Microsoft Word CD4 doc THẠC SĨ HỒ ÁNH HỒNG CHUYÊN ĐỀ 4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ GIÁO DỤC, CƠ SỞ GIÁO DỤC VÀ CÁC TRƯỜNG HỌC 94 CHUYÊN ĐỀ 4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QU[.]
THẠC SĨ HỒ ÁNH HỒNG CHUYÊN ĐỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ GIÁO DỤC, CƠ SỞ GIÁO DỤC VÀ CÁC TRƯỜNG HỌC CHUN ĐỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ GIÁO DỤC, CƠ SỞ GIÁO DỤC VÀ CÁC TRƯỜNG HỌC Mục tiêu chung Nâng cao kiến thức kỹ công tác tổ chức kế toán sở giáo dục, trường quan quản lý giáo dục Mục tiêu cụ thể 1.Giúp người học nắm vững nâng cao hiểu biết kiến thức về: - Tổ chức máy kế toán, tiêu chuẩn, nhiệm vụ quyền hạn người làm kế toán Trách nhiệm quyền hạn người đại diện theo pháp luật; - Nội dung công việc kế toán; Tổ chức kế toán bao gồm chứng từ, sổ sách, vận dụng tài khoản, báo cáo tài chính; Mối quan hệ chủ tài khoản kế toán Rèn luyện kỹ tổ chức cơng việc kế tốn; - Các kỹ lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi chép vào sổ sách kế tốn, lập báo cáo tài chính; - Các kỹ đọc phân tích tiêu hệ thống báo cáo tài chính; Thể thái độ khách quan trung thực công tác kế tốn; Có ý thức trách nhiệm nghề nghiệp người làm kế tốn I TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN Nội dung cơng việc kế tốn - Kế tốn vốn tiền: Phản ánh số có tình hình biến động loại vốn tiền đơn vị gồm tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng- Kho bạc, chứng có giá, vàng, bạc, kim khí q, đá q tiền cịn chuyển - Kế toán vật tư, tài sản : + Phản ánh số lượng, giá trị có tình hình biến động vật tư, sản phẩm, hàng hóa đơn vị + Phản ánh số lượng, nguyên giá giá trị hao mịn tài sản cố định có tình hình biến động tài sản cố định, cơng tác đầu tư xây doing sửa chữa tài sản đơn vị - Kế toán toán: + Phản ánh khoản nợ phải thu tình hình tốn khoản nợ phải thu đối tượng đơn vị + Phản ánh khoản nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, nhà thầu, khoản trích nộp theo lương, khoản phải trả công chức, viên chức, khoản phải nộp ngân sách tình hình tốn khoản phải trả, phải nộp khác - Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Phản ánh số có tình hình biến động nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng, kinh phí đầu tư xây dựng bản, loại vốn kinh doanh, vốn vay, quỹ đơn vị 94 - Kế toán khoản thu: Phản ánh đầy đủ, kịp thời khoản thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng, thu nghiệp, thu hội phí, nguyệt phí, thu đồn phí, thu hoạt động sản xuất- kinh doanh, dịch vụ, thu từ hoạt động liên doanh, liên kết khoản thu khác phát sinh đơn vị nộp kịp thời, đầy đủ khoản thu phải nộp ngân sách, nộp cấp - Kế tốn khoản chi: + Phản ánh tình hình chi hoạt động, chi thực dự án, chương trình, đề tài, mục tiêu, chi theo đơn đặt hàng Nhà nước, chi khác theo dự toán duyệt việc tốn khoản chi + Phản ánh chi phí hoạt động sản xuất- kinh doanh- dịch vụ, chi phí hoạt động đầu tư tài chi khác, sở xác định kết hoạt động - Kế tốn xác định chênh lệch thu chi hoạt động: Phản ánh chênh lệch thu chi hoạt động phép xác định kết xác định số tiết kiệm chi, chênh lệch thu- chi hoạt động thường xuyên, chênh lệch thu- chi hoạt động theo đơn đặt hàng Nhà nước, chênh lệch thu- chi hoạt động sản xuất - kinh doanh, hoạt động liên doanh, liên kết việc xử lý chênh lệch thu - chi theo quy định hành - Lập báo cáo tài phân tích tốn đơn vị: Phản ánh việc khóa sổ kế tốn, kiểm tra, đối chiếu lập báo cáo tài theo quy định hành Qua đó, phân tích, đánh giá tình hình thực dự tốn, chấp hành sách, chế độ, rút ưu khuyết điểm đề xuất biện pháp quản lý, tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị định điều hành Tổ chức máy kế tốn Đơn vị nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN, tổ chức cơng tác kế tốn theo cấp dự toán xác định đơn vị kế toán gồm: - Đơn vị kế toán cấp I - Đơn vị kế toán cấp II - Đơn vị kế toán cấp III 2.1 Tổ chức máy kế toán - Đơn vị kế toán phải tổ chức máy kế tốn, bố trí người làm kế tốn th làm kế toán - Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế tốn trưởng Trường hợp đơn vị kế tốn chưa bố trí người làm kế tốn trưởng phải cử người phụ trách kế tốn thuê người làm kế toán trưởng (sau kế toán trưởng người phụ trách kế toán gọi chung kế toán trưởng) 2.2 Tiêu chuẩn, quyền trách nhiệm người làm kế tốn 2.2.1 Tiêu chuẩn - Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; - Có trình độ chun mơn, nghiệp vụ kế tốn 2.2.2 Quyền trách nhiệm - Người làm kế tốn có quyền độc lập chun mơn, nghiệp vụ kế tốn 95 - Người làm kế tốn có trách nhiệm tn thủ quy định pháp luật kế toán, thực công việc phân công chịu trách nhiệm chun mơn, nghiệp vụ Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao cơng việc kế tốn tài liệu kế toán cho người làm kế toán Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm cơng việc kế tốn thời gian làm kế tốn 2.3 Bố trí, bãi miễn kế tốn trưởng - Các đơn vị kế tốn phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ đơn vị kế toán có khối lượng cơng việc kế tốn khơng lớn theo quy định Bộ Tài Khi thành lập đơn vị kế tốn phải bố trí người làm kế tốn trưởng -Việc bố trí, bãi miễn kế tốn trưởng người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn đề nghị cấp có thẩm quyền bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn định sau có ý kiến thoả thuận văn kế toán trưởng đơn vị kế toán cấp trực tiếp Các đơn vị kế tốn cịn lại người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán định - Trường hợp khuyết kế toán trưởng kế toán trưởng cũ đề bạt lên cương vị thuyên chuyển cơng tác bị kỷ luật cấp có thẩm quyền theo quy định phải bố trí kế toán trưởng thay 2.4 Tiêu chuẩn điều kiện kế toán trưởng - Kế toán trưởng đơn vị nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước tổ chức khơng sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp Trung ương cấp tỉnh phải có trình độ chun mơn, nghiệp vụ kế tốn từ trình độ đại học trở lên Đơn vị kế toán cấp khác phải có trình độ chun mơn, nghiệp vụ kế toán từ bậc trung cấp trở lên - Đối với người có trình độ chun mơn, nghiệp vụ kế tốn từ trình độ đại học trở lên thời gian cơng tác thực tế kế tốn năm; người có trình độ chun mơn nghiệp vụ bậc trung cấp cao đẳng thời gian cơng tác thực tế kế tốn năm cấp đơn vị - Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng cấp chứng bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định Bộ Tài 2.5 Người phụ trách kế tốn Các đơn vị kế tốn bố trí người làm phụ trách kế tốn - Các đơn vị kế tốn phải bố trí người làm kế tốn trưởng Trường hợp chưa có người đủ tiêu chuẩn điều kiện phép bố trí người làm phụ trách kế tốn Chỉ bố trí người làm phụ trách kế tốn thời hạn tối đa giữ chức năm tài chính, sau phải bố trí người làm kế tốn trưởng Trường hợp sau năm bố trí người làm phụ trách kế tốn mà người phụ trách kế tốn chưa đủ tiêu chuẩn điều kiện để bố trí làm kế tốn trưởng phải tìm người khác đủ tiêu chuẩn, điều kiện để bố trí làm kế toán trưởng thuê người làm kế toán trưởng - Các đơn vị có khối lượng cơng việc kế tốn khơng lớn bố trí người làm kế tốn người làm kế toán kiêm nhiệm phép bố trí người làm phụ trách kế tốn Người bố trí làm phụ trách kế tốn trường hợp không bị hạn chế thời gian làm phụ trách kế toán 96 - Các đơn vị kế toán cấp III có tổ chức phận kế tốn trực thuộc mà Thủ trưởng đơn vị kế toán cấp đơn vị kế tốn cấp III định phận kế tốn trực thuộc phép bố trí người làm phụ trách kế toán 2.6 Phụ cấp kế toán trưởng, phụ trách kế toán - Kế toán trưởng hưởng mức phụ cấp chức vụ tính theo mức phụ cấp chức vụ Trưởng phòng (Trưởng ban) đơn vị, cộng thêm phụ cấp trách nhiệm công việc mức hệ số 0,1 so với mức lương tối thiểu chung - Phụ trách kế toán hưởng mức phụ cấp chức vụ Trưởng phòng (Trưởng ban) đơn vị - Kế toán trưởng phụ trách kế tốn đơn vị cịn lại vào mức phụ cấp kế toán trưởng, mức phụ cấp phụ trách kế toán vận dụng phù hợp với hoạt động đơn vị - Trường hợp người vừa bổ nhiệm làm kế toán trưởng đơn vị kế toán cấp trên, vừa làm kế toán trưởng đơn vị kế tốn cấp (cấp II, III) hưởng mức phụ cấp quy định cho kế toán trưởng đơn vị kế tốn cấp Tổ chức cơng tác kiểm tra kế toán 3.1 Kiểm tra kế toán xem xét đánh giá việc thực thi pháp luật kế tốn, trung thực, xác thơng tin, số liệu kế tốn 3.2 Mục đích kiểm tra kế tốn nhằm xác định tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đắn việc ghi chép, tính hợp lý phương pháp kế tốn áp dụng, thúc đẩy chấp hành nghiêm túc chấp hành pháp luật,thực hành tiết kiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ 3.3 Nhiệm vụ kiểm tra kế toán: kiểm tra tính hợp pháp, xác, kịp thời, đầy đủ,trung thực rõ ràng nghiệp vụ tài kế tốn phát sinh Thơng qua kiểm tra kế tốn để kiểm tra tình hình chấp hành NS ngăn chặn tượng vi phạm chế độ sách tài kỷ luệt kế tốn 3.4 Cơ quan có thẩm quyền định kiểm tra thực kiểm tra kế tốn; Quyền trách nhiệm đồn kiểm tra đơn vị kiểm tra: theo quy định pháp luật 3.5 Tổ chức thực kiểm tra kế tốn: - Kiểm tra thực nội dung cơng tác kế toán: Kiểm tra chứng từ kế toán, tài khoản sổ kế tốn, báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản, bảo quản lưu trử tài liệu kế toán,thực chế độ kế toán, thuê kế toán - Kiểm tra việc tổ chức máy kế toán, người làm kế toán: kiểm tra biên chế,tổ chức máy, phân công phân nhiệm, tiêu chuẩn yêu cầu công tác, mối quan hệ máy tổ chức kế toán, kiểm tra việc thực chức trách cán kế toán, kế toán trưởng phụ trách kế toán - Kiểm tra việc tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kế toán Tổ chức công tác kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản việc cân đo, đong, đếm số lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu kế sổ toán 97 4.1 Các trường hợp phải kiểm kê tài sản: cuối kỳ kế toán năm trước lập báo cáo tài chính; chia tach,sat nhập, hợp nhất,chấm dứt hoạt động; chuyể đổi hình thức sỡ hữu, đánh giá lại tài sàn trường hợp khác theo quy định pháp luật 4.2 Xử lý số liệu sau kiểm kê tài sản: Đơn vị phải lập báo cáo tổng hợp kết kiểm kê Trường hợp có chênh lệch số thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ sách kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân phải phản ảnh số chênh lệch, kết xử lý vào sổ kế tốn trước lập báo cáo tài 4.3 Việc kiểm kê phải phản ảnh xác thực tế tài sản kiểm kê, nguồn hình thành tài sản.Người lập ký báo cáo tổng hợp kết kiểm kê phải chịu trách nhiệm kết kiểm kê Tổ chức bảo quản tài liệu kế toán 5.1 Tài liệu kế toán như: chứng từ gốc chứng từ ghi sổ, loại sổ kế toán, báo cáo tài tài liệu làm lập chứng từ kế toán phải bảo quản lưu trử ghi chép giấy, có giá trị pháp lý kế toán 5.2 Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: tối thiểu năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiệp để ghi sổ kế tốn báo cáo tài chính; tối thiểu 10 năm tất tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán lập báo cáo tài năm; lưu trữ vĩnh viễn tất tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng theo quy định pháp luật, thời hạn lưu trữ kể từ kết thúc niên độ kế toán 5.3 Thời điểm lưu trữ nơi lưu trữ: Tài liệu kế toán niên độ kế toán kết thúc khơng cịn sử dụng để ghi sổ kế tốn niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm 12 tháng kể từ kết thúc niên độ kế toán 5.4 Tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ: tài liệu kế toán đơn vị đơn vị thực tiêu hủy Thủ trưởng đơn vị định thành lập hội đồng giải theo trình tự, quy định pháp luật II TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TỐN Nội dung chứng từ kế tốn 1.1 Chứng từ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên số hiệu chứng từ kế toán; b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; c) Tên, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán; d) Tên, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ kế tốn; đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; e) Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi số chữ; g) Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ kế tốn 1.2 Ngồi nội dung chủ yếu chứng từ kế tốn quy định, chứng từ kế tốn có thêm nội dung khác theo loại chứng từ 98 Lập chứng từ kế toán - Các nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài - Chứng từ kế tốn phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa có quy định mẫu đơn vị kế toán tự lập chứng từ kế toán phải có đầy đủ nội dung quy định - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ kế tốn khơng viết tắt, khơng tẩy xóa, sửa chữa; viết phải dùng bút mực, số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa khơng có giá trị tốn ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế tốn phải huỷ bỏ cách gạch chéo vào chứng từ viết sai - Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho nghiệp vụ kinh tế, tài nội dung liên phải giống Chứng từ kế toán đơn vị kế toán lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngồi đơn vị kế tốn liên gửi cho bên ngồi phải có dấu đơn vị kế toán - Người lập, người ký duyệt người khác ký tên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán Ký chứng từ kế toán - Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký - Chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút mực - Khơng ký chứng từ kế tốn mực đỏ đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống - Chữ ký chứng từ kế tốn phải người có thẩm quyền người uỷ quyền ký - Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký - Chứng từ kế toán chi tiền phải người có thẩm quyền ký duyệt chi kế toán trưởng người uỷ quyền ký trước thực - Chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Trình tự luân chuyển & kiểm tra chứng từ 4.1 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm bước Lập, tiếp Kế toán viên, Kế toán - Phân loại nhận, xử → trưởng kiểm tra & ký chứng → - Sắp xếp lý chứng từ trình Thủ trưởng ký - Định khoản từ kế toán duyệt theo quy định - Ghi sổ kế toán -Lưu trữ → -Bảo quản chứng từ kế toán 4.2 Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn - Tính hợp pháp Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ → nghiệp vụ kinh tế phát sinh → tiêu, yếu tố ghi chép - Đối chiếu chứng từ với chứng từ kế toán tài liệu khác có liên quan 99 Tính xác thơng tin chứng từ kế tốn - Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, thể lệ kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực xuất quỹ, toán, xuất kho …, đồng thời báo cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành - Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung số không rõ ràng, người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục điều chỉnh, sau dùng làm ghi sổ Hóa đơn bán hàng - Tổ chức, cá nhân bán hàng hoá cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng Trường hợp bán lẻ hàng hóa cung cấp dịch vụ mức tiền quy định mà người mua hàng khơng u cầu khơng phải lập hóa đơn bán hàng Chính phủ quy định cụ thể trường hợp bán hàng mức tiền bán hàng lập hóa đơn bán hàng - Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hóa đơn bán hàng cho - Bộ Tài quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành sử dụng hóa đơn bán hàng Trường hợp tổ chức cá nhân tự in hóa đơn bán hàng phải quan tài có thẩm quyền chấp thuận văn trước thực - Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ khơng lập, khơng giao hóa đơn bán hàng lập hóa đơn bán hàng khơng quy định bị xử lý theo quy định pháp luật Tem, vé, biên lai thu tiền - Đơn vị kế tốn thu phí, lệ phí, thu tiền phạt phải dán tem, giao vé giao biên lai thu tiền cho người nộp tiền Tem, vé, biên lai thu tiền phải quản lý tiền - Đơn vị kế tốn nộp phí, lệ phí nộp tiền phạt phải yêu cầu người thu tiền dán tem, giao vé lập giao biên lai thu tiền cho Danh mục chứng từ kế toán: Số TT Tên chứng từ Số hiệu A I Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định Chỉ tiêu lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm Giấy báo làm thêm Bảng toán tiền lương Bảng toán thu nhập tăng thêm 100 C01a-HD C01b-HD C01c-HD C02a-HD C02b-HD Loại chứng từ kế toán BB HD x x x x x 10 11 12 13 14 15 Bảng tốn học bổng (Sinh hoạt phí) Bảng toán tiền thưởng Bảng toán phụ cấp Giấy đường Bảng toán tiền làm thêm Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm Bảng tốn tiền th ngồi Biên lý hợp đồng giao khốn Bảng kê trích nộp khoản theo lương Bảng kê tốn cơng tác phí II Chỉ tiêu vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy báo hỏng, công cụ, dụng cụ Biên kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng kê mua hàng Biên kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố III Chỉ tiêu tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy toán tạm ứng Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam) Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá q) Giấy đề nghị tốn Biên lai thu tiền Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn 10 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn IV Chỉ tiêu tài sản cố định Biên giao nhận TSCĐ Biên lý TSCĐ Biên đánh giá lại TSCĐ Biên kiểm kê TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 101 C03-HD C04-HD C05-HD C06-HD C07-HD C08-HD C09-HD C10-HD C11-HD C12-HD x x x x x x x x x x C 20 - HD C 21 - HD C 22 - HD C 23 - HD x x x x C 24 - HD C 25 - HD x x C 30 - BB C 31 - BB C 32 - HD C 33 - BB C 34 - HD C 35 - HD C 37 - HD C 38 - BB C 40a- HD C 40b- HD C 50 - BD C 51 - HD C 52 - HD C 53 - HD C54 - HD x x x x x x x x x x x x x x x B 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Bảng tính hao mịn TSCĐ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ Chứng từ kế toán ban hành theo văn pháp luật khác Vé Giấy xác nhận hàng viện trợ khơng hồn lại Giấy xác nhận tiền viện trợ khơng hồn lại Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ Đề nghị ghi thu- ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ Hố đơn GTGT Hố đơn bán hàng thơng thường Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Hoá đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiền) Bảng kê thu mua hàng hố mua vào khơng có hố đơn Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi Giấy đề nghị toán tạm ứng Giấy nộp trả kinh phí tiền mặt Giấy nộp trả kinh phí chuyển khoản Bảng kê nộp séc Uỷ nhiệm thu Uỷ nhiệm chi Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi Giấy đề nghị toán tạm ứng vốn đầu tư Giấy nộp trả vốn đầu tư tiền mặt Giấy nộp trả vốn đầu tư chuyển khoản Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư Ghi chú: - BB: Mẫu bắt buộc - HD: Mẫu hướng dẫn 102 C55a - HD C55b - HD 01 GTKT- 3LL 02 GTGT- 3LL 03PXK- 3LL 04 H02- 3LL 04/GTGT x x x x x x x x IV TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN Những quy định chung - Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nhiệm vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính, nghiệp - Các đơn vị hành nghiệp phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo quy định Luật Kế toán - Đối với đơn vị kế toán cấp trên, ngồi việc mở sổ kế tốn theo dõi tài sản sử dụng kinh phí trực tiếp cấp cịn phải mở sổ kế tốn theo dõi việc phân bổ dự tốn, tổng hợp việc sử dụng kinh phí tốn kinh phí đơn vị trực thuộc Các loại sổ kế toán - Mỗi đơn vị kế tốn có hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết - Tùy theo hình thức kế tốn đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết thực đầy đủ, quy định hình thức kế tốn nội dung, trình tự phương pháp ghi chép mẫu sổ kế toán Nhà nước quy định bắt buộc mẫu sổ, nội dung phương pháp ghi chép loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) quy định mang tính hướng dẫn loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết 2.1- Sổ kế toán tổng hợp (1) Sổ Nhật ký dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo trình tự thời gian Trường hợp cần thiết kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế (2) Sổ Cái dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) Số liệu Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí tình hình sử dụng nguồn kinh phí Trên Sổ Cái kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh nội dung kinh tế nghiệp vụ kinh tế, tài 2.2 Sổ, thẻ kế tốn chi tiết - Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh Số liệu sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý nội đơn vị việc tính, lập tiêu báo cáo tài báo cáo tốn Hệ thống sổ kế tốn : Mỗi đơn vị có hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm Đối với đơn vị tiếp nhận kinh phí viện trở tổ chức, cá nhân nước ngoài, theo yêu cầu nhà tài trợ, đơn vị nhận viện trợ phải mở thêm sổ kế toán chi tiết theo dõi q trình tiếp nhận sử dụng nguồn kinh phí viện trợ để làm sở lập báo cáo tài theo yêu cầu nhà tài trợ Trách nhiệm người giữ ghi sổ kế toán - Số kế toán phải quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ ghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nhân viên phải chịu trách nhiệm điều ghi sổ suốt thời gian giữ ghi sổ 108 - Khi có thay đổi nhân viên giữ ghi sổ, kế toán trưởng phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý ghi sổ kế toán nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm toàn điều ghi sổ suốt thời gian giữ ghi sổ Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao Biên bàn giao phải kế toán trưởng phụ trách kế toán xác nhận - Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung sổ Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế tốn phải xác, trung thực, với chứng từ kế toán - Việc ghi sổ kế tốn phải theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài Thơng tin, số liệu ghi sổ kế toán năm sau phải thông tin, số liệu ghi sổ kế toán năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ mở sổ đến khóa sổ Mở sổ kế tốn 5.1- Trước mở sổ kế toán tay để sử dụng, phải hoàn thiện thủ tục pháp lý sổ kế tốn sau: - Đối với sổ kế tốn đóng thành quyển: + Ngồi bìa (góc bên trái) phải ghi tên đơn vị kế tốn, bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng người phụ trách kế toán thủ trưởng đơn vị, ngày tháng, năm kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao sổ cho người khác + Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ (01) đến hết trang số… hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế toán + Sổ kế toán sau làm đầy đủ thủ tục coi hợp pháp - Đối với sổ tờ rời: + Đầu sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự tờ số, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ sổ ghi sổ kế toán + Các sổ tờ rời trước sử dụng phải Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời + Các sổ tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản kế toán phải đảm bảo an tồn dễ tìm 5.2- Mở sổ kế toán * Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang ghi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh thuộc nam ngân sách từ ngày 1/1 - Đối với sổ kế toán tổng hợp: Đầu năm phải chuyển toàn số dư tài khoản Sổ Nhật ký – Sổ Cái Sổ Cái năm cũ sang sổ Nhật ký – Sổ Cái Sổ Cái năm - Đối với sổ kế toán chi tiết: + Sổ kế toán chi tiết ghi tay sử dụng cho nhiều năm, cuối năm gạch đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm Khi dùng hết sổ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới; + Đối với sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu sổ chuyển sang sổ mà để nguyên sổ năm cũ để hạch toán tiếp nghiệp 109 vụ kinh tế phát sinh thời gian chỉnh lý, toán theo dõi toán năm trước phê duyệt Ghi sổ kế toán Việc ghi sổ kế toán thiết phải vào chứng từ kế toán hợp pháp Mọi số liệu ghi sổ kế tốn bắt buộc phải có chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ bút chì để ghi sổ kế tốn Số chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, ghi hết trang phải cộng số liệu trang để mang số cộng trang sang đầu trang Sổ kế tốn khơng viết tắt, khơng ghi xen thêm vào phía phía dưới, khơng ghi chồng đè, khơng bỏ cách dịng Nếu khơng ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi Cấm tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa Khi sửa chữa sổ phải sử dụng phương pháp sửa chữa theo quy định Ghi sổ kế toán tay máy vi tính Các đơn vị kế tốn hành chính, nghiệp mở ghi sổ kế tốn tay máy vi tính - Trường hợp ghi sổ kế toán tay phải theo hình thức kế tốn mẫu sổ kế toán quy định mục 10 Đơn vị mở thêm sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý đơn vị - Trường hợp ghi sổ kế tốn máy vi tính đơn vị lựa chọn mua tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp tiêu chuẩn điều kiện quy định Bộ Tài thể đầy đủ tiêu quy định cho mẫu sổ Cuối kỳ kế tốn sau hồn tất việc khóa sổ theo quy định cho loại sổ, phải tiến hành in giấy toàn sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết phải đóng thành Sau làm thủ tục pháp lý sổ ghi tay để sử dụng vào lưu trữ - Các sổ kế toán máy vi tính sau in ra, đóng thành quyền xong phải làm thủ tục quy định điểm 5.1 Khóa sổ kế tốn 8.1- Cuối kỳ kế toán (Cuối quý cuối năm) trước lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khóa sổ kế tốn Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối ngày Ngồi phải khóa sổ kế toán trường hợp kiểm kê đột xuất trường hợp khác theo quy định pháp luật Khóa sổ kế tốn việc cộng sổ để tính tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có số dư cuối kỳ tài khoản tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho 8.2- Trình tự khóa sổ kế tốn Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khóa sổ kế tốn - Cuối kỳ kế toán, sau phản ánh hết chứng từ kế toán phát sinh kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu số liệu chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu ghi sổ, số liệu sổ kế tốn có liên quan với để bảo đảm khớp số liệu chứng từ kế toán với số liệu ghi sổ sổ kế toán với Tiến hành cộng số phát sinh Sổ Cái sổ kế toán chi tiết - Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho tài khoản phải ghi nhiều sổ nhiều trang sổ - Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tất tài khoản Sổ Cái Nhật ký – Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp tổng số phát sinh 110 Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ) số Tổng cộng cột số phát sinh Nhật ký – Sổ Cái (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái) Sau tiến hành đối chiếu số liệu Sổ Cái với số liệu sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết, số liệu kế toán với số liệu thủ quỹ, thủ kho Sau đảm bảo khớp tiến hành khóa sổ kế tốn Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân xử lý số chênh lệch khớp Bước 2: Khóa sổ - Khi khóa sổ phải kẻ đường ngang dịng ghi nghiệp vụ cuối kỳ kế tốn Sau ghi “Cộng số phát sinh tháng” phía dòng kẻ; - Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm); - Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế tháng trước” từ đầu q; - Sau ghi tiếp dịng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”; * Dòng “Số dư cuối kỳ” tính sau: Số dư Nợ cuối kỳ = Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ kỳ - Số phát sinh Có kỳ Số dư Có cuối kỳ = Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có kỳ - Số phát sinh Nợ kỳ Sau tính số dư tài khoản, tài khoản dư Nợ ghi vào cột Nợ, tài khoản dư Có ghi vào cột Có - Cuối kẻ đường kẻ liền kết thúc việc khóa sổ - Riêng số sổ chi tiết có kết cấu cột phát sinh Nợ, phát sinh Có cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”…) số liệu cột số dư (cịn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” cột “Số dư” cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại” Sau khóa sổ kế tốn, người ghi sổ phải ký đường kẻ, kế toán trưởng người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo xác, cân đối ký xác nhận Sau trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra ký duyệt xác nhận tính pháp lý số liệu khóa sổ kế toán Sửa chữa sổ kế toán 9.1 Khi phát sổ kế tốn ghi tay có sai sót q trình ghi sổ kế tốn khơng tẩy xóa làm dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo phương pháp sau: (1) Phương pháp cải chính: * Phương pháp dùng để đính sai sót cách gạch đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xóa bỏ ghi số chữ mực phía phải có chữ ký kế toán trưởng phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa * Phương pháp áp dụng cho trường hợp: - Sai sót diễn giải, khơng liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản; - Sai sót khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng 111 (2) Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ): * Phương pháp dùng để điều chỉnh sai sót cách: Ghi lại mực đỏ ghi ngoặc đơn bút toán ghi sai để hủy bút toán ghi sai Ghi loại bút toán mực thường để thay * Phương pháp áp dụng cho trường hợp: - Sai quan hệ đối ứng tài khoản định khoản sai ghi sổ kế tốn mà khơng thể sửa lại phương pháp cải chính; - Phát sai sót sau nộp báo cáo tài cho quan có thẩm quyền; - Sai sót bút tốn tài khoản ghi số tiền nhiều lần số ghi sai lớn số ghi Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chỗ sai phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” kế toán trưởng (hoặc phụ trách kinh tế) ký xác nhận (3) Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp áp dụng cho trường hợp ghi quan hệ đối ứng tài khoản số tiền ghi sổ số tiền chứng từ bỏ sót khơng cộng đủ số tiền ghi chứng từ Sửa chữa theo phương pháp phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung mực thường số tiền chênh lệch thiếu so với chứng từ 9.2 Sửa chữa trường hợp ghi sổ kế tốn máy vi tính (1) Trường hợp phát sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm máy vi tính; (2) Trường hợp phát sai sót sau báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm phát sai sót máy vi tính ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót (3) Các trường hợp sửa chữa ghi sổ kế tốn máy vi tính thực theo “Phương pháp ghi số âm” “Phương pháp ghi bổ sung” 9.3 Khi báo cáo tốn năm duyệt cơng việc tra, kiểm tra, kiểm tốn kết thúc có kết luận thức, có định phải sửa chữa lại số liệu báo cáo tài liên quan đến số liệu ghi sổ kế tốn đơn vị phải sửa lại sổ kế toán số dư tài khoản kế tốn có liên quan theo phương pháp quy định Việc sửa chữa thực trực tiếp sổ kế tốn năm trước có sai sót, đồng thời phải ghi vào trang cuối (dịng cuối) sổ kế tốn năm trước có sai sót (Nếu phát sai sót sau báo cáo tài nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra 10 Các hình thức kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp 10.1 Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái - Nguyên tắc, đặc trưng bản: + Đặc trưng hình thức Nhật ký - Sổ Cái là: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) sổ kế toán tổng hợp Nhật ký- Sổ Cái trình ghi chép + Căn để ghi vào sổ Nhật ký- Sổ Cái chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại 112 - Các loại sổ kế tốn: Hình thức sổ kế tốn Nhật ký- Sổ Cái gồm có loại sổ kế tốn chủ yếu sau: + Nhật ký- Sổ Cái + Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết - Trình tự, nội dung ghi sổ kế toán: + Hằng ngày, vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kiểm tra, định khoản để ghi vào Sổ Nhật ký- sổ + Mỗi chứng từ bảng tổng hợp ghi dòng cho phần Nhật ký phần Sổ + Cuối tháng, tiến hành cộng số phát sinh sổ Nhật ký- sổ cái, cộng sổ chi tiết Căn vào số phát sinh tháng trước để tính số lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng tính số dư cuối tháng + Việc kiểm tra, đối chiếu thực sau : Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Tổng số phát sinh = = sổ Nhật ký- sổ tất tài khoản tất tài khoản Tổng số dư Nợ tài khoản = Tổng số dư Có tài khoản + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tính số dư cuối tháng đối tượng Căn số liệu đối tượng chi tiết lập” Bảng tổng hợp chi tiết” cho tài khoản + Số liệu trên” Bảng tổng hợp chi tiết” đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư tài khoản Nhật ký- sổ + Số liệu Nhật ký- sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết bảng tổng hợp chi tiết dùng làm sở lập Bảng cân đối số phát sinh báo cáo tài khác Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Sổ quỹ BẢNG TỔNG HP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHẬT KÝ SỔ CÁI SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 113 10.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Nguyên tắc, đặc trưng bản: + Đặc trưng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là: Việc ghi sổ kế toán tổng hợp trực tiếp vào “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ loại sổ kế toán dùng cho đơn vị để phân loại, hệ thống hoá xác định nội dung kinh tế hoạt động kinh tế tài phát sinh Việc ghi sổ kế tốn sở Chứng từ ghi sổ tách biệt thành hai q trình riêng rẽ: • Ghi theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ • Ghi theo nội dung kinh tế nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Sổ Cái - Các loại sổ kế toán: + Chứng từ ghi sổ + Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái + Bảng cân đối số phát sinh + Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết - Trình tự nội dung ghi sổ: + Hàng ngày, định kỳ kế toán chứng từ kế toán kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ lập Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn loại, sau số liệu chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau lập chuyển cho Kế toán trưởng Phụ trách kế toán ký duyệt, chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cho số, ngày chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số ngày) sử dụng để ghi vào Sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết + Sau phản ánh tất chứng từ ghi sổ lập tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tính số dư cuối tháng tài khoản Sau đối chiếu kiểm tra, số liệu Sổ sử dụng lập “Bảng cân đối số phát sinh” báo cáo tài khác + Đối với tài khoản phải mở Sổ,thẻ kế tốn chi tiết chứng từ kế tốn, bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu tài khoản Cuối tháng, tiến hành cộng Sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết lập bảng tổng hợp chi tiết theo tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu Sổ tài khoản Các bảng tổng hợp tài khoản sau đối chiếu dùng làm lập báo cáo tài 114 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG TỔNG HP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI BẢNG TỔNG HP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 10.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung - Nguyên tắc, đặc trưng : Tất nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh phải ghi vào Sổ Nhật ký mà trọng tâm Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh nội dung kinh tế nghiệp vụ Sau lấy số liệu Sổ Nhật ký chung để ghi Sổ Cái theo nghiệp vụ phát sinh - Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm có loại sổ kế tốn chủ yếu sau đây: + Sổ Nhật ký chung + Sổ Cái + Bảng cân đối số phát sinh + Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết - Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung + Hằng ngày, vào chứng từ kế toán kiểm tra để ghi sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau ghi vào Sổ Cái theo tài khoản kế toán 115 phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ kế tốn chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, nghiệp vụ phát sinh ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan + Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh + Sau kiểm tra đối chiếu khớp số liệu ghi Sổ bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ tổng số phát sinh Có bảng cân đối số phát sinh phải tổng số phát sinh nợ tổng số phát sinh có sổ Nhật ký chung kỳ Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn Nhật ký chung CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ NHẬT KÝ CHUNG BẢNG TỔNG HP CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 10.4 Hình thức kế tốn máy vi tính - Nguyên tắc, đặc trưng : Là kế tốn thực theo chương trình phần mềm kế tốn máy vi tính Phần mềm kế tốn thiết kế theo nguyên tắc hình thức kế tốn Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ phải đảm bảo in đầy đủ sổ kế tốn & báo cáo tài theo quy định Khi lựa chọn chương trình phần mềm kế tốn phải thỏa mản tiêu chuẩn & điều kiện sau : + Có đủ sổ kế tốn tổng hợp & sổ chi tiết + Thực quy định mở sổ, ghi sổ, khóa sổ & sửa chữa sổ theo quy định Luật kế tốn 116 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính SỔ KẾ TỐN CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH - Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy vi tính + Hằng ngày, vào chứng từ kế toán để kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính Theo quy trình phần mềm kế tốn , thơng tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp & sổ, thẻ kế tốn chi tiết + Cuối tháng, khóa sổ & lập báo cáo tài Việc đối chiếu thực tự động & đảm bảo xác , trung thực theo thơng tin nhập kỳ Kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo tài sau in giấy + Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán in giấy , đóng thành & thực thủ tục pháp lý ghi sổ tay - Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy vi tính + Hằng ngày, vào chứng từ kế toán để kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính Theo quy trình phần mềm kế tốn , thơng tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp & sổ, thẻ kế tốn chi tiết + Cuối tháng, khóa sổ & lập báo cáo tài Việc đối chiếu thực tự động & ln đảm bảo xác , trung thực theo thông tin nhập kỳ Kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế tốn với báo cáo tài sau in giấy + Cuối kỳ kế tốn, sổ kế tốn in giấy , đóng thành & thực thủ tục pháp lý ghi sổ tay 117 11 Danh mục sổ kế toán 11.1 Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp sở Ký hiệu STT TÊN SỔ Phạm vi áp dụng mẫu số Nhật ký – Sổ Cái S01-H Chứng từ ghi sổ S02a-H Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-H Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế tốn Chứng từ S02c-H ghi sổ) Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) S03-H Sổ Nhật ký chung S04-H Bảng cân đối số phát sinh S05-H Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) S11-H Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12-H 10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngoại tệ S13-H Đơn vị có ngoại tệ Đơn vị có kho vật 11 Sổ kho (Hoặc thẻ kho) S21-H liệu, dụng cụ, sản 12 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, S22-H phẩm, hàng hóa dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa 13 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, S23-H dụng cụ, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa 14 Sổ tài sản cố định S31-H 15 Sổ theo dõi TSCĐ công cụ, dụng cụ nơi S32-H sử dụng 16 Sổ chi tiết tài khoản S33-H 17 Sổ theo dõi cho vay (Dùng cho dự án tín dụng) S34-H 18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41-H 19 Sổ theo dõi nguồn kinh phí S42-H 20 Sổ tổng hợp nguồn kinh phí S43-H Đơn vị có đầu tư chứng khoán 21 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán S45-H 22 Sổ chi tiết doanh thu S51-H Đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh 23 Sổ chi tiết khoản thu S52-H 24 Sổ theo dõi thuế GTGT S53-H Đơn vị có nộp thuế GTGT 25 Sổ chi tiết thuế GTGT hoàn lại 26 Sổ chi tiết thuế GTGT miễn giảm 27 Sổ chi tiết chi hoạt động 28 Sổ chi tiết chi dự án S62-H Đơn vị có dự án 118 29 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Hoặc đầu tư XDCB) 30 Sổ theo dõi chi phí trả trước S71-H 31 Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí kho bạc S72-H Đơn vị có hoạt động SXKD 11.2 Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên) STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu sổ Sổ tổng hợp toán ngân sách nguồn khác Mẫu số S04/CT-H đơn vị V TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH Quy định chung báo cáo tài chính, báo cáo toán ngân sách 1.1 Báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách dùng để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước; tình hình thu, chi kết hoạt động đơn vị hành nghiệp kỳ kế tốn, cung cấp thơng tin kinh tế, tài chủ yếu cho việc đánh giá tình hình thực trạng đơn vị, quan trọng giúp quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động đơn vị 1.2 Báo cáo tài chính, báo cáo toán ngân sách phải lập theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ chi tiết quy định, phải lập kỳ hạn, nộp thời gian đầy đủ báo cáo tới nơi nhận báo cáo 1.3 Hệ thống tiêu báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải phù hợp thống với tiêu dự toán năm tài Mục lục ngân sách nhà nước, đảm bảo so sánh số thực với số dự toán kỳ kế toán với Trường hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách có nội dung phương pháp trình bày khác với tiêu dự tốn khác với báo cáo tài kỳ kế tốn năm trước phải giải trình phần thuyết minh báo cáo tài 1.4 Phương pháp tổng hợp số liệu lập tiêu báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải thực thống đơn vị hành nghiệp, tạo điều kiện cho việc tổng hợp, phân tích, kiểm tra, đánh giá tình hình thực dự toán ngân sách Nhà nước cấp quan quản lý nhà nước 1.5 Số liệu báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải xác, trung thực, khách quan phải tổng hợp từ số liệu sổ kế toán Trách nhiệm đơn vị việc lập, nộp báo cáo tài 2.1 Trách nhiệm đơn vị kế toán - Các đơn vị kế toán cấp phải lập, nộp báo cáo tài quý, năm nộp báo cáo toán cho đơn vị kế toán cấp trên, quan Tài quan Thống kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước hoạt động nghiệp vụ chuyên mơn đơn vị - Các đơn vị kế tốn cấp có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo toán cho đơn vị cấp lập báo cáo tài tổng hợp từ báo cáo tài năm đơn vị kế tốn cấp đơn vị kế toán trực thuộc 119 2.2 Trách nhiệm quan Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Thuế Các quan Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Thuế đơn vị khác có liên quan, có trách nhiệm phối hợp việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp khai thác số liệu kinh phí sử dụng kinh phí, quản lý sử dụng tài sản hoạt động khác có liên quan đến tình hình thu, chi ngân sách nhà nước hoạt động nghiệp vụ chuyên mơn đơn vị hành nghiệp u cầu lập trình bày báo cáo tài chính, báo cáo toán ngân sách - Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải đảm bảo trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh tình hình tài sản, thu, chi sử dụng nguồn kinh phí đơn vị - Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải vào số liệu sau khóa sổ kế tốn Báo cáo tài chính, báo cáo toán ngân sách phải lập nội dung, phương pháp trình bày quán kỳ báo cáo - Báo cáo tài chính, báo cáo toán ngân sách phải người lập, kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu trước nộp công khai Kỳ hạn lập báo cáo tài - Báo cáo tài đơn vị hành nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước lập vào cuối kỳ kế tốn q, năm - Báo cáo tài đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách lập vào cuối kỳ kế tốn năm; - Các đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài thời điểm định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; Kỳ hạn lập báo cáo toán ngân sách Báo cáo toán ngân sách lập theo năm tài báo cáo tài kỳ kế tốn năm sau chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung thời gian chỉnh lý toán theo quy định pháp luật Kỳ hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo toán ngân sách 6.1 Thời hạn nộp báo cáo tài 6.1.1 Thời hạn nộp báo cáo tài quý - Đơn vị kế tốn trực thuộc (nếu có) nộp báo cáo tài q cho đơn vị kế tốn cấp III, thời hạn nộp báo cáo tài đơn vị kế toán cấp III quy định; - Đơn vị kế toán cấp III nộp báo cáo tài cho đơn vị kế tốn cấp II quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý; - Đơn vị kế toán cấp II nộp báo cáo tài cho đơn vị kế tốn cấp I cho quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm 20 ngày, sau ngày kết thúc kế toán quý; - Đơn vị kế toán cấp I nộp báo cáo tài cho quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm 25 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế tốn q; 6.1.2 Thời hạn nộp báo cáo tài năm a- Đối với đơn vị hành nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN Báo cáo tài năm đơn vị hành nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN sau chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu thời gian chỉnh lý toán theo quy định pháp luật thời hạn nộp cho quan có thẩm quyền theo quy định 120 b- Đối với đơn vị, tổ chức khơng sử dụng kinh phí NSNN thời hạn nộp báo cáo tài năm cho quan cấp quan Tài chính, Thống kê đồng cấp chậm 45 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm 6.2 Thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm 6.2.1 Thời hạn nộp báo cáo toán năm đơn vị dự án cấp I ngân sách trung ương nộp cho quan cấp trên, quan tài quan thống kê đồng cấp chậm vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau; Thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm đơn vị dự toán cấp II, cấp III đơn vị dự toán cấp I quy định cụ thể 6.2.2 Thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm đơn vị dự toán cấp I ngân sách địa phương Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định cụ thể; Thời hạn nộp báo cáo toán ngân sách năm đơn vị dự toán cấp II, cấp III đơn vị dự toán cấp I quy định cụ thể DANH MỤC VÀ MẪU BÁO CÁO TÀI CHÍNH I Danh mục báo cáo 1.1 Danh mục báo cáo tài báo cáo tốn áp dụng cho đơn vị kế toán cấp sở Số TT Ký hiệu biểu TÊN BIỂU BÁO CÁO NƠI NHẬN KỲ HẠN LẬP Tài Kho Cấp Thống BÁO bạc kê (*) CÁO (*) B01-H Bảng cân đối tài khoản Quý, năm x X B02-H Tổng hợp tình hình kinh Quý, năm phí tốn kinh phí sử dụng x x x X F02-1H Báo cáo chi tiết kinh phí Quý, năm hoạt động x x x X F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí Quý, năm dự án x x x X F02-3aH Bảng đối chiếu dự tốn kinh Q, năm phí ngân sách KBNN x x x F02-3bH Bảng đối chiếu tình hình Q, năm tạm ứng tốn tạm ứng kinh phí ngân sách KBNN x x x B03-H x Báo cáo thu-chi hoạt động Quý, năm nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh 121 x X B04-H B05-H Báo cáo tình hình tăng, Năm giảm TSCĐ x x X Báo cáo số kinh phí chưa Năm x x X sử dụng toán năm trước chuyển sang 10 B06-H Thuyết minh báo cáo tài Năm x x Ghi chú: - (*) Chỉ nộp báo cáo tài năm - Những đơn vị vừa đơn vị dự toán cấp I, vừa đơn vị dự toán cấp II nhận dự tốn kinh phí trực tiếp từ Thủ tướng Chính phủ Chủ tịch UBND quan Tài trực tiếp duyệt tốn báo cáo gửi cho quan Tài 1.2 Danh mục báo cáo tài tổng hợp báo cáo tổng hợp toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I cấp II NƠI NHẬN BÁO CÁO KỲ Số TÊN BÁO CÁO TỔNG Ký hiệu HẠN Tài Kho Cấp Thống TT HỢP LẬP bạc kê Mẫu số Báo cáo tổng hợp tình hình Năm x x x X B02/CT-H kinh phí tốn kinh phí sử dụng Mẫu số Báo cáo tổng hợp thu-chi Năm x x x X B03/CT-H hoạt động nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh Mẫu số Báo cáo tổng hợp Năm x x x X B04/CT-H toán ngân sách nguồn khác đơn vị Ghi chú: - Đơn vị dự toán cấp II gửi báo cáo tài cho đơn vị dự tốn cấp I - Đơn vị dự dự toán cấp I gửi quan Tài chính, Thống kê, Kho bạc VI CƠNG KHAI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Nội dung cơng khai báo cáo tài Đơn vị kế tốn quan hành chính, đơn vị nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN cơng khai tốn thu, chi NSNN năm khoản thu chi khác Thời hạn cơng khai báo cáo tài Đơn vị kế tốn quan hành chính, đơn vị nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN phải cơng khai báo cáo tài năm thời hạn 30 ngày kể từ ngày báo cáo toán năm cấp có thẩm quyền phê duyệt Hình thức cơng khai báo cáo tài Phát hành ấn phẩm, thơng báo văn bản, niêm yết hình thức khác 122