ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (OFFICE MANAGEMENT)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BỘ MƠN QUẢN TRỊ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016 ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (OFFICE MANAGEMENT) MÃ MƠN HỌC: 702055 Thơng tin chung mơn học: Số tín chỉ: Phân bổ thời gian: Mơn tiên quyết: Môn học trước: Môn song hành: Ngành đào tạo: (3.0) Thực hành/Thảo luận (tiết): Lý thuyết/Bài tập (tiết): 45 Không Nguyên lý Quản trị Không Kinh doanh quốc tế; Quản trị kinh doanh – Chuyên ngành quản trị nhà hàng khách sạn; Quản trị kinh doanh – Chuyên ngành quản trị Marketing, Quan hệ lao động, Kế toán, Tài – Ngân hàng Tự học (giờ): Mã mơn tiên quyết: Mã môn học trước: Mã môn song hành: Mã ngành đào tạo: 90 702051 Mục tiêu môn học: Kiến thức: Giúp sinh viên hiểu biết tổng quát chức nhiệm vụ Quản trị văn phịng; Cơng việc Nhà quản trị văn phịng, Nhân viên văn phòng/Thư ký văn phòng; Các nghiệp vụ hành văn phịng Mơn học trang bị cho sinh viên kiến thức quản lý văn phòng cách khoa học như: Biết chọn địa điểm tổ chức nơi làm việc; Biết cách thực 5S; Tổ chức quản trị thông tin như: Soạn thảo ban hành văn bản, tiếp nhận, xử lý, quản lý văn bản, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu; Kiến thức việc tổ chức công tác lễ tân, tổ chức họp, hội nghị hội thảo; Tổ chức chuyến công tác, Và Kiểm tra cơng việc văn phịng - Kỹ năng: Sinh viên có kỹ tổ chức nơi làm việc khoa học; Kỹ quản trị thông tin; Kỹ soạn thảo văn bản; Kỹ tiếp khách; Kỹ tổ chức hội họp; Kỹ tổ chức chuyến công tác,… 1/17 Yêu cầu tư duy: - Hoạch định cơng việc văn phịng, có tư quản trị thời gian, lập kế hoạch tổ chức thành cơng họp hội nghị; Có tư để xây dựng lịch trình chuyến cơng tác nước ngồi Vì vậy, muốn quản trị tốt, u cầu sinh viên phải nắm vững lý thuyết để từ nâng cao khả tư logic - Thái độ hành vi: Thái độ: + Nghiêm túc việc bảo đảm giấc theo quy định tổ chức; + Nghiêm túc tiếp nhận công việc giao hồn thành cơng việc u cầu, thời hạn; + Bảo đảm giữ bí mật thơng tin nội tổ chức; + Giữ nhiệm vụ thành viên phận phục vụ cho thành công chung tổ chức Hành vi: + Ứng xử phù hợp văn hóa tổ chức; + Luôn biết lắng nghe ý kiến từ cấp trên, từ đồng nghiệp, từ cá nhân, phận phục vụ; + Ln giúp đỡ người khác hoàn thành nhiệm vụ chung tổ chức Chuẩn đầu môn học: STT [1] [2] [3] [4] [5] Kết phải đạt Hiểu: Phân biệt khác giống Quản trị văn phòng tổ chức Việt Nam với tổ chức nước ngoài; Hiểu chức năng, nhiệm vụ văn phòng; Những điểm giống khác Văn Quy phạm pháp luật với Văn hành thơng thường Nhớ: Các quy trình quản lý hồ sơ tài liệu; Quy trình thực 5S; Quy trình định chọn địa điểm đặt văn phòng Biết: Chọn địa điểm đặt trụ sở phù hợp chức mục tiêu tổ chức; Biết cách tổ chức nơi làm việc hiệu quả; Biết cách thực 5S văn phịng; Biết cách quản trị thơng tin (Thu thập, xử lý, phát hành, lưu giữ,…); Biết hoạch định công việc văn phòng, Quản trị thời gian; Biết cách tiếp khách, giới thiệu với khách tổ chức; Biết tổ chức họp, Hội nghị, Hội thảo, lễ lớn; Biết soạn thảo văn hành thơng dụng Phân tích: Phân tích cơng việc để xếp luồng cơng việc phù hợp; Phân tích thơng tin thu thập để đưa định; Xây dựng lịch trình chuyến cơng tác nước ngồi; Phân tích số liệu phục vụ cho cơng tác kiểm tra văn phịng Đánh giá: Kết hoạt động văn phòng theo chu kỳ; Đánh giá hiệu tổ chức họp, Hội thảo, 2/17 [6] Hội nghị, buổi lễ lớn; Kết chuyến công tác; Các buổi tiếp khách Đề xuất: Giải pháp thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động tổ chức; Giải pháp tiết kiệm chi phí văn phịng, chi phí tổ chức; Những giải pháp quản lý văn phòng phù hợp điều kiện thực tế tổ chức theo giai đoạn, theo hoàn cảnh cụ thể Tóm tắt nội dung mơn học:          Môn học chia thành 02 phần gồm có 10 chương nhằm cung cấp cho người học nội dung như: Hiểu Văn phịng/Phịng hành chính, qua nhận biết chức năng, nhiệm vụ văn phòng/Phòng hành quan tổ chức; Áp dụng hiệu 5S Quản trị Văn phịng/Phịng hành chính; Sắp xếp, bố trí văn phịng phù hợp chức nhiệm vụ Văn phịng/Phàng hành Qua đó, tổ chức cơng việc văn phịng phù hợp chức năng, nhiệm vụ tổ chức; Cung cấp cho người học kiến thức định chọn địa điểm đặt văn phòng phù hợp yêu cầu tổ chức; Hiểu biết tiêu chuẩn cần có nhà quản trị văn phòng; Thư ký lãnh đạo; Biết cách quản trị thời gian hiệu thông qua công tác hoạch định công việc văn phịng/phịng hành chính; Cung cấp cho người học kỹ soạn thảo văn qua quản lý hồ sơ tổ chức Đây nội dung quan trọng mà đa số người học thường không co hội để làm quen trước đó; Cung cấp kiến thức kỹ nhằm thực tốt nghiệp vụ mang tính đối nội đối ngoại hoạt động văn phịng/phịng hành như: lễ tân, tổ chức họp có quy mơ từ nhỏ đến lớn (hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm,…), tổ chức chuyến cơng tác nước, nước ngồi,…; Cung cấp kiến thức phương tiện cần có để sử dụng hoạt động kiểm tra cơng việc văn phịng/phịng hành tổ chức Yêu cầu người học:        Chuyên cần: Nghiên cứu trước giáo trình, tài liệu học tập nhà, thư viện Tham gia đầy đủ lên lớp, tối thiểu phải đạt 80% so tổng số tiết học Học tập nhóm tích cực rèn luyện kỹ thuyết trình Hồn thành tập giao thời hạn (qua elearning) Tham gia kiểm tra kì thi kết thúc môn học Bắt buộc tham gia hoạt động lớp: 3/17  Làm tập cá nhân;  Làm tập nhanh  Phát biểu thảo luận nội dung mơn học  Hồn thành tập nhà:  Bài tập cá nhân (qua E.Learning)  Bài tập nhóm: Đọc tài liệu và/hoặc dịch tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt  Tham gia kiểm tra kì, thi kết thúc mơn học Tài liệu học tập:  Giáo trình chính: [1] Bộ mơn Quản trị, [2017], Quản trị Văn phòng, (Lưu hành nội bộ), Khoa QTKD-Trường Đại học Tôn Đức Thắng, TP.HCM  Tài liệu tham khảo chính: [2] Vương Thị Kim Thanh, [2009], Quản trị Hành văn phịng, NXB Thống Kê, Hà Nội [3] E.C.Eyre, [1989], Office Administration, Macmillan Education LTD, London [4] J.William Schulze, [1919], Office Administration, Mc.Graw – Hill Book Company, Inc, NY  Tài liệu tham khảo khác: [5] Mike Harvey, [2008], Quản trị Hành văn phịng, NXB Hồng Đức, Hà Nội [6] Bùi Loan Thùy,[2013], Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý, ĐHQG Tp.HCM, Tp.HCM Phân loại hình thức đánh giá kết học tập: Phân loại Đánh giá trình Đánh giá trình Kiểm tra cuối kỳ Tỷ trọng (%) Hình thức Kiểm tra chuẩn đầu 20 Bài tập nhỏ; Bài tập qua E.learning [1], [2], [3], [4], [5], [6] Thuyết trình; Bài tập qua E.learning, Bài dịch từ tài liệu 30 [1], [2], [3], [4], [5], [6] tiếng Anh 50 Trình bày, lập luận, chứng minh [1], [2], [3], [4], [5], [6] Nội dung chi tiết môn học: Tuần (Buổi) Tổ chức giảng dạy Nội dung LT BT TH Liên quan Tự Chuẩn đến môn TL học đầu điều kiện Yêu cầu người học Phạm vi & hình thức đánh giá 4/17 1-2 Chương Một số vấn đề chung quản trị văn phòng 1.1 Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng 12 [1] 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phịng [2] 702051: 7.1 1.2 Tổ chức cơng việc văn phòng 1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.2.2 Bố trí văn phịng 1.2.3 Trang thiết bị văn phịng 1.2.4 Hiện đại hố cơng tác văn phịng Tại lớp: -Lập nhóm học tập -GV định nhóm dịch thuật tài liệu tiếng Anh -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi - Đánh giá trình 1; - Đánh giá trình 2; - Thuyết trình; - Kiểm tra cuối kỳ *Để thuyết trình, Tại nhà/TV -SV đến Thư viện Mỗi nhóm SV phải Trường mượn đến DN để: dịch tài liệu từ tiếng - Chụp hình/quay Anh sang tiếng Việt video, - Phỏng vấn người (Như phân công, đại diện doanh deatline: kết thúc nghiệp; buổi học thứ 7) - Mơ tả (có hình - Đọc trước [….] ảnh) nghiệp vụ có liên quan đến mơn học 1.3 Tổ chức máy hành văn phịng 1.3.1 Hình thức tổ chức 1.3.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.3.3 Các bước để tổ chức cơng việc văn phịng có hiệu 1.3.4 Các ngun tắc tổ chức với nhà quản trị 1.3.5 Các mối quan hệ nhà quản trị hành [2] 702051: 7.1 Tại lớp: Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi Tại nhà/TV 5/17 1.4 Bố trí văn phịng khoa học [3] Tại lớp: Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi Tại nhà/TV: - BT qua E.Learning [3] 702051: 5.1 702051: 5.5 Tại lớp: BT cá nhân: Case: - Tổ chức công việc theo luồng; - Ra QĐ chọn địa điểm đặt VP Tại nhà/TV - BT qua E.Learning 1.4.1 Bố trí văn phịng theo luồng cơng việc 1.4.2 Mơi trường vật lý/Cảnh quang văn phịng 1.5 Chọn vị trí đặt văn phịng 1.5.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc chọn lựa văn phòng 1.5.2 Những tiêu chuẩn cần xem xét chọn lựa địa điểm đặt văn phòng 1.5.3 Ra định chọn vị trí đặt văn phịng 1.5.4 Tổ chức thực để đưa văn phòng vào hoạt động Chương Quản trị văn phòng ngành nghề chuyên nghiệp [1] [6] 2.1 Quản trị văn phòng 2.1.1.Khái niệm quản trị quản trị hành văn phòng 2.1.2 Chức quản trị văn phòng Tại lớp Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi -Thảo luận nhóm: SV cần tích lũy cịn ngồi ghế nhà trường? - Đánh giá QT1; - Đánh giá QT2; - Thuyết trình; - Kiểm tra cuối kỳ 6/17 2.2 [1] [6] 702051: 1.1 702051: 1.2 702051: 1.3 702051: 1.4 702051: 1.5 Nhà quản trị văn phòng 2.2.1 Khái niệm 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng 2.2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng [1] [3] [6] 2.3 Thư ký văn phòng Tại nhà/TV - BT quaE.Learning 2.3.1 Khái niệm 2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ 2.3.3 Tiêu chuẩn Chương 3: Quản trị thời gian, lập kế hoạch công việc 3.1 Quản trị thời gian 3.1.1 Khái niệm 3.1.2 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 3.1.3 Các biện pháp quản trị thời gian 3.1.4 Các nguyên tắc vàng quản trị thời gian [3] [6] Tại lớp Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi - Đánh giá QT1; - Đánh giá QT2; - Thuyết trình; - Kiểm tra cuối kỳ 7/17 [3] [6] 702051: 6.2 702051: 6.3 3.2 Lập kế hoạch mục tiêu công việc 3.2.1 Khái niệm 3.2.2 Mục tiêu công việc 3.2.3 Lập kế hoạch quản trị công việc [2] [3] [6] 3.3 Thực 5S hoạt động quản trị văn phịng 3.3.1 Khái niệm 3.3.2 Lợi ích áp dụng 5S 3.3.3 Nội dung 5S Chương Quản trị thông tin 4.1 Tổng quan Quản trị thông tin 4.1.1 Một số khái niệm 4.1.2.Vai trò quản trị thông tin 4.1.3 Nguyên tắc quản trị thông tin 4.1.4.Phạm vi quản trị thông tin 4.1.5 Tổ chức thực quản trị thông tin [4] [6] 702051: 4.1 702051: 4.2 702051: 4.3 702051: 4.4 702051: 4.5 702051: 4.6 Tại lớp Thực hành Chia lớp thành nhóm Nhóm đưa thơng điệp (bằng ngơn ngữ phi ngơn ngữ), nhóm đốn ý viết câu trả lời cho thơng điệp nhóm Đổi vai - Đánh giá QT1; - Đánh giá QT2; - Thuyết trình; - Kiểm tra cuối kỳ 8/17 [4] [6] 4.2 Hệ thống mạng máy tính 4.2.1.Vai trị hệ thống mạng máy tính 4.2.2.Phân loại mạng máy tính theo phạm vi địa lý 4.2.3.Quản lý liệu mạng máy tính 6-9 Chương 5: Soạn thảo văn 5.1 Khái quát văn 5.1.1 Khái niệm 5.1.2 Vai trò 5.2 Phân cấp phát hành phân loại văn 5.2.1 Văn quy phạm pháp luật 5.1.2 Văn hành thơng thường 5.1.3 Tổ chức giải quản lý văn Khẩn, văn Mật 6 Tại nhà - Đọc [1] chương - Đọc [2] chương - BT qua E.Learning 24 [3] [5] [6] [3] [5] [6] Tại lớp Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi - Đánh giá QT1; Thực hành SV đem theo máy - Kiểm tra cuối tính để thực hành lập kỳ Form thể thức văn 9/17 [3] [5] [6] 5.3 Nguyên tắc soạn thảo văn 5.3.1 Hình thức văn 5.3.2 Thể thức văn 5.3.3 Cách soạn thảo số nội dung văn hành thơng thường 10-11 Chương 6: Quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu 6.1 Khái quát quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Đọc [1] chương - Đọc [2] chương - BT qua E.Learning 12 [2] [3] [4] [6] 6.1.1.Tầm quan trọng 6.1.2.Nguyên tắc quản lý 6.1.3.Phân loại 6.1.4.Lợi ích 6.1.5.Các phương thức xếp 6.1.6.Lập danh mục hồ sơ 6.1.7.Phương pháp lưu trữ hồ sơ 6.1.8.Phương tiện thiết bị lưu trữ 6.1.9.Tổ chức công tác quản lý 6.2 Quản lý văn Đến, Đi 6.2.1.Quản lý văn Đến 6.2.2.Quản lý văn Đi 6.2.3.Xử lý văn Mật 6.2.4.Tổ chức quản lý văn nội BT cá nhân: Soạn thảo loại văn hành thường dùng Tại nhà/TV Tại lớp Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi - Đánh giá QT1; - Đánh giá QT2; - Thuyết trình; - Kiểm tra cuối kỳ Thực hành Vẽ lưu đồ xử lý văn Đến, Đi, Lưu trữ, Khai thác hồ sơ [2] [3] [4] [6] Thực hành đăng ký vào sổ quản lý văn đến, 10/17 6.3 Quản lý văn điện tử 6.3.1.Thư điện tử gì? 6.3.2.Phân loại xử lý sơ 6.3.3.Quy định xử lý văn điện tử 6.3.4.Nguyên tắc trả lời văn điện tử 6.4 Quản lý hồ sơ [2] [3] [4] [6] Tại nhà/TV - Đọc [1] chương - Đọc [2] chương 11 - BT qua E.Learning [2] [3] [4] Thực hành đóng dấu lên văn (dấu đến, dấu pháp nhân) 6.4.1.Khái niệm 6.4.2.Nội dung trình quản lý hồ sơ 6.4.3.Lưu đồ trình quản lý hồ sơ 6.5 Quản lý dấu 6.4.1.Làm dấu 6.4.2.Nguyên tắc quản lý sử dụng 6.4.3.Qui trình đóng dấu 12 Chương 7: Tổ chức hoạt động giao tiếp, lễ tân 7.1 Lễ tân vai trị cơng tác lễ tân 7.1.1 Khái niệm 7.1.2 Vai trò [3] [5] Tại lớp Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi - Đánh giá QT1; - Đánh giá QT2; - Thuyết trình; - Kiểm tra cuối kỳ 11/17 7.2 Nguyên tắc hoạt động lễ tân [3] [5] 7.3 Các hoạt động lễ tân 7.3.1 Giao tiếp qua điện thoại 7.3.2 Đón tiếp khách quan 7.3.3 Tổ chức chiêu đãi khách 13 Chương 8: Tổ chức điều hành hội họp 8.1 Những vấn đề cần lưu ý tổ chức họp 8.1.1 Khái niệm 8.1.2 Vai trò 8.2 Phân loại họp 8.2.1 Các họp không nghi thức 8.2.2 Các họp theo nghi thức 8.3 Trình tự tổ chức họp 8.3.1.Xây dựng kế hoạch tổ chức họp 8.3.2.Xác định mục đích họp 8.3.3.Chuẩn bị tổ chức họp Case: Khi phân công giới thiệu cho khách tổ chức mà làm việc GT nội dung Tại nhà/TV - Đọc [1] chương - Đọc [2] chương 12 - BT qua E.Learning [3] [5] [6] [3] [5] [6] [3] [5] [6] Tại lớp Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi - Đánh giá QT1; Tại lớp BT cá nhân: - Kiểm tra cuối Xây dựng chương kỳ trình nghị cho hội nghị; Liệt kê công việc chuẩn bị tổ chức họp, hội thảo, hội nghị Tại nhà/TV - Đọc [1] chương - Đọc [2] chương 12 - BT qua E.Learning 12/17 [3] [5] [6] 8.4 Trách nhiệm người tham gia họp 8.4.1.Trách nhiệm người chủ trì 8.4.2.Trách nhiệm người tham gia họp 8.4.3.Trách nhiệm người ghi biên 8.5 Nguyên tắc tổ chức thành công họp [3] [5] [6] 8.6 Tổ chức hội nghị, hội thảo, kiện lớn 8.6.1.Ý nghĩa kiện 8.6.2.Những công việc trước kiện 8.6.3.Những công việc kiện [3] [5] [6] 8.7 Tổ chức hội nghị từ xa 8.7.1 Khái niệm 8.7.2 Ý nghĩa 8.7.3 Phương thức tổ chức 14 Chương 9: Tổ chức chuyến cơng tác 9.1 Khái niệm vai trị 9.1.1 Khái niệm 9.1.2 Vai trò Tại nhà/TV - Đọc [1] chương - Đọc [2] chương 14 [3] [5] [6] Tại lớp Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi 13/17 9.2 Tổ chức chuyến công tác nước [3] [5] [6] - Đánh giá QT1; BT cá nhân: Xây dựng kế hoạch, - Kiểm tra cuối xây dựng lịch trình kỳ chuyến cơng tác nước ngồi [3] [5] [6] Tại nhà/TV - Đọc [1] chương 10 - BT qua E.Learning 9.2.1 Hoạch định chuyến công tác 9.2.2 Tổ chức chuyến công tác 9.2.3 Những việc cần làm trước, sau chuyến công tác 9.2.4 Công tác kiểm tra 9.3 Tổ chức chuyến công tác nước ngồi 9.3.1 Hoạch định chuyến cơng tác 9.3.2 Tổ chức chuyến công tác 9.3.3 Công tác kiểm tra 15 Chương 10: Kiểm tra cơng việc văn phịng 10.1 Tầm quan trọng nguyên tắc kiểm tra 10.1.1 Khái niện 10.1.2 Vai trò 10.1.3 Tầm quan trọng [5] [6] 702051:10.1 702051:10.2 702051:10.3 702051:10.4 702051:10.5 702051:10.6 Tại lớp Từ nội dung đọc trước, SV: -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi 14/17 10.2.Tiến trình kiểm tra cơng việc văn phòng 10.2.1 Lập kế hoạch kiểm tra 10.2.2 Truyền đạt kế hoạch phân công nhiệm vụ 10.2.3 Thu thập tiêu chuẩn hiệu công việc 10.2.4 Thu thập liệu để đo lường tiến độ 10.2.5 So sánh kết với chuẩn mục tiêu 10.2.6 Điều chỉnh phịng ngừa [5] [6] 10.3 Kiểm sốt chất lượng cơng việc văn phịng 10.3.1 Các lĩnh vực thường kiểm tra 10.3.2 Hình thức kiểm tra [5] [6] 10.4 Kiểm sốt tài văn phịng 10.4.1 Quản lý ngân sách 10.4.2 Dự trù kinh phí 10.4.3 Chi phí văn phịng [5] [6] Tổng 30 Giảng viên biên soạn 15 - Đánh giá QT1; Tại lớp BT cá nhân: - Kiểm tra cuối Xây dựng kế hoạch kỳ kiểm tra Tại nhà: BT qua E.Learning 90 Chịu trách nhiệm khoa học Trưởng Khoa 15/17 ThS ĐOÀN VĂN BỒNG TS.PHẠM THỊ MINH LÝ Giảng viên đọc lại, phản biện Kiểm sốt so sánh mẫu Trưởng phịng đào tạo ThS.NGUYỄN ĐỨC TRUNG Kiểm sốt chun mơn Trưởng Bộ mơn Phê chuẩn Chủ tịch Hội đồng Khoa học Đào tạo ThS.VÕ THẾ SINH GS LÊ VINH DANH 16/17