Bài giảng tổ chức sự kiện biên soạn ths nguyễn thành phước

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG  KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Biên soạn: ThS Nguyễn Thành Phước Vĩnh Long, 2022 MỤC LỤC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1 Sự kiện tổ chức kiện 1.1.2 Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện 1.1.3 Các thành phần tham gia kiện 1.1.4 Đặc điểm tổ chức kiện 1.2 CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 1.2.1 Theo quy mô, lãnh thổ 1.2.2 Theo thời gian 1.2.3 Theo hình thức mục đích 1.3 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 12 1.3.1 Các yếu tố vĩ mô 12 1.3.2 Các yếu tố vi mô 15 1.4 MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 17 1.4.1 Ý nghĩa hoạt động TCSK với thành phần tham gia 17 1.4.2 Một số tác động kiện đến lĩnh vực đời sống xã hội 20 i 1.4.3 Mối quan hệ kiện du lịch 22 CHƢƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƢƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN 24 2.1 MỤC TIÊU CỦA SỰ KIỆN 24 2.1.1 Khái niệm mục tiêu kiện 24 2.1.2 Các yêu cầu mục tiêu 24 2.2 HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 26 2.2.1 Khái niệm chủ đề kiện 26 2.2.2 Hình thành chủ đề cho kiện 26 2.2.3 Các ý tƣởng cho kiện 27 2.3 LẬP CHƢƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 28 2.3.1 Khái niệm chƣơng trình kiện 28 2.3.2 Xây dựng chƣơng trình cho kiện 28 2.4 LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 30 2.4.1 Dự toán ngân sách tổ chức kiện 30 2.4.2 Các nhóm chi phí tổ chức kiện 31 2.4.3 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức kiện 34 2.4.4 Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi 37 2.5 ĐÀM PHÁN VÀ TIẾN HÀNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI NHÀ ĐẦU TƢ SỰ KIỆN 39 ii CHƢƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 42 3.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 42 3.1.1 Khái niệm kế hoạch kiện 42 3.1.2 Phân loại kế hoạch tổ chức kiện 43 3.1.3 Vai trò kế hoạch tổ chức kiện 45 3.2 NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 46 3.2.1 Một số yêu cầu quy trình chung lập kế hoạch TCSK 46 3.2.2 Hệ thống hóa hoạt động kiện 47 CHƢƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 52 4.1 THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 52 4.2 LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 53 4.2.1 Bảng tiến độ 53 4.2.2 Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức kiện 53 4.3 CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 54 4.4 CHUẨN BỊ CÁC CƠNG VIỆC CĨ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN 55 4.4.1 Khái niệm, phân loại khách mời tham gia kiện 55 4.4.2 Lập danh sách khách mời 56 4.4.3 Chuẩn bị gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách 59 4.5 CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 63 iii 4.5.1 Tổng quan địa điểm tổ chức kiện 63 4.5.2 Phân loại địa điểm tổ chức kiện 64 4.5.3 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện 66 4.5.4 Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 66 4.5.5 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 67 4.5.6 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 68 4.6 CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN 68 4.6.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động 69 4.6.2 Các chức danh tổ chức kiện 71 4.7 CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN 74 4.8 DỰ TÍNH VÀ XỬ LÝ CÁC SỰ CỐ TRONG SỰ KIỆN75 4.8.1 Khái niệm cố tổ chức kiện 75 4.8.2 Dự tính xử lý cố có liên quan đến chủ đề kiện 75 4.9 CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ KHÁC CHO SỰ KIỆN 77 4.9.1 Chuẩn bị tài liệu 78 4.9.2 Chuẩn bị chƣơng trình bổ trợ, dự phòng 80 4.9.3 Chuẩn bị quà tặng 80 4.10 CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN 80 iv 4.10.1 Không gian thực kiện 80 4.10.2 Ngƣời dẫn chƣơng trình diễn giả 82 4.10.3 Đạo diễn dàn dựng sân khấu 83 CHƢƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 86 5.1 QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 86 5.1.1 Khái quát quản trị hậu cần tổ chức kiện 86 5.1.2 Quy trình chung quản trị hậu cần tổ chức kiện 87 5.1.3 Dự tính xử lý cố có liên quan 88 5.2 TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 88 5.2.1 Tổ chức khai mạc kiện 88 5.2.2 Điều hành diễn biến kiện 89 5.2.3 Kết thúc kiện 91 v vi CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu chƣơng 1: Sau học xong chƣơng ngƣời học có thể: - Trình bày đƣợc vấn đề kiện tổ chức kiện - Biết đƣợc nhận tố ảnh hƣởng đến hoạt động tổ chức kiện - Hiểu đƣợc ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện thành phần tham gia kiện tác động đến đời sống xã hội 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1 Sự kiện tổ chức kiện 1.1.1.1 Sự kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tƣợng, cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách Đón tiếp khách - Kiểm tra thông tin thời gian điều kiện vận chuyển khách đến với kiện - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao - Với khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công ngƣời kèm hƣớng dẫn Mời, hƣớng dẫn khách vào khu vực tổ chức kiện Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hƣớng dẫn khách đăng ký thông tin - Phát tài liệu, quà cho khách - Hƣớng dẫn khách vào khu vực kiện 5.2.1.2 Khai mạc kiện Đối với kiện lớn, có lễ khai mạc riêng (có thể xem nhƣ kiện tƣơng đối độc lập), kiện nhỏ, cơng việc có liên quan đến khai mạc kiện bao gồm: Ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia kiện: - Tạo thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia 162 kiện - Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào kiện Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch dự kiến: - Tiến hành khai mạc kiện theo kế hoạch thống - Gây đƣợc ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp khách mời thành viên tham gia kiện Xử lý tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hƣởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ƣu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể 5.2.2 Điều hành diễn biến kiện 5.2.2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách 163 kiểm tra (check list) - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại có Theo dõi diễn biến kiện theo chƣơng trình/ kịch bản: - Theo dõi diễn biến kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) - Báo cáo với ngƣời có trách nhiệm có bất thƣờng xảy Điều hành thành viên tham gia trình diễn cách có hiệu Phối hợp việc xử lý cố (nếu có): - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức độ ảnh hƣởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ƣu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm 164 tra có liên quan - Hoàn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 5.2.2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời khán giả kiện: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/danh sách kiểm tra (check list) - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả khách mời Kiểm tra, giám sát diễn biến khán giả khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý kiện: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ diễn biến khán giả khách mời - Báo cáo với ngƣời có trách nhiệm có bất thƣờng xảy Hƣớng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào nội dung kiện nhằm đạt đƣợc mục tiêu kiện Phối hợp việc giải tình phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự 165 kiến - Xác định mức độ ảnh hƣởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ƣu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hồn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 5.2.2.3 Điều hành hoạt động phụ trợ Xác định đầy đủ danh mục hoạt động phụ trợ cho kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lƣu, tặng quà, hoạt náo, tham quan…) Kiểm tra công tác chuẩn bị cho hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/danh sách kiểm tra (check list) - Hồn tất cơng việc chuẩn bị cịn lại Phân cơng nhiệm vụ điều hành, tổ chức hoạt động 166 phụ trợ Tiến hành triển khai hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ trình triển khai hoạt động phụ trợ - Hƣớng dẫn điều hành triển khai - Báo cáo với ngƣời có trách nhiệm có bất thƣờng xảy (vƣợt phạm vi trách nhiệm) Phối hợp giải tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hƣởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ƣu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể Lập báo cáo hoạt động phụ trợ kiện: - Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu danh sách kiểm tra có liên quan - Hoàn thành báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý kiện 167 5.2.3 Kết thúc kiện 5.2.3.1 Tổ chức bế mạc kiện Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc kiện: - Kiểm tra kỹ lƣỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện - Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc nội dung, hạng mục kèm theo (theo thay đổi kiện- có) - Hồn tất cơng tác chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu báo cáo kiện cho lễ bế mạc (nếu có): - Thu thập báo cáo hạng mục kiện - Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho thi đấu thể thao, hội nghị chuyên đề…) - Chuẩn bị tài liệu để phát cho khách mời - Chuẩn bị tài liệu để chuyển cho quan báo chí, truyền thơng (nếu có) Tổ chức triển khai bế mạc kiện: - Phối hợp với ban tổ chức kiện triển khai bế mạc kiện theo kế hoạch định sẵn - Tặng quà lƣu niệm, phần thƣởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, 168 báo cáo… kiện thông tin mà nhà đầu tƣ kiện muốn truyền tải)… - Hoàn tất ấn tƣợng đốt đẹp mà kiện mang tới cho khách mời thành viên tham gia kiện Xử lý tình phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình phát sinh dự kiến - Xác định mức độ ảnh hƣởng tình phát sinh đến kiện - Tập trung ƣu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể 5.2.3.2 Tiễn khách Tiễn khách rời lễ bế mạc kiện: - Phân công trách nhiệm cho thành viên ban tổ chức kiện nhân viên nhà tổ chức kiện tham gia vào việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc kiện - Đƣa đón hƣớng dẫn, hỗ trợ khách nơi lƣu trú khách/hoặc khu vực tổ chức liên hoan tổng kết (nếu có) - Trƣờng hợp khách rời lễ bế mạc để quay công việc 169 tiễn khách xem nhƣ kết thúc Trƣờng hợp khách quay nơi lƣu trú xem xét bƣớc Chuẩn bị tiễn khách rời sở lƣu trú: - Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách - Chuẩn bị phƣơng tiện vận chuyển khách - Thơng báo cho đồn khách thông tin cần thiết rời khách sạn/cơ sở lƣu trú - Thơng báo thời gian xác làm thủ tục trả buồng rời khỏi khách sạn/ sở lƣu trú - Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức rời khách sạn vào sáng sớm - Thơng báo xác thời gian địa điểm xe đón đồn - Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc Tổ chức vận chuyển khách từ sở lƣu trú sân bay/nhà ga/bến xe/cửa khẩu… - Nhân viên đƣa tiễn khách (nếu có theo phân cơng) nên có số câu hỏi hoạt động tham gia kiện khách - Tuyên truyền quảng cáo chủ đầu tƣ kiện nhà tổ chức kiện Chia tay khách: 170 - Giúp khách vận chuyển, xếp hành lý - Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh gửi hành lý - Chúc khách thƣợng lộ bình an - Cảm ơn (nếu có yêu cầu); Chào tạm biệt khách - Xử lý tình phát sinh (nếu có) 5.2.3.3 Thanh tốn kiện Tổng hợp khoản chi phí kiện: Tập hợp diễn giải đầy đủ tất chi phí phát sinh thực tế kiện - Địa điểm - Ngày tháng - Tên ngƣời quản lý chi/ ngƣời chi - Khoản tiền chi - Lý chi Thanh toán với chủ đầu tƣ kiện: - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức kiện - Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thƣơng lƣợng giải khoản chi phí chƣa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn 171 ngân sách - Thanh toán với chủ đầu tƣ kiện Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lƣu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện: - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán/ chất lƣợng dịch vụ hợp đồng cung ứng dịch vụ - Xem xét kỹ lƣỡng, chi tiết hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thƣơng lƣợng giải khoản chi phí chƣa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách - Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện (lƣu trú, ăn uống, vận chuyển…) đối tác khác tham gia tổ chức kiện 5.2.3.4 Phối hợp giải cơng việc cịn lại sau kiện Nhận biết đƣợc vấn đề tồn đọn sau kiện mong đợi họ để đƣa giải pháp khắc phục cách thuyết phục hợp lý, có sở Cố gắng hiểu tìm cách để đáp ứng mong đợi 172 khách, đảm bảo khách hàng đối tác hài lòng Xử lý công việc khác: - Phân loại, lập báo cáo cơng việc cịn lại sau chuyến (mất mát, thất lạc tài sản khách, tai nạn, bảo hiểm…) - Phối hợp xử lý cơng việc nói 5.2.3.5 Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện Lập báo cáo kiện theo yêu cầu hợp đồng tổ chức kiện/ nhà đầu tƣ kiện: - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo yêu cầu/ mẫu báo cáo thơng dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Lập báo cáo kiện để gửi cho quan quản lý nhà nƣớc/ quan truyền thông, báo chí: - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo yêu cầu/ mẫu báo cáo thông dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Lập báo cáo nội (của nhà tổ chức kiện): - Thu thập đầy đủ thông tin có liên quan 173 - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu doanh nghiệp tổ chức kiện theo yêu cầu cụ thể lãnh đạo - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Hoàn tất mẫu báo cáo cá nhân (nếu có): - Tập hợp tài liệu, giấy tờ có liên quan đến cơng việc cá nhân - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu doanh nghiệp tổ chức kiện theo yêu cầu cụ thể lãnh đạo - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Tổng kết công tác tổ chức kiện ban tổ chức kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thƣởng Tổng kết công tác tổ chức kiện nội nhà tổ chức kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức kiện - Rút kinh nghiệm 174 - Khen thƣởng Câu hỏi ơn tập chƣơng Câu 1: Trình bày khái niệm vai trò quản trị hậu cần tổ chức kiện? Câu 2: Trình bày khái quát công tác điều hành hoạt động tổ chức kiện? 175 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sơn Hồng Đức (2011) Đường vào kinh doanh du lịch MICE Nhà xuất Lao động – Xã hội Lƣu Văn Nghiêm (2012) Tổ chức kiện Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội Nguyễn Thị Mỹ Thanh Sử Ngọc Diệp (2015) Giáo trình Quản trị tổ chức kiện lễ hội Nhà xuất Lao động – Xã hội Trần Văn Thông (2017) Bài giảng Quản trị du lịch MICE Trƣờng Đại học Kinh tế Tài TP Hồ Chí Minh Tập thể tác giả (1999) Bài giảng Tổ chức kiện Trƣờng Cao đẳng Du lịch Hà Nội  Các trang web www.sukien24.com www.dulichcaocap.vn www.tochucsukienvip.com www.eventmanagement.com