Tổng quan về công ty TNHH SANNAM
Lịch sử hình thành và phát triển
Sau những năm đất nước đổi mới, thực hiện chủ trương của nhà nước trong việc khuyến khích, mở rộng các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ tạo doanh thu, việc làm trong nhân dân, nhiều doanh nghiệp đã được thành lập trên cả nước Công ty Ngôi Sao Bắc Âu cũng được thành lập trên tinh thần đó vào năm 1994 để đáp ứng nhu cầu du lịch và dịch vụ phục vụ con người Công ty được thành lập tại 112 Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội Lúc đó, công ty là một đơn vị mang tính pháp nhân với nhiệm vụ nâng cao chất lượng cuộc sống cho công dân thủ đô Hà Nội cũng như các tỉnh, thành phố trong cả nước.
Với sự góp vốn của 4 cổ đông, công ty đã tồn tại và phát triển không ngừng trong các lĩnh vực kinh doanh của mình như: du lịch, dịch vụ, kinh doanh nhà hàng, máy móc, thiết bị trong đó lĩnh vực chủ yếu là kinh doanh nhà hàng Lĩnh vực này trong những năm đầu đã mang lại lợi nhuận đáng kể cho công ty. Đến năm 1998, công ty có sự thay đổi về tổ chức Một bộ phận các cổ đông tách ra khỏi công ty và kết hợp với một số cá nhân khác để tự thành lập một công ty mới lấy tên là Công ty TNHH SANNAM.
Công ty TNHH SANNAM được thành lập theo Giấy chứng nhận kinh doanh số 070318 cấp ngày 30/11/1998 của trọng tài kinh tế thành phố Hà Nội. Lúc này lĩnh vực hoạt động chính của công ty là kinh doanh máy móc, thiết bị và công nghệ. Địa điểm của công ty SANNAM nằm tại km 9 Phạm Văn Đồng, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội, nằm ngay trên mặt đường cao tốc Thăng Long cách sân bay Nội Bài về phía Bắc khoảng 20km, phía Nam cách Trung Tâm Hội nghị Quốc gia 4km, xung quanh đều là các khu công nghiệp và Trung tâm Thương mại lớn (Khu Công nghiệp Thăng Long, Trung tâm Thương mại
Mê Linh Plaza, Metro Cash & Carry, Đại siêu thị Big C ).
Công ty có mặt bằng văn phòng > 1000m 2 và nhiều nhà xưởng tại các tỉnh và các công ty thành viên Hiện nay, Công ty SANNAM đang xây dựng tòa nhà của công ty cao 12 tầng tọa lạc trên 2500m 2 nằm ngay trung tâm khu Công nghiệp vừa và nhỏ của Quận Cầu Giấy.
Với khát vọng được lao động sáng tạo để làm giàu cho doanh nghiệp và cho đất nước, các thành viên Ban lãnh đạo SANNAM đã phấn đấu không mệt mỏi hơn mười năm qua để đưa SANNAM trở thành một thương hiệu mạnh trên thị trường
1.1.2 Quá trình phát triển Được thành lập từ năm 1998, công ty TNHH Sannam đóng vai trò quyết định trong việc thành lập các công ty thành viên của Sannam Ngoài vai trò là sáng lập với cổ phần chi phối tại các công ty thành viên, công ty TNHH Sannam còn đảm trách việc tư vấn kinh doanh thương mại, và thực hiện việc chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực cơ khí, tự động hóa và sản xuất công nghiệp tại Việt Nam và các nước ASEAN Có thể thấy sự trưởng thành, phát triển của công ty qua 2 giai đoạn sau:
Giai đoạn đầu: từ năm 1998 đến năm 2003: đây là giai đoạn xây dựng, trưởng thành và bước đầu phát triển.
Trong những năm đầu thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng, về công tác tổ chức và về cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn kinh doanh còn thấp Tuy nhiên, do được tách ra từ công ty Ngôi Sao Bắc Âu nên công ty có một lợi thế là quan hệ thị trường vẫn được giữ nguyên, công ty tiếp tục giữ vững mối quan hệ với những khách hàng quen thuộc Lúc này, cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm các phòng ban: phòng Kế toán, phòng Hành chính, phòng Kinh doanh và phòng Dịch vụ bảo hành với 44 cán bộ công nhân viên Chức năng từng phòng ban sẽ được đề cập đến ở phần sau trong bài Kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn này được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:
Biểu số 1.01 : Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 1999 -2003
Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
Qua giai đoạn những năm đầu, tuy khó khăn mọi mặt nhưng các thành viên của công ty đã phấn đấu không ngừng để đưa công ty từng bước đi lên Công ty đã bắt đầu xây dựng được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề, được rèn luyện trong sản xuất, yêu nghề, gắn bó với công ty, sẵn sàng vượt qua mọi khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ Đây chính là nhân tố quan trọng làm nên những thành tựu của công ty trong giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn sau : từ năm 2004 đến nay: Để thực hiện sự nghiệp Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và kế hoạch phát triển tăng tốc của ngành, Công ty đã tuyển dụng thêm rất nhiều lao động, đồng thời cũng có sự thay đổi về tổ chức Tổng số công nhân viên chức toàn công ty là 86 người, trong đó có 64 người có trình độ cao đẳng, đại học, trên đại học, 22 người có trình độ trung cấp Cơ cấu tổ chức của công ty lúc này gồm các phòng chức năng: phòng Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Kinh doanh, phòng Kỹ thuật bảo hành, phòng Xuất nhập khẩu.
Trong vài năm gần đây, Công ty đã có những bước tiến đáng kể, hoạt động có hiệu quả cao, các vấn đề về nhân lực, vật lực đều được giải quyết kịp thời, đảm bảo tiến độ công việc Tốc độ tăng trưởng những năm qua được thể hiện qua bảng thống kê sau:
Biểu số 1.02 : Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2004 - 2007
Từ bảng số liệu ta thấy công ty đang có sự phát triển, là đơn vị kinh doanh có hiệu quả và năm nào làm ăn cũng có lãi Các chỉ tiêu như Doanh thu, Lợi nhuận sau thuế và Vốn kinh doanh có xu hướng tăng qua các năm với tốc độ tăng khá nhanh cho thấy công ty đang ngày càng lớn mạnh về quy mô Đến nay, các phòng chức năng vẫn giữ nguyên như cũ Đây là mô hình tổ chức gọn nhẹ, năng động phù hợp với xu thế chung của toàn ngành và điều kiện cụ thể của công ty Các hợp đồng do công ty đảm nhận ngày càng nhiều và đạt chất lượng tốt, quy mô của công ty ngày càng được mở rộng với nhiều công ty thành viên và nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau, uy tín công ty ngày một nâng cao đóng góp tích cực cho sự phát triển của ngành công nghệ nói riêng và sự phát triển của đất nước nói chung trong thời đại mới.
Trong năm 2007, nền kinh tế Việt Nam có rất nhiều biến động như quá trình hội nhập vào WTO, tham gia mạnh vào quá trình toàn cầu hóa tạo cho nền kinh tế đạt tỷ lệ tăng trưởng cao, đẩy mạnh xuất khẩu, tạo ra cơ hội đồng thời cũng tạo nhiều thách thức trong quá trình cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ trong quá trình hội nhập thị trường trong và ngoài nước Trong những năm tới nền kinh tế sẽ tiếp tục tăng trưởng tạo sức ép không nhỏ đối với các ngành công nghiệp, dịch vụ nói chung và công ty TNHH SANNAM nói riêng.
Trong 10 năm qua, tuy không phải là thời gian dài nhưng công ty đã khẳng định được vị trí và vai trò của mình trong cơ chế thị trường, luôn đi đầu trong lĩnh vực công nghệ Công ty đã trưởng thành vượt bậc về mọi mặt, phát triển ổn định qua mỗi năm Nhờ sự phấn đấu bền bỉ, tự lực tự cường, phát huy nội lực, tận dụng tốt các cơ hội, công ty đã vượt qua những thời điểm khó khăn, thực hiện những nhiệm vụ vô cùng to lớn, ảnh hưởng sâu sắc không chỉ tới hoạt động thương mại nói riêng mà còn có ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng tới nhiều mặt của đời sống xã hội Chúng ta có thể thấy những nhiệm vụ cơ bản nhất mà công ty đã thực hiện như: chăm lo đời sống của nhân dân, tạo ra những cơ sở vật chất cho đất nước góp phần vào sự phát triển của ngành công nghiệp nước nhà và sự phát triển của đất nước trên mọi phương diện: kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục, y tế, giao thông Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên SANNAM đã phấn đấu không ngừng vì sự thành công của quý khách hàng, sự tiến bộ của Sannam và vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của đất nước Việt Nam SANNAM đến nay đã trở thành một thương hiệu mạnh trên thị trường và tự hào với các thành tích và các Giải thưởng đã đạt được:
- Tổ chức định hướng sáng tạo kinh doanh Quốc tế (BID) trao tặng Huy chương vàng về uy tín và chất lượng tại New York.
- Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ Nước CHXHCN Việt Nam
- Giải thưởng “ Sao đỏ năm 2002” cho một trong 10 doanh nghiệp trẻ xuất sắc.
- Giải thưởng “ Sao vàng đất Việt” năm 2004 cho Thương hiệu SANNAM.
- Nhiều bằng khen của các Bộ và UBND TP Hà Nội
Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của công ty
1.2.1 Chức năng của công ty
Công ty TNHH SANNAM là một thực thể kinh tế hoạt động độc lập trong nền kinh tế thị trường, có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, có con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng, được phép hoạt động trong các loại hình kinh doanh mà pháp luật cho phép và trên các địa bàn cả nước Các thành viên góp vốn chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp Công ty hoạt động theo pháp luật Nhà nước nói chung, luật Doanh nghiệp và luật Thương mại nói riêng Công ty có chức năng chủ yếu là tổ chức lưu thông hàng hóa là máy móc thiết bị, nhằm phục vụ nhu cầu của cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước Công ty còn hợp tác liên doanh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để mở rộng kinh doanh dưới mọi hình thức Căn cứ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 070318 cấp ngày 30/11/1998, ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của công ty SANNAM như sau:
Tư vấn và đầu tư
Quản lý các dự án đầu tư
Buôn bán máy móc, thiết bị, chuyển giao công nghệ trong các ngành sản xuất công nghiệp, nông nghiệp
Dịch vụ khoa học, kỹ thuật, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, hướng dẫn vận hành máy móc, thiết bị kỹ thuật
Dịch vụ cho thuê nhà ở, văn phòng
Dịch vụ cho thuê tài sản (trừ hoạt động cho thuê tài chính)
1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
Nhiệm vụ của công ty là tổ chức nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, khai thác nhập hàng hợp lý ở các doanh nghiệp sản xuất máy móc và thiết bị, bán buôn, bán lẻ hàng hóa, tuyên truyền, giới thiệu, quảng cáo hàng hóa, tổ chức dự trữ, bảo quản tốt các loại hàng hóa, bảo quản lưu thông hàng hóa diễn ra thường xuyên, liên tục và ổn định, mở rộng hoạt động kinh doanh tạo nguồn vốn, quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả Bên cạnh đó, công ty còn làm tròn nghĩa vụ kinh tế đối với nhà nước thông qua các chỉ tiêu giao nộp hàng năm
1.2.3 Mục tiêu hoạt động của công ty
Cũng như các doanh nghiệp khác, mục đích chính của công ty TNHH SANNAM chính là tối đa hóa lợi nhuận Vì vậy, công ty đã không ngừng triển khai kế hoạch về đa dạng chủng loại có chất lượng cao, giá cả hợp lý phù hợp với nhu cầu tiêu thụ của mọi đối tượng tiêu dùng.
Mục tiêu cụ thể của công ty trong thời gian tới là tiếp tục duy trì và nâng cao tốc độ tăng trưởng về doanh thu, lợi nhuận, mở rộng quy mô, tìm kiếm và tiếp cận thị trường tiêu thụ hàng hóa, tiến hành đa dạng hóa các ngành nghề kinh doanh Đồng thời, công ty cũng có những biện pháp tích cực nhằm tạo ra tính khoa học, đồng bộ và hiệu quả trong hoạt động của công ty Công ty cần có những chính sách về quản lý, đào tạo, bồi dưỡng lao động,chính sách lương, thưởng hợp lý để khuyến khích người lao động, chính sách kiểm soát tài chính chặt chẽ từ trên xuống dưới tạo ra một cơ chế tài chính lành mạnh.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH SANNAM
1.3.1 Đối tượng kinh doanh của công ty: Đối tượng kinh doanh chủ yếu của công ty là bán buôn, bán lẻ các loại máy móc thiết bị Trong chính sách bán hàng của công ty, số lượng của một số mặt hàng chủ chốt của công ty luôn được dự trữ với một tỷ lệ nhất định nhằm đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hoá được diễn ra liên tục và kịp thời.
Về thị trường tiêu thụ: Công ty SANNAM chuyên tư vấn, cung cấp các thiết bị máy móc gia công cơ khí trên thị trường Việt Nam Công ty là đại diện độc quyền tại Việt Nam và nhiều nước châu Á cho nhiều hãng, Tập đoàn lớn trên thế giới như: HACO (Anh, Pháp, Bỉ), LÔEC, PPAFF (Đức), VERNET (Pháp), IMCAR (Italy), SICMI (Italy), FRONIUS (Áo), ALZMETAL (Đức), SAPORITI (Italy), LDC ( Mỹ), AZ ( Italy), BEGIGN (Đài Loan), YUNNAN (Trung Quốc), Công ty đã được phía đối tác nước ngoài đánh giá cao và đã ký các hợp đồng đại diện độc quyền tại Việt Nam, Lào, Campuchia, Myanma Trên thị trường Việt Nam, công ty được đánh giá là một trong những công ty hàng đầu, thành công và nổi tiếng trong lĩnh vực máy móc gia công kim loại, thiết bị gia công cơ khí và thiết bị kỹ thuật. Khách hàng của công ty phần lớn là các Nhà máy Quốc phòng, các Tổng công ty lớn và khối các Trường Đại học, trường dạy nghề, dạy học Các dự án Công ty triển khai đa phần là các dự án đầu tư nâng cấp TSCĐ, năng lực sản xuất, năng lực quốc phòng đều có nguồn đầu tư là nguồn vốn ngân sách hoặc vốn tín dụng đầu tư nên rất khả thi.
Về quan hệ với các tổ chức Tín dụng: SANNAM có quan hệ với 3 tổ chức Tín dụng đó là: Ngân hàng Thương mại cổ phần Nhà Hà Nội, Quỹ Hỗ trợ và phát triển Hà Tây ( Ngân hàng phát triển Hà Tây), Ngân hàng đầu tư và phát triển Cầu Giấy
1.3.2 Tổ chức quá trình kinh doanh hàng hóa.
Hàng năm phòng kinh doanh phải xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho công ty, tìm kiếm, giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng Với mỗi hợp đồng kinh tế được ký kết, phòng kinh doanh
Kế hoạch bán hàng, đơn đặt hàng, Hợp đồng mua hàng
Nhập kho hàng hóa hoặc giao cho khách hàng
Bán hàngThanh lý hợp đông kinh tế phải xây dựng những phương án kinh doanh cụ thể, đồng thời kết hợp với phòng kế toán tiến hành nhập hàng hóa Hàng hóa sau khi được các nhân viên trong công ty kiểm tra về mặt quy cách, phẩm chất sẽ được nhập vào các kho của công ty hoặc giao thẳng cho khách hàng Sau khi đã thực hiện xong các điều khoản ký kết trong hợp đồng hai bên tiến hành quá trình thanh lý hợp đồng.
Quy trình hoạt động kinh doanh của công ty có thể khái quát như sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.01: Quá trình hoạt động kinh doanh
Quá trình hoạt động hàng hóa trong công ty bao gồm hai giai đoạn quan trọng đó là quá trình mua hàng và quá trình bán hàng.
Về quá trình mua hàng : Toàn bộ khối lượng hàng hóa của công ty dùng cho quá trình luân chuyển hàng hóa trong công ty là mua ngoài Hàng hóa mua vào để kinh doanh chủ yếu là từ các nhà sản xuất và từ các nhà nhập khẩu Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình luân chuyển hàng hóa, việc mua hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ hàng hóa và kinh doanh của công ty Giai đoạn mua hàng được bắt đầu từ việc tìm đối tác để nhập hàng Nguồn hàng cung cấp phải đảm bảo tính ổn định về số lượng và chất lượng, việc này sẽ giúp cho quá trình luân chuyển hàng hóa được diễn ra liên tục hơn Quá trình mua hàng của công ty được thực hiện thông qua các phương thức mua hàng sau:
Phương thức mua trực tiếp: công ty cử nhân viên của mình đến mua trực tiếp tại nơi sản xuất, sau khi đã kiểm nghiệm hàng hóa về quy cách cũng như phẩm chất nhân viên của công ty sẽ tự vận chuyển hàng về nhập kho.
Phương thức mua không trực tiếp như mua theo phương thức gửi hàng, mua theo đơn đặt hàng Theo phương thức này, khi có nhu cầu mua hàng công ty chỉ cần liên hệ với nhà sản xuất bằng điện thoại hoặc Fax, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng hóa đến cho công ty Công ty tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa rồi nhập kho.
Nhập khẩu hàng hóa: hàng hóa nhập khẩu tại công ty chủ yếu là từ các nhà nhập khẩu quen thuộc được thiết lập các mối quan hệ từ nhiều năm Khi có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa, công ty sẽ liên hệ với nhà nhập khẩu bằng điện thoại, fax để đặt hàng và làm hợp đồng kinh tế Giá nhập khẩu được tính bằng giá CIF.
Về quá trình bán hàng : Quá trình bán hàng của công ty chủ yếu được thực hiện thông qua hình thức bán buôn và bán lẻ.
Hình thức bán buôn của công ty thường được thực hiện khi công ty bán hàng cho tổ chức kinh doanh, sản xuất, dịch vụ và thường bán với số lượng hàng hóa lớn Các hình thức bán buôn được áp dụng là bán buôn vận chuyển thẳng, bán buôn qua kho trực tiếp.
Hình thức bán lẻ thường áp dụng đối với những người tiêu dùng là các hộ gia đình, cá nhân Họ chính là những người tiêu dùng cuối cùng và thường mua với số lượng ít Phương thức này chủ yếu là bán lẻ trực tiếp thông qua hệ thống các cửa hàng bán lẻ của công ty.
Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Công ty TNHH SANNAM có địa bàn hoạt động rộng khắp các tỉnh thành trên cả nước đòi hỏi phải có một đội ngũ quản lý tốt giúp phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân, các bộ phận, các phòng ban trong công ty.
Công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con
Công ty Mẹ: Công ty mẹ thực hiện chức năng kinh doanh độc lập, đầu tư vốn vào các công ty con, các công ty liên kết và có các quyền lợi, nghĩa vụ đối với các công ty này theo điều lệ của Công ty mẹ trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật
Công ty thành viên: Các công ty thành viên là các công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty liên doanh có số vốn cổ phần hoặc vốn góp chi phối của công ty Mẹ Các công ty thành viên hoạt động trên nhiều lĩnh vực:
Kinh doanh và chuyển giao công nghệ sản xuất cơ khí và thiết bị công nghiệp
Hệ thống nhà hàng Thương hiệu Núi Tản Đầu tư phát triển hạ tầng dịch vụ
Hợp tác đầu tư trong các ngành đóng tàu, năng lượng, xây dựng
Một số công ty thành viên của SANNAM như:
Công ty Liên doanh cơ khí SANNAM
Công ty Cổ phần công nghệ SANNAM
Công ty Cổ phần Đầu tư SANNAM - Hòa Bình
Công ty Cổ phần cơ khí chính xác Vinashin (Công ty SANNAM góp 44% vốn)
Công ty Cổ phần Xây dựng SIBENCON
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến chức năng, bao gồm bộ máy lãnh đạo và các phòng ban chức năng Mô hình tổ chức quản lý của công ty theo nguyên tắc lãnh đạo - chỉ đạo trực tiếp Như vậy mọi vấn đề mang tính chất quan trọng đều do Ban lãnh đạo quyết định. Các phòng ban có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa theo các chức năng và nhiệm vụ được giao nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhất các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Bộ máy quản lý ở mỗi phòng ban được tổ chức khá gọn nhẹ và linh hoạt, phù hợp với những chức năng, nhiệm vụ nhất định Các thông tin quan trọng luôn được truyền đạt kịp thời và chính xác. a Bộ máy lãnh đạo:
Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát mọi hoạt động trong công ty Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty và có các quyền sau:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và đầu tư của công ty.
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh, quản lý trong công ty
- Xây dựng phương án bố trí cơ cấu tổ chức công ty
Hội đồng thành viên của công ty TNHH SANNAM bao gồm 05 thành viên, trong đó có 01 chủ tịch Hội đồng thành viên và 04 thành viên chuyên trách đều là ủy viên Nhiệm kỳ của thành viên HĐTV là 05 năm Hội đồng thành viên của công ty bao gồm: Ông Hoàng Đình Phi : Chủ tịch HĐTV
Bà Trần Nguyệt : Thành viên
Bà Trần Thị Thu Hằng : Thành viên Ông Đoàn Tiến Đạt : Thành viên
Bà Phạm Thị Thanh Mai : Thành viên
Ban Giám đốc điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và trước pháp luật về các quyền và nhiệm vụ được giao Ban giám đốc có chức năng giúp đỡ Hội đồng thành viên trong hoạt động kinh doanh như: nghiên cứu thị trường, xây dựng các chiến lược phát triển kinh doanh, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm, tham mưu cho Hội đồng thành viên các chiến lược kinh doanh.
Ban giám đốc của công ty bao gồm 03 thành viên:
Bà Phạm Thị Thanh Mai : Giám đốc điều hành Ông Đoàn Tiến Đạt : Giám đốc kinh doanh
Bà Trần Thị Thu Hằng : Giám đốc hành chính nhân sự b Các phòng ban chức năng:
Các phòng ban thực hiện chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty theo sự chỉ đạo của HĐTV và Ban giám đốc Các phòng ban chức năng bao gồm: Phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng hành chính tổng hợp, phòng kinh doanh, phòng kĩ thuật bảo hành.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm trên cơ sở chiến lược kinh doanh do Hội đồng thành viên đưa ra Đồng thời, phối hợp với các công ty thành viên trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và theo dõi việc thực hiện kế hoạch đó tại các công ty thành viên
Phòng hành chính tổng hợp: quản lý, phân công, sắp xếp cán bộ,công nhân theo yêu cầu sản xuất, theo trình độ được đào tạo Tuyển dụng lao động theo kế hoạch hàng năm, phân cấp quản lý lao động Xây dựng kế hoạch tiền lương, lập kế hoạch quỹ lương, tiền thưởng hàng tháng, hàng năm Xây dựng các mức lao động theo tiêu chuẩn cấp bậc công việc, chức danh công việc Thực hiện chính sách, chế độ đối với người lao động theo chính sách, chế độ nhà nước quy định Quản lý hồ sơ lý lịch, xác định các yêu cầu trình độ chuyên môn cho các cán bộ nhân viên trong công ty Trưởng phòng hành chính tổng hợp là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
Phòng kế toán: lập kế hoạch tài chính và kiểm soát ngân quỹ của công ty Tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin tài chính kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp và kiểm tra việc lập hóa đơn, chứng từ thanh toán và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Định kỳ hàng tháng, quý, năm phải tiến hành lập các Báo cáo tài chính về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phản ánh một cách trung thực và hợp lý thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tham mưu cho Giám đốc doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định có hiệu lực kinh doanh, kiểm tra các báo cáo tài chính của các công ty thành viên Trưởng phòng kế toán là Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình
Phòng xuất nhập khẩu: vì các sản phẩm của công ty là nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài nên phòng này có chức năng tổ chức hoạt động kinh doanh nhập khẩu theo điều lệ và giấy phép kinh doanh Nhiệm vụ cụ thể của phòng xuất nhập khẩu là xây dựng kế hoạch nhập khẩu, tổ chức kiên doanh liên kết với các tổ chức xuất nhập khẩu trong nước và các nước khác nhằm thực hiện kế hoạch nhập khẩu hàng hóa để kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu đó.
Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật bảo hành
Phòng kỹ thuật bảo hành: bao gồm những nhân viên có trình độ và sự hiểu biết về kỹ thuật, thực hiện các thao tác kỹ thuật cho công ty như: lắp đặt, chạy thử, vận hành máy móc thiết bị, bảo hành sản phẩm cho khách hàng , có chức năng tư vấn về kỹ thuật cho khách hàng, giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp Ngoài ra còn giám định chất lượng sản phẩm của công ty Phòng kỹ thuật bảo hành có vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng thương hiệu và uy tín về chất lượng sản phẩm của công ty.
1.4.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của Công ty TNHH SANNAM
Sơ đồ 1.02: Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của Công ty
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tình hình vận dụng chế độ kế toán của công ty
1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Sự ra đời và phát triển của kinh tế gắn liền với sự ra đời và phát triển của nền sản xuất xã hội Nền sản xuất xã hội càng phát triển kinh tế càng trở nên quan trọng Với chức năng thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính sau đó cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh phục vụ công tác quản lý, bộ máy kế toán đã trở thành công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu, là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế Để thực hiện những chức năng trên, bộ máy kế toán có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các tài liệu, số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả cấp phát vốn trên cơ sở pháp luật và chế độ hiện hành.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Đội ngũ kế toán công ty trẻ và năng động. Phòng kế toán của công ty gồm 5 người Đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp đó là các kế toán viên phụ trách các phần hành kế toán riêng biệt Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo cho các thông tin được ghi chép chính xác kịp thời, mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán.
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các báo cáo tài chính nộp cho cơ quan tổ chức quản lý Đồng thời các kế toán viên có trách nhiệm theo dõi từng chuyên môn và nghiệp vụ của mình liên quan đến từng phần hành kế toán.
Sơ đồ 1.03: Sơ đồ Bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp.
Kế toán kho, TSCĐ, công cụ, dụng cụ Kế toán ngân hàng kiêm Kế toán bán hàng, kế toán thanh toán Kế toán tiền mặt, tiền lương và BHXH Thủ quỹ
Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng kế toán, có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán trong Công ty theo đúng quy định của chế độ kế toán và đúng quy định của công ty Kế toán trưởng là người tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc ra các quyết định kinh doanh có hiệu lực, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và các cơ quan cấp trên về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ tại phòng mình.
Với tư cách là kế toán tổng hợp: kế toán có nhiệm vụ đôn đốc các nhân viên xử lý công việc tập hợp chứng từ ghi sổ tổng hợp, lập các báo cáo tổng hợp định kỳ hoặc theo yêu cầu cung cấp thông tin của ban lãnh đạo, tiến hành đối chiếu thường xuyên từ sổ tổng hợp đến sổ chi tiết để đảm bảo khớp đúng số liệu và phát hiện kịp thời các gian lận và sai sót xảy ra trước khi lên Báo cáo tài chính
Kế toán ngân hàng kiêm Kế toán bán hàng và Kế toán thanh toán:
Với tư cách là kế toán ngân hàng, kế toán có nhiệm vụ theo dõi, cập nhật các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi tại ngân hàng, đối chiếu số liệu trên các hóa đơn, chứng từ với Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng, ngoài ra còn theo dõi các khoản vay nợ với ngân hàng, các khoản thu chi TGNH Kế toán ngân hàng phải báo cáo thường xuyên cho Kế toán trưởng biết các khoản vay đến hạn thanh toán để có biện pháp huy động, kịp thời thanh toán các khoản tiền lãi và tiền vay ngân hàng khi đến hạn, đảm bảo uy tín của công ty với ngân hàng.
Kế toán thanh toán là người trực tiếp cập nhật, theo dõi, kiểm tra, đối chiếu tính hợp lý, hợp lệ trong các khoán công nợ phải thu, phải trả, phản ánh một cách chính xác tình hình các khoản công nợ vào sổ sách kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu thông tin của kế toán. Đồng thời, phải theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng, từng nhà cung cấp theo thời hạn thanh toán tại công ty, phải báo cáo tài chính tình hình công nợ phải thu, phải trả và tình hình chiếm dụng vốn tại công ty đối với các khoản nợ khó đòi đến hạn thanh toán mà khách hàng đang chiếm dụng để có biện pháp đòi nợ kịp thời, và khoản nợ đến hạn và quá hạn mà công ty có nghĩa vụ phải thanh toán với chủ nợ cho Kế toán trưởng để có những biện pháp giải huy động vốn trả nợ khách hàng đúng hạn, đảm bảo uy tín với khách hàng, tránh làm ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của công ty Trên cơ sở các lệnh thu, chi tiền và các hoá đơn mua, bán hàng kế toán thanh toán lập phiếu thu, chi tiền và có nhiệm vụ lưu giữ các chứng từ đó sau quá trình luân chuyển Kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về chức năng và nhiệm vụ của mình.
Kế toán bán hàng (kế toán doanh thu): theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa Căn cứ và các chứng từ như: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản bàn giao kiểm nghiệm sản phẩm kế toán phản ánh vào các tài khoản 156, 632, 511 Kế toán bán hàng phải chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về chức năng và nhiệm vụ của mình.
Kế toán tiền mặt, tiền lương và BHXH (Kế toán chi phí)
Với tư cách là Kế toán tiền mặt: Căn cứ vào các phiếu thu chi tiền mặt đã có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm, thẩm quyền (giám đốc, kế toán trưởng) để thực hiện việc thu chi tiền
Với tư cách là kế toán tiền lương và BHXH: kế toán có nhiệm vụ tổng hợp bảng lương và bảng thanh toán tiền lương cho công ty Trên cơ sở bảng chấm công từ phòng hành chính tổng hợp đã kiểm duyệt, kế toán tính toán chính xác, đầy đủ, kịp thời tiền lương, tiền BHXH và các khoản khác có liên quan cho các cán bộ công nhiên viên theo chế độ Nhà nước ban hành dựa vào đơn giá tiền lương và hệ số lương.
Kế toán kho, TSCĐ, công cụ, dụng cụ: kế toán có nhiệm vụ theo dõi, đánh giá tình hình biến động tăng giảm về tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, giá trị hiện có của TSCĐ để tiến hành ghi sổ kế toán Căn cứ tỉ lệ trích khấu hao đã đăng ký với từng loại TSCĐ để tiến hành trích khấu hao và ghi sổ theo đúng quy định của chế độ kế toán Việt Nam hiện hành và quy định của công ty.
Thủ quỹ: có trách nhiệm giữ tiền mặt, quản lý số tiền trong quỹ tại công ty, theo dõi cập nhật chính xác, đồng thời phải luôn nắm được số tiền hiện có trong quỹ Thủ quỹ là người có trách nhiệm thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, tiến hành đối chiếu thường xuyên sổ quỹ với các sổ sách có liên quan Đồng thời phải báo cáo thường xuyên số tiền tồn quỹ cho
Kế toán trưởng, cung cấp số liệu cho phòng tài chính kế toán để có thể nắm bắt kịp thời tình hình thanh toán của Công ty.
1.5.2 Tình hình vận dụng Chế độ kế toán tại công ty.
Các chính sách và chế độ kế toán chung áp dụng tại công ty
Công ty TNHH SANNAM hiện đang áp dụng chế độ kế toán cho các doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006, áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư ban hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực đó Chính sách kế toán áp dụng tại công ty như sau:
Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt Đơn vị tiền tệ được sử dụng là Đồng Việt Nam Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giao dịch của Ngân Hàng Ngoại thương Việt Nam.
Kỳ kế toán là năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty
Đặc điểm hàng hóa và phương thức tiêu thụ hàng hóa
Là doanh nghiệp kinh doanh thương mại bán buôn bán lẻ các loại máy móc thiết bị nên chủng loại hàng hoá của công ty rất phong phú, đa dạng Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là:
Máy gia công kim loại tấm: Máy sấn tôn, Máy cắt tôn, Máy lốc tôn, Máy cắt đột liên hợp, Máy ép thuỷ lực, Máy thép uốn hình
Máy công cụ: Máy phay CNC, Máy tiện CNC, Máy phay, Máy khoan, Máy tiện, Máy mài phẳng, Máy mài trục khuỷ, Máy cán ren
Thiết bị xử lý bề mặt kim loại: Dây truyền sơn, Buồng sơn, Buồng sấy, Máy phun cát, Thiết bị phun, tẩy, rửa, sấy
Các thiết bị khác: Thiết bị hàn, cắt, Thiết bị nâng, hạ, Thiết bị đúc kim loại
Vật tư và phụ tùng
Công ty cũng có kèm theo dịch vụ sau bán hàng để thu hút và tăng thêm uy tín với khách hàng như: dịch vụ lắp đặt chạy thử và vận hành thiết bị, dịch vụ sửa chữa bảo hành miễn phí 12 tháng, dịch vụ lắp đặt thiết bị và bảo trì dài hạn theo hợp đồng
2.1.2 Phương thức tiêu thụ hàng hóa
Phương thức thanh toán của công ty rất đa dạng Tuỳ vào thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế mà có các hình thức thanh toán khác nhau Đối với những khách hàng lẻ vãng lai thì thường là thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Còn đối với những hợp đồng dự án lớn có thể thực hiện thanh toán ngay toàn bộ bằng tiền mặt, đặt trước một phần hoặc thanh toán chậm trong một khoảng thời gian nhất định, cũng có thể là bù trừ công nợ Công ty chấp nhận mọi hình thức thanh toán có thể để tìm mọi cách thu hút khách hàng tốt nhất.
Về giá cả: công ty luôn cố gắng điều chỉnh giá cả phù hợp với sự biến động của thị trường Bên cạnh đó cũng tuỳ thuộc vào tình hình tiêu thụ từng mặt hàng Đối với những mặt hàng khan hiếm, công ty có thể nâng giá đến mức cho phép để tăng thêm doanh thu Ngược lại đối với những hàng hoá tồn đọng, tiêu thụ kém, công ty có biện pháp hạ giá thành để kích cầu Nếu khách hàng mua nhiều, công ty cũng có những chính sách ưu đãi nhất định như giảm giá bán hoặc khuyến mại
Giá trị hàng nhập khoGiá mua ghi trên hóa đơn người bán
Các khoản giảm trừChi phí vận chuyển
Giá trị hàng nhập kho
Giá mua ghi trên hóa đơn người bánCác khoản giảm trừ _
Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán bao gồm giá mua của hàng hóa đã tiêu thụ và chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã tiêu thụ đó Việc tính giá vốn hàng hóa tiêu thụ được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo đó mỗi khi xuất bán hàng hóa trong kỳ, giá vốn chưa được xác định mà phải đợi đến cuối tháng
Công ty tính giá hàng hóa xuất bán dựa vào giá trị hàng hóa thực tế nhập kho. Đối với hàng nội địa: Để tính giá hàng nhập khẩu, kế toán chia thành hai phần: giá mua và chi phí thu mua Chi phí thu mua tính cho từng lô hàng cụ thể và được phân bổ theo từng mặt hàng. Đối với hàng nhập khẩu
Thuế nhập khẩu là khoản thuế không được hoàn lại của công ty.
Công ty dựa vào giá trị hàng nhập khẩu để xác định giá vốn hàng bán ra theo phương pháp trung bình tháng Khi xuất bán, công ty chỉ quan tâm đến khối lượng và đơn giá của các mặt hàng chứ không quan tâm đến giá vốn. Đơn giá trung bình thángGiá trị HTK đầu tháng + Giá trị HTK nhập trong tháng
Khối lượng HTK đầu tháng + Khối lượng HTK nhập trong tháng
Giá vốn hàng xuất kho
Khối lượng hàng xuất bán trong thángĐơn giá TB tháng
Giá đơn vị bình quân tháng 3 GTT đầu T3 + Giá nhập thực tế trong T3
Số lượng tồn đầu T3 + Số lượng nhập trong T3
Cuối tháng mới tính được giá vốn hàng xuất kho thông qua đơn giá trung bình tháng.
Ví dụ: Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá tháng 3 năm 2008 kế toán tính được giá xuất bán của Máy hàn Tubo 195 như sau:
Số lượng tồn kho đầu kỳ là : 32 chiếc giá trị 64.655.808đ
Tổng giá trị nhập trong kỳ là: 200 chiếc giá trị 428 824.406đ
Giá đơn vị bình quân dự trữ cả kỳ của Máy hàn Tubo 195 là:
Cuối tháng sau khi xác định được giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của từng mặt hàng, kế toán sẽ ghi vào cột đơn giá xuất kho và điền vào sổ chi tiết giá vốn hàng hóa.
Tài khoản 156 Tên hàng hoá: Máy hàn Tubo 195 300
Sè l ợng Đơn giá Thành tiền Số l ợng Đơn giá Thành tiền Số l ợng Thành tiền
Chứng từ Tài Nhập Xuất Tồn khoản đối ứng bán hàng, kế toán lập phiếu xuất kho Do công ty áp dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng xuất kho nên tại thời điểm lập phiếu xuất kho chưa có thông tin gì về giá thực tế của hàng xuất bán nên ở cột Đơn giá và Thành tiền sẽ để trống Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, liên 3 giao cho khách hàng Từ chứng từ kế toán ghi Sổ chi tiết giá vốn, sổ này được mở chi tiết cho từng mặt hàng để phản ánh giá vốn từng loại hàng hóa đã tiêu thụ Mẫu phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty TNHH SANNAM Mẫu số 02_VT Địa chỉ: Km 9, Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
Họ tên người nhận hàng: Anh Thung Đơn vị: Công ty cổ phần chế tạo điện máy Việt Nam - Hungari Địa chỉ: Tổ 53 - Thị trấn Đông Anh -Hà Nội
Lý do xuất kho: xuất bán
Xuất tại kho: Hàng hoá
Biểu số 2.06: Chứng từ ghi sổ
Xuất bán nam châm từ Max X500 632 156 70,567,645
Xuất bán nam châm từ Max X1000 632 156 40,887,667
Xuất bán nam châm từ Max X1500 632 156 80,667,543
Xuất bán máy hàn Tubo 195 632 156 235,476,421
Ng ời lập Kế toán tr ởng
(ký , họ tên ) (ký , họ tên )
Trích yếu Số hiệu TK
Từ ngày 16 đến ngày 31 tháng 03Kèm theo…… hoá đơn phiếu xuất kho
Biểu số 2.07: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ng ời lập Kế toán tr ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Biểu số 2.08: Sổ cái TK 632
2.2.2 Kế toán doanh thu tiêu thụ: Đơn vị tính: đồng
399 15/03 Xuất bán máy hàn TIG ACCUTIG
399 15/03 Xuất bán nam châm từ Max X1000 156 578,432,679
399 15/03 Xuất bán nam châm từ Max X1500 156 643,567,974
402 31/03 Xuất bán máy hàn Tubo 195 156 235,476,421
402 31/03 Xuất bán máy cắt con rùa IK 12-
Ng ời lập Kế toán tr ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) sổ cái
Tài khoản 632 Giá vốn hàng bán
CTGS trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của lợi ích kế toán doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được.
Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 14 - Doanh thu và thu nhập khác thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi và chỉ khi thỏa mãn 5 điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Kế toán các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa:
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Hợp đồng kinh tế với khách hàng, Đơn đặt hàng của khách hàng, Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho
Về Hóa đơn GTGT: Đối với khách hàng mua ít chủng loại hàng hóa thì trên hóa đơn GTGT sẽ ghi trực tiếp Số lượng, Đơn giá bán và Thành tiền của từng loại hàng hóa đó Đối với khách hàng mua cùng lúc nhiều loại hàng hóa khác nhau thì kế toán chỉ ghi tên chung của các loại hàng hóa đó và lập bảng kê đính kèm Với mỗi hóa đơn GTGT sẽ được lập thành 3 liên: 1 liên dùng để thanh toán với khách hàng, 1 liên dùng để lưu và 1 liên dùng cho thanh toán nội bộ.
Ví dụ: Ngày 20 tháng 03 năm 2008, Công tyTNHH SANNAM xuất bán cho Công ty cổ phần chế tạo điện máy Việt Nam - Hungari một lô hàng bao gồm:
Máy hàn xoay chiều HQ - 160 : 10 chiếc, đơn giá 3.500.000đ/chiếcKhi đó kế toán lập hoá đơn theo biểu mẫu:
Biểu số 2.09: Hoá đơn GTGT
LA/2007B 66177 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SANNAM Địa chỉ: Km 9 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội
Sè TK: Điện thoại: 048374486 Mã số thuế: 0100784044
Họ tên ng ời mua: Anh Thung
Tên đơn vị: Công ty CP chế tạo điện máy Việt Nam - Hungari Địa chỉ: Tổ 53 - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tÝnh
Sè l ợng Đơn giá Thành tiền
2 Máy hàn xoay chiÒu HQ-160 ChiÕc 10 3,500,000 35,000,000
ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 9,500,000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh t triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Ng ời mua hàng Ng ời bán hàng Thủ tr ởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên)
Liên 3: Nội bộNgày 12 tháng 03 năm 2008 được hạch toán vào tài khoản 511- Doanh thu bán hàng Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết cho từng mặt hàng hay nhóm hàng hóa
Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như:
TK 131: chi tiết cho từng khách hàng
TK 111, 112: theo dõi thanh toán tiền hàng
TK 3331: theo dõi thuế GTGT đầu ra phải nộp
Quy trình tổ chức hạch toán DTBH:
Khi có nghiệp vụ bán hàng, kế toán lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT Sau đó chuyển các chứng từ này xuống cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ để ghi thẻ kho cho số lượng hàng xuất bán Sau khi đã ghi thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho của số hàng đã xuất cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào các sổ kế toán có liên quan Từ tài liệu kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, sổ này được mở chi tiết cho từng mặt hàng, cơ sở để ghi sổ là Hóa đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán, các chứng từ phản ánh khoản giảm trừ doanh thu vào sổ chi tiết bán hàng Mỗi chứng từ này sẽ được ghi 1 dòng trên sổ Cuối tháng cộng sổ để ghi vào sổ tổng hợp chi tiết bán hàng và Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Biểu số 2.10: Sổ chi tiết bán hàng
Ngày tháng Số lg Đơn giá Thành tiền Thuế Khác
Xuất bán cho CTCP chế tạo điện máy Việt- Hung
Xuất bán cho CTCP chế tạo điện máy Việt- Hung
Kế toán tr ởng Ng ời ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) sổ chi tiết bán hàng
Tên hàng hoá: Máy hàn Tubo 195
Biểu số 2.11: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Đơn giá Số l ợng Thành tiền Thuế
Ng ời lập Kế toán tr ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
42,000,000 sổ tổng hợp chi tiết bán hàng
Doanh thu Các khoản giảm trừ
…… chứng từ ghi sổ, kế toán lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được mở theo kỳ là 15 ngày.
Biểu số 2.15: Sổ cái TK 511
Kế toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa: Hàng hóa được bán lẻ ngay tại công ty và khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt Nếu khách hàng mua hàng dưới 100.000đ không yêu cầu phải xuất hóa đơn GTGT thì kế toán không phải lập hóa đơn GTGT nhưng cuối ngày phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa. Đơn vị tính: đồng
499 15/03 Xuất bán máy hàn TIG
499 15/03 Xuất bán nam châm từ
499 15/03 Xuất bán nam châm từ
504 31/03 Xuất bán máy cắt con rùa IK-12 Beetle 131 576,436,780
KÕt chuyÓn Doanh thu 8,627,780,040 Cộng phát sinh 8,669,780,040 8,669,780,040
Ng ời lập Kế toán tr ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Biểu số 2.16: Bảng kê bán lẻ hàng hóa
Kế toán căn cứ vào Bảng kê bán lẻ hàng hóa lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa bán lẻ rồi vào sổ kế toán tương tự như nghiệp vụ bán buôn.
Với những khách hàng yêu cầu hóa đơn GTGT thì kế toán lập hóa đơn, quy trình ghi sổ và luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán tương tự như trường hợp bán buôn
2.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng lượng hàng tiêu thụ, công ty có những chính sách để khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Đồng thời để đảm bảo uy tín, công ty cũng có chính sách giảm giá hàng bán và cho khách hàng trả lại những mặt hàng kém phẩm chất, sai quy cách Các hoạt động này đều làm giảm trừ doanh thu và được theo dõi trên tài khoản 521 Tài khoản 521 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 như sau:
TK 5211: Chiết khấu thương mại
TK 5212: Hàng bán bị trả lại
TK 5213: Giảm giá hàng bán
STT Tên hàng hoá Đơn vị
Sè l ợng Đơn giá Thành tiền
1 Máy phun hàn Tubo 195 chiếc 2 2,600,000 5,200,000
2 Súp Páp máy nén khí chiếc 1 3,800,000 3,800,000
Thủ tr ởng đơn vị Kế toán tr ởng Ng ời lập biểu
(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán xác định kết quả tiêu thụ
Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa trong kỳ Chi phí bán hàng bao gồm:
- Chi phí nhân: theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, các khoản BHXH, BHYT của nhân viên bán hàng
- Chi phí vật liệu bao bì: bao gồm chi phí cho vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là chi phí cho các dụng cụ như: bàn ghế, máy tính cầm tay phục vụ cho bán hàng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, phương tiện vận chuyển).
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu
- Chi phí khác bằng tiền: là chi phí phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, quảng cáo, chào hàng
Tài khoản sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng Tài khoản này được mở chi tiết cho từng nội dung chi phí ở trên
Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương để vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 641.
PhiÕu chi Ngày 22 tháng 03 năm 2008
Họ tên ng ời nhận tiền: Nguyễn Mạnh C ờng Địa chi: Phòng kinh doanh
Nội dung chi: chi mua dụng cụ phục vụ bán hàng
(Bằng chữ: M ời sáu triệu hai trăm bốn m ơi sáu ngàn đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán tr ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ng êi nép tiÒn Địa chỉ: Km 9 Phạm Văn Đồng,
(Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ/CĐKT ngày 20/03/2006 của Bộ tr ởng Bộ TC)
Ng ời lập phiếu Thủ quỹ
Biểu số 2.26: Sổ cái TK 641
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH SANNAM là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa và không tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí như: chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác.
Tài khoản sử dụng: TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản này cũng được mở chi tiết cho từng nội dung chi phí tương tự như chi phí bán hàng. Đơn vị tính: đồng Chứng từ
097 15/03 Chi phí vật liệu, bao b× 152 30,342,000
KÕt chuyÓn Chi phí bán hàng 911 250,360,000
Ng ời lập Kế toán tr ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tài khoản 641 Chi phí bán hàng
Ngày tháng phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương để vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 642.
Biểu số 2.27: Sổ cái TK 642
2.3.2 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, vì thế kết quả kinh doanh là rất quan trọng Mục tiêu cuối cùng của các công ty thương mại là tối đa hóa lợi nhuận, tìm kiếm thị trường tiêu thụ hàng hóa rộng lớn Kết quả hoạt động kinh doanh là kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ và hoạt động tài chính được thể hiện qua chỉ tiêu Lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh Phương pháp xác định kết quả kinh doanh như sau: Đơn vị tính: đồng Chứng từ
Thanh toán tiền điện thoại văn phòng
KÕt chuyÓn Chi phí bán hàng 911 358,087,000
Ng ời lập Kế toán tr ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) sổ cái
Tài khoản 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
LN thuần từ hoạt động kinh doanhLợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụDoanh thu hđ tài chính
Chi phí bán hàngChi phí QLDN
Chi phí hđ tài chính_
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụDoanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận Lợi nhuận hoạt động khác = Thu nhập khác - Chi phí khác. Để hạch toán kết quả kinh doanh, công ty sử dụng tài khoản 911 “Xác định kết quả của hoạt động kinh doanh” Tài khoản 911 được mở chi tiết theo từng hoạt động (hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác) và từng loại hàng hoá, dịch vụ Ngoài ra công ty còn sử dụng TK 421 “ Lợi nhuận chưa phân phối”
Căn cứ để xác định kết quả là dựa vào số liệu hạch toán trên Sổ cái các TK:
TK 511, TK 632, TK 641, TK 642 Kế toán lập phiếu kế toán làm căn cứ ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cuối tháng kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu:
Có TK 521: 42.000.000 Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911
Có TK 911: 8.627.780.040 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính
Kết chuyển GVHB sang TK 911
Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính
Kết chuyển chi phí bán hàng
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
Kết chuyển thu nhập khác
Kết chuyển chi phí thuế TNDN
Biểu số 2.28: Sổ cái TK 911
Phân tích tình hình tiêu thụ hàng hoá và lợi nhuận
Bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Đơn vị tính: đồng
PKT 31/03 KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn tõ H§KD 511
8,627,780,040 PKT 31/03 Kết chuyển giá vốn 632 7,058,576,964
PKT 31/03 KÕt chuyÓn DTH§TC 515 14,796,644
PKT 31/03 KÕt chuyÓn CPH§TC 635 121,456,740
PKT 31/03 Kết chuyển TN khác 711 10,435,987
PKT 31/03 KÕt chuyÓn CP thuÕ
PKT 31/03 Kết chuyển lợi nhuận ch a ph©n phèi 421 800,679,650
Ng ời lập Kế toán tr ởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tài khoản 911 Xác định kết quả kinh doanh
Biểu số 2.29: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007
Từ bảng so sánh ta thấy các chỉ tiêu đều có xu hướng tăng so với năm trước Cụ thể hai chỉ tiêu quan trọng là Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ và chỉ tiêu Lợi nhuận sau thuế năm 2007 đều tăng so với năm 2006 chứng tỏ tình hình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp nhìn chung đang ngày một tốt lên Riêng chỉ tiêu Hàng tồn kho năm 2007 tăng có hai khả năng xảy ra. Nếu hàng tồn kho tăng do công ty chuẩn bị cho những hợp đồng mới thì doanh nghiệp không cần quan tâm đến Tuy nhiên nếu do ứ đọng hàng tồn kho thì đây lại là một dấu hiệu xấu đối với doanh nghiệp Vì thế, công ty cần có biện pháp để giảm chỉ tiêu này
Việc tính toán các chỉ tiêu trên chỉ cho ta thấy sự tăng lên về quy mô của các chỉ tiêu Vì vậy ta cần tính toán thêm một số tỷ suất sau:
1 DTT về bán hàng và cung cấp dịch vụ 88,679,067,804 56,800,085,749
3 LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 7,911,169,580 4,280,651,884
4 Doanh thu hoạt động tài chính 126,992,120 76,557,890
5 Chi phí hoạt động tài chính 321,336,824 136,658,789
7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2,000,998,423 769,725,120
8 LN thuần từ hoạt động kinh doanh 3,915,488,465 2,394,393,521
10 Tổng lợi nhuận tr ớc thuế 4,262,056,453 2,628,970,176
11 Lợi nhuận kế toán sau thuế 3,068,680,646 1,892,858,527
12 Hàng tồn kho bình quân 1,488,978,657 1,278,755,900
Biểu số 2.30: Các tỷ suất thể hiện kết quả kinh doanh
Qua bảng trên cho thấy hầu hết các tỷ suất năm 2007 đều tăng so với năm
2006 Đây là dấu hiệu tốt chứng tỏ tình hình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp nhìn chung đang tốt lên Chỉ tiêu Vòng quay hàng tồn kho năm 2007 tăng hơn 30% chứng tỏ khả năng luân chuyển hàng tồn kho là tốt, tránh được ứ đọng. Điều này làm cho số ngày một vòng quay hàng tồn kho giảm là đương nhiên. Các tỷ suất Lợi nhuận/ Doanh thu, Lợi nhuận/ GVHB và Lợi nhuận/ Tài sản đều tăng chứng tỏ doanh nghiệp biết phát huy giá trị tài sản bỏ ra để thu về lợi nhuận cao nhất.
Bên cạnh việc so sánh các chỉ tiêu về số tuyệt đối và số tương đối ở trên, chúng ta có thể so sánh thêm với các chỉ tiêu trung bình ngành để thấy được khả năng của doanh nghiệp mình so với các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề kinh doanh hoặc so sánh với các chỉ tiêu kế hoạch để thấy mức độ đạt kế hoạch đề ra đến đâu Từ đó có các biện pháp thích hợp nhằm tối đa hoá lợi nhuận.
5 Tỷ suất sinh lời của tài sản 8.39% 5.79% 2.60% 44.87
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty
Những thành tựu
Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty được tiến hành tương đối hoàn chỉnh, dựa trên đặc điểm thực tế ở công ty và tình hình vận dụng chế độ kế toán hiện hành Điều này được thể hiện trên các mặt sau:
Trước hết về tổ chức hoạt động của công ty: Những thành tích mà Công ty có được một phần nhờ vào đường lối lãnh đạo của Ban giám đốc Công ty Về mặt quản lý luôn có sự phối hợp nhịp nhàng và chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các phòng ban trong Công ty và các công ty thành viên Các quyết định và chỉ đạo liên quan đến toàn Công ty luôn được đưa xuống các phòng ban một cách thống nhất và đồng bộ Các công văn và chỉ thị của cấp trên được thi hành ngay theo ngày quyết định.
Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tại Công ty tổ chức tương đối chặt chẽ và gọn nhẹ Mỗi công ty thành viên đều có các kế toán thống kê riêng. Đội ngũ nhân viên kế toán Công ty được phân công chức năng, nhiệm vụ từng người rõ ràng, cụ thể cộng với trình độ năng lực nhiệt tình, sự trung thực trong công tác đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý tài chính của Công ty Trong đó phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được đặc biệt quan tâm Nhờ vậy, kế toán phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên các chứng từ, sổ sách kế toán để theo dõi kết quả tiêu thụ hàng hóa
Hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ được Công ty tổ chức sử dụng hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ, phù hợp với yêu cầu và là cơ sở phản ánh đầy đủ các định của Bộ tài chính và theo quy định riêng của Công ty TNHH SANNAM. Các chứng từ được bảo quản và lưu trữ cẩn thận.
Công ty đã xây dựng và áp dụng quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong hoạt động tiêu thụ hàng hóa một cách khoa học, đảm bảo việc phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ, đảm bảo tất cả các nhân viên trong công ty phải tuân thủ.
Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của công ty tương đối gọn nhẹ, đơn giản, dễ hiểu, bao gồm cả các tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2, các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán Kế toán áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QD-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính là phù hợp với đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực thương mại của doanh nghiệp.
Hệ thống sổ sách kế toán: Trong quá trình hạch toán, Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ Đây là hình thức tương đối đơn giản và thuận tiện với những điều kiện tổ chức sản xuất của Công ty, phù hợp hoàn toàn với qui mô và trình độ của cán bộ kế toán Hiện nay, kế toán Công ty ghi sổ theo một trình tự từ chứng từ gốc đến sổ chi tiết, do đó số hiệu trên các sổ cho một nghiệp vụ là giống nhau Cách vào sổ này thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ, sổ sách khi cần thiết và thuận tiện trong việc thanh toán đối chiếu công nợ Các sổ của công ty nói chung và các sổ phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa nói riêng nhìn chung đã đảm bảo yêu cầu đầy đủ về số lượng, chính xác về thông tin và cung cấp kịp thời.
Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế toán của công ty nhìn chung là hợp lý, hợp lệ, tuân thủ theo đúng chế độ kế toán đã quy định, đảm bảo yêu cầu đủ về số lượng, chính xác về thông tin và kịp thời về thời gian cung cấp số liệu hoạt với nhiều phương thức thanh toán đã tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa Trong khi đó, công nợ của khách hàng vẫn được quản lý chặt chẽ.Nhìn chung phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ đã thể hiện là một phần hành kế toán quan trọng nhất tại công ty Nhờ thực hiện tốt phần hành này mà kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ kết hợp với một số phần hành kế toán khác đã giám đốc chặt chẽ và phản ánh toàn diện tài sản, nguồn vốn của công ty Từ đó không chỉ cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ tốt nhu cầu quản lý nội bộ mà còn là nguồn cung cấp thông tin quan trọng và tin cậy cho các đối tượng bên ngoài.
Những tồn tại chủ yếu
Bên cạnh những mặt tích cực ở trên, công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty còn có một số vấn đề cần hoàn thiện:
Về tổ chức hoạt động của công ty: Bộ máy quản lý công ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến chức năng, phân thành các phòng ban và các công ty thành viên Tuy nhiên bản thân các công ty này lại tồn tại bộ phận quản lý thu nhỏ nên chức năng nhiều khi trùng lặp và lực lượng lao động gián tiếp trong công ty chiếm tỷ trọng khá cao Các phòng ban đơn vị trực thuộc đôi lúc lơ là, chậm thực thi quyết định của lãnh đạo Đôi khi công văn chỉ thị đến các phòng ban còn chậm Vẫn còn hiện tượng đi muộn về sớm.
Tồn tại về hệ thống chứng từ: Công tác tổ chức chứng từ chưa thực sự đồng bộ Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng chưa thống nhất, đặc biệt có sự không thống nhất trong việc sử dụng mẫu hóa đơn, chứng từ ở các chế độ kế toán khác nhau Định kỳ có thể là cuối mỗi tháng, kế toán chuyên quản yêu cầu các công ty thành viên nộp báo cáo lên Công ty để hạch toán, các công ty thành viên phải tập hợp chứng từ gửi kèm với báo cáo để chứng minh cho các khoản mục phát sinh Tuy nhiên, việc thanh toán chứng từ của các công ty thành viên lên Công ty bị chậm trễ là điều không thể tránh khỏi nhất là thời gian thanh toán của các công ty thành viên đó qui định nên rất dễ dẫn đến công việc bị dồn vào cuối kỳ làm cho nhiều khi việc hạch toán không được chính xác gây ra những sai sót không đáng có trong công tác hạch toán như ghi thiếu ghi nhầm làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định
Việc lập hóa đơn GTGT của công ty đôi khi vẫn còn vi phạm chế độ kế toán như đối với một số khách hàng quen thuộc, công ty không tiến hành lập hóa đơn GTGT ngay tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà thường tiến hành lập sau Nhiều hóa đơn GTGT vẫn còn thiếu chữ ký của người mua
Tồn tại về tài khoản sử dụng: Các hoạt động bán hàng thực hiện theo phương pháp bán buôn vận chuyển thẳng, kế toán sử dụng tài khoản 156 là không hợp lý vì đến cuối kỳ, khi hàng hóa chưa về nhập kho thì số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế hàng hóa trong kho không khớp nhau gây khó khăn cho việc quản lý hàng hóa.
Tồn tại trong việc ghi chép sổ sách kế toán: Việc hạch toán, ghi sổ đôi lúc không được thực hiện ngay khi nghiệp vụ phát sinh Đặc biệt trong những khoảng thời gian chất lượng sản phẩm không tốt, kế toán thường chờ phản ứng của khách hàng ( như đòi giảm giá, trả lại hàng mua ) rồi mới hạch toán Bên cạnh đó việc hạch toán một số nghiệp vụ còn chưa chính xác, định khoản sai các nghiệp vụ dẫn đến vào sổ sai, vì thế không phản ánh được bản chất vấn đề Việc ghi sổ các nghiệp vụ vào các sổ sách tương ứng ở cùng một nội dung không chính xác, khách quan.
Về việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp : cuối mỗi tháng kế toán không tiến hành phân bổ hai loại chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ Do đó không thấy được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng để công ty có thể tập trung vào một số mặt hàng có lợi nhuận cao.
Về công tác lập dự phòng : Hiện nay công ty chưa lập dự phòng các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Là một các phương thức thanh toán đa dạng nên việc khách hàng trả tiền sau là không thể tránh khỏi làm cho công ty dễ gặp rủi ro trong việc thu hồi công nợ Vì vậy để hạn chế bớt rủi ro và chủ động hơn về tình hình tài chính thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết Hơn nữa, các mặt hàng thường xuyên có sự biến động lớn về giá cả Để tránh thiệt hại cho công ty về những mặt hàng bị mất giá đáng kể thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng rất quan trọng Dự phòng thực chất là để bù đắp cho các thiệt hại xảy ra trong niên độ kế toán tiếp theo Việc trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán năm nay sẽ làm tăng một khoản chi phí và do đó làm giảm lợi nhuận, nhưng nếu năm sau các khoản này không xảy ra thì kế toán vẫn có thể hoàn nhập các khoản chi phí đã lập này.
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Trong thị trường cạnh tranh đầy gay gắt mà công ty đang phải đối mặt, nhất là khi Việt Nam đã trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO thì sự cạnh tranh càng tăng lên Tuy nhiên, cùng với sự phát triển kinh tế của cả nước, các ngành nghề, lĩnh vực, quy mô sản xuất kinh doanh mở rộng, công ty có nhiều cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng số lượng khách hàng cũng như tăng quy mô đơn đặt hàng Trong bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào thì kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho việc ra quyết định kinh tế của giám đốc Ngoài ra kế toán còn cung cấp thông tin phục vụ cơ quan nhà nước và các đối tượng quan tâm tình hình tài chính của doanh nghiệp Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại thì phần hành bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ là không thể thiếu vì nó phản ánh thực chất kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Mục tiêu lớn nhất của công tác kế toán là việc làm cần thiết để nâng cao thế mạnh, khắc phục những điểm yếu nhằm tăng nhanh lợi nhuận cho công ty cũng như đáp ứng được yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo công ty
Việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ cần được thực hiện trên một số nguyên tắc sau đây:
Nguyên tắc tuân thủ: việc hoàn thiện phải tuân thủ đúng theo quy định trong Luật kế toán và các văn bản pháp luật về quản lý kinh tế.
Nguyên tắc phù hợp: hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Bên cạnh đó cũng cần phù hợp với các chuẩn mực và thông lệ kế toán quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu hội nhập hiện nay Song không phải phù hợp và tuân thủ một cách cứng nhắc mà có sáng tạo.
Nguyên tắc hiệu quả: việc hoàn thiện phải có tính khả thi để công ty có khả năng thực hiện được Vì thế cần phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, phù hợp cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ bộ máy kế toán cũng như trình độ quản lý công ty.Cần có biện pháp giảm một cách tối đa khối lượng công tác kế toán nhưng đem lại hiệu quả cao nhất, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời và có chất lượng cao nhất.
Các giải pháp hoàn thiện
3.3.1 Hoàn thiện dưới góc độ kế toán tài chính
Về công tác quản lý: cần có sự giám sát chặt chẽ hơn việc thi hành của cấp dưới với chỉ thị của cấp trên, tăng cường đốc thúc hoàn thành công việc đối với các phòng ban, tránh sự ì trệ, kỷ luật, khiển trách với những trường hợp không tuân thủ nội quy, quy chế của công ty.
Hoàn thiện hệ thống tài khoản sử dụng: Kế toán cần phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào đúng tài khoản kế toán liên quan, đồng thời định khoản
CPBH, QLDN phân bổ cho mặt hàng XDTBH mặt hàng X
= X phòng cho công ty vì vấn đề dự phòng là rất cần thiết Có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 cấp 3 để tăng cường tính chủ động, linh hoạt cho các đơn vị hạch toán cơ sở Ví dụ: tài khoản cấp 2 (1311), tài khoản cấp 3 (13111)
Ngoài ra kế toán cũng cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán hiện hành để đáp ứng yêu cầu mới trong quá trình hội nhập.
Hoàn thiện qui trình luân chuyển chứng từ: Theo em Công ty nên quy định kỳ thanh toán chứng từ thống nhất dưới các công ty thành viên để giúp cho việc hạch toán kế toán được kịp thời và chính xác Đồng thời, có quy định phạt cụ thể đối với trường hợp nộp chứng từ muộn làm ảnh hưởng tới tiến độ công tác kế toán tại Công ty Bên cạnh đó cũng cần đơn giản hóa nội dung chứng từ cũng như thủ tục lập và luân chuyển chứng từ để giảm bớt thời gian xét duyệt chứng từ, cố gắng giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng những chứng từ liên hợp (Ví dụ như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) và những chứng từ sử dụng nhiều lần (như: phiếu lĩnh vật tư theo định mức)
Kế toán tại công ty cần tuân thủ tính kịp thời khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dù trong nội bộ hay bên ngoài kế toán cũng phải lập chứng từ ngay tại thời điểm kinh tế phát sinh theo đúng thứ tự thời gian Việc này hạn chế sự bỏ sót hay nhầm lẫn số liệu.
Hóa đơn GTGT cần phải được lập ngay khi có sự chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, các thông tin trên hóa đơn phải được ghi đầy đủ.
Về việc phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán nên tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng (hoặc nhóm hàng) để biết được mặt hàng nào có lãi, mặt hàng nào lỗ Từ đó có những chiến lược kinh doanh kịp thời, đúng đắn, tập trung chủ lực vào những mặt hàng mang lại lợi nhuận cao Doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu thức phân bổ sau:
Kế toán hàng mua đang đi đường: Để theo dõi hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho, kế toán ghi thẳng vào tài khoản 156 là không đúng bản chất như đã trình bày ở trên Theo em nên cho vào tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” là hợp lý Phương pháp hạch toán như sau:
Trường hợp hàng mua chưa về mà chứng từ mua hàng về trước, kế toán lưu các chứng từ này vào Cuối kỳ nếu hàng mua vẫn chưa nhập về thì kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 151: hàng mua đang đi đường
Sau khi hàng về nhập kho, tùy từng trường hợp cụ thể lúc đó mà kế toán ghi:
Nợ TK 156: hàng về nhập kho
Nợ TK 632: hàng mua giao bán thẳng trực tiếp
Có TK 151: hàng mua đang đi đường
Về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Với dự phòng phải thu khó đòi: Cuối niên độ, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để xác nhận các khoản nợ của khách hàng Kế toán cần theo dõi thường xuyên tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng để xác định các khoản nợ phải thu có khả năng thất thu Từ đó lập dự phòng phải thu khó đòi Mức lập dự phòng được xác định theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Mức dp cần lập = Doanh số phải thu X Tỷ lệ ước tính
Tỷ lệ ước tính ở đây được xác định theo kinh nghiệm của kế toán viên hoặc dựa vào tỷ lệ của những năm trước đó.
Cách 2: Mức dp cần lập = Số nợ thực tế X Số % có khả năng mất nợ
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, hoặc người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Kế toán sử dụng TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Các khoản dự phòng này được lập cho từng loại hàng hóa và được tập hợp vào bảng kê chi tiết sau đó sẽ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp Phương pháp hạch toán như sau:
Khi đã lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi:
Nợ TK 642: (mức dự phòng cần lập)
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi Nếu mức dự phòng phải thu khó đòi cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì kế toán sẽ lập thêm khoản dự phòng chênh lệch đó.
Nợ TK 642: (số chênh lệch dự phòng)
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi Nếu mức dự phòng phải thu khó đòi cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì kế toán sẽ hoàn nhập số chênh lệch dự phòng theo bút toán:
Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642: (số chênh lệch dự phòng) Với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối niên độ, kế toán cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các bước sau:
Bước 1: kiểm kê số lượng hàng tồn kho hiện có theo loại
Mức dự phòng cần lập
=Số lượng HTK mỗi loại
Mức chênh lệch giảm giá HTK mỗi loạiX
Mức chênh lệch giảm giá HTK mỗi loại
Giá gốc HTK theo sổ sách kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK_ trường của mỗi loại hàng hóa vào ngày kiểm kê
Bước 3: tính mức dự phòng phải nộp cho niên độ kế toán sau theo loại hàng tồn kho nào có mức giá thị trường tại ngày kiểm kê thấp hơn giá ghi sổ tại thời điểm nhập kho Mức lập dự phòng được xác định như sau: