ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SX VÀ TM NGŨ LONG
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY
Kế toán doanh thu bán hàng
2.1.1: Chứng từ, sổ kế toán và thủ tục liên quan
Công ty Ngũ Long áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006/
QĐ – BTC Áp dụng theo quyết định này chứng từ chủ yếu được kế toán sử dụng trong bán hàng và ghi nhận doanh thu bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Do phòng kinh doanh thành lập chia làm 3liên Liên 1: Lưu.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Dùng cho kế toán thanh toán
Trên hoá đơn ghi đầy đủ mã số thuế, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, thanh toán ngay hay công nợ, hình thức thanh toán và đầy đủ chữ ký
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán 12
- Họ tên người nhận hàng:.
STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm vật tư, dụng cụ hàng hóa,
Số lượng Đơn giá Thành tiền
- - Tổng số tiền bằng chữ:
- - Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Giám Đốc
(Ký,ghi rõ họ tên) Đã ký
(Ký,ghi rõ họ tên) Đã ký
(Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Đã ký
- Bảng kê bán hàng hóa của chi nhánh
BẢNG KÊ BÁN HÀNG QUA CHI NHÁNH
STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng Thuế GTGT 10%
- Biên bản bàn giao nghiệm thu (trường hợp bán thiết bị)
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán
Mẫu số 01- TT (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng
Họ tên người nộp: Địa chỉ:
Kèm theo 01 hoá đơn, chứng từ gốc: Đã thu đủ số tiền: (Số tiền viết bằng chữ):
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý)
- Giấy báo có của ngân hàng
- Bảng kê tính thuế giá trị gia tăng
Phòng bán hàng căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết làm phiếu xuất kho, ghi hóa đơn GTGT đính kèm biên bản bàn giao nghiệm thu
(nếu có) chuyển cho kế toán kho Người vận chuyển nhận chứng từ liên quan chuyển đến tay người tiêu dùng Khách hàng kiểm tra hàng hóa ký nhận vào biên bản bàn giao nghiệm thu (nếu có) và phiếu xuất kho, lúc này người mua đã chấp nhận thanh toán số hàng trên, họ có thể trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi, hay nợ lại trả sau Kế toán bán hàng nhận lại chứng từ từ người giao hàng ghi nhận vào bảng kê bán hàng chuyển cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán Hóa đơn giá trị gia tăng ( liên 3 – lưu nội bộ ), phiếu xuất kho, bảng kê bán hàng tùy từng phát sinh mà được chuyển cho kế toán tiêu thụ, kế toán quỹ tiền mặt tiền gửi, kế toán thuế để phản ánh vào sổ
+ Phương thức bán buôn qua kho:
Trường hợp bán hàng theo yêu cầu của khách với số lượng lớn, hàng trong kho có đủ Kế toán bán hàng xác nhận vào đơn đặt hàng, đến thời điểm giao hàng lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT Hai chứng từ này đều được lập thành 3 liên, phòng bán hàng giữ 1 liên làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, 1 liên lưu phòng kế toán, 1 liên giao cho khách hàng kèm hóa đơn GTGT liên 2 Kế toán tiêu thụ nhận chứng từ lưu phản ánh vào sổ chi tiết TK 511;
TK 521, TK 531, TK 532 nếu có và lưu giữ chứng từ
Chứng từ kế toán sử dụng theo phương pháp này gồm: Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Biên bản nghiệm thu và bàn giao (nếu có trong trường hợp bán thiết bị máy móc).
VD: Ngày 10/2/2013 nhận được đơn đặt hàng của Công ty CDT về lượng hàng muốn mua là PP 35x40 là 42.000kg, kiểm tra thấy hàng đủ trong kho Kế toán ký xác nhận giao hàng vào ngày 14/2/2013
Hóa đơn thuế GTGT số 004184 ký hiệu AA/2011-T ngày 14/2/2013, công ty Ngũ Long xuất bán cho Công ty SX CDT số lượng hàng: 10.000kg
PP 35x40 với giá 42.000đ/kg Tổng giá trị hàng bán cho Công ty CDT là: 420.000.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Vì mua với số lượng lớn nên Công ty Ngũ Long chấp nhận chiết khấu thương mại cho Công ty CDT 2% trên tổng giá trị hàng hóa trước thuế CDT chưa thanh toán cho Công ty, hợp đồng thỏa thuận thanh toán bằng chuyển khoản.
Công ty TNHH SX và TM Ngũ Long Mẫu sổ: 02-VT
Xã Thuận Thành- Tỉnh Bắc Ninh
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/3/2006 của BTC)
Họ tên người nhận hàng:.Công ty SX CDT Địa chỉ: Tân Yên- Bắc Giang
STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm vật
Số lượng Đơn giá Thành tiền
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán 16 tư, dụng cụ hàng hóa, tính
- Tổng số tiền bằng chữ: Bốn trăm hai mươi triệu đồng chẵn
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Giám Đốc
(Ký,ghi rõ họ tên) Đã ký
(Ký,ghi rõ họ tên) Đã ký
(Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Đã ký
Bảng 2.2: Hóa Đơn giá trị gia tăng
HểA ĐƠN (GTGT) Mã số 01 GTKT/001
Liờn 2: Khỏch hàng Ký hiệu: AA/ 2012-T Ngày 14 tháng 02 năm 2013 Sè 004184 Đơn vị bán: Công ty TNHH SX và TM Ngũ Long Địa chỉ: Xã Thuận Thành- Tỉnh Bắc Ninh ĐT:
Họ tên người mua: Công ty SX CDT Địa chỉ: Tân Yên- Bắc Giang ĐT:
Mã số thuế : Hình thức thanh toán: Thanh toán tiền mặt
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng:
Cộng tiền hàng : 411.600.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 41.160.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 452.760.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm năm mươi hai triệu bảy trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn
Người mua Người bán Thủ trưởng đơn vị
(Ký,ghi rõ họ tên) Đã ký
(Ký,ghi rõ họ tên) Đã ký
(Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Đã ký
Họ tên người nộp: Công ty SX CDT Địa chỉ: Tân Yên- Bắc Giang.
Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng
Số tiền: 452.760.000 (Số tiền viết bằng chữ): Bốn trăm năm mươi hai triệu bảy trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./
Kèm theo 01 hoá đơn, chứng từ gốc: 0080005 Đã thu đủ số tiền: (Số tiền viết bằng chữ): Bốn trăm năm mươi hai triệu bảy trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán
Mẫu số 01- TT (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng
Số: 82 Ghi nợ: 1111 Ghi có: 131
Giỏm đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý)
+ Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng
Chứng từ kế toán sử dụng theo phương pháp này gồm: Đơn đặt hàng,
Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Biên bản nghiệm thu và bàn giao (nếu có).
VD: Ngày 2/2/2013 nhận được fax đơn đặt hàng của Công ty CP CK
Anh Minh Quân về PE 60X80, số lượng đặt mua là 700kg Kế toán kho báo lượng hàng không đủ trong kho, kế toán bán hàng xác nhận vào đơn đặt hàng.
CÔNG TY CP CK ANH MINH QUÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
La Hào- Hà Đông- Hà Nội Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG
( Số: 0120/PBH.AMQ ) Hôm nay, ngày 02 tháng 02 năm 2013, tại Tp Hà Nội
Chúng tôi hai bên gồm:
BÊN A : Công ty CP CK Anh Minh Quân Đại diện: Hoàng Minh Đức Chức vụ : Nhân viên kinh doanh Địa chỉ : La Hào- Hà Đông – Hà Nội Điện thoại : ……… Fax : ………
BÊN B : Công ty TNHH SX và TM Ngũ Long Đại diện: …… Chức vụ : Địa chỉ : Xã Thuận Thành- Tỉnh Bắc Ninh Điện thoại : ……… Fax : ………
Bên A đặt hàng của Bên B những mặt hàng sau:
STT Hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Tổng giá trị bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu hai trăm nghìn đồng chẵn
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán 20
Phương thức và tiến độ thanh toán:
* Thanh toán bằng chuyển khoản
* Tiến độ thanh toán: Thanh toán ngay sau khi nhận hàng và hóa đơn GTGT. Đơn đặt hàng này được lập thành 02 bản Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý ngang nhau ĐẠI DIỆN BÊN A
KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI NGŨ LONG Để hoàn thành bài chuyên đề của mình, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh, chị trong phòng kế toán của Công ty và có sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo – PGS-T.S.Nguyễn Hữu Ánh
Với thời gian thực tập có hạn, khả năng hiểu biết còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô để giúp em củng cố kiến thức của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
CỦA CÔNG TY TNHH SX VÀ TM NGŨ LONG
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán 2
1.1 Đặc điểm hàng hóa kinh doanh và danh mục hàng bán của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ngũ Long
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ngũ Long được thành lập theo giấy phép kinh doanh lần 2 số 0112001944 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh ngày 02/04/2005 Khu công nghiệp Xuân Lâm- Thuận Thành- Bắc Ninh Với diện tích 30 ha, trong đó đặt các máy phun đúc nhựa, xưởng sản xuất gia công các sản phẩm nhựa Đây cũng là loại hình công ty có 2 thành viên trở lên.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ngũ Long từ khi thành lập đã trải qua 15 năm hình thành và phát triển, từng bước vươn lên là một trong những doanh nghiệp lớn có tên tuổi trong ngành sản xuất của Việt Nam
* Đặc điểm hàng hóa kinh doanh của Công ty: Đặc điểm nổi bật về hàng hóa kinh doanh của công ty là đa phần chúng được sản xuất trong nước Là các sản phẩm mang tính chất phục vụ cho tiêu dùng
Hàng hóa kinh doanh là các sản phẩm chuyên về nhưa như HD, PP,
Bên cạnh đó ngoài việc chuyên sản xuất các sản phẩm, công ty còn là đại lý mua bán, ký gửi các sản phẩm chuyên về ngành nhựa.
Trong những năm vừa qua Công ty Ngũ Long luôn được khách hàng biết đến và yêu thích với những hàng hóa có chất lượng cao uy tín trên thị trường Hiện nay hàng hóa của công ty đang ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước
* Danh mục hàng bán của công ty
Công ty đang sản xuất và kinh doanh những mặt hàng sau:
Bao bì túi nilon các cỡ nguyên liệu từ PP, PE, Xốp
Nhận gia công in trên các loại bao bì
Sản xuất, buôn bán các loại nhựa nguyên sinh.
Nhận làm đại lý cho một số sản phẩm liên quan đến ngành nhựa: Song Long, Kim Khánh…
Công ty TNHH SX và TM Ngũ Long chủ yếu là cung cấp hàng hóa trong nước, thị trường kinh doanh mở rộng từ Bắc vào Nam do có một hệ thống cơ sở lớn, đội ngũ kinh doanh lành nghề cùng với chất lượng hàng hóa và chỉ tiêu hậu mãi tốt
Với trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nôi, 15- hàng chiếu – một trọng điểm kinh tế lớn nhất, đã giúp Ngũ Long thu hút hàng loạt khách hàng ở tất cả các tỉnh thành như: Hải Dương, Hưng Yên, Thanh Hóa, … Những điều kiện này đã thúc đẩy sự phát triển vững chắc lâu bền cho Công ty.
Công ty Ngũ Long cung cấp phần lớn hàng hóa cho các công ty lớn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng tiêu dùng ngoài ra còn có các công ty tư nhân nhỏ lẻ, các công ty thương mại nhưng không đáng kể.
Qua quá trình xây dựng nền tảng hiện nay Công ty Ngũ Long đã đứng vững trên thị trường trong nước với những mặt mạnh Ngũ Long đã được người tiêu dùng biết đến và yêu thích.
1.3, Phương thức bán hàng của Công ty:
Bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ Đây chính là giai đoạn cuối cùng và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình kinh doanh, nhận thấy tầm quan trọng đó Ngũ Long là một công ty thương mại nên phương thức bán hàng được áp dụng rất đa dạng và phong phú.
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán 4
* Các phương thức bán hàng:
- Bán buôn: Sử dụng đối vói các đơn đặt hàng được gửi tới công ty với số lượng lớn Hàng hóa bán buôn luôn nhận được những ưu đãi đáng kể như giá thành giảm, vận chuyển thẳng tới đối tác mua, luôn được ưu tiên số lượng hàng đủ trong kho không phải đợi thời gian đặt hàng từ nước ngoài.
Thủ tục bán buôn tại công ty: Khách hàng gửi fax hoặc gửi đơn đặt hàng với số lượng lớn trực tiếp đến công ty, trong đó phải ghi rõ tên hàng lượng hàng đặt mua Nhận được đơn đặt hàng, kế toán kho tiến hành kiểm hàng trong kho theo nội dung của đơn đặt hàng rồi báo cho phòng bán hàng. Phòng bán hàng được thông tin tiến hành ghi rõ lượng hàng và thời gian giao hàng vào phần xác nhận của người bán và ký, trong nhiều trường hợp khách hàng yêu cầu xác nhận của Giám đốc hoặc Phó giám đốc công ty Ngoài ra vì bán buôn với số lượng lớn nên đa phần khách hàng yêu cầu soạn hợp đồng ký kết giữa hai bên, bên mua và bên bán để thống nhất quá trình giao dịch Trong trường hợp hàng không đủ, kế toán bán hàng phải ký nhận lượng hàng còn thiếu và thời gian giao hàng chính xác vào đơn đặt hàng Khi đến thời hạn giao hàng, hàng đã đủ như thỏa thuận, phòng bán hàng tiến hành làm phiếu xuất hàng, ghi hóa đơn GTGT chuyền cho kế toán Trong trường hợp hàng có sẵn trong kho kế toán kho căn cứ phiếu xuất, xuất hàng và ghi nhận vào thẻ kho lượng xuất, đồng thời điểu chuyển xe vận chuyển Còn trong trường hợp giao thẳng không qua kho, kế toán đang nhận hàng tiến hành kiểm xuất hàng trực tiếp tại kho khi nhận được phiếu xuất Liên 3 của hóa đơn GTGT được chuyển cho các kế toán liên quan để hạch toán và được kế toán tiêu thụ lưu giữ Ưu điểm: Bán buôn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có điều kiện đẩy nhanh vòng quay của vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận.
Nhược điểm: Chi phí lớn, tăng nguy cơ ứ động dư thừa hàng hóa.
+ Bán buôn qua kho: Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký, số lượng hàng đủ trong kho, kế toán bán hàng làm phiếu và xuất bán từ kho công ty theo đúng lượng hàng trong hợp đồng hay đơn đặt hàng và giao thẳng đến nơi tiêu thụ Khi nhận hàng xong, người mua ký xác nhận vào hóa đơn bán hàng thì lúc đó hàng mới được xác định là tiêu thụ và được ghi nhận là doanh thu.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Hợp đồng đã ký nhưng lượng hàng trong kho không đủ đang đợi hàng sản xuất Hàng đủ, kế toán hoàn tất xong thủ tục Nhập hàng, nhận được hàng lập tức báo về phòng bán hàng, phòng bán hàng làm phiếu xuất bán và ghi hóa đơn GTGT đồng thời điều chuyển xe đến thẳng nơi nhận hàng Tại đây kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiểm hàng thực tế bốc xếp lên xe số lượng hàng theo đúng phiếu xuất và vận chuyển thẳng đến khách hàng không nhập vào kho công ty. Hàng được gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi nhận được tiền mặt hoặc phiếu xuất kho có ký nhận của khách hàng là đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hay giấy báo có của ngân hàng bên mua đã thanh toán tiền hàng, thì được xác nhận là doanh thu và ghi nhận công nợ hoặc tiền và các khoản tương đương tiền
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SX VÀ TM NGŨ LONG
NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CỦA CÔNG TY TNHH SX VÀ TM NGŨ LONG
Công ty TNHH SX và TM Ngũ Long là một doanh nghiệp lớn có tên tuổi trên thị trường hoạt động trên một địa bàn rộng, trên 15 năm thành lập phát triển đã không ngừng lớn mạnh ngày càng nâng cao được uy tín trên thị trường mặc dù đã có tác động khách quan chủ quan Công ty đã vượt qua những khó khăn bước đầu đang và đã đi vào hoạt động ổn định, cải thiện đời sống cán bộ nhân viên đóng góp ngày càng nhiều vào ngân sách nhà nước. Mục tiêu lợi nhận của công ty luôn đặt lên hàng đầu, coi đây là điều kiện cần để Công ty tồn tại trên thị trường.
- Về hệ thống chứng từ sổ sách: Công ty đã thực hiện và áp dụng đúng chế độ ghi sổ lập sổ do nhà nước ban hành theo chế độ sổ Nhật ký chung, thực hiện phương pháp tính giá xuất kho theo đúng công thức đã quy định.
- Phương thức bán hàng: Là một công ty thương mại các phương thức bán hàng của công ty được tận dụng rất linh hoạt nhanh chóng và thuận tiện, công ty đã cập nhật phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác bán hàng, làm công tác bán hàng được nhanh hơn.
- Về áp dụng phần mềm kế toán: Từ năm 2005 công ty đã áp dụng hệ thống phần mềm kế toán vào công tác kế toán do đó đã giảm được thời gian làm báo cáo kế toán cũng như các công việc liên quan đến công tác kế toán đồng thời cung cấp kịp thời chính xác các thông tin về kế toán cho ban lãnh
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán 56 đạo để đưa ra quyết định mang tính chiến lược.
- Hạch toán ghi sổ kế toán : Áp dụng theo đúng chuẩn mực kế toán đã ban hành, hạch toán ghi sổ kịp thời chính xác về số liệu căn cứ theo chứng từ gốc Phương thức ghi sổ kế toán của công ty khá tỉ mỉ rõ ràng dễ hiểu.
Hạch tóan doanh thu kế toán chưa mở sổ chi tiết cho từng loại doanh thu vì bên cạch việc bán hàng công ty còn sản xuất, do đó việc xác định kết quả bán hàng chưa được chính xác và có thể làm ảnh hưởng đến quyết định quản trị của công ty
Hiện nay doanh thu dịch vụ cho việc sản xuất sản phẩm Công ty đang hạch toán như sau:
- Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
Hiện nay Công ty chưa có những quyết định cụ thể bằng văn bản cho việc “ Chiết khấu thương mại ” và “ giảm giá hàng bán ” áp dụng đối với từng đối tượng khách hàng Nên chưa khuyến khích thêm được nhiều khách hàng mua buôn
- Về xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng:
Công ty trong kỳ kinh doanh rất nhiều mặt hàng nhưng hiện nay vẫn chưa thực hiện việc xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, dịch vụ Nếu công ty thực hiện xác định riêng kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, dịch vụ sẽ giúp công ty có quyết định về quản trị doanh nghiệp đúng đắn hơn.
- Về hình thức ghi sổ kế toán:
Công ty thực hiện viêc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung nên việc ghi sổ bị lập đi lập lại nhiều lần giữ các bộ phận kế toán gây mất nhiều thời gian cho công việc ghi sổ.
- Về luân chuyển chứng từ:
Việc luân chuyển chứng từ qua các phòng ban của công ty còn rắc rối chưa rõ ràng dễ gây mất chứng từ.
- Về lập dự phòng khoản phải thu kho đòi và giảm giá hàng bán
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, khi bán hàng giao hàng trước rồi thu tiền hàng sau, do đó số tiền phải thu là khá lớn Tuy nhiên kế toán công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn.
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Ngũ Long là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh thì công ty phải tiến hành mua hàng hóa nhập kho rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
CÔNG TÁC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
Theo em Công ty nên quy định kỳ thanh toán chứng từ thống nhất để giúp cho việc hạch toán kế toán được kịp thời và chính xác Đồng thời, có quy định phạt cụ thể đối với trường hợp nộp chứng từ muộn làm ảnh hướng tới tiến độ công tác kế toán tại Công ty Bên cạnh đó cũng cần đơn giản hóa nội dung chứng từ cũng như thủ tục lập và luân chuyển chứng từ để giảm bớt thời gian xét duyệt chứng từ, cố gắng giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng những chứng từ liên hợp (Ví dụ như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) và
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán 58 những chứng từ sử dụng nhiều lần (như: phiếu lĩnh vật tư theo định mức)
Kế toán tại công ty cần tuân thủ tính kịp thời khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dù trong nội bộ hay bên ngoài kế toán cũng phải lập chứng từ ngay tại thời điểm kinh tế phát sinh theo đúng thứ tự thời gian Việc này hạn chế sự bỏ sót hay nhầm lẫn số liệu.
Chứng từ gốc kèm theo nghiệp vụ bán hàng lên có thêm phiếu nhập, phiếu chi có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia
Chứng từ phải được quản lý chặt chẽ kẹp vào với nhau theo từng phát sinh và thường xuyên kiểm tra đối chiếu với sổ kế toán.
Chứng từ được lưu tại phòng kế toán phải là chứng từ gốc, tại phòng bán hàng hoặc phòng kinh doanh chỉ là chứng từ gốc bản photo để làm căn cứ đối chiếu định kỳ.
- Về luân chuyển chứng từ:
Cần xem xét lại hệ thống luân chuyển chứng từ nhất là đối với chứng từ gốc, bàn giao cho kế toán nào thì kế toán đó phải liên quan đến nghiệp vụ phát sinh đó, những kế toán không liên quan không được tham gia quá trình vận chuyển chứng từ.
3.2.2 Hoàn thiện về tài khoản sổ kế toán
Kế toán mở sổ chi tiết cho từng mặt hàng, từng mục doanh thu không nên ghi gộp tất cả các khoản mục doanh thu vào một tài khoản doanh thu vì thế sẽ không xác định được kết quả bán hàng chính xác.
Cần xem xét lại phương pháp ghi sổ kế toán tránh trùng lập mất thời gian dễ nhầm lẫn.
Sổ kế toán được lưu trữ trong phòng kế toán của kế toán có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, chỉ có kế toán liên quan mới được lưu trữ sổ sách kế toán liên quan để tránh trường hợp mất mát không đáng xảy ra.
Những sổ kế toán cấu trúc sổ không theo quy định của nhà nước nên phải có thêm những cột ghi chú để khi kiểm tra lại được chính xác hơn.
Cần sử dụng linh hoạt các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản của QĐ15/2006-BTC như các tài khoản chi tiết doanh thu để tách biệt doanh thu công ty và doanh thu của chi nhánh cũng như doanh thu bán hàng hay doanh thu cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp nên tính kết quả bán hàng theo từng sản phẩm như vậy sẽ dễ theo dõi lượng hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất để tập trung kinh doanh cho lượng hàng đó, hay lượng hàng bán nào còn thấp và lý do tại sao.
Từ đó Ban giám đốc có thể ra quyết định chính xác hơn cho công tác bán hàng.
3.2.3 Hoàn thiện về phương pháp hạch toán
Các phương pháp hạch toán mà công ty TNHH SX và TM Ngũ Long đang áp dụng là khá hoàn thiện cả về mặt nội dung hạch toán lẫn đối ứng tài khoản Tuy nhiên còn một vài mặt thiếu xót vẫn cần hoàn thiện.
Kế toán còn hạch toán nhầm nhiều khoản chi cho chi phí hoạt động kinh doanh vào chi phí quản lý doanh nghiệp như: tiền phí công tác đi chào hàng của nhân viên kinh doanh, tiền thưởng theo hoa hồng phải trả cho nhân viên kinh doanh và bán hàng, những khoản chi cho phòng bán hàng…
Mỗi mặt hàng lại có tính thương phản khác nhau, dung lượng chi phí bỏ ra khác nhau , công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung cùng một tiêu thức phân bổ mà phải tùy thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ cho thích hợp. Đối với chi phí bán hàng kế toán có thể phân bổ theo doanh số bán
Chi phí bán hàng nhóm hàng thứ i = Chi phí phát sinh trong kỳ x Doanh thu của đối tượng i Tổng doanh thu trong kỳ
SV: Lương Thị Minh Nguyệt Khóa: K42 Kế Toán 60
Hiện tại, công tác hạch toán ban đầu nghiệp vụ doanh thu của Công ty là tương đối tốt Song để công tác hạch toán ban đầu được tốt hơn cần chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên Để thực hiện được điều này có thể bằng cách khuyến khích tạo điều kiện cho các nhân viên theo học những lớp học chuyên sâu về tài chính - kế toán
Hiện tại, thì công ty đều sử dụng một hệ thống tài khoản thống nhất nhưng việc mở tài khoản cấp 2 và cấp 3 chưa hợp lý Do vậy để đảm bảo tốt công tác hạch toán doanh thu thì kế toán công ty nên mở tài khoản chi tiết theo từng nội dung của các khoản thu - chi từ đó thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra đối chiếu.
- Mở tài khoản cấp 2 cho TK 156:
TK 1562 – Chi phí mua hàng hoá
Cuối kỳ thực hiện bút toán phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kỳ theo công thức:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã tiêu thụ
Chí phí thu mua hàng hoá tồn đầu kỳ
Chi phí mua phát sinh trong kỳ x
Giá trị mua của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ
Giá trị mua của hàng hoá tồn đầu kỳ
Giá trị mua của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ
Bút toán này phần mềm không tự thực hiện được mà nhân viên kế toán phải thực hiện bằng Phiếu kế toán.
- Hiện tại, việc theo dõi doanh thu bán hàng, trị giá hàng hoá nhập khẩu được ghi chép chung cho tất cả các mặt hàng, kế toán Công ty không mở các tài khoản chi tiết theo nhóm hàng Số liệu trên các TK 156, 511, 632…, đều chung cho tất cả các nhóm hàng, do đó chưa phản ánh được kết quả tiêu thụ cũng như hiệu quả kinh doanh của từng nhóm hàng Muốn có thông tin trên thì kế toán phải tiến hành tính toán thủ công rất mất thời gian, không đảm bảo tính kịp thời trong cung cấp thông tin Vì vậy, theo em kế toán Công ty nên hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng chi tiết theo từng nhóm hàng Để thực hiện việc này, kế toán có thể mở tài khoản chi tiết cho các tài khoản sau:
+ TK 1561 - Trị giá mua hàng, trong đó:
TK 15611: Giá mua hàng Nhật bản
TK 15612: Giá mua hàng Thái Lan
TK 15613: Giá mua hàng Đài loan
+ Các tài khoản 511, 632…cũng được mở TK chi tiết tương tự.
