bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Bản chất của hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh
Trong nền kinh tế thị trờng, khi mà các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh doanh, tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình thì bán hàng hoá có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự sống còn của các doanh nghiệp Các Mác đã từng khẳng định: Lu thông vừa là tiền đề, vừa là điều kiện, vừa là kết quả của sản xuất.Theo quan điểm này thì sản xuất và lu thông gắn bó chặt chẽ với nhau tạo nên một chu trình tái sản xuất xã hội Các doanh nghiệp thơng mại thực hiện khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng Quá trình này bao gồm hai khâu mua và bán hàng hoá, là một tất yếu của quá trình tái sản xuất.
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh thơng mại. Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã giao cho ngời mua và đã thu đuợc tiền bán hàng.
Chúng ta có thể khái quát đặc điểm cơ bản của quá trình bán hàng nh sau:
-Đó là sự mua bán có thoả thuận: doanh nghiệp đồng ý bán và khách hàng đồng ý mua, đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiÒn.
-Doanh nghiệp giao cho khách hàng một lợng hàng hoá và nhận đợc từ khách hàng một khoản tiền hoặc một khoản nợ.
Khoản tiền này đợc gọi là doanh thu bán hàng, dùng để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình kinh doanh.
- Căn cứ vào số tiền hay khoản nợ mà khách hàng chấp nhận trả để hạch toán kết quả kinh doanh trong kì của doanh nghiệp.
- Xét về mặt kinh tế học, bán hàng là một trong bốn khâu của quá trình tái sản xuất xã hội Đó là một quá trình lao động kĩ thuật nghiệp vụ phức tạp của doanh nghiệp thơng mại nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cho xã hội Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoá mới đợc thực hiện, tạo điều kiện để tiến hành tái sản xuất xã hội Việc thúc đẩy bán hàng hoá ở doanh nghiệp thơng mại là cơ sở để thúc đẩy công tác ở doanh nghiệp thơng mại trong nền kinh tÕ quèc d©n.
- Xét về phơng diện xã hội, bán hàng có vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của ngời tiêu dùng Thông qua công tác bán hàng, các đơn vị kinh doanh có thể dự đoán nhu cầu tiêu dùng của xã hội nói chung và từng khu vực nói riêng với từng sản phẩm hàng hoá từ đó doanh nghiệp sẽ xây dựng đợc các kế hoạch kinh doanh phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất Chính qua đó, doanh nghiệp đã góp phần điều hoà giữa cung và cầu trong nền kinh tế.
- Ngoài những chức năng trên, công tác bán hàng là cơ sở để có kết quả kinh doanh Giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối liên hệ hết sức mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, quyết định kết quả kinh doanh là cao hay thấp còn kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để đa ra các quyết địnhvà bán hàng hoá Nh vậy, có thể khẳng định
6 rằng kết quả kinh doanh là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp, còn bán hàng là phơng tiện để thực hiện mục tiêu cuối cùng đó.
- Việc xác định kết quả kinh doanh chính là xác định phần chênh lệch giữa một bên là doanh thu thuần với một bên là toàn bộ chi phí đã bỏ ra Số chênh lệch đó biểu hiện “lãi” hoặc “lỗ” Xác định đúng kết quả kinh doanh là cơ sở để đánh giá hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kì nhất định của doanh nghiệp, các định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện đối với Nhà nớc, lập các quĩ tạo điều kiện mở rộng sản xuất Ngoài ra việc xác định đúng kết quả kinh doanh còn là cơ sở để lập kế hoạch cho kì kinh doanh tiếp theo, đồng thời nó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm nh các nhà đầu t, các ngân hàng… Trong điều kiện hiện nay, khi mà các doanh nghiệp đang phải tiến hành kinh doanh trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trờng, việc xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xử lý, cung cấp các thông tin không những cho các nhà quản lí của doanh nghiệp để lựa chọn phơng án kinh doanh có hiệu qủa mà nó còn là căn cứ để các cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế thực hiện việc giám sát việc chấp hành các chính sách, chế độ tài chÝnh
Với những đặc điểm và vai trò nêu trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có những nhiệm vụ sau:
- Một là ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời khối lợng hàng hoá bán ta, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng bán ra và các chi phí nhằm xác định chính xác kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
- Hai là cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo, điều hành hoạt động kinh doanh thơng mại.
- Ba là kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kỉ luật thanh toán và quản lí chặt chẽ tiền bán hàng, kỉ luật thu nộp ngân sách. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phải chú ý những nội dung sau:
Thứ nhất, xác định đúng thời điểm hàng hoá đợc coi là đợc bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu Báo cáo thờng xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng, đảm bảo giám sát chặt chẽ hàng bán về số lợng, chất lợng, chủng loại, thời gian Đôn đốc việc thu tiền bán hàng về quĩ kịp thời, tránh hiện tợng tiêu cực sử dụng tiền hạng cho mục đích cá nhân.
Thứ hai, tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển hợp lí Các chứng từ ban đầu phải đầyđủ hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí tránh trùng lặp, bỏ sót và không quả phức tạp nhng vẫn đảm bảo yêu cầu hợp lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Thứ ba, xác định đúng và tập hợp đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình bán hàng cũng nh chi phí quản lý doanh nghiệp, phân bổ chi phí hợp lí cho hàng còn lại cuối kì và kết chuyển chi phí hợp lí cho hàng trong kì để xác định kết quả kinh doanh chính xác.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết
Các phơng thức bán hàng hoá
thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh doanh nói chung của doanh nghiệp Nó giúp cho ngời sử dụng những thông tin của kế toán nắm đợc toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho ngời quản lý trong việc ra quyết định kịp thời cũng nh trong việc lập kế hoạch kinh doanh trong tơng lai.
2 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá
2.1 Bán buôn qua kho Đây là hình thức bán buôn mà hàng hoá bán đợc xuất ra từ kho của doanh nghiệp Theo phơng thức này có 2 hình thức bán buôn:
* Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh roán hoặc chập nhận thanh toán, hàng hoá đợc xác nhận là tiêu thụ.
* Bán buôn qua kho bằng cách chuyển thẳng hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá bằng phơng tiện vận tải của mình hay thuê ngoài chuyển đến giao cho bên mua tại một địa điểm đã đợc thoả thuận giữa hai bên Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại, số hàng này đợc xác nhận là tiêu thụ khi nhận đợc tiền của bên mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán.
2.2 Bán buôn vận chuyển thẳng Đây là hình thức bán buôn mà các doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua về không nhập kho mà chuyển thẳng cho bên mua Phơng thức này đợc thực hiện theo các hình thức:
* Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán.
Theo hình thức này, doanh nghiệp không tham gia vào việc thanh toán tiền mua hàng bán hàng với ngời mua, ngời bán Doanh nghiệp chỉ thực hiện việc môi giới: sau khi tìm đợc nguồn hàng, thoả thuận giá cả số lợng (dựa trên cơ sở giá cả số lợng trong đơn đặt hàng của ngời mua) doanh nghiệp tiến hành bàn giao hàng ngày tại kho hay địa điểm giao hàng của ngời bán và ngời mua có trách nhiệm thanh toán với ngời bán chứ không phải với doanh nghiệp Nh vậy, hàng hoá trong trờng hợp này không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp đợc hởng hoa hồng môi giới
*Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng chuyển hàng đi bán thẳng cho bên mua tại một địa diểm đã thoả thuận Hàng hoá lúc này vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp Chỉ khi bên mua thanh toán hoặc khi doanh nghiệp nhận đợc giấy biên nhận hàng và bên mua chấpnhận thanh toán thì hàng hoá đợc xác nhận là tiêu thụ Trong tr- ơng hợp này, doanh nghiệp tham gia thanh toán với cả hai bên: Thu tiền bán hàng của ngời mua và trả tiền mua hàng cho ngời bán.
2.3 Phơng thức bán lẻ Đây là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng.
*Hình thức bán hàng thu tiền tập trung:
Theo hình thức này nhiệm vụ thu tiền của ngời mua và giao hàng cho ngời mua tách rời nhau Mỗi quầy hàng có một
10 nhân viên thu tiền mua hàng của khách hàng, viết hoá đơn hoặc tích kê giao hàng cho khách để khách hàng đến nhận ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng hoá bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền và nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền.
*Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp:
Theo hình thức này, nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp của khác và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và lấy giấy nộp tiền bán hàng Sau đó nhân viên bán hàng kiểm kê hàng tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.
*Hình thức bán hàng trả góp:
Theo hình thức này, ngời mua đợc trả tiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thơng mại ngoài số tiền thu theo giá bán hàng còn thu thêm ở ngời mua một khoản tiền lãi vì trả chậm.
2.4 Phơng thức bán hàng qua đại lý
- Đối với bên giao đại lý:
Hàng giao cho đơn vị đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và cha xác dịnh là đã bán Doanh nghiệp chỉo hạch toán vào doanh thu khi nhận đợc tiền toán của bên nhận đại lý hoặc đã đợc chấp nhận thanh toán
Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) trên tổng giá trị hàng gửi bán đã tiêu thụ mà không đợc trừ đi phần hoa hồng đã trả cho bên nhận đại lý Khoản hoa hồng doanh nghiệp đã trả coi nh là phần chi phí bán hàng đợc hạch toán vào tài khoản 641.
*Đối với bên nhận đại lý: Số hàng nhận đại lý không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng doanh nghiệp có trách nhiệm phải bảo quản, giữ gìn, bán hộ Số hoa hồng đợc h- ởng là doanh thu trong hợp đồng bán hộ của doanh nghiệp.
2.5 Phơng thức hàng đổi hàng
Trờng hợp này khác với các phơng thức bán hàng trên là ngời mua không trả bằng tiền mà trả bằng vật t, hàng hoá Việc trao đổi hàng hoá thờng có lợi cho cả hai bên vì nó tránh đợc việc thanh toán bằng tiền, tiết kiệm đợc vốn lu động, đồng thời vẫn tiêu thụ đợc hàng hoá
Theo phơng thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế mà các doanh nghiệp đã ký kết với nhau, hai bên tiến hành trao đổi hàng hoá của mình cho nhau trên cơ sở ngang giá Trong tr- ờng hợp này hàng gửi đi coi nh bán và hàng nhận về coi nh mua.
Kế toán bán hàng
Kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phơng pháp kê
1.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ bán hàng
Chứng từ dùng trong kế toán bán hàng hoá gồm có hoá đơn GTGT, hps đpm kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu phiếu chi tiền mặt,giấy báo có, báo nợ ngân hàng
Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng nh sau:
D ĐK: Trị giá vốn hàng tồn đầu kỳ
-Trị giá mua của hàng hoá nhập kho trong kỳ( theo ph ơng pháp KKTX)
-Trị giá thuê gia công chế biến nhập kho(KKTX)
-Chi phÝ thu mua (KKTX)
-Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ (Theo ph ơng pháp KKĐK)
-Trị giá xuất kho của hàng hoá bán và hàng trả lại ng ời bán (KKTX) -Giảm giá đ ợc h ởng(KKTX)
Trị giá hàng thiếu hụt coi nh xuất(KKTX) -Trị giá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (KKĐK)
D CK: Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ Đầu tiên bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó chuyển đơn đặt hàng này cho phòng tài vụ để xác định phơng thức thanh toán Khi chấp nhận bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng Thủ kho căn cứ vàp hoá đơn kiêm phiếu xuất kho tiến hành xuất kho, ghi thẻ kho sau đó chuyển hoá đơn kiêm phiếu xuấtkho tiến hành xuất kho, ghi thẻ kho sau đó chuyển hoá đơn nàycho kế toán Căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi sổ tiêu thụ và sổ theo dõi thanh toán với ngời mua.
Trong hạch toán bán hàng kế toán sử dụng một số tài khoản sau:
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình nhập - xuất- tồn kho hàng hoá.
Kết cấu phản ánh nội dung của TK 156
Tài khoản 156 – “Hàng hoá” đợc chi tiết thành 2 tài khoản:
- TK 1561 : Giá mua của hàng hoá
- TK 1562 : Chi phí mua hàng
Trj giá hàng hoá gửi bán đầu kỳ
-Trị giá hàng hoá gửi bán trong kỳ Trị giá hàng hoá gửi bán đã bán trong kỳ
-Trị gái hàng hoá, thành phẩm gửi đi bán bị trả lại
D CK: Trị giá hàng hoá gửi bán cuối kỳ
TK 511 “Doanh thu bán hàng ”
-Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp
-Doanh thu bị triết khấu giảm giá và hàng bán bị trả lại trong kỳ
-kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả
-Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm (doanh thu ch a có thuế đối với doanh nghiệp áp dụng ph ơng pháp thuế khấu trừ và doanh thu có thuế đối với đơn vị tính thuế GTGT theo ph ơng pháp trực tiếp) trong kỳ
-Tài khoản 157- “Hàng gửi bán” : sử dụng trong trờng hợp hàng bán theo phơng thức gửi bán, TK này phản ánh số hàng gửi đi tiêu thụ và tình hình tiêu thụ hàng gửi trong kỳ Nội dung, kết cấu của TK này nh sau:
- TK 511 : “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản này sử dụng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp Nội dung kết cấu của tài khoản này nh sau:
-TK5114 :Doanh thu trợ cấp trợ giá
-TK 512 – “ Doanh thu bán hàng nội bộ” TK này phản ánh doanh thu về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ giữa các đơn vị trong cùng công ty, tổng Công ty ( là các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc) TK này cũng có kết cấu nh
TK511 và đợc chi tiết thành 3 TK cấp 2 : 5121, 5122, 5123.
-Tài khoản 531 – “Hàng bán bị trả lại”.
Tài khoản này phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại
TK này cuối kỳ không có số d.
-TK 532 – “ Giảm giá hàng bán”
Tài khoản này phản ánh số tiền giảm giá hàng bán do kém phẩm chất, sai qui cách hay khách hàng mua với khối lợng lớn. Tài khoản này không có số d cuối kỳ
-TK 632- “ Giá vốn hàng bán”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn hàng hoá thành phẩm đã bán trong kỳ TK 632 cuối kỳ không có số d.
1.3.1 Kế toán các trờng hợp bán buôn qua kho (Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).
Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho
(1) Kết chuyển giá vốn hàng bán.
(4) Giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại
(5) Kết chuyển, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại.
(6) Kết chuyển giá vốn hàng bán bị trả lại.
(7) Doanh thu hàng đổi hàng (khi 2 bên giao nhận đồng thêi).
(8) Doanh thu hàng đổi hàng khi khách hàng cha giao hàng cho doanh nghiệp.
(9) Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần.
1.3.2.Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng ( Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trõ ).
- Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Sơ đồ 2 : Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
(1) Giá vốn hàng bán (trờng hợp giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng)
(2a) Hàng gửi bán (trờng hợp doanh nghiệp phải chuyển hàng đến cho khách hàng)
(2b) Giá vốn hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ
(5)Thuế GTGT đầu ra của cửa hàng
(6) Giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại
(7) Kết chuyển giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại
(8) Kết chuyển doanh thu bán hàng
(9) Kết chuyển giá vốn hàng bán
- Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán.
Sơ đồ 3 : Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán
(1) Hoa hồng đợc hởng từ nghiệp vụ môi giới
(2) Thuế GTGT của nghiệp vụ môi giới
(3) Chi phí liên quan đến nghiệp vụ môi giới
(4) Kết chuyển chi phí môi giới bán hàng
(5) Két chuyển hoa hồng đợc hởng
1.3.3.Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá (Đôi với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)
Sơ đồ 4 : Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
TK156 Kho TK156 quÇy TK632 TK 511, 512 TK111, 112
(1) Xuất hàng từ kho cho quầy
(6) Tiền bán hàng thừa cha xử lý
(7) Tiền bán hàng thiếu cha xử lý
(8) Kết chuyển doanh thu bán hàng
1.3.4.Kế toán bán hàng qua đại lý ký gửi (Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)
Trờng hợp doanh nghiệp có hàng giao đại lý:
Sơ đồ 5 : Hạch toán trờng hợp doanh nghiệp có hàng giao đại lý
TK156 TK157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,
(1) Trị giá hàng gửi bán
(3) Doanh thu của hàng gửi bán đại lý
(4) Thuế GTGT đầu ra của hàn tiêu thụ
(5) Tiền hoa hồng đại lý ký gửi
(6) Kết chuyển giá vốn hàng bán
(7) Kết chuyển doanh thu bán hàng
Trờng hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý
Sơ đồ 6 : Hạch toán trờng hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý
(1)Ghi nhận hàng gửi bán đại lý.
(2)Số hàng nhận gửi bán đã bán đợc.
(3a) Hoa hồng bán hàng đợc hởng.
(3b) số tiền hàng phải trả cho bên giao đại lý.
(3)Thanh toán tiền hàng cho bên giao đại lý.
1.3.5 Kế toán bán hàng theo phơng thức trả góp (Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).
Sơ đồ 7: Hạch toán bán hàng theo phơng thức trả gãp.
(2) Doanh thu bán hàng trả góp
(3) Thuế GTGT của hàng bán ra
(4) Lãi tính trên khoản phải trả về hàng bán trả góp do chậm tả
(5) Kết chuyển giá vốn hàng bán
(6) Kết chuyển doanh thu bán hàng
(7) Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính
Kế toán nghiệp vụ bán hàng hóa theo phơng thức kiểm kê định kỳ
Khác với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên trong các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá tồn kho không đợc ghi sổ kiên tục Bởi vậy phơng pháp kiểm kê định kỳ không cho biết tình hình hiện có tăng giảm hàng hoá tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ mà muốn xác định giá trị hàng hoá xuất bán trong kỳ phải dựa vào kết quả kiểm kê.
Kế toán nghiệp vụ bán hàng hoá theo phơng thức kiểm kê điịnh kỳ chỉ khác phơng thức kê khai thờng xuyên trong việc hạch toán giá vốn hàng bán và nhập xuất kho hàng hoá còn các bớc khác thì tơng tự Sơ đồ hạch toán bán hàng hoá ở doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ nh sau:
Sơ đồ 9:Hạch toán nghiệp vụ bán hàng hoá theo ph- ơng pháp kiểm kê định kỳ
TK 151, 156, 157 TK611 TK632 TK911 TK511 TK111,
(1) Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng mua của hàng hoá tồn ®Çu kú
(4) Cuối kỳ kết chuyển giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại
(5) Cuối kỳ căn cứ vàokết quả kiểm kê hàng tồn kho, xác định gía trị mua của hàng đang đi đờng, hàng hoá tồn kho, hàng đã gửi đi bán nhng ca đợc coi là tiêu thụ và kết chuyÓn
(6) Giá trị hàng hoá xác định là tiêu thụ
(7) Kết chuyển giá vốn hàng bán
(8) Kết chuyển doanh thu bán hàng
kế toán chi phí và xác định kết quả bán hàng
Hạch toán chi phí bán hàng
Chỉ hạch toán vào chi phí bán hàng các chi phí sau:
_ Chi phí nhân viên bán hàng: là các khoản phải trả nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hoá và các khoản tiền công bảo hiểm xã hội, bảo hiểm Y tế và các khoản phụ cấp khác.
_Chi phí vật liệu bao bì: là giá trị bằng tiền của các loại bao bì, vật đóng gói dùng cho việc bảo quản và bán hàng hoa nh chi phí vật bao gói, chi phí sửa cữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng.
_Chi phí khấu hao tài sản cố định : là biểu hiện bằng tiền của phần hao mòn tài sản cố định, kể cả tài sản hữu hình và tài sản cố định vô hình trong quá trình bảo quản hàng hoá và quá trình bán hàng hoá nh khấu hao của nhà kho, cửa hàng, các phơng tiện bốc xếp, phơng tiện tính toán kiểm nghiệm
_Chi phí dụng cụ đồ dùng : là giá trị bằng tiền của các công cụ dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình chuẩn bị bán hàng và quá trình và quá trình bán hàng nh phơng tiện tính toán, dụng cụ đo lờng, các phơng tiện làm việc ở khâu bán hàng.
_Chi phí dịch vụ mua ngoài : là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân bên ngoài do cung cấp các dịch vụ, lao vụ cho doanh nghiệp, phục vụ cho quá trình bán hàng nh tiền thuê kho, vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê ngoài, tiền hoa hồng cho các đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác
_Chi phí bằng tiền khác : là những khoản chi phí cha ghi vào các khoản đã trình bày ở trên nh chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, bảo hành sản phẩm, chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng.
_Ngoài ra khoản chi cho bán hàng đã nêu trên, doanh nghiệp còn phải ghi vào chi phí bán hàng khoản chi phí liên quan tới việc tiếp nhận lại số hàng bị từ chối sau khi bán.
Theo quy định các khoản chi sau đây không đợc hạch toán vào chi phí bán hàng.
-Chi phí thực hiện quá trình mua hàng
-Chi từ sử dụng các quỹ của doanh nghiệp
-Các khoản chi quản lý chung ngoài quá trình bán hàng
-Các thiệt hại hàng hoá, phơng tiện, phí tổn thiệt hại khác do sự cố thiên tai, tai nạn giao thông, hoả hoạn, khách hàng huỷ bỏ hợp đồng không đợc hạch toán nếu không có quyết định xử lý đa vào chi phí bán hàng
Tài khoản sử dụng: Tài khoản- 641 “ Chi phí bán hàng” dùng để phản ánh các cơ phát sinh trong quá trính bán hàng hóa, thành phẩm Nội dung kết cấu của TK này nh sau:
TK 641- “ Chi phí bán hàng”
-Chi phí bán hàng thực tế phát sinh -Các khoản ghi giảm chi phÝ trong quá kỳ bán hàng.
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để xác định kÕt quả trong kỳ.
TK 641 không có số d cuối kỳ đợc mở chi tiết theo các yếu tè chi phÝ sau:
+ TK6411 : Chi phí nhân viên.
+ TK6412 : Chi phí vật liệu bao bì.
+ TK6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
+ TK 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố đình.
+ TK 6415 : Chi phí bảo hành.
+ TK 6415 : Chi phí dịch vụ mua ngoài.
+ TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác.
Trình tự kế toán chi phí bán hàng.
Sơ đồ 10: Hạch toán chi phí bán hàng.
Chi phí tiền lơng BHXH, BHYT Giá trị thu hồi ghi giảm của nhân viên bán hàng chi phí
Xuất kho vật liệu, công cụ cho Cuối kỳ kết chuyển chi phÝ bộ phận bán hàng hàng cho hàng hoá tiêu thụ trong kú
Khấu hao tài sản cố định(TSCĐ)
TK 111, 112 331 TK242 Các khoản chi phí liên quan khác Chi phí bán hàng KÕt chuyÓn chê kÕt chuyÓn chi phí bán
Phân bổ hoặc trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí thời kỳ, đợc tính đến khi hạch toán lợi tức thuần của kỳ báo cáo Cũng giống chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ liên quan tới khối lợng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ xác định kết quả Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm các yếu tố chi phí nh chi phí bán hàng, tuy vậy công dụng chi phí của các yếu tố có khác biệt. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí nh chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chínhvà chi phí chung khác.
-TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” dùng để tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Chi phí quản lý doanh nghiệp thực - Các khoản giảm chi phí quản lý tế phát sinh trong kỳ doanh nghiệp
-KÕt chuyÓn chi phÝ quản lý doanh nghiệp vàoTK 911để xác định kết quả.
TK 642 cuối kỳ không có số d và chi tiết thành các tiểu khoản sau:
-TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý
-TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý
-TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng
-TK 6424 : Chi phÝ khÊu hao TSC§
-TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí
-TK 6426 : Chi phí dự phòng
-TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài
-TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác
Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ 11 : Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí nhân viên quản lý Các khoản ghi giảm chi phí quản lý
Chi phí vật liệu công cụ Kết chuyển chi phí quản lý dông cô
Thuế, phí, lệ phí Chi phí chờ Kết chuyÓn kết chuyển ở kỳ sau
Chi phí khác có liên quan
Việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng đã bán và cha bán vào cuối kỳ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể Những doanh nghiệp kinh doanh mà dự trữ hàng hoá giữa các kỳ có biến động lớn thì cần phải phân bổ một phần chi phí bảo quản cho hàng còn lại Số chi phí phân bổ cho hàng còn lại đợc kết chuyển cuối kỳ sng bên nợ TK 142 – “Chi phí trả trớc” Đến kỳ kinh doanh sau số chi phí phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ trớc đợc kết chuyển từ TK 142- “Chi phí trả trớc sang TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh kỳ này.
Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý cho hàng còn lại cha bán và hàng bán ra đợc thực hiện nh sau:
Chi phí phân bổ cho hàng bán ra
Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳChi phí phát sinh trong kỳ cần phân bổ
Trị giá hàng tồn cuối kỳTrị giá hàng xuất trong kỳ
Trị giá hàng tồn cuối kỳx
Chi phí phân bổ cho hàng bán raChi phí phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳTổng chi phí phát sinh trong kỳ Chi phí phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ
Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳChi phí phát sinh trong kỳ
Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳTrị giá mua của hàng nhập trong kỳ
Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ x
Trớc hết, tính các khoản mục chi phí cho hàng còn lại cha bán theo công thức:
Chi phí phân bổ cho hàng bán ra tính theo công thức sau:
Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán trong kỳ
Cuối kỳ để có thể xác định kết quả kinh doanh kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán trong kỳ.
Tuỳ theo điều kiện thực tế của từndoanh nghiệp mà có thể phân bổ chi phí thu mua theo từng loại hàng, nhóm hàng hay toàn bộ hàng hoá.
Sau đó kế toán tiến hành hạch toán nh sau:
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
TK911 : “Kết quả kinh doanh” : dùng để phản ánh xác định kết quả
kinh doanh sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán Nội dung, kết cấu TK này nh sau:
TK 911- Kết quả kinh doanh”
- Trị giá vốn hàng hoá thành phẩm - Doanh thu thuần trong kú. đã bán.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản - Thu nhập hoạt động tài chÝnh lý doanh nghiệp
- Chi phí hoạt động tài chính - Thu nhập bất thờng.
- Chi phí bất thờng -Kết chuyển thực lỗ. -Kết chuyển thực lãi.
Tài khoản 911 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết theo từng nhóm hàng hoá, sản phẩm, từng cửa hàng củ thể.
TK421 “Lãi cha phân phối” : Tài khoản này dung để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ)và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp Nội dung kết cấu của TK này nh sau:
TK 421 –“Lãi cha phân phối”
-Phán ánh số lỗ về hoạt động -Phản ánh số thực lãi về hoạt động
36 kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp trong kỳ -Số tiền lãi cấp dới nộp, số lỗ đợc bù lỗ
-Phân phối các khoản lãi -Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh
D CK: Số lỗ cha xử lý D CK : Lãi cha phân phối hoặc - cha sử dông
TK 421 có 2 tài khoản cấp 2.
-TK 4211 – “Lợi nhuận năm trớc” : phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình phân phối kết quả và lãi cha ph©n phèi thuéc vÒ n¨m tríc.
TK 4212 – “Lợi nhuận năm nay” : phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân phối lãi và số lãi cha phân phối của n¨m nay.
Sơ đồ 12 : Hạch toán kết quả kinh doanh
Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu bán hàng thuÇn
Kết chuyển chi phí bán hàng (CPBH)
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN)TK
Kết chuyển CPBH và CPQLDN còn lại của kỳ trớc vào kết quả kỳ này
Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH việt v- ợng 28 i-Khái quát chung về công ty tnhh việt vợng
Đặc điểm và hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty
Trụ sở : Số 12, tổ 15 phờng Thanh Lơng – Quận Hai Bà Tr- ng – Hà nội.
Công ty TNHH ViệtVợng là Công ty thơng mại chuyên kinh doanh các sản phẩm về thiết bị văn phòng, hoá chất, vật liệu cho các ngành công nghiệp, hàng tiêu dùng
Trên cơ sở hình thành đó, ban lãnh đạo công ty TNHH Việt Vợng không những chỉ dừng lại là Công ty chuyên doanh các thiết bị văn phòng mà còn mở rộng kinh doanh bằng cách là các đại lí trung gian của nhiều nhà, sản xuất trong nớc và nớc ngoài nh các sản phẩm của Mỹ, Đức, Hà Lan, cố gắng phát triển các mặt hàng của mình để chiếm lĩnh thị trờng trong níc.
2 Đặc điểm và hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty
Công ty TNHH Việt Vợng hiện có tổng số 19 cán bộ công nhân viên
Trong đó đội ngũ lãnh đạo gồm :
-Trợ lí giám đốc :1 ngời
-Cán bộ lãnh đạo phòng: 4 trởng phòng , 3 phó phòng Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ đại học chiếm 70% trong đó 80% đạt trình độ đại học và cử nhân kinh tÕ
Về lĩnh vực hoạt động kinh doanh:
Công ty TNHH Việt Vợng với chức năng mua bán, đại lý kí gửi hàng hoá trong nớc và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe, Wetrok với lĩnh vực kinh doanh thơng mại các sản phẩm tiêu dùng và hàng công nghiệp Mặt hàng chủ yếu của Công ty kinh doanh là cung cấp sản phẩm, thiết bị văn phòng cho khách sạn và văn phòng Ngoài ra Công ty còn cung cấp những sản phẩm nh két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ thực phẩm, công nghệ, thuốc thú y, hoá chất công nghiệp.
Ngoài những mặt hàng thiết bị công nghiệp trên Công ty còn cung cấp sản phảm hàng tiêu dùng, sản phẩm sữa Frisomel của Hà Lan Có thể nói những sản phẩm của Công ty tơng đối mới, chủ yếu nhập từ nớc ngoài Thị trờng tiêu thụ sản phẩm của Công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội, ĐàNẵng và Thành Phố Hồ Chí Minh.Tuy nhiên thị trờng tiêu thụ vẫn có thể tiếp tục mở rộng nhờ các nhu cầu mới về hàng tiêu dùng, và sản phẩm về đồ văn phòng, trang thiết bị trong khách sạn vẫn đang phát sinh.
Một trong ba thị trờng trên thì thị trờng tiêu thụ sản phẩm lớn nhất là TP.HCM Trung bình hàng năm thị trờng này số doanh thu chiếm 12 số doanh thu của Công ty Thị trờng Hà Nội chiếm gần một nửa và số còn lại là thị trờng Đà Nẵng và các tỉnh khác.
Về mặt phân phối, các kênh bán hàng của Công ty chủ yếu là các cửa hàng tổng hợp, cửa hàng bán lẻ và đại lý.
Về hàng tiêu dùng chủ yếu bán cho các siêu thị, cửa hàng tổng hợp cửa hàng t nhân Các sản phẩm về sữa của Frisoland đợc tiếp thị trong các trờng mẫu giáo các trạm y tế, bệnh viện mặt hàng này bán tơng đối mạnh trong cả n- íc.
Về mặt hàng thiết bị văn phòng chủ yếu tập trung vào các văn phòng mới thành lập, khách sạn siêu thị hiện tại thị trờng trong thành phố tơng đối mạnh do nhu cầu về siêu thị và khách sạn, văn phòng lớn Trong tơng lai Công ty sẽ tiếp tục mở rộng tại các tỉnh khác.
Về sản phẩm hoá chất đang bắt đầu có triển vọng tuy cha đợc kết quả nh khả quan Ngoài ra, tại thị trờng trong nớc có rất nhiều công ty về hóa chất lớn đang chiếm độc quyền về thị trờng tại Việt Nam nên Công ty gặp một số khó khăn trong việc tiêu thu sản phẩm.
Các sản phẩm thuốc thú y và thức ăn gia súc đang gặp nhiều tiến triển và cha gặp đối thủ cạnh tranh Thị trờng của mặt hàng này chủ yếu là nông thôn nên việc tiếp thị và đa vào quảng cáo trên truyền hình và đài là rất quan trọng.
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý của Công ty đơc bố trí theo sơ đồ sau:
Phòng Nghiên Phát Cứu TriÓn
Nh vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó :
- Ban giám đốc là ngời chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh và quản lí của công ty.
- Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty.
- Phòng hành chính chiu trách nhiệm về quản lý lực lợng cán bộ công nhân viên của công ty và vấn đề hành chính khác
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng nghiên cứu phát triển nghiên cứu phát triển thị tr- ờng của công ty.
II /công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty THHH Việt vợng
Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý 31 2 Các hình thức bán hàng ở công ty
Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm về sữa của Frisoland, các sản phẩm tiêu dùng của các nhà sản xuất trong nớc và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe Ngoài ra Công ty còn cung cấp những sản phẩm nh két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ thực phẩm công nghệ, thuốc thú y hoá chất công nghiệp Việc quản lí hàng hoá đợc áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Hàng hoá xuất kho đợc tính theo phơng pháp thực tế đích danh, hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì tính theo giá nhập của lô đó Do sự đa dạng về chủng loại (có tới hàng trăm loại hàng khác nhau ) và số lợng hàng tồn kho rất lớn nên Công ty cũng không có điều kiện để lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hàng hoá chặt chẽ cứ 6 tháng 1 lần Công ty tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất lợng hàng tồn cũng nh điều chỉnh lại giá trị hàng tồn theo giá thị trờng và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá.
2 Các hình thức bán hàng ở công ty
- Phơng thức bán buôn qua kho bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty hoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai bên.
- Phơng pháp bán buôn vận chuyển thẳng, sau khi hàng nhập về cảng Công ty tiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng
Tình hình tiêu thụ hàng hoá của Công ty luôn đợc chú trọng những mặt sau:
- Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ: hàng hoá trớc khi nhập xuất phải đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng cũng nh qui cách Chính vì vậy ở Công ty không có trờng hợp hàng hoá bị trả lại, hay giảm giá hàng do sản phẩm kém chất lợng.
- Về giá bán hàng hoá: hệ thống giá bán đợc xác định trên giá mua thực tế công phí thu mua bảo quản và gắn liền với sự vận động gia cả thị trờng Giá bán hàng hoá thờng đợc thoả thuận với ngời mua cho nên các mặt hàng củaCông ty không có giá trị cố định nh các mặt hàng của cácCông ty thơng mại khác.
Tài khoản sử dụng
Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty mang tính độc lập Phần lớn các tài khoản Công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ.
Một số tài khoản mà Công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nh sau:
TK này đợc chi tiêt thành hai TK cấp hai
+ TK 1561 “Trị giá mua của hàng hoá”
- TK 1561 Phản ánh giá mua của hàng bán qua kho
- TK 1561 A - GT phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng không qua kho
Sổ theo dõi hoá đơn Hoá đơn bán hàng
Sổ chi tiết tài khoản
Phiếu ghi số kiêm luân chuyển chứng từ gốc
- TK 1561 B - UT phản ánh hàng nhân uỷ thác
+ TK 1562 Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá
- TK 131 “Phải thu khách hàng”
- TK 511 “Doanh thu bán hàng”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”
- TK 641 “Chi phí bán hàng”
- TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp”
- TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Nh đã trình bày ở trên, do Công ty không có giá bán xác định từ trớc và việc hàng hoá nhập xuất luôn đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng quy cách nên tại Công ty không có trờng hợp hàng bán trả lại do kém chất lợng hoặc giảm giá hàng bán nếu Công ty không sử dụng TK 531 và TK 532
Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ , tuy nhiên công tác kế toán thực hiên có những điểm rất biệt so với phơng pháp này.
Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty diễn ra nh sau:
4.2 Kế toán bán hàng qua kho
Trớc khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng Sau đó kế toán đa lại hoá đơn cho ngời mua Ngời mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho ngời mua Ngời mua giữ lại một liên (liên đỏ) Thủ kho chuyển hai liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán
Tại phòng kế toán của Công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn Sổ này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trờng hợp bỏ sót hoá đơn Mẫu này nh sau:
MÉu 2: sổ theo dõi hoá đơn
Tháng 6 năm 2005 Đơn vị tính: đồng
Giá bán cha cã thuÕ GTGT
Công ty TNHH Phú Thái (trả chậm 10 ngày)
Công ty TNHH Nam Sơn (trả chậm 12 ngày)
Công ty thơng mại Bình
Sau khi giao hàng thủ kho chuyển hàng hoá lên phòng kế toán lúc này kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn khi hoá đơn quay về Sổ này có mẫu tơng tự nh trên
4.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng.
Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ doanh thu bán hàng theo dõi từng khối hàng. Chỉ tiêu “giá mua “ đợc lấy từ sổ theo dõi mua hàng xuất kho.
Sổ theo dõi doanh thu bán hàng
Tháng 6năm 2005 Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải Giá vốn Giá bán Thuế GTGT
Công ty TNHH Phú Thái 114.948.000 130.864.000 13.086.400
Công ty TNHH Nam Sơn 11.330.000 15.400.000 1.540.000
Công ty TM Bình Minh 63.036.000 75.240.000 7.524.000
Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp trên sổ và các phiếu ghi sổ cái tài khoản có quan hệ đối ứng với tài khoản 511 do các kế toán khác chuyển đến, kế toán phụ trách về doanh thu sẽ lập phiếu ghi sổ cho tài khoản 511 để chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp vào sổ cái.
Giá vốn hàng bán trong kỳ
= Giá mua hàng bán trong kỳ+
Tài khoản : Doanh thu bán hàng
Diễn giải TK đối ứng
Kết chuyển doanh thu bán hàng
4.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Tại công ty, giá vốn hàng hoá bán đợc tính theo công thức:
Giá mua của hàng bán trong kỳ đợc trích theo theo giá thực tế đích danh Nghĩa là hàng xuất thuộc lô nào thì tính theo giá lô đó, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối Giá mua của hàng tiêu thụ đợc quản lý trên 2 sổ: sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho (Mẫu 4) và sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6).
Chi phí thu mua (bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển hàng hoá) đợc quản lý trên “Sổ theo dõi chi phí thu mua” Hàng ngày kế toán căn cứ vào các hoá đơn liên quan đến chi phí mua hàng để vào sổ chi phí Chi phí thu mua đợc phân bổ cho hàng bán của từng lô.
Chi phÝ thu mua ph©n bổ cho hàng bán trong kú
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ và phát sinh trong kỳ
Tổng l ợng hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho sữa Frisolac 23N-QL10 tiêu thụ trong kỳ
VD: Chi phí thu mua lô hàng Frisolac 23N-QL10 còn lại là
11.016.000 lợng sữa Frisolac còn tồn tính đến ngày 1/1/2001 là 7200 hộp Lợng sữa bán ra trong tháng là 1200 hộp.
Mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua nh sau:
Sổ theo dõi chi phí thu mua
Tháng 6/2005 Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải TK đối ứng
Chi phÝ vËn chuyÓn Friso Pre
Phân bổ cho hàng bán trong kỳ
Việc ghi chép nh trên không phân biệt đợc chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào vì vậy đến kỳ sau, khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu rất mất thời gian.
Cuối tháng kế toán quản lý TK 1562 lập phiếu ghi sổ TK
1562 chuyển cho kế toán xác định giá vốn hàng bán.
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc
2 Phân bổ chi phí mua cho hàng đã tiêu thụ
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Hàng tháng kế toán xác định giá vốn hàng bán căn cứ vào chỉ tiêu giá mua của hàng bán trên sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6) và ghi chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã
52 bán ra trong phiếu ghi sổ để lập phiếu ghi sổ tài khoản 632 để xác định kết quả.
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc
3 Kết chuyển giá vốn hàng bán
Ngời lập biểu (Ký) Kế toán tr- ởng(Ký)
Kế toán tổng hợp khi nhận đợc phiếu ghi sổ TK 632 tiến hành vào sổ cái TK 632.
TK: “Giá vốn hàng bán”
Số hiệu: 632 Tháng 06 năm 2005 Đơn vị tính: Đồng
STT Diễn giải Số tiền
3 Kết chuyển giá vốn hàng bán
4.3 Kế toán bán hàng giao thẳng không qua kho
Với phơng thức bán hàng này căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành giao dịch với phía nớc ngoài để thoả thuận số lợng giá cả hàng hoá, căn cứ vào đó lập hợp đồng mua bán hàng hoá với khách hàng.
Khi có thông báo hàng đã về cảng, phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT và cử ngời xuống cảng tiếp nhận hàng hoá Hàng hoá có thể giao trực tiếp cho khách hàng hay chuyển đến một địa điểm theo thoả thuận trong hợp đồng Khi giao nhận hàng hoá, Công ty lập biên bản giao nhận có xác nhận của bên mua để làm căn cứ thanh toán sau này.
Biên bản giao nhận nh sau:
Công ty TNHH TM cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Việt vợng Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc
Hôm nay ngày 8/1/2001 tạikho Công ty dịch vụ số 1 Nam D- ơng chúng tôi tiến hành giao nhận lô hàng sữa do Hà Lan sản xuất nh sau:
I.Bên A: Công ty TNHH Việt Vợng
-Đại diện bên A: Ông Lê văn Bách cán bộ phòng kinh doanh II.Bên B: Công ty dịch vụ số 1 Nam Dơng
-Đại diện bên B: Bà Nguyễn thanh Hà- Thủ kho
Số lợng hàng giao nhận nh sau:
STT Tên hàng Quy cách Đơn vị tÝnh
450Gr Hộp 1200 Hàng giao theo hợp đồng 87136 MTX RCKL 12/2000
Biên bản thành 02 bản mỗi bên giữ 01 bản.
Bên nhận Hà Nội, ngày 08 tháng
Sau khi giao nhận hàng hoá, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và số hàng giao nhận để vào sổ kế toán Để quản lý hàng giao nhận thẳng từ khi tiếp nhận của ngới bán cho đến khi giao nhận cho ngời mua kế toán của Công ty không sử dụng TK 156 ( 1561 A -GT) để hạch toán.
Khi có thông báo hàng về cảng cơ quan cử ngời đến tiếp nhận hàng Căn cứ vào hoá đơn mua hàng kế toán ghi:
Có TK 111, 112, 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc)
Thuế GTGT phải nộp ghi nhận nh sau:
Khi nhận đợc giấy báo chấp nhận thanh toán (biên bản giao nhận hàng ) kế toán ghi sổ nh sau:
Giá vốn hàng giao thẳng đợc hạch toán trên một sổ riêng còn doanh thu thì đợc quản lý chung trên sổ “Theo dõi doanh thu”.
Kế toán chi phí và xác định kết quả
5.1 Kế toán chi phí bán hàng Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán Công ty sử dụng TK
641 Với đặc thù của việc bán hàng là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng lên Công ty không có các cửa hàng bán hàng Chính vì thế chi phí bán hàng của doanh nghiệp chủ yếu là chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nh phiếu chi kế toán vào sổ chi phí bán hàng theo mẫu sau:
Sổ chi phí bán hàng
Diễn giải TK đối ứng
4/6/05 09 Chi phí vận chuyển hàng đến
Công ty TNHH Phú Thái
5/6/05 11 Chi phí giám định lô hàng sữa
8/6/05 27 Cíc vËn chuyÓn lo s÷a Frisolac 111
Cuối tháng, quý că cứ vào số liêu trên sổ chi phí bán hàng kế toán quản lý tài khoản này lập phiếu ghi số TK 641 chuyển cho kế toán tổng hợp.
Kế toán căn cứ vào phiếu ghi sổ TK 642 để vào sổ cái TK
642 Sau đó kế toán xác định kết quả quý 1 1 lần và vào sổ theo dõi tài khoản 911 ( số liệu trên phiếu ghi sổ này là số tổng cộng cả quý).
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc
STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chó
1 Chi phí bán hàng phát trong tháng
Chi phí bán hàng của Công ty chỉ gồm các khoản chi tiền mặt cho dịch vụ vận chuyển bốc xếp hàng hoá Do Công ty không có mạng lới cửa hàng nên không có khoản chi phí tiền l- ơng cũng nh khoản chi phí khấu hao TSCĐ.
Khi nhận đợc phiếu ghi sổ kế toán tổng hợp vào sổ cái TK
641 Cuối mỗi quý kế toán lập thêm một phiếu ghi sổ chi phí bán hàng phát sinh trong cả quý để xác định kết quả.
Chi phí bán hàng của doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán trong kỳ.
5.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Công ty không mở tài khoản cấp 2 để phản ánh nội dung chi phí và tập hợp trực tiếp Chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hàng bán trong kỳ.
Cuối tháng, kế toán phụ trách TK 642 lập phiếu ghi sổ TK
642 chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái TK 642
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc
TK 642 Đơn vị tính: đồng
STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chó
3 chi phí bán hàng khác trả bằng tiền mặt
4 chi phí bán hàng khác trả bằng chuyển khoản
Cuối mỗi quý, tháng kế toán phụ trách TK 642 lập một phiếu ghi sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong cả quý để xác định kết quả
5.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kỳ hạch toán của Công ty là từng quý, kế toán sử dụng sổ theo dõi TK 911 để phản ánh jết quả kinh doanh Hàng tháng căn cứ vào các phiếu ghi sổ TK 511, TK 632 Còn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thì cuối quý mới đợc tập hợp Cuối mỗi quý, kế toán xác định kết quả kinh doanh tính ra lỗ lãi trong kỳ và lập phiếu ghi sổ TK 911 chuyển cho kỳ tổng hợp vào sổ cái.
Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 717.500.00
Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 631.050
Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 558.950.00
Kết chuyển chi phí bán hàng 641 115.000.00
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 642 60.500.000
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 911
STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi
Nợ Có Nợ Có chú
2 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 1907500000
3 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 115000000
4 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 911 641 60500000
Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu ghi sổ TK 911 vào sổ cái TK 911.
Tài khoản : Kết quả kinh doanh
Diễn giải TK đối ứng
Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 1.907.500.00
0 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 115.000.000
Kết chuyển chi phí quản lý doannh nghiệp
Cuối quý, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu trên sổ cái các tài khoản để lập báo cáo kết quả kinh doanh.
PhÇn III phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty TNHH Việt vợng
I bài học kinh nghiệm về hoàn thiện công tác kế toán bán hàng
Lý luận và thực tiễn cho thấy nền kinh tế càng phát triển thì những rủi ro trong kinh doanh càng lớn và dễ xảy ra Điều đó đòi hỏi công tác quản lý trong mỗi doanh nghiệp phải thực sự có hiệu quả đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính đúng đắn kịp thời của mỗi quyết định đa ra Chính vì vậy, kế toán đã và đang trở thành một công cuộc quản lý hữu hiệu đối với mỗi doanh nghiệp Ngày nay, kế toán không chỉ là công tác tính toán ghi chép thuần tuy về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn về vốn và tổng hợp thông tin một cách hợp lý, chính xác và kịp thời Kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để các nhà quản lý lấy đó để làm cơ sở để đa ra những quyết định thích hợp.Một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển đợc hay không phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của công tác kế toán của doanh nghiệp
Chế độ kế toán hiện nay đợc ban hành thống nhất cho toàn bộ nền Kinh tế Quốc dân (ngoại trừ một số quy định riêng cho một số doanh nghiệp kinh doanh có tính chất đặc thù) Tuy vậy, trong quá trình áp dụng vào thực tiễn các doanh nghiệp thì chế độ kế toán còn nhiều điều bất cập và tính thống nhất hợp lý cũng nh sự phù hợp đối với từng doanh nghiệp.
Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá phải đáp ứng những nhu cầu sau:
- Tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nớc
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, nhiệm vụ của công tác kế toán đồng thời việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung cũng nh kế toán bán hàng hoá nói riêng một cách hiệu quả, khoa học và tiết kiệm.
- Phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp.
Trải qua 7 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Việt Vợng đã đạt đợc những thành công nhất định Công ty đã mở rộng đợc thị trờng tiêu thụ, từng bớc triển khai các giải pháp có hiệu quả, thiết lập đợc quan hệ với các bạn hàng, duy trì kinh doanh những mặt hàng đơn vị mình có thế mạnh, đồng thời tích cực tìm kiếm cơ hội, mở ra các mặt hàng mời và chú ý các hoạt động phối hợp trong nội bộ Trong những năm gần đây, sự khủng hoảng của nền kinh tế trong khu vực cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác có ảnh hởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhng với tiềm lực sẵn có của mình, Công ty
66 đã từng bớc khắc phục khó khăn đảm bảo phát triển, kinh doanh ổn định Một trong những nhân tố làm nên sự thành công của Công ty cũng nh kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý kinh doanh thơng mại của đơn vị: công tác bán hàng đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng đối với từng khách hàng, phản ánh đợc chính xác kế toán xác định kết quả bán hàng của Công ty thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác.
Việc lập các chứng từ kế toán liên quan đến hàng hoá bán ra nhìn chung là kịp thời, chấp hành đúng quy định của hệ thống kế toán Việt Nam Các mẫu sổ kế toán sử dụng đơn giản cụ thể dễ ghi chép.
Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty TNHH Việt vợng 49 I Bài học kinh nghiệm về hoàn thiện công tác kế toán bán hàng
một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty
1.Về tài khoản kế toán sử dụng
Tại Công ty kế toán hàng hoá chi tiết tài khoản 1561 giá mua hàng hoá nh sau:
TK 1561: giá mua hàng hoá nhập kho
TK 1561 A -GT: giá mua hàng giao thẳng
TK1561 B -UT: hàng nhận xuất khẩu uỷ thác
Việc Công ty sử dụng tài khoản nh trên là cha hợp lý vì tài khoản 1561 chỉ phản ánh giá mua của hàng hoá nhËp kho.
Trờng hợp mua bán vận chuyển thẳng, Công ty nên đa tài khoản 157 vào sử dụng thay vì sử dụng tài khoản 1561 A -GT vì hàng hoá trong trờng hợp này sau khi tiếp nhận của ngời bán Công ty vận chuyển thẳng đến kho ngời mua, không qua nhập kho của Công ty Việc hạch toán vào tài khoản
1561 A -GT làm cho hàng tồn kho của Công ty tăng lên một cách giả tạo Trong trờng hợp này, khi tiếp nhận hàng vận chuyển thẳng cho khách hàng căn cứ vào chứng từ mua hàng ghi trị giá mua hàng bán thẳng.
Có TK 111, 112, 133 (Thuế và phí nộp Nhà n - íc )
Thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu phải nộp ghi:
Khi giao nhận hàng với khách hàng, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:
Trờng hợp nhận xuất khẩu uỷ thác, khi Công ty nhận hàng của bên uỷ thác xuất khẩu để xuất khẩu hộ thì toán bộ trị giá hàng hoá nhận về cần ghi đơn vào bên nợ TK 003” Hàng nhận bán hộ” ( nếu bán theo giá CIF) chứ không TK 1561 B -UT vì hàng hoá trong trờng hợp này không thuộc sở hữu của Công ty.
Hiện tại theo dõi doanh thu, hàng hoá nhập khẩu xuất kho đợc ghi chép theo từng khối hàng, tuy nhiên kế toán Công ty không mở các tài khoản chi tiết theo khối hàng Số liệu trên cơ sở các TK 156, 511, 632, 911, 641, 642 đều chung cho tất cả các khối hàng, do đó cha phản ánh rõ kết quả tiêu thụ từng khối hàng thì kế toán phải tiến hành tính toán lại rất mất thời gian không đảm bảo tính kịp thời trong cung cấp thông tin Vì vậy, theo em kế toán Công ty nên hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo từng khối hàng Để thực hiện việc này, kế toán có thể mở chi tiết các tài khoản sau:
TK 15611 : Giá mua hàng thuộc khối sữa
TK 15612 : Giá mua hàng htuộc khối thiết bị
TK 15613 : Giá mua hàng thuộc khối đồ dùng
Các tài khoản 511, 631, 641, 642, 911 chi tiết tơng tự.
Làm đợc nh trên sõ đảm bảo cho kế toán quản trị có sơ sở để phân tích giúp cho ban lãnh đạo Công ty thấy đợc xu h- ớng kinh doanh trong thời gian tới, để đầu t vào thị trờng nào mặt hàng nào để đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhÊt.
Việc ghi sổ kế toán tại Công ty còn đơn giản và có nhiều điểm cha hợp lý.
Thứ nhất, việc lập hai sổ theo dõi hoá đơn ( một sổ để theo dõi khi khách hàng mang hoá đơn đến phòng kế toán để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán còn một sổ theo dõi hoá đơn khi thủ kho giao hàng cho khách) là không cần thiết vì cả hai sổ này không nhằm mục đánh hạch toán mà chỉ dùng để quản lý hoá đơn, hơn nữa nó còn làm tăng khối lợng ghi chép cho nhân viên kế toán.
Thứ hai, về “Sổ theo dõi chi phí thu mua” nh đã trình bày thì việc ghi chép chi phí nh vậy không phân biết đợc chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào, vì vậy đếm kỳ sau khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu xem chi phí thu mua của từng loại hàng còn lại bao nhiêu để phân bổ, làm nh vậu rất mất thời gian Theo em, thay vì việc ghi chép theo kiểu liệt kê chi phí theo hàng dọc, kế toán Công ty nên thiết kế lại mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua nh sau:
Sổ theo dõi chi phí thu mua
Phát sinh trong kỳ(hay còn lại tháng trớc chuyÓn sang)
Tổng số phân bổ trong kú
Làm nh trên thì sau mỗi lần phân bổ thì kế toán biết đ- ợc chi phí thu mua của lô hàng đó còn lại bao nhiêu để tiện cho phân bổ tiếp theo.
Thứ ba, sổ theo dõi doanh thu còn có nhợc điểm là mới chỉ thể hiện đợc tổng tiền hàng trên mỗi hoá đơn mà cha thể hiện đợc đơn giá, số lợng tứng lần bán hàng trong đó, nó lại theo dõi thừa chỉ tiêu gía mua hàng bán ra vì chỉ tiêu này đã đợc ghi chép trên sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho. Theo em, kế toán Công ty nên sử dụng sổ chi tiết bán hàng theo mÉu sau:
Sổ chi tiết bán hàng
Khối sản phẩm sữaTháng 6/2005
TK đối ứng Đơn vị tÝn h
Ngày Số l- GTGT ợng Đơn giá Thành tiền
Thứ t, nh trên đã đề cập ở trên, kế toán doanh nghiệp nên sử dụng TK 157 để hạch toán hàng giao thẳng sổ theo dõi hàng giao hàng thẳng cũng nên quản lý chi tiết theo từng khối hàng chứ không nên hạch toán tập trung trên cùng 1 tài khoản nh hiện nay.
Hơn nữa, do hàng giao thẳng không nhập kho cho nên có không đợc quản lý về mặt số lợng trên thẻ chi tiết hàng hoá vì vậy nên đa thêm chỉ iêu số lợng hàng giao thẳng vào quản lý trên sổ theo dõi hàng giao thẳng.
Với đặc điểm kinh doanh thiết bị, hàng tiêu dùng, các sản phẩm sữa nên có rất nhiều mặt hàng, chủng loại kích cỡ nên để đảm bảo quản lý chặt chẽ hàng hoá, cứ 6 tháng Công ty tiến hành kiểm kê, đánh giá lại giá trị hàng hoá tồn kho 1 lần và lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn Tuy nhiên, để
72 đáp ứng nhu cầu nắm bắt thông tin thờng xuyên, kịp thời về nhập- xuất- tồn hàng hoá thì cuối mỗi quý kế toán hàng hoá nên lập một báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá căn cứ vào các thẻ chi tiết hàng hoá báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá theo mẫu quy định.
3 Ghi chép và phân bổ chi phí
Theo thông t số 63/1999/TT- BTC ngày 07/6/1999 hớng dẫn việc quản lý doanh thu,chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nớc thì các khoản lãi trả cho việc sử dụng vốn dợc hạch toán vào chi phí tài chính nhng kế toán Công ty lại đa khoản này vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Đã có rất nhiều ý kiến về việc phản ánh chi phí lãi vào đâu? Đã có ý kiến cho rằngcần phải hạch toán chi phí lãi vay trung thực đúng bản chất hoạt động của nó Điều đó có ý nghĩa là tiền vay theo chức năng hoạt động nào thì chi phí lãi vay đợc tính vào chi phí hoạt động đó ở Công ty chi phí lãi vay phần lớnđợc sử dụng vào việc thu mua hàng hoá nh vậy kế toán nên đa chi phí lãi vay này vào chi phí thu mua Khi trả lãi tiền vay mua hàng hoá kế toán ghi:
Còn nếu tiền vay dùng cho bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì khi trả lãi tiền vay kế toán ghi:
Hàng năm Công ty sử dụng một khoản tiền vay rất lớn để thu mua hàng hoá (năm 2000 là gần 2 tỷ ) Chính vì vậy khoản chi phí lãi vay cũng rất lớn vì vậy việc hạch toán khoản chi phí này vào đâu, nh thế nào sẽ ảnh hởng đến tính chính xác tơng đối của kết quả bán hàng Nh vậy, doanh nghiệp nên có kiến nghị với cơ quan chức năng để có thể hạch toán chi phí này một cách hợp lý, vì nếu đa hết chi phí lãi vay vào TK642 nh hiện nay ở Công ty thì không phản ánh chính xác chức năng của chi phí.