệm vụ Trung tam GVHD: Ths Phan Thanh Bang Trang HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cắp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Phối hợp với phòng việc lập, duyệt thực dự toán thu, ngân sách hàng năm để thực nhiệm vụ khoa học công nghệ Tổ chức thực nghiệp vụ kế toán Trung tâm theo luật ngân sách, chuẩn mực kế toán văn qui định hành Tham gia xây dựng kế hoạch công tác hợp tác Quốc tế khoa học công nghệ bao gồm tìm đối tác thực dự án khoa học công nghệ Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động phát triển thị trường cho phòng trực thuộc Trung tâm Chủ động tiếp thị mở rộng thị trường Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm công tác cán bộ, tuyến dụng lao động đề bạt cán thực thủ tục ché độ Quản lý tài sản, vật tư toàn Trung tâm kể tài sản, vật tư đề án, dự án b) Nhiệm vụ phòng Kế hoạch - Tài chính: Xây dựng kế hoạch Trung tâm thực khoa học công nghệ xây dựng tiêu kế hoạch hoạt động kinh doanh cho phòng làm dịch vụ Phối hợp phòng phân bổ nhiệm vụ, xây dựng tiến độ triển khai kế hoạch, theo dõi, đơn đốc lập báo cáo phân tích đánh giá tình hình thực tiêu kế hoạch hàng quý, tháng, năm đột xuất Trung tâm Tổng hợp báo cáo định hình hoạt động sản xuất, kinh doanh cho quan thuế theo định kỳ Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn sau có phê duyệt Lãnh đạo Trung tâm; tô chức lưu trữ văn theo quy định Tổ chức công khai thông tin chủ trương, sách Nhà nước, cơng khai dự toán toán, thu chi ngân sách dịch vụ Trung tâm Được quyên đề nghị phòng thực thuộc Trung tâm cung cấp thông tin, tài liệu, số liệu cho công tác tong hop, ké hoach va phan tich, danh gia tinh hinh hoạt động Thực cơng tác liên quan đến hành chính, lưu trữ văn thư, lập báo cáo định kỳ Trung tâm \\ GVHD: Ths Phan Thanh Bang Trang HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp c) Cơ cầu tơ chức phịng Kế hoạch - Tịi chính: PHĨ TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH KẾ TỐN TÀI CHÍNH - THỦ QUY BẢO VỆ PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN TẠP VỤ PHỤC VỤ đ) Quy chế hoạt động phòng KẾ hoạch - Tai chinh: e Phòng Kế hoạch - Tài làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo, người đứng đầu phòng chịu trách nhiệm trước cấp tồn cơng tác phịng e Phịng Kế hoạch - Tài chế độ làm việc tiếng ngày, 40 tuần theo quy định làm việc Nhà nước e_ Một tuần làm việc thứ tới thứ 6, buôi sáng đến 11 30 phút, buôi chiều 13 30 phút đến 17 PHAN II THUC TRANG CONG TAC QUAN TRI HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG I CONG TAC VAN PHONG: Đội ngủ cán bộ, viên chức phòng: số lượng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ đào tạo Nhìn chung cán Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ cán trẻ có đầy đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, động sáng tạo * Bảng phân công hướng dẫn trình độ chun mơn, số lượng đội ngũ củn bộ, nhân viên phịng KẾ hoạch - Tài GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam S r ˆ HỌ TÊN | NĂM SINH Báo cáo Thực tập T: Ot nghiép CHỨC GIỚI | CHỨC | TRÌN VÀO NÁNG, , ` TÍNH VỤ HĐỘ | NGÀNH | NHIỆM VỤ Đại Tran Pho Hữu , 10/10/1981 | Nam | Quôc lân hoc Kê trưởng toan phòng Tham , 04/2009 , kiêm mưu cho lãnh đạo toán Thực x Nguyên Thị Điệp Phy 18/10/1981 Ni | trach ké toán việc Trung , | , , cap kê „ thông 03/2010 | kê báo cáo tài tốn l tồn co quan Thực ` Minh thống đăng kê báo ‹, Cử cáo, tài — nhân , kê Kê tốn Trân Thị Cao tài 24/04/1988 Nữ Thu Thủ u ad - 09/2009 liên tốn quan tai thu — chinh chi dich vu co quan GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp e Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Ở Trung tâm thường xuyên cử cán bộ, chuyên viên Trung tâm học lớp bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ để phục vụ cho nhu cầu công việc giao Sau đáy qua trình cử cán tham gia lớp đào tạo, hội nghị tap huấn năm 2010 Tham gỉa hội nghị, hội thảo sau: - Hội nghị triển khai Nghị định 115/2005/NĐ-CP TpHCM - Hội nghị hướng dẫn đăng ký công nhận thành lập doanh nghiệp KHCN chương trình hỗ trợ chuyên đồi theo Nghị định 115/NĐ-CP - Hội thảo toàn quốc Giám đốc Trung tâm ứng dụng tiến KH&CN địa phương lần thứ II - Hội thảo “Chuyển giao phát triển công nghệ cho địa bàn nông thôn miễn núi” tỉnh Thanh Hóa vào ngày 19/11 — 20/11/2010 - Hội thảo chuyên đề “Ứng dụng chuyên giao kết nghiên cứu KH&CN vào sản xuất đời sống” Bộ Khoa học Cơng nghệ chủ trì tơ chức trường Đại học Khoa học tự nhiên TPHCM vào ngày 10/12/2010 - Hội thảo triển khai dự án SUPREM-HCMUT Trường Đại học Bách Khoa phối hợp Văn phịng dự án JICA tơ chức tỉnh Lâm Đồng Tham gia 11 lớp đào tạo, tập huấn sau: - Lớp tập huấn văn thư lưu trữ Bộ KH&CN tổ chức TPHCM - Lớp tập huấn lập kế hoạch đảm bảo tài lĩnh vực KH&CN tổ chức Vĩnh Long - Lớp tập huấn quản lý, sử dụng tài sản Nhà Nước tô chức TPHCM - Lớp đào tạo cán quản lý lượng theo chương trình mục tiêu quốc gia tổ chức TP.HCM - Khóa tập huấn tiền cơng vụ Trường Quản lý KH&CN TPHCM tổ chức GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp - Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài don vi nghiệp công lập - Đào tạo kiểm tra không phá hủy (NDT) 04 người, kiểm toán lượng 05 người, An tồn xạ 03 người tổ chức Bình Dương - Tham gia khóa đào tạo Khởi doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp Bộ Khoa học Công nghệ tổ chức TPHCM - Học lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà nước ngạch chuyên viên khóa 35/2010 - Học lớp tập huấn, bồi dưỡng tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài đơn vị nghiệp công lập TP HCM Tình hình cơng tác văn phịng quan: a) Lập kế hoạch, chương trình cơng tác: Cơng tác xây dựng kế hoạch Trung tâm: Ở Trung tâm thường xây dựng nhiều loại kế hoạch như: Lập kế hoạch công tác gồm kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác năm, kế hoạch tô chức hội nghị, kế hoạch tô chức chuyến công tác, kế hoạch tuyên dụng vào quy chế đơn vị xây dựng chương trình kế hoạch năm, quý Quy trình xây dựng ban hành kế hoạch cơng tác: Quy trình làm việc có bước sau đây: Bước 1: Thu thập thông tin, xin ý kiến cơng tác từ phịng Bước 2: Soạn lịch cơng tác Bước 3: Trình lãnh đạo, duyệt, triển khai công tác Quy định quan xây dựng chương trình, kế hoạch: Căn vào Nghị Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương năm 2010 Căn Thông báo đạo lãnh đạo Sở Khoa học Cơng nghệ tỉnh Bình Dương số công việc cần giải năm 2010 Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ xây dựng chương trình cơng tác Trung tâm năm 2010 GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Căn vào quy chế Trung tâm xây dựng chương tháng, quý, trình kế hoạch năm, Qua hàng tn diễn biến công việc Trung tâm phân công lịch cơng tác tuần, tháng để đảm bảo bố trí lịch cơng tác phịng trực thuộc Trung tâm lịch phân cơng cụ thể Báo cáo phận hành tiễn hành xây dựng xếp chương trình kế hoạch Các loại hình kế hoạch: Loại hình kế hoạch: có loại hình Dài hạn: Kế hoạch cơng tác năm VD: Kế hoạch triển khai thực dự án “Xây dựng mơ hình điểm thơng tin khoa học cấp xã, Thị trấn phục vụ tri thức khoa học công nghệ tỉnh Bình Dương” Ngắn hạn: Kế hoạch cơng tác tuân VD: Lịch làm việc Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ từ ngày 31/5-04/6/2010 Trung hạn: Kế hoạch công tác quý, tháng VD: Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ Khoa học nghiệp từ ngày 31/5-11/6/2010 kế hoạch, nhiệm vụ, phương hướng Sau ví dụ quy trình soạn kế hoạch cơng tác tuần: Cứ chiều thứ hàng tuần phịng có trách nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới phịng, để hành lên lịch làm việc hồn chỉnh Sau trình cho phó trưởng phịng xem xét, cho ý kiến chỉnh sữa, hành tiếp thu ý kiến chỉnh sửa lại lịch cơng tác, trình cho phó trưởng phịng ký Tiếp theo hành cho số, ngày tháng vào số đăng ký văn đóng dấu cuối phát hành lịch làm việc cho toàn Trung tâm b) Hoạt động thu thập xử lý thông tin: Trung tâm thường thu thập thông tin internet, báo, websidep, điện thoại, máy fax, phương tiện thông tin đại chúng, văn bản, giây tờ gửi đến Những thơng tin chun viên hành xem xét, xử lý sau trình lên lãnh đạo GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 10 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cắp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Tình hình trang thiết bị sử dụng cơng tác văn thư: Tình hình trang thiết bị sử dụng cơng tác văn thư: có đầy đủ thiết bị hỗ trợ cơng tác văn thư máy tính kết nỗi mạng, máy chiếu, máy in, máy photocopy, máy Fax, tủ hỗ sơ trang thiết bị khác phục vụ cho cơng tác văn thư IH CƠNG TÁC LƯU TRỮ: Tổ chức cán lưu trữ quan Thực tế quan khơng có phịng, tổ, phận lưu trữ chuyên trách riêng biệt Trong văn phòng quan có nhân viên văn thư kiêm nhiệm phận lưu trữ, có trình độ cao đắng Thư ký văn phịng, hồn thành lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư — Lưu trữ Lưu trữ quan có nhiệm vụ cụ thể sau: Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức quan tô chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu đề Ø1ao nộp vào lưu trữ theo quy định làm thủ tục tiêu hủy tài liệu Các văn đạo hướng dẫn công tác lưu trữ: a) Thong Tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tô chức tô chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp, ngày 28/4/2010 b) Quyết định việc ban hành quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Khoa học Cơng nghệ tỉnh Bình Dương, ngày 10 tháng năm 2006 Tình hình thực nghiệp vụ công tác lưu trữ: a) Thu thập bố sung tài liệu lưu trữ: Hiện quan có tài liệu: Tài liệu Hành Tài liệu nghe nhìn Số lượng tài liệu bó gói đóng vào file, khoảng chừng 30 bìa cịng đựng tủ lớn GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 24 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tối nghiệp Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ thực công tác thu thập bố sung tài liệu vào lưu trữ mà nguồn sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động Trung tâm Các tài liệu hàng năm có yêu cầu Trung tâm lưu trữ tỉnh Bình Dương gửi thơng báo xuống Sở yêu cầu nộp văn Quy phạm pháp luật g1ao nộp vào kho lưu trữ Nhà nước công việc thực năm làm lần thường xuyên Sở Khoa học Cơng nghệ cịn Trung tâm thi hau khơng có văn gửi tới văn chụp lại nên Trung tâm lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu, tham khảo Mọi nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan sau năm văn thư, phòng tập hợp tài liệu, gửi hành sau văn thư xếp, phân loại tài liệu bó gói cho vào tủ lớn Trong q trình giải cơng việc cán chuyên môn xếp bố sung tài liệu vào hồ sơ đến kết thúc công việc Văn hồ sơ thường xếp theo nguyên tắc sau: Tài liệu xếp theo q trình giải cơng việc Sắp xếp theo trình tự thời gian văn Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn : định, thị, nghị theo mức độ quan trọng tác : Chính phủ để đưa vào lưu trữ Hiện tình trạng vật lý tài liệu quan nguyên vẹn, không bị rách mục nát, hay pha1 mờ chữ tài liệu b) Phán loại (chính trị) tải liêu lưu trí: Hàng năm Trung tâm tiến hành sửa chữa, phục hồi, điều chỉnh hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu, lập tài liệu chưa lập hồ sơ, kết hợp xác định giá trị tài liệu lập công cụ tra cứu để thống kê tra tìm tài liệu cịn nhiều hạn chế khơng có cán Lưu trữ riêng mà chuyên viên hành kiêm văn thư — lưu trữ nên việc chỉnh lý tài liệu cịn chậm ảnh hưởng tới việc bơ sung tài liệu vào lưu trữ GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 25 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Phân loại tài liệu cách khoa học, phân loại theo nội dung, theo ngày tháng, tài liệu có nội dung quan trọng Từ xây dựng kế hoạch chỉnh lý, bảo quản cho phù hợp Tài liệu lưu trữ bảo quản tủ riêng để bảo quản tài liệu Nơi để tài liệu đảm bảo an toàn, có trang thiết bị phương tiện kỹ thuật cần thiết để phòng cháy, chữ cháy, chống kẻ gian phá hoại, lấy cấp, chống lại điều kiện khí hậu, nhiệt độ, độ âm, ướt, trùng Văn phịng có trách nhiệm bảo quản tài liệu, phục vụ khai thắc, sử dụng tài liệu Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động quan có quy định riêng c) Xác định giả trì tài liệu: * Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ chưa có thâm quyền đề xác định giá trị hồ sơ, tài liệu # Hồ sơ việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ việc tiêu hủy hồ sơ: Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ soạn công văn gửi Sở Khoa học Công nghệ xIn hủy d) Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản phịng tủ lớn, Trung tâm khơng có điều kiện bố trí kho lưu trữ riêng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Vì số lượng tài liệu hàng năm Trung tâm không nhiều Nơi để hồ sơ, tài liệu lưu trữ khơ thống mát, không ẩm ướt nên tài liệu không bị mục nát hay bị đục Hành cấp có trách nhiệm tổ chức thống kê định kỳ, kiểm kê, kiêm tra bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tổ chức phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Thời hạn bảo quán hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động phịng có quy định riêng ä) TỔ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phòng sử dụng quan phục vụ cho công tác chung cửa quan nhu câu cơng tác tơ chức cơng đồn Việc GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 26 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp chụp hô sơ, tài liệu lưu trữ cho cán quan việc sử dụng người quan phải phép người có thâm quyên Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, gữỡi gìn hồ sơ, tài liệu, khơng tiết lộ bí mật hồ sơ, tài liệu e) Ung dụng tin học công tác lưu trữ: Trung tâm không sử dụng phần mềm đề khai thác, quản lý tài liệu lưu trữ Tình hình trang thiết bị sử dụng cơng tác lưu trữ: Nhìn chung trang thiết bị sử dụng cơng tác lưu trữ quan cịn hạn chế chưa phục vụ tốt cho công tác lưu trữ PHAN III NHẬN XÉT CHUNG, KIEN NGHI VA KET LUAN L Nhận xét chung kiến nghị: 1) Nhận xét chung: - Nhìn chung việc tơ chức cán Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ tương đối ôn định hợp lý Hầu cán phòng từ lãnh đạo cán nhân viên phát huy tốt khả năng, nhiệm vụ giao Các cán bộ, nhân viên Trung tâm tham gia lớp bồi dưỡng chuyên mơn nghiệp vụ Để đáp ứng nhu cầu công việc tốt Thực tế Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Cơng nghệ bỗ trí làm việc thống mát có điện chiếu sáng, có máy điều hịa nhiệt độ có quạt trần số thiết bị khoa học trang bi đầy đủ bố trí cách khoa học nhằm phục vụ tốt cho cán bộ, cơng nhân viên phịng, việc thực công việc nghiệp vụ như: Đánh máy, photo loại văn bản, công văn, giấy tỜ đảm bảo tiết kiệm thời gian công sức Được quan tâm đạo cấp lãnh đạo, phịng chun mơn việc cung cấp thơng tin nhanh chóng thiết thực tạo cho cán phịng có tư liệu khai thác, thực nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 27 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp - Về Công tác văn thư Trung tâm tiếp tục thực ngày tốt hơn, vào nề nếp, đáp ứng kịp thời yêu câu đạo ngày lãnh đạo Nguồn văn đến Trung tâm đa dạng, phong phú thể nhiều loại khác Hệ thống văn Trung tâm thống thể loại thắm quyền ban hành Các thành phân thê thức văn nghiên cứu trình bày đảm bảo thê thức quy định Việc tiếp nhận công văn đến, phát hành công văn tập trung thống phận văn thư Thực theo trình tự từ khâu soạn thảo, trình ký đến phát hành văn đảm bảo nội dung quy định, hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Quy trình tổ chức văn tơ chức hợp lý đảm bảo nhanh, xác, quản lý chặt chẽ, đảm đảo an toàn, phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lãnh đạo cán quan Công tác xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hành Trung tâm coi trọng thực ngày tốt Việc sử dụng quản lý dấu quy định - Về Công tác lưu trữ thường xuyên thu thập, bồ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu ban tham mưu theo quy định, tùng bước đưa công tac vào nề nếp, khoa học đáp ứng yêu cầu cần khai thác, tư liệu phục vụ nghiên cứu cán quan khai thác 2) Kiến nghị: Các cấp lãnh đạo quan tâm tới công tác thống kê, lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ quan, khai thác bảo quản sử dụng tài liệu Đồng thời tổ chức, xếp, bó trí thêm phịng kho lưu trữ riêng để tài liệu lưu trữ quan xếp gọn gàng, ngăn nắp, rộng rãi nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu Chưa áp dụng phần mềm vào công tác văn thư, tới Trung tâm nên quan tâm đến đề Dé công việc lưu tài liệu khoa học Chính mặt hạn chế nêu phận văn thư cần nêu cao tinh thần trách nhiệm công việc giao Công tác quản lý công văn GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 28 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Qua khảo sát thực tế phịng Kế hoạch — Tài em xin mạnh dạn có số ý kiến sau: Hiện điện thoại phòng nghe nhỏ làm cản trở việc giao tiếp, nên mua sắm thêm số máy móc như: Điện thoại dé phục vụ cơng tác giao tiếp công việc qua điện thoại đảm bảo Cần áp dụng công nghệ phần mềm vào công tác Văn thư - Lưu trữ Để giúp cho công tác lưu tài liệu khoa học Hiện chưa có thiết bị kỹ thuật cơng tác bảo quản hồ sơ, Chính mà lãnh đạo quan cần trọng cho công tác lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu, phải có thiết bị khoa học kỹ thuật để ngăn ngừa tác động tự nhiên H/ Kết luận: Qua trình thực tập Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học công nghệ Em nhận thấy công tác hành văn phịng Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học công nghệ đạt kết sau; Lãnh đão cần coi trọng việc thực chế độ thi đua khen thưởng kỷ luật đề kích thích tinh thần làm việc, hồn thành nhiệm vụ cán Trung tâm Công tác lưu trữ hường xuyên thu thập, bô sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu thu hồi tài liệu phòng quy định, bước đưa công tác vào nê nếp khoa học lớn đáp ứng yêu cầu khai thác tư liệu phục vụ nghiên cứu cán Trung tâm Tình trạng cá nhân, tổ chức chậm nộp vào lưu trữ hàng năm nhiều Hiện phòng lưu trữ cịn chật chội, hồ sơ bỏ vào tủ, lãnh đạo cần quan tâm đến công tác lưu trữ Công tác soạn thảo văn phận phịng cần phải thơng thê thức quy định Hành có trách nhiệm tổ chức thống kê, định kỳ kiểm tra bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tổ chức thực việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 29 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tối nghiệp Các cấp lãnh đạo cần quan tâm tới công tác thống kê, lập hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan, khai thác bảo quản sử dụng tài liệu Đồng thời tổ chức xếp, bố trí thêm phịng kho lưu trữ riêng để tài liệu lưu trữ quan xếp gọn gàng, ngăn nắp, rộng rãi nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ ngày phát triển mà quan nên bố trí thêm chuyên viên phụ trách lưu trữ dé phục vụ công tác lưu hồ sơ đươc tốt giảm thiểu áp lực công việc cho chuyên viên hành phải kiêm nhiệm cơng tác văn thư lưu trữ Nhìn chung sở vật chất phịng Kế hoạch — Tài thuận lợi cho hoạt động Cán hành ý thức đắn vai trị tầm quan trọng công tác thông tin, báo cáo hệ thông tô chức hoạt động Trung tâm Trong việc tơ chức cán phịng Kế hoạch — Tài tương đối ơn định hợp lý Hầu cán văn phòng từ lãnh đạo cán nhân viên phát huy tốt khả năng, hồn thành tốt nhiệm vụ ø1ao, ln thực tốt nội quy, quy chế làm viêc, quy chế làm viêc Nhà nước quy định Chuyên viên Trung tâm cử học lớp đào tạo chun mơn Giúp cho việc giải công việc tốt Cấp lãnh đạo ln quan tâm đến nhân viên văn phịng, phịng thực cung cấp thơng tin nhanh chóng thiết thực Tạo điều kiện cho chuyên viên hành có tư liệu khai thác phục vụ trị Đảng Nhà nước, đồng thời giải tốt khó khăn mà nhân dân ta tín nhiệm giao phó Việc thực soạn thảo văn phịng soạn thảo theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thê thức kỹ thuật trình bày văn đảm bảo thê thức theo quy định Công tác văn thư thực tốt, vào nề nếp, công tác văn thư Trung tâm đáp ứng kịp thời yêu cầu đạo hàng ngày lãnh đạo GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 30 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cắp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Về cơng tác lưu trữ quan có phịng lưu trữ riêng chưa có cán lưu trữ riêng làm ảnh hưởng lớn tới trình giải cơng việc, cần tìm sử dụng tài liệu làm nhiều thời gian tra tìm bị thất lạc tài liệu Nguồn văn đến Trung tâm đa dạng, phong phú thê nhiều loại khác Hệ thống văn Trung tâm quan thống thê loại thâm ban hành Các thành phân thể thức van ban nghiên cứu trình bày đảm bảo thể thức quy định Quy trình tơ chức văn hợp lý đảm bảo nhanh, xác, quản lý chặt chẽ, đảm bảo an toàn phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lãnh đạo cán quan, công tác xây dựng danh mục hồ sơ hành hành coi trọng thực ngày tốt hơn, việc sử dụng dấu quy định GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 3Ï HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp PHỤ LỤC Phu luc 1: SO KH&CN TINH BINH DUONG TT ỨNG DỤNG TIÊN BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘCc LẬp - TỰ Do - HẠnh Phúc QUY CHE LAM VIEC CUA TRUNG TAM UNG DUNG TIEN BO KHOA HOC VA CONG NGHE (Ban hành theo quyét dinh sé: 29/QD-TTUD 21/5/2010 Của Giám đốc Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ) Phạm vỉ điều chỉnh: Quy chế quy định lẻ lỗi làm việc Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ (gọi tắt Trung Tâm), bao gom chức — nhiệm vụ phịng, phận; mối quan hệ cơng tác Lãnh đạo Trung tâm với phòng, với ban chấp hành đồn thể; trưởng phịng, trưởng phận với cán bô, nhân viên trực thuộc Quy chế quy định chế độ thông tin, báo cáo, thủ tục trình giải cơng việc ký văn Trung tâm Vi tri cia Trung tam: Trung tâm đơn vị nghiệp khoa học công nghệ trực thuộc Sở Khoa học Công nghệ, hoạt động theo Nghi định 115/2005/NĐ-CP ngày 05/9/2005 Chính phủ quy định chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tô chức khoa học công nghệ công lập Trung tâm có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Lê lối làm việc: Lê lỗi làm việc quan hệ công tác Trung tâm phải đảm bảo nguyên tắc sau đây: Lãnh đạo Trung tâm người đầu Trung tâm, thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật chịu trách nhiệm trước Sở Khoa học Cơng nghệ tồn cơng việc thuộc chức năng, thâm quyên mình, kê phân cơng ủy qun cho trưởng phịng giải GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 32 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Trong đạo điêu hành công việc, Lãnh đạo Trung tâm trưởng phòng thực tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo tuân thủ trình tự, thủ tục thời hạn giải công việc theo quy định pháp luật, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, tính sáng tạo, phát huy lực sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân cán bộ, viên chức; bảo đảm trật tự, kỹ cương quan Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải công việc vào văn quy phạm pháp luật phải có chương trình kế hoạch, lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải đảm bảo thống công tác đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý; thực chủ trương cải cách hành chánh không gây phiền hà tô chức, cá nhân có quan hệ cơng tác Các phịng có chức tham mưu, sản phẩm công tác tham mưu dự thảo văn bán đạo, hướng dẫn, kiến nghị, đề xuất giải pháp quản lý trình Lãnh đạo Trung tâm Trưởng phịng có trách nhiệm tơ chức, điều hành phịng thực chức năng, nhiệm vụ giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm cơng việc phịng cơng việc ủy quyên giải $% Chất lượng: Nhìn chế làm việc Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ tương đối chặt chẽ, trách nhiệm, nghịa vụ phòng, đơn vị trực thuộc Quy chế áp dụng cho cán bộ, cơng chức quan q trình làm việc Ngồi cán cơng nhân viên tạo điều kiện để học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ s* Phương pháp xây dựng: Nội dung Quy chế quan đề đồng tình tất cán quan GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 33 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tối nghiệp Ban Quy chế áp dụng kê từ ngày ban hành Tác dụng: Việc đưa quy chế giúp cho cá nhân quan hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ hay công việc cụ thể người, giúp họ có thê hồn thành tốt cơng việc ngày thực quy chế Góp phần tạo nên thống cơng việc quan, hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ quan hành địa bàn GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 34 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Phu luc 2: BAO CAO Kết hoạt động Trung tâm Ứng dụng Tiến KH&CN quý nam 2010 phương hướng, nhiệm vụ quý 2/2010 A KET QUÁ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUÝ 1/2011: I Công tác tô chức - nhân sự: Đề đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân Trung tâm thêm 03 nhân viên, giảm 01 nhân viên, Giải thể phịng Hành - kế toán H Tiến độ thực đề tài, dự án Triển khai dự án: Thực vai trị nhiệm vụ Trung tâm làm việc với don vi tư van đấu thầu bồ sung thơng số kỹ thuật hồn chỉnh báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư trang thiết bị Trung tâm, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Dương Lập đề cương dự án công nghệ thông tin nông thôn miền núi Khảo sát cơng nghệ lị Hoffman Hồn thành dự thảo, dự tốn kinh phí giải thưởng Tiết kiệm lượng Xây dựng lò nung gốm sứ Hoạt động nghiệp khoa học công nghệ: Tham gia tổ chức toán đề tài, Tổ chức hội thảo, Lập đề cương dự án xoay quanh đề: Xây dựng hầm ủ Biogas, mơ hình điểm truy cập thông tin mạng Hoạt động Dịch vụ Khoa học Cơng nghệ: Đánh giá An tồn xạ, thành lập hợp đồng, tô chức đào tạo lớp học kiêm tra không phá hủy (NDTT) B PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ ĐÉN QUÝ 2/2010 Tăng cường hoạt động nghiệp khoa học, dịch vụ kỹ thuật Trung tâm Tiếp tục theo dõi xây dựng cơng trình trụ sở Triên khai kế hoạch hoạt động năm GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 35 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp 2011 Thu thập liệu báo cáo đê tài dự án nghiệm thu có hiệu đê nhân rộng Trên kết có tính khái qt hoạt động Trung tâm Ứng dụng Tiến KH&CN quý năm 2011 phương hướng, nhiệm vụ quý 2/2011 GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 36 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Phu luc 3: SO KH&CN TINH BINH DUONG CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ DOc LAp - TỰ Do - HẠnh Phúc TRUNG TAM UNG DUNG TIEN BO _—_ NAM DANH MỤC HÒ SƠ CỦA TRUNG TAM UNG DUNG TIEN BO KHOA HOC VA CONG NGHE NAM: 2010 STT KH hồ sơ 01 02 x8 ` Thoi han Nguoi Ghi bảo quản | lập hồ sơ | Tên tiêu đề I- phong Ké hoach - Tài Tun dụng cơng chức viên chức Quyết định nâng lương CCVC 03 | Hồ sơ công nhận BCHCĐ 04 | Hỗ sơ tô chức thi CBCC 05 06 07 Hồ sơ công tác cho CBVC nghỉ ¬kan phép năm theo chê độ IIE- phịng tiết kiệm lượng Hồ sơ tô chức hội thảo giới thiệu giải pháp TKNL Hồ sơ việc thành lập đồn kiêm tra tình hình nhân rộng lị gạch liên tục kiểu đứng II- phòng Ứng dụng KHCN Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu đài Lâu dài Lâu dài 11 Lâu đài 12 13 Hồ sơ dự án sản xuât chê phâm EM Hồ sơ quản lý đề tài dự án Hồ sơ dự án cơng nghệ sinh học IV- phịng Dịch vụ kỹ thuật Hô SƠ tham gia quản lý công nghệ an tồn xa Hồ sơ việc tơ chức nghiệm thu dự án LASER Š Vĩnh viễn 08 — | Hồ sơ dựánCNTTNTMN 09 10 Lâu dài Lâu dài Lâu đài A- HẠ Lâu dài Danh mục hơ sơ gơm có:13 hơ sơ 01 hồ sơ thời hạn bảo quản vĩnh viễn 12 hồ sơ thời hạn bảo quán lâu dài DUYET Bình Dương, ngày tháng năm PHĨ GIÁM ĐĨC Trần Đình Hợp GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 37 HSTT: Ngô Văn Long Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Dong Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp Phụ lục 4: PHƯƠNG ÁN PHẦN LOẠI - HE THONG HOA TAI LIEU PHONG LUU TRU TRUNG TAM UNG DUNG TIEN BO KHOA HOC VA CONG NGHE Thờ ¬ eee as ST Ten loại tác gia, T | trích yêu nội dung Lon | Vira Nhỏ Nhỏ , Nhỏ " hạn bao ~ nưa qua n 01 02 03 04) Quyết định bố nhiệm cánbộ 30/01/2010 Kế hoạch tổ chức nhân năm 22/12/2010 Báo cáo thành tích đề nghị khen thưởng 12/02/2010 Ké hoach hoat động vrupTBKHCN x năm 2010 GVHD: Ths Phan Thanh Bang |2010 Tải liệu | IL Tổ |TTUD | chức | TBKH | vién &CN Tai liệu 2010 | TTUD ILTả hú 1.T6 hi © "bộ ‘CNY 2.T6 chức TBKH | °**° | phan 2010 qua bé nhiém oe ; tuvé CNV &CN Tai L liệu | Hành | 2.Tổ a.Tơ |TTUD | | chức chức TBKH | tổng | nhânsự | nhân & CN [7219 b Két Ta " liệu hop IITồ Tổ chức k c-Ket |TTUD | oe | công | u28 im chức TBKH &CN Trang 38 viéc HSTT: Ngô Văn Long >