Giang1 Lêi nãi ®Çu NÒn kinh tÕ ViÖt nam chuyÓn tõ c¬ chÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp chung sang c¬ chÕ thÞ trêng cã sù qu¶n lý cña Nhµ níc ® vµ ®ang tõng bíc kh¼ng ®Þnh tÝnh ®óng ®¾n vµ tÊt yÕu phï hîp víi xu th[.]
Lời nói đầu Nền kinh tế Việt nam chuyển từ chế kế hoạch hoá tập chung sang chế thị trờng có quản lý Nhà nớc đà bớc khẳng định tính đắn tất yếu phù hợp với xu thời đại Chúng ta đà thu đợc thành tựu to lớn: kinh tế tăng trởng nhanh, giá ổn định, kim ngạch xuất tăng tạo điều kiện tăng thu, giảm chi ngoại tệ, đời sống nhân dân đợc cải thiện, an ninh quốc phòng vững chắc, trị ổn định Bên cạnh thành tựu, nhiều tồn quản lý kinh tế, nh sách thiếu đồng bộ, cha theo kịp biến đổi phức tạp kinh tế thị trờng, kìm hÃm sù ph¸t triĨn cđa c¸c doanh nghiƯp NhiỊu doanh nghiƯp đời từ chế cũ máy quản lý cồng kềnh hoạt động hiệu Trớc thực trạng trên, qua thời gian học tập nghiên cứu trờng Đại học định chọn đề tài: Môt số đề xuất nhằm hoàn thiện máy quản trị Công ty Dụng cụ cắt Đo lờng khí nhằm làm sáng tỏ lý luận trau dồi kiến thức, góp phần đóng góp cho thực tiễn Ngoài phần mở đầu phần kết luận, đề tài đợc chia làm phần: Phần I: Những vấn đề lý luận cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Phần II: Thực trạng cấu máy quản trị Công ty Dụng cụ cắt Đo lờng khí Phần III: Những đề xuất nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty Đề tài hoàn thiện với giúp đỡ tận tình thày Vũ Minh Trai cán công nhân viên Công ty Dụng cụ cắt Đo lờng khí Nhng thời gian trình độ hạn chế, nên không tránh khỏi thiếu xót, mong đợc góp ý thày cô bạn Tôi xin chân thành cảm ơn ! Phần thứ Những vấn đề lý luận cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp I-/ Khái niệm chung quản lý quản trị: Quản lý doanh nghiệp khoa học có vai trò quan trọng với sù ph¸t triĨn cđa doanh nghiƯp HiƯn cã nhiỊu quan điểm khác nhng đa số nhà khoa học quản lý thống quản lý tác động có chủ đích chủ thể quản lý lên đối tợng bị quản lý nhằm đạt đợc mét mét mơc tiªu chung cđa tỉ chøc Trong hoạt động quản lý ngời ta sử dụng hàng loạt công cụ nh: phân tích thông tin kinh tế, kế hoạch, định mức, thống kê, phân tích kinh doanh, phơng pháp nguyên tắc cho phù hợp với môi trờng bên bên tổ chức Quản lý toàn hoạt động nhằm tác ®éng ®Õn hµnh vi cã ý thøc cđa ngêi cho phù hợp với yêu cầu khách quan phát triển xà hội Quản lý lÃnh đạo ngời hớng vào hợp tác có kế hoạch thành viên trình thực hiƯn c¸c nhiƯm vơ cđa x· héi Tríc hÕt lĩnh vực chuẩn bị, tiến hành thực sản xuất kinh doanh Nh vậy, quản lý trớc hết tác động đến ngời, thông qua ngời để tác động đến yếu tố vật chất nhằm đạt tới mục tiêu chung đề tổ chức Nhiệm vụ phức tạp quản lý doanh nghiệp bố trí, xếp phân chia công việc cho cá nhân cho phù hợp với trình độ sở thích, khả họ mà đảm bảo thống thành viên hoạt động theo mục đích chung, đảm bảo trình sản xuất kinh doanh đợc diễn liên tục, đặn sở ứng dụng có hiệu yếu tố vật chất - Đây chức tổ chức hoạt động quản lý doanh nghiệp Ngày ngời ta xem quản lý có chức dự đoán, tổ chức, phối hợp, huy kiểm tra, chức tổ chức quan trọng trình triĨn khai lý tëng thµnh hiƯn thùc Trong nỊn kinh tế thị trờng ngời ta thờng đề cập tới cụm từ quản trị quản trị doanh nghiệp nhằm nói đến trình điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thay cho cụm từ quản lý mang tầm cỡ vĩ mô Thực chất quản trị trình tác động có tổ chức chủ thể quản trị lên đối tợng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Quản trị có chức năng, phơng pháp, nguyên tắc nh hoạt động quản lý nhng đợc áp dung tầm vĩ mô Hoạt động quản trị bao gồm yếu tố: phải có chủ thể quản trị tác nhân tạo tác động quản trị đối tợng bị quản trị; phải có mục tiêu đề cho chủ thể đối tợng quản trị Quản trị kinh doanh trình tác động liên tục, có tổ chøc, cã chđ híng cđa chđ doanh nghiƯp lªn tËp thể ngời lao động doanh nghiệp, Sử dụng cách tốt hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm đạt đợc mục tiêu đề theo pháp luật thông lệ thị trờng II-/ Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp: 1-/ Khái niệm tổ chức cấu tổ chức a Khái niệm tổ chức: Nh phần đà nêu, tổ chức chức quản lý nói chung hoạt động kinh doanh nói riêng Quá trình tổ chức thực nối liền chức hoạch định với chức khác hoạt động quản trị, làm nhiệm vụ biến kế hoạch thành thực thông qua xếp, bố trí, phân công gông việc cho cá nhân đơn vị Mỗi cá nhân có quyền hạn trách nhiệm định có thông tin, công cụ cần thiết để thực công việc đợc giao, qua cá nhân xác định đợc vai trò tổ chức Trong doanh nghiƯp nã bao gåm tËp thĨ ngêi lao ®éng yếu tố vật chất kỹ thuật có nhiều vai trò khác nhau, để vai trò hỗ trợ cách có hiệu quả, chúng đợc xếp, bố trí theo trật tự hớng đích Tổ chức liên kết cá nhân, trình, hoạt động hệ thống để thực mục tiêu hoạt động đà đề hệ thống dựa sở nguyên tắc, quy định định Từ khái niệm ta rút số đặc trng tổ chức: Một nhóm ngời hoạt động với Có mục tiêu chung Mục tiêu tơng lai cần đạt đợc với tổ chức thờng có nhiều mục tiêu khác Đợc quản trị theo thể chế, nguyên tắc định Các thể chế, nguyên tắc đợc xem nh chuẩn mực, tiêu chuẩn cần thiết để quản trị điều hành tổ chức cách có trật tự trình thực mục tiêu b Khái niệm cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trình tồn tổ chức, biểu thị xếp theo trật tự định phận tổ chức mối quan hệ chúng 2-/ Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp a Khái niệm: Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp (cơ cấu tổ chức trị) tổng hợp phận khác có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, đợc giao trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố trí theo cấp nhằm thực chức quản lý doanh nghiệp b ý nghĩa cấu quản trị: Cơ cấu tổ chức quản trị hình thức phân công lao động lĩnh vực quản trị, tác động đến trình hoạt động máy quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất, cÊu tỉ chøc cho phÐp chóng ta tỉ chøc vµ thực sử dụng hợp lý nguồn nhân lực, cho phép ta xác định mối tơng quan công việc cụ thể với trách nhiệm, quyền hạn gắn liền với cá nhân, phân hệ cấu Nó trợ giúp việc định định thông tin rõ ràng Một cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm kinh tế - kỹ thuật doanh nghiệp phù hợp với môi trờng kinh doanh linh hoạt, dễ thích ứng với thay đổi trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tồn tại, có tác động tích cực đến hoạt động toàn doanh nghiệp Ngợc lại, cấu cồng kềnh, linh hoạt, hoạt động trì trệ có tác động tiêu cực đến kết hoạt động toàn doanh nghiệp phải đợc thay máy linh hoạt hơn, gọn nhẹ 3-/ Các kiểu cấu tổ chức máy tổ chức quản trị doanh nghiệp: Ta thấy cấu tổ chức quản trị đợc hình thành từ phận cấp quản lý Hiện có nhiều hình thức tổ chức quản lý khác Mỗi kiểu cấu tổ chức chứa đựng u nhợc điểm định mang tính động, dễ dàng thay đổi cho phù hợp với thay đổi đối tợng quản lý * Cơ cấu tổ chức không ổn định: Đây loại cấu tổ chức quản lý mô hình cụ thể Nó phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ lập, nhân viên * Cơ cấu trực tuyến : Dựa nguyên tắc thống huy, ngêi thõa hµnh chØ nhËn vµ thi hµnh mƯnh lệnh ngời phụ trách cấp trực tiếp ngời phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn cÊp díi cđa m×nh Nh vËy mèi quan hƯ gia nhân viên tổ chức đợc thực theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến LÃnh đạo LÃnh đạo tuyến A LÃnh đạo tuyến B Đơn vị Đơn vị Đơn vị n Ưu điểm: Đơn giản, rõ ràng thống huy Tách biệt rõ ràng trách nhiệm Giải hậu mâu thuẫn Kiểu cấu thích hợp với chế độ thủ trởng, tăng cờng trách nhiệm cá nhân, tránh tình trạng ngời thi hành thị khác Nhợc điểm: Thủ trởng phaỉ có kiến thức toàn diện, phải thuộc nhiều lĩnh vực Ngăn cách thiếu phối hợp phận Thiếu linh hoạt sáng tạo, nguy xuất quan liêu * Cơ cấu chức năng: Cơ cấu lần Frederie W Taylor đề xớng áp dụng chế độ đốc công chức năng.Theo cấu này: Mỗi vị trí ngời, ngời vị trí Kiểu cấu cho phép phòng chức có quyền mệnh lệnh vấn đề liên quan đến chuyên môn họ cho phân xởng, phận sản xuất Sơ đồ 2: Cơ cấu chức LÃnh đạo Chức A Bộ phận sản xuất Chức Z Bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất n Ưu điểm: Thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo Giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo Giảm bớt gánh nặng cho cán huy chung doanh nghiệp Nhợc điểm: Vi phạm chế độ thủ trởng Nảy sinh thái ®é thiÕu tr¸ch nhiƯm, thiÕu kû lt Cïng mét lóc phải nhận thi hành mệnh lệnh nhiều ngời phụ trách * Cơ cấu trực tuyến chức năng: Cơ cấu đợc hình thành: bên cạnh hệ thống huy trùc tun cã c¸c bé phËn tham mu gióp søc bao gồm phòng chức năng, chuyên gia, hội ®ång t vÊn viƯc suy nghÜ, nghiªn cøu, ®Ị xuất giải pháp Thủ trởng ngời định cuối để áp dụng biện pháp Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến chức LÃnh đạo Chức A Chức B Chức C Chức D Bộ phận sản xuất Bộ phận s¶n xuÊt n Bé phËn s¶n xuÊt Bé phËn sản xuất Ưu điểm: Đảm bảo phát huy vai trò hệ thống huy trực tuyến vai trò tham mu Quản lý đồng thời dài hạn ngắn hạn Nhợc điểm: Đòi hỏi việc xây dựng xác định rõ ràng quyền huy quyền tham mu Đòi hỏi trình độ cán quản lý cao * C¬ cÊu trùc tuyÕn tham mu: Thùc chÊt cấu trực tuyến mở rộng, mang đặc điểm cấu trực tuyến nhng lÃnh đạo đà có thêm hệ thống tham mu, giúp việc Sơ đồ 4: Cấu trúc trực tuyến tham mu LÃnh đạo doanh nghiệp điểm: LÃnhƯu đạo tuyến Tham mu LÃnh đạo tuyến Tham mu Tham mu A11 A2 An B1 B2 Bn Ưu điểm Vẫn thực dễ dàng chế độ thủ trởng có u điểm cấu trực tuyến đơn giản Đà khai thác đợc hiểu biết chuyên gia lĩnh vực quản trị khác Nhợc điểm: LÃnh đạo doanh nghiệp, tuyến thêm thời gian bàn bạc với phận tham mu, giảm bớt thời gian làm việc với đối tợng bị quản trị, tốc độ định thờng bị chậm lại, nhiều không tận dụng tốt hội kinh doanh * Cơ cấu kiểu ma trận: Cơ cấu dựa nguyên tắc song trùng huy tức ngời đồng thời có hai cấp nh quản đốc bán hàng miền Tây phụ thuộc trực tiếp giám đốc miền Tây giám đốc bán hàng trụ sở Đó kết hợp theo cấu tuyến địa lý doanh nghiệp Sơ đồ 5: Cơ cấu ma trận LÃnh đạo Quản lý chức A Quản lý chức B Quản lý chức Z Quản lý: Sản phẩm A vùng A đề án A Quản lý: Sản phẩm B vùng B đề án B Ưu điểm: Có nhiều ngời tham gia định nên hạn chế ngời phạm sai lầm Quản lý: Sản phẩm N vùng N đề án N Nhợc điểm: Tính song trùng huy Tình trạng thoải mái, an toàn với ngời chấp hành Chậm chạp định *Cơ cấu tổ chức quản lý phi hình thể: Trong nhóm nhân viên có ngời bật lên tổ chức định Họ đợc anh em coi thủ lĩnh, ý kiến họ ảnh hởng lớn đến nhóm nhân viên Nhà quản trị cần phát ngời tác động vào họ khuyến khích nhóm nhân viên làm việc có hiệu Trên số kiểu tổ chức bản, kiểu có mặt mạnh hạn chế Do nhiệm vụ việc nghiên cứu hạn chế mặt yếu phát huy u điểm kiểu III-/ Những mô hình việc phân chia phận cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1-/ Mô hình phân chia phận theo chức doanh nghiệp Phân chia phận theo chức cách đợc áp dụng rộng rÃi việc tổ chức hoạt động, đợc thừa nhận thực tiễn xuất hầu hết doanh nghiệp cấp cấu tổ chức Thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Phân chia phận theo chức doanh nghiệp Giám đốc Nhân Chức MarkettingChức kỹ thuậtChức sản xuấtChức tài Ưu điểm: Phản ánh logic chức Tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá nghành nghề Giữ đợc sức mạnh uy tín chức chủ yếu Đơn giản hoá việc đào tạo Tạo biện pháp kiểm tra chặt chẽ cấp cao Nhợc điểm: Chỉ có cấp cao chịu trách nhiệm lợi nhuận Qua chuyên môn hoá đào tạo tạo cách nhìn hẹp nhân viên chủ chốt Hạn chế phát triển ngời quản ly chung Giảm phối hợp chức 2-/ Mô hình phân chia bô phận theo lÃnh thổ: Là phơng pháp phổ biến doanh nghiệp hoạt động phạm vi địa lý rộng Trong trờng hợp, điều kiện hoạt động khu vực hay địa d định nên đợc góp lại giao cho ngời quản lý LÃnh đạo Marketting Nhân Mua sắm Vùng phía Tây Vùng phía Nam Tài Vùng phía Bắc Vùng phía Đông Nhân Kỹ thuật Sản xuất Kế toán Bán hàng Sơ đồ 7: Phân chia phận theo lÃnh thổ Ưu điểm: Theo cách phân chia trách nhiệm đợc giao cho cấp thấp ý nhiều đến thị trờng vấn đề địa phơng, tăng cờng kết hợp theo vùng Tận dụng đợc tính hiệu hoạt động địa phơng, có thông tin tốt đại diện cho lợi ích địa phơng,v.v Nhợc điểm: Cần nhiều ngời có khả làm công việc tổng quản lý, vấn đề kiểm soát cấp quản lý cao gặp khó khăn 3-/ Ph©n chia theo bé phËn theo phÈm: ViƯc nhãm gép hoạt động theo sản phẩm hay tuyến sản phẩm có vai trò ngày quan trọng doanh nghiệp có quy mô lớn nhiều dât truền công nghệ Chiến lợc cho phép quản trị cao trao quyền hạn lớn cho ban quản lý phận theo chức liên quan đến sản phẩm hay dây chuyền sản phẩm rõ trách nhiệm ngời quản lý phận LÃnh đạo Marketting Nhân Tài Loại SP A Loại SP B Loại SP C Mua sắm Sơ đồ 8: Phân chia phận theo sản phẩm KỹƯu thuật Sản xuất toán điểm: Hớng ý nỗ lực vàoKế tuyến sản phẩm.Bán hàng Đặt trách nhiệm lợi nhuận cho cấp khu vực, cho phép phát triển, đa dạng hoá sản phẩm dịch vụ Nhợc điểm: Cần có nhiều ngời có khả quản lý chung Làm nảy sinh vấn đề khó khăn việc quản lý cấp cao Trên mô hình việc phân chia phận máy quản trị doanh nghiệp, cách phân chia bé phËn nµo lµ tèt nhÊt cã thĨ vËn ®ơng cho mäi tỉ chøc mäi doanh nghiƯp, mäi hoàn cảnh.Ngời quản lý phải xác định cách phù hợp vơi hoàn cảnh mà họ gặp, công việc cần phải làm, cách thức phải tiến hành, ngới tham gia cá tính họ, công nghệ sử dụng yếu tố môi trờng khác để xây dựng cấu tổ chức quản lý phù hợp với hoạt động cụ thể m×nh IV-/ Mèi quan hƯ trùc tun víi tham mu phân chia quyền hạn tổ chức, yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện máy: 1-/ Mèi quan hƯ: ViƯc nhËn thøc c¸c mèi quan hƯ trực tuyến tham mu vô quan trọng Ngới quản lý ngời bị quản lý phải biÕt xem hä ®ang mét bé phËn trùc tuyÕn hay tham mu Nêu phận tham mu công việc họ đa lời khuyên chc mệnh lệnh, ngời lÃnh đạo trực tuyến phải đa định thị Quyền hạn trực tiếp ngời giám sát quyền lùc trùc tiÕp víi cÊp díi theo thø bËc Cßn chức ngời làm việc ban tham mu điều tra khảo sát, nghiên cứu đa ý kiến t vấn cho ngời quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Mặc dù tròng hợp định, phận tham mu đợc lÃnh đạo giao cho quyền đa thị trực tiếp cho tổ chức trực tuyến quyền đợc gọi quyền hạn theo chức Để thu đợc kết cao nhất, ngời lÃnh đạo trình giao phó quyền hạn chức phải đảm bảo phạm vi quyền hạn đọc giao cho đối tợng bị quản lý quyền hạn quyền lực Quyền lực tổ chức mức độ độc lập hoạt động dành cho ngới sử dụng khả đoán họ thông qua công việc trao cho họ quyền định Nh cần thiết phải có phân quyền cấu tổ chức, phân quyền quyền lực tập trung tuyệt đối vào ngời nh cấu tổ chức Phân quyền xu hớng phân tán quyền quy định cấu tổ chức Tập quyền xu không phân chia quyền lực mà toàn quyền lực làm Để tránh tan vỡ mặt tổ chức, phân quyền phải phù hợp với tập quyền có lựa chọn cho số lĩnh vực định sách sống doanh nghiệp Doanh nghiệp đạt đợc phân quyền tập trung Các định vấn đề nh: tài lợi nhuận, chơng trình sản phẩm quan trọng, sách Marketting, sách nhân v.v Nh định chơng trình sách chủ yếu đợc đề cấp cao nhất, lúc có vô số định nằm phạm vi điều hành họ đợc phân quyền cho phận tác nghiệp Doanh nghiệp trở thành mô hình có phân quyền tập quyền hợp lý Nh phần đà nêu trên, có nhiều kiểu cấu tổ chức quản trị khác đợc áp dụng rộng rÃi thức tế Tuỳ loại hình đặc điểm cụ thể doanh nghiệp mà ngời áp dụng kiểu cấu khác mục tiêu quan trọng là: máy quản trị phải hoạt động với chi phí nhỏ hiệu cao Để đạt đợc mục tiêu nêu trên, xây dựng cấu tổ chức , nhà quản trị phải am hiểu quán triệt số yêu cầu, nguyên tắc quan trọng sau 2-/ Yêu cầu: Phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ doanh nghiệp, phải thực đầy đủ toàn diện chức quản trị doanh nghiệp Đây sở pháp lý, chủ yếu để doanh nghiệp tự tổ chức máy quản trị Phải đảm bảo thực chế độ môt thủ trởng, chế độ trách nhiệm cá nhân sở phát huy quyền làm chủ tập thể ngời lao động doanh nghiệp Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật doanh nghiệp, cân nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Phải quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm phận qủan lý, nhân viên quản lý đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ phải phù hợp, cân xứng với Phải đảm bảo gọn nhẹ linh hoạt nhng hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ với hiệu xuất cao 3-/ Nguyên tắc: 10