Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí

Phần thứ sở Lý luận chung I Một vài vấn đề lý luận sở Yếu tố sản xuất doanh nghiệp Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nội dung công tác tổ chức doanh nghiệp Nếu góc độ khái quát tổ chức doanh nghiệp tổ chức kết hợp yếu tố sản xuất Vì việc nghiên cứu công tác tổ chức doanh nghiệp nói chung tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nói riêng không xuất phát từ quan điểm phân chia yếu tố sản xuất doanh nghiệp Trên góc độ kinh tế quốc dân với môn học lấy kinh tế quốc dân làm đối tợng nghiên cứu, ngời ta chia yếu tố sản xuất thành yếu tố lao động, đất đai t Đất đai lao động đợc coi yếu tố sản xuất cội nguồn t đợc coi yếu tố sản xuất chuyển hoá môn học kinh tế quốc dân, khái niệm t t sản hàng hoá, nghĩa không đợc hiểu t vèn tiỊn tƯ mµ víi nã ngêi ta cã thĨ thuê lao động để làm giàu Với khái niệm t bao gồm máy móc, dụng cụ nguyên vật liệu; nghĩa toàn t liệu sản xuất cần thiết cho ngời tạo nhằm làm giảm nhẹ tăng hiệu lao động Nh thế, xét góc độ kinh tế quốc dân yếu tố t bao gồm toàn sản phẩm đợc sản xuất đợc đa vào sử dụng trình sản xuất làm tăng thêm yếu tố sản xuất thông qua việc kết hợp chúng với yếu tố lao động đất đai Nếu xét góc độ bao quát trình sản xuất doanh nghiệp đòi hỏi tham gia sức lao động, máy móc thiết bị nguyên vật liệu Sức lao động đối tợng lao động yếu tố sản xuất cần phải đợc kết hợp với trình sản xuất doanh nghiệp Song kết hợp yếu tố sản xuất doanh nghiệp đợc thực tự phát nh trình tự nhiên mà kết hoạt động có tổ chức, có kế hoạch, có sù ®iỊu khiĨn cđa ngêi Nh thÕ cã nghÜa doanh nghiệp đà cần phải có hoạt động chuyên biệt lao động thực chức tổ chức kế hoạch hoá, điều khiển Vì lẽ mà nguyên tắc môn học quản trị doanh nghiệp ngời ta không dừng việc xem xét nhân tố lao động cách khái quát nh góc độ kinh tế quốc dân mà tiếp tục phân chia yếu tố lao động ngời thành hai loại hoạt động lao động mang tính độc lập tơng đối lao động thực (thừa hành, chấp nhận) lao động đạo (lÃnh đạo, quản lý) Từ hiểu thuật ngữ lao động thực hiện, lao động thừa hành hay lao động chấp hành đồng nghĩa Tơng tự có đồng nghĩa sử dụng thuật ngữ lao động quản trị, lao động lÃnh đạo hay lao động đạo Với quan niệm phân chia yếu tố sản xuất doanh nghiệp luôn kết lao động quản trị, nghĩa lao động quản trị yếu tố (lao động chấp hành, t liệu sản xuất nguyên vật liệu) tham gia vào trình sản xuất với đầy đủ ý nghĩa kinh tế đợc Trên sở hoàn toàn hợp lý môn học quản trị doanh nghiệp phân biệt yếu tố sản xuất sau đây: Lao động quản trị (lÃnh đạo) có chức quản trị, kế hoạch hoá, tổ chức kiểm tra trình hoạt động, thực hoạt động việc chuẩn bị định Lao động chấp hành (lao động có tính chất khách thể) T liệu lao động (công trình, nhà xởng, máy móc ) Đối tợng lao động (nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu ) Với cách phân chia nhân tố sản xuất từ ý đợc gọi nhân tố khách thể, tham gia chúng vào trình sản xuất doanh nghiệp thực dới tác động nhân tố thứ nhân tố lao động quản trị Theo hệ thống hoá yếu tố sản xuất góc độ doanh nghiệp Theo sơ đồ đơn giản dới đây: (sơ đồ trang bên) Trong lý thuyết quản trị doanh nghiệp việc phân chia hoạt động lao động ngời thành yếu tố sản xuất độc lập với lao động quản trị lao động thực làm sở cho công tác tổ chức doanh nghiệp tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nói riêng Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp trực tiếp đề cập đến nhân tố chủ thể tổ chức lao động lại liên quan đến nhân tố khách thể quản trị doanh nghiệp Các nhân tố sản xuất Nhân tố khách thể Nhân tố chủ thể Đối tợnglao động Quản trị Kế hoạch hoá Tổ chức Kiểm tra Lao động thựcThành liệu lao động 2 Nội dung xây dựng máy quản trị doanh nghiệp Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh toàn trình sản xuất doanh nghiệp phải đợc diễn theo trật tự định, tức theo điều chỉnh xác định Trật tự trớc hết phải đợc kế hoạch hoá sau đợc biến thành thực nhờ biƯn ph¸p tỉ chøc Nh vËy, chóng ta hiĨu tỉ chức trình phát triển có trật tự hoạt động doanh nghiệp mặt khác tổ chức lại kết trình sáng tạo Trong doanh nghiệp, hoạt động phải đợc điều chỉnh, điều chỉnh tạo nên nội dung công tác tổ chức đảm bảo cho trật tự xác định trì doanh nghiệp Điều chỉnh thể mệnh lệnh lÃnh đạo doanh nghiệp tổ chức Nếu đợc xác định hành động có tính lặp lại định đợc gọi điều chỉnh chung Điều chỉnh chung giới hạn quyền tự định thành viên đợc thực nhiệm vụ Nếu điều chỉnh chung trị điều chỉnh chuyên biệt Điều chỉnh chuyên biệt đem lại cho ngời có nhiệm vụ quản trị quyền tự lớn Tính tồn đọng, tính quy luật tính lặp lại trình hoạt động lớn đòi hỏi thực điều chỉnh chung điều chỉnh đặc thù Tăng số lợng điều chỉnh chung làm giảm trách nhiệm định cho thành viên trờng hợp tất đà đợc điều chỉnh "từ trên" thành đơn nh tổ chức thừa hành có tính häc chø kh«ng cã tÝnh tù chđ cđa ngêi Các khuôn mẫu vạch sẵn toàn trình làm giảm quyền định cá thể Khi có thay đổi trình hoạt động có lần điều chỉnh chung Điều chỉnh chung có u điểm làm giảm đơn hoá nhiều nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp từ làm giảm nhẹ công việc cho phận quản trị nhà quản trị Tuy nhiên, điều chỉnh chung mang nhợc điểm cứng nhắc nên có nơi cách giải tối u nhiệm vụ tổ chức theo kiểu mô hình hoá điều chỉnh chuyên biệt có ý nghĩa thiếu tính đồng dạng tính quy luật Đây điều kiện thiền đề việc sử dụng điều chỉnh chung Công tác tổ chức phải đảm bảo tính tèi u cđa tỉ chøc doanh nghiƯp nãi chung vµ tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nói riêng Để đạt điều dới ta hiểu trình hoạt động lặp lại đồng dạng doanh nghiệp phải đợc điều chỉnh chung Nguyên tắc cân tổ chức đòi hỏi cân đối hệ thống điều chỉnh chung ổn định nhng không co giÃn với hệ thống chuyên biệt co giÃn nhng không ổn định Sự đòi hỏi tính cân không đặt hệ thống điều chỉnh mà với điều chỉnh riêng rẽ diễn không gian định ngời có quyền định Trong lý thuyết quản trị doanh nghiệp tổ chức doanh nghiệp đợc coi nhân tố sản xuất "chuyển hoá" ngời có nhiệm vụ tổ chức đà "chuyển quyền giám đốc cấp cao quản trị doanh nghiệp thành quyền lệnh thân họ" Đối tợng tổ chức hoạt động toàn doanh nghiệp hay nói khác hoạt động doanh nghiệp phải đợc tổ chức II Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp Khái niệm tổ chức cấu tổ chức a Khái niệm tổ chức Tổ chức chức quản lý hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng Quá trình thực tổ chức nối liền chức hoạch định với chức khác hoạt động quản trị, làm nhiệm vụ biến kế hoạch thành thực thông qua xếp, bố trí phân công công việc cho cá nhân đơn vị Mỗi cá nhân có quyền hạn, trách nhiệm định có thông tin công cụ cần thiết để thực công việc đợc giao, qua cá nhân xác định đợc vai trò tổ chức Trong doanh nghiƯp nã bao gåm tËp thĨ ngêi lao ®éng vác yếu tố vật chất kỹ thuật có nhiều vai trò cá nhân khác nhau, để vai trò hỗ trợ cách có hiệu quả, chúng cần đợc xếp bố trí theo trật tự, hớng đích Tổ chức liên kết cá nhân, trình, hoạt động hệ thống thực mục tiêu đà đề hệ thống dựa sở quy tắc, quy định định b Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức biểu thị xếp theo trật tự phận tổ chøc cïng mèi quan hƯ cđa chóng C¬ cÊu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp a Khái niệm Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp (cơ cấu tổ chức quản trị) tổng hợp phận cấu thành nên máy quản trị mối quan hệ qua lại phận Theo nguyên tắc hiệu trớc hết phận cấu thành nên cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp phải phận chuyên môn trình độ định tiếp nữa, phận chuyên môn hoá phải dợc đặt theo thứ tự đẳng cấp định, cách xếp đặt đợc gọi hệ thống tổ chức doanh nghiƯp b ý nghÜa cđa c¬ cÊu tổ chức Cơ cấu tổ chức quản trị hình thức phân công lao động lĩnh vực quản trị, tác động đến trình hoạt động hệ thống quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xt, c¬ cÊu tỉ chøc cho phÐp chóng ta tỉ chức sử dụng hợp lý nguồn lực, cho phép xác định sơ mối tơng quan công việc cụ thể trách nhiệm, quyền hạn gắn liền vỡi cá nhân, phân hệ cấu Nó trợ giúp cho việc định thông tin rõ ràng Một cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật doanh nghiệp phù hợp với môi trờng kinh doanh, linh hoạt để thích ứng với thay đổi trình sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp tồn Ngợc lại, cấu cồng kềnh, linh hoạt, hoạt động trì trệ có tác động tiêu cực đến kết hoạt động toàn doanh nghiệp phải đợc thay máy gọn nhẹ hơn, linh hoạt Các kiểu cấu máy quản lý doanh nghiƯp Cïng víi sù ph¸t triĨn cđa nỊn sản xuất thay đổi cấu quản lý kinh tế nhà nớc đà hình thành nên nhiều hình thức tổ chức quản lý khác kiểu cấu tổ chức chứa đựng u nhợc diểm định luôn mang tính ®éng dƠ thay ®ỉi cho phï hỵp víi sù thay đối tợng quản lý Trên thực tế ngời ta không áp dụng cách cứng nhắc kiểu cấu mà thờng có kết hợp (hỗn hợp) cách nhuần nhuyễn hình thức tổ chức cho hạn chế đến mức thấp nhợc điểm máy quản lý phát huy tối ®a nh÷ng u ®iĨm cđa nã nh»m mơc ®Ých cao tối thiểu hoá chi phí tối đa hoá lợi nhuận a Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đờng thẳng) LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh đạo tuyến A1 A2 LÃnh đạo tuyến Annnnn B1 Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến B2 Bn Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp dới, toàn vấn đề đợc giải theo kênh liên hệ đờng thẳng, cấp lÃnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều chỉnh chịu trách nhiệm tồn doanh nghiệp Hình thức tổ chức phổ biến kỷ XIX chủ yếu đợc áp dụng doanh nghiệp nhỏ, sản xuất không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục * Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến ngời lÃnh đạo thực tất chức chịu hoàn toàn trách nhiệm hệ thống phụ trách vấn đề đợc giải theo kênh đờng thẳng Với đặc điểm đó, cấu có u nhợc điểm sau: + Ưu điểm: Là mệnh lệ đợc thi hành nhanh để thực chế độ thủ trởng cấp dới thực mệnh lệnh cấp trực tiếp Tách biệt nâng cao trách nhiệm, giải nhanh hiệu mâu thuẫn Ngời lÃnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn kết công việc ngời dới quyền + Nhợc điểm: - Do thực chế độ thủ trởng nghiêm ngặt đòi hỏi ngời lÃnh đạo cao phải có lực đa dạng, kiến thức dồi - Ngăn cách thiếu phân phối phận, đơn vị cá nhân có quyền ngang cần phối hợp gặp khó khăn, chậm trễ họ không liên hệ trực tiếp với đợc mà phải theo đờng vòng thông qua lÃnh đạo cao - Cơ cấu không tận dụng đợc chuyên gia có trình độ chuyên sâu mặt quản trị - Xuất nguy mắc bệnh quan liêu tổ chức điều hành - Ngày nay, kiểu cấu đợc áp dụng đặc biệt với tổ, đội sản xuất b Cơ cấu trực tuyến tham mu Thực chất cấu trực tuyến mở rộng, mang đặc điểm cấu trực tuyến nhng lÃnh đạo đà có thêm phận tham mu, giúp việc quan tham mu thể nhóm chuyên gia cán trợ lý, quan quyền định quản lý mà đa ý kiến xây dựng để lÃnh đạo tham khảo lđdn TM LĐ Tuyến A1 A2 TM TM LĐ Tuyến A3 B1 B2 B3 Sơ đồ 2: Cơ cấu trực tuyến - tham mu + Ưu điểm: - Thực dễ dàng chế độ thủ trởng có u điểm khác cấu trực tuyến đơn giản - Đà khai thác đợc hiểu biết chuyên gia lĩnh vực quản trị khác + Nhợc điểm: LÃnh đạo doanh nghiệp tuyến thêm thời gian bàn bạc với phận tham mu, giảm bớt thời gian làm việc với đối tợng bị quản trị, tốc độ định thởng bị chậm lại, nhiều không tận dụng tốt hội kinh doanh Kiểu cấu thờng đợc áp dụng cấp phân xởng đối tợng quản lý rộng phức tạp c Cơ cấu chức Theo kiểu cấu nhiệm vụ quản trị đợc phân chia cho đơn vị riêng biệt theo chức quản trị hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá đảm nhận thực chức định Mối liên hệ nhân viên tổ chức phức tạp Những ngời thừa hành nhiệm vụ cấp dới nhận mênh lệnh từ lÃnh đạo doanh nghiệp mà từ ngời lÃnh đạo có chức khác NgườiưlÃnh đạo doanh nghiệpnhưđạoưdoanhưnghiệp Ngời lÃnh đạo chức A Ngời lÃnh đạo chức B cấp dới Sơ đồ 3: Cơ cấu chức + Ưu điểm: Kiểu cấu thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo, đồng thời giảm bớt gánh nặng quản trị cho ngời lÃnh đạo doanh nghiệp + Nhợc điểm: Ngời lÃnh đạo cao doanh nghiệp phải phối hợp cá hoạt động lÃnh đạo chức năng, nhng công tác quản trị lớn, ngời lÃnh đạo khó phối hợp đợc tất mệnh lệnh họ dẫn đến tình trạng ngời thừa hành hòng lúc phải nhËn nhiỊu mƯnh lƯnh, thËm chÝ c¸c mƯnh lƯnh tr¸i ngợc gây rắc rối thực ngời thừa hành Nh cấu có nhợc điểm lớn đà vi phạm chế độ thủ trởng, gây tác hại nghiêm trọng đến hoạt động quản trị d Cơ cấu trực tuyến - chức Để khắc phục nhợc điểm cấu trực tuyến cấu chức kiểu cấu liên hợp (trực tuyến - chức năng) đợc ¸p dơng réng r·i cho c¸c doanh nghiƯp Ngêi L§DN Ngêi L§ TuyÕn 1 TM Ngêi L§ TuyÕn A Ngêi L§ TuyÕn B Ngêi L§ TuyÕn n-1 n Sơ đồ 4: Cơ cấu trực tuyến - chức Theo cấu ngời lÃnh đạo doanh nghiệp đợc giúp sức ngời lÃnh đạo chức để chuẩn bị định Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp chịu mặt công việc toàn quyền định phạm vi doanh nghiệp Việc truyền mệnh lệnh theo tuyến đà quy định, phận chức quyền trực ngời thừa hành phận sản xuất Kiểu cấu đà lợi dụng đợc u điểm cấu trực tuyến chức song lại xuất nhợc điểm là: - Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp phải nhiều thời gian để giải quan hệ phận trực tuyến phận chức (bộ phận sản xuất phòng ban chức năng) - Khi có nhiều ý kiến khác phận chức làm cho ngời lÃnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều tranh luận căng thẳng không đợc định đắn kịp thời nh mong muốn Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp phải sử dụng phận tham mu giúp việc nhóm chuyên gia cán trợ lý Nhờ đó, ngời lÃnh đạo lợi dụng đợc tài chuyên môn mét sè chuyªn gia, cã thĨ tiÕp cËn liªn tơc với họ, không cần hình thành cấu tổ chức phức tạp phận thực chức quản lý e Cơ cấu sản phẩm, khách hàng - thị trờng Cơ cấu phân nhóm cá nhân nguồn lực theo sản phẩm, dịch vụ, khách hàng thị trờng cấu thờng đợc sử dụng để đáp lại đe doạ hội bên rộng lớn Nhiều tổ chức hoạt động địa bàn rộng, bán hàng cho thị trờng nớc quốc tế, sử dụng phân chia phòng ban theo lÃnh thổ Khi doanh nghiệp có mảng khách hàng khác cần phải đặc biệt quan tâm để tiÕt kiƯm thêi gian, doanh nghiƯp sÏ tỉ chøc c¬ cấu theo khách hàng + Ưu điểm: - Cơ cấu cung cấp thích nghi linh hoạt việc thoả mÃn nhu cầu nhóm bên quan trọng - Cơ cấu cho phép nhận thay đổi bên - Cơ cấu tạo liên kết độ sâu, nhân chuyên hoá hệ thống thứ bậc - Cơ cấu tập trung vào thành công, thất bại sản phẩm, dịch vụ, khách hàng lÃnh thổ đặc biệt + Nhợc ®iĨm: - C¬ cÊu cã thĨ dÉn ®Õn sù trïng lặp, cố gắng phân khoa nhằm giải vấn đề tơng tự - Các mục tiêu phận đợc u tiên qua sức mạnh tiềm toàn tổ chức Tuy nhiên, tổ chức có cấu khó khăn thích ứng với mối đe doạ toàn công ty - Các vấn đề xung đột xuất phận cố gắng phát triển dự án chung trao đổi nguồn lực chia sẻ ngời qua "giá chuyển giao" tính giá hàng hoá dịch vụ cần trao đổi lẫn Trong tổ chức dựa vào chuyên môn hoá kiĨu nµy nãi chung cã thĨ diƠn theo xu hớng sau - Nhấn mạnh đến mềm dẻo đáp ứng nhu cầu đơn vị bên quan trọng 10