Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.1.1 Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng a) Khái niệm về bán hàng :
Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền
Xét về góc độ kinh tế : Bán hàng là quá trình hàng hoá của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền)
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thoả thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đơn mua bán Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hoá và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả bán hàng của mình. b) Khái niệm về xác định kết quả bán hàng :
Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ
Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng ,cuối quý, cuối năm, tuỳ thuộc vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp
1.1.2 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng :
Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân Đối với bản thân doanh nghiệp có bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra, có điều kiện để mở rộng hoạt động kinh doanh ,nâng cao đời sống của người lao động ,tạo nguồn tích luỹ cho nền kinh tế quốc dân.Việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động cuả các doanh nghiệp đối vối nhà nước thông qua việc nộp thuế, phí ,lệ phí vào ngân sách nhà nước, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng có hiệu quả cao số lợi nhuận thu được giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế: Nhà nước, tập thể và các cá nhân người lao động
1.1.3 Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại
- Về đối tợng phục vụ : Đối tợng phục vụ của các doanh nghiệp thơng mại là ngời tiêu dùng, bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội.
- Về phơng thức và hình thức bán hàng : Các doanh nghiệp kinh doanh th- ơng mại có thể bán hàng theo nhiều phơng thức khác nhau nh bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý Trong mỗi phơng thức bán hàng lại có thể thực hiện dới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận ).
Bán buôn hàng hoá là phơng thức bán hàng cho đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra.
Bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng.
- Về phạm vi hàng hoá đã bán : Hàng hoá đợc coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thơng mại, đợc ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định Theo quy định hiện hành đợc coi là hàng hoá phải thoả mãn các điều kiện sau :
+ Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một ph- ơng thức thanh toán nhất định.
+ Hàng hoá phải đợc chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thơng mại (bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thơng mại đã thu đợc tiền hay một loại hàng hoá khác hoặc đợc ngời mua chấp nhận nợ.
+ Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát, tặng thởng.
Ngoài ra còn một số trờng hợp khác đợc coi là hàng bán.
- Về giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại, giá bán hàng hoá là giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán đợc ghi trên hoá đơn hoặc hợp đồng.
- Về thời điểm ghi nhận doanh thu trong doanh nghiệp thơng mại, thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.
1.1.4 ý nghĩa, yêu cầu quản lý việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.2.1 Kế toán giá vốn hàng xuất bán a) Xác định giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ, lao vụ đã thực sự tiêu thụ trong kỳ, ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ đợc sử dụng khi xuất kho hàng bán và tiêu thụ Khi hàng hoá đã tiêu thụ và đợc phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng đợc phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh.Và đối với các doanh nghiệp thơng mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá đ- ợc khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các phơng pháp sau để xác định trị giá vốn của hàng xuất kho:
* Phơng pháp đơn giá bình quân:
Theo phơng pháp này, giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ đợc tính theo công thức:
Xuất kho = Số lợng hàng hoá xuất kho * Giá đơn vị b×nh qu©n Khi sử dụng giá đơn vị bình quân, có thể sử dụng dới 3 dạng:
- Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Giá này đợc xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán nên có thể ảnh hởng đến công tác quyết toán.
Giá đơn vị = Trị giá thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân cả kỳ dự trữ Số lợng hàng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- Giá đơn vị bình quân của kỳ trớc: Trị giá thực tế của hàng xuất dùng kỳ này sẽ tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc.Phơng pháp này đơn giản dễ làm, đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, mặc dầu độ chính cha cao vì không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này.
Giá bình quân của kỳ trớc = Trị giá tồn kỳ trớc
Số lợng tồn kỳ trớc
- Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Phơng pháp này vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, vừa phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả. Tuy nhiên khối lợng tính toán lớn bởi vì cứ sau mỗi lần nhập kho, kế toán lại phải tiến hành tính toán
* Phơng pháp nhập trớc – xuất tr xuất trớc
Theo phơng pháp này,giả thuyết rằng số hàng nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số hàng nhập trớc thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làm gía để tính giá thực tế của hàng xuất trớc và do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng.
* Phơng pháp nhập sau – xuất tr xuất trớc:
Phơng pháp này giả định những hàng mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
* Phơng pháp giá hạch toán:
Khi áp dụng phơng pháp này, toàn bộ hàng biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán Cuối kỳ, kế toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế của hàng xuất dùng trong kỳ = Giá hạch toán của hàng xuất dùng trong kỳ * Hệ số giá Trong đó:
Hệ số giá Giá thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kú
Giá hạch toán của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kú
* Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất hàng nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng đó.
– Để hoạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng TK 632- Tk này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ
1) Trờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
- Trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ;
- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết).
- Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã gửi bán nhng cha đợc xác định là tiêu thô.
- Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước)
- Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã xuất bán vào bên Nợ Tài khoản 911
“Xác định kết quả kinh doanh”.
- Đối với hoạt động sản xuất kinh - Khoản hoàn nhập dự phòng giảm kinh doanh phản ánh : giá hàng tồn kho cuối năm tài chính.
+ Trị giá vốn của sản phẩm,hàng ( chênh lệch giữa số dự phòng phải lập hoá,dịch vụ đã bán trong kỳ năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trớc)
+ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho. vợt trên mức bình thờng đợc - Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng tính vào giá vốn hàng bán trong hoá đã bán trong kỳ sang TK 911 "Xác kỳ định kết quả kinh doanh"
+ Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho( chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trớc.
TK 632 không có số dư
2) Trờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. a, Đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.
1 b Đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ:
SVTH: Nguyễn Thị Bích Liên L íp T4_K36
- Trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ;
- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước chưa sử dụng hết).
- Trị giá vốn của thành phẩm sản xuất xong nhập kho và dịch vụ đã hoàn thành.
“Xác định kết quả kinh doanh”.
- Kết chuyển giá vốn của thành phẩm đã xuất bán, dịch vụ hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ vào bên
Nợ TK911“Xác định kết quả kinh doanh”.
- Kết chuyển giá vốn của thành phẩm đã xuất bán, dịch vụ hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ vào bên
Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
- Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập dự phòng năm trước chưa sử dụng hết)
- Kết chuyển giá vốn của thành phẩm đã xuất bán, dịch vụ hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ vào bên
TK 632 không có số d cuối kỳ. b) Kế toán giá vốn hàng bán
Sơ đồ 01: Hoạch toán giá vốn hàng bán (theo phương pháp KKTX)
Trị giá vốn của hàng hoá đợc xác định Trị giá vốn hàng hoá đã là tiêu thụ tiêu thụ bị trả lại
Phần hao hụt mất mát hàng tồn kho tính vào giá vốn hàng bán
-Sản phẩm sản xuất TK 1593 đem tiêu thụ ngay
- Gía thành dịch vụ hoàn thành Hoàn nhập dự phòng đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ giảm giá hàng tồn kho
- Chi Phí NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp trên mức bình thờng
TK 214 cuối kỳ kết chuyển giá
Giá trị hao Khấu hao vốn hàng bán mòn BĐSĐT
SVTH: Nguyễn Thị Bích Liên L íp T4_K36
Sản phẩm,hàng hoá gủi đI bán đã xác định là tiêu thụ
Chi phí liên quan đến cho thuê hoạt động BĐSĐT TK 1332 thuÕ GTGT
SVTH: Nguyễn Thị Bích Liên L íp T4_K36
Sơ đồ 03: Hoạch toán giá vốn hàng bán (theo phương pháp KKĐK)
Các hình thức kế toán
1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
* Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(b) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(c) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
1.3.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
* Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
* Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ số 14 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
- Báo cáo kế toán quản trị
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
2.1.1 Thông tin chung về công ty
Tên đơn vị : Công ty TNHH Máy Tính Đồng Tâm ( DTC Co., Ltd ).
Tên giao dịch tiếng Anh: Dong Tam Computers Company Limited.
Vốn pháp định : 4.500.000.000 đồng (Bốn tỷ năm trăm triệu đồng). Giám đốc : Công ty: Nguyễn Quốc Hưng
Trụ sở chính : 116 Khuất Duy Tiến – Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại : 84 4 852 1831 (06 lines) - Fax: 84 4 563 4609
Web-Site : www.dtc.com.vn
E-mail : duan@dtc.com.vn
Hình thức pháp lý : Công ty TNHH Máy Tính Đồng Tâm là một công ty TNHH một thành viên Đăng kí kinh doanh số : 045134 do sở Kế hoạch và Đầu tư Thành Phố
Tài khoản : 1240202000192 Ngân hàng NN & PTNT Hoàng Mai
- Buôn bán hàng tư liệu sản xuất
- Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá
- Dịch vụ lắp đặt và bảo hành máy tính
- Dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử, tin học
- Sản xuất mua bán phầm mềm tin học
- Sản xuất, lắp ráp và kinh doanh máy tính, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh và các thiết bị tin học
- Mua bán thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, thiết bị âm thanh, chiếu sáng, thiết bị bảo vệ, thiết bị giáo dục, thiết bị nội thất, thiết bị văn phòng, thiết bị y tế
- Dịch vụ đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện, điện tử, tin học
- Kinh doanh vận tải hành khách hàng hoá
Phương Châm hoạt động : Giải pháp tối ưu - giá cả hợp lý - dịch vụ hoàn hảo
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Máy tính Đồng Tâm được thành lập tháng 11 năm 1997 theo giấy phép số 3285 GP/TLDN do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 12 tháng 11 năm 1997 Ra đời và đi vào hoạt động trong thời kì thị trường công nghệ thông tin ở Việt Nam đang có những bước chuyển biến và phát triền mạnh mẽ nên công ty đã có nhiều cơ hội tồn tại Sau 10 năm hoạt động công ty đã có những bước phát triển nhất định và trải qua các giai đoạn sau:
- Bắt đầu từ năm 1997 công ty kinh doanh máy tính và các thiết bị văn phòng Trong thời kì này công ty cũng đã gặp một số khó khăn của một doanh nghiệp mới gia nhập thị trường, công ty chưa tạo được vị thế của mình trên thị trường nhưng lúc này Việt Nam vẫn là một thị trường đầy tiềm năng và chưa có nhiều công ty kinh doanh trong lĩnh vực này nên sau một thời gian đi vào hoạt động công ty đã có uy tín, tín nhiệm của các tổ chức và cá nhân kinh doanh chính vì vậy mà công ty đã có những mối quan hệ lớn đem lại cơ hội phát triển cho công ty, đồng thời trong giai đoạn này công ty cũng thu được khá nhiều lợi nhuận nhằm duy trì và phát triển công ty.
- Từ năm 2004 đến nay công ty đã bắt đầu sản xuất máy tính mang thương hiệu DTC: Đây cũng là giai đoạn phát triển mạnh mẽ của công ty, doanh thu và lợi nhuận đều tăng vọt.
2.1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ của công ty
- Đa dạng hoá sản phẩm, ngành hàng và các dịch vụ kỹ thuật
- Trở thành một trong những Công ty hàng đầu Việt nam về Công nghệ thông tin
- Cán bộ nhân viên có một cuộc sống phong phú về tinh thần, ổn định về vật chất
- Thoả mãn tối đa nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và đạt được sự hài lòng của khách hàng.
Công ty TNHH Máy Tính Đông Tâm có chức năng nhập khẩu và phân phối các loại linh kiện máy vi tính, cung cấp các sản phẩm cho ngành công nghệ thông tin.
Với mục tiêu và chức năng hoạt động của mình công ty đã thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Đảm bảo nguồn hàng có chất lượng tốt nhất, liên hệ với những những nhà cung cấp có uy tín trong khu vực Đông Nam Á, tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài và tốt đẹp.
- Công ty tổ chức và xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình, uy tín, tạo được niềm tinh nơi khách hàng nhằm thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng.
Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng XNK
Bộ phận phân phối Bộ phận hỗ trợ
Phòng Dự án Phòng Kỹ thuật
Bộ phân bảo hành TT lắp ráp máy tính
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
- Đảm bảo các dịch vụ sau bán hàng, đặc biệt là hoạt động bảo hành và sửa chữa máy móc thiết bị khi có sự cố xảy ra một cách nhanh nhất.
- Các phòng ban cần thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình dảm bảo hoạt động của công ty diễn ra một cách liên tục nhịp nhàng tạo được uy tín đối với khách hàng.
2.1.4 Các đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hệ thống tổ chức quản lý trong công ty TNHH Máy Tính Đông Tâm là kiểu trực tuyến chức năng.
Hệ thống quản trị kiểu trực tuyến chức năng có đặc trưng cơ bản là vừa duy trì hệ thống vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng.
Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được phân theo chức năng hoạt động thành các phòng ban bao gồm có sáu phòng ban, bốn bộ phận và một trung tâm lắp ráp và sản xuất máy tính Các phòng ban bao gồm có: phòng kinh doanh, phòng dự án, phòng kĩ thuật, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu và phòng hành chính các bộ phận gồm có: bộ phận phân phối, bộ phận bán lẻ, bộ phận hỗ trợ, bộ phận bảo hành được mô tả như theo sơ đồ trên, trong đó chức năng và nhiệm vụ của các phong ban và bộ phận được thể hiện như sau:
Phòng Kinh doanh có chức năng và nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh phân phối và bán lẻ của công ty. Phòng này có ba bộ phận : Bộ phận phân phối, bộ phận bán lẻ, bộ phận hỗ trợ.
Phòng Dự án của Công ty có chức năng và nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hợp đồng, dự án phục vụ các cơ quan, các tổ chức
Phòng Kỹ thuật có chức năng nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công
2.2.1 Đặc điểm về hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá (hay còn gọi là bán hàng) 2.2.1.1 Đặc điểm về hàng hoá :
- Hàng hoá của Công ty gồm sách các loại thiết bị, linh kiện máy tính phục vụ cho ngành công nghệ thông tin
- Hiện nay, Công ty Máy tính Đồng Tâm hoạt động chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm công nghệ thông tin sưới ba hình thức chính Một là, công ty đăng ký làm đại lý phân phối chính thức của những hãng sản xuất nổi tiếng thế giới trong nganh công nghệ thông tin tại thị trường Việt Nam và phân phối cho các đại lý và các công ty khác trên thị trường Hai là, công ty trực tiếp tổ chức bán lẻ sản phẩm tới tay người tiêu dùng tại các cửa hàng của công ty Ba là, công ty phát triển hoạt động kinh doanh theo dự án cho các công ty, tổ chức Nhà nước, nước ngoài
- Các thiết bị, linh kiện chủ yếu của công ty được nhập khẩu từ nước ngoài.
Là một công ty lớn, có kinh nghiệm nhiều năm trong ngành công nghệ thông tin nên công ty Máy tính Đồng Tâm đã thu hút được sự quan tâm của các hãng sản xuất lớn trên thế giới như Hewllet Package, IBM, Intel Các nhà cung cấp của công ty đều là các công ty sản xuất ở các nước Đông nam á Công ty trực tiếp nhập khẩu những linh kiện rời về và tự lắp ráp hoàn thiện sản phẩm trước khi tung ra thị trường.
2.2.1.2 Phơng thức bán hàng tại công ty
Công ty với vai trò là doanh nghiệp thương mại, với mặt hàng kinh doanh đa dạng, nhiều đối tượng khách hàng nên Công ty cũng đã đang và sẽ áp dụng khá nhiều phương thức bán hàng khác nhau sao cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng và điều kiện thị trường
Trong đó phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho( bán lẻ hàng hóa) là phương thức mà doanh số bán chiếm tỷ trọng khá cao so với tổng doanh số bán hàng củaCông ty và phù hợp với đặc điểm hàng hóa mà Công ty kinh doanh Hình thức bán hàng trực tiếp qua kho là hình thức bán hàng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 80% - 90% trong tổng doanh số trung bình qua các năm Phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho chính là việc bán thẳng hàng hóa đến tay người tiêu dùng Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ, cơ quan, tổ chức, khối Công ty, trường học có nhu cầu lắp đặt hệ thống máy tính, cài đặt phần mềm …
Hiện nay Công ty đang áp dụng một số hình thức bán hàng đóng vai trò rất quan trọng như :
- Giới thiệu sản phẩm qua mạng Internet : Đây là phương thức ngày càng trở lên phổ biến bởi hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển khá mạnh mẽ Khách hàng có nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ có thể xem chi tiết thông tin về hàng hóa trên Website của Công ty :dtc.com.vn Phương thức này Công ty mới đưa vào áp dụng, do vậy chưa có hiệu quả cao và chưa có sự đầu tư lớn.
- Lập kênh phân phối tại khách hàng : Công ty phải cố gắng duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng thân thiết và hợp tác với họ, biến họ trở thành các trung gian bán các sản phẩm của Công ty tới các khách hàng của họ Công ty đã đưa ra các chính sách phù hợp để khuyến khích kênh phân phối rất tiềm năng này.
- Xây dựng chuỗi các cửa hàng giới thiệu sản phẩm: đây là phương pháp phân phối mạnh, nhằm gây dựng hình ảnh của Công ty, phương thức này mới chỉ trong kế hoạch dài hạn của Công ty, còn thực tế chưa được triển khai.
- Phương thức bán hàng Công ty đang áp dụng hiện nay đã, đang và sẽ góp phần đưa mặt hàng của Công ty đến được nhiều khách hàng mới mẻ hơn, và giúp cho Công ty có chỗ đứng trong thị trường công nghệ thông tin.
2.2.1.3 Phơng thức thanh toán tiền hàng
Công ty thực hiện phương thức thanh toán theo sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết có thể là tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản ( ngày càng được ưu tiên hơn).
Có thể là thanh toán đặt cọc trước tiền hàng đối với những khách vãng lai khi chuyển giao hàng phải thanh toán toàn bộ Với khách hàng mua với số lượng lớn thì có thể thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng( khoảng thời gian thanh toán chậm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào thoả thuận đôi bên trong hợp đồng kinh tế trước đó quy định và tuỳ thuộc mối quan hệ khách hàng với Công ty) Đối với khách hàng mua lẻ và khách hàng vãng lai thì thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi cả hai bên tiến hành giao nhận hàng Công ty luôn tạo điều kiện tốt nhất cho bạn hàng trong khâu thanh toán, tạo điều kiện cho cả đôi bên cũng có lợi đồng thời cũng đảm bảo an toàn tài chính cho Công ty.
Với tính đa dạng trong phương thức thanh toán của Công ty dẫn đến công tác tổ chức quản lý công nợ sẽ phải chặt chẽ hơn điều này kéo theo công tác kế toán trở nên phức tạp hơn.
2.2.1.4 Cách xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng Doanh thu - Giá vốn - CPBH,CPQLDN (Lãi thuần từ hoạt = thuần hàng bán phân bổ cho số động bán hàng) hàng bán
Doanh thu Tổng doanh Các khoản giảm Thuế xuất khẩu, thuế bán hàng = thu bán - trừ doanh thu - TTĐB phải nộp NSNN thuần hàng theo quy định thuế GTGT phải nộp
(áp dụng pp trực tiếp )
2.2.2 Mã hoá các đối tợng cần quản lý liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
2.2.2.1 Mã hoá danh mục hàng hoá
2.2.2.2 Mã hoá danh mục tài khoản
2.2.2.3 Mã hoá danh mục khỏch hàng
2.2.2.4 Mã hoá danh mục kho
2.2.3 Kế toán bán hàng tại công ty TNHH máy tính Đồng Tâm
2.2.3.1 Kế toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ tại Công ty a)Chứng từ ban đầu :
Với mỗi hình thức bán khác nhau thì Công ty sẽ sử dụng các chứng từ khác nhau Khi xuất kho hàng hóa theo hình thức bán buôn thì các chứng từ được sử dụng trong trường hợp này là: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, đề nghị xuất hàng, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao kiêm phiếu bảo hành,biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa, biên bản thanh lý hợp đồng Trường hợp bán lẻ hàng hóa thì các chứng từ sử dụng trong bán lẻ là : hoá đơn giá trị gia tăng ( GTGT), phiếu xuất kho, phiếu bảo hành b) Tài khoản sử dụng: Để phản ánh giá vốn hàng bán trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, kế toán sử dụng tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” và các tài khoản liên quan như 156, 157. c) Phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán. Để tính giá vốn hàng xuất bán, công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền đối với từng loại hàng.
Khi áp dụng phương pháp này kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá được luân chuyển trong kỳ, theo công thức: Đơn giá thực tế Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế nhập cuối kỳ bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Trị giá thực tế = Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân xuất kho
VD: Về mặt hàng “ màn hình máy tính LCD 03/2007 như sau: Tồn đầu kỳ 03 cái, đơn giá 4.877.500®.
+ Ngày 1/03 nhập 2 cái, đơn giá 4.977.590
+ Ngày 10/03 nhập 1 cái, đơn giá 4.977.590
Cuối tháng kế toán tính đơn giá bình quân của số hàng trong tháng 03 bán được 03 cái Đơn giá = 3 x 4.877.500 + 2 x 4.977.590 + 1 x 4.977.590 bình quân 3+3
Trị giá mua thực tế hàng xuất trong kỳ = 4.927.545 x 3 782.635(đ) d, Quy trỡnh kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn trên phần mềm kế toán tại công ty máy tính Đồng Tâm đợc thực hiện nh sau:
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI
Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty
Mặc dù Công ty mới thành lập trong khoảng thời gian ngắn nhưng Công ty đã dần khẳng định mình trên thị trường phần mềm máy tính, đặc biệt thị trường phần mềm giáo dục Bạn hàng thường xuyên của Công ty ngày càng nhiều hơn, thị trường Công ty ngày càng mở rộng và hoạt động ngày càng hiệu quả có được thành tựu đó là do sự đóng góp to lớn công lao của hội đồng quản trị, ban giám đốc cùng sự cố gắng của toàn thể cán bộ trong Công ty.
Bên cạnh những thành tựu đạt được đáng kể đó, Công ty cũng không nằm ngoài những ảnh hưởng của sự cạnh tranh khốc liệt, nhân tố bất lợi trong nền kinh tế thị trường hiện nay Những nhân tố như: rủi ro, biến động lớn về giá cả, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, đặc biệt là sản phẩm mà Công ty kinh doanh có giá trị lớn, mang tính bản quyền cao Để hiểu rõ hơn về những thành tựu đã đạt được của Công ty chỳng ta cựng điểm qua những nột nổi bật của Cụng ty Mỏy Tớnh Đồng Tâm trong thời gian qua và những điều hạn chế để cùng có những giải pháp khắc phục,nhằm đưa Công ty trở thành một Công ty có thương hiệu trên thị trường công nghệ thông tin Việt Nam.
Những thành tựu Công ty đã đạt được trong việc tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
Sau những năm thành lập và hoạt động, có thể khẳng định Công ty Máy Tính Đồng Tâm đó vượt qua nhiều khú khăn, nhiều chặng đường đầy thử thỏch để cú một chỗ đứng tương đối vững chắc định như ngày hôm nay và bước đầu đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là nhằm vào thị trường công nghệ thông tin cho nên Công Ty đã không ngừng mở rộng thị trường cả về chiều rộng và chiều sâu, tạo và nâng cao uy tín nơi khách hàng Dưới sự phấn đấu nỗ lực của toàn thể nhân viên, Công ty đã từng vượt qua những khó khăn và hiện nay Công ty đã có chỗ dựa vững chắc trên thị trường, tạo việc làm cho người lao động, đóng góp phần nhỏ bé vào ngân sách Nhà nước.
Một ưu thế hàng đầu của Công ty phải nói đến là nguồn lực con người Đội ngũ nhân viên của Công ty hiện nay rất trẻ trung, xông xáo, nhiệt tình, năng động, không ngừng cố gắng học hỏi phấn đấu Bên cạnh những thành tựu chung Công ty đã đạt được đó, phải kể đến sự đóng góp to lớn của công tác tài chính kế toán trong Công ty đóng góp vai trò hết sức quan trọng.
Về tổ chức bộ máy kế toán trong phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ
Bộ phận kế toán trong phần hành này của Công ty được tổ chức một cách: khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của bộ máy quản lý và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hoạt động của bộ máy kế toán của Công ty diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả là do có sự phân công - phân nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân tại bộ phận kế toán, cùng với tinh thần làm việc tận tụy và trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán
Trong đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được thực hiện khá tốt, những công việc như : ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ phát sinh,… đã đáp ứng được nhu cầu của ban lãnh đạo Công ty.
Trong công tác này, mỗi cá nhân đều được phân công công việc khá rõ ràng, cụ thể để quá trình này diễn ra chính xác và dễ theo dõi, quy trách nhiệm cho từng cá nhân Trong quá trình làm việc có sự phối hợp hết sức chặt chẽ giữa các cá nhân, cũng như với các phòng ban khác ( phòng kinh doanh, bộ phận kho) để thực hiện theo đúng nguyên tắc Nhân viên kế toán phiếu sẽ lập phiếu xuất- nhập kho, kế toán hoá đơn sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng để có dữ liệu vào phần mềm kế toán ERPAC; nhân viên kế toán công nợ đảm nhiệm công việc theo dõi tình hình công nợ và thanh toán; kế toán trưởng đảm nhiệm công việc là tổng hợp - kiểm tra và xác định kết quả bán hàng.
Về hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản mà Công ty sử dụng được chi tiết phù hợp với loại hình của Công ty Cụ thể: TK 131(phải thu của khách hàng) được mở chi tiết cho từng khách hàng lớn và thường xuyên của doanh nghiệp như TK131- Cty CP ứng dụng CN tin học HTC, TK131- Cty TNHH máy vi tính TB VP Sudico,…
TK 331 được mở chi tiết cho từng người cung cấp: TK331- Cty TNHH DVKT
&TM Bảo Anh, TK 331- CN Cty Nuụi Trồng Thuỷ Sản…TK 156, TK 157được mở chi tiết cho từng loại Điều này giúp cho kế toán theo dõi sát tình hình thanh toán của khách hàng đối với Công ty hoặc trách nhiệm của Công ty đối với các khoản nợ, quản lý và giám sát chặt chẽ lượng hàng nhập, xuất, tồn.
Ngoài việc bán lẻ thu tiền ngay, đối với các khách hàng lớn, khách hàng lâu năm và khách hàng dự án Công ty đã đưa ra những phương thức thanh toán khách quan và khoa học Qua các chính sách thanh toán Công ty sử dụng được khách hàng rất ủng hộ, giữa được lòng khách hàng, thúc đẩy doanh số bán ra, tăng vòng quay vốn lưu động Đồng thời, tạo mỗi quan hệ làm ăn với khách hàng thêm chặt chẽ, đó là cơ sở mở rộng thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp.
Về chứng từ Công ty sử dụng
Cấc chứng từ mà Công ty sử dụng trong nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá đảm bảo tính hợp lệ, tức là đều dựa trên các biểu mẩu kế toán do nhà nước quy định, phù hợp với thông lệ quốc tế Các nghiệp vụ và thông tin kế toán phản ánh trung thực, đày đủ, kịp thời, chính xác Các chứng từ lưu chuyển theo trình tự hợp lý, đảm bảo tính thống nhất, phù hợp với yêu cầu về tổ chức chứng từ, tiện lợi cho công tác kế toán Các chứng từ được phân loại và lưu trữ theo Hoá đơn, khách hàng và theo nguồn thanh toán để việc vào sổ kế toán phự hợp, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Về hệ thống tài khoản.
Theo sự chỉ dẫn của Bộ tài chính, các tài khoản tại Công ty có thể được chi tiết đến cấp bốn Những tiểu khoản này đó được cụ thể hóa nội dung của từng nghiệp vụ kế toán phát sinh Trong quá trình hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, tất cả từng nội dung của các nghiệp vụ không được phản ánh theo tiểu khoản mà đều được phản ánh chung vào TK 642 Việc phản ánh "chung chung" như vậy rất khó có thể kiểm soát và tiết kiệm được chi phí phát sinh Điều này gây ảnh hưởng đến việc xác định kết quả tiêu thụ, các chỉ tiêu liên quan tới báo cáo tài chính.
Về việc trích lập các khoản dự phòng
Công ty TNHH Máy Tính Đồng Tâm là một doanh nghiệp thương mại nên lượng hàng hoá tồn kho thường rất lớn, bạn hàng lại rất nhiều nhưng hiện tạiCông ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng các khoản phải thu khó đòi Việc kiểm soát giá trị hàng tồn kho và các khách hàng ở xa hay có nguy cỏ sụp đổ là rất kho khăn Việc không trích lập các khoản dự phòng là một thiếu sót đối với công tác kế toán tại Công ty vì trích lập các khoản dự phòng này giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bự đắp những tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo đảm vốn kinh doanh Không những thế đây cũng là một việc làm hết sức cần thiết khi thị trường đang có những biến động khó khăn khó có thể lường trước được như hiện nay.
Về việc phân bổ chi phí thu mua
Tài khoản chi phớ thu mua hàng hóa (TK 156.2) của Công ty không có số dư đầu kỳ và cuối kỳ Sở dĩ như vậy là do sau mỗi kỳ kế toán, tài khoản này được kết chuyển hết về TK 632 Kế toán làm như vậy là không hợp lý và không đúng nguyên tắc kế toán, bởi vì chi phí thu mua hàng hoá liên quan đến cả lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên phải phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và hàng chưa tiêu thụ theo công thức:
CP mua hàng P/ bổ trong kỳ
HH tồn kho ĐK + CP mua hàng của HH phát sinh trong kỳ
HH đã xuất bán trong kỳ
HH tồn kho ĐK + HH đã nhập trong kỳ
Phương hướng hoàn thiện
Về bộ máy kế toán. Để hoạt động kế toán mang lại những thông tin chính xác, tin cậy theo đúng quy định của chế độ kế toán, em thấy rằng việc thành lập kiểm toán nội bộ là thiết thực đối với công tác kế toán của Công ty Kiểm toán nội bộ là việc đánh giá tính hữu hiệu của chính sách, thủ tục quy định do quản lý thiết lập nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tài sản được bảo vệ, các thông tin tài chính kế toán được cung cấp kịp thời và đảm bảo tính hiệu quả cao trong kinh doanh Đồng thời kiểm toán nội bộ còn đánh giá tính hiệu quả và tính kinh tế của các loại hình nghiệp vụ cũng như các bộ phận, từ đó tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị
Về việc phân bổ chi phí thu mua hàng hoá:
Việc phân bổ chi phí thu mua hàng hoá của công ty có thể thực hiện dựa trên các tiêu thức khác nhau như phân bổ theo doanh thu, theo giá trị thu mua, theo số lượng , trọng lượng….Cuối kỳ căn cứ vào lượng hàng hoá tiêu thụ và lượng hàng hoá còn tồn kho kế toán tiến hành phân bổ chi phia thu mua theo công thức:
CP mua hàng P/ bổ trong kỳ
HH tồn kho ĐK + CP mua hàng của HH phát sinh trong kỳ
HH đã xuất bán trong kỳ
HH tồn kho ĐK + HH đã nhập trong kỳ
Về việc theo dõi chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai loại chi phí ngoài giá thành Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí liên quan đến giai đoạn bán hàng như trả lương cho nhân viên giao hàng, nhân viên bán hàng, tiền hỗ trợ xăng xe, khấu hao TSCĐ sử dụng ở kho hàng,….Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí chung không tách riêng được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí này bao gồm các khoản cụ thể như trả lương cho cán bộ công nhân viên phòng hành chính, phòng kế toán, trích khấu hao TS, trang thiết bị trong văn phòng làm việc, phí giao dịch, tiếp khách,…Trong hoạt động kinh doanh thương mại nói riêng, cũng như trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung, các doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến việc quản lý chi phí, bởi vì nếu chi phí không hợp lý, không đúng với thực chất của nó, đều gây ra những khó khăn trong quản lý và đều làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy vấn đề quan trọng đặt ra cho các nhà quản lý tài chính là phải kiểm soát được chi phí phát sinh trong doanh nghiệp Trong những khoản chi phí kể trên có những khoản chi phí có thể tiết kiệm và kiểm soát được, nhưng cũng có những khoản chi phí mà doanh nghiệp ít kiểm soát được như chi phí khấu hao, phí vận chuyển hàng… Chính vì thế Công ty cần giám sát chặt chẽ các chi phí phát sinh như phân loại chi phí theo tiểu khoản của tài khoản, giám sát lượng nhân viên bán hàng, địa bàn hay khu vực nhân viên đó hoạt động và quản lý để đặt ra những mức tiêu hao chi phí hợp lý hoặc giảm tải số nhân viên hoạt động không hiệu quả hay dư thừa….Các khoản chi phí thương mại, chi phí giao dịch, tiếp khách, hội họp… Công ty cần phải hết sức chú ý đến các chỉ tiêu này Đối với các khoản tiếp khách, giao dịch, đối ngoại thì Công ty cần xây dựng định mức chi tiêu và quy chế quản lý sử dụng Các khoản chi phải có chứng từ hợp lệ, phải gắn liền với kết quả kinh doanh và không được vượt quá mức khống chế tối đa theo tỷ lệ trên tổng chi phí, các khoản chi hoa hồng môi giới phải căn cứ vào hiệu quả kinh tế do việc môi gới mang lại …
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công TY TNHH Máy Tính Đồng Tâm
3.5.1 Về công tác quản lý bán hàng
Về bộ phận nhân viên bán hàng vẫn còn it so với nhu cầu thực tế của Công ty dẫn đến tình trạng một người phải quản lý nhiều mặt hàng.Điều này khiến cho việc cập nhật giá cả và sự biến động của các mặt hàng do nhân viên đó quản lý sẽ không được nhanh va kip thời với tình hình của thị trường Bên cạnh đó một nhận viên bán hàng cũng phải chăm sóc và quản lý nhiều khách hàng cùng một lúc điều này sẽ làm cho việc chăm sóc khách hàng không được quan tâm sát sao như vậy sẽ làm mất đi nhiều cơ hội bán hàng của Công ty Như vậy trong thời gian tới Công ty lên tuyển thêm nhân viên bán hàng có kinh nghiệm để việc bán hàng của công ty được mở rông và thúc đẩy tốt hơn
3.5.2 Về tài khoản sử dụng tại và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Tại Công ty chưa lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để đảm bảo nguyên tắc thậm trọng của kế toán, Công ty nên tiến hành lập hai loại dự phòng này Theo quyết định số 100/QĐ- BTC ngày 28/12/2005 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng này, thì việc lập và hoàn nhập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm nhằm bù đắp những tổn thất dự kiến có thể xảy ra trong năm kế hoạch Để phản ánh tình hình biến động của các khoản dự phòng, kế toán sử dụng TK 159"Các khoản dự phòng" (chi tiết từng loại dự phòng)
- Đối với dự phòng phải thu khó đòi:
Cuối mỗi niên độ, kế toán cần tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng Đó là những khoản nợ đã quá hạn 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ được, đã đòi nhiều lần nhưng không thu hồi được hoặc chưa quá hạn 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản….
Mức dự phòng phải thu khó đòi đựơc xác định theo 2 cách:
Số dự phòng phải thu cần lập cho năm tới Tổng doanh thu bán chịu
Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Cách 2:
Số dự phòng phải thu cho niên độ tới của khách hàng đáng ngờ i
Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i
Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ i Cuối niên độ kế toán, nếu số dự phòng nợ phải thu kho đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 1592: Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu kho đòi)
Ngược lại, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642: Chi Phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 1592: Dự phòng phải thu khó đòi.
- Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối kỳ kế toán so sánh giá trị
HH kê, nếu giá thị trường nhỏ hơn thì tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực tế, ngược lại , sẽ hoàn nhập dự phòng Xác định số dự phòng cần lập như sau:
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập cho hàng hoá i
Số lượng hàng hóa i tồn kho cuối niên độ
Giá HH i ghi trên sổ kế toán
Giá HH i ghi trên thị trường
Cuối niên độ kế toán, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lơn hơn, ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Ngược lại, kế toán tiến hành trích ghi:
Nợ TK 1953: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632: Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
3.5.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Việc sử dụng chứng từ và luân chuyển chứng từ của Công ty tương đối là hoàn thiện Tuy nhiên đôi khi do bộ phận kho chưa cất giữa cận thận lên còn để thất lạc phải đi tìm Do vậy yêu cầu kho phải có chỗ riêng cất các chứng từ cho cận thận tránh mất mát.
Trong những năm gần đây, vai trò quản lý của Nhà nước đối với các doanh nghiệp hầu như được “nới lỏng” Các doanh nghiệp hoàn toàn độc lập tự chủ trong mọi hoạt động kinh doanh, huy động và sử dụng vốn, thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước Nhà nước chỉ can thiệp ở tầng vĩ mô đối với các chính sách kinh tế xã hội đã ban hành.
Tuy nhiên, để tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho các doanh nghiệp đồng thời phải phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi trong quản lý kinh tế Nhà nước cần chú ý một số điểm sau :
V ề môi trường kinh tế: Đó là tổng hợp tất cả các nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Cụ thể, đó là các chính sách vĩ mô của Nhà nước Các chính sách này đúng đắn và phù hợp sẽ là một yếu tố quan trọng tạo nên một môi trường kinh tế ổn định và phát triển, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sự tác động của các chính sách vĩ mô được thể hiện trên một số khía cạnh:
Lãi suất huy động vốn.
Vốn vay Ngân hàng là một trong những nguồn tài trợ đắc lực nhất đối với bất kì một doanh nghiệp nào trong nền kinh tế thị trường.
Mối quan tâm của các doanh nghiệp khi vay vốn Ngân hàng là vấn đề lãi suất và điều kiện thanh toán Lãi suất được coi là một khoản chi phí vốn mà việc tăng hay giảm lãi suất sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và kết quả hoạt động của doanh nghiệp Bởi vậy, Ngân hàng phải tính toán mức lãi suất sao cho nhỏ hơn lợi nhuận bình quân của doanh nghiệp Khung lãi suất do Nhà nước quy định phải vừa đảm bảo khuyến khích các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả vừa hỗ trợ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiến hành kinh doanh thuận lợi.
Chính sách quản lý ngoại hối.
Sự biến động về tỷ gía hối đoái có tác động rất lớn đến các doanh ngiệp nói chung và công ty nói riêng Do vậy nhà nước phải có chính sách quản lý ngoại hối thích hợp sao cho có hiệu quả vừa đảm bảo tính ổn định kinh tế vĩ mô vừa đảm bảo quyền lợi cho các doanh nghiệp.
Nền kinh tế mở đòi hỏi phải có chính sách ngoại thương thích hợp Nhà nước cần có nhiều biện pháp để tạo điều kiện cho ngoại thương phát triển như : thuế xuất nhập khẩu, chính sách bảo trợ và chính sách giá, hỗ trợ đầu tư…
Là điều kiện tiền đề cho sự ổn định xã hội, phát triển kinh tế và tăng cường hợp tác kinh tế với các quốc gia trên thế giới.
Môi trường pháp luật tốt còn đảm bảo cho sự bình đẳng trong kinh doanh giữa các thành phần kinh tế, tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh, xoá bỏ các tiêu cực trong kinh doanh như : buôn lậu, trốn thuế, độc quyền…
Không ngừng hoàn thiện và bổ xung luật các luật mới hỗ trợ cho sự hoat động của thị trường tài chính, thị trường chứng khoán…để mở ra nhiều cơ hội kinh doanh cho các nhà đầu tư.