THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM CHÍNH
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng của công ty Để thoả mãn nhu cầu của người dân, Công ty có nhiều cửa hàng, hoạt động với quy mô, tính chất khác nhau, tổ chức các phương thức bán hàng phong phú đa dạng như: bán buôn, bán lẻ, đại lý, ký gửi Một trong những điểm kinh doanh hiệu quả nhất là cửa hàng thương mại dịch vụ nằm trên trục đường Quốc lộ 183 Do tận dụng được lợi thế kinh doanh là nằm ở nơi có vị trí kinh doanh thuận lợi, cửa hàng thương mại này luôn đi đầu về số lượng khách mua hàng nhưng quan trọng hơn là đạt được chỉ tiêu về doanh thu, lãi gộp khá cao, đây là tấm gương sáng để các đơn vị khác học tập và noi gương.
Cửa hàng có một đội ngũ quản lý năng động, có kinh nghiệm và một đội ngũ nhân viên chăm chỉ, nhanh nhẹn, được bố trí vào vị trí phù hợp với năng lực cá nhân Do vậy, cách thức sắp xếp từng gian hàng, từng mặt hàng rất khoa học, đẹp mắt và dễ dàng quản lý Tại đó có nhiều quầy hàng kinh doanh riêng biệt: quầy vật liệu với nhiều chủng loại khác nhau, quầy hàng nông nghiệp với mẫu mã sản phẩm phong phú, quầy hàng hoá phân lân, phân đạm được sắp xếp rất gọn gàng và khoa học Nhưng có lẽ do đặc điểm của công ty là kinh doanh các mặt hàng phục vụ nông nghiệp nên quầy hàng nông nghiệp và phân đạm, thu hút lượng khách hàng mua sắm nhiều nhất tạo doanh số cao nhất đó chính là lý do khiến tôi chọn quầy hàng kinh doanh này để đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu
Trình tự hạch toán của kế toán bán hàng
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kinh tế phát sinh liên quan, kế toán tiến hành nhập vào Chứng từ ghi sổ theo từng nội dung nghiệp vụ phát
2 4 sinh, đến cuối tháng lên sổ Cái TK 632, 511 lập các bút toán tập trung gửi cho kế toán tổng hợp.
Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, nếu khách hàng chưa thanh toán tiền hàng thì đồng thời với việc phản ánh của kế toán tiêu thụ, kế toán công nợ sẽ theo dõi trên sổ chi tiết TK 131 cho từng đơn vị khách hàng. Đối với các bút toán liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, sau khi được kế toán các bộ phận liên quan phản ánh thì chuyển các chứng từ đó cho kế toán chi phí cùng phản ánh vào các sổ chi tiết các chi phí
Trong kỳ, nếu có những nghiệp vụ phát sinh hay nghiệp vụ điều chỉnh mà không có các chứng từ theo qui định của nhà nước thì kế toán tiến hành lập và phản ánh nghiệp vụ đó vào phiếu kế toán, đến cuối tháng toàn bộ phiếu kế toán đó tập trung lại cho kế toán tổng hợp cùng các bút toán tập trung của các bộ phận kế toán khác gửi đến Những nghiệp vụ không mở sổ theo dõi chi tiết sẽ được lập trên phiếu kế toán như: lương phải trả cho cán bộ công nhân viên, khấu hao TSCÐ, điều chỉnh chênh lệch tỷ giá, kết chuyển công nợ, Kế toán tổng hợp tập trung thành một tập, đồng thời nhập bút toán đó vào chứng từ ghi sổ.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào các bút toán tập trung tiến hành lên bảng chữ T và sổ Cái, lập bảng cân đối phát sinh và các báo cáo tài chính
1.1 Các phương thức bán hàng chủ yếu và trình tự bán hàng của công ty
- Bán buôn tại kho: là hình thức phổ biến nhất của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn trong khối lượng hàng hoá tiêu thụ Theo phương thức này, khách hàng đến ký hợp đồng tại Công ty, sau đó Giám đốc ký lệnh xuất kho và khách hàng nhận hàng Thủ kho giao hàng cho khách hàng và lập hoá đơn kiêm phiếu xuất Công ty có sẵn phương tiện vận chuyển cho khách nếu có yêu cầu.
Sinh viên:Nguyễn Anh Phúc - Kế toán 45B
- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán, vì công ty là đại lý cấp I của công ty Supe Phốtphát và Hóa chất Lâm Thao nên hình thức này chiếm tỷ trọng khá cao trong khối lượng hàng tiêu thụ của công ty Theo phương thức này khách hàng ký hợp đồng với công ty, Giám đốc ký lệnh giao hàng ,nhân viên bán hàng trực tiếp giao hàng cho khách hàng tại ga (nơi mà hàng từ Công ty Supe Phốt Phát và hóa chất Lâm Thao chuyển đến cho công ty chờ chuyển đi) lập hóa đơn kiêm phiếu xuất Khi khách hàng không có xe vận chuyển công ty có sẵn phương tiện vận chuyển cho khách.
- Bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty dưới dạng giới thiệu sản phẩm để tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất.
- Bán hàng đại lý: cũng là một phương thức được Công ty áp dụng tương đối rộng, tuy tỷ trọng không bằng phương thức bán buôn nhưng nó cũng mang lại cho Công ty hiệu quả tương đối cao. Đối với từng loại khách hàng, Công ty đều có hình thức thanh toán phù hợp, có thể thanh toán chậm, thanh toán trả ngay hay thanh toán qua ngân hàng Tuy nhiên, dù áp dụng thanh toán bán hàng nào thì vẫn phải đảm bảo quản lý chặt chẽ về tiền hàng, tránh mất mát tổn thất trong kinh doanh để cuối kỳ có thể hạch toán ngay kỳ vừa rồi lỗ hay lãi để từ đó rút ra phương thức, chính sách phù hợp cũng như có chế độ khen thưởng với cán bộ công nhân viên trong Công ty.
1.2 Các chứng từ sổ sách liên quan đến việc bán hàng của công ty
1 2.1 Chứng từ a Hợp đồng mua bán
Là một trong các loại hợp đồng kinh tế nên khi ký kết hợp đồng cần phải tuân theo các qui định của pháp luật về nội dung, điều khoản, tư cách của chủ thể và nguyên tắc khi ký kết hợp đồng
Người bán chuẩn bị hàng
Hợp đồng mua bán được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản ( bên mua và bên bán )
Tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng mà hai bên chọn giá để giao dịch mua bán
Sơ đồ 5: Quy trình ký kết hợp đồng
Thủ tục xuất hàng được thực hiện sau khi hàng hóa, thành phẩm được giao xong xuống phương tiện vận chuyển Căn cứ vào số lượng hàng xuất, bộ phận kế toán tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hóa, lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ b Biên bản giao nhận hàng: Thể hiện các nội dung sau:
- Ngày tháng giao nhận hàng
- Loại hàng hóa giao nhận kèm theo số lượng và bao bì
- Số phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Họ tên, chữ ký của hai bên giao nhận c Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Do bên xuất hàng lập căn cứ theo lệnh điều động xuất hàng Gồm 3 liên : -1 liên để lưu nơi lập phiếu
Sinh viên:Nguyễn Anh Phúc - Kế toán 45B
-1 liên giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và giao hàng tại ga
- 1 liên để kế toán xí nghiệp làm chứng từ hạch toán, sau đó chuyển chứng từ và thanh toán với phòng kế toán Công ty d Hóa đơn giá trị gia tăng
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký và lệnh xuất bán của phòng kế hoạch, kế toán lập hóa đơn GTGT theo mẫu 01_GTKT_3LL do chi cục thuế quản lý và phát hành
Mọi hình thức bán hàng của Công ty đều phải lập hóa đơn GTGT ( kể cả khi bán lẻ) Kế toán phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn như: Tên đơn vị mua bán, mã số thuế bên mua và bên bán, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, số tiền chưa có thuế, thuế GTGT và tổng số tiền người mua phải thanh toán
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên Sau đó, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt
- Liên 1 lưu nơi lập phiếu
- Liên 2 giao cho khách hàng ( người nộp tiền )
- Liên 3 dùng để thanh toán và ghi sổ kế toán trong Công ty e Phiếu thu
Nội dung phiếu thu là khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc các đơn vị cơ sở nộp tiền hàng tiêu thụ ở đơn vị Kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên, ghi đầy đủ nội dung và ký vào phiếu Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký tên
- Liên 2 giao cho người nộp tiền
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KẾT THÚC BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM CHÍNH
Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng
Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường Bởi hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính nhà nước, đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin có ích cho mọi đối tượng quan tâm trong việc đưa ra các quyết định kinh tế Tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại doanh nghiệp là cơ sở giúp ích cho nhà quản lý trong hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất Đồng thời kết quả của quá trình hạch toán này liên quan trực tiếp tới lợi ích của các đối tượng liên quan như nhà nước, người đầu tư, chủ nợ Do vậy nếu một doanh nghiệp nào đó chưa tổ chức tốt khâu này để thực sự phù hợp với chế độ kế toán hiện hành thì sẽ dẫn đến nhiều hậu quả đáng kể mà trong một số trường hợp không thể khắc phục được Chính vì vậy mà hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại mỗi doanh nghiệp đơn vị là việc làm cấp thiết hiện nay
Sinh viên:Nguyễn Anh Phúc - Kế toán 45B
Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị để hoàn thiện công tác hạch toán bán hàng tại công ty
• Bộ máy quản lý của công ty là một đội ngũ cán bộ có trình độ cao, hơn 50% có bằng đại học và cao đẳng
• Công ty rất quan tâm đến yếu tố con người, xem công tác đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật là nhiệm vụ thường xuyên vì đặc thù của sản phẩm ngành cơ khí là sự kết tinh của trí tuệ, chất xám để tạo ra những sản phẩm phục vụ có chất lượng tối ưu theo hướng chất lượng tốt, giá thành hạ, đảm bảo đủ sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường
• Công ty phát triển như ngày nay là nhờ vào lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật yêu ngành yêu nghề năng động và sáng tạo, chịu khó tìm tòi nghiên cứu và học hỏi, vận dụng vào điều kiện sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp đạt hiệu quả
• Công ty cũng rất quan tâm đến đời sống tinh thần cán bộ công nhân viên, thường xuyên tổ chức thi đấu phong trào thể dục - thể thao nhằm rèn luyện thể lực và vui chơi, giải trí lành mạnh
• Công ty có chính sách khen thưởng thỏa đáng và kịp thời cho các đối tượng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp
• Công ty cũng có chính sách đưa nhân viên đi học để nâng cao trình độ chuyên môn, điều này là rất tốt Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nguồn nhân lực chiếm một vị thế rất quan trọng Việc có một đội ngũ nhân viên giỏi là rất cần thiết Điều này không đồng nghĩa với việc công ty tuyển thêm để thay mới lại đội ngũ nhân viên của mình Như vậy công ty sẽ mất đi những nhân viên làm việc lâu năm, với kinh nghiệm dày dặn, mà đây là yếu tố rất cần thiết cho mọi doanh nghiệp Vậy công ty cần quan tâm nhiều hơn nữa vấn đề đào tạo và tuyển dụng thì trong tương lai
6 0 không xa, công ty sẽ có một đội ngũ nhân viên rất giỏi nghề và có nhiều kinh nghiệm Đây là tiền đề cho sự phát triển và tồn tại của công ty trong tương lai.
2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
• Bộ máy kế toán của công ty chỉ có 5 người và 1 thủ quỹ mà vẫn có thể làm tốt nhiệm vụ được giao Điều này cho thấy công ty đã tiết kiệm được một bộ phận nhân sự trong phòng kế toán
Sở dĩ bộ phận kế toán có thể làm tốt như thế là do có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Chương trình này được cài đặt sẵn trong máy vi tính nên có một số bút toán kế toán không phải ghi hay tính mà tự máy tính sẽ tính thay. Thường những bút toán này là những bút toán kết chuyển Đây là một thuận lợi của công ty, giúp kế toán có thể tiết kiệm thời gian và công sức Tuy nhiên, cần phải bỏ ra một khoản chi phí để cài đặt phần mềm này nhưng xét về mặt quản lý vẫn hiệu quả hơn nhiều
Các bút toán mà kế toán nhập vào máy tuy không theo quy định và quy trình của chế độ kế toán nhưng vẫn tính được kết quả hoạt động kinh doanh tương đối chính xác
Từ đó cho thấy Bộ Tài chính nên khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng sự tiến bộ của công nghệ thông tin và có những quy định cho phù hợp với việc sử dụng máy tính vào công tác quản lý kế toán, giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác hơn và ít có sai sót hơn
• Công ty rất quan tâm đến công tác tài chính – kế toán, thường xuyên tập trung củng cố bộ máy phòng kế toán theo hướng tinh gọn, hiệu quả đáp ứng yêu cầu báo cáo thống kê kịp thời, chính xác, đúng quy định của các ngành quản lý chức năng.
3 Về hình thức sổ kế toán
Với việc áp dụng hình thức Sổ kế toán Chứng từ ghi sổ, công ty đã thực hiện không hoàn toàn giống với những quy định và chỉ dẫn của Bộ Tài chính,
Sinh viên:Nguyễn Anh Phúc - Kế toán 45B mà đã bỏ bớt một số bước không quan trọng và không cần thiết như không sử dụng một số Sổ và thẻ kế toán chi tiết, không sử dụng Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Công ty chỉ thực hiện các bước đơn giản hơn, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được kế toán ghi vào Sổ cái Bên cạnh đó, công ty cũng không ghi Chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi ngày, mà được thực hiện vào cuối mỗi tháng
4 Việc áp dụng và ghi chép kế toán
• Theo quy định, đầu kỳ công ty phải xác định lượng hàng nhập kho trước. Trong kỳ bán được bao nhiêu thì kế toán mới xác định lượng hàng xuất kho
Từ đó mới xác định được lượng hàng tồn cuối kỳ Nhưng ở công ty, cuối mỗi tháng, kế toán xác định lượng hàng đã xuất bán trước rồi mới tính ngược trở lại lượng hàng đã nhập kho, phương pháp tính gần giống như phương pháp kiểm kê định kỳ Điều này cũng đúng so với đặc điểm của công ty vì ở công ty không có hàng tồn kho cuối kỳ nhưng theo quy định thì chưa đúng
• Khi bán hàng thu tiền ngay, kế toán vẫn ghi nợ phải thu của khách hàng (ghi Nợ TK 131) Đến cuối tháng, kế toán mới căn cứ vào Hóa đơn để ghi bút toán đã thu tiền khách hàng Việc ghi chép này là không đúng với quy định là khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phải phản ánh ngay tình hình vào sổ Với cách ghi chép của công ty như vậy thì số liệu trên thực tế và số liệu trên sổ sách sẽ không giống nhau, không phản ánh thực chất tình hình bán hàng thu tiền trước hay thu tiền sau, từ đó dẫn đến việc phân tích tình hình công nợ (nợ phải thu) không được chính xác vì toàn bộ doanh thu bán hàng đều là bán chưa thu tiền, điều này không đúng với tình hình phát sinh thực tế