chương 2 tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

CHƯƠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI TÀI LIỆU HỌC TẬP Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI I KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI I KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC Khái niệm văn 1.1 Khái niệm 1.2 Các nhóm văn Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lí văn I KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC Văn tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảo để gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ I KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC - Nhóm văn quy phạm luật - Nhóm văn thông thường - “Thư công” người lãnh đạo quan viết cho đối tượng có liên quan nhằm thực thi công vụ I KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC - Chính xác - Thống - Kịp thời - Tiết kiệm II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Kiểm tra hình thức, thể thức kĩ thuật trình bày văn bản; trình kí; ghi số ngày tháng văn 1.1 Kiểm tra hình thức, thể thức kĩ thuật trình bày văn 1.2 Trình kí 1.3 Ghi số ngày tháng 1.4 Nhân II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Là công việc bắt buộc, phận văn thư thực - Nhiệm vụ: + Soát lại lần cuối tất yếu tố thể thức văn + Kiểm tra thành phần thể thức bổ sung + Kiểm tra hình thức trình bày văn II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Do văn thư thực - Đem theo giấy tờ liên quan đến vấn đề trình kí - Văn để hồ sơ bìa trình kí - Kí bút mực màu xanh - Kí văn trở lên II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Khi chuyển giao văn Mật, phải làm bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu mức độ Mật Nếu văn gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu: “Chỉ người có tên bóc bì” + Bì ngồi: Ghi gửi tài liệu thường phải đóng dấu ký hiệu mức độ II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - A: Dấu ký hiệu mức độ Tuyệt Mật - B: Dấu ký hiệu mức độ Tối mật - C: Dấu ký hiệu mức độ Mật II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI LƯU Ý: - Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào (mép lẻ vào trước) - Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn - Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Các cách chuyển phát tùy theo vị trí địa lí, tính chất cơng việc chọn cách sau: - Chuyển giao trực tiếp: VB nội bộ, VB quan trọng gửi cấp trên, phạm vi địa lí gần  lập hồ sơ chuyển giao VB (Phụ lục 9/ công văn 245/VTLTNNNVTW) II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Chuyển giao qua đường bưu điện: giao dịch số lượng nhiều, cấp tương đương, cấp dưới, phạm vi địa lí tương đối xa  lập hồ sơ chuyển giao VB qua đường bưu điện (Phụ lục 10/ cơng văn 245/VTLTNN-NVTW) II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Chuyển giao qua email: dành cho đối tượng nhiều, cấp tương đương, cấp dưới, trường hợp cần gấp thời gian - Chuyển giao fax: trường hợp gấp thời gian VB không quan trọng, gửi chỉnh bổ sung II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI -Các loại sổ sử dụng trình chuyển giao VB: + Sổ chuyển giao văn + Sổ chuyển giao văn qua đường bưu điện + Phiếu gửi II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Mẫu số - Được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm - Bìa trang đầu: trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đi, khác tên gọi là: “Sổ chuyển giao văn đi” II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số ký Nơi nhận Ký nhận hiệu văn văn bản Ghi - Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển Ghi theo ngày, tháng chuyển văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ 01/02 Cột 2: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức; Ghi tên quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị cá nhân khác Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi chú: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì…) II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI • Kiểm tra việc gửi văn -Tùy theo cách chuyển giao mà có hình thức kiểm tra phù hợp - Cách xử lí: + Chậm trễ: gọi điện thông báo thông tin sơ trước + Thất lạc: kiểm tra lí thất lạc để chỉnh sửa cho gửi văn bổ sung + Sai sót: thay văn có hình thức tương đương Sai thể thức: đính văn hồn chỉnh II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI    Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu 5.1 Sắp xếp lưu 5.2 Bảo quản phục vụ sử dụng lưu II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Lưu: VB lưu VB + VB gốc: lưu phịng văn thư + VB chính: lưu hồ sơ phận chun mơn II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Cách xếp sau: - Những văn đánh số, đăng ký chung xếp chung thành tập (một hồ sơ) Ví dụ: + Tập văn công ty X quý I năm 2004, + Tập văn UBND quận Y tháng năm 2004 ………………… II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI - Văn đánh số riêng theo loại xếp theo tên loại cụ thể Ví dụ: + Tập Nghị định Chính phủ năm 2004 + Tập Quyết định UBND quận Hải Châu năm 2004 - Văn đánh số theo nhóm xếp riêng theo từngnhóm Ví dụ: năm 2004 Tập QĐ ... TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI I KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC Khái niệm văn 1.1 Khái niệm 1 .2 Các nhóm văn Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lí văn I KHÁI... TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI    Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu 5.1 Sắp xếp lưu 5 .2 Bảo quản phục vụ sử dụng lưu II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI. .. Công văn số 425 /VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 20 05 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI I KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC II QUY TRÌNH TỔ CHỨC,