Bài khóa luận tốt nghiệp đạt 9 điểmQua thời gian thực tập, tìm hiểu về hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ ở Công Ty Cổ Phần Phim Chính Hàng Hóa Hà Nội, em nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao hàng nói chung và hoạt động giao hàng đường biển nói riêng đối với sự phát triển kinh tế nên em đã chọn đề tài “Giải pháp thúc đẩy hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty Cổ Phần Phim Chính Hàng Hóa Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khóa luận của mình.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG TUYẾN MỸ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHIM CHÍNH HÀNG HĨA HÀ NỢI HÀ NỢI – 2023 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG TUYẾN MỸ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY CỞ PHẦN PHIM CHÍNH HÀNG HĨA HÀ NỘI HÀ NỘI – 2023 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên với tình cảm sâu sắc và chân thành nhất, cho phép em được bày tò lòng biết ơn đến tất cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ em suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài này Trong suốt thời gian học tập tại trường, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô và bạn bè Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô đã chỉ dạy và truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em Nhờ những lời hướng dẫn, dạy bảo của các thầy cô nên đề tài nghiên cứu của em mới có thể hoàn thiện tốt đẹp Bên cạnh đó, em cũng xin gửi đến ban lãnh đạo cùng các phòng ban, các anh chị Công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hóa Phim Chính Hà Nội – đơn vị đã tiếp nhận và nhiệt tình tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em tiếp cận thực tế quy trình làm việc Vì thời gian và kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy Cô để kiến thức của em lĩnh vực này được hoàn thiện đồng thời có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo thực tập tự bản thân thực hiện với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn không chép cơng trình nghiên cứu của người khác Các dữ liệu thơng tin sử dụng báo cáo có ng̀n gớc và được trích dẫn rõ ràng Em xin chịu hồn toàn trách nghiệm về lời cam đoan này! Sinh viên thực MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Mục đích nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẤN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG TUYẾN MỸ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái quát về hoạt động giao hàng hóa bằng đường biển 1.1.1 Khái niệm của hoạt động giao hàng bằng đường biển 1.1.2 Vai trò của hoạt động giao hàng bằng đường biển 1.1.3 Phân loại hoạt động giao hàng hóa bằng đường biển 1.1.4 Các thành phần tham gia vào hoạt động giao hàng bằng đường biển 1.2 Tổng quan về thị trường Mỹ 1.2.1 Tình hình xuất khẩu hàng hóa sang Mỹ của Việt Nam 1.2.2 Bộ chứng từ cần có hoạt động giao hàng tuyến Mỹ bằng đường biển 10 1.2.3 Quy định giao hàng đến Mỹ bằng đường biển 14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỢNG GIAO HÀNG HĨA TUYẾN MỸ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY SCS 16 2.1 Khái quát về công ty SCS 16 2.1.1 Thông tin chung về công ty SCSh 16 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty SCS 18 2.1.4 Kết quả kinh doanh của công ty SCS từ giai đoạn 2019-2021 22 2.1.5 Mạng lưới chuỗi cung ứng ứng của công ty SCS 23 2.2 Quy trình giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS 24 2.2.1 Đàm phán, ký hợp đồng và tiếp nhận thông tin lô hàng 25 2.2.2 Đặt booking với hãng tàu 27 2.2.3 Đóng hàng 27 2.2.4 Làm chứng từ và thủ tục hải quan 28 2.2.5 Thanh toán 32 2.2.6 Tổng hợp và lưu trữ chứng từ 33 2.3 Nhận xét, đánh giá hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS 33 2.3.1 Thành công của hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS 33 2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân của hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS 37 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỢNG GIAO HÀNG HĨA TÚN MỸ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY SCS 39 3.1 Định hướng và mục tiêu của công ty giai đoạn 2023-2027 39 3.2 Đối với quy trình hoạt động 39 3.3 Đối với nhân viên 41 3.4 Đối với lãnh đạo công ty 41 KẾT LUẬN 42 PHỤ LỤC 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Bảng 1.1 Bảng ưu và nhược điểm giao hàng LCL và FCL Bảng 2.1 Bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2019-2021 22 Bảng 2.2: Tổng quan quy trình giao hàng tại công ty SCS 25 Bảng 2.3: Số lượng giao hàng tuyến Mỹ của công ty SCS năm 2021 34 Bảng 2.4: Số lượng giao hàng tuyến Mỹ của riêng chi nhánh Hà Nội công ty SCS năm 2021-2022 35 Bảng 2.5 Thời gian thông quan hàng hóa đường biển qua các năm của công ty SCS 35 Bảng 2.6 Thời gian thực hiện giao lô hàng của công ty qua các năm của công ty SCS 36 Biểu đồ 1.1: Trị giá xuất khẩu, nhập khẩu, xuất siêu của Việt Nam sang Mỹ năm 2019-2021 Hình 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức của công ty SCS 18 Hình 2.2: Sơ đồ quy trình cấp B/L 29 Ảnh Giấy chỉ thị xếp hàng (shipping order) 43 Ảnh Giấy Booking của hãng tàu Wanhai 44 Ảnh 3: Giấy xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM) 45 Ảnh 4: Vận đơn (House bill) của một lô hàng FCL xuất bằng đường biển 46 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Khi mà nền kinh tế ngày càng phát triển, giao thương hàng hóa quốc tế cũng ngày càng được mở rộng cùng với sự phát triển của nhiều hình thức vận tải mới tiềm phát triển dịch vụ giao hàng của Việt Nam hiện là rất lớn Những năm gần đây, quan hệ thương mại giữa Việt Nam Mỹ thời gian qua đã đạt tốc độ phát triển hết sức ấn tượng Trong năm qua, mặc dù đại dịch Covid-19 xung đợt thương mại tồn cầu diễn biến gay gắt, Mỹ vẫn trì vị thế thị trường xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam, Việt Nam tiếp tục vươn lên trở thành đối tác thương mại lớn thứ của Mỹ Riêng năm 2021, kim ngạch hai chiều đã lần đầu tiên vượt mốc 100 tỷ USD (Nguồn: Báo cáo tổng trị giá xuất khẩu, nhập khẩu của Việt Nam sang Mỹ năm 2021, Tổng cục thống kê) Tuy nhiên việc giao hàng hóa giữa quốc gia Việt Nam - Mỹ cách nửa thế giới là cũng không đơn giản vì gặp nhiều khó khăn khoảng cách địa lý, thời gian, quy định các nước… Do đó để thực hiện tốt được quy trình giao hàng hóa cần phải có những biện pháp kịp thời, phù hợp Qua thời gian thực tập, tìm hiểu về hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ ở Công Ty Cổ Phần Phim Chính Hàng Hóa Hà Nội, em nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao hàng nói chung và hoạt động giao hàng đường biển nói riêng đối với sự phát triển kinh tế nên em đã chọn đề tài “Giải pháp thúc đẩy hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty Cổ Phần Phim Chính Hàng Hóa Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khóa luận của mình Mục đích nghiên cứu Sau qua trình thực tập và làm việc tại Công Ty Cổ Phần Phim Chính Hàng Hóa Hà Nội em nhận thấy quy trình giao hàng hóa nói chung, thị trường Mỹ nói riêng khơng thể tránh khỏi những khó khăn và các vấn đề cịn hạn chế mà cơng ty chưa giải quyết triệt để Nhằm tìm hiểu các bước về qui trình giao hàng và đánh giá quy trình giao hàng qua đó có cái nhìn tổng quan về các ưu điểm cũng hạn chế còn tồn tại quy trình, từ đó chỉ những giải pháp cải thiện quy trình giao hàng hóa tuyến Mỹ của công ty Bên cạnh đó, qua trình thực tập nghiên cứu đề tài, em cũng tích lũy cho mình những kinh nghiệm cho cơng việc mà em có thể làm sau Các câu hỏi nghiên cứu bài báo cáo khóa luận: Câu hỏi nghiên cứu số 1: Thực trạng quy trình giao hàng tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS thế nào? Câu hỏi nghiên cứu sớ 2: Các chi phí, thủ tục của quy trình giao hàng gì? Câu hỏi nghiên cứu số 3: Những điểm giống khác của giao hàng LCL FLC Câu hỏi nghiên cứu số 4: Những điểm giống khác của giao hàng Mỹ qua những thị trường khác Câu hỏi nghiên cứu số 5: Những giải pháp cần thực hiện để khắc phục nhược điểm của quy trình giao hàng tún Mỹ của cơng ty Phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của Công Ty Cổ Phần Phim Chính Hàng Hóa Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của Công Ty Cổ Phần Phim Chính Hàng Hóa Hà Nội Các số liệu và tài liệu về quy trình giao hàng năm gần nhất (2019 - 2021) của công ty Phương pháp nghiên cứu Bài khóa luận tốt nghiệp sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp phân tích thống kê, phương pháp logic, phương pháp so sánh Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp Ngoài phần lời mở đầu, kết luận thì bài khóa luận tốt nghiệp gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển Chương 2: Thực trạng về hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS Chương 3: Một số giải pháp cải thiện quy trình hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẤN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG TUYẾN MỸ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái quát về hoạt động giao hàng hóa bằng đường biển 1.1.1 Khái niệm của hoạt động giao hàng bằng đường biển Định nghĩa của hoạt động giao hàng bằng đường biển Có rất nhiều khái niệm về hoạt động giao hàng bằng đường biển Dưới là một số khái niệm thường thấy: Theo quy tắc mẫu của FIATA (Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế – International Federation of Freight Forwarders Associations) về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là tất cả dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu trữ hàng, xử lý hàng, đóng gói hàng, phân phối hàng dịch vụ phụ trợ khác tư vấn, thủ tục hải quan, tài chính, bảo hiểm, thu thập chứng từ và toán liên quan đến hàng hóa Bên cạnh đó thì theo điều 163 Luật Thương mại Việt Nam: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải người làm dịch vụ giao nhân khác (gọi chung khách hàng) Trong những hình thức vận tải thì vận tải hàng hóa bằng đường biển đời sớm so với các phương thức vận tải khác vận tải hàng không, vận tải đường sắt Ngay từ thế kỷ trước công nguyên, những quốc gia cổ đại Ai Cập, Trung Quốc, Nhật Bản…đã biết lợi dụng biển làm tuyển đường gao thông để giao lưu các vùng, các quốc gia với thế giới Ngày nay, với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, vận tải đường biển trở thành ngành vận tải biển hiện đại hệ thống vận tải quốc tế, chiếm một phần quan trọng lớn hoạt động xuất nhập khẩu Ngành vận tải biển đóng mợt vai trị quan trọng việc hoàn thành thương mại thế giới chịu trách nhiệm vận chuyển 90% thương mại của thế giới Như vậy, về bản: hoạt động giao hàng hóa bằng đường biển tập hợp những cơng việc có liên quan đến trình vận tải bằng đường biển nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Đặc điểm của hoạt động giao hàng bằng đường biển - Hoạt động, dịch vụ giao hàng được tính là hàng hóa vô hình không thể nhìn, chạm, chất lượng của dịch vụ giao hàng phụ thuộc vào cảm nhận của chính khách hàng sử dụng dịch vụ hoạt động đó (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) giấy chứng nhận khử trùng Trong trường hợp bạn tốn bằng L/C bạn phải nợp bợ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo Theo quy định của cơng ty SCS u cầu thời hạn tốn tới thiểu sau: - Hạn mức tín dụng: 5.000 USD - Việc toán được thực hiện vòng 30 ngày kể từ ngày ATD - Trong trường hợp tổng số tiền vượt 5.000 USD, việc tốn sớ tiền vượt q được thực hiện lập tức để đảm bảo tởng sớ tiền tín dụng khơng vượt q giới hạn tín dụng 5.000 USD Khi có bợ chứng từ bạn cần gửi cho người bán bộ chứng từ gốc Đồng thời nên gửi cả bản scan qua trước để họ chuẩn bị cho bước tiếp theo 2.2.6 Tổng hợp và lưu trữ chứng từ Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng Để đới chiếu trường hợp có phát sinh, khiếu nại… Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm: - Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bở sung, hờ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn th́, hờ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế - Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hồn th́, khơng thu th́ - Hờ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa… - Chứng từ vận tải, phiếu đớng gói, tài liệu kỹ tḥt… - Sở sách, chứng từ kế tốn Trên là các bước bản quy trình x́t khẩu hàng hóa bằng đường biển Quy trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển có thể bổ sung thêm các bước cụ thể khác tùy vào phát sinh và điều kiện thực tế của doanh nghiệp 2.3 Nhận xét, đánh giá hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS 2.3.1 Thành công của hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS Giao nhận hàng hóa q́c tế bằng đường biển mợt phần hoạt động chủ yếu của công ty Từ ngày thành lập đến công ty đã có những thành tựu quan trọng đặc biệt tuyến Mỹ Đồng thời công ty vẫn không ngừng mở rộng nâng cao chất lượng hoạt 33 đợng của mình Để có thể thấy rõ về những thành tựu công ty đã đạt được những năm qua, ta vào xem xét mặt sau: - Sản lượng giao nhận: Dựa vào bảng dưới ta dễ dàng thấy thị trường Mỹ chiếm phần lớn tổng các thị trường khác của công ty Bảng 2.3: Số lượng giao hàng tuyến Mỹ của công ty SCS năm 2021 STT Hãng tàu Khối tượng teus Tỷ lệ (%) ONE 11,600 45,29 YML 2,724 10,63 COSCO 1,073 4,18 OOCL 3,473 13,56 HMM 1,333 5,20 MSC 2,351 9,17 ZIM 763 2,97 EMC 630 2,45 CMA 1,460 5,70 10 WHL 205 0,80 25612 100 Tổng cộng (Nguồn: Số liệu thống kê của công ty 2021) Qua bảng số liệu thống kê ta dễ nhận thấy hãng tàu ONE chiếm khối tượng teus nhất 11600 teus khoảng 45,29% tổng khối lượng teus Do cơng ty có hợp đờng lớn với hãng tàu ONE nên được ưu tiên với giá cước rẻ thị trường, với dịch vụ uy tín nên ONE được khách hàng ưu ái lựa chọn hãng tàu khác Ngược lại EMC WHL có khới lượng teus ỏi lần lượt là 630 teus và 205 teus Điều một phần hãng tàu khơng có q nhiều tún Mỹ, EU những thị trường của cơng ty Dựa vào những lý dự kiến xu hướng năm 2023, công ty vẫn tập trung đẩy mạnh bán cước tàu hãng ONE 34 Bảng 2.4: Số lượng giao hàng tuyến Mỹ của riêng chi nhánh Hà Nội công ty SCS năm 2021-2022 Thị trường giao Năm 2021 Năm 2022 hàng (Đơn vị: Teu) (Đơn vị: Teu) US 529 848 Ấn độ/Trung Đông 52 140 Châu Á 60 184 Khối EU 43 54 Châu Phi 39 14 STT (Nguồn: Số liệu thống kê của chi nhánh Hà Nội 2021-2022) Bảng 2.5 Thời gian thông quan hàng hóa đường biển qua các năm của công ty SCS Tình trạng phân luồng thơng quan hàng hóa Năm 2021 Năm 2022 Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ (Nguồn: Số liệu thống kê của chi nhánh Hà Nội 2021-2022) Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin nên việc khai báo hải quan điện tử phân l̀ng hàng hóa diễn rất nhanh Trung bình các hàng hóa được phân vào luồng xanh và vàng thường có thể thơng quan ln ngày nếu doanh nghiệp có hờ sơ hợp lệ nợp thuế nhanh chóng Trong đó các hàng hóa bị phân vào luồng đỏ mất thêm ngày để có thể kiểm hóa mới có thể thơng quan được nếu đã có đủ hồ sơ hợp lệ và đúng hàng hóa Đối với hàng xuất khẩu sang Mỹ, năm 2022 công ty SCS đã có một bước tiến vượt bậc có thể rút ngắn thời gian thơng quan hàng hóa so với năm 2021 Lý chính việc phát triển nguồn nhân lực của công ty với đó là có thêm rất nhiều đối tác, quan hệ để có thể hỡ trợ cho việc giải qút vấn đề thơng quan hàng hóa nhanh nhất có thể 35 Bảng 2.6 Thời gian thực hiện giao lô hàng của công ty qua các năm của công ty SCS Khu vực Năm 2021 Năm 2022 Bờ Đông 30-40 ngày 30-35 ngày Bờ Tây 20-30 ngày 20-25 ngày (Nguồn: Số liệu thống kê của chi nhánh Hà Nội 2021-2022) Do tình hình dịch bệnh diễn căng thẳng năm 2021 nên nhiều q trình bị trì hỗn lại để kiểm sốt dịch bệnh vậy bị kéo dài lên gần 40 ngày có thể lâu Đến năm 2022, dịch bệnh đã kiểm sốt tớt kèm theo việc công ty SCS tìm được thêm nhân sự, đối tác mới nên thời gian thực hiện lô hàng cũng rút ngắn lại nhiều Ngoài ra, thời gian vận chuyển hàng hóa Mỹ cũng phụ thuộc rất nhiều vào cảng đi/cảng đến ở trung tâm thành phố, nội địa hay vùng quê; ngày lễ (nhân viên được nghỉ); điều kiện thời tiết; loại hàng hóa (một số hàng hóa đặc biệt, hàng hạn chế có thời gian vận chủn lâu cần phải đáp ứng thủ tục bổ sung như: kiểm dịch, kiểm tra, cung cấp chứng từ hải quan xuất nhập khẩu,…); tình hình ngành vận tải biển cụ thể tại thời điểm đó (có bị kẹt cảng hay tắc nghẽn khơng) qút định của hãng tàu nếu direct (đi thẳng) transit (nối tuyến)… - Năm 2019 công ty SCS vinh dự thuộc top 150 thế giới NVOCC của Mỹ và đứng top 10 VN với số bills of lading là 4,075 và tổng khối lượng 8,697 Teus (Theo: trang Descartes datamyne) - Công ty TNHH Super Cargo Service được sự lãnh đạo sáng suốt của ban quản trị đầy kinh nghiệm và động Họ đã nhạy bén nắm bét những thay đổi của thị trường và nhanh chóng đưa những biện pháp thích ứng với những sự thay đổi liên tục đó, giúp đáp ứng nhu cầu thị trường, đem lại hiệu quả cao kinh doanh và làm hài lòng khách hàng - Công ty có cấu tổ chức hoạt động phù hợp Đội ngũ nhân viên nổ, nhiệt tình là lợi thế cạnh tranh của công ty Họ hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần to lớn việc nâng cao uy tín cho công ty Luôn có được mối quan hệ chặt chẽ giữa các nhân viên với công ty từ bộ phận chứng từ đến bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh Bộ phận giao nhận gồm những nhân viên trẻ, nhiệt tình, nắm vững các nghiệp vụ hải quan và có mối quan hệ tốt với cán bộ hải quan cùng các quan nhà nước có liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa Bên cạnh đó, công ty thu hút được lượng sinh viên thực tập hàng năm khá đông, nhờ đó công ty đã tận dụng và lựa chọn được những sinh viên tiềm trở thành nhân viên công ty sau này - Hầu hết đội ngũ cán bộ của công ty đều có lực, được đào tạo nghiệp cao, có kiến thức và trình độ sâu rộng lĩnh vực xuất nhập khẩu Một số nhân viên tự bố trí và 36 sắp xếp thời gian một cách một cách hợp lý để tiếp tục nâng cao trình độ, kiến thức mà không ảnh hưởng đến công việc chung tại công ty - Nhờ mối quan hệ rộng rãi của ban giám đốc cùng với khả giao tiếp của đội ngũ sales và bộ phận chăm sóc khách hàng là lội thế lớn công tác tìm kiếm, giữ chân và phát triển khách hàng, giúp đem lại lợi nhuận cao cho công ty - Chất lượng dịch vụ hiệu quả hoạt động cao vừa nhanh vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng an hòa nên tạo được nhiều sự tín nhiệm của khách hàng và ngoài nước - Các hợp đồng trực tiếp với hãng tàu giúp công ty có được những giá cước cạnh tranh so với các đối thủ khác 2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân của hoạt động giao hàng hóa tuyến Mỹ bằng đường biển của công ty SCS - Hạn chế về trình độ chuyên môn cũng nghiệp vụ Các nhân sự của công ty đa phần đều rất non trẻ, nhiều nhân sự là sinh viên mới trường chưa có kinh nghiệm ngành Kiến thức của các nhân viên có được tự đúc kết kinh nghiệm, học từ bạn bè đồng nghiệp, từ các đại học chuyên ngành nước Nguyên nhân: Do có nhiều lô hàng có những đặc thù riêng không giống các mặt hàng nguy hiểm thì có quy trình giao hàng khác nên nhân viên của công ty gặp những tình huống đặc biệt lúng túng và mất nhiều thời gian thích nghi - Hạn chế về phát sinh chi phí làm sai chứng từ Vẫn còn tồn tại nhiều sai sót quá trình chuẩn bị chứng từ dẫn đến mất nhiều thời gian và có những chi phí phát sinh phí sửa chứng từ công ty chịu Khi chứng từ sai sót, hàng không thể lên tàu mà nhân viên chứng từ phải mất nhiều thời gian để xử lý dẫn thêm phí lưu kho lưu bãi Nguyên nhân: Do nguồn lực của công ty còn hạn chế nên các nhân viên chứng từ phải thực hiện một lúc nhiều lô hàng, một nhân viên chứng từ có kinh nghiệm năm tháng phải thực hiện 30 lô hàng cùng lúc điều đó dễ dẫn đến nhầm lẫn - Hạn chế về quản lý thời gian Thời gian làm việc với hãng tàu và thực hiện thủ tục hải quan mất nhiều thời gian Nguyên nhân: Tính thời vụ của hoạt động giao nhận, hoạt động giao nhận mang tính thời vụ đã nói khơng chỉ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà cịn được coi mợt tờn tại cần khắc phục Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận lớn, làm không hết việc Nhiều thiếu thiết bị, khơng có container, khơng 37 xin được chỗ tàu mẹ Song đến mùa hàng x́ng, khới lượng hàng giảm, cơng việc thế mà cũng ít Khoảng thời gian hàng nhiều thường những tháng giữa năm tháng đến giữa tháng những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh Tết Dương lịch) Những tháng lại việc kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn nên lượng hàng giao nhận cũng ít - Hạn chế về giá cước phí chỡ Ngun nhân: Do giá cước ln thay đổi thất thường bên cạnh đó các công ty logistics Việt Nam mới chỉ hoạt động phạm vi nội địa hay một vài nước khu vực, chủ yếu làm đại lý đảm nhận từng công đoạn cho doanh nghiệp logistics quốc tế Trong đó, các cơng ty nước ngồi với phạm vi hoạt đợng gần 100 quốc gia khác Đây là một những cản trở cho doanh nghiệp Việt Nam cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng Trong bối cảnh mà hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam ngày phát triển, thương mại nội địa ngày mở rộng, nhu cầu dịch vụ logistics gia doanh nghiệp Việt Nam nên khắc phục, hạn chế thua thiệt “sân nhà” đối với lĩnh vực được coi ngành dịch vụ “cơ sở hạ tầng” của nền kinh tế, không chỉ đem lại nguồn lợi to lớn đới với đất nước mà cịn có vai trị quan trọng đởi mới mơ hình tăng trưởng và cấu lại nền kinh tế hiện 38 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỢNG GIAO HÀNG HĨA TÚN MỸ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY SCS 3.1 Định hướng và mục tiêu của công ty giai đoạn 2023-2027 Trong giai đoạn 2023 – 2027, Công ty SCS tập trung tiếp tục theo đ̉i chiến lược sách phát triển với mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng đầu Việt Nam Cụ thể qua những chỉ tiêu sau: - Tiếp tục xây dựng hồn thiện chế đợ trách nhiệm, ban hành chế điều hành, chế phân phới lợi ích hoạt động của Công ty để nâng cao trách nhiệm khún khích người lao đợng cở đơng đóng góp xây dựng công ty ngày phát triển; - Thường xuyên quan tâm đào tạo nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, với việc đầu tư sở vật chất tốt - Mở rộng mạng lưới nhà cung cấp dịch vụ hầu hết mặt hàng kể cả những mặt hàng đặc thù - Công ty tập trung đẩy mạnh thị trường chính là: Châu Á, Ấn độ, Mỹ, Canada, EU - Nâng cao uy tín nữa, phấn đấu trở thành đối tác tin cậy nhất của doanh nghiệp, tăng cường mối quan hệ với các đối tác và ngoài nước - Riêng sở Hà Nội, năm 2023 Ban Hội Đồng Quản Trị dự dịnh mở rộng văn phòng gấp đôi nhân sự với năm 2022 và tập trung tuyển những nhân sự có kinh nghiệm ngành.0 3.2 Đối với quy trình hoạt động - Kiểm tra chặt chẽ việc chuẩn bị, làm chứng từ công ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phịng XNK bớ trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu xuất khẩu Cần phải chun mơn hóa ở bợ phận ch̉n bị kiểm tra chứng từ Phịng XNK nên bớ trí tăng cường thêm đội ngũ nhân viên để mỗi người đảm nhiệm riêng cho từng mảng công việc cụ thể Sau nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ Nhân viên chứng từ điền đầy đủ xác tiêu thức tờ khai hàng hóa NK Và làm việc phải cẩn thận, tập trung cao đợ rà sốt chứng từ - Hạn chế sai sót của nhân viên chứng từ: Nhập thơng tin của khách hàng vào sở dữ liệu, phần mềm quản lý để tra cứu thông tin cần thiết Nhân viên chứng từ cẩn thận từng thao tác lập chứng từ, đối chiếu thông tin của khách hàng 39 phần mềm quản lý Nhanh chóng kịp thời xử lý tình h́ng rủi ro xảy Mỗi thao tác của nhân viên chứng từ cần phải có sự cẩn thận tính chun nghiệp cơng việc - Hạn chế sai sót của nhân viên giao nhận khâu đóng hàng: Có kế hoạch công việc cụ thể đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ hướng dẫn đóng hàng, xác định vị trí kho hàng, sắp xếp phương tiện thời gian phù hợp đóng hàng vào container, giảm các chi phí neo đậu xe rơmooc, thuê bãi đóng hàng Phát hiện các bao bì, đóng gói hàng bị hư, rách báo cho khách hàng về sự cố này trước đóng vào container Cân đo, kiểm điểm hàng hóa thật xác trọng lượng bằng cách lập biên bản kiểm kê hàng hóa có sự xác nhận của công ty và khách hàng, dùng để đối chiếu với chứng từ về trọng lượng, quy cách đóng gói, tình trạng của hàng hóa Có biện pháp xử lý nghiêm khắc tình h́ng gian lận, hàng hóa bị thất thốt, thiếu tinh thần trách nhiệm đới với cơng việc - Tới thiểu hóa chi phí: Tuyển chọn nhân viên đúng người, đúng việc, hạn chế việc phải tớn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên khơng đúng chun mơn Giảm chi phí nhân công bằng việc chuyển những công việc giấy tờ bằng hệ thớng điện tử Giảm thiểu chi phí tở chức hành chính như: tận dụng những hội giảmgiá dịch vụ bên ngoài, mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi, từ chối dịch vụ không cần thiết với hoạt động của công ty Thương lượng với khách hàng về những khoản chi phí phát sinh q trình giao nhận để kiểm sốt chi phí tớt - Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Công ty quan tâm đến yêu cầu của khách hàng giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề những sách hợp lý Khi nhận được những thơng tin Cơng ty mới thành lập có nhu cầu nhập hàng, x́t hàng cơng ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mới quan hệ gây ấn tượng ban đầu, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài Sau đó đưa chính sách giá cạnh tranh hợp lý để có thể ký hợp đờng Trong q trình thực hiện hợp đờng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng kiểm tra chất lượng hàng Mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng thì đội tư vấn của công ty phải phúc đáp và giải quyết thỏa đáng Thái độ lịch sự, nhã nhặn của nhân viên đối với khách hàng yều cầu cần thiết phải thực hiện vì khách hàng là thượng đế Có sách ưu đãi đới với khách hàng, ln khơng ngừng tìm kiếm khách hàng mới, nên tổ chức hội thảo giữa công ty với khách hàng nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụ mới tới khách hàng, lắng nghe ý kiến của khách hàng - Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, điều khoản hợp đờng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ những vấn đề rắc rối phát sinh về sau 40 3.3 Đới với nhân viên - Nhằm hồn thiện tính hiệu quả công tác quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm làm, việc của đội ngũ nhân viên công tác giao nhận Cán bộ quản lý phải người có lực, kiến thức chuyên sâu, giải quyết vấn đề dứt khoát, am hiểu tường tận công việc của nhân viên Tổ chức sắp xếp lại cấu quản lý nhân viên, tránh chồng chéo về tránh nhiệm cơng việc của phịng ban, tạo sự hiệu quả cơng tác - Các phịng ban phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ với để cùng hướng đến lợi ích chung của cơng ty khách hàng -Thực hiện chính sách “mở cửa” để khuyển khích nhân viên tích cực tham gia đóng góp ý kiến sáng tạo cho công ty - Công ty tở chức b̉i nói chụn trao đởi với nhân viên về kế hoạch, thành tích hạn chế cịn tờn tại để tồn thể nhân viên có thể đưa ý kiến của việc hồn thiện công tác quản lý cũng giao nhận tại công ty Công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn: Tăng cường tham gia khoá học đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn ngoại ngữ của mỗi thành viên công ty như: Ban lãnh đạo công ty có thể cử nhân viên tham gia hợi thảo, khóa học ngành khóa học tu nghiệp nước ngồi về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Tạo điều kiện cho nhân viên có thể cọ sát với thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy khả sáng tạo của Nắm rõ nợi dung quy trình giao nhận hàng hóa x́t khẩu từng buớc, từng công việc cụ thể một cách chuyên nghiệp để thực hiện công tác giao nhận Thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự chuyên nghiệp yếu tố quan trọng giao dịch với khách hàng, thể hiện chất lượng dịch vụ, uy tín và văn hóa kinh doanh của công ty 3.4 Đối với lãnh đạo công ty - Hội đồng quản trị và giám đớc cần nắm bắt tình hình hoạt đợng theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên sát sao, kịp thời nhắc nhở sửa đổi - Lãnh đạo cần đặt mục tiêu doanh thu theo từng tháng, t̀n có mức khen thưởng cho nhân viên tớt, xem xét tăng lương năm lần, tổ chức chuyến du lịch để giảm áp lực cho nhân viên 41 KẾT LUẬN Việt Nam từ thực hiện chủ trương mở cửa nền kinh tế, nhu cầu hàng hoá nhập khẩu tăng lên về chủng loại cũng số lượng, phục vụ cho cả nhu cầu tiêu dùng của dân cư và các tổ chức cũng nhu cầu đầu vào cho sản xuất Ngày với nhu cầu vận chuyển hàng hoá lớn với vai trị mợt ngành dịch vụ khâu lưu thơng, ngành giao nhận mà đặc biệt ngành giao nhận bằng container đường biển đã phát triển nhanh chóng, giúp hàng hoá lưu thơng, tránh ứ đọng, vận chủn an tồn với giá cước giảm, tạo cho hàng hố có lợi thế cạnh tranh thị trường Nắm bắt được nhu cầu thị trường, Công ty SCS đời nhằm tham gia vào hoạt đợng giao nhận hàng hóa x́t nhập khẩu trải dài khắp cả nước Trong suốt thời gian qua, công ty đã có nhiều nỗ lực cố gắng việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận của nhằm phục vụ cho cơng tác x́t nhập khẩu hàng hóa q́c tế Để có được sự phát triển ổn định và lâu dài tương lai, công ty cần phải xác định những giải pháp, phương hướng cụ thể, kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn phối hợp thực hiện chúng một cách hiệu quả nhất Muốn làm được điều đó công ty phải gắn phương pháp phát triển của với mục tiêu ngắn hạn dài hạn đã đặt Những kết quả mà Công ty SCS đã đạt được những năm qua, với sự nỡ lực khơng ngừng của cơng ty cơng tác giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển của công ty ngày phát triển 42 PHỤ LỤC Ảnh Giấy chỉ thị xếp hàng (shipping order) Trên là hình giấy chỉ thị xếp hàng (Booking note) nhân viên chứng từ của công ty SCS cung cấp cho khách hàng Aries Global Logistics Lô hàng dự kiến từ ngày 21/11/2022 từ Hải Phòng đến OAKLAND, US Lô hàng tổng cộng là cont 40’HC 43 Ảnh Giấy Booking của hãng tàu Wanhai Sau nhân viên chứng từ của công ty SCS book tàu thành cơng bên hãng tàu gửi một giấy thông tin Booking Lô hàng này công ty book hãng tàu Wanhai từ Hải Phòng đến OAKLAND, CA và quá trình đấy chuyển tảu qua SHANGHAI Giấy Booking thể hiện rõ số booking, tên sớ tàu, thời hạn hồn thành SI, VGM, sớ lượng cont hình thức vận tải 44 Ảnh 3: Giấy xác nhận khối lượng toàn container (VGM) Giấy xác nhận khối lượng toàn bộ cont là khách hàng hay nhà xuất khẩu cung cấp cho công ty SCS VGM thể hiện rõ số cont, số seal khối lượng rỗng, và trọng lượng tối đa 45 Ảnh 4: Vận đơn (House bill) của lô hàng FCL xuất bằng đường biển 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu của quan thực tập - “Sơ đồ tổ chức” Theo Bộ phận kế toán tài chính của công ty SCS - “Bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2019-2021” Theo Bộ phận kế toán tài chính của công ty SCS - “Tổng quan quy trình giao hàng tại công ty SCS” Theo Bộ phận chứng từ của công ty SCS Các trang web - Tổng cục Hải quan: www.customs.gov.vn - Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Hikira: https://hikarilogistics.com/phan-biethang-fcl-va-lcl-uu-nhuoc-diem-cua-hai-loai-hinh-van-chuyen-fcl-va-lcl/ - Công ty TNHH Super Cargo Service: https://supercargoservice.com/home/ 47