chương 4 tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ và văn bản mật

THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ... THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ - Các bước chuyển giao văn bản nội

Trang 1

CH ƯƠNG 4 NG 4

T CH C QU N LÝ VÀ GI I Ổ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI ỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI ẢN LÝ VÀ GIẢI ẢN LÝ VÀ GIẢI QUY T VĂN B N N I B ẾT VĂN BẢN NỘI BỘ ẢN LÝ VÀ GIẢI ỘI BỘ ỘI BỘ

VÀ VĂN B N M T ẢN LÝ VÀ GIẢI ẬT

Trang 2

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ

II THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ

Trang 3

Trang 4

Văn bản nội bộ là các văn bản do chính cơ quan, đơn vị trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi công việc

Trang 5

- Phân loại: Quyết định nhân sự, chỉ

thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn bản…

- Yêu cầu: giải quyết nhanh chóng,

đúng thủ tục.

Trang 6

- Thủ tục ban hành như đối với văn bản đi.

Trang 7

II THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

Trang 8

II THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO

VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

- Bộ phận chuyên môn soạn thảo, lãnh đạo cơ quan kí.

- Văn thư làm thủ tục ban hành.

Trang 9

- Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:

+ Khi tiếp nhận, văn thư kiểm tra tình trạng văn bản, địa chỉ và kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản

+ Đăng kí văn bản nội bộ vào sổ đăng kí nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra cứu nhanh chóng.

Trang 10

- Khi đăng kí cần ghi đầy đủ các thông tin cần thiết theo mẫu có sẵn trong sổ.

- Theo dõi việc giải quyết văn bản nội bộ: thư kí hoặc cán bộ văn thư đơn vị theo dõi sổ đăng kí và đôn đốc thủ trưởng giải quyết văn bản đúng thời hạn.

Trang 11

Ngày Số Tên

lo i ại

và trích

y uếu

N i ội dung Th i ời

h nại Đ n vơn ị nh nKý ận chúGhi

Trang 12

TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT

I KHÁI NIỆM CHUNG

II TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT

Trang 13

Trang 14

Là các văn bản mang tính bí mật không thể tiết lộ.

Trang 15

• Những thông tin thuộc mức độ “tuyệt mật”: Chính phủ, bộ, cơ quan cấp trung ương, chủ tịch nước

- Kế hoạch chiến lược phòng thủ đất nước.

- Kế hoạch động viên đối phó với chiến tranh

và các phương tiện chiến tranh.

- Chủ trương, chính sách đối nội, đối ngoại

của đất nước chưa hoặc không công bố

Trang 16

- Những tin tức của nước ngoài chuyển giao cho Việt Nam mà theo yêu cầu của bên giao hoặc Chính phủ xác định ở mức độ “tuyệt mật”.

-Thông tin về các tổ chức và hoạt động tình

báo, phản gián.

Trang 17

- Các mật mã của quốc gia về kho tiền, hàng,

phòng thủ Dự trữ chiến lược quốc gia, các

số liệu dự toán, quyết toán ngân sách nhà nước

Trang 18

- Tổ chức, trang bị, phương tiện tác chiến của

các đơn vị vũ trang, phương tiện vận chuyển

và cất giữ vũ khí, công trình quan trọng phòng thủ biên giới, vùng trời, vùng biển, hải đảo.

- Tài liệu về đường biên giới chưa công bố, bản

đồ quân sự, tọa độ, vị trí và tỉ số cao độ các mốc chính của trạm khí tượng thủy văn, hải

Trang 19

• Những thông tin thuộc mức độ “tối mật”:

- Các cuộc đàm phán về chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác giữa nước ta với nước ngoài.

Trang 20

- Số liệu tuyệt đối về thu chi ngân sách Nhà

nước chưa công bố; số lượng tiền in, phát hành, tiền dự trữ, số liệu về bội chi, lạm phát tiền tệ và phương án giá chưa công bố.

- Nơi lưu giữ kim loại quý hiếm, ngoại hối và

vật quý hiếm khác của Nhà nước; địa điểm, trữ lượng các mỏ kim loại, phi kim loại, chất

Trang 21

- Phát minh, sáng chế, giải pháp đặc biệt quan

trọng của quốc gia chưa công bố.

- Kế hoạch xuất nhập khẩu các mặt hàng giữ

vị trí trọng yếu trong sự phát triển của đất nước.

Trang 22

• Những thông tin thuộc mức độ “mật”:

- Các bí mật Nhà nước trong lĩnh vực công tác của các cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, các đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội, kinh tế ngoài phạm vi “tuyệt mật, tối mật”.

Trang 23

II TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT

1 Quy định về soạn thảo, đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản mật

2 Vận chuyển, chuyển giao tài liệu mật

3 Nhận và phân phối tài liệu mật

4 Thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu mật

Trang 24

- Người soạn thảo phải đề xuất và người ký

văn bản có trách nhiệm xác định mức độ mật

và nơi nhận đối với tài liệu mật Khi thay đổi mức độ mật phải báo cáo thủ trưởng.

- Đánh máy: người được đánh máy chính là

người soạn thảo hoặc do văn thư thực hiện

+ Yêu cầu : có trách nhiệm bảo vệ, giữ gìn bí

Trang 25

- In ấn: Tài liệu in ấn sao chụp được quy định

chặt chẽ, bản thảo của văn bản mật được in

ra không sử dụng phải nhanh chóng tiêu hủy ngay sau khi chỉnh sửa xong.

- Đối với VB sao chụp phải chụp đúng số

lượng, không được chụp thừa Mọi tài liệu liên quan tới văn bản mật không được lưu tại

cơ quan (chỉ lưu bản gốc).

Trang 26

Các loại dấu do Bộ công an quy định, gồm:

- Dấu chỉ mức độ mật:

+ Đóng trong văn bản: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT.

▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, tên loại văn bản (đối với VB có tên loại)

▪ Đóng dưới trích yếu nội dung đối với VB không

có tên loại.

Trang 27

+ Đóng ngoài bì văn bản: gồm 3 dấu: A, B, C

▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, giữa bì thư chếch về bên trái; nếu văn bản vừa có mức

độ khẩn và mật thì đóng MẬT trên KHẨN dưới

Trang 28

- Nhóm về phạm vi sử dụng

+ Dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC

BÌ ”: đóng ngoài bì thư, ở góc bên phải.

+ “TÀI LIỆU THU HỒI”, “THỜI HẠN” và “ĐỌC XONG TIÊU HỦY”: đóng trong văn bản, ngay dưới dấu chỉ mức độ mật.

+ Dấu niêm phong: đóng ở mép dán của bì

Trang 29

- Mọi văn bản mật phải do văn phòng quản lí

và việc chuyển giao được tổ chức tại văn phòng theo đúng quy định về thủ tục.

- Đăng kí văn bản mật:

+ Đăng kí vào sổ văn bản mật đi riêng.

+ Mẫu sổ giống văn bản đi, khác tên và thêm cột chỉ mức độ mật sau cột trích yếu nội dung.

Trang 30

- Lập phiếu gửi: chỉ lập phiếu gửi mà không

dùng sổ chuyển giao văn bản đi.

- Vào bì :

+ Bì ngoài: trình bày giống văn bản thường Khi chuyển giao qua đường bưu điện không được đóng dấu, chỉ đóng khi chuyển giao trực tiếp.

+ Bì trong: thêm một số chi tiết, không có tem,

Trang 31

9 1

2 3 4

Trang 32

Trang 33

▪ Phải có chữ kí lên tờ giấy niêm phong Nếu không dùng chữ kí có thể dùng giấy niêm phong.

Trang 34

- Chuyển giao: có thể dùng nhiều cách khác

nhau.

+ Chuyển giao trực tiếp

+ Chuyển qua đường bưu điện: ít sử dụng

+ Chuyển qua thư điện tử

Trang 35

- Lưu ý:

+ Khi vân chuyển tài liệu mật cần có các phương tiện bảo mật, bảo vệ như: hòm sắt, cặp có khóa và nhiều phương tiện khác.

+ Không được buộc sau xe.

+ Giao văn bản đến đúng địa chỉ nơi nhận, không được nhờ người khác thực hiện.

+ Khi chuyển giao phải kí xác nhận giữa hai bên

để lưu giữ chứng cứ.

Trang 36

Trang 37

- Đăng kí văn bản mật: chỉ được sử dụng

một sổ đăng kí, có thể dùng cho nhiều năm.

- Phân phối văn bản mật: lập sổ chuyển giao

văn bản mật phải gọi người liên quan tới tận nơi nhận và kí tên xác nhận.

Trang 38

- Văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản mật vào

kho lưu trữ trong tủ kín, hòm sắt… và bảo đảm an toàn về độ mật.

Định dạng
Số trang	38
Dung lượng	198,5 KB