Mục tiêu kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty trách nhiệm hữu hạn Tài chính Kế toán và Kiểm toán VN thực hiện
Hàng tồn kho là khoản mục có tính trọng yếu cao, luôn tiềm ẩn những sai phạm. Khi các sai phạm này xảy ra thì nó sẽ gây ra những ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến các chỉ tiêu, khoản mục trọng yếu khác trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh Vì vậy, kiểm toán khoản mục HTK cần phải được thực hiện bởi các KTV giàu kinh nghiệm, nhằm đảm bảo khoản mục HTK trên báo cáo tài chính của khách hàng được trình bày trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu.
Trong thực tế, có rất nhiều yếu tố có thể làm tăng khả năng xảy ra các sai phạm liên quan đến HTK, có thể kể đến các yếu tố thường gặp sau:
+) Số lượng nghiệp vụ thu mua, sản xuất và tiêu thụ thường xảy ra nhiều trong kỳ nên dẫn đến khả năng bỏ sót nghiệp vụ, vi phạm mục tiêu đầy đủ hoặc khả năng ghi lặp các nghiệp vụ vi phạm mục tiêu có thực.
+) Việc tính giá, đo lường, phân bổ, xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản phẩm hoàn thành thường rất phức tạp với nhiều phương pháp khác nhau như phương pháp Bình quân gia quyền, phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp nhập - trước xuất trước (FIFO)… Với mỗi cách tính sẽ đem lại những kết quả khác nhau, dẫn đến việc kế toán viên khoản mục HTK dễ mắc các sai phạm trong việc áp dụng phương pháp tính giá, không tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong việc áp dụng phương pháp tính giá giữa các kỳ trong năm tài chính.
+) HTK thường được bảo quản ở nhiều kho bãi khác nhau do nhiều người quản lý vì vậy khả năng mất cắp, thất lạc, hao hụt là điều khó có thể tránh khỏi…
+) HTK cũng như nhiều loại tài sản khác phải chịu ảnh hưởng của hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình (bị hư hỏng sau một thời gian nhất định hay bị lỗi thời) Để ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm này, các cuộc kiểm toán phải đảm bảo được các mục tiêu kiểm toán hàng tồn kho sau:
Mục tiêu hợp lý chung: Căn cứ vào những thông tin thu thập được qua khảo sát thực tế khách hàng, cùng cam kết chung về trách nhiệm của các nhà quản lý, KTV sẽ xem xét đánh giá tổng thể nhằm hướng đến mục tiêu hợp lý chung như sau: tất cả các hàng hóa tồn kho đều được biểu hiện hợp lý trên thẻ kho, Bảng cân đối kế toán; tất cả số dư hàng tồn kho trên bảng cân đối hàng tồn kho và bảng liệt kê hàng tồn kho là hợp lý.
Mục tiêu hợp lý chung khác: là mục tiêu kiểm toán chung được cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán đặc thù có thể minh hoạ theo bảng dưới đây:
Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục Hàng tồn kho
Mục tiêu đối với nghiệp vụ Mục tiêu đối với số dư
Sự hiện hữu hoặc phát sinh
Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ thể hiện số hàng mua được trong kỳ.
Các nghiệp vụ kết chuyển hàng đã ghi sổ đại diện cho HTK được chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ loại này đến loại khác.
Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đã ghi sổ đại diện cho HTK đã xuất bán trong kỳ.
HTK đã được phản ánh trên bảng cân đối kế toán là thực sự tồn tại.
Tất cả các nghiệp vụ mua, kết chuyển và tiêu thụ HTK xảy ra trong kỳ đều được phản ánh trên sổ sách, báo cáo kế toán.
Số dư tài khoản “Hàng tồn kho” đã bao hàm tất cả các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành và hàng hoá có tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán.
Quyền và nghĩa vụ Doanh nghiệp có quyền đối với số
HTK đã ghi sổ trong kỳ Doanh nghiệp có quyền đối với số dư HTK tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Đo lường và tính giá Chi phí nguyên vật liệu và hàng hoá thu mua, giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang phải được xác định chính xác và phù hợp với quy định của chế độ kế toán và các nguyên tắc chung được thừa nhận.
Số dư HTK phải phản ánh đúng giá trị thực hoặc giá trị thuần của nó và tuân theo các nguyên tắc chung được thừa nhận.
Trình bày và khai báo
Các nghiệp vụ liên quan đến HTK được phân loại đúng đắn theo các nhóm nguyên liệu và vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm và chi tiết theo quy định.
Số dư HTK phải được phân loại và sắp xếp đúng vị trí trên bảng cân đối kế toán.
Tính đúng kỳ Các nghiệp vụ liên quan tới hàng tồn kho phải được ghi nhận phù hợp và đúng đắn với thực tế diễn ra
Số dư hàng tồn kho tại thời điểm nhất định phải phù hợp và đúng đắn với thực tế hàng tồn kho.
Đặc điểm kế toán khoản mục hàng tồn kho của khách thể kiểm toán có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty trách nhiệm hữu hạn Tài chính Kế toán và Kiểm toán VN thực hiện
Đối với mỗi khách hàng khác nhau thì có thể sẽ áp dụng các chính sách kế toán khác nhau trong quá trình hoạt động của Công ty Do vậy chương trình kiểm toán khoản mục HTK cũng cần phải được áp dụng một cách linh hoạt cho phù hợp với từng đặc điểm của khách thể kiểm toán Hệ thống sổ sách kế toán HTK đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống KSNB đối với HTK Phương pháp tiến cận kiểm toán của KTV đối với HTK phụ thuộc vào sự tồn tại và độ tin cậy của hệ thống kế toán đối với HTK Việc đánh giá hệ thống KSNB liên quan tới kế toán HTK chỉ được thực hiện khi hệ thống đó tồn tại Trong tất cả các cuộc kiểm toán, việc đạt được sự hiểu biết về hệ thống HTK của khách hàng chiếm vị trí quan trọng trong quá trình kiểm toán của KTV Để làm được điều đó, KTV cần phải xác định rõ các chính sách kế toán mà đơn vị áp dụng, từ đó khẳng định được các thủ tục mà đơn vị đã áp dụng trong khi hạch toán HTK có tuân thủ các chính sách đó không và tính nhất quán của các chính sách đó với các yêu cầu của chuẩn mực kế toán chung được thừa nhận về HTK
_Khách hàng DMT_ Khách hàng kiểm toán thường niên:
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
- Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán.
- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng VN.
- Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền: Là các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 04 tháng, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và ít rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.
- Hạch toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Tại thời điểm cuối năm, các khoản mục tiền ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày kết thúc niên độ kế toán Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính.(tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành)
- Nguyên tắc ghi nhận HTK: HTK được tính theo giá gốc Giá gốc HTK bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí khác có liên quan phát sinh trong quá trình thu mua, sản xuất để có được HTK ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá gốc của HTK mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua HTK.
Giá gốc của HTK do đơn vị tự sản xuất bao gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm.
- Phương pháp xác định giá trị HTK cuối kỳ: Giá trị HTK cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp hạch toán HTK: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
- Lập dự phòng HTK: Dự phòng giảm giá HTK được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
- Trích lập dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị được ghi nhận trước nhằm phòng ngừa rủi ro đối với những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm thanh toán.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: doanh thu được ghi nhận theo giá trị hợp lý của các khoản phải thu đã thu hoặc sẽ thu được.
_Khách hàng MST_Khách hàng kiểm toán năm đầu tiên:
Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán : Đồng Việt Nam.
Nguyên tắc ghi nhận giá trị HTK tương tự như Công ty DMT Giá trị HTK cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán: HTK được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Giá bình quân tháng
Ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch hàng hóa được xác định một cách đáng tin cậy và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này.
Quy trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty trách nhiệm hữu hạn Tài chính Kế toán và Kiểm toán VN thực hiện
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
1.3.1.1 Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Quy trình kiểm toán được bắt đầu bằng khi Công ty tiếp nhận một khách hàng Đầu tiên, Công ty gửi Thư chào hàng đến các khách hàng thường xuyên và các khách hàng mới Trong Thư chào hàng, Công ty sẽ giới thiệu đầy đủ các loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp với cam kết đảm bảo chất lượng tốt nhất Khi khách hàng chấp nhận các loại hình dịch vụ đó thì sẽ gửi Thư mời kiểm toán cho Công ty Trên cơ sở thư mời kiểm toán, KTV tiến hành điều tra về khách hàng và đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán Công việc này rất quan trọng, vì nếu như rủi ro kiểm toán cao thì sẽ gây khó khăn trong quá trình kiểm toán, ảnh hưởng đến
Giai đoạn thực hiện kiểm toán Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Thực hiện thủ tục phân tích Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Soát xét các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được
Tổng hợp các bút toán điều chỉnh, trao đổi với các kiểm toán viên thực hiện các phần hành liên quan đến HTK Đưa ra ý kiến nhận xét về khoản mục HTK chất lượng cuộc kiểm toán cũng như uy tín của Công ty; đặc biệt là đối với các_ khách hàng mới thì công việc này lại càng trở nên quan trọng Sau đó, Ban Giám đốc sẽ tiến hành lựa chọn đội ngũ nhân viên cho cuộc kiểm toán dựa trên yêu cầu của công việc, trình độ khả năng và chuyên môn kỹ thuật của các KTV Nhóm kiểm toán thường có khoảng 05-06 người đối với những khách thể kiểm toán có quy mô lơn (đối với những khách thể kiểm toán nhở thì chỉ cần 03-04 người), trong đó có một Trưởng nhóm là KTV giám sát trực tiếp công việc và thực hiện một số phần hành kiểm toán cụ thể Sau khi đã quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, Công ty tiến hành ký Hợp đồng kiểm toán Đây là cơ sở pháp lý để KTV thực hiện các bước tiếp theo của cuộc kiểm toán và có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý của KTV đối với khách hàng.
1.3.1.2 Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Tùy theo từng khách hàng cụ thể mà lượng thông tin KTV cần thu thập là khác nhau Đối với khách hàng năm đầu tiên (Công ty MST), thông tin cần thu thập nhiều hơn rất nhiều so với những khách hàng thường xuyên, KTV thu thập các thông tin về ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác, các chủng loại và đặc điểm của từng chủng loại HTK, công tác bảo quảnHTK, Biên bản thanh tra hay kiểm tra của các năm trước và năm hiện hành, Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc liên quan đếnHTK… Đối với những khách hàng thường xuyên (Công ty DMT) thì các thông tin trên đã được lưu trữ tại Hồ sơ kiểm toán chung của khách hàng đó và các KTV chỉ cần thu thập thêm các thông tin liên quan đến năm hiện hành để bổ sung vào Hồ sơ kiểm toán năm Ngoài ra, KTV cũng cần thu thập đầy đủ thông tin về chính sách kế toán mà công ty khách hàng đang áp dụng phục vụ mục đích lập BCTC như:phương pháp xác định số lượng HTK cuối kỳ (kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ), phương pháp xác định giá trị HTK (đích danh, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hay bình quân gia quyền) Trong kiểm toán khoản mục HTK, KTV còn cần phải thực hiện các công việc sau:
_ Tham quan nhà xưởng, phỏng vấn quản đốc phân xưởng hay các đối tượng chịu_ trách nhiệm quản lý xưởng sản xuất; tìm hiểu quy trình sản xuất, cách thức đánh giá sản phẩm dở dang, các cách thức bảo quản sản phẩm, tỷ lệ sản phẩm không đạt tiêu chuẩn…
_ Tham quan hệ thống kho bãi của Công ty, tìm hiểu cách thức bảo quản các loại HTK như nguyên vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm,…
_ Tìm hiểu bộ máy kế toán, đặc biệt là kế toán khoản mục HTK; thu thập những thông tin về chính sách kế toán HTK mà Công ty áp dụng.
_ Thu thập những thông tin về các đối tác khách hàng, hệ thống đại lý bán buôn, bán lẻ của đơn vị, các chính sách bán hàng, tiêu thụ hàng hóa…Tìm hiểu các chính sách thuế liên quan đến các mặt hàng, sản phẩm mà đơn vị sản xuất kinh doanh như luật thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu…
Tùy thuộc vào điều kiện thực tế, KTV có thể thực hiện toàn bộ hay có thể lược bỏ một số bước công việc thu thập thông tin cơ sở Mục tiêu cần đạt được trong giai đoạn này là phải nắm rõ về danh mục HTK của khách hàng, các đặc tính cơ bản của HTK để có cơ sở xác định nhu cầu chuyên gia tư vấn Đối với HTK mang tính đặc thù như vàng, bạc, kim loại quý hay các tác phẩm nghệ thuật…mà KTV không đủ khả năng để xác định giá trị cũng như chất lượng thì cần phải lên phương án tham vấn ý kiến của các chuyên gia để có được những thông tin cần thiết. Đối với các khách hàng thường niên của Công ty, KTV có thể tham khảo hồ sơ kiểm toán các năm trước đồng thời thu thập các thông tin mới trong trường hợp khách hàng mở rộng ngành nghề kinh doanh, thay đổi mặt hàng và chiến lược kinh doanh. Đối với các khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, KTV phải thu thập đầy đủ các thông tin về khách hàng để có được những nhận định tổng quát ban đầu về khách hàng, làm nền tảng quan trọng cho cuộc kiểm toán trong năm hiện tại và các năm về sau.
1.3.1.3 Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng _
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng đối với HTK giúp cho KTV nắm bắt được quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến HTK Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với khách hàng thông qua Giấy phép thành lập công ty và Điều lệ công ty; Các BCTC, BCKT, Biên bản thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành và các năm trước, Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc…
1.3.1.4 Thực hiện thủ tục phân tích tổng quát
Trong kiểm toán khoản mục HTK, thủ tục phân tích được thực hiện trong cả ba giai đoạn của quy trình kiểm toán.Ở giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, thủ tục phân tích được KTV sử dụng để nhận diện các vấn đề cần chú ý khi thực hiện kiểm toán khoản mục HTK, công việc cụ thể như sau:
_ So sánh số liệu HTK của Công ty với các số liệu bình quân của ngành, đánh giá khái quát tình hình thực tế và xu thế hoạt động kinh doanh của đơn vị so với toàn ngành.
_ So sánh số dư HTK của năm này so với năm trước, xem xét sự biến động bất thường, tìm hiểu nguyên nhân, khoanh vùng các khoản mục có số dư biến động bất thường để tìm hiểu khi thực hiện kiểm toán.
_ So sánh số liệu thực tế HTK với số liệu kế hoạch như: so sánh mức tồn kho thực tế với định mức tồn kho, so sánh chi phí sản xuất thực tế với dự toán chi phí,…Sự chênh lệch đáng kể giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán là một trong những dấu hiệu giúp HTK nhận biết được các sai phạm tiềm tàng.
Thông qua việc sử dụng thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch, KTV có thể khoanh vùng các sai phạm, đánh giá được mức độ rủi ro tiềm tàng đối với HTK. Đối với các khách hàng thường niên, KTV có thể dựa vào hồ sơ kiểm toán các năm trước để tiến hành các thủ tục phân tích sơ bộ Còn đối với khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, tùy thuộc vào kết quả công việc có được từ việc thu thập các thông tin cơ sở kiểm toán viên có thể lược bỏ thủ tục phân tích sơ bộ hoặc lược bỏ việc phân tích một vài chỉ tiêu như so sánh số dư HTK năm này với năm trước…và tiến hành_ các thủ tục phân tích bổ sung trong giai đoạn thực hiện kiểm toán.
1.3.1.5 Tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát
Qua quá trình tìm hiểu, học hỏi các phương pháp kiểm toán của những Công ty kiểm toán lớn trong nước và nước ngoài, Công ty VNAAFC đã thiết lập một hệ thống các bước công việc kiểm tra hoạt động kiểm soát nội bộ tại khách hàng Các thủ tục kiểm soát này được áp dụng chung cho cả khách hàng thường niên và khách hàng đầu tiên Thông qua các tiêu chí đánh giá mà Công ty đề ra và những thông tin thu thập được, KTV sẽ đưa ra những nhận xét về mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát tại đơn vị khách hàng Đối với kiểm toán khoản mục HTK, KTV sẽ đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách hàng theo các tiêu chí như bảng sau đây:
Bảng 1.2 Bảng đánh giá hệ thống KSNB đối với khoản mục HTK
Câu hỏi C ó Khôn g Ghi chú
1 Các phiếu nhập kho được đánh số trước có được thực hiện cho tất cả các lần nhập hàng không?
2 Hệ thống kho của Công ty có đáp ứng được yêu cầu bảo quản đối với những loại hàng hóa có điều kiện bảo quản đặc biệt không?
3 Có sự kiểm tra để có sự đảm bảo là chỉ có các mặt hàng đã được duyệt thì mới được nhận và mặt hàng phù hợp với đặc điểm kỹ thuật trong đơn đặt hàng không?
4 Các phiếu nhập kho có được sử dụng để cập nhật các ghi chép về kho hàng không?
5 Hàng bán trả lại được ghi chép qua phiếu nhập kho không?
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
1.3.2.1 Thực hiện thủ tục kiểm soát hàng tồn kho
Các thử nghiệm kiểm soát giúp KTV đánh giá tính hiệu lực của hệ thống KSNB, nhằm mục đích khẳng định lại mức độ rủi ro kiểm soát ban đầu mà họ đưa ra trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Các thử nghiệm kiểm soát thường được thực hiện đối với quá trình mua hàng, quá trình nhập – xuất hàng, quá trình sản xuất và nghiệp vụ lưu kho; vì đây là những bước dễ xảy ra gian lận và sai sót. Đối với quá trình mua hàng : KTV cần kiểm tra xem trên các chứng từ như đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của người bán có đảm bảo tính đúng đắn về thẩm quyền trong việc phê chuẩn và nghiệp vụ mua hàng thật sự xảy ra, được ghi sổ đầy đủ, chứng từ không bị sử dụng lại Đối với quá trình nhập - xuất kho hàng : KTV xem xét các thủ tục về nhập, xuất kho hàng hoá, vật tư có đúng quy định, có tổ chức kiểm nhận hàng theo đúng quy trình hay không; kiểm tra chọn mẫu một số Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu xin xuất xem quá trình phê duyệt có đúng đắn hay không (chữ ký và dấu của những người liên quan); xem xét tính độc lập của của các bộ phận (thủ kho với người giao hàng, người nhận hàng, nhân viên kế toán kho), sự độc lập của người làm nhiệm vụ kiểm tra chất lượng vật tư với người giao hàng hoặc người sản xuất. Đối với quá trình sản xuất: KTV quan sát việc tổ chức quản lý và theo dõi sản xuất tại các phân xưởng, xem xét công việc giám sát của Quản đốc phân xưởng, việc ghi chép nhật ký sản xuất của từng bộ phận sản xuất, quy trình làm việc của bộ phận kiểm tra chất lượng, tính độc lập của bộ phận này với bộ phận kiểm tiếp nhận hàng nhập. Đối với nghiệp vụ lưu kho: KTVquan sát việc thiết lập hệ thống quá bảo vệ hàng hóa tại kho bãi, từ đó đánh giá xem hàng hóa có được bảo vệ an toàn không;việc tổ chức, sắp xếp hàng hóa trong kho có khoa học và ngăn nắp để thuận lợi cho việc kiểm kê HTK không; người ghi sổ và người quản lý kho có được phân tách trách nhiệm để tránh tình trạng biển thủ HTK hay không;…
1.3.2.2 Thực hiện các thủ tục phân tích _
Sau khi tìm hiểu, thu thập các số liệu tổng hợp, KTV sẽ tiến hành các thủ tục phân tích bổ sung nếu chưa có điều kiện làm trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán; KTV cần phải thực hiện phân tích các chỉ tiêu sau đây:
_So sánh sự biến động của từng loại HTK giữa kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch, giữa các tháng (quý) trong năm/kỳ.
_So sánh tỷ lệ HTK trên tài sản ngắn hạn và tổng tài sản giữa kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch, giữa các tháng (quý) trong năm/kỳ.
_So sánh vòng quay HTK giữa kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch, giữa các tháng (quý) trong năm/kỳ.
_So sánh giá thành đơn vị kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch, giữa các tháng (quý) trong năm/kỳ.
_Xem xét ảnh hưởng của các kết quả phân tích đến các thủ tục kiểm tra chi tiết.
1.3.2.3 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ hàng tồn kho
Sau khi thực hiện các thủ tục phân tích, KTV khoanh vùng các điểm bất thường đối với từng khoản mục HTK; sau đó tiến hành kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ nhập, xuất HTK để tìm hiểu nguyên nhân làm rõ các điểm bất thường Để thực hiện được điều đó, KTV cần phải thực hiện các bước công việc theo tuần tự như sau:
_ Đối chiếu số dư đầu năm trên Báo cáo nhập -xuất -tồn với số dư cuối năm trước hoặc hồ sơ kiểm toán năm trước (nếu có).
_ Trường hợp năm trước chưa kiểm toán thì đối chiếu số dư đầu năm với Báo cáo kiểm toán do các công ty khác kiểm toán, hoặc thực hiện kiểm kê tại ngày kiểm toán và cộng trừ lùi để xác định HTK tại thời điểm cuối năm trước, xem xét tính hợp lý của tỷ lệ lãi gộp để xác nhận số dư đầu năm.
_ Đối chiếu số dư cuối kỳ trên Báo cáo nhập xuất tồn với Biên bản kiểm kê HTK, sổ chi tiết HTK.
_ Xem qua Báo cáo nhập xuất tồn để xem có các khoản mục bất thường không?_ Trường hợp KTV tham gia kiểm kê:
+ Xem xét lại hồ sơ kiểm kê _
+ Xem xét số lượng trên Biên bản kiểm kê HTK với các giấy tờ, tài liệu thu thập trong quá trình kiểm kê.
+ Trường hợp kiểm kiểm kê không phải tại thời điểm kết thúc năm tài chính/kỳ kế toán, kiểm tra các phiếu nhập, xuất kho để xác định số lượng HTK tại ngày kết thúc năm tài chính/kỳ kế toán.
+ Kiểm tra việc điều chỉnh sổ sách kế toán theo số liệu kiểm kê, tất cả các khoản chênh lệch lớn cần được xem xét.
_ Trường hợp KTV không tham gia kiểm kê:
+ Thu thập các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm kê mà đơn vị đã thực hiện. + Đánh giá mức độ tin cậy về kết quả kiểm kê của đơn vị.
+ Thực hiện kiểm kê mẫu một số khoản mục HTK trọng yếu và tiến hành kiểm tra các phiếu nhập, xuất kho để xác định số lượng HTK tại ngày kết thúc năm tài chính/kỳ kế toán.
_ Trường hợp đơn vị không tổ chức kiểm kê, KTV cần thực hiện việc kiểm kê một số mẫu khoản mục HTK trọng yếu tại thời điểm kiểm toán và tiến hành cộng trừ lùi để xác định số lượng HTK tại ngày kết thúc năm tài chính/kỳ kế toán.
_ Kiểm tra việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm kê.
_ Chọn mẫu một số nghiệp vụ nhập kho và xuất kho xem có phù hợp chứng từ gốc không?
_ Chọn mẫu một số mặt HTK để kiểm tra phương pháp đánh giá HTK có phù hợp với công bố không?
_ Kiểm tra việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
_ Kiểm tra Bảng tính giá thành sản phẩm trong kỳ.
_ Kiểm tra việc lập dự phòng giảm giá HTK (lưu ý đến các mặt HTK không phát sinh trong năm/kỳ và các ghi chú về tình trạng HTK trong quá trình kiểm kê)._Kiểm tra phiếu nhập kho đầu năm/kỳ sau để bảo đảm rằng hàng đi đường tại thời điểm kết thúc năm tài chính đã được ghi nhận hợp lý.
_ Kiểm tra các chứng từ có liên quan đến hàng gửi bán, hàng gửi bên thứ 3 giữ_ hộ như: hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, xác nhận từ bên nhận giữ hộ hành hóa…Kiểm tra việc ghi nhận doanh thu của hàng gửi bán hoặc các chứng từ nhập kho hàng gửi bán bên thứ 3 trong kỳ sau.
_ Kiểm tra việc ghi nhận HTK đúng niên độ:
+ Chọn mẫu một số các nghiệp vụ trước thời điểm kết thúc năm/kỳ từ sổ kế toán chi tiết, tiến hành đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, và chứng từ xuất nhập HTK khác.
+ Chọn mẫu một số các phiếu nhập kho, xuất kho trước thời điểm kết thúc năm/ kỳ tiến hành đối chiếu với chứng từ xuất nhập HTK khác và sổ kế toán chi tiết. + Chọn mẫu một số các nghiệp vụ sau thời điểm kết thúc năm/kỳ tiến hành đối chiếu với phiếu nhập kho, xuất kho và chứng từ xuất nhập HTK khác.
+ Chọn mẫu một số các phiếu xuất, phiếu nhập kho sau thời điểm kết thúc năm/ kỳ đối chiếu với chứng từ xuất, nhập HTK khác và sổ kế toán chi tiết.
_ Thu thập bằng chứng về HTK cầm cố, thế chấp, HTK không thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Vào giai đoạn kết thúc kiểm toán, KTV sẽ phải tiến hành các công việc sau: _ Tiến hành kiểm tra các bước công việc đã thực hiện được, soát xét lại các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được.
_KTV tiến hành tổng hợp các sai phạm phát hiện được, đưa ra các bút toán điều chỉnh.
_ Tiến hành phỏng vấn, trao đổi với các KTV viên thực hiện kiểm toán các phần hành liên quan đến HTK như: kiểm toán giá vốn hàng bán, kiểm toán chi phí,…để xem xét những phát hiện của họ liên quan đến khoản mục HTK từ đó tổng hợp các ý kiến, đưa ra những nhận xét về khoản mục HTK của đơn vị khách hàng
_ Xem xét các vấn đề, sự kiện phát sinh sau năm tài chính, đưa ra những biện_ pháp kiểm tra bổ sung, thu thập những bằng chứng còn thiếu để nâng cao độ tin cậy và chính xác cho những kết luận mà mình đưa ra.
_ Tiến hành soát xét lại các giấy tờ làm việc, đánh tham chiếu, lưu hồ sơ kiểm toán năm.
_ Tham gia họp trao đổi với khách hàng về những vấn đề mà kiểm toán phát hiện được tại đơn vị, đồng thời thống nhất các bút toán điều chỉnh mà KTV đã đưa ra, tiến hành lập biên bản kiểm toán, ghi lại những vấn đề mà hai bên chưa nhất trí.Ngoài ra, KTV cần phải chú ý kiểm tra kỹ các nghiệp vụ, sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC liên quan đến HTK, bởi vì nghiệp vụ về hàng tồn kho thường phát sinh nhiều và liên tục Việc làm này giúp KTV nâng cao hơn độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán mà KTV đã thu thập được trong suốt quá trình kiểm toán.
Áp dụng quy trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty DMT và Công ty MST
Khách hàng DMT
Công ty Cổ phần DMT tiền thân là doanh nghiệp Nhà nước, nay được chuyển đổi sang hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần theo Quyết định số 09YY/200N/QĐ-BTM ngày XX/YY/200N của Bộ Thương mại Công ty đang hoạt động theo
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 02531064ABC ngày CC tháng DD năm_
200N do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Thanh Hóa cấp.
Trong quá trình hoạt động, Công ty được cấp bổ sung giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần thứ 2 ngày AB tháng CD năm 200N+3 về việc tăng vốn điều lệ từ 12.550.000.000 VNĐ lên 19.600.000.000 VNĐ và bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh của Công ty.
Vốn điều lệ theo đăng lý kinh doanh: 19.600.000.000 VNĐ
Trong đó tỷ lệ cổ phần và vốn góp của các thành phần như sau:
Cổ đông Số cổ phần Vốn góp Tỷ lệ(%) Nhà nước 68997 6.899.700.000 35,20%
Hoạt động kinh doanh chính của công ty như sau:
_Kinh doanh, xuất nhập khẩu, tổ chức sản xuất, kinh doanh dịch vụ trong nước. _Kinh doanh hóa chất công nghiệp, chất dẻo, phụ gia cao su, dung môi, các loại vật liệu điện, dụng cụ cơ khí.
_Kinh doanh các loại vật tư Khoa học Kỹ thuật: Hóa chất thí nghiệm, máy thiết bị phục vụ nghiên cứu ứng dụng sản xuất, các mặt hàng phục vụ cho y tế, trang thiết bị, dụng cụ phân tích hóa lý, phân tích sinh hóa, dụng cụ thủy tinh, nguyên liệu sản xuất và hàng tiêu dùng, thực phẩm đã qua chế biến, dây và thanh bằng đồng, nhôm, tôn silic phục vụ sản xuất đồ điện, hàng trang trí nội thất, nhà ở
_Dịch vụ lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng máy móc thiết bị, hàng bạch kim, các mặt hàng dụng cụ thủy tinh phục vụ nghiên cứu thí nghiệm.
_Dịch vụ cho thuê: kho bãi, nhà xưởng, cửa hàng, văn phòng làm việc, thi công xây lắp các công trình thiết bị công nghiệp, vật tư khoa học kỹ thuật công nghệ cao. _Xây dựng các công trình và nhà ở và xử lý môt trường.
_Sản xuất, gia công chế biến các sản phẩm gỗ, hàng thủ công mĩ nghệ cáp điện dụng cụ thiết bị điện lắp ráp các sản phẩm điện tử máy tính
Sự kiện sau ngày kết thúc năm tài chính: Ban Giám đốc công ty khẳng định_ không có sự kiện nào phát sinh sau ngày 31 tháng 12 năm 2009 cho đến thời điểm lập báo cáo này mà chưa được xem xét điều chỉnh số liệu hoặc công bố trong báo cáo tài chính.
Khách hàng MST
Công ty Cổ phần MST là Doanh nghiệp được cổ phần hóa từ Công ty Liên doanh MST theo Quyết định số 29KK/QĐ/UB ngày 2Z/1D/200N của Ủy Ban Nhân Dân thành phố Thanh Hóa về việc chuyển Công ty liên doanh MST thành Công ty
Cổ phần Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0320EE ngày 1X/0Y/200N do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thanh Hóa cấp.
Trong quá trình hoạt động công ty đã 02 lần được cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh sửa đổi do thay đổi vốn điều lệ và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh sửa đổi lần thứ 02 ngày 2K/0Z/200T là 27.079.910.000 VNĐ.
Danh sách cổ đông góp vốn theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh :
Cổ đông Số cổ phần Vốn góp Tỷ lệ Công ty MST 27.275 5.141.337.500 19%
- Kinh doanh khách sạn; Kinh doanh nhà cho thuê văn phòng, nhà ở, nhà hàng ăn uống; Kinh doanh rượu, thuốc lá;
- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng;
- Tư vấn đầu tư trong các dự án xây dựng công nghiệp xây dựng dân dụng cơ sở hạ tầng kĩ thuật; Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp; Xây dựng cơ sở hạ tầng kĩ thuật; Kinh doanh bất động sản.
Sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc năm tài chính :
Ngoài các sự kiện nêu trên Ban Giám đốc Công ty khẳng định không có sự kiện nào_ phát sinh sau ngày 31/12/2009 cho đến thời điểm lập báo cáo này mà chưa được xem xét điều chỉnh số liệu hoặc công bố trong báo cáo tài chính.
Quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính được thực hiện tại Công ty DMT
1.4.2.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
DMT là khách hàng kiểm toán thường niên của VNAAFC Công ty đã tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính của DMT vào các năm 2007 và 2008 Năm 2009, VNAAFC tiếp tục được Công ty DTM tin tưởng lựa chọn thực hiện công việc kiểm toán Vì vậy bước tiếp cận khách hàng đối với DMT là điều không cần thiết Việc nhận diện lý do kiểm toán và đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán được tiến hành chủ yếu bằng việc trao đổi, thỏa thuận giữa Giám đốc Công ty với ban lãnh đạo DMT về những nét đổi mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong năm 2009 Qua cuộc họp giữa hai bên được biết trong năm 2009, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DMT không có những thay đổi đặc biệt có thể ảnh hưởng đến công tác tài chính kế toán – kiểm toán so với năm 2008 Vì vậy lý do kiểm toán năm 2009 cũng tương tự như năm 2008 Công ty sử dụng bảng câu hỏi đánh giá để nhận định có tiếp tục cung cấp dịch vụ cho DMT hay không? Hình thức bảng câu hỏi VNAAFC sử dụng có dạng như sau:
Bảng 1.3 Bảng đánh giá khách hàng
Câu hỏi Có/Không Ghi chú
1 Tồn tại phí kiểm toán quá hạn chưa được thanh toán không? Không
2 Có liên quan đến kiện tụng, tranh chấp với khách hàng không?
3 Nhân viên trong Công ty có người nhà hoặc có quan hệ cá nhân với khách hàng không?
4 Nhân viên trong nhóm kiểm toán có quan hệ lợi ích tà chính với khách hàng không?
5 Thành viên trong nhóm kiểm toán có nắm giữ cổ phần của Không khách hàng không? _
6 Có sự xung đột về lợi ích với khách hàng không? Không
7 Phạm vi các điều khoản mà dịch vụ cung cấp có khả năng ảnh hưởng đến khả năng độc lập không?
8 Có tồn tại những yếu tố khác có thể làm giảm tính độc lập của KTV trong quá trình kiểm toán không?
9 Các nhân viên tham gia thực hiện dịch vụ có đủ kiến thức và kinh nghiệm để thực hiện dịch vụ hay không?
10 Có yêu cầu luân chuyển quản lý/ nhân viên kiểm toán theo yêu cầu của Công ty không?
11 Có bất cứ yếu tố nào phát sinh trong năm cho thấy không nên tiếp tục cung cấp dịch vụ hay không?
Qua trao đổi và thỏa thuận, thống nhất các điều khoản quan trọng, Giám đốc Công ty VNAAFC đã quyết định tiếp tục cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính cho DMT Việc kí kết hợp đồng kiểm toán được thực hiện nhanh chóng, nhóm kiểm toán dự kiến bao gồm 06 người.
Bước 1: Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Do DMT là khách hàng thường niên của công ty nên việc thu thập thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý chủ yếu là dựa trên việc tham khảo hồ sơ kiểm toán các năm trước (với các thông tin cơ bản được trình bày trong tổng quan về công ty Cổ phần DMT)
Bước 2: Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ
Trong giai đoạn này do việc thu thập số liệu còn nhiều hạn chế (do bên khách hàng chưa thể cung cấp đầy đủ các thông tin chính xác về HTK) vì vậy thủ tục phân tích sẽ được thực hiện bổ sung vào giai đoạn sau.
Bước 3: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
Trong giai đoạn này, KTV sẽ thực hiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với mọi hoạt động của toàn công ty nói chung và đối với khoản mục HTK nói riêng.
Công việc cần làm là tìm hiểu các đặc điểm của khoản mục HTK, sau đó tiến hành_ kiểm tra, đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục HTK KTV có thể đơn giản hóa bước công việc bằng cách tham khảo hồ sơ kiểm toán các năm trước; tuy nhiên do tính chất quan trọng của khoản mục mà KTV vẫn phải tiến hành đầy đủ các bước công việc Cụ thể như bảng dưới đây:
Bảng 1.4 Tìm hiểu khoản mục HTK
Tên khách hàng:Công ty DMT Thực hiện bởi: Ngày:
Ngày kết thúc niên độ: 31/12/2009 Soát xét bởi: Ngày: Chủ đề: Tìm hiểu khoản mục HTK
I.Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
II.Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:Nhập trước-Xuất trước
III.Quy trình hạch toán hàng tồn kho:
TK151-hàng đi đường:phản ánh hàng nhập khẩu
TK152-nguyên vật liệu: chủ yếu là NVL phục vụ cho xưởng gỗ.
TK153-CCDC:phản ánh công cụ dụng cụ thay thế
TK155-Hàng hóa mua về kinh doanh, chủ yếu là hàng nhập khẩu:Vật tư khoa học kỹ thuật, hóa chất
TK154:Giá thành sản xuất gỗ và các sản phẩm từ gỗ
Hàng tháng chứng từ được chuyển về phòng kế toán để cuối tháng tính giá thành. Cuối tháng xí nghiệp gỗ thực hiện tính giá một lần Giá thành được tính bằng phần mềm: Chi phí Nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khác tập hợp trực tiếp.
Xí nghiệp đề nghị mua được Giám đốc phê duyệt(chậm nhất 02 ngày) XN gỗ đưa lên cho Phòng Kế toán kiểm tra (tại xí nghiệp chứng từ được nhập vào luôn phần mềm)còn tại các cửa hàng chuyển lên cho kế toán hạch toán.
TK 152 chủ yếu dùng cho xí nghiệp gỗ, sản xuất theo đơn đặt hàng, cuối tháng XN tính giá thành và chuyển chứng từ lên cho kế toán kiểm tra lại
Quy trình nhập xuất hàng hóa: Đối với hàng hóa nhập khẩu thì tại VP sau khi nhập khẩu xong sẽ xuất cho các cửa hàng, chi nhánh bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tại các cửa hàng thực hiện bán hàng và xuất HĐTC cho khách hàng và chuyển hóa đơn về văn phòng công ty hạch hạch toán riêng Cuối tháng, chi phí thu mua hàng hóa được kế toán phân bổ hết cho hàng hóa xuất bán, không phân bổ cho HTK.
Sau đó KTV bắt đầu đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục HTK theo bảng sau:
Bảng 1.5 Tìm hiểu hệ thống KSNB đối với khoản mục HTK
1 Các phiếu nhập kho được đánh số trước có được thực hiện cho tất cả các lần nhập hàng không?
2 Hệ thống kho của Công ty có đáp ứng được yêu cầu bảo quản đối với những loại hàng hóa có điều kiện bảo quản đặc biệt không?
3 Có sự kiểm tra để có sự đảm bảo là chỉ có các mặt hàng đã được duyệt thì mới được nhận và mặt hàng phù hợp với đặc điểm kỹ thuật trong đơn đặt hàng không?
XNK và các xí nghiệp chịu trách nhiệm kiểm tra hàng trước khi nhập kho
4 Các phiếu nhập kho có được sử dụng để cập nhật các ghi chép về kho hàng không?
5 Hàng bán trả lại được ghi chép qua phiếu nhập kho không?
6 Các phiếu nhập kho có được thủ kho lưu trữ đầy đủ, khoa học để có thể kiểm tra các số liệu ghi trên thẻ kho cũng như đối chiếu với bộ phận kế toán không?
7 Các phiếu xuất kho được đánh số trước có được thực hiện cho tất cả các lần giao hàng không?
8 Các phiếu xuất kho có được sử dụng để cập nhật các ghi chép về kho hàng hay không? Có
9 Các phiếu xuất kho có được thủ kho lưu trữ đầy đủ, khoa học để có thể kiểm tra các số liệu ghi trên thẻ kho cũng như đối chiếu với bộ phận kế toán không?
Các kiểm soát về hiện vật
10 Hàng tồn kho có được bảo quản an toàn để tránh hư hỏng và có được mua bảo hiểm không? Có Điều kiện hàng tồn kho được bảo quản tốt tuy nhiên không mua bảo hiểm cho hàng tồn kho.
11 Thủ tục về mã hàng tồn kho có phù hợp để đảm bảo tất cả các mặt hàng tồn kho bao gồm trong bảng liệt kê hàng tồn kho không?
12 Hàng tồn kho hư hỏng/lỗi thời có được tách riêng không?
13 Có chính sách đối với hàng tồn kho giảm giá, chậm luân chuyển và hư hỏng hay không?
Không Khi có sẽ trình ban
Giám đốc để có biện pháp xử lý thích hợp.
14 Có quy định thủ kho chỉ được xuất hàng ra khỏi_ kho khi đã có phê duyệt (lệnh) xuất kho của người nhận hàng không?
15 Việc kiểm kê định kì hàng tồn kho có :
-Xác định số lượng tồn kho thực tế không?
-Xác định hàng tồn kho hư hỏng hoặc lỗi thời không?
-So sánh tồn kho thực tế với sổ sách để xem HTK bị tổn thất hoặc mất cắp không?
16 Các thủ tục kiểm tra việc chia cắt niên độ có phù hợp để đảm bảo:
-Hàng tồn kho để bán hoặc trả lại có được để riêng không?
-Hàng tồn kho đã bán và khách hàng gửi tại kho được để riêng không?
Quy trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính được thực hiện tại Công ty MST
1.4.3.1.Giai đoạn Lập kế hoạch kiểm toán
Bước 1: Chuẩn bị kiểm toán
Khác với công ty DMT, công ty MST là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của Công ty, do vậy giai đoạn chuẩn bị kiểm toán sẽ được bắt đầu ngay từ khâu tiếp cận khách hàng thông qua việc gửi thư mời kiểm toán Khi nhận được yêu cầu kiểm toán, Công ty thực hiện việc cử cán bộ là người thuộc ban lãnh đạo Công ty đến gặp trực tiếp khách hàng để tìm hiểu những thông tin sơ bộ về khách hàng như: ngành nghề kinh doanh, doanh thu các năm, kết quả kiểm toán các năm trước,… Quá trình_ thu thập thông tin ban đầu được tiến hành một cách nhanh chóng và cán bộ được cử đi sẽ lập Báo cáo khảo sát để báo cáo lại tình hình cho người phụ trách Trên cơ sở đó, cán bộ đi khảo sát sẽ tính toán và đề xuất mức phí để trình lên Giám đốc duyệt. Mức phí và Báo cáo tổng quan được trình lên Giám đốc Trong giai đoạn này, KTV không thể sử dụng Bảng câu hỏi đánh giá khách hàng như tại Công ty DMT mà phải trực tiếp đi khảo sát tình hình khách hàng Qua việc khảo sát và trao đổi với lãnh đạo của MST, Giám đốc Công ty VNAAFC đã quyết định tiến hành cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính Hai bên đã ký kết hợp đồng kiểm toán và nhóm kiểm toán dự kiến gồm 06 người.
Bước 2:Thu thập thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý cúa khách hàng
MST là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên vì vậy việc thu thập các thông tin cơ sở về MST được thực hiện một cách kỹ lưỡng, chi tiết để tạo thuận lợi cho công việc kiểm toán những năm về sau được thuận lợi hơn Công việc này chủ yếu đã được thực hiện thông qua bước tiếp cận khách hàng, nhận diên lý do kiểm toán. KTV tiến hành thu thập các giấy tờ quan trọng như: Giấy phép thành lập cho biết lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của khách hàng; các văn bản quy định điều lệ hoạt động của Công ty, Biên bản họp HĐQT (nếu có)… Ngoài ra, KTV cũng phải thực hiện các phương pháp khác như: phỏng vấn, quan sát thực tế để có những hiểu biết về đơn vị khách hàng cũng như những hiểu biết về HTK của đơn vị.Các thông tin cơ sở về khách hàng MST đã được cán bộ chuyên trách tiếp cận khách hàng thu thập và tổng hợp thành báo cáo KTV khi thực hiện kiểm toán tại MST sẽ tham khảo báo cáo này đồng thời tiến hành tổng hợp để lưu giữ, thiết lập hồ sơ kiểm toán chung về Công ty MST
Bước 3: Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ
Cũng giống với DMT, do phía khách hàng chưa cung cấp đủ các thông tin cần thiết phục vụ cho việc phân tích, đánh giá nên KTV sẽ dự định thực hiện các thủ tục phân tích bổ sung trong giai đoạn thực hiện kiểm toán.
Bước 4: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị khách hàng _
MST là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên nên KTV không thể dựa vào hồ sơ kiểm toán các năm trước để đưa ra các đánh giá, nhận định về mức độ hoạt động của hệ thống KSNB tại công ty Mặt khác, do lịch ký kết hợp đồng kiểm toán với MST là thời điểm sau ngày kết thúc niên độ nên KTV cũng không thể tham gia chứng kiến kiểm kê tại khách hàng vào thời điểm kết thúc niên độ tài chính Vì vậy, KTV sẽ thực hiện công việc này trong giai đoạn thực hiện kiểm toán Tuy nhiên, để công việc đánh giá hệ thống KSNB được thực hiện tôt thì KTV bắt đầu tiến hành tìm hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung sau: Các quy định, chính sách của đơn vị và các đánh giá sơ bộ (về tài chính, kế hoạch, nhân sự, kinh doanh, hành chính…); Cơ chế kiểm tra giám sát đang thực hiện và các đánh giá sơ bộ (Ban Kiểm soát, sự giám sát giữa các bộ phận, phân công, phân nhiệm…); Các thông tin về việc chấp hành các quy định, chính sách (các hình thức khen thưởng, kỷ luật đã nhận, các vụ việc liên quan đến việc tuân thủ pháp luật…); Nhận xét về Ban Giám đốc (tính chính trực, năng lực, khả năng thông đồng/ gian lận giữa các thành viên…)
Bước 5: Đánh giá mức trọng yếu và rủi ro
Do KTV không thể đánh giá được mức độ hoạt động của hệ thống KSNB tại đơn vị khách hàng đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị nói chung và khoản mục HTK nói riêng, nên KTV không thể đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng, mức độ rủi ro kiểm soát tại đơn vị Điều này khiến KTV không đưa ra được hệ số rủi ro thực hiện và khoảng cách mẫu chọn Trong giai đoạn này KTV chỉ có thể đưa ra mức trọng yếu cho các khoản mục nói chung và khoản mục HTK nói riêng Cách thức đánh giá mức trọng yếu được KTV thực hiện tương tự với cách thức đánh giá mức trọng yếu tại DMT.
Bảng 1.19 Đánh giá mức trọng yếu tại MST
Tên khách hàng:Công ty MST Thực hiện bởi: Ngày:
Ngày kết thúc niên độ: 31/12/2009 _ Xoát xét bởi: Ngày:
Chủ đề:Đánh giá mức trọng yếu rủi ro và tính toán khoảng cách mẫu
Chỉ tiêu Năm 2009 Dự kiến năm 2009 Năm 2008
1.Tổng tài sản(TTS) 125.636.758.224 128.336.869.252 119.677.848.994 1%TTS (A1) 1.256.367.582 1.283.368.692 1.196.778.489 2%TTS (A2) 2.512.735.164 2.566.737.384 2.393.556.978 2.Doanh thu (DT) 311.563.782.365 311.563.782.365 317.637.932.737 0.5%DT (B1) 1.557.818.911 1.557.818.911 1.588.189.663 1% DT (B2) 3.115.637.823 3.115.637.823 3.176.379.327
3 LNTT 6.875.308.709 7.958.501.225 6.761.418.524 5%LNTT (C1) 343.765.436 397.925.063 338.070.927 10%LNTT (C2) 687.530.871 795.850.124 676.141.853 Mức trọng yếu giai đoạn lập kế hoạch (D1) 397.925.063 338.070.927 Mức trọng yếu cho từng khoản mục:
D2 = (75% x D1) 298.387.593 253.553.196 BCTC năm 2007 của MST đã được kiểm toán bởi công ty kiểm toán X.
Bước 5.Lập chương trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho
Do việc không thể tiến hành các bước phân tích sơ bộ và đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB tại đơn vị khách hàng nên KTV không thể xây dựng một chương trình kiểm toán khoản mục HTK cụ thể phù hợp với điều kiện tình hình thực tế của khách hàng Chính vì vậy KTV quyết định sử dụng chương trình kiểm toán khoản mục HTK do công ty xây dựng cho việc kiểm toán tại khách hàng, sau đó tùy vào điều kiện cụ thể, KTV sẽ linh hoạt thực hiện (Tham khảo phụ lục 1.1)
1.4.3.2.Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Bước1.Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho
Do việc ký kết hợp đồng xảy ra sau ngày kết thúc niên độ kế toán vì vậy KTV không thể thực hiện việc chứng kiến kiểm kê HTK tại đơn vị khách hàng vào ngày kết thúc niên độ kế toán Hơn nữa, thời gian thực hiện công việc kiểm toán tại Công ty MST là hạn hẹp, trong khi số lượng, chủng loại các loại vật tư hàng hóa, thành phẩm của Công ty lại quá lớn, điều này khiến KTV không thể thực hiện chứng kiến kiểm kê tất cả các loại mã hàng vật tư; vì vậy KTV chỉ chọn mẫu một số_ mã HTK để thực hiện kiểm kê
Ngoài ra, vào thời điểm kết thúc niên độ kế toán 2009, Công ty MST cũng đã tiến hành kiểm kê HTK do đó KTV có thể thu thập biên bản kiểm kê tại ngày 31/12/2009 để làm bằng chứng kiểm toán
Bảng 1.20 Tham gia chứng kiến kiểm kê tại MST
Tên khách hàng:Công ty MST Thực hiện bởi: Ngày:
Ngày kết thúc niên độ: 31/12/2009 Xoát xét bởi: Ngày:
Chủ đề: Kiểm kê hàng tồn kho
Mô tả kho công ty:
Tại công ty có tất cả 05 kho hàng bao gồm các mặt hàng chính sau đây: rượu, thuốc lá, tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng
HTK được bảo quản trong điều kiện khô ráo, sạch sẽ, an toàn tuân theo các điều kiện tiêu chuẩn về bảo quản đối với từng loại HTK khác nhau.
Các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa , thành phẩm khác nhau được bảo quản tại từng khu vực khác nhau trong các kho chuyên dụng
Miêu tả quá trình kiểm kê:
Tại thời điểm kiểm kê, kế toán HTK đã tiến hành chốt số, đối chiếu với các sổ theo dõi của các thủ kho.
Các mặt hàng xuất, nhập kho đều được viết phiếu, nhập kho, ghi sổ kế toán của kế toán HTK và sổ theo dõi HTK của các thủ kho.
KTV tiến hành kiểm kê 10% các mã hàng tồn kho.
Tại thời điểm kiểm kê, trong kho doanh nghiệp không có hàng hóa nhận giữ hộ, đồng thời không có hàng gửi bán của bên thứ ba. Đánh giá kết quả kiểm kê:
Kiểm toán viên đã tiến hành kiểm kê đủ 10% các mã hàng tồn kho
Tiến hành cộng trừ lùi kết quả kiểm kê với các phiếu, nhập xuất của các mã vật tư được chọn kiểm kê (Cộng trừ về số lượng )
Đối chiếu kết quả thu được với biên bản kiểm kê tại của đơn vị tại thời điểm 31/12/09
2 số liệu khớp nhau (Đối chiếu về số lượng)
Thu thập biên bản kiểm kê tại đơn vị tại thời điểm 31/12/09
Thu thập Báo cáo tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn các mã hàng tồn kho năm 2009 Đối chiếu khớp với biên bản kiểm kê.
Bước 2:Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục HTK, đưa ra hệ số rủi ro, tính toán khoảng cách mẫu chọn Ở giai đoạn này, KTV sẽ tiến hành phỏng vấn các thủ kho và kế toán HTK với các_ câu hỏi có dạng có, không về các thông tin liên quan đến cách thức bảo quản, cách thức ghi chép, công tác kế toán HTK… Bên cạnh đó, KTV cũng tiến hành quan sát tình hình thực tế việc bảo quản, lưu trữ HTK, tìm hiểu quy trình hạch toán, nhập, xuất Từ đó, KTV sẽ tiến hành đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB đối với khoản mục HTK.Tiếp theo, KTV bắt đầu đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục HTK theo các tiêu thức đã được nêu trong phần 1.3.1.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Bảng 1.21 Tìm hiểu khoản mục HTK tai MST
Tên khách hàng:Công ty MST Thực hiện bởi: Ngày:
Ngày kết thúc niên độ: 31/12/2009 Soát xét bởi: Ngày:
Chủ đề: Tìm hiểu khoản mục HTK
I.Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
II.Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:giá bình quân tháng
III.Quy trình hạch toán hàng tồn kho:
_TK151-hàng đi đường: phản ánh hàng hóa cuối kì chưa nhập kho
_TK 153-Công cụ dụng cụ
Hàng hóa của công ty bao gồm các mặt hàng chủ yếu sau:
-Các tư liệu sản xuất: xăng dầu, dầu mỡ nhờn, sắt thép…
-Các tư liệu tiêu dùng.
Hàng ngày chứng từ được chuyển về phòng kế toán để cuối tháng
Tính giá hàng xuất kho.
Tại công ty đề nghị mua được giám đốc phê duyệt và chậm nhất sau 5 ngày Đề nghị mua được chuyển xuống phòng cung ứng hàng hóa Phòng cung ứng chịu trách nhiệm thu mua hàng hóa Hàng hóa sau khi Hoàn thành các thủ tục nhập kho, chứng từ sẽ được chuyển lên cho Phòng kế toán, kế toán HTK tiến hàng hạch toán, ghi sổ hàng nhập kho.
Quy trình nhập xuất hàng hóa :
Hàng hóa được chuyển đến kho công ty, thủ kho và đại diện phòng cung ứng làm thủ tục giao nhận, kiểm tra mẫu mã chủng loại hàng hóa, lập Biên bản giao nhận hàng rồi tiến hành chuyển hàng vào kho.Thủ kho ghi sổ theo dõi rồi chuyển các chứng từ liên quan lên phòng kế toán.
Khi có quyết đinh của giám đốc về xuất kho, kế toán viết phiếu xuất kho trình giám đốc, kế toán trưởng ký sau đó làm thủ tục xuất kho hàng hóa Các chứng từ có liên quan được chuyển lên phòng kế toán để kế toán HTK ghi sổ và tính giá thành xuất kho.
Sau khi tìm hiểu các hoạt động của hệ thống KSNB đối với khoản mục HTK, kiểm_ toán viên nhận định hệ thống KSNB của công ty MST hoạt động khá hiệu quả Mặt khác do hoạt động chủ yếu của MST hiện nay là thương mại, dịch vụ vì vậy KTV quyết định đưa ra hệ số rủi ro kiểm toán tổng hợp tại MST là 3% Với mức trọng yếu đối với khoản mục HTK mà KTC đã đánh giá trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán là 298.387.593 VND tương ứng với khoảng cách mẫu chọn là: 298.387.593 : (3%×100) = 99.462.531 VND
Bảng 1.22 Đánh giá hệ thống KSNB đối với khoản mục HTK tại MST
Câu hỏi C ó Khôn g Ghi chú
1 Các phiếu nhập kho được đánh số trước có được thực hiện cho tất cả các lần nhập hàng không? Có
2 Hệ thống kho của Công ty có đáp ứng được yêu cầu bảo quản đối với những loại hàng hóa có điều kiện bảo quản đặc biệt không?