Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C A-Lời mở đầu Trong kinh tế thị trờng mở nhiều hội nhng đặt nhiều thử thách doanh nghệp đặc biệt doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh Để kinh doanh có hiệu quả, cạnh tranh đợc đứng vũng thị trờng đó, doanh không ngừng hoàn thiện máy tổ chức quản lý, quy trình công nghệ để tạo mạnh mặt hàng cạnh tranh hoạt động quản lý đạt đợc mục tiêu hiệu lực cao.Trong vấn đề đặt khả quan có vai trò giảm chi phí hạ giá thành tổ chức công tác kế toán hoạt động có hiệu hiệu lực Thông tin kinh tÕ cã vai trß rÊt quan träng máy tổ chức quản lý doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn Nó giúp cho nhà quản lý có nhìn tổng thể nh chi tiết Các kiện kinh tế phát sinh phát sinh trực tiếp doanh nghiệp có ảnh hởng đến hoạtt động sản xuất kinh doanh Trên sở nhà quản lý sử dụng thông tin kế toán để phân tích đánh giá mức độ hiệu hoạt ®éng chi phÝ doanh nghiƯp ®Ĩ tõ ®ã c¸c nhà quản lý có định giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu hơn, đa định quản trị đắn hơn, đảm bảo tính kịp thời Một yếu tố quan trọng tạo lên hệ thống kiểm soát nội hệ thông kế toán Hệ thông kế toán hoạt động hữu hiệu công cụ đảm bảo chất lợng thông tin kinh tÕ cđa doanh nghiƯp Do vËy hoµn thiƯn máy kế toán yếu tố thiếu đợc doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp lớn hoạt động lớn kinh tế thị trờng Nhận thức đợc tầm quan trọng công tác kế toán, kết hợp lý luận thực tiễn, qua trình thực tập khảo sát thực trạng hoạt động máy kế toán xÝ nghiƯp 197, ®ång thêi víi sù gióp ®ì cđa thầy giáo ngô trí tuệ, em đà thực báo cáo Nội dung báo cáo gồm có ba phần: Chơng 1-Tổng quan thực trạng hoạt động xí nghiệp 197 Chơng 2-Tổ chức máy kế toán xí nghiệp 197 Chơng 2-Tổ chức công tác kế toán xí nghiệp 197 Chơng 4-Nhận xét kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán xí nghiệp 197 CHƯƠNG I TổNG QUAN Và THựC TRạNG HOạT Động xí nghiệp 197 Khoa kế toán Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C I- Quá trình hình thành phát triển cđa xÝ nghiƯp 197 XÝ nghiƯp 197 lµ mét xÝ nghiệp nhà nớc có trụ sở đóng Cầu Diễn- Từ Liêm- Hà Nội Hoạt động sản xuất kinh doanh xí nghiệp sản xuất bao bì phục vụ cho số ngành sản xuất nớc, xí nghiệp sản xuất đồ dùng nội thất cho trờng học cho gia đình, công cộng vv Suốt trình hình thành phát triển xí nghiệp 197 trải qua nhiều giai đoạn phát triển, có bớc thăng trầm theo biến động kinh tÕ ViƯt Nam Chóng ta cã thĨ kh¸i qu¸t qu¸ trình hình thành phát triển xí nghiệp 197 nh sau: Trớc năm 1997 xí nghiệp mang tên Công ty Việt Hà Do tình hình thực tiễn Công ty Việt Hà đợc sát nhập vào Công ty hoá chất 13 Trớc thời gian xí nghiệp hoạt động phục vụ quốc phòng chủ yếu, sản xuất số mặt hàng với quy mô nhỏ , hiệu cha cao đợc trợ cÊp cđa nhµ níc Ngµy 01/4/1997 chê qut định tổng cục quy mô tổ chức toàn công ty Giám đốc công ty tạm định hình thành xí nghiệp lấy tên xí nghiệp 197 Xí nghiệp 197 đợc thành lập hoàn cảnh sát nhập Cơ sở vật chất mặt hoạt động thời kỳ độ Trong vừa phải giải vấn đề tồn đơn vị cũ, vừa phải củng cố tổ chức , việc làm thiếu Chuyển sang chế thị trờng xí nghiệp đứng trớc khó khăn trình độ kinh nghiệm tổ chức quản lý , trình độ tay nghỊ cđa xÝ nghiƯp cha cao , cha phï hợp Đứng trớc tình hình đó- Thờng vụ đảng uỷ- Giám đốc công ty đà định giao nhiệm vụ giám đốc, phó giám đốc ,các trởng phòng ban , phân xởng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tổ chức tu bổ nhà xởng ,nâng cấp máy móc thiết bị đại phục vụ cho sản xuất kinh doanh Bớc sang năm 1998, trớc lỗ lực xí nghiệp , tình hình tổ chức nhân xí nghiệp bớc đợc ổn định Nhng tất yếu tố cha ổn định Xí nghiệp phải giành thời gian giải việc tồn đọng tiếp thu việc Việc làm đời sống công nhân viên bớc dợc ổn định Trớc yêu cầu đòi hỏi sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý nhằm phát huy lực thiết bị có với mục tiêu hoạt động có hiệu , đội ngũ quản lý phấn đấu ngày hoàn thiện quy mô chất lợng với mục tiêu tự lực lên Cuối năm 1998 tổ chức Đảng- Công đoàn - Đoàn niên Phụ nữ ngày hoạt động vững mạnh, làm tốt nhiều yêu cầu đặi Khoa kế toán Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C Với tổng số: Đảng viên có 30 đồng chí Đoàn viên công đoàn có 67 đồng chí Đoàn niên có 18 đoàn viên Hội phụ nữ có 42 đồng chí Về trình độ chuyên môn kỹ thuật : 14 đồng chí kỹ s 14 cử nhân 35 trung cấp kỹ thuật nghiệp vụ 48 công nhân viên kỹ thuật Sự lên công ty 197 gắn liền với phát triển kinh tế đất nớc ta theo chế thị trờng có quản lý nhà nớc Sự hoàn thiện máy quản lý sở vật chất kỹ thuật máy sản xuất kinh doanh đà đa xí nghiệp lên cách nhanh chóng đáp ứng đợc yêu cầu đặt chế Tự lực tự cờng hoàn thành tốt công việc đợc giao vấn ®Ị xÝ nghiƯp 197 ®· thùc hiƯn ®ỵc thêi gian qua , xÝ nghiƯp ®· ®a ®êi sèng anh chị em lên cách rõ rệt, đảm bảo trách nhiệm công việc không phụ thuộc vào chế độ bảo hộ nhà nớc Ngày 15/2/2003 xí nghiệp 197 đợc sát nhập vào công ty vật t công nghiệp quốc phòng Sự kiện khẳng định lớn mạnh xí nghiệp 197 tổ chức quy mô sản xuất kinh doanh đồng thời tạo điều kiện thúc đẩy phát triển xí nghiệp , toán đặt xí nghiệp cao chế II Chức nhiệm vụ cđa xÝ nghiƯp 197 Tríc nỊn kinh tÕ nớc ta cha bớc vào kinh tế thị trờng có quản lý nhà nớc Xí nghiệp 197 với t cách phận hoạt động mục đích quốc phòng , phục vụ cho nhu cầu quân Khi kinh tế chuyển sang chế , với mục tiêu xây dựng đất nớc khắc phục hậu chiến tranh Trớc tình hình đặt cho xí nghiệp 197 đổi hứơng để bắt nhịp đợc phát triển đất nớc Tháng 12/1998 Đại hội đảng lần thứ xí nghiệp dợc khai mạc Nghị Đảng uỷ nhiệm kỳ đà nêu rõ: Tập trung lÃnh đạo , quán triệt thực nghị Đại hội Đảng cấp , trực tiếp Đại hội Đảng công ty Tìm phơng hớng , biện pháp đảm bảo cho đầu t có hiệu , lÃnh đạo thực tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Quản lý đảm bảo việc làm cho 100 cán công nhân viên. Nh chức nhiệm vụ đặt chế phát triển Khoa kế toán Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C sản xuất kinh doanh phần phục vụ cho quốc phòng , mà lòng cốt sản xuất sở vật chất phục vụ cho nhu cầu phát triển đất nớc III Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xí nghiệp197 3.1- Ngành nghề đặc điểm chung ngµnh nghỊ: 3.1.1- Ngµnh nghỊ: XÝ nghiƯp 197 thc chi nhánh cuả công ty vật t công nghiệp quốc phòng hoạt động sản xuất kinh doanh xí nghiệp phần phục vụ cho công ty số mặt hàng Song xí nghiệp chủ động xin phép sản xuất số mặt hàng phục vụ cho xà hội với t cách tự lực, tự cờng , tự chịu trách nhiệm với hoạt động sản xuất kinh doanh Ngành nghề sản xuất kinh doanh xí nghiệp là: -Sản xuất caston sóng cho quốc phòng kinh tế - Sản xuất thiết bị cho trờng học trang trí nội thất - Sản xuất vật liệu Celltéch, composite 3.1.2- Đặc điểm chung ngành nghề: Đặc điểm ngành nghề sản xuất xí nghiệp 197: Xí nghiệp 197 hoạt động sản xuất không mang tính thời vụ , sản xuất liên tục phụ thuộc vào nhu cầu thiết yếu thị trờng Yừu tố đâù vào cho nhu cầu sản xuất chủ yếu nớc, sản phẩm nhập từ nớc Đây điều kiện tồt cho sản xuất kinh doanh xí nghiệp Mặc dù có phụ thuộc phần vào nhà nớc song xí nghiệp chủ động sản xuất số ngành đặc thù , có sáng kiến sản xuất Về hoạt động kinh doanh , xí nghiệp có máy tiếp thị tự tìm kiếm thị trờng tiêu thụ sản phẩm mình.Đây đặc điểm xí nghiệp hoạt động chế thị trờng có quản lý cuả nhà nớc Sản xuất liền với kinh doanh hai yếu tố quan trọng đa xí nghiệp 197 lên , hoà nhập vào chế thị trờng có quản lý nhà nớc giai đoạn 3.2- Tình hình tài khả huy động vốn: Hoà nhập với kinh tế thị trờng , gắn liền với trách nhiệm sản xuất Trong năm vừa qua xí nghiệp đà có bớc nhảy vọt tình hình tài Xí nghiệp khỏi trợ cấp nhà nớc mà tạo nguồn vốn tự có phục vụ cho sản xuất kinh doanh Một số tiêu tài xí nghiệp 197 (Quý 1:2003) Chỉ tiêu: Khoa kế toán Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C Tổng tài sản có:34095436642 Tổng tài sản lu động : 21268759468 Tổng số nợ phải trả: 13091853062 Nguồn vốn chủ sở hữu: 20176906027 Nguồn vốn kinh doanh: 17053632100 Mặc dù tình hình tài đà ổn định có bớc nhảy vọt đáng kể Xí nghiệp 197 cố gắng vợt xa để đáp ứng nhu cầu thị trờng , thị hiếu ngời sử dụng Đứng trớc yêu cầu đòi hỏi xí nghiệp không ngừng đổi tổ chức quản lý , đặc biệt quy trình công nghệ sản xuất Vừa qua xí nghiệp mạnh dạn vay vốn ngân hàng thơng mại đầu t đổi quy trình công nghệ , với mục tiêu nâng cao xt lao déng Vèn vay lín sÏ lµ u tố quan trọng gắn liền với trách nhiệm hiệu công việc xí nghiệp giai đoạn phát triển 3.3- Thị trờng tiêu thụ : - Xí nghiệp 197 với t cách xí nghiệp trực thuộc tổng cục công nghiệp quốc phòng Bộ quốc phòng, công ty tham gia hàng đầu phục vụ cho quốc phòng Với mục tiêu đảm bảo kế hoạt đợc giao , kỳ , đảm bảo ổn định , đáp ứng đợc yêu cầu cÊp thiÕt mµ nhµ níc giao cho Kinh tÕ vµ quốc phòng phát triển có nhiều yêu cầu thiết yếu xí nghiệp giai đoạn Do giai đoạn khách hàng quốc phòng xí nghiệp mang tỉ trọng lớn vốn đầu t Theo số liệu kết hoạt động kinh doanh quý I/2003 Doanh thu hàng quốc phòng chiếm 60 tổng số doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ IV Đặc điểm tổ chức máy quản lý , tổ chức sản xuất xí nghiệp 197 4.1 - Đặc điểm tổ chức máy quản lý 4.1.1-Đặc điểm chế quản lý XÝ nghiƯp 197 lµ mét xÝ nghiƯp cđa nhµ nớc trực thuộc tổng cục công nghiệp quốc phòng , xí nghiệp hoạch toán độc lập với tổng công ty , tự chịu trách nhiệm trớc kết hoạt động sản xuất kinh doanh cuả Do công ty chịu quản lý tổng công ty quản lý nhà nớc thuộc quốc phòng với t cách quan quản lý nhà nớc song đồng thời quan thực quyền sở hữu doanh nghiệp theo luật định pháp luật Nh Công ty chịu quản lý cấp đợc điều hành giám đốc Điều lệ tổ chức hoạt động Xí nghiệp 197 đợc Tổng giám đốc Công ty vật t công nghiệp quốc phòng phê chuẩn Bộ máy quản lý điều hành đợc Khoa kế toán Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C Xí nghiệp đề nghị đợc phê chuẩn từ cấp Mọi điều lệ hoạt động xí nghiệp đảm bảo quyền nghĩa vụ Xí nghiệp với Nhà nớc Theo Xí nghiệp 197 đợc tổ chức điều hành theo chế tập trung, đợc đạo trực tiếp từ giám đốc đến ban, đội sản xuất phân xởng Công cụ quản lý quy chế, quy định quyền hạn trách nhiệm cấp quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh Các phân xởng đợc cấp giao nhiệm vụ sản xuất đơn đặt hàng dài hạn ngắn hạn Việc tổ chức sản xuất, quản lý lao động, mua nguyên vật liệu chế biến cho sản xuất đợc giao cho c¸c bé phËn chØ huy thùc hiƯn kiĨm tra, kiĨm soát Các tổ chức sản xuất phân xởng thực chế độ báo cáo hàng tuần, tháng, tuỳ theo quy định công việc 4.1.2 Sơ đồ tổ chức Xí nghiệp 197 Đáp ứng nhu cầu phát triĨn ngµy cµng cao, xÝ nghiƯp 197 ngµy cµng hoµn thiện cấu tổ chức quản lý mình, vốn phơng châm hoạt động cố định có hiệu cao HiƯn hay XÝ nghiƯp 197 cã 102 ®ång chÝ công nhân viên, với phòng ban có cấu gọn nhẹ, hoạt động có hiệu có phân xởng sản xuất, phận tiếp thị Địa bàn hoạt động kinh doanh xí nghiệp có thuận lợi việc tìm kiếm mặt hàng thiết yếu để đáp ứng yêu cầu nớc Khoa kế toán Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C Sơ đồ tổ chức Xí nghiệp 197 Ban giám đốc Phòng hành tổng Phònghợp kế hoạch vật Phòng t tài Phòng kỹ thuật Ban trị Bộ phận tiếp thị Các phân xởng sản xuÊt Ph©n xëng CASTON sãng Ph©n xëng méc Ph©n xëng khí 4.1.3 Chức nhiệm vụ phận Hệ thống phận, phòng ban, Xí nghiệp 197 đợc tổ chức theo hình thức tập chung phạm vi xí nghiệp Cho nên thông tin cấp đợc chuyển tới phận hay cá nhsân thực Các phận cấp dới định kỳ phải có báo cáo kết thực cho cấp ngời định, đạo Quan hệ phận trực thuộc, phòng ban, ban giám đốc quan hệ hợp tác, quán công việc việc đợc đề bạt Chức nhiệm vụ cụ thể phận - Ban giám đốc: Gồm Giám đốc phó giám đốc kỹ thuật Giám đốc ngời đứng đầu có vai trò lÃnh đạo toàn Công ty chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc Tổng Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Phó giám đốc ngời giúp kinh doanh Xí nghiệp, Phó giám đốc ngời giúp đỡ giám đốc việc lạnh đạo, ®ång thêi cè vèn ®Ó lÜnh vùc kü thuËt hoạt động sản xuất kinh doanh - Các phòng chức có nhiệm vụ việc hoàn thiện chế quản lý chung Xí nghiệp, phù hợp với quy chế Nhà nớc Đồng thời có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc quản lý Xí nghiệp hoạt động có hiệu Khoa kế toán Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C + Phòng kế hoạch: Có chức tham mu cho giám đốc Xí nghiệp, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh đầu t phát triển thời điểm, lĩnh vực đảm bảo tính hợp lý có hiệu Đồng thời theo dõi, tổng hợp kế hoạch đề xuất, bổ xung thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế + Phòng kỹ thuật: có trách nhiệm nghiên cứu thẩm định trình hoạt động sản xuất kinh doanh Tham gia kiểm tra, đánh giá quy trình công nghệ hoạt động nh hiệu quả, hiệu suất công suất máy Đồng thời phòng kỹ thuật có chức đa phơng án nhằm hoàn thiện quy trình công nghệ sản xuất + Phòng hành tổng hợp: Có nhiệm vụ với Đảng uỷ, Ban giám đốc việc hớng dẫn phận Xí nghiệp thực nghiêm túc tổ chức biên chế, quản lý quân số, kế hoạch phát triển lực lợng, bồi dỡng, điều chuyển lao động, tuyển dụng lao động, lập kế hoạch tiền lơng bảo hiểm xà hội + Phòng tài chính: Có trách nhiệm quản lý cấp ngân sách, tổng hợp Xí nghiệp kinh tế phát sinh Xí nghiệp, lập báo cáo tài hàng quý, hàng năm Đồng thời tiến hành phân tích tiêu tài chính, cung cấp thông tin tài quan trọng cho giám đốc việc đa định + Ban trị: Đây phận có nhiệm vụ triển khai công tác Đảng, công tác trị bọ phận theo nghị cấp đa xuống + Bộ phận tiếp thị: Gắn liền với chế thị trờng, phận tiếp thị đợc đời với t cách phận tìm kiếm thị trờng tiêu thụ đa mặt hàng sản xuất Xí nghiệp vào thị trờng với uy tín chất lợng tốt Tóm lại phòng ban có trởng phòng, chịu trách nhiệm trớc giám đốc trách nhiệm quyền hạn Dới phòng ban phân xởng sản xuất Mỗi phân xởng chịu cấu sản xuất đặc thù, XÝ nghiƯp cã ph©n xëng + Ph©n xëng Caston sóng + Phân xởng mộc + Phân xởng khí Mặc dù phân xởng có chức khác song có mối liên hệ với trình đa sản phẩm cuối Tóm lại với cấu tổ chức hoàn thiện đáp ứng mặt kinh tế trình độ kỹ thuật Đây điều kiện thuận lợi hoạt động sản xuất kinh doanh Xí nghiệp 197 4.2 Đặc điểm tổ chức sản xuÊt kinh doanh Khoa kÕ to¸n B¸o c¸o thùc tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C 4.2.1 Cơ cÊu tỉ chøc hƯ thèng s¶n xt kinh doanh S¶n xuất kinh doanh Xí nghiệp 197 đợc thực theo quy chế tính lơng theo sản phẩm Sản phẩm làm nhiều công công nhân cao Toàn chi phí phân xởng đợc quản lý chặt chẽ phận thống kê phân xởng Sau đơn đặt hàng đợc ký kết, kế hoạch đợc đạo từ ban giám đốc tới phận, phân xởng sản xuất Với yêu cầu đảm bảo tính hạn đơn đặt hàng Do điều kiện sản xuất đặt phải đảm bảo khâu trình sản xuất phải thống nhất, hợp lý chất lợng khối lợng Đối với mặt hàng quốc phòng Xí nghiệp gắn liền với trách nhiệm hoàn thành công việc đợc giao Tuy nhiên bên cạnh mục tiêu lợi nhuận mục tiêu Xí nghiệp cần đạt cao hoạt động sản xuất kinh doanh Do yéu tố cạnh tranh tránh khỏi Xí nghiệp Xí nghiệp cần có máy tổ chức,sản xuất kinh doanh hoạt động có hiệu quả, tăng cờng tính cạnh tranh chế thị trờng Ta khái quát tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Giám đốc Phó giám đốc Phân xởng mộc Phân xởng khí Phân xởng CASTON sóng 4.2.2 Quy trình công nghệ Sản phẩm Xí nghiệp 197 chủ yếu sản phẩm bao bì, đồ dùng nội thất công sở, trờng học gia đình Do quy trình sản xuất phải qua nhiều khâu, nhiều công đoạn từ nhập nguyên vật liệu xuất xởng sản phẩm Xuất phát từ đặc điểm để tạo sản phẩm Xí nghiệp tiến hành sản xuất sở chuyển giao sản phẩm dở dang qua phân xởng, phân xởng thực khâu trình sản xuất, để đến sản phẩm cuối Ta phác hoạ khái quát sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất Xí nghiệp 197 Sơ đồ: Quy trình công nghệ sản xuất Phế liệu nguyên vật liệu Kiểm tra chất lợng đầu vào Khoa kế toán Gia công Gia công nóng Gia công nguội Báo cáo thực tập Nguyễn Văn Đức - Kiểm toán 42C Xử lý bề mặt Hoàn chỉnh kiểm tra sản phẩm Chơng II Tổ chức máy kế toán I Sơ đồ máy kế toán Đề đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh Ban lÃnh đạo Xí nghiệp kế toán trởng định lựa chọn mô hình hạch toán theo chế tập chung Mọi thông tin từ hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tổng hợp phòng tài qua phận thống kê, nhằm đảm bảo mục tiêu hiệu quán, tránh lÃng phí Sơ đồ máy kế toán KÕ to¸n trëng KÕ to¸n NVL, CCDC KÕ to¸n toán Kế toán lơngKế toán tổng hợp Thủ quỹ Thủ kho nhân viên thống kê phân xởng II Chức nhiệm vụ phận Qua mô hình ta thấy máy kế toán Xí nghiệp đợc quản lý mọt cấp Mọi thông tin phận kế toán chuyển kế toán trởng để tổng hợp đa báo cáo tài cuối quý Phòng tài có nhiệm vụ toán với khách, giao dịch với ngân hàng, theo dõi tài sản cố định, nguồn vốn kinh doanh, quỹ Công ty, vào chứng từ báo cáo phận kế toán sở gửi lên, tiến hành tập hợp Khoa kÕ to¸n