chương 6 tổ chức

Mục đích nghiên cứu Những nhân tố chính của cơ cấu tổ chức  Chuyên môn hóa các bộ phận trong tổ chức  Các nguyên tắc cơ bản của sự phối hợp  Cơ cấu quyền hành của tổ chức  Những nhâ

Chương 6

Tổ chức

Mục đích nghiên cứu

 Những nhân tố chính của cơ cấu tổ chức

 Chuyên môn hóa các bộ phận trong tổ chức

 Các nguyên tắc cơ bản của sự phối hợp

 Cơ cấu quyền hành của tổ chức

 Những nhân tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân quyền

 Quyền hành trực tuyến và quyền hành chức năng

 Tổ chức cơ khí và hữu cơ

 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

 Các loại hình cơ cấu tổ chức

Công tác tổ chức

 Công tác tổ chức được xem như là một quá trình xác định những công việc được làm, ai làm và những công việc này được quản lý và phối hợp như thế nào

 Đây là một quá trình tương tác và diễn ra liên tục trong suốt chu kỳ sống của một tổ chức

 Khi tổ chức phát triển và đạt đến giai đoạn

bão hòa, nó phải được tổ chức lại.

Cơ cấu tổ chức

về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ

thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ

rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với

các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế

nào, nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng

để đáp ứng mục tiêu của tổ chức

Các nhân tố cơ bản của cơ cấu tổ chức

 Chuyên môn hóa

 xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho các

cá nhân hoặc nhóm đã được đào tạo để thực hiện những

nhiệm vụ đó

 Tiêu chuẩn hóa

 Liên quan đến các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ

 Phối hợp

 gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợp nhất những hoạt động của những cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

 Quyền hành

 Về cơ bản là quyền ra quyết định và hành động Những tổ

Sơ đồ tổ chức của công ty FedEx

Chủ tich tổng giám đốc

Phụ trách ngành

& chính phủ Truyền thông tổ chức

Giám đốc sản suất Tư vấn chung

Giám đốc tài chính

& dịch vụ khách hàng

Phó chủ tịch phụ trách thương mại

Phó chủ tịch

hệ thống &

tự động hoá

Phó chủ tịch phụ trách tài sản &

hậu cần

Phó chủ tịch

& kiểm soát viên

Chuyên môn hóa trong tổ chức

công việc thành các nhiệm vụ và phân công chúng cho các nhóm chuyên môn hoá trong

tổ chức

 Chuyên môn hóa theo chức năng

 Chuyên môn hóa theo khu vực địa lý

 Chuyên môn hóa theo sản phẩm

 Chuyên môn hóa theo khách hàng

Chuyên môn hóa trong tổ chức

 Chuyên môn hóa theo chức năng

 nhóm các nhân viên theo những lĩnh vực chuyên môn nghề nghiệp và các nguồn lực để họ cùng nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ

 Chuyên môn hóa theo địa lý

 nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý

dưới sự giám sát của một nhà quản trị

 Chuyên môn hóa theo sản phẩm

 phân chia tổ chức thành các đơn vị, mỗi đơn vị thực hiện thiết kế, sản xuất, và marketing các sản phẩm và dịch vụ của chính nó

 Chuyên môn hóa theo khách hàng

 nhóm gộp các bộ phận theo loại khách hàng được phục vụ

Chuyên môn hóa trong tổ chức

Đặc điểm tổ chức Cách chuyên môn hoá bộ phận

Phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng  Khách hàng

Cốt để sử dụng các nguồn lực hạn chế  Khách hàng

Khách hàng tiềm năng là đa dạng  Sản phẩm

Khách hàng tiềm năng là ổn định  Chức năng và khách hàng

Để sử dụng chuyên môn hoá thiết bị  Sản phẩm

Cần chuyên môn hoá các kỹ năng  Chức năng

Chi phí vận chuyển nguyên vât liệu cao  Địa lý và khách hàng

 Nguyên tắc tầm hạn kiểm soát

 giới hạn số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo trực tiếp với một nhà quản trị

Sự phối hợp trong tổ chức

Tầm hạn kiểm soát rộng Tầm hạn kiểm soát hẹp

Sự phối hợp trong tổ chức

soát:

 Năng lực của nhà quản trị và nhân viên

 Những nhiệm vụ được giám sát

 Mức độ về các vấn đề mới bất ngờ xảy ra

 Sự rõ ràng của tiêu chuẩn và mục tiêu

Quyền hành và quyền lực

 Quyền hành

 là quyền đưa ra các quyết định và hành động

 gắn liền với chức vụ hợp pháp trong tổ chức và với công việc

Quyền hành và quyền lực

Quyền hành và quyền lực

N nhân lực

Kế toán Marketing

Tài chính

Sản xuất

Cấp bậc quyền hành

Nghiên cứu & phát triển

Chức năng

Trung tâm quyền

lực

Phân quyền

 Phân quyền là quá trình chuyển giao một

nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên và giao phó quyền hành để họ thực hiện công việc

Nghĩa vụ

Q uy ền h

àn h ch n hi

ệm

Phân quyền

Quyền hành trực tuyến và tham mưu

 Quyền hành trực tuyến là mối quan hệ quyền hành theo chiều dọc trong tổ chức đi từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất

 Nguyên tắc chủ đạo của mối quan hệ này là nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh

 Gắn liền với việc ra quyết định

Quyền hành trực tuyến và tham mưu

Tổng giám đốc điều hành

Chủ tịch Phó chủ tịch

điều hành

Phó chủ tịch điều hành

Phó chủ tịch

Vùng 3

Quận D

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Vùng 4 Vùng 5 Vùng 2

Vùng 1

Quận E Quận G Quận C

Quận A Quận B Quận F

Quyền hành trực tuyến và tham mưu

vấn

 Bộ phận chức năng điều tra, nghiên cứu và đưa ra ý kiến tư vấn cho nhà quản trị trực

tuyến

 Quyền giao cho cá nhân hoặc bộ phận chức năng quyền đưa ra những quyết định và kiểm tra giám sát sự thực hiện các quyết định này

Thiết kế tổ chức

cơ cấu và những mối quan hệ quyền hành

trong toàn bộ tổ chức để thực hiện chiến lược

và các kế hoạch nhằm đáp ứng mục tiêu của

tổ chức

Thiết kế tổ chức

CƠ GIỚI

 Nhiệm vụ thích ứng

 Một vài quy tắc

 Truyền thông phi chính thức

mặt với nhiều vấn đề hơn.

 Khi môi trường thay đổi nhanh chóng cơ cấu tổ chức phải linh hoạt/hữu cơ

 Truyền thông phi chính thức

 Có nhiều mối quan hệ theo chiều ngang và

dọc

Cơ cấu thích hợp khi đó sẽ là cơ cấu hữu cơ

Thiết kế tổ chức

 Công nghệ: tổ chức sử dụng thiết bị, nguyên vật liệu, kỹ năng, kiến thức của các nhân viên và đưa tất cả chúng với nhau vào trong một mô hình hoạt động chính

 Công nghệ phức tạp hơn thì các nhà quản trị sẽ khó khăn hơn để sắp xếp tổ chức

 Công nghệ có thể được đo lường bởi:

 Nhiệm vụ đa dạng phức tạp xảy ra tức là có nhiều

vấn đề mới ngẫu nhiên xuất hiện mà nhà quản trị phải đối phó;

 Khả năng phân tích trước các nhiệm vụ để biến

nó thành thông lệ tức là các tình huống được chương trình hóa để các nhà quản trị giải quyết vấn

Thiết kế tổ chức

tích trước các vấn đề là thấp thể hiện nhiều vấn đề khác thường đối với nhà quản trị

 Cơ cấu hữu cơ là thích hợp nhất cho điều

kiện này.

tích trước các vấn đề là cao cho phép nhà

quản trị dựa vào những chương trình, thủ tục

đã thiết kế để giải quyết vấn đề

 Cơ cấu thích hợp là cơ cấu cơ khí

để sản xuất một khối lượng lớn các sản phẩm tiêu

chuẩn

 công nhân thực hiện các nhiệm vụ lặp lại cần một cơ cấu cơ khí

liên tục, toàn bộ quá trình sản xuất đã được tự động

 Người công nhân phải theo dõi về các vấn đề bất trắc

và tác động nhanh chóng đến nó một cơ cấu hữu cơ

Ứng dụng thiết kế tổ chức

 Chuyên môn hoá công việc là thấp;

 Một vài quy định quản lý hoạt động và quyền hành tập trung cho một người duy nhất- người chủ

 Một tổ chức “phẳng”

 Có hai hoặc ba cấp độ theo chiều dọc

 Một vài người được trao quyền và quyền hành ra

quyết định được tập trung.

hoặc khi bắt đầu một dự án kinh doanh

 Các thành viên có thể học hỏi kinh nghiệm của nhau

 Giảm sự trùng lắp về nhân sự và thiết bị

 Dễ giám sát và đánh giá nhân viên

 Không chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của tổ chức

Thuận

Chống

Ứng dụng thiết kế tổ chức

Giám đốc nhà máy

Trưởng bộ phận thu mua

Cấu trúc chức năng

Ứng dụng thiết kế tổ chức

 Cơ cấu sản phẩm các nhà quản trị theo đơn vị sản phẩm/dịch vụ chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối sản phẩm đến các khu vực thị trường

và khách hàng của tổ chức

nhau.

 Gia tăng sự chuyên môn hóa

 Trách nhiệm về lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm

 Trùng lắp các hoạt động làm tăng chi phí

 Khó điều động nguồn lực thuộc các tuyến khác nhau

Thuận

Ứng dụng thiết kế tổ chức

Giám đốc nhà máy

Sản xuất

Phó chủ tịch, hoá chất Phó chủ tịch, dầu

Sản xuất

Nhóm thiết kế

Nhóm thiết kế

Nhóm sản xuất

Nhóm sản xuất

Quản lý hợp đồng

Nhóm hợp đồng

Nhóm hợp đồng

Nhóm hợp đồng

Thu mua

Nhóm thu mua

Nhóm thu mua

Nhóm thu mua

Nhóm kế toán

Nhóm kế toán

Nhóm kế toán

Nguồn nhân lực

Ứng dụng thiết kế tổ chức

 Cơ cấu ma trận nhóm gộp các thành viên

vừa theo chức năng vừa theo sản phẩm

 Mỗi thành viên có hai sếp

 Kết quả là một mạng lưới phức tạp về các mối quan hệ báo cáo.

 Linh hoạt và đáp ứng nhanh với sự thay đổi

 Tạo sự phối hợp các dự án và bảo đảm tính độc lập

 Khuynh hướng tranh giành quyền lực

Thuận

Chống