Giới thiệu về công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft
Cybersoft được thành lập bởi các kỹ sư đã từng tham gia xây dựng các dự án công nghệ thông tin tại Việt Nam Với một đội ngũ cán bộ đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý từ tháng 11/1999, Cybersoft kết hợp giữa khả năng về công nghệ với sự hiểu biết về các nghiệp vụ kinh tế cũng như kinh nghiệm triển khai ứng dụng, nhằm mục tiêu cung cấp một giải pháp thoả mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng.
Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp là công ty tin học trẻ nhưng có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai về phần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.
Cybersoft được thành lập bởi các kỹ sư đã từng tham gia xây dựng các dự án công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam Với một đội ngũ cán bộ chủ chốt đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý từ năm 1999, Cybersoft luôn kết hợp giữa khả năng về công nghệ với sự hiểu biết sâu sắc về các nghiệp vụ kinh tế cũng như kinh nghiệm triển khai ứng dụng nhằm cung cấp một giải pháp thoả mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng.
Mục tiêu chiến lược của công ty là xây dựng nhóm các khách hàng thường xuyên, lâu dài trên cơ sở niềm tin của khách hàng vào sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
Hiện nay, công ty hiện nay có hơn 30 thành viên có trình độ đại học các chuyên ngành toán, tin, kế toán, kinh tế và ngoại ngữ Trong thời gian tới công ty dự định tuyển thêm một số lượng lớn nhân viên để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu phát triển lớn, mạnh của công ty và nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn
Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft
Tên tiếng Anh: CYBERSOFT Software solution provider
Trụ sở chính của công ty: 413 Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà Nội
Website: http:\\ www.cybersoft.com.vn
Email: Cyber-Soft@hn.vnn.vn
I Lĩnh vực hoạt động của công ty
Cybersoft là công ty cổ phần phần mềm hoạt động trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp Từ khi thành lập đến nay sản phẩm của công ty rất được khách hàng tin dùng.
Các dịch vụ của công ty:
Dịch vụ tư vấn: Thực hiện khảo sát thực trạng và yêu cầu về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh Từ đó đưa ra các phương án khác nhau về xây dựng hệ thống thông tin của doanh nghiệp.
Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng, công ty ký kết và thực hiện các hợp đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp.
Dịch vụ đào tạo: Thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng, tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo về kế toán và quản lý.
Dịch vụ phát triển phần mềm "may đo": Thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý của các đơn vị khách hàng.
Các sản phẩm của công ty:
Cyber Accounting 2005: với các phân hệ sau:
+ Phân hệ kế toán tổng hợp
+ Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
+ Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
+ Phân hệ kế toán vốn bằng tiền
+ Phân hệ kế toán hàng tồn kho
+ Phân hệ kế toán tài sản cố định
+ Phân hệ kế toán chi phí giá thành
+ Hệ thống báo cáo tài chính
+ Hệ thống báo cáo thuế
+ Hệ thống báo cáo quản trị
CyberSoft Corporate 2005: thực hiện tổng hợp các báo cáo từ đơn vị cấp dưới thành báo cáo hợp nhất của toàn công ty, toàn tổng công ty hoặc toàn ngành.
Cyber Business 9.0: với các modul đa phân hệ: quản lý tài chính - kế toán, quản lý vật tư, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo,…
II Mục tiêu và nhiệm vụ của công ty
- Cybersoft đặt ra mục tiêu là nhà cung cấp hàng đầu tại thị trường Việt nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh.
- Với khẩu hiệu “ Thành công của khách hàng là mục tiêu của chúng tôi! ”, Cybersoft mong muốn tạo ra các sản phẩm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị trường.
- Cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp.
Vai trò của thông tin và hệ thống thông tin trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý
Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Thông tin tồn tại dưới hình thức:
- Mã hiệu hay xung điện
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy Quá trình thu thập thông tin - truyền tin - nhận tin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định.
Các tính chất của thông tin
- Tính tương đối của thông tin.
- Tính định hướng của thông tin
- Tính thời điểm của thông tin.
- Tính cục bộ của thông tin
2.1.1.2 Thông tin trong quản lý
Khái niệm: Quản lí được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định
Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý
Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường
Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định
Trong một mô hình quản lí được phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và đối tượng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau:
Hình 2 1 Mô hình thông tin trong quản lý 2.1.2 Hệ thống thông tin
2.1.2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu(Storage).
Xử lý và lưu trữ
Hình 2 1 Mô hình hệ thống thông tin
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
2.1.2.2 Xử lý thông tin trong một tổ chức
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp.
Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
- Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau:
Thông tin vào Thông tin ra
Nguyên vật liệu Sản phẩm/dịch vụ
B áo c áo s ản x C hỉ đ ạo s ản x uấ
Hình 2 1 Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức
2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin
2.1.3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation
Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra qụyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Infomation System for Competitive Advantage) Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia.
2.1.3.2 Phân loại theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này.
Kinh doanh và sản xuất chiến lược
Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp
Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
2.1.4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin. a) Phương pháp tổng hợp.
Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó. Ưu điểm : Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả.
Nhược điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần thiết. b) Phương pháp phân tích
Các phương pháp xây dựng phần mềm quản lý
2.2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng phần mềm quản lý
Việc xây dựng một phần mềm quản lý mới là kết quả của việc phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúngđể đưa ra được chuẩn đoán và tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học hay nói cách khác đó là xây dựng phần mềm quản lý cho hệ thống mới Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức trong đó có việc lắp đặt phần cứng cũng như cài đặt phần mềm.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Như chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đối sách lược chính trị.
2.2.2 Các phương pháp xây dựng phần mềm
Module là một khái niệm cơ bản của phương pháp lập trình cấu trúc Mỗi module có thể coi như một đơn thể chương trình độc lập có thể lắp ghép với nhau Tư tưởng chính của module hóa là phân chia bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn, ngày càng cụ thể và chi tiết hơn theo sơ đồ cấu trúc hình cây sau đây:
Trong sơ đồ trên module chính M được phân chia thành hai module M1 và M2 Đến lượt module M1 lại được chia thành ba module nhỏ hơn là M11, M12, M13, module M2 được chia thành M21, M22 Module con M13 lại được phân chia ra ba module M131, M132, M133.
Mỗi module giải quyết một vấn đề nhỏ riêng rẽ, độc lập với các module khác và do một lập trình viên đảm nhận.
2.2.2.2 Phương pháp thiết kế từ trên xuống (Top down design)
Phương pháp này dựa trên tư tưởng module hóa, nội dung của phương pháp này như sau:
Trước hết người ta sẽ xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ được giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ các module chính đến các module con từ trên xuống, do đó phương pháp này có tên gọi là thiết kế “từ đỉnh xuống” (Top down design). Để minh họa cho phương pháp này, chúng ta xét bài toán thiết kế hệ tin học quản lý khách hàng cho công ty CYBERSOFT
Mục đích của bài toán là thiết kế một hệ thống các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu hợp đồng.
Tệp hợp đồng có các trường:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
MaHD Character 10 Mã hợp đồng
MaKH Character 10 Mã khách hàng
HanBH Date 8 Ngày chứng từ
MaLoaiHD Character 10 Loại hợp đồng
MaNV Character 10 Mã nhân viên
GiaTriHD Number 12 Tiền thanh toán
Các phép toán xử lý
Vào số liệu cho tệp hợp đồng
Tìm kiếm, hiển thị, hủy, sửa một hợp đồng
Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo nhân viên
Phần mềm quản lý khách hàng
Quản lý danh mục Cập nhật hợp đồng Lập báo cáo
Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hợp đồng
Module chính được chia làm 3 module nhỏ
- Module quản lý danh mục
- Module cập nhật hợp đồng
Ta có phác thảo tổng quan:
Trong module quản lý danh mục các công việc chính là:
- Cập nhật danh mục nhân viên
- Cập nhật danh mục khách hàng
- Cập nhật danh mục nhân viên
- Cập nhật danh mục phiên bản
- Cập nhật danh mục nhóm nhân viên
- Cập nhật danh mục nhóm khách hàng
Trong module cập nhật hợp đồng các công việc chính là:
- Cập nhật thông tin khách hàng
- Cập nhật thông tin bảo hành
- Cập nhật thông tin ý kiến khách hàng
Phần mềm quản lý khách hàng
Quản lý danh mục Cập nhập số liệu Lập báo cáo
Cập nhật DM nhân viên
Cập nhật DM khách hàng
Nhập mới Hiệu chỉnh Tìm kiếm
BC KQKD theo nhân viên
BC KQKD theo loại HĐ
Trong module lập báo cáo các công việc chính là:
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo nhân viên
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hợp đồng
- Lập bảng kê ý kiến khách hàng
- Lập danh sách khách hàng bảo hành trong tháng
-Lập danh sách yêu cầu bảo hành theo nhân viên
Nếu coi mỗi công việc là một module ta sẽ có phác thảo sau:
2.2.2.3 Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)
Phương pháp này ngược với phương pháp thiết kế từ trên xuống, nội dung của phương pháp này như sau: Đầu tiên người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm có cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng
22 là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất.
Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp mà việc ứng dụng tin học đã được triển khai ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Để minh họa cho phương pháp thiết kế bottom up design chúng ta xem xét bài toán sau đây:
Giả sử trong một doanh nghiệp, công việc ứng dụng tin học đã được triển khai ở các bộ phận khác nhau và trong từng thời điểm khác nhau Kết quả là người ta đã thiết kế và đưa vào sử dụng một số chương trình quản lý trong các phòng ban (Phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng triển khai hợp đồng, phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng…) Danh sách các chương trình:
CT 1: Vào số liệu cho tệp hồ sơ nhân viên
CT 2: Vào số liệu cho tệp khách hàng
CT 3: Vào số liệu cho tệp khách hàng tiềm năng
CT 4: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật hồ sơ nhân viên
CT 5: Tính lương cho nhân viên
CT 6: Vào số liệu cho tệp hợp đồng
CT 7: Quản lý việc thực hiện hợp đồng
CT 8: Quản lý việc thực hiện bảo hành
CT 9: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật thông tin về khách hàng
Các chương trình này đã được ứng dụng trong thực tế ở từng bộ phận của doanh nghiệp Bây giờ, trên cơ sở các chương trình cự thể này lãnh đạo nhà máy có nhu cầu thiết kế một hệ chương trình thống nhất để phục vụ tốt hơn cho việc quản lý doanh nghiệp Trong trường hợp này ta coi mỗi chương trình là một module, ta vận dụng phương pháp thiết kế “từ đáy lên” theo các phác thảo sau:
CT 1: Vào số liệu cho tệp hồ sơ NV CT 4: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật hồ sơ NV CT 5: Tính lương cho nhân viên
Quản lý khách hàng và khách hàng tiềm năng
CT 2: Vào số liệu cho tệp khách hàng CT 3: Vào số liệu cho tệp khách hàng tiềm năng CT 9: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật thông tin về KH CT 10: Lập báo cáo về KH/KH tiềm năng
Gộp các module 1, 4, 5 thành phân hệ quản lý nhân sự
CT 1: Vào số liệu cho tệp hồ sơ nhân viên
CT 4: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật hồ sơ nhân viên
CT 5: Tính lương cho nhân viên
Phác thảo thứ hai Gộp các module 2, 3, 9 thành phân hệ quản lý khách hàng và khách hàng tiềm năng.
CT 2: Vào số liệu cho tệp khách hàng
CT 3: Vào số liệu cho tệp khách hàng tiềm năng
CT 9: Sửa chữa, bổ xung, cập nhật thông tin về khách hàng
Có thể thiết kế thêm chương trình CT 10: Lập báo cáo về khách hàng/khách hàng tiềm năng cho phân hệ quản lý khách hàng và khách hàng tiềm năng.
CT 6: Vào số liệu cho tệp hợp đồng CT 7: Quản lý việc thực hiện hợp đồng CT 11: Báo cáo KQKD doanh theo loại HĐ
Gộp các module 6, 7 thành phân hệ quản lý khách hàng
CT 6: Vào số liệu cho tệp hợp đồng
CT 7: Quản lý việc thực hiện hợp đồng
Thiết kế thêm chương trình CT 11: Báo cáo kết quả kinh doanh theo loại hợp đồng cho phân hệ quản lý khách hàng
Thiết kế thêm chương trình CT 12: Báo cáo khách hàng bảo hành và gộp với CT 8: Quản lý việc thực hiện bảo hành, lập thành phân hệ quản lý bảo hành.
CT 8: Quản lý việc thực hiện bảo hành CT 12: Báo cáo khách hàng bảo hành
Quản lý KH và KH tiềm năngQuản lý hợp đồngQuản lý bảo hành
Sau đó ta sẽ gộp bốn phân hệ vừa thiết kế thành một hệ tin học thống nhất của quản lý doanh nghiệp dưới mô hình sau đây:
Quy trình xây dựng phần mềm quản lý
Quá trình xây dựng một phần mềm quản lý gồm 6 quy trình chính được liệt kê dưới đây:
- Quy trình 1: Xác định yêu cầu của khách hàng
- Quy trình 2: Xây dựng và quản lý khách hàng phần mềm
- Quy trình 3: Quy trình thiết kế
- Quy trình 4: Quy trình lập trình
- Quy trình 5: Quy trình test chương trình
- Quy trình 6: Quy trình triển khai
2.3.1 Quy trình 1: Xác định yêu cầu của khách hàng a) Mục đích: Quy trình xác định yêu cầu khách hàng có mục đích khảo sát hệ thống, xác định một cách chính xác yêu cầu của khách hàng. b) Các dấu hiệu đặc trưng của quy trình 1:
- Phân tích yêu cầu của khách hàng.
Các công cụ được sử dụng trong quy trình 1 để tiến hành phân tích hệ thống: sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ). o Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)
Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
Một BFD đầy đủ gồm :
- Mô tả có tính chất tường thuật.
- Đầu vào của chức năng.
- Đầu ra của chức năng.
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.
Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc.
Tài liệu o Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng thông tin:
Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn
- Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hóa
- Dòng thông tin - Điều khiển o Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích.
- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng
- Tài liệu: Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố làm đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu.
- Phân tích DFD: Để xác định yêu cầu của người sử dụng.
Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin
- Thiết kế: Phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:
Ký pháp Tên Diễn giải
Là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của luồng dữ liệu Ký pháp được biểu hiện bằng một hình chữ nhật, bên trong ghi tên của nguồn hoặc đích.
Dòng dữ liệu Là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác trong hệ thống Dòng dữ liệu được ký hiệu bằng một mũi tên có chiều để chỉ hướng dữ liệu di chuyển và tên của dữ liệu được ghi trên đó.
Là một công việc hay một hành động tác động lên dữ liệu làm cho chúng được di chuyển, lưu trữ hay thay đổi Tiến trình được mô tả bằng một hình tròn, bên trong ghi tên tiến trình.
Kho dữ liệu Là các dữ liệu được lưu trữ ở một chỗ Nó được mô tả bằng một hình chữ nhật khuyết hai cạnh bên trái và bên phải, bên
Tên dòng d li u ữ liệu ệu
Tên ti nến trình x lýử lý
Lập kế hoạch xác định yêu cầu Khảo sát hệ thống Phân tích nghiệp vụ Phân tích yêu cầu khách hàng
Mô tả hoạt động hệ thống Báo cáo xác định yêu cầu trong có ghi tên cơ sở dữ liệu. c) Lưu đồ của quy trình 1
Hình 2 1 Lưu đồ quy trình 1: Xác định yêu cầu khách hàng
Kết thúc Đề xuất xây dựng hợp đồng phần mềm Đề ra các giải pháp kỹ thuật Xây dựng và ký kết hợp đồng phần mềm Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mềm Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm
Báo cáo, bàn giao kết quả a) Mục đích
Quy trình xây dựng và quản lý khách hàng phần mềm có các mục đích :
- Xác định giải pháp kỹ thuật.
- Tổ chức việc quản lý và thanh toán thanh lý hợp đồng. b) Các dấu hiệu đặc trưng
- Đưa ra các giải pháp kỹ thuật.
- Lập và quản lý khách hàng phần mềm.
- Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm. c) Lưu đồ của quy trình 2
Hình 2 1 Lưu đồ quy trình 2: Xây dựng và quản lý khách hàng phần mềm
2.3.3 Quy trình 3: Quy trình thiết kế a) Mục đích: Xây dựng đặc tả yêu cầu phần mềm, thiết kế kiến trúc hệ thống và thiết kế kỹ thuật. b) Các dấu hiệu đặc trưng
Quy trình thiết kế được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:
- Thiết kế kiến trúc hệ thống.
- Thiết kế kỹ thuật: Thiết kế dữ liệu.
Thiết kế các công cụ cài đặt. Để thiết kế cơ sở dữ liệu người ta thường dùng một trong hai phương pháp phổ biến: phương pháp từ các đầu ra và phương pháp mô hình hóa. c) Thiết kế cơ sở dữ liệu o Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gic từ các thông tin đầu ra
Bước 1 Xác định các đầu ra
- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.
- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chúng.
Bước 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
- Đầu tiên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách
- Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu.
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc được suy ra từ các thuộc tính khác
- Gạch chân các thuộc tính làm khóa chính cho thông tin đầu ra.
Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF):
- Chuẩn hoá mức một quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng.
Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF):
- Chuẩn hoá mức hai quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chức không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.
- Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng thích hợp.
Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF):
Khảo sát hệ thống quản lý khách hàng tại công ty CYBERSOFT
Quá trình thu thập thông tin cho việc phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại công ty CyberSoft được thực hiện bởi hai phương pháp chủ yếu là phỏng vấn trực tiếp và nghiên cứu tài liệu.
Phương pháp phỏng vấn tập trung đi sâu tìm hiểu các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ, kinh nghiệm cũng như các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống Với đối tượng phỏng vấn đến từ nhiều bộ phận khác nhau của công ty, lượng thông tin thu thập được khá đầy đủ và chi tiết.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu thu thập các thông tin về lịch sử hoạt động của công ty, chức năng của mỗi phòng ban trong công ty, quá trình kí kết, gia hạn hợp đồng với khách hàng cũng như các loại hồ sơ liên quan đến khách hàng như: hợp đồng mua phần mềm, hợp đồng bảo trì sản phẩm, phiếu hỗ trợ bảo hành,…
3.1.1 Các hoạt động chủ yếu của hệ thống quản lý khách hàng
- Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng về nhu cầu phần mềm, nhu cầu ký hợp đồng bảo trì.
- Cập nhật thông tin về khách hàng.
- Cập nhật thông tin về các sản phẩm phần mềm.
- Cập nhật thông tin về các hợp đồng.
-Cập nhật thông tin về yêu cầu bảo hành
-Cập nhật thông tin về ý kiến khách hàng
- Lập phiếu đề nghị triển khai thực hiện hợp đồng.
- Lập các báo cáo theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu như bản kê khách hàng, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình ký kết,bảng kê ý kiến của khách hàng, danh sách khách hàng có yêu cầu bảo hành trong tháng…
3.1.2 Các mẫu biểu thường gặp
- Hợp đồng cung cấp phần mềm và phụ lục hợp đồng (nếu có).
- Phiếu đề nghị triển khai.
- Phiếu theo dõi thông tin hợp đồng.
- Bản kê danh sách khách hàng.
- Báo cáo tình hình ký kết, báo cáo kết quả kinh doanh.
3.1.3 Quy trình của bài toán quản lý khách hàng
Quá trình quản lý khách hàng tại công ty CYBERSOFT sẽ diễn ra như sau:
Khi một khách hàng gửi nhu cầu muốn được sử dụng phần mềm tới công ty thì phòng kinh doanh sẽ xem xét yêu cầu của khách hàng đó.
Nếu sản phẩm phần mềm của công ty đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì sẽ tiến hành ký hợp đồng cung cấp phần mềm.
Nếu phần mềm chưa đáp ứng ngay điều kiện yêu cầu của khách hàng thì phòng kinh doanh sẽ tiến hành khảo sát, sau đó gửi báo cáo đến phòng lập trình để phòng lập trình sửa đổi phần mềm cho phù hợp với yêu cầu của
Công ty phần mềm CYBERSOFT
1 Quản lý khách hàng 2 Quản lý hợp đồng
4 Quản lý văn phòng khách hàng Khi đã hoàn thành xong thì hợp đồng cung cấp phần mềm được ký kết với khách hàng.
Sau khi ký hợp đồng cung cấp phần mềm thì phòng kinh doanh sẽ gửi phiếu đề nghị triển khai tới phòng triển khai đồng thời gửi yêu cầu bảo hành cho khách hàng tới phòng bảo hành (phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng).
Khi phòng triển khai thực hiện cài đặt phần mềm và hướng dẫn sử dụng phần mềm cho khách hàng xong thì lúc phần mềm xảy ra trục trặc phòng bảo hành sẽ đảm nhận khắc phục lỗi và hướng dẫn tư vấn cho khách hàng.
Những khách hàng còn thời gian bảo hành như trong hợp đồng sẽ được phòng bảo hành thực hiện việc bảo hành Khi hết khách hàng thời gian bảo phần mềm thì nhân viên phòng bảo hành sẽ thông báo cho khách hàng Khách hàng có nhu cầu ký hợp đồng bảo trì sẽ liên hệ với phòng bảo hành để ký hợp đồng bảo trì.
Phân tích hệ thống quản lý khách hàng tại công ty CYBERSOFT
3.2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)
3.2.1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của công ty CYBERSOFT
Quản lý danh mụcQuản lý hợp đồng Quản lý bảo hànhBáo cáo & thống kê
Quản lý DM khách hàng Quản lý DM nhân viênQuản lý DM liên quan khác
In DM khách hàng In DM nhân viên In danh mục
Hình 3 1 BFD của công ty CYBERSOFT
3.2.1.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của bộ phận quản lý khách hàng
Hình 3 1 BFD của bộ phận quản lý khách hàng
- BFD tiến trình 1: Quản lý danh mục
Cập nhật hợp đồng mới Sửa hợp đồng Tìm kiếm hợp đồng In hợp đồng
Nhập thông tin bảo hànhQuản lý ý kiến khách hàngTìm kiếm thông tin In các báo cáo
- BFD tiến trình 2: Quản lý hợp đồng
- BFD tiến trình 3: Quản lý bảo hành
- BFD tiến trình4: Thống kê và báo cáo
Thống kê và báo cáo
Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo thôn tin bảo hành Báo cáo ý kiến KH
3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của quá trình thu thập xử lý thông tin của hệ thống quản lý khách hàng
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
Xử lý thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu:
Thủ công Tin học hóa
Khách hàng Phòng kinh doanh Phòng triển khai,
Hợp đồng Quản lý hợp đồng
Khách hàng Quản lý khách hàng
Hình 3 1 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý hồ sơ khách hàng, quản lý khách hàng cung cấp phần mềm.
Khách hàng Phòng kinh doanh Phòng triển khai,
Thông tin v khách ề khách h ng àng
Nhu c u ầu s n ph m ản phẩm ẩm ph n m m ầu ề khách
L u tr ưu trữ ữ liệu h p ợp đồng đồng ng
H p ợp đồng đồng ng cung c p ấp ph n m m ầu ề khách
Yêu c u ầu c i àng đặt, t, o t o đàng ạo
Phi u ến đề khách ngh tri n ị triển ển khai
Cu i ối tháng, khi có yêu c u ầu c a ủa lãnh đạo o
Ký h p ợp đồng đồng ng
15 h p ợp đồng ng/ 1 đồng nhân viên/ tháng
Hồ sơ bảo trì Quản lý bảo hành
Hình 3 1 Sơ đồ luồng thông tin hệ thống quản lý bảo hành, quản lý khách hàng bảo trì
3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống quản lý khách hàng
Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng dữ liệu:
Thông tin v th i gian ề khách ời gian b o trì ản phẩm
Nhu c u ký ầu h p ợp đồng đồng ng b o trì ản phẩm
Báo giá h p ợp đồng đồng ng b o trì ản phẩm
H p ợp đồng đồng ng b o trì ản phẩm
Phi u b o ến ản phẩm h nh cho àng KH
Cu i ối tháng, khi có yêu c u ầu c a ủa lãnh đạo o
Ký h p ợp đồng đồng ng b o trì ản phẩm
L ch b o ị triển ản phẩm trì nh k đị triển ỳ cho KH
L u tr ưu trữ ữ liệu h p ợp đồng đồng ng
Tên tiến trình xứ lý
HTTT Quản lý hợp đồng
Hợp đồng cung cấp phần mếm Yêu cầu cài đặt phần mềm
Phiếu đề nghị triển khai
Phiếu theo dõi thông tin hợp đồng
Phiếu yêu cầu thực hiện bảo hành
Báo giá hợp đồng bảo trì
Nguốn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu
3.2.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý khách hàng
Hình 3 1 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý khách hàng
Tên ng ưu trữ ời gian i/ b ộ ph n phát nh n tin ận phát nhận tin ận phát nhận tin Tên dòng d li u ữ liệu ệu
1.0 Quản lý danh mục khách hàng 2.0 Quản lý HĐ cung cấp phần mềm
Quản lý hợp đồng bảo trì 4.0
Khách hàng Giám đốc/ Trưởng phòng
Phòng triển khai Hợp đồng
Thông tin về khách hàng
Thông tin bảo trì của khách hàng
Hợp đồng bảo trì Nhu cầu bảo trì Báo giá hợp đồng bảo trì
Hợp đồng cung cấp phần mềm
Yêu cầu cài đặt phần mềm
Báo cáo tình hình triển khai
Phiếu đề nghị triển khai, Phiếu theo dõi thông tin HĐ
3.2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Hình 3 1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 hệ thống quản lý khách hàng
1.1 Thu thập thông tin về khách hàng
1.3 Cập nhật thông tin về khách hàng
1.4 Cập nhật nhu cầu phần mềm
Thông tin đã thu thập Thông tin về khách hàng
Thông tin sau khi phân loại
Nhu cầu về phần mềm
3.2.3.3 DFD mức 1 của tiến trình 1.0: Quản lý danh mục khách hàng
Hình 3 1 DFD mức 1 của tiến trình 1.0 Quản lý danh mục khách hàng
2.1 Cập nhật hợp đồng cung cấp phần mêm 2.2
Lập phiếu đề nghị triển khai
2.3 Lập phiếu theo dõi thông tin hợp đồng
Phiếu theo dõi thông tin hợp đồng
Hợp đồng cung cấp phần mềm Yêu cầu cài đặt, đào tạo
Phiếu đề nghị triển khai Báo cáo tình hình triển khai
3.2.3.4 DFD mức 1 của tiến trình 2.0: Quản lý khách hàng cung cấp phần mềm
Hình 3 1 DFD mức 1 của tiến trình 2.0 Quản lý khách hàng cung cấp phần mềm3.2.3.5 DFD mức 1 của tiến trình
3.1 Thông báo thời hạn bảo hành
3.2 Báo giá hợp đồng bảo trì
3.3 Cập nhật hợp đồng bảo trì
3.4 Phân công bảo trì cho khách hàng
Nhu cầu ký hợp đồng bảo trì
Thông tin bảo hành Thông tin báo giá
Phiếu bảo hành Phiếu bảo hành có xác nhận của khách hàng
Quản lý khách hàng bảo trì
Hình 3 1 DFD mức 1 của tiến trình 3.0 Quản lý khách hàng bảo trì
4.2 Tính toán tổng hợp số liệu
Dữ liệu đã được lọc
Thông tin cho báo cáo
3.2.3.6 DFD mức 1 của tiến trình 4.0: Thống kê, báo cáo
Hình 3 1 DFD mức 1 của tiến trình 4.0 Thống kê, báo cáo
Tên luồng: Hợp đồng cung cấp phần mềm
Mô tả: Là hợp đồng được lập khi phát sinh nghiệp vụ bán sản phẩm phần mềm cho khách hàng.
Vật mang: Là hợp đồng trên giấy tờ và được lưu trữ trên các vật mang tin như đĩa từ.
DFD liên quan: DFD mức 1 của tiến trình 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm.
Nguồn: Khách hàng Đích: chuyển đến phòng kinh doanh.
Các phần tử thông tin: Số hợp đồng, ngày lập hợp đồng, tên khách hàng, sản phẩm phần mềm cung cấp cho khách hàng, giá trị hợp đồng.
Tên luồng: Phiếu đề nghị triển khai
Mô tả: Được lập sau khi có phát sinh bán sản phẩm phần mềm cho khách hàng Đây là căn cứ để triển khai cài đặt phần mềm, đào tạo người sử dụng cho khách hàng.
Vật mang: Là văn bản trên giấy tờ và được lưu trữ trên các vật mang tin như đĩa từ.
DFD liên quan: DFD mức 1 của tiến trình 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm.
Nguồn: Do nhân viên kinh doanh lập. Đích: Chuyển đến phòng triển khai.
Các phần tử thông tin: Tên khách hàng, người đại diện, địa chỉ, điện thoại, thời gian triển khai.
Tên luồng: Hợp đồng bảo trì
Mô tả: Hợp đồng bảo trì sản phẩm phần mềm của công ty đã ký với khách hàng có thời hạn là một năm.
Vật mang: Là hợp đồng trên giấy tờ và được lưu trữ trên các vật mang tin như đĩa từ.
DFD liên quan: DFD mức 1 của tiến trình 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trì.
Nguồn: Khách hàng Đích: Chuyển đến phòng bảo trì.
Các phần tử thông tin: Số hợp đồng, tên khách hàng, sản phẩm phần mềm, giá trị hợp đồng.
Tên luồng: Báo giá hợp đồng bảo trì
Mô tả: Báo giá hợp đồng bảo trì gửi cho khách hàng.
Vật mang: Là văn bản trên giấy hoặc thông tin gửi cho khách hàng. DFD liên quan: DFD mức 1 của tiến trình 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trì.
Nguồn: Phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng (Phòng bảo hành) Đích: Khách hàng
Các phần tử thông tin: Tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, giá trị hợp đồng.
Tên xử lý: Cập nhật thông tin về khách hàng
Mô tả: Được thực hiện bởi nhân viên kinh doanh khi có thông tin về khách hàng bằng cách nhập những thông tin đã qua xử lý vào chương trình.
Phương tiện thực hiện: Nhập dữ liệu thông qua bàn phím vào chương trình.
DFD liên quan: DFD của tiến trình 1.0: Quản lý danh mục khách hàng. Các luồng dữ liệu vào: Thông tin về khách hàng.
Các luồng dữ liệu ra: Các dữ liệu về khách hàng trong chương trình. Kho dữ liệu: Danh mục khách hàng.
Tên xử lý: Cập nhật hợp đồng cung cấp phần mềm
Mô tả: Xử lý được thực hiện bởi nhân viên kinh doanh khi một sản phẩm phần mềm được bán cho khách hàng.
Phương tiện thực hiện: Nhập dữ liệu thông qua bàn phím vào chương trình.
DFD liên quan: DFD của tiến trình 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm.
Các luồng dữ liệu vào: Thông tin về hợp đồng.
Các luồng dữ liệu ra: Số hợp đồng, tên khách hàng, sản phẩm phần mềm, giá trị hợp đồng được lưu trong chương trình.
Kho dữ liệu: Danh mục khách hàng, danh mục nhân viên, hợp đồng.
Tên xử lý: Lập phiếu đề nghị triển khai
Mô tả: Thực hiện bởi nhân viên kinh doanh khi một hợp đồng cung cấp phần mềm được ký.
Phương tiện thực hiện: Lấy từ kho dữ liệu hợp đồng các thông tin cần
DFD liên quan: DFD của tiến trình 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm.
Các luồng dữ liệu vào: Số hợp đồng, ngày ký, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại.
Các luồng dữ liệu ra: Phiếu đề nghị triển khai.
Kho dữ liệu: Hợp đồng
Tên xử lý: Cập nhật hợp đồng bảo trì
Mô tả: Xử lý được thực hiện khi khách hàng ký hợp đồng bảo trì.
Phương tiện thực hiện: Nhập dữ liệu thông qua bàn phím.
DFD liên quan: DFD mức 1của tiến trình 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trì.
Các luồng dữ liệu vào: Hợp đồng bảo trì ký với khách hàng.
Các luồng dữ liệu ra: Số hợp đồng, tên khách hàng, sản phẩm, giá trị hợp đồng được lưu trong chương trình.
Kho dữ liệu: Danh mục khách hàng, danh mục nhân viên, hợp đồng.
Tên xử lý: Lên báo cáo
Mô tả: thực hiện khi có yêu cầu từ cấp trên hoặc định kỳ lập báo cáo. Phương tiện thực hiện: Chương trình tự động lên báo cáo lựa chọn của người lập báo cáo.
DFD liên quan: DFD mức 1của tiến trình 4.0: Thống kê, báo cáo
Các luồng dữ liệu vào: Thông tin về khách hàng, thông tin về hợp đồng.
Các luồng dữ liệu ra: Những báo cáo cần thiết, bản kê các danh mục. Kho dữ liệu: Danh mục khách hàng, danh mục nhân viên, hợp đồng.
Tên kho: Danh mục khách hàng
Mô tả: Bao gồm các thông tin về khách hàng như mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, người đại diện, loại hình sở hữu.
Vật mang: Lưu trên máy tính
DFD liên quan: DFD mức 1của các tiến trình 1.0: Quản lý danh mục khách hàng; 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm; 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trì; 4.0: Thống kê, báo cáo.
Các xử lý có liên quan: Cập nhập thông tin về khách hàng, cập nhật hợp đồng cung cấp phần mềm, cập nhật hợp đồng bảo trì, truy xuất dữ liệu.
Mô tả: Gồm các thông tin về hợp đông như số hợp đồng, tên khách hàng, loại hợp đồng, ngày ký, giá trị hợp đồng.
Vật mang: Lưu trên máy tính
DFD liên quan: DFD mức 1của các tiến trình 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm; 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trì; 4.0: Thống kê, báo cáo.
Các xử lý có liên quan: Cập nhật hợp đồng cung cấp phần mềm, cập nhật hợp đồng bảo trì, truy xuất dữ liệu.
Tên kho: Danh mục nhân viên
Mô tả: Gồm các thông tin về nhân viên như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, phòng ban.
Vật mang: Lưu trên máy tính
DFD liên quan: DFD mức 1của các tiến trình 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm; 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trì; 4.0: Thống kê, báo cáo.
Các xử lý có liên quan: Cập nhật hợp đồng cung cấp phần mềm, cập nhật hợp đồng bảo trì, truy xuất dữ liệu.
Thiết kế lô gíc
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu theo phương pháp mô hình hóa quan hệ thực thể
Ta có phác họa về mối quan hệ giữa các thực thể như sau:
Công ty có nhiều nhân viên thuộc các phòng ban khách nhau.Mỗi nhân viên lại thuộc một nhóm nhân viên khác nhau Mỗi nhân viên đạt được một bậc lương nhất định tùy theo kinh nghiệm của nhân viên đó
Khách hàng của công ty ký hợp đồng với nhân viên của công ty để sử dụng phần mềm Mỗi khách hàng có thể ký nhiều loại hợp đồng khác nhau như: hợp đồng cung cấp phần mềm, hợp đồng bảo trì… Mỗi khách hàng do một nhân viên phụ trách Khách hàng được chia vào các nhóm khách hàng và thuộc các địa phương khác nhau.
Mỗi hợp đồng chỉ liên quan đến một sản phẩm phần mềm của công ty.Giá trị của đồng cũng có thể được tính bằng những loại tiền khác chứ không nhất thiết phải là Việt Nam đồng, mỗi hợp đồng cũng có thuế suất khác nhau.
3.3.2 Các tệp cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu phục vụ cho chương trình quản lý khách hàng tại công ty CYBERSOFT được xây dựng từ các tệp (bảng) sau:
- Bảng DMKH (danh mục khách hàng)
Bảng này chứa thông tin về các khách hàng đã mua sản phẩn của công ty Bảng gồm các trường sau:
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaKH Character 6 Mã khách hàng Mã này do công ty đặt ra cho khách hàng Đây là khóa chính của bảng.
TenKH Character 100 Tên của khách hàng
TenTM Character 50 Tên thương mại của khách hàng DiaChi Character 100 Địa chỉ của khách hàng
DoiTac Character 30 Tên của người liên hệ thuộc phía khách hàng.
DThoai Character 15 Điện thoại của khách hàng
Fax Character 15 Số Fax của khách hàng
Email Character 30 Địa chỉ Email của khách
Website Character 30 Trang Web (nếu có) của khách
CtyMe Character 100 Tên công ty mẹ (nếu có) của khách MaNV Character 10 Mã nhân viên phụ trách khách hàng này MaDP Character 10 Mã địa phương nơi khách hàng trú ở đó.
MaNhKh Character 10 Mã nhóm khách hàng Mỗi khách hàng thuộc một nhóm nhất định.
GhiChu Memo Các thông tin liên quan
- Bảng DMNKH (danh mục nhóm khách hàng)
Bảng này chứa thông tin về các nhóm khách hàng dùng cho việc phân loại khách hàng Bảng gồm các trường sau:
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaNKH Character 10 Mã nhóm khách hàng Đây là khóa chính của bảng.
TenNhom Character 30 Tên nhóm khách hàng
Ghi chú Memo Các thông tin liên quan
- Bảng DMDP (danh mục địa phương)
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaDP Character 10 Mã địa phương Đây là khóa chính của bảng.
TenDP Character 30 Tên địa phương
GhiChu Memo Các thông tin liên quan
- Bảng DMNV (danh mục nhân viên)
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaNV Character 10 Mã của nhân viên Đây là khóa chính của bảng.
TenNV Character 30 Họ tên của nhân viên
DiaChi Character 30 Địa chỉ của nhân viên
MaPB Character 10 Mã phòng ban của nhân viên
MaBL Character 5 Mã bậc lương của nhân viên
DThoai Character 15 Điện thoại của nhân viên
Email Character 30 Địa chỉ email của nhân viên
MaDP Character 10 Mã địa phương nơi nhân viên ở MaNhNV Character 10 Mã nhóm nhân viên
GhiChu Memo Các thông tin liên quan
- Bảng DMNNV (danh mục nhóm nhân viên)
Bảng này lưu thông tin về các nhóm nhân viên để tiện cho việc phân loại nhân viên Bảng gồm các trường:
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaNhNV Character 10 Mã nhóm nhân viên Đây là khóa chính của bảng.
TenNhNV Character 30 Tên nhóm nhân viên
GhiChu Memo Các thông tin liên quan
- Bảng DMPhongBan (danh mục phòng ban)
Bảng này lưu thông tin về các phòng ban của công ty Bảng gồm các trường:
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaPB Character 10 Mã phòng ban Đây là khóa chính của bảng.
TenPB Character 30 Tên phòng ban
GhiChu Các thông tin liên quan
- Bảng DMBacLuong (danh mục bậc lương)
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaBL Character 5 Mã bậc lương Đây là khóa chính của bảng.
TenBL Character 15 Tên bậc lương
GhiChu Các thông tin liên quan
Bảng này dùng để lưu thông tin về các hợp đồng Bảng gồm các trường:
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaHD Character 10 Số hợp đồng Đây là khóa chính của bảng.
MaKH Character 10 Mã khách hàng
NgayHD Date 8 Ngày ký hợp đồng
HanBH Date 8 Hạn bảo hành
GiaTriHD Curency Giá trị hợp đồng
MaNT Character 10 Mã ngoại tệ
TyGia Curency Single Tỷ giá ngoại tệ
MaLoaiHD Character 10 Mã loại hợp đồng
MaPB Character 10 Mã phiên bản phần mềm
MaNV Character 10 Mã nhân viên
- Bảng DMLoaiHD (danh mục loại hợp đồng)
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaLoaiHD Character 10 Mã loại hợp đồng Đây là khóa chính của bảng.
TenLoaiHD Character 20 Tên loại hợp đồng
GhiChu Memo Các thông tin liên quan
- Bảng DMPhienBan (danh mục phiên bản)
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaPB Character 10 Mã phiên bản Đây là khóa chính của bảng.
TenPB Character 30 Tên phiên bản
GhiChu Memo Các thông tin liên quan
- Bảng DMNgoaiTe (danh mục ngoại tệ)
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
MaNT Character 10 Mã ngoại tệ Đây là khóa chính của bảng.
TenNT Character 30 Tên ngoại tệ
GhiChu Memo Các thông tin liên quan
- Bảng DMNSD (danh mục người sử dụng)
Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải
TenDN Character 30 Tên đăng nhập Đây là khóa chính của bảng.
PQ Character 20 Phân quyền (admin, user)
3.3.3 Mối quan hệ giữa các tệp trong cơ sở dữ liệu
Hình 3 1 Mối quan hệ giữa các tệp trong cơ sở
Triển khai hệ thống chương trình quản lý khách hàng
1 Một số thuật toán của chương trình
Thuật toán đăng nhập chương trình Đăng nhập
Nhập tên và mật khẩu đăng nhập
Kiểm tra tên và mật khẩu?
Nhập tên và mật khẩu đăng nhập Đăng nhập vào hệ thống
Thuật toán thêm hoặc sửa dữ liệu
Mở tệp CSDL Tạo biến _moi_sua
Thực hiện form nhập dữ liệu
Thực hiện form sửa dữ liệu
Mã mới nhập chưa có ?
Lưu vào CSDL Đóng CSDL
Thuật toán lầy thông tin trong các danh mục
Mở tệp CSDL Nhập mã
Mã có trong danh mục
Hiện các thông tin trong CSDL để chọn Đóng CSDL
3.5 Thiết kế giao diện cho chương trình
Thiết kế các giao diện là xác định hệ thống thông tin trình bầy thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra Đây là giai đoạn rất quan trọng vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng.
Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai xót.
Một số nguyên tắc hữu ích cho việc thiết kế màn hình nhập liệu:
Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình nhập liệu phải giống như tài liệu gốc.
Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.
Người dùng không phải nhập các thông tin mà chương trình có thể tìm được từ CSDL hoặc tính toán được.
Đặt tên các trường ở trên hoặc trước trường nhập.
Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp.
Sử dụng phím Tab để chuyển trường.
83 o Màn hình cập nhật thông tin về hợp đồng
Màn hình chứa các ô Characterbox để người sử dụng nhập thông tin về khách hàng Mỗi ô Characterbox đều có một nhãn nằm ở phía trên hoặc bên trái của ô Việc nhập dữ liệu được thực hiện dễ dàng vì có thể thao tác thông qua nút lệnh ở trên form, hoặc dùng bàn phím, dùng phím Tab đê di chuyển qua lại giữa các trường nhập. o Màn hình cập nhật thông tin về khách hàng
Màn hình bao gồm DataGrid để hiện thị thông tin về các khách hàng của công ty Bên cạnh đó còn có các Characterbox để người dùng nhập các thông tin về khách hàng khi người dùng định thêm mới khách hàng hoặc sửa các thông tin về một khách hàng nào đó.
85 o Màn hình cập nhật thông tin về người liên hệ o Màn hình cập nhật thông tin về người liên hệ
Các nguyên tắc hữu ích cho việc thiết kế thông tin ra trên màn hình
Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.
Chỉ dẫn rõ cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt thông tin theo trục trung tâm.
Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự.
Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chân và ngắt câu hợp lý.
Đặt tên đầu cột cho mỗi cột.
Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý.
Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số, vị trí dấu thập phân thẳng hàng.
Chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng
87 o Mẫu báo cáo tình hình ký kết hợp đồng
Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh theo nhân viên
Mẫu báo cáo tổng hợp ý kiên khách hàng
Mẫu báo cáo tổng hợp ý kiên khách hàng