Công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài (tại kcx linh trung 1 tp hồ chí minh) đề tài sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường năm 2009

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG NĂM 2009 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI (TẠI KCX LINH TRUNG 1-TP.HỒ CHÍ MINH) NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TH.S ĐỖ VĂN HỌC CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI: TRẦN VŨ THÀNH SINH VIÊN NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2005 -2009 TP.HCM THÁNG NĂM 2009 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài: 2.Mục đích nghiên cứu ý nghiã đề tài 2.1.Mục đích nghiên cứu đề tài 2.2.Ý nghĩa đề tài: Phạm vi nghiên cứu đối tượng nghiên cứu 4.Nhiệm vụ đề tài: 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6.Đóng góp đề tài: 7.Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu: 8.Bố cục đề tài: 10 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI 11 1.1.Khái niệm văn phòng 11 1.2.Sự xuất văn phòng đại 12 1.2.1.Hồn cảnh đời mơ hình văn phòng đại 12 1.2.2.Chức văn phòng thời đại bùng nổ thông tin 22 1.3.Cấu trúc văn phòng đại 30 1.3.1.Trang thiết bị - kỹ thuật văn phòng đại 31 1.3.2.Con người làm văn phòng 35 1.3.3.Các nghiệp vụ hành văn phịng 37 1.3.4.Sự kết hợp ba mặt cấu trúc văn phòng đại 39 1.4.Tổ chức văn phòng đại 41 1.4.1.Cơ sở xuất phát việc xây dựng tổ chức văn phòng đại 41 1.4.2 Các mơ hình tổ chức văn phịng 46 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI (TẠI KCX LINH TRUNG 1) 55 2.1.Khái quát chung khu chế xuất Linh Trung 55 2.1.1.Lịch sử hình thành phát triển 55 2.1.2 Đặc điểm doanh nghiệp KCX Linh Trung 57 2.2.Công tác tổ chức văn phòng đại 63 2.2.1.Quy mô tổ chức 63 2.2.2.Mơ hình tổ chức văn phòng: 64 2.3 Cấu trúc văn phòng đại 69 2.3.1.Trang thiết bị, máy móc văn phòng 70 2.3.2.Nguồn nhân lực làm văn phòng 77 2.3.3.Các khâu nghiệp vụ văn phòng đại 84 2.4.Một số vấn đề quản trị văn phòng đại 98 2.4.1.Quản trị nhân 98 2.4.2.Quản lý trình thu thập xử lý thông tin 99 2.4.3.Quản lý văn hồ sơ công việc phần mềm tin học 101 2.5.Một số nhận xét cơng tác xây dựng văn phịng đại 102 2.5.1 Ưu điểm: 102 2.5.2.Nhược điểm 104 CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI(TẠI KCX LINH TRUNG 1) 105 3.1.Bài học kinh nghiệm công tác xây dựng văn phòng đại 105 3.2.Một số giải pháp hồn thiện cơng tác xây dựng văn phòng đai 107 3.2.1.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm văn phòng 107 3.2.2.Kết hợp nghiệp vụ văn phòng truyền thống với nghiệp vụ văn phòng đại 109 KẾT LUẬN 112 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 LỜI TRI ÂN Thực đề tài nghiên cứu tác giả đề tài phải trải qua nhiều khó khăn vất vả, công tác tiếp cận khảo sát thực tế KCX Linh Trung Để hoàn thành đề tài tác giả đề tài phải tự xây dựng cho tâm cao độ với lòng say mê nghiên cứu Đề tài hồn tất có đóng góp to lớn TH.S Đỗ Văn Học, Thầy tận tình giúp đỡ hướng dẫn cho tác giả toàn trình thực Đồng thời tác giả nhận giúp đỡ tận tình thầy giáo môn: T.S Lê Văn In, T.S Nghiêm Kỳ Hồng, T.S Phan Đình Nham, TH.S Nguyễn Văn Báu, thầy Hoàng Quang Cương… Ngoài tác giả đề tài nhận giúp đỡ tận tình thầy Nguyễn Trí Thơng, bạn Nguyễn Thị Hạnh cán bộ, chun viên văn phịng cơng ty TNHH FUJI IMPULSE VIETNAM việc sửa chữa đề tài, lập phiếu khảo sát cung cấp liệu cho đề tài Đề tài thực hồn thành có đóng góp giúp đỡ tận tình thầy giáo bạn bè tác giả Khơng có hơn, tác giả xin chân thành cảm ơn giúp đỡ thầy bạn Cho phép tác giả gửi lời tri ân sâu sắc tới người CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài: Vào năm 50 kỷ XX, với đời máy tính điện tử chỗ gặp thông tin công nghệ - bắt đầu cách mạng thông tin công nghệ lần thứ năm, mà đỉnh cao mạng internet Từ đây, xã hội loài người bước vào giai đoạn phát triển chất - giai đoạn văn minh tin học hay văn minh trí tuệ Đi với xuất máy tính điện tử tượng “ bùng nổ thơng tin” mang tính tồn cầu xuất vào năm 80 kỷ XX Hiện tượng tác động không ngừng vào hoạt động ngành, tổ chức, doanh nghiệp Sự xuất mạng Internet hệ thống máy tính điện tử với việc phát triển mạnh mẽ kinh tế tạo xã hội lồi người khối lượng thơng tin khổng lồ Khối lượng thơng tin ngày tăng lên nhanh chóng tác động cách trực tiếp vào hoạt động kinh tế giới Trước tình hình đặt yêu cầu cấp thiết quan, tổ chức phải có hệ thống quản lý, thu thập xử lý thông tin cách hiệu cung cấp thông tin xác, kịp thời để cấp quản trị đưa định, kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp với tình hình thực tiễn Những yêu cầu đáp ứng cách xây dựng văn phòng quan, doanh nghiệp theo hướng đại Các nhà quản trị học nhà quản lý doanh nghiệp sâu nghiên cứu vấn đề họ đưa định táo bạo chuyển trọng tâm quản trị doanh nghiệp sang quản trị hành văn phòng Quyết định làm thay đổi nhận thức cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp vai trị văn phịng Đó điều kiện khách quan, tất yếu làm xuất mô hình văn phịng đại Khác với văn phịng truyền thống thực công việc vụ, giấy tờ túy, văn phòng đại với chức GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 thu thập, xử lý cung cấp thơng tin góp phần làm tăng suất lao động làm lợi nhuận dạng đặc biệt Để tìm hiểu kỹ lưỡng sâu sắc công tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp tác giả chọn đề tài “Cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) giai đoạn 2006-2009”, làm đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường Trong tác giả đề tài bước đầu thực cơng trình nghiên cứu phạm vi doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung Việc lựa chọn đề tài nghiên cứu cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) lý do: Cơng tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp nước ta diễn cách đầy đủ hồn thiện Có thể khẳng định đặc trưng văn phòng doanh nghiệp văn phòng đại Đặc biệt doanh nghiệp thuộc khu chế xuất Linh Trung doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, mặt khác doanh nghiệp chuyên sản xuất mặt hàng xuất Chính nghiên cứu cơng tác xây dựng văn phòng đại cho ta thấy học kinh nghiệm quý báu công tác doanh nghiệp Ưu điểm tồn công tác doanh nghiệp nào? Từ kinh nghiệm quý báu cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp trở thành học quý giá cho thân tác giả người quan tâm đến vấn đề này, công tác xây dựng văn phòng đại quan quản lý hành nhà nước nước ta GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 2.Mục đích nghiên cứu ý nghiã đề tài 2.1.Mục đích nghiên cứu đề tài Thực đề tài nghiên cứu tác giả mong muốn thực mục tiêu cụ thể sau: 1.Khái quát chung thực trạng thực cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1-TP HCM) Đưa nhận xét ưu điểm nhược điểm công tác doanh nghiệp 2.Rút học kinh nghiệm từ thực tiễn thực công tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp 3.Đưa số giải pháp khắc phục nhược điểm công tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) 2.2.Ý nghĩa đề tài: Nghiên cứu cơng tác văn phịng doanh nghiệp đầu tư nước việc làm khó khăn giới nghiên cứu Việt Nam Đặc biệt mà luật pháp Việt Nam chưa có quy định cụ thể lĩnh vực doanh nghiệp doanh nghiệp đầu tư nước Với lý bảo vệ bí mật cơng nghệ bí mật sản xuất, nhà đầu tư từ chối đề nghị cung cấp văn tài liệu thông tin cơng tác văn phịng doanh nghiệp Tuy nhiên, nghiên cứu cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng hành Khi mà tượng bùng nổ thông tin thành tựu cách mạng thông tin – công nghệ bắt buộc quan, tổ chức phải xây dựng văn phòng đại đủ sức tồn phát triển thời đại kể quan quản lý Nhà nước GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 Quan trọng sinh viên ngành Lưu trữ Quản trị văn phòng mà đối tượng hướng nghiệp chủ yếu họ tương lai văn phòng doanh nghiệp Việc nghiên cứu vấn đề thực tiễn cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp trở thành học quý giá họ mà khơng sách vỡ lý thuyết có Cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp nghiên cứu cách khoa học, kỹ lưỡng sâu sát cho bào học kinh nghiệm quý báu để tiến hành cải cách hành nhà nước đại hóa hành nước ta mà thực chất xây dựng văn phòng đại quan hành nhà nước Phạm vi nghiên cứu đối tượng nghiên cứu Nếu tính nước có hàng trăm ngàn doanh nghiệp cịn tính riêng Thành phố Hồ Chí Minh có tới hàng ngàn doanh nghiệp Trong tồn nhiều loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài…) tập trung 19 khu chế xuất khu công nghiệp phân tán khắp quận, huyện thành phố Trong khả sinh viên, tác giả dừng lại nghiên cứu cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp thuộc khu chế xuất Linh Trung 1– TP HCM Đối tượng nghiên cứu đề tài cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp 4.Nhiệm vụ đề tài: Thực mục đích nghiên cứu đặt đề tài có nhiệm vụ sau: Thứ nhất: khái quát chung lý luận công tác xây dựng văn phòng đại ba mặt cấu trúc tổ chức văn phòng GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 Thứ hai: khảo sát thực tế nêu lên thực trạng công tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1); khái quát đặc trưng công tác doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung Thứ ba: Đưa học kinh nghiệm từ công tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp Khu chế xuất Linh Trung Kiến nghị giải pháp hồn thiện cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu công tác văn phịng nói chung cơng tác xây dựng văn phịng đại đề tài nhà nghiên cứu nước quan tâm nghiên cứu nhiều thập kỹ qua Đối với nhà nghiên cứu nước ngồi nói nhiều có đội ngũ đơng đảo nhà khoa học nghiên cứu cơng tác văn phịng Đặc biệt kể từ tượng bùng nổ thông tin làm văn phòng đại đời với chức thu thập xử lý thông tin yểm trợ hành cho nhà lãnh đạo Tiêu biểu cho nhà nghiên cứu nước phải kể đến Mike Harvey Ông tác giả nỗi tiếng với nhiều cơng trình nghiên cứu quản trị hành văn phịng Tác phẩm tiếng ơng kể đến cuốn: Quản trị hành văn phịng Cao Xuân Đỗ dịch sang tiếng Việt năm 2007 Trong sách ơng trình bày tồn vấn đề quản trị hành văn phòng văn phòng đại Tác phẩm kết cấu với chương trình bày tất tác động xu thời đại đến công việc văn phòng, đề vấn đề cấp thiết quản trị văn phòng Những vấn đề xây dựng ba mặt cấu trúc văn phòng theo hướng đại phù hợp với xu phát triển kinh tế Tác phẩm coi cẩm nang cho nhà quản trị văn phòng Tuy nhiên, hạn chế tác phẩm ơng cho vấn đề ông nêu áp dụng GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 cho việc xây dựng văn phịng quan, tổ chức Đây điều khơng thể làm khơng “may áo cho người mặc chung” Ngồi ơng có nhiều tác phẩm nói đến cơng việc văn phịng như: Quản trị hành văn phịng nhà xuất Thống kê Hà Nội dịch phát hành năm 1996; Office Administration and Management Cambridge: ISCA Publishing Limited, 1986… Bên cạnh Mike Harvey nhiều tác giả khác nghiên cứu cơng việc văn phịng như: Bracha, Bernadine et ali (Office Procedures for the Professional Secretary); Church, Olive D(Mordern Office Procedures for Administrative Support); Rausch Edward N(Principles of Office Administration)… Ở nước ta có đội ngũ đơng đảo nhà khoa học nghiên cứu vấn đề cơng việc văn phịng TS Lê Văn In, TS Nghiêm Hỳ Hồng, TH.S Nguyễn Văn Báu,TH.S Đỗ Văn Học thuộc trường Đại học khoa học xã hội nhân văn thành phố Hồ Chí Minh; PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, PGS Vương Đình Quyền, TS Vũ Thị Phụng… thuộc trường Đại học khoa học xã hội nhân văn Hà Nội Ngồi cịn có số tác giả khác như: GS.TS.Nguyễn Thành Độ (trường Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội); Phan Thanh Lâm, Bùi Nguyệt Ánh ( trung tâm bồi dưỡng Bách Khoa); TS Nguyễn Hữu Thân(Viện đại học Đà Lạt)… Đặc biệt có q trình nghiên cứu lâu dài quản trị văn phịng doanh nghiệp vấn đề cơng việc văn phòng doanh nghiệp TS Lê Văn In Ơng có nhiều tác phẩm tiếng lĩnh vực như: Văn phòng đại nghiệp vụ hành văn phịng; Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu…Trong tác phẩm ông nêu lên vấn đề cơng tác xây dựng văn phịng đại GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 thu thập xử lý thông tin Chức xây dựng kế hoạch, chương trình kiểm tra văn phịng doanh thực hoàn thiện đạt hiệu cao Bảy là: Công tác xây dựng văn phòng đại làm xuất vấn đề quản trị văn phòng đại cách hiệu Cơng tác quản trị hành văn phịng doanh nghiệp hướng mạnh vào hiệu suất hiệu cơng việc văn phịng Từ ưu điểm cho thấy văn phòng doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung xây dựng tương đối hoàn chỉnh văn phịng theo mơ hình văn phịng đại với ba mặt cấu trúc Việc xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp thực đem lại hiệu cao việc thực công việc văn phòng 2.5.2.Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung cịn có điểm hạn chế sau: Một là: Hiện tượng làm việc trái ngành nghề đào tạo đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng doanh nghiệp phổ biến ảnh hưởng lớn đến hiệu trình xây dựng văn phịng đại Nhất thiếu chun mơn, nghiệp vụ cần thiết để thực hoàn chỉnh xác, hiệu cơng việc văn phịng Hai là: Việc ứng trang thiết bị máy móc đại vào cơng việc văn phịng chưa thực hiệu chưa khai thác hết công suất, tác dụng giải cơng việc văn phòng Việc ứng dụng phần mềm tin học công tác lưu trữ tồn hạn chế: khó bảo mật thơng tin quan trọng, GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 104 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI 2009 chưa tích hợp với khâu nghiệp vụ phân loại xác định giá trị tài liệu lưu trữ trung tâm sở liệu văn phòng doanh nghiệp Ba là: khâu nghiệp vụ văn phòng đại cán bộ, chuyên viên văn phòng thực hiệu chưa cao Nguyên nhân hạn chế đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng chưa đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ văn phịng Những nhận xét cơng tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung dựa sở kết thực tế nghiên cứu khảo sát công tác Đây thành cố gắng nổ lực trình nghiên cứu tác giả Bản thân tác giả khẳng định nhận xét tương đối sát hợp với thực tiễn công tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung Tác giả tin tưởng có cơng trình nghiên cứu khẳng định đắn đề tài tác giả thực CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI(TẠI KCX LINH TRUNG 1) 3.1.Bài học kinh nghiệm cơng tác xây dựng văn phịng đại Toàn đề tài nghiên cứu minh chứng rằng: cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung thực tương đối hoàn thiện Lịch sử phát triển mơ hình văn phịng chứng minh rằng: văn phòng đại xây dựng hồn thiện giải phóng sức lao động cho cán bộ, chun viên văn phịng Từ tạo điều kiện cho cán bộ, chun viên văn phịng đầu tư nhiều vào thực công việc văn phòng cách sáng tạo hiệu Đồng thời thực vai trò chủ thể thực thể GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 105 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 văn phòng thực thể khả tư duy, sáng tạo cách cao Từ mong muốn tiếp cận học hỏi kiến thức thực tế cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp nhằm bổ sung vào lý thuyết học, tác giả mạnh dạn thực đề tài Tác giả thực đề tài có tựa đề VPUBND tỉnh Đồng Nai Chính thế, qua cơng trình nghiên cứu tác giả rút số học kinh nghiệm cơng tác xây dựng văn phịng đại sau: Ba mặt cấu trúc văn phòng đại coi điểm nỗi bật khác biệt đặc trưng văn phòng đại so với văn phòng truyền thống Thực tế văn phịng truyền thống văn phịng đại cấu thành ba thành phần : trang thiết bị văn phòng; người làm văn phòng; khâu nghiệp vụ văn phòng Tuy nhiên khác biệt ba mặt cấu trúc văn phòng đại đổi chất theo hướng đại ba mặt cấu trúc Thực tế xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung cho thấy rõ rằng: Một là: trước hết muốn xây dựng thành công văn phòng đại cần phải xây dựng đồng ba mặt cấu trúc văn phòng Nếu thiếu ba mặt cấu trúc cơng tác xây dựng văn phịng đại trở nên khơng hiệu thất bại Tuy nhiên thực tế việc đào tạo nguồn nhân lực làm văn phòng Việt Nam quan tâm đầu tư năm gần Cho nên việc xây dựng văn phịng đại cách hồn chỉnh ba mặt cấu trúc lúc điều chưa thể làm Trong yêu cầu khách quan kinh tế bắt buộc quan, doanh nghiệp phải xây dựng văn phịng đại cho quan, doanh nghiệp Hơn phát triển khoa học công nghệ phát triển vũ bão làm xuất hàng loạt thiết bị viễn thông đại tạo nên thời GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 106 CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI 2009 đại máy vi tính nối mạng internet Vì trước hết cần phải trang bị máy móc trang thiết bị đại đồng thời thực sách tuyển dụng cán bộ, chun viên văn phịng có trình độ cao Tiếp thực sách đào tạo chun mơn nghiệp vụ cho họ để dần xây dựng hồn thiện văn phòng đại Hai là: Thực sách quản trị văn phịng đại cách hiệu Các cơng việc văn phịng truyền thống thường tổ chức cách riêng lẻ, khơng logíc khơng khoa học Chính hiệu suất hiệu thấp Đối với văn phòng đại với trang bị máy móc đại nhà quản trị phải tính tốn đến “tổng lợi ích phải cao tổng chi phí bỏ ra” làm cho văn phịng nâng cao vai trị doanh nghiệp Chính quản trị hành văn phịng phải coi bốn trọng tâm quản trị doanh nghiệp Muốn làm điều quản trị hành văn phịng phải tổ chức khoa học phải hướng mạnh vào quản lý cơng việc văn phịng cách hiệu nhất, khoa học 3.2.Một số giải pháp hồn thiện cơng tác xây dựng văn phòng đai 3.2.1.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm văn phòng Từ thực tế nghiên cứu cho thấy cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung1 tương đối hồn chỉnh cịn tồn hạn chế nguồn nhân lực làm văn phòng Do nhận thức vai trò văn phòng thời gian dài chưa đắn Vì thế, năm gần cơng tác đào tạo nguồn nhân lực làm văn phòng quan tâm đào tạo Tuy nhiên, tượng bùng nổ thông tin xuất vào năm 50 GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 107 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 kỷ XX mơ hình văn phịng đại hình thành từ năm 80 kỷ XX Chính dẫn tới thực trạng thị trường lao động Việt Nam tượng khủng hoảng trầm trọng nguồn nhân lực làm văn phòng qua đào tạo Đặc điểm trở thành vật cản trở q trình xây dựng văn phịng đại quan, doanh nghiệp Hơn với số lượng nguồn nhân lực làm văn phịng đào tạo nước ta chất lượng đào tạo chưa cao không đáp ứng u cầu nhà tuyển dụng Chính nhà quản trị doanh nghiệp phải tuyển dụng nguồn nhân lực làm văn phòng từ ngành khác Do tượng làm trái ngành nghề đào tạo cán bộ, chuyên viên làm văn phòng quan, doanh nghiệp tương đối phổ biến Điều làm cho chất lượng công việc văn phịng doanh nghiệp khơng cao hiệu thấp Để khắc phục hạn chế này, doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung phải thực sách nâng cao trình độ, chun môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phịng doanh nghiệp Trước hết thân cán bộ, chuyên viên văn phòng phải tự trang bị kiến thức, nghiệp vụ văn phòng cho cách tham gia lớp học ngắn hạn nghiệp vụ văn phòng Các sở đào tạo nguồn nhân lực làm văn phòng cần phải thường xuyên liên kết với doanh nghiệp mở lớp học bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng doanh nghiệp Điển hình cho mơ hình này, có liên kết đào tạo trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh Các doanh nghiệp cần chủ động mời giảng viên, chuyên viên có kinh nghiệm cơng tác xây dựng văn phịng đại tập huấn chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, chuyên viên nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 108 CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI 2009 chun viên văn phịng nhằm đáp ứng tốt yêu cầu thực tiễn công việc văn phòng Đặc biệt quan trọng việc nâng cao trình độ chun mơn văn phịng cho cán bộ, chuyên viên phải đào tạo trình độ tin học kỹ sử dụng phần mềm tin học máy móc văn phịng đại Vấn đề nhà quản trị doanh nghiệp nhận định kỹ yếu cán bộ, chuyên viên văn phòng doanh nghiệp Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm văn phịng q trình xây dựng văn phịng đại thực cách hồn chỉnh Vì chủ thể, chủ động sáng tạo thực công việc văn phịng máy móc đại có thực nguồn nhân lực làm văn phịng Nguồn nhân lực làm văn phòng mặt cấu trúc quan trọng định thành công hay thất bại q trình xây dựng văn phịng đại 3.2.2.Kết hợp nghiệp vụ văn phòng truyền thống với nghiệp vụ văn phịng đại Như phân tích thực trạng cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung 1, cho thấy hầu hết doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc vào công tác văn thư – lưu trữ Việc ứng dụng phần mềm vào công tác văn thư – lưu trữ giải phóng cán bộ, chun viên làm văn phịng khỏi công việc thủ công giấy tờ vụ Khác với trước công việc tiếp nhận, lưu trữ xử lý văn trở nên vất vả gặp nhiều khó khăn cán bộ, chun viên văn phịng cơng việc trở nên đơn giản, nhẹ nhàng hồn tồn thuận lợi, nhanh chóng họ Sự ứng dụng phần mềm vào công tác văn thư – lưu trữ thực tạo nên hiệu suất hiệu cao hoạt động công tác GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 109 CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 Tuy nhiên bên cạnh thuận lợi hiệu đem lại ứng dụng phần mềm vào cơng tác văn thư – lưu trữ số hạn chế định Những hạn chế thể rõ việc thực sô khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ như: xác định giá trị tài liệu, bảo mật tài liệu, phân loại văn bản, tài liệu Môt hạn chế viêc ứng dụng phần mềm vào công tác văn thư – lưu trữ công tác phân loại văn bản, tài liệu trung tâm sở liệu chưa tiến hành Bất kỳ văn bản, tài liệu ban hành tiếp nhận phận văn thư scan lưu trữ vào trung tâm sở liệu mà không qua bước phân loại Trong sở liệu phân loại chũng theo thời gian nhập vào văn theo thời gian văn chưa có phân loại theo phương án định Đặc điểm làm cho trung tâm sở liệu lưu trữ văn bản, tài liệu trở nên hỗn hợp làm cho việc tra tìm văn trở nên khó khăn Đặc biệt, tốn dung lượng phần mềm để lưu trữ văn khơng có giá trị, hết giá trị có giá trị, ý nghĩa thấp Đi với hạn chế công tác phân loại văn bản, tài liệu công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực ứng dụng phần mềm tin học công tác văn thư – lưu trữ công tác văn thư – lưu trữ Do văn bản, tài liệu lưu trữ trung tâm sở liệu chưa phân loại kéo theo công tác giá trị tài liệu chưa thực cách đầy đủ Chính cơng tác phân loại xác định giá trị văn bản, tài liệu cần cán văn thư – lưu trữ thực phương pháp truyền thống, thủ công Sau xác định giá trị tài liệu phân loại văn tài liệu, lập thành hồ sơ cán bộ, chuyên viên quản lý trung tâm sở liệu thực việc hủy bỏ văn bản, tài liệu hết giá trị, có giá trị thấp Một hạn chế cần khắc phục việc ứng dụng phần mềm tin học vào công tác văn thư – lưu trữ doanh nghiệp khu chế xuất GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 110 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 Linh Trung cơng tác bảo vệ bí mật tài liệu mật( tài liệu phản ánh phát minh, sáng chế mới, tài liệu bí mật cơng nghệ, tài liệu chiến lược sản xuất kinh doanh…) doanh nghiệp khơng an tồn Thực tế cho thấy thông tin đưa vào lưu trữ trung tâm sở máy tính có nối mạng diện rộng (WAN) nguy bị tin tặc xâm nhập vào cao Chính lưu trữ văn bản, tài liệu quan trọng sở liệu doanh nghiệp cơng tác bảo vệ bí mật chưa an toàn tuyệt đối Tuy nhiên với phát triển không ngừng phân mềm ứng dụng công tác văn thư – lưu trữ phiên dần khắc phục nhược điểm hệ thống khóa bảo mật có độ an tồn cao Mặc dù việc lưu trữ tất văn bản, tài liệu trung tâm sở liệu bị tin tặc xâm nhập Việc ứng dụng phần mềm tin học vào công tác văn thư – lưu trữ yêu cầu cấp thiết xu hướng phù hợp với cơng tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung I Tuy nhiên việc ứng dụng phần mềm tin học vào cơng tác cịn số điểm hạn chế cần khắc phục Để khắc phục hạn chế cần tiến hành khâu nghiệp vụ văn thư – lưu trữ truyền thống kết hợp với việc ứng dụng phần mềm tin học đại công tác văn thư lưu trữ Việc kết hợp làm cho công tác văn thư – lưu trữ cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp trở nên hoàn thiện GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 111 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI 2009 KẾT LUẬN Cơng tác xây dựng văn phịng đại có ý nghĩa định đến hưng thịnh hay suy vong quan, doanh nghiệp thời đại cách mạng thông tin – công nghệ tượng bùng nổ thơng tin Sự đời văn phịng đại làm thay đổi hoàn toàn nhận thức nhân loại nhà quản trị vai trò vị trí văn phịng quan tổ chức Tất cac quan, doanh nghiệp thực q trình xây dựng văn phịng đại cho quan, doanh nghiệp Các doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung I không nằm quy luật chung kinh tế giới Các doanh nghiệp chịu tác động mạnh mẽ tượng bùng nổ thông tin cách mạng thông tin –công nghệ Các doanh nghiệp đầu tư mua sắm trang bị hoàn thiện máy móc, trang thiết bị cho văn phịng Đồng thời thực sách tuyển dụng đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng có trình độ chun mơn cao Tuy nhiên hạn chế thị trường lao động văn phòng tượng làm việc trái ngành nghề đào tạo đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng phổ biến Đây nguyên nhân làm hạn chế đến hiệu suất hiệu công việc văn phịng doanh nghiệp Nhìn chung cơng tác xây dựng văn phòng đại ba mặt cấu trúc doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung I dần hoàn thiện Bố trí văn phịng theo mặt mở theo kiểu bán tập trung bán phân tán phương án lựa chọn hầu hết doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung I Tuy nhiên, tuỳ theo quy mô đặc điểm doanh nghiệp khác việc bố trí văn phịng theo mơ hình kiểu khác Mặc dù lựa chọn phương án bố trí văn phịng khác hầu hết phương án lựa chọn phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động, sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc sử dụng vách ngăn kín suốt cho ngăn vách GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 112 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 phịng ban với việc bố trí theo mặt mở tạo điều kiện thuận lợi cho việc trang bị trang thiết bị, máy móc văn phịng tiết kiệm chi phí diện tích Đi với cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung I quan tâm đến công tác quản trị hành văn phịng Có thể khẳng định cơng tác quản trị hành văn phịng doanh nghịêp hướng mạnh đến tính hiệu hiệu suất vấn đề quản trị văn phòng đại Tất vấn đề quản trị văn phòng đại hoạch định, kiểm soát cách chặt chẽ Đồng thời đêu hỗ trợ đắc lực công cụ, phương tiện làm việc đại thiết bị truyền thông hiệu chúng cao Công tác quản lý văn đi, đến quản lý tài liệu lưu trữ ứng dụng phần mềm tin học Chính tiết kiệm thời gian, kho bãi cơng tác hiệu nâng cao Các cán văn thư – lưu trữ doanh nghiệp thực giải phóng sức lao động Tuy nhiên hạn chế lớn việc ứng dụng phần mềm công tác văn thư – lưu trữ phổ biến tượng văn chuyển giao nội khơng có chữ ký dấu hợp lệ, đồng thời văn tài liệu đưa vào lưu trữ trung tâm liệu khơng lập hồ sơ hồn chỉnh, văn bản, tài liệu không xác định giá trị tài liệu…Mặc dù vậy, tác dụng to lớn việc ứng dụng phần mềm tin học văn thư – lưu trữ doanh nghiệp thiết thực có hiệu cao Cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung I hoàn thiện mặt hạn chế giải Muốn giải vấn đề nguồn nhân lực thiếu chuyên môn, nghiệp vụ cần phải có kết hợp doanh nghiệp, người lao động văn phòng sở đào tạo để mở lớp đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nguồn nhân lực làm văn phòng doanh nghiệp Để giải vấn đề hạn chế công tác văn thư – lưu trữ cần có kết hợp nghiệp vụ văn thư – lưu trữ truyền thống thủ công với nghiệp vụ lưu trữ đại phần mềm tin học GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 113 CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI 2009 Nhìn chung cơng tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp khu chế xuất Linh Trung dần hoàn thiện Việc xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp có ý nghĩa thiết thực, ngày góp phần nâng cao vị trí doanh nghiệp thi trường cạnh tranh./ GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 114 CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 01 Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phịng đại nghiệp vụ hành văn phịng, NXB TPHCM, 1996 02 Lương Minh Việt, Giáo trình nghiệp vụ thư ký, NXB Hà Nội, 2005 03 Tạ Hữu Anh, Cơng tác hành – văn phịng quan nhà nước, NXB Chính trị Quốc gia, 2002 04 Phạm Hưng, Lê Văn In, Nguyễn Văn Đáng, Quản trị văn phịng doanh nghiệp, NXB Chính trị Quốc gia, 1995 05 Phạm Hưng, Lê Văn In, Lương Bích Ngọc, NXB TP HCM, 2001 06 ĐHQG – Trường Đại học KHXH & NV, Khoa Lịch Sử, Những vấn đề khoa học lưu trữ tỉnh phía Nam thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố đất nước ( Kỷ yếu hội thảo khoa học), NXB Chính trị Quốc gia TP.HCM, 2005 07 Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiến Thanh, Bùi Xuân Lự, Nghiệp vụ thư ký văn phòng tổ chức, NXB Học viện hành Quốc gia, 2003 08 Vũ Thị Phụng, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2000 09 Đoàn Thị Hồng Vân, Kim Ngọc Đạt, Giao tiếp kinh doanh sống, NXB Thống kê, 2006 10 Nghiêm Kỳ Hồng, Hà Quang Thanh, Quy định pháp luật soạn thảo văn công tac văn thư – lưu trữ, NXB Lao động, 2006 11 Vũ Đình Quyền, Hướng dẫn soạn thảo quản lý văn bản, NXB Tài 2006 12 PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB ĐHQGHN GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 115 CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI 2009 13 Nguyễn Đình Xn, Vũ Đức Đán, Giáo trình tâm lý quản lý, Trườn Đại học Tổng hợp Hà nội, khoa luật năm 1994 14 Th.S Nguyễn Văn Báu, công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp nhà nước địa bàn TP.Hồ Chí Minh 15 Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận thực tiễn 16 Nguyễn Trung Trực, Trương Quang Dũng, ISO 9000 dịch vụ hành 17 TS Lê Văn In, nghiệp vụ thư ký – soạn thảo văn – quản lý hồ sơ công việc, năm 1995 18 Th.S Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phịng, NXB Đại học mở – bán cơng TP.Hồ Chí Minh, 1994 19 TS Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phịng, Viện đại học Đà lạt 20 Trường cao đẳng Văn Thư – Lưu trữ trung ương 1, Nghiệp vụ công tác văn thư, NXB Văn hố thơng tin, 2006 21 Hồng Anh, Giáo trình tâm lý học giao tiếp, NXB Đại học Sư phạm, 2004 22 Nguyễn Trung Thực, Trương Quang Dũng, ISO 9000 dịch vụ hành chính, NXB Trẻ, 2003 23 Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàng, Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Chính trị Quốc gia,1997 24 Lê Thị Bưng – Hảo Vang, Tâm lý học ứng xử, NXB Giáo Dục, 1997 25 Giáo trình soạn thảo văn bản, trường Trung học văn thư lưu trữ TWI, NXB THVT- LT TWI, 2004 26 Nghiêm Kỳ Hồng, soạn thảo văn công tác Văn thư, 2008 27 Mike Harvey, Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê Hà Nội, 1996 GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 116 CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 28 Mike Harvey, Quản trị hành văn phịng, NXB Hồng Đức, 2008 29 Mike Harvey, office administration and management, Cambrige: ICSA, publishing limited, 1986 30 Charles B Hicks and Irene place, office management, New york: Allyn and Baccon, Inc, 1956 31 Olive D Church, modern office proceduresn for administrative support, NewJersey: Prentice Hall, 1989 32 Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11, ngày 29 tháng 11 năm 2005 33 Chính phủ, Nghị định số 139/2007/NĐ-CP việc hướng dẫn chi tiết thi hành số điều Luật doanh nghiệp 34 Bộ Tài chính, Thơng tư số 55/2002/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức có vốn nước hoạt động Việt Nam 35 Trang điện tử công ty TNHH thương mại Đầu tư phát triển công nghệ – TECHPRO 36 Báo điện tử online Việt Báo, trang bạn đọc 37 Trang điện tử Trung Tâm Thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội 38 PGS.TS Nguyễn Bảo Vệ Th.S Nguyễn Huy Tài, Thu thập tài liệu đặt giả thuyết 39 Báo điện tư online báo tuổi trẻ, trang trị xã hội, mục bạn đọc viết,Thu thập xử lý thông tin – kỹ thời Internet 40 Trang điện tử công ty cổ phần KYPERNET, phần mềm quản lý văn tài liệu KEDMS 41 Trang điện tử ty phần mềm CMC-SOFT, phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc EDOCMAN 42 Careers portal, Kinh doanh thư ký học – kỹ văn phòng đại GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 117 CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 2009 43 Website: http/IndiaStudyChanel.com, Learn to earn, earn to learn, modern office management 44 Website: http/ www_dataflowtd_com, Data flow for Training and Development, manage and secretary office 45 Website: http/www.npcindia.org, moder office management 46 Website: http/www.hepza.gov.vn, KCN & KCX TP Hồ Chí Minh 47 Website: http/TCVN.net, ISO 9001:2000 EFQM Excellence Model 48 Website: www.vietnamquality.org.vn, ISO 9001-2008, phiên 49 Website: http/DOANHNHAN360.COM.VN, xu hướng nội thất văn phòng đại 50 Nguyễn Vĩnh Giang, Bài viết Kỹ giao tiếp phối hợp nhóm, trang điện tử làng Xitrum GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH trang 118