dùng sổ chuyển giao văn bản đi.
- Vào bì:
+ Bì ngoài: trình bày giống văn bản thường. Khi chuyển giao qua đường bưu điện không được đóng dấu, chỉ đóng khi chuyển giao trực tiếp. + Bì trong: thêm một số chi tiết, không có tem,
9 12 2 3 4 5 6 7 8
Tên cơ quan gửi Địa chỉ
Số điện thoại, số fax Địa chỉ email, website
Tên CQ nhận Địa chỉ Số, kí hiệu Dấu mật… Biểu tượng CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ
II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT VĂN BẢN MẬT
+ Lưu ý:
▪ Bì trong được dán bằng hồ hoặc niêm phong bằng chỉ, giấy niêm phong.
▪ Bì ngoài cũng được niêm phong nhưng đơn giản hơn bì trong.
VD: dùng chỉ xi dán với lớp keo hoặc giấy niêm phong.
II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT VĂN BẢN MẬT
▪ Phải có chữ kí lên tờ giấy niêm phong. Nếu không dùng chữ kí có thể dùng giấy niêm phong.
II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT VĂN BẢN MẬT
- Chuyển giao: có thể dùng nhiều cách khác
nhau.
+ Chuyển giao trực tiếp
+ Chuyển qua đường bưu điện: ít sử dụng + Chuyển qua thư điện tử
II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT VĂN BẢN MẬT
- Lưu ý:
+ Khi vân chuyển tài liệu mật cần có các phương tiện bảo mật, bảo vệ như: hòm sắt, cặp có khóa và nhiều phương tiện khác.
+ Không được buộc sau xe.
+ Giao văn bản đến đúng địa chỉ nơi nhận, không được nhờ người khác thực hiện.
+ Khi chuyển giao phải kí xác nhận giữa hai bên để lưu giữ chứng cứ.
II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT VĂN BẢN MẬT
- Lưu ý:
+ Văn bản đến bằng cách chuyển giao nào vẫn phải qua văn thư để nhận.
+ Văn thư chỉ được bóc bì ngoài, nếu ghi rõ chức danh thì không được bóc.
+ Xem xét bì ngoài để xác định nhiệm vụ của mình.
II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT VĂN BẢN MẬT
- Đăng kí văn bản mật: chỉ được sử dụng
một sổ đăng kí, có thể dùng cho nhiều năm.
- Phân phối văn bản mật: lập sổ chuyển giao
văn bản mật phải gọi người liên quan tới tận nơi nhận và kí tên xác nhận.
II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT VĂN BẢN MẬT
- Văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản mật vào
kho lưu trữ trong tủ kín, hòm sắt… và bảo đảm an toàn về độ mật.