Quy trình giải quyết văn bản

2.1. Khái niệm văn bản đến Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trong do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện,…được gọi chung là văn bản đến Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến 2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời

Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng QUY TRÌNH QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NHÓM – 1405QTVD I VĂN BẢN ĐI 1.1 Khái niệm văn đi: Văn tất loại văn bao gổm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức soạn thảo để gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Văn bao gồm: - Văn Quy phạm pháp luật: Luật, văn quy phạm Luật Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư - Văn hành thông thường: Điều lệ, Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Chương trình, Công văn, Tờ trình,… - Văn chuyên ngành: Chứng từ thu – chi, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, vẽ xây dựng,… - Các loại văn bản: y, lục, trích Ngoài có Thư công dó người lãnh đạo quan viết gửi đến đối tượng liên quan nhằm góp phần vào việc giải công việc chung quan 1.2 Nguyên tắc giải văn bản: Văn quan thực chất công cụ điều hành, quản lý trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý chúng phải đảm bảo nguyên tắc sau: • Một là, nguyên tắc tập trung, thống - Tất văn đơn vị, cá nhân soạn thảo trước phát hành phải tập trung Văn thư quan để làm thủ tục, đơn vị, cá nhân soạn thảo không tự ý phát hành văn Cũng vậy, tất văn đến quan dù từ nguồn phải tập trung Văn thư quan để làm thủ tục cần thiết trước trình lãnh đạo phân phối đến đơn vị - Nguyên tắc đặt nhằm đảm bảo cho việc quản lý văn đi, đến thống nhất, đồng bộ, tránh phân tán, lẫn lộn; giúp Văn thư quan theo dõi, thống kê, quản lý văn nhanh chóng thuận lợi, đảm bảo cho việc thực hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư thông suốt • Hai là, nguyên tắc xác, kịp thời - Văn phải gửi quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải thời gian sớm nhất, văn có nội dung liên quan đến nhiệm vụ quan phải chuyến đến quan - Nguyên tắc đặt nhằm đảm bảo cho văn phát huy hiệu lực hiệu thi hành • Ba là, nguyên tắc chặt chẽ, tiết kiệm theo quy trình nhà nước quy định NHÓM Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng - Nguyên tắc đặt nhằm đảm bảo cho trình tổ chức quản lý, giải văn không bị phân tán, lẫn lộn, đảm bảo an toàn, tránh thất lạc, mát; tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc; tạo thống nhất, đồng việc thực hoạt động nghiệp vụ, phục vụ tốt cho công tác tra, kiểm tra 1.3 Quy trình quản lý văn 1.3.1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn Chánh văn phòng Trưởng phòng hành người chịu trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức, kĩ thuật soạn thảo văn Nội dung kiểm tra: văn thư quan có nhiệm vụ xem văn có đảm bảo yếu tố thể thức hay không? Kỹ thuật, hình thức trình bày văn có tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định Những văn không đảm bảo thể thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không quy định định phải sửa lại trước chuyển giao Kết kiểm tra: Cán chuyên môn hoàn thiện dự thảo văn gửi cho thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung ký nháy gửi cho Chánh văn phòng Trưởng phòng hành duyệt thể thức sai chuyển cho cán chuyên môn hoàn thiện lại Những văn đảm bảo thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, Chánh văn phòng/ Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm phải ký tắt vào phần sau nội dung văn (sao dòng Lưu: VT,…) 1.3.2 Trình ký văn 1.3.2.1 Trình ký Việc trình ký văn người phụ trách văn phòng (phòng Hành chính) cán chuyên viên soạn thảo văn thực hiện thiết phải thông qua phận Hành để theo dõi, kiểm tra, quản lý Đối với văn có nội dung đơn giản, văn thư quan giúp đơn vị, cá nhân soạn thảo trình người có thẩm quyền ký Khi trình ký văn thường gặp 02 trường hợp sau đây: - Trường hợp 1: Đối với văn có nội dung đơn giản loại Quyết định cá biệt,công văn Thông báo,… cần trình thảo văn đuuợc kiểm tra mặt nội dung hình thức để người có thẩm quyền ký thức - Trường hợp 2: Đối với văn quan trọng (các văn Quy phạm Pháp luật, Đề án công tác, Quy định, Quy chế…), trình ký phải trình tất văn kí kết liên quan (hồ sơ soạn thảo văn bản) để người ký văn xem xét lại toàn trình soạn thảo văn Trước trình ký, văn phải kiểm tra kỹ mặt hình thức, nội dung Đồng thời phải có chữ ký tắt người phụ trách đơn vị soan thảo văn phòng/phòng hành người giao trách nhiệm Nếu trình ký lúc nhiều văn nên xếp văn theo trật tự hợp lý, đưa vào kẹp trình ký nên trình vào thời điểm định ngày NHÓM Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng 1.3.2.2 Ký Tác dụng chữ ký: - Thông thường người có thẩm quyền ký văn người đứng đầu quan, tổ chức đơn vị, người có trách nhiệm trước nội dung mà văn ban hành Mọi văn quan ban hành thiết có chữ ký người có thẩm quyền - Chữ ký văn thể quyền uy nghĩa vụ người ký, đồng thời thể tính pháp lý, mức độ tin cậy văn Người ký văn người trục tiếp chịu trách nhiệm nội dung văn trước pháp luật Quy định ký văn bản: Theo chế độ - Theo chế độ thủ trưởng (như Quốc hội, HĐND, UBND): quy định người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành văn quan trọng Còn văn không quan trọng người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức có tổ chức ủy quyền cho cán phục trách ký thừa ủy quyền (TUQ), việc giao ký thừa ủy quyền phải thể văn giới hạn thời gian định Hoặc giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành ký thừa lệnh (TL.), việc giao ký thừa lệnh phải thể rõ quy chế hoạt động quy chế công tác văn thư quan, tổ chức - Theo chế độ tập thể (được áp dụng Bộ, công ty, xí nghiệp…) vấn đề quan trọng mà theo quy định pháp luật Quy chế/Điều lệ tổ chức cần đưa thảo luận lấy ý kiến đóng góp tập thể định theo đa số, người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể ký loại văn quan, tổ chức Hoặc giao cho cấp phó tổ chức ký thay người đứng đầu quan tổ chức theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách Đối với vấn đề khác, việc ký văn thực giống quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng - Khi ký văn tuyệt đối không ký bút chì bút có mực màu đỏ 1.3.3 Ghi số ngày tháng, đăng ký văn 1.3.3.1 Ghi số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Mỗi văn ghi số thứ tự riêng theo hệ thống số Ả Rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số ghi ngày tháng văn yêu cầu bắt buộc không loại trừ văn Việc ghi số văn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký, quản lý, thống kê, tra tìm, đòng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hoạt động nghiệp khác công tác văn thư lưu trữ Cách ghi số văn thực sau: NHÓM Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng a) Văn Quy phạm pháp luật, ghi hệ thống số riêng Ví dụ: Số: 01/2015/NĐ-CP Số: 01/2015/TT-BNV Số: 01/2015/QĐ-UBND Số: 02/2015/NĐ-CP Số: 02/2015/TT-BNV Số: 02/2015/QĐ-UBND Số: 03/2015/NĐ-CP Số: 03/2015/TT-BNV Số: 03/2015/QĐ-UBND b) Quyết định (cá biệt), Quy định, Quy chế, Hướng dẫn ghi hệ thống số riêng: theo quy định lưu văn có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.Việc ghi số riêng cho loại văn nhằm mục đích hình thành lập tập lưu riêng tập lưu riêng để quản lý, thống kê giao nộp vào lưu trữ lịch sử thuận lợi Ví dụ: Số: 01/QĐ-SNV Số: 01/2015/QĐ-UBND Số: 02/QĐ-SNV Số: 02/2015/QĐ-UBND Số: 03/QĐ-SNV Số: 03/2015/QĐ-UBND ……………… ……………………… Số: n/QĐ-SNV Số: n/2015/QĐ-UBND c) Văn hành thông thường: Số: 01/2015/TT-BNV Số: 02/2015/TT-BNV Số: 03/2015/TT-BNV …………………… Số: n/2015/TT-BNV Nếu quan ban hành 2000 văn bản/01 năm, số văn ghi riêng cho loại: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm văn nhanh chóng, xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ lại khó áp dụng văn có số lượng Ví dụ: Số: 01/KH-UBND Số: 01/BC-UBND Số: 01/TB-UBND Số: 02/KH-UBND Số: 02/BC-UBND Số: 02/TB-UBND Số: 03/KH-UBND Số: 03/BC-UBND Số: 03/TB-UBND Số: 04/KH-UBND Số: 04/BC-UBND Số: 04/TB-UBND Số: 05/KH-UBND ………………… − Đối với quan ban hành từ 500 đến 2000 văn bản/01 năm, số văn thường ghi theo nhóm Ví dụ: NHÓM Số: 01/KH-UBND Số: 01/UBND-VX Số: 02/BC-UBND Số: 02/UBND-KT Số: 03/TB-UBND Số: 03/UBND-NC Số: 04/TTr-UBND Số: 04/UBND-VX Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng ………………… − Đối với quan ban hành 500 văn bản/năm, số văn ghi chung cho loại: Cách đánh số tạo tính liên tục cho hệ thống số văn bản, nhiên lại gây khó khăn cho công tác quản lý tra tìm, tường hơp xếp lưu theo tên gọi chúng Ví dụ: Số: 01/TB-UBND Số: 02/BC-UBND Số: 03/KH-UBND Số: 04/TTr-UBND Số: 05/QĐ-UBND d) Bản loại văn ghi số riêng: Ví dụ: Số: 01/SY-VP Số: 02/SL-VP Số: 03/TS-VP e) Bản cá tổ chức quan thành lập sử dụng dấu quan đẻ giao dịch (Hội đồng tuyển dụng CCVC,Hội đồng tuyển sinh…) ghi số riêng f) Ghi số văn phải đảm bảo trình tự công việc, việc giải trước, văn việc ghi số trước g) Trường hợp ghi sót số, chèn ký tự a, b, c phải hạn chế tối đa tình trạng 1.3.3.2 Ghi ngày tháng văn Ngày tháng văn ngày văn ký thức, ngày văn có hiệu lực Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; ngày 10, tháng phải thêm số ‘’0’’ phía trước Ngày tháng văn yếu tố quan trọng giúp quan quản lý tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn thuận lợi Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu 1.3.3.3 Đăng kí văn Đăng ký văn việc ghi chép, cập nhật thông tin văn số, ký hiệu, tác giả văn bản, tên loại trích yếu nội dung… vào sổ sở liệu máy tính để quản lý tra tìm Đây công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan việc NHÓM Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng làm giúp quan quản lý văn chặt chẽ; tra tìm thống kê văn thực thuận tiện Hiện việc đăng ký văn ản thường áp dụng hai phương pháp, đăng ký sổ đăng ký phần mềm máy tính Trong tài liệu đề cập việc đăng ký văn Sổ (phương pháp truyền thống) Lập sổ đăng ký văn a) Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn (loại thường) + Sổ đăng ký văn mật b) Đối với quan tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật định (cá biệt), thị (cá biệt) + Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác công văn loại thường + Sổ đăng ký văn mật c) Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) + Sổ đăng ký văn hành ghi tên loại khác + Sổ đăng ký công văn loại thường + Sổ đăng ký văn mật  Lưu ý: Khi lập sổ đăng kí văn Mật phải vào số lượng văn Mật quan ban hành năm Nếu văn Mật có số lượng không thiết phải lập sổ riêng 1.3.4 Nhân bản, đóng dấu 1.3.4.1 Nhân Yêu cầu: Việc nhân phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, xác, số lượng; tuyệt đối giữ bí mật thông tin văn Phương pháp đóng dấu văn bản: Các quan sử dụng dấu nhắm khẳng định giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành văn việc thực thủ tục hành quan, tổ chức công dân 1.3.4.2 Đóng dấu a) Dấu quan Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tức chữ ký Thủ trưởng người Thủ trưởng uỷ quyền lý ( cấp phó ký thay –KT, cấp ký thừa lệnh – TL tuỳ theo nội dung tính chất quan trọng văn bản) Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng NHÓM Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Dấu đóng vào văn phải ghỉ rõ ràng, mẫu mực theo dấu quy định chung nhà nước Dấu đóng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký b) Đóng dấu treo: Dấu treo dấu đóng vào góc trên, bên trái tên quan ban hành tiêu đề văn nhằm đảm bảo tính chân thực tính pháp lý văn đến Dấu treo đóng trường hợp sau: - Các văn quy phạm pháp luật, Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo giai đoạn dự thảo trình hội nghị gửi quan để lấy ý kiến đóng góp, sửa đổi, bổ sung Trong trường hợp thủ trưởng quan không ký vào văn mà đóng dấu treo để đảm bảo tính chân thật Kèm theo văn dự thảo công văn đề nghị hướng dẫn góp ý - Một số tổ chức quan thành lập để thực nhiệm vụ thường xuyên không thường xuyên khong có dâu riêng Hội đồng khoa học, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng tuyển sinh… cần dùng dấu quan để đóng treo vào văn bản, không đóng vào chữ ký - Một số trường hợp loại Biên bản, phụ lục văn đóng dấu treo c) Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn nhằm ngăn ngừa việc đánh tráo, thay đổi, làm thất lạc trang văn Mỗi dấu đóng tối đa tờ - Dấu quan dùng để đóng giáp lai văn có nội dung quan trọng nhưu kê khai, thông kê số liệu văn thể cam kết bên để đề phòng việc thất lạc; loại biên bản, phụ lục kèm theo văn khác, có từ 02 trang trở lên Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai văn người soạn thảo văn đề xuất, người ký văn định d) Đóng dấu lên phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên phụ lục văn người ký văn định, dấu đóng lên trang đầu, trùm phần, bên trái tên quan, tổ chức tên phụ lục e) Đóng dấu Mật, Khẩn Trong trường hợp văn ban hành văn Khẩn văn Mật phải đóng dấu mức độ Khẩn, Mật, Dấu Khẩn, Mật trình bày số ký hiệu văn Trường hợp văn vừa mang mức độ Mật vừa mang mức độ Khẩn dấu Mật trình bày dấu Khẩn f) Đóng dấu chức danh, dấu họ tên Đối với văn mẫu hoá (không ghi rõ chức danh người ký) ta phải đóng dấu chức danh dấu họ tên người ký văn 1.3.5 Làm thủ tục, chuyển giao theo dõi việc chuyển giao văn 1.3.5.1 Làm thủ tục phát hành văn a) Lựa chọn trình bày bì đựng văn NHÓM Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Văn quan trước chuyển cho dối tượng có liên quan phải để bị cẩn thận nhằm tránh thất lạc lộ thông tin Phong bì gửi văn phải làm giấy bền, dai không nhìn rõ chữ bên Bì văn nên dược in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu loại bì quy định sau: - Loại 307 x 220mm: Dùng cho văn trình cho vào bì dạng nguyên khổ giấy - Loại 220 x 158mm: Dùng cho văn trình cho vào bị dạng gấp 02 phần - Loại 220 x 109mm: Dùng cho văn trình cho vào bị dạng gấp 03 phần - Loại 158 x 115mm: Dùng cho văn trình cho vào bị dạng gấp phần bày khổ giấy A4 bày khổ giấy A4 bày khổ giấy A4 bày khổ giấy A4 Ngoài bì phải ghi rõ ràng xác tên quan gửi, tên địa quan hay người nhận, số ký hiệu văn bản, số lượng văn (nếu có) để chuyển nhanh chóng, xác đến người nhận, tránh nhầm lẫn xảy Mẫu bì minh hoạ sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số … - Phố … Quận …, … (2) (8) ĐT: … Fax: …………… (3) Email: ……………… Website: …………… (4) Số: …………………… (5) Kính gửi: ……………………………… (6) …………………………………………….(7) (1) Tên quan, tổ chức gửi văn (2) Địa quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành… cần) (3)Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4) Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5)Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6)Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (7) Địa quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (8)Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có) − Đối với văn có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng văn bản, vị trí đóng dấu ký hiệu chổ ghi số ký hiệu văn mực đỏ Ví dụ: NHÓM Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số … - Phố … Quận …, … (2) (8) ĐT: … Fax: …………… (3) Email: ……………… Website: …………… (4) Số: …………………… (5) KHẨN Kính gửi: ……………………………… (6) …………………………………………….(7)  Đối với văn “Mật” chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc Khi chuyển giao văn Mật, phải làm bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn bản, đóng dấu mức độ Mật Nếu văn gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu: “Chỉ người có tên bóc bì” + Bì ngoài: Ghi gửi tài liệu thường phải đóng dấu ký hiệu mức đọ Mật số ký hiệu văn A: Dấu ký hiệu mức độ Tuyệt Mật B: Dấu ký hiệu mức độ Tối Mật C: Dấu ký hiệu mức độ Mật Ví dụ: Bìa TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số … - Phố … Quận …, … (2) (8) ĐT: … Fax: …………… (3) Email: ……………… Website: …………… (4) Số: …………………… (5) MẬT Kính gửi: ……………………………… (6) …………………………………………….(7) NHÓM Trang Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số … - Phố … Quận …, … (2) (8) ĐT: … Fax: …………… (3) Email: ……………… Website: …………… (4) Số: …………………… (5) C Kính gửi: ……………………………… (6) …………………………………………….(7) b) Vào bì dán bì: Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, dán bì cần tránh làm nhàu văn bản, không để hồ sơ dán vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín không bị nhăn Hồ dán bì phải có độ kết đinh cao, khó bóc 1.3.5.2 Chuyển phát văn a) Nguyên tắc chung Tất văn quan gửi tới đối tượng có liên quan phải thực nguyên tắc chung là: xác, đối tượng kịp thời Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ, gây ách tắc xử lý, giải công việc, làm giảm hiệu lực hiệu văn ban hành Để nguyên tắc xác, đối tượng kịp thời thực có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn phải vào yêu cầu cụ thể việc theo quy định quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan mà định việc gửi gửi văn Căn vào định người ký văn vào đối tượng liên quan lập danh sách để tranh tình trạng bỏ sót đơn vị cá nhân phải gửi văn b) Nội dung việc chuyển phát văn Chuyển phát trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan - Tùy theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan cách thức tổ chức chuyển giao, quan định lập sổ riêng sử dụng sỏ đăng ký văn để làm sổ chuyển giao - Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn tập trung thực biện phận văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu hồ sơ sau: Tờ bìa: NHÓM Trang 10 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Cũng giống văn đi, đăng ký văn đến giúp quan quản lý văn , giấy tờ chặt ché, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, tra tìm văn nhanh chóng, xác Việc đăng ký văn đến thực theo 02 phương pháp, đăng ký truyền thống đăng ký máy tính 2.3.4 Lập sổ đăng ký văn đến Tùy theo số lượng văn đến năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ cho phù hợp - Đối với quan tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ: Sổ đăng ký văn đến Sổ đăng ký văn mật đến - Đối với quan tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ: Sổ đăng ký văn Bộ, ngành, quan Trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố có lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức năm tiếp nhận, giải số lượng lợn yêu cầu dịch vụ hành công yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức công dân sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định Mẫu sổ đăng ký văn đến cách ghi Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn giấy khổ A4 - Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày sau: Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2) Tên quan, tổ chức đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3) Năm mở sổ đăng ký; (4) Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5) Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6) Số thứ tự sổ NHÓM Trang 23 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng …………………(1)………………… …………………………(2)………………………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: …(3)… Từ ngày …………… đến ngày ………(4)……… Từ số ……………… đến số ……………(5)……… Quyển số: …(6) NHÓM Trang 24 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng - Phần đăng ký văn đến: Phần đăng ký văn đến (loại thường) trình bày trang giấy khổ A3, bao gồm 09 cột sau: Tên loại Đơn vị Ngày Số Tác Số, ký Ngày Ký Ghi trích yếu nội người đến đến giả hiệu tháng nhận dung nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Cột (1): Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”; Cột (2): Ghi theo số ghi dấu “Đến”; Cột (3): Ghi tên quan, tổ chức ban hành họ tên, địa người gửi đơn, thư; Cột (4): Ghi số, ký hiệu văn đến; Cột (5): Ghi ngày tháng năm văn đến ngày tháng năm đơn thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, năm ghi hai chữ số (Ví dụ: 08/7/16, 20/10/15); Cột (6): Ghi tên loại (trừ công văn ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn thư Cột (7): Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột (8): Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột (9): Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu, sao,…) Sổ đăng ký văn mật đến: Ngày Số Tác đến đến giả (1) (2) (3) Số, ký hiệ u (4) Tên loại Ngày trích yếu tháng nội dung (5) (6) Mức Đơn vị độ Ký Ghi người mật nhận nhận (7) (8) (9) (10) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường); riêng cột (7) “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật” văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền NHÓM Trang 25 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Sổ đăng ký đơn, thư: Bìa trang đầu trình bày tương tự bìa trang đầu đăng ký văn đến, khác tên gọi “SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ” Ngày Số đến đến (1) (2) Họ tên, địa người gửi (3) Ngày tháng (4) Đơn vị Trích yếu nội Ký Ghi người dung nhận nhận (5) (6) (7) (8) Việc đăng ký đơn, thư thực tương tự đối văn đến (loại thường), riêng: Cột (3): Ghi đầy đủ, xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) người gửi đơn, thư; Cột (8): Ghi điểm cần thiết khác (thư lần thứ …, thư ngày tháng,…) 2.3.5 Trình chuyển giao văn đến 2.3.5.1 Trình văn đến Sau văn đk xong phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người giao trách nhiệm (gọi chung người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối đạo giải Người có thẩm quyền vào nội dung văn bản; quy chế làm việc quan; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân ý kiến phân phối giải văn Đối với văn đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải văn (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng (gọi Phiếu Giải văn đến): TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc …, ngày … tháng năm … PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ………………………………(1)………………………………… Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức: …………………………………………(2)……………………………… …………………………………………………………………………………… Ý kiến lãnh đạo đơn vị: …………………………………………(3)……………………………… …………………………………………………………………………………… Ý kiến đề xuất người giải quyết: …………………………………………(4)……………………………… …………………………………………………………………………………… NHÓM Trang 26 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Ghi chú: (1) Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên quan, tổ chức ban hành văn (2) Ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền giao cho đơn vị, cá nhân chủ trì tham gia giải quyết; thời hạn giải đơn vị, cá nhân ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải (3) Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến (4) Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày tháng đề xuất ý kiến Sau có ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền, văn chuyển trở lại Văn thư để đk bổ sung vào sổ đk văn đến, sổ đk đơn, thư 2.3.5.2 Sao văn đến Văn đến quan liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân khác Vì cần phải sao, in để phục vụ yêu cầu giải công việc sau văn đến có ý kiến phân phối, Văn thư quan tiến hành chụp văn Việc văn thường áp dụng phương pháp sau: - Sao photocopy: chụp lại toàn văn bản, loại có giá trị tham khảo thời điểm định, chúng giá trị pháp lý thi hành giá trị lưu trữ lâu dài - Sao y: đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định, y phải thực từ - Sao lục: đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định - Trích sao: so phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định, trích phải thực từ 2.3.5.3 Chuyển giao văn đến Văn đến sau có ý kiến phân phối đạo giải người có thẩm quyền, Văn thư quan phải chuyển văn đến đối tượng có trách nhiệm giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu: - Nhanh chóng: văn cần chuyển giao cho đối tượng có liên quan ngày chậm vào đầu làm việc ngày hôm sau - Đúng đối tượng: văn phải chuyển đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải - Chặt chẽ: chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận Đối với văn có dấu NHÓM Trang 27 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước phải ghi rõ thời gian chuyển Việc chuyển giao văn thực sau: - Đối với văn quy phạm pháp luật, nội dung văn liên quan đến lĩnh vực chuyển cho đơn vị, cá nhân phụ trách lĩnh vực để lập hồ sơ nguyên tắc - Văn có nội dung liên quan đến công việc đơn vị, cá nhân theo dõi, giải chuyển trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ công việc - Văn có liên quan đến nhiều đơn vị chuyển giao cho đơn vị, cá nhân, chủ trì, đơn vị, cá nhân phối hợp nhận - Khi nhận fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến chuyển cho đơn vị, cá nhân nhận fax chuyển qua mạng - Việc chuyển giao văn thực theo phương pháp chuyển giao trực tiếp, chuyển giao qua mạng kết hợp hai phương pháp - Đối với việc chuyển giao văn “Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”, Văn thư không giao phụ trách văn mật cần ghi vào sổ phần ghi bì, sau chuyển bì đến tay người nhận ký vào sổ chuyển giao văn bản; Văn thư giao phụ trách thực công việc xử lý văn thường Nếu văn mật có số lượng nhiều phải làm sổ chuyển giao riêng, sử dụng chung sổ chuyển giao văn thường phải thêm cột ghi mức độ mật Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mác tài liệu Đối với quan tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đk văn đến để chuyển giao văn Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn dến năm nên lập sổ riêng để chuyển giao văn …………………(1)………………… …………………………(2)………………………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: …(3)… Từ ngày …………… đến ngày ………(4)……… NHÓM Trang 28 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Quyển số: …(5) Mẫu sổ chuyển giao văn in sẵn giấy khổ A A3, cấu tạo sau: - Bìa: NHÓM Trang 29 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2) Tên quan, tổ chức đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3) Năm mở sổ đăng ký; (4) Ngày tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5) Số thứ tự sổ - Phần đk chuyển giao: Ngày chuyển (1) Số đến (2) Đơn vị người nhận (3) Ký nhận (4) Ghi (5) Cột (1): Ghi theo ngày, tháng năm chuyển văn bản; Cột (2): Ghi số đến (Ghi theo số dấu “Đến”); Cột (3): Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn (căn theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền); Cột (4): Chữ ký xác nhận người nhận văn bản;; Cột (5): Ghi điểm cần thiết khác (bản sao, số lượng văn bản,…) 2.3.6 Nghiên cứu, giải quyết, theo dõi đôn đóc kiểm tra độ giải văn đến 2.3.6.1 Giải văn đến Tại đơn vị, sau nhận văn đến, cán nhận văn phải vào sổ đơn vị trình văn cho Thủ trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết, sau văn chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan Đối với văn có mức độ khẩn phải ưu tiên giải trước, không để chậm trễ Khi trình lãnh đạo quan, tổ chức cho ý kiến đọa, giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn có liên quan đến dơn vị, cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải văn cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn vị cá nhân chủ trì phải kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan 2.3.6.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời gian giải theo quy định pháp luật quy định quan phải theo dõi, đôn đóc thời gian giải NHÓM Trang 30 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến quy định sau: Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, Văn thư quan có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: Tổng hợp văn đến, văn đến giải quyết, văn đến hạn chưa giải quyết,… để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải văn đến Mẫu sổ tương tự sổ chuyển giao văn đến thay tên sổ bằng: Sổ theo dõi giải văn đến - Bìa: …………………(1)………………… …………………………(2)………………………… SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Năm: …(3)… Từ ngày …………… đến ngày ………(4)……… Từ số ……………… đến số ……………(5)……… Quyển số: …(6) NHÓM Trang 31 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng - Phần đk theo dõi: Tên loại; số, ký Đơn vị Thời Số hiệu; ngày tháng người hạn giải đến tác giả văn nhận văn bản (1) (2) (3) (4) Tiến độ giải (5) Số, ký hiệu văn Ghi trả lời (6) (7) Cột (1): Ghi số đến theo số ghi dấu “Đến”; Cột (2): Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn bản; Cột (3): Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối người có thẩm quyền; Cột (4): Ghi thời hạn giải theo quy định pháp luật, quan, người có thẩm quyền; Cột (5): Ghi tiến độ giải văn so với thời hạn quy định; Cột (6): Ghi số, ký hieeuh văn trả lời Cột (7): Ghi điểm cần thiết khác Những tài liệu có đóng dấu “Thu hồi”, Văn thư quan phải theo dõi thu hồi thời hạn, tránh thất lạc, mác tài liệu 2.3.7 Lưu đồ văn đến NHÓM Trang 32 Công tác văn thư NHÓM ThS Lê Thanh Hùng Trang 33 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng • Ưu điểm, nhược điểm quản lý văn qua môi trường mạng, khuyến nghị Ưu điểm - Tính phổ biến, tuyên truyền cao - Hỗ trợ thiết bị máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh - Văn xếp khoa học, theo thư mục thuận tiện cho việc tìm kiếm, truy cập - Tra cứu, tìm kiếm văn linh hoạt - Thuận tiện, dễ sử dụng: nhiều công cụ hỗ trợ, hướng dẫn chi tiết NHÓM Nhược điểm Khuyến nghị - Tính bảo mật - Không nên quản lý chưa cao, thông tin văn Mật môi dễ bị kẻ trường mạng công thay thế, chỉnh - Môi trường mạng sửa để quản lý văn - Tính ổn định hệ giao dịch thống chưa triển khai công việc, cao hoạt động hàng ngày quan, tổ chức Trang 34 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng III VÍ DỤ VỀ QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH KHÊ (ĐÀ NẴNG) 3.1 Quản lý, giải văn NHÓM Trang 35 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng 3.2 Quản lý, giải văn đến NHÓM Trang 36 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC NHÓM – 1405QTVD STT HỌ VÀ TÊN Hoàng Khánh Nha Lê Trương Hoài Linh Lê Bảo Trân Lê Phương Trang Lê Thị Xuân NHÓM NHIỆM VỤ MỨC ĐỘ ĐƯỢC GIAO HOÀN THÀNH Tìm hiểu quy trình quản 80% lý, giải văn Vẽ lưu đồ quy trình quản 80% lý, giải văn Tổng hợp, chỉnh sửa, lên 90% word hoàn chỉnh Vẽ lưu đồ quy trình quản lý, giải văn 85% đến Tìm hiểu quy trình quản lý, giải văn 80% đến Trang 37 ... CHỨC Số: ……………… ĐẾN Ngày: …………… Chuyển: ………………………… 2.3.2.3 Ghi số đến, ngày đến Phần dấu Đến , ghi tên quan, tổ chức Ví dụ: SỞ NỘI VỤ Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn đến, số đến đánh liên tục,... 2.3.2.2 Đóng dấu Đến NHÓM Trang 21 Công tác văn thư ThS Lê Thanh Hùng Tất văn đến thuộc dạng phải đăng ký Văn thư phải đóng dấu Đến , ghi số đến ngày đến (có thể ghi giwof đến trường hợp cần... cần chụp lại trước đóng dấu Đến , văn đến qua mạng, trường hợp cần thiết in đóng dấu Đến Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư không cần đóng dấu Đến , văn chuyển cho quan, đơn