chương 4 tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ và văn bản mật

CH NG 4ƯƠ T CH C QU N LÝ VÀ GI I Ổ Ứ Ả Ả QUY T VĂN B N N I B Ế Ả Ộ Ộ VÀ VĂN B N M TẢ Ậ I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ 1 . Khái niệm 2. Các loại văn bản nội bộ 3. Đặc điểm TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ Văn bản nội bộ là các văn bản do chính cơ quan, đơn vị trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi công việc I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ - Phân loại: Quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn bản… - Yêu cầu: giải quyết nhanh chóng, đúng thủ tục. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ - Thủ tục ban hành như đối với văn bản đi. II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ 1. Thủ tục ban hành 2. Thủ tục chuyển giao và quản lí văn bản nội bộ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ - Bộ phận chuyên môn soạn thảo, lãnh đạo cơ quan kí. - Văn thư làm thủ tục ban hành. II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ - Các bước chuyển giao văn bản nội bộ: + Khi tiếp nhận, văn thư kiểm tra tình trạng văn bản, địa chỉ và kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản. + Đăng kí văn bản nội bộ vào sổ đăng kí nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra cứu nhanh chóng. II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ - Khi đăng kí cần ghi đầy đủ các thông tin cần thiết theo mẫu có sẵn trong sổ. - Theo dõi việc giải quyết văn bản nội bộ: thư kí hoặc cán bộ văn thư đơn vị theo dõi sổ đăng kí và đôn đốc thủ trưởng giải quyết văn bản đúng thời hạn. [...]... THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ Ngày Số Tên Nội Thời Đơn Ký Ghi loại dung hạn vị nhận chú và trích yếu TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT I KHÁI NIỆM CHUNG II TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT I KHÁI NIỆM CHUNG 1 Khái niệm 2 Phạm vi nội dung bí mật của nhà nước I KHÁI NIỆM CHUNG Là các văn bản mang tính bí mật không thể tiết lộ I KHÁI... II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT - Nhóm về phạm vi sử dụng + Dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ ”: đóng ngoài bì thư, ở góc bên phải + “TÀI LIỆU THU HỒI”, “THỜI HẠN” và “ĐỌC XONG TIÊU HỦY”: đóng trong văn bản, ngay dưới dấu chỉ mức độ mật + Dấu niêm phong: đóng ở mép dán của bì thư văn bản mật II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT - Mọi văn bản mật phải do văn phòng quản lí và. .. chuyển giao được tổ chức tại văn phòng theo đúng quy định về thủ tục - Đăng kí văn bản mật: + Đăng kí vào sổ văn bản mật đi riêng + Mẫu sổ giống văn bản đi, khác tên và thêm cột chỉ mức độ mật sau cột trích yếu nội dung II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT - Lập phiếu gửi: chỉ lập phiếu gửi mà không dùng sổ chuyển giao văn bản đi - Vào bì: + Bì ngoài: trình bày giống văn bản thường Khi chuyển... mật II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT - Người soạn thảo phải đề xuất và người ký văn bản có trách nhiệm xác định mức độ mật và nơi nhận đối với tài liệu mật Khi thay đổi mức độ mật phải báo cáo thủ trưởng - Đánh máy: người được đánh máy chính là người soạn thảo hoặc do văn thư thực hiện + Yêu cầu: có trách nhiệm bảo vệ, giữ gìn bí mật thông tin II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT... II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT ▪ Phải có chữ kí lên tờ giấy niêm phong Nếu không dùng chữ kí có thể dùng giấy niêm phong II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT - Chuyển giao: có thể dùng nhiều cách khác nhau + Chuyển giao trực tiếp + Chuyển qua đường bưu điện: ít sử dụng + Chuyển qua thư điện tử II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT - Lưu ý: + Khi vân chuyển tài liệu mật. .. TUYỆT MẬT ▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, tên loại văn bản (đối với VB có tên loại) ▪ Đóng dưới trích yếu nội dung đối với VB không có tên loại ▪ Khi vừa có mức độ khẩn và mật thì đóng MẬT trên KHẨN dưới II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT + Đóng ngoài bì văn bản: gồm 3 dấu: A, B, C ▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, giữa bì thư chếch về bên trái; nếu văn bản vừa có mức độ khẩn và mật thì đóng MẬT... độ mật : - Các bí mật Nhà nước trong lĩnh vực công tác của các cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, các đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội, kinh tế ngoài phạm vi “tuyệt mật, tối mật II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT 1 Quy định về soạn thảo, đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản mật 2 Vận chuyển, chuyển giao tài liệu mật 3 Nhận và phân phối tài liệu mật 4 Thống kê, lưu giữ, bảo quản. .. chẽ, bản thảo của văn bản mật được in ra không sử dụng phải nhanh chóng tiêu hủy ngay sau khi chỉnh sửa xong - Đối với VB sao chụp phải chụp đúng số lượng, không được chụp thừa Mọi tài liệu liên quan tới văn bản mật không được lưu tại cơ quan (chỉ lưu bản gốc) II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT Các loại dấu do Bộ công an quy định, gồm: - Dấu chỉ mức độ mật: + Đóng trong văn bản: MẬT, TỐI MẬT,... các phương tiện bảo mật, bảo vệ như: hòm sắt, cặp có khóa và nhiều phương tiện khác + Không được buộc sau xe + Giao văn bản đến đúng địa chỉ nơi nhận, không được nhờ người khác thực hiện + Khi chuyển giao phải kí xác nhận giữa hai bên để lưu giữ chứng cứ II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT - Lưu ý: + Văn bản đến bằng cách chuyển giao nào vẫn phải qua văn thư để nhận + Văn thư chỉ được bóc... chuyển giao trực tiếp + Bì trong: thêm một số chi tiết, không có tem, thay vào dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ” CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ Tên cơ quan gửi Địa chỉ 3 Số điện thoại, số fax 4 Biểu tượng 1 2 9 Địa chỉ email, website 5 6 Số, kí hiệu Dấu mật 7 Tên CQ nhận 8 Địa chỉ II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT + Lưu ý: ▪ Bì trong được dán bằng hồ hoặc niêm phong bằng chỉ, giấy . VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ 1 . Khái niệm 2. Các loại văn bản nội bộ 3. Đặc điểm TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN. với văn bản đi. II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ 1. Thủ tục ban hành 2. Thủ tục chuyển giao và quản lí văn bản nội bộ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ II giao văn bản nội bộ: + Khi tiếp nhận, văn thư kiểm tra tình trạng văn bản, địa chỉ và kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản. + Đăng kí văn bản nội bộ vào sổ đăng kí nhằm quản lý chặt chẽ văn bản