Phân tích các bước của quá trình phân tích công việc Bài làm Phân tích công việc là một hoạt động rất quan trọng, nó giúp cho người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình một cách cụ thể đối với người lao động và làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó, nhờ đó mà người lao động sẽ hiểu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của mình đối với công việc. Quá trình phân tích công việc gồm có 7 bước:
Đề bài: Phân tích bước q trình phân tích cơng việc Bài làm Phân tích cơng việc hoạt động quan trọng, giúp cho người quản lý xác định kỳ vọng cách cụ thể người lao động làm cho họ hiểu kỳ vọng đó, nhờ mà người lao động hiểu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ cơng việc Q trình phân tích cơng việc gồm có bước: Bước 1: Xác định cơng việc cần phân tích Đây bước quy trình phân tích cơng việc Để có cách nhìn nhận vấn đề cần giải quyết, việc cần làm xác định vấn đề đó, giống phân tích cơng việc, việc cần làm xác định cơng việc cần phân tích Việc nhận định rõ công việc cần làm giúp người quản lý xem xét rõ vấn đề tồn Đây giai đoạn người quản lý cần rà soát lại cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận tiến hành lập danh sách cơng việc cần phân tích Việc rà sốt lại cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận nhằm kiểm tra phù hợp tổ chức với chiến lược kinh doanh doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích cơng việc có ý nghĩa Xuất phát từ chức nhiệm vụ phận, người thực phân tích cơng việc cần xác định cơng việc phận Cần lưu ý tương ứng với công việc ta có vị trí Người thực cơng việc tức người bổ nhiệm chức danh định Kết thúc bước ta có danh sách cơng việc cần phân tích Bước 2: Xác định loại thông tin cần thu thập lựa chọn (các) phương pháp thu thập thông tin Ở bước này, người phân tích cần xác định thơng tin công việc cần thu thập, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin Người phân tích cơng việc phải xác định vấn đề cần thu thập thông tin gì, thu thập đâu, cách Những nguồn cung cấp thơng tin cho phân tích cơng việc gồm: + Người lao động trực tiếp thực cơng việc + Người giám sát q trình thực cơng việc + Những nhà phân tích cơng việc chun nghiệp + Các chun gia lĩnh vực cơng việc + Các ghi hồ sơ, liệu, hướng dẫn nhân viên thực công việc + Các kế hoạch tổng thể chi tiết + Thông tin từ phận nhân sự/ hệ thống thông tin Quản lý nguồn nhân lực Việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cần thích hợp với mục đích phân tích công việc Những phương pháp để thu thập liệu cho phân tích cơng việc gồm: + Quan sát: Với phương pháp này, người phân tích tiến hành quan sát trực tiếp nhân viên họ thực nhiệm vụ, kết sau tổng hợp thành KSA (viết tắt Knowledge: Kiến thức – Skills: Kỹ – Attitude: Thái độ hay Phẩm chất) cần thiết cho công việc Việc quan sát giúp cho người phân tích có nhìn thực tế nhiệm vụ hoạt động ngày + Phỏng vấn: Trong vấn trực tiếp, người vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên KSA cần thiết cho công việc Một danh sách câu hỏi định trước đưa vào buổi nói chuyện, với câu hỏi bổ sung đưa dựa trê phản ứng nhân viên Phương pháp lựa chọn lý tưởng cho cơng việc địi hỏi có tính chun nghiệp cao + Điều tra bảng hỏi: Theo phương pháp này, bảng câu hỏi thiết kế sẵn gồm câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến công việc cụ thể Người phân tích cần thiết kế bảng hỏi phù hợp đưa tới người lao động điền thơng tin theo yêu cầu hướng dẫn + Phân tích nhật ký công việc: Nhật ký làm việc hồ sơ tổng hợp lại thông tin tần suất thời gian nhiệm vụ Việc tiến hành phân tích nhật ký giúp ta xác định nhiệm vụ trách nhiệm vị trí cơng việc + Phân tích báo cáo kiện quan trọng liên quan đến cơng việc: Việc phân tích báo cáo kiện quan trọng liên quan đến công việc giúp người phân tích biết dược những điểm mấu chốt, cốt yếu công việc, nắm rõ vấn đề phát sinh Bước 3: Thu thập xử lý thơng tin (định lượng định tính) Người phân tích tiến hành ghi chép, thu thập thơng tin việc áp dụng phương pháp lựa chọn bước Kết thu thập thông tin tồn hai dạng: Thơng tin định tính thơng tin định lượng Không phải vấn đề cần biết hay cần làm sáng tỏ có sẵn từ thơng tin thu thập được, người phân tích cần phải thực qua bước trước đưa định quản lý xử lý thông tin Xử lý thông tin việc người phân tích thơng tin tập hợp thơng qua thực phương pháp theo trình tự tác động vào thông tin nhằm rút thông tin cần thiết cho q trình phân tích cơng việc Thực tế rằng, thông tin thu thập cần sàng lọc xử lý lúc giá trị thông tin tăng lên nhiều Thông qua xử lý thơng tin giúp người phân tích lựa chọn thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, xác, cập nhật, đồng từ có điều kiện để giải cơng việc tốt Có hai phương hướng xử lý thông tin: thứ xử lý logic thơng tin định tính Đây việc đưa phán đoán chất kiện Thứ hai xử lý toán học thông tin định lượng Đây việc sử dụng phương pháp thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến tập hợp số liệu thu thập Đặc biệt cần ý kiểm tra, xác minh lại tính xác thơng tin: Những thơng tin thu thập để phân tích cơng việc cần kiểm tra lại với nhân viên, công nhân thực công việc, người quản lý, giám thị, giám sát tình hình thực cơng việc để đảm bảo thơng tin thu thập xác Bước 4: Viết phác thảo sản phẩm phân tích cơng việc (Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc, yêu cầu người thực công việc) Kết phân tích cơng việc biểu cụ thể ba tài liệu gồm: Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc yêu cầu người thực công việc Sau thu thập xử lý thông tin, người phân tích cần viết phác thảo sản phẩm phân tích cơng việc Bước đóng vai trị bước đệm để lưu trữ thông tin cần thu thập xử lý trước Viết phác thảo sản phẩm giúp người quản lý hình dung tranh bao quát phạm vi công việc Bước 5: Gửi phác thảo cho người lao động người quản lý/giám sát cơng việc đó; giám đốc nguồn nhân lực nhà quản lý cấp cao (nếu cần) để nhận phản hồi Việc gửi lại phác thảo để xin ý kiến nhằm khẳng định tính xác đầy đủ thơng tin ghi phác thảo công việc Nhận trí người thực ý kiến cấp thông tin kết luận phân tích cơng việc cho thống nhất, tiến hành thuận lợi mà khơng có kẻ hở chồng chéo lên Bước 6: Bổ sung, chỉnh sửa phác thảo sở phản hồi cần thiết Sau nhận phản hồi từ người lao động/giám sát công việc; giám đốc nguồn nhân lực nhà quản lý cấp cao người phụ trách phân tích cơng việc tiến hành chỉnh sửa, bổ sung thơng tin cịn thiếu điều chỉnh thông tin sai lệnh vào mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc yêu cầu người thực cơng việc hồn thiện chúng Ở nhiều tổ chức, để đơn giản hóa việc kiểm sốt cơng việc tài liệu phân tích cơng việc, thực gộp sản phẩm phân tích cơng việc thành văn gọi chung “Bản mơ tả cơng việc” Bước 7: Hồn tất thủ tục hành để ban hành sản phẩm phân tích cơng việc Các kết phân tích cơng việc sau chuẩn hóa mặt nội dung hình thức trình duyệt cấp có thẩm quyền phê duyệt để áp dụng thực tiễn Phân tích cơng việc cơng tác phức tạp, địi hỏi nhiều thời gian, cơng sức cần làm cách cẩn thận, rõ ràng tỉ mỉ Để bảo đảm cơng tác phân tích cơng việc hiệu quả, xác phù hợp với thực tiễn công việc, tổ chức cần phải định kỳ kiểm tra, rà sốt cơng việc để xác minh thông tin sản phẩm hoạt động phân tích cơng việc