Quản lý và giải quyết văn bản đi

Quản lý và giải quyết văn bản đi

I VĂN BẢN ĐI

1. Khái niệm văn bản đi:

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gổm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình

Văn bản đi bao gồm:

- Văn bản Quy phạm pháp luật: Luật, các văn bản quy phạm dưới Luật như Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư

- Văn bản hành chính thông thường: Điều lệ, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Chương trình, Công văn, Tờ trình,…

- Văn bản chuyên ngành: Chứng từ thu – chi, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, các bản vẽ xây dựng,…

- Các loại bản sao văn bản: sao y, sao lục, trích sao

Ngoài ra còn có Thư công dó người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan

2. Nguyên tắc giải quyết văn bản:

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý chúng phải đảm bảo nguyên tắc sau:

• Một là, nguyên tắc tập trung, thống nhất

- Tất cả các văn bản đi do đơn vị, cá nhân soạn thảo trước khi phát hành phải tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục, đơn vị, cá nhân soạn thảo không được tự ý phát hành văn bản Cũng như vậy, tất cả văn bản đến cơ quan dù bất kì từ nguồn nào cũng phải tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục cần thiết trước khi trình lãnh đạo và phân phối đến các đơn vị

- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho việc quản lý văn bản đi, đến thống nhất, đồng bộ, tránh phân tán, lẫn lộn; giúp Văn thư cơ quan theo dõi, thống kê, quản lý văn bản được nhanh chóng thuận lợi, đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư được thông suốt

• Hai là, nguyên tắc chính xác, kịp thời

- Văn bản phải được gửi đúng cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết trong thời gian sớm nhất, văn bản có nội dung liên quan đến nhiệm

vụ của cơ quan nào phải được chuyến đến đúng cơ quan đó

- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho văn bản phát huy được hiệu lực và hiệu quả thi hành

• Ba là, nguyên tắc chặt chẽ, tiết kiệm và theo đúng quy trình do nhà nước quy định.

- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho quá trình tổ chức quản lý, giải quyết văn bản không bị phân tán, lẫn lộn, đảm bảo an toàn, tránh thất

lạc, mất mát; tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc; tạo được sự thống nhất, đồng bộ trong việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, phục vụ tốt cho công tác thanh tra, kiểm tra.

3. Quy trình quản lý văn bản đi

3.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản

− Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính là người chịu trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức, kĩ thuật soạn thảo văn bản

− Nội dung kiểm tra: văn thư cơ quan có nhiệm vụ xem văn bản đó có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không? Kỹ thuật, hình thức trình bày văn bản có đúng tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định Những văn bản không đảm bảo về thể thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không đúng quy định nhất định phải sửa lại trước khi chuyển giao

− Kết quả kiểm tra: Cán bộ chuyên môn khi hoàn thiện dự thảo văn bản sẽ gửi cho thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung nếu đúng sẽ ký nháy gửi cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính duyệt thể thức còn nếu sai sẽ chuyển

về cho cán bộ chuyên môn hoàn thiện lại Những văn bản đảm bảo thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, Chánh văn phòng/ Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm phải ký tắt vào phần sau của nội dung văn bản (sao dòng Lưu: VT,…)

3.2. Trình ký văn bản

3.2.1. Trình ký

− Việc trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng (phòng Hành chính) hoặc do cán bộ chuyên viên soạn thảo văn bản thực hiện hiện nhưng nhất thiết phải thông qua bộ phận Hành chính để theo dõi, kiểm tra, quản lý Đối với những văn bản có nội dung đơn giản, văn thư cơ quan có thể giúp đơn

vị, cá nhân soạn thảo trình người có thẩm quyền ký

− Khi trình ký văn bản thường gặp 02 trường hợp sau đây:

Trường hợp 1: Đối với những văn bản có nội dung đơn giản như

các loại Quyết định cá biệt,công văn Thông báo,… thì chỉ cần trình bản thảo của văn bản đã đuuợc kiểm tra về mặt nội dung và hình thức để người có thẩm quyền ký chính thức

Trường hợp 2: Đối với những văn bản quan trọng (các văn bản

Quy phạm Pháp luật, các Đề án công tác, Quy định, Quy chế…), khi trình

ký phải trình tất cả các văn bản kí kết liên quan (hồ sơ soạn thảo văn bản)

để người ký văn bản xem xét lại toàn bộ quá trình soạn thảo văn bản đó

 Trước khi trình ký, văn bản phải được kiểm tra kỹ về mặt hình thức, nội dung Đồng thời phải có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soan thảo và của văn phòng/phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm Nếu trình ký một lúc nhiều văn bản thì nên sắp xếp văn bản theo một trật tự hợp lý, đưa vào kẹp trình ký và nên trình vào một thời điểm nhất định trong ngày

3.2.2. Ký

3.2.2.1. Tác dụng của chữ ký:

Thông thường những người có thẩm quyền ký văn bản là người đứng đầu trong cơ quan, tổ chức đơn vị, là người có trách nhiệm trước những nội dung

mà văn bản đã ban hành Mọi văn bản do cơ quan ban hành nhất thiết có chữ

ký của người có thẩm quyền

Chữ ký trong văn bản thể hiện quyền uy và nghĩa vụ của người ký, đồng thời thể hiện tính pháp lý, mức độ tin cậy của văn bản Người ký văn bản là người trục tiếp chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước pháp luật

3.2.2.2. Quy định về ký văn bản: Theo 2 chế độ

 Theo chế độ thủ trưởng (như Quốc hội, HĐND, UBND): quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan,

tổ chức ban hành đối với những văn bản quan trọng Còn đối với những văn bản không quan trọng người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong những trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có

tổ chức có thể ủy quyền cho một cán bộ phục trách dưới mình ký thừa ủy quyền (TUQ), việc giao ký thừa ủy quyền phải thể hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Hoặc có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh (TL.), việc giao ký thừa lệnh phải được thể hiện rõ trong quy chế hoạt động và quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

 Theo chế độ tập thể (được áp dụng đối với các Bộ, các công ty, xí nghiệp…) đối với những vấn đề quan trọng mà theo quy định của pháp luật hoặc Quy chế/Điều lệ của tổ chức cần đưa ra thảo luận lấy ý kiến đóng góp của tập thể

và quyết định theo đa số, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể ký các loại văn bản của cơ quan, tổ chức Hoặc có thể giao cho cấp phó của tổ chức đó ký thay người đứng đầu cơ quan tổ chức theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách Đối với những vấn đề khác, việc ký văn bản được thực hiện giống cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng

 Khi ký văn bản tuyệt đối không được ký bằng bút chì và bút có mực màu đỏ3.3. Ghi số và ngày tháng, đăng ký văn bản

3.3.1. Ghi số văn bản

− Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Mỗi văn bản được ghi một số thứ tự riêng theo hệ thống số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào

− Việc ghi số của văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký, quản

lý, thống kê, tra tìm, đòng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các hoạt động nghiệp khác trong công tác văn thư và lưu trữ Cách ghi số văn bản được thực hiện như sau:

a) Văn bản Quy phạm pháp luật, được ghi một hệ thống số riêng

Số: 01/2015/QĐ-UBNDSố: 02/2015/QĐ-UBNDSố: 03/2015/QĐ-UBND

b) Quyết định (cá biệt), Quy định, Quy chế, Hướng dẫn ghi một hệ thống số riêng: vì theo quy định thì bản lưu các văn bản này có thời hạn bảo quản

vĩnh viễn.Việc ghi số riêng cho các loại văn bản nhằm mục đích hình thành lập tập lưu riêng tập lưu riêng để quản lý, thống kê và giao nộp vào lưu trữ lịch sử được thuận lợi

………

Số: n/QĐ-SNV

Số: 01/2015/TT-BNVSố: 02/2015/TT-BNVSố: 03/2015/TT-BNV

……… Số: n/2015/TT-BNVc) Văn bản hành chính thông thường:

− Nếu cơ quan ban hành trên 2000 văn bản/01 năm, số văn bản được ghi riêng cho từng loại: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ nhưng lại khó áp dụng đối với những văn bản có số lượng ít

Số: 01/TB-UBNDSố: 02/TB-UBNDSố: 03/TB-UBNDSố: 04/TB-UBND

− Đối với những cơ quan ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/01 năm,

số văn bản thường được ghi theo nhóm

Ví dụ:

Số: 01/KH-UBNDSố: 02/BC-UBNDSố: 03/TB-UBNDSố: 04/TTr-UBND

………

Số: 01/UBND-VXSố: 02/UBND-KTSố: 03/UBND-NCSố: 04/UBND-VX

− Đối với những cơ quan ban hành dưới 500 văn bản/năm, số văn bản được ghi chung cho các loại: Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong tường hơp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng

Ví dụ: Số: 01/TB-UBND

Số: 02/BC-UBNDSố: 03/KH-UBNDSố: 04/TTr-UBND

Số: 05/QĐ-UBNDd) Bản sao các loại văn bản được ghi số riêng:

Ví dụ: Số: 01/SY-VP

Số: 02/SL-VPSố: 03/TS-VPe) Bản sao của cá tổ chức do cơ quan thành lập được sử dụng con dấu của cơ quan đẻ giao dịch (Hội đồng tuyển dụng CCVC,Hội đồng tuyển sinh…) được ghi số riêng

f) Ghi số văn bản phải đảm bảo đúng trình tự công việc, việc nào giải quyết trước, văn bản của việc được ghi số trước

g) Trường hợp ghi sót số, có thể chèn các ký tự a, b, c những phải hạn chế tối

đa tình trạng này

3.3.2. Ghi ngày tháng của văn bản

− Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản

có hiệu lực Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các

số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số ‘’0’’ phía trước

− Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp của cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi

Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010

− Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

3.3.3. Đăng kí văn bản đi

− Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật các thông tin của văn bản như

số, ký hiệu, tác giả văn bản, tên loại và trích yếu nội dung… vào sổ hoặc cơ

sở dữ liệu trên máy tính để quản lý và tra tìm Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan

vì việc làm này giúp cơ quan quản lý văn bản đi được chặt chẽ; tra tì và thống kê văn bản được thực hiện tiện

− Hiện nay việc đăng ký văn ản đi thường áp dụng hai phương pháp, đó là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng phần mềm trên máy tính Trong tài liệu này chúng tôi chỉ đề cập việc đăng ký văn bản bằng Sổ (phương pháp truyền thống)

− Lập sổ đăng ký văn bản đi

a) Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản trong một năm thì chỉ nên lập 2 loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

+ Sổ đăng ký văn bản mật đi

b) Đối với những cơ quan tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản trong một năm có thể lập các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt).

+ Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn loại thường

+ Sổ đăng ký văn bản mật đi

c) Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản trong một năm thì lập ít nhất các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt)

+ Sổ đăng ký văn bản hành chính ghi tên loại khác

+ Sổ đăng ký công văn loại thường

+ Sổ đăng ký văn bản mật đi

 Lưu ý: Khi lập sổ đăng kí văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản

Mật của cơ quan ban hành hằng năm Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết phải lập sổ riêng.

3.4. Nhân bản, đóng dấu

3.4.1. Yêu cầu của việc nhân bản văn bản

Việc nhân bản phải đảm bảo các yêu cầu nhanh chóng, chính xác, đúng số lượng; tuyệt đối giữ bí mật thông tin trong văn bản

3.4.2. Phương pháp đóng dấu văn bản

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhắm khẳng định giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành của văn bản trong việc thực hiện các thủ tục hành chính giữa các

cơ quan, các tổ chức và công dân

• Đóng dấu cơ quan

− Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp

lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền

lý ( cấp phó ký thay –KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh – TL tuỳ theo nội dung và tính chất quan trọng của văn bản) Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng

− Dấu đóng vào văn bản phải ghỉ rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của nhà nước Dấu chỉ được đóng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký

• Đóng dấu treo: Dấu treo là dấu được đóng vào góc trên, bên trái tên cơ

quan ban hành hoặc tiêu đề văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực và tính pháp lý của văn bản đến Dấu treo được đóng trong các trường hợp sau:

− Các văn bản quy phạm pháp luật, các Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo đang trong giai đoạn dự thảo trình ra hội nghị hoặc gửi các cơ quan để lấy ý kiến đóng góp, sửa đổi, bổ sung Trong trường hợp này thủ trưởng cơ quan không ký vào văn bản đó mà đóng dấu treo để đảm bảo tính chân thật Kèm theo văn bản dự thảo là công văn đề nghị hoặc hướng dẫn góp ý

− Một số tổ chức do cơ quan thành lập để thực hiện một nhiệm vụ thường xuyên hoặc không thường xuyên nhưng khong có con dâu riêng

như Hội đồng khoa học, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng tuyển sinh… khi cần có thể dùng con dấu của cơ quan để đóng treo vào văn bản, không đóng vào chữ ký.

− Một số trường hợp như các loại Biên bản, các phụ lục của văn bản cũng có thể đóng dấu treo

• Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai là đóng vào khoảng giữa mép phải của văn

bản hoặc phụ lục văn bản nhằm ngăn ngừa việc đánh tráo, thay đổi, làm thất lạc các trang văn bản Mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ

− Dấu của cơ quan được dùng để đóng giáp lai đối với những văn bản có nội dung quan trọng nhưu các bản kê khai, thông kê số liệu hoặc các văn bản thể hiện sự cam kết của các bên để đề phòng việc thất lạc; các loại biên bản, các phụ lục kèm theo các văn bản khác, nếu có từ 02 trang trở lên

 Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai trong văn bản do người soạn thảo văn bản đề xuất, người ký văn bản quyết định.

• Đóng dấu lên phụ lục kèm theo bản chính

Việc đóng dấu lên phụ lục của văn bản do người ký văn bản quyết định, dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần, bên trái tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục

• Đóng dấu chức danh, dấu họ và tên

Đối với những văn bản được mẫu hoá (không ghi rõ chức danh người ký) ta phải đóng dấu chức danh và dấu họ tên người ký văn bản

3.5. Làm thủ tục, chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi

3.5.1. Làm thủ tục phát hành văn bản

3.5.1.1. Lựa chọn và trình bày bì đựng văn bản

− Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các dối tượng có liên quan đều phải để trong bị cẩn thận nhằm tránh thất lạc và lộ thông tin Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai ngoài không nhìn rõ chữ bên trong

− Bì văn bản nên dược in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau:

+ Loại 307 x 220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy

+ Loại 220 x 158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bị ở dạng gấp 02 phần bằng nhau

+ Loại 220 x 109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bị ở dạng gấp 03 phần bằng nhau

+ Loại 158 x 115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bị ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.

− Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra

Mẫu bì được minh hoạ như sau

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

(8)

ĐC: Số xxx – Phố…Quận…….(2)ĐT: ……….Fax…….(3)

E-Mail:……… Website:………(4) Số:……….(5)

Kính gửi: ………(6)

………(7)

Hướng dẫn trình bày và viết bì

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản:

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành… nếu cần).

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cầu)

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).

− Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản, vị

trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chổ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực đỏ

Ví dụ:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

(8)

ĐC: Số xxx – Phố…Quận…….(2)ĐT: ……….Fax…….(3)

E-Mail:……… Website:………(4) Số:……….(5)

Kính gửi: ………(6)

………(7)

 Đối với những văn bản “Mật” khi chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm

bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc.

Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn bản, đóng dấu chỉ mức độ Mật Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “ Chỉ người có tên mới được bóc bì”

+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức đọ Mật dưới số ký hiệu của văn bản

A; Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt MậtB: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối MậtC: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật

Ví dụ: Bìa trong

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: SỐ Phố Quận (2)ĐT:……… Fax…… (3)(8)

Số:………(5)

MẬT

Kính gửi:……….(6)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số……- Phố… Quận… (2)

ĐT:……….Fax:…………(3)

Email:……… Website………(4)

Số:………(5)

Kính gửi:……… 6)

………(7)

3.5.1.2 Vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong Khi vào bì, dán bì cần tránh làm nhàu văn bản, không để hồ sơ dán vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dán bì phải có độ kết đinh cao, khó bóc 3.5.2. Chuyển phát văn bản đi 3.5.2.1. Nguyên tắc chung − Tất cả những văn bản do cơ quan là ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành − Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tranh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản 3.5.2.2. Nội dung của việc chuyển phát văn bản a) Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan. − Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sỏ đăng ký văn bản đi để làm sổ chuyển giao − Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực biện tại bộ phận văn thư thì cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu hồ sơ như sau: • Tờ bìa (8) C ……… (1)…………

……….(2)……….

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm:… (3)

Từ ngày…./… đến ngày…/….(4) Từ số:…… đến số”…… (5)