Ưng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và thương mại tst

Lời nói đầu Trải qua 10 năm thực sách đổi mở cửa Đảng Nhà nớc, kinh tế nớc ta chuyển mạnh mẽ từ chế kế hoạch hoá tập trung sang chế thị trờng theo định hớng xà hội chủ nghĩa đà đạt đợc thành tựu có ý nghĩa quan trọng nhiều lĩnh vực Cơ chế thị trờng tồn quy luật riêng doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải thích ứng đợc đòi hỏi thị trờng, phải nắm vận dụng quy luật Doanh nghiệp thơng mại chế thị trờng cầu nối sản xuất tiêu dùng, sản xuất với sản xuất, thị trờng với Thông qua hoạt động thơng mại mà hàng hoá từ sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng, giá trị sử dụng hàng hoá đợc thừa nhận Để thực đợc điều trình gồm nhiều giai đoạn nhng doanh nghiệp quan trọng mua bán hàng hoá Bán mặt hàng mà ngời mua cần bán mà có, từ chỗ xác định bán doanh nghiệp thơng mại xác định cần mua ngời sản xuất Thanh toán khâu trình mua bán hàng hoá, dòng vận động ngợc chiều với dòng vận động vật lý hàng hoá từ ngời tiêu dùng quay trở lại ngời sản xuất Thanh toán điều kiện để tiếp tục trình tái sản xuất tái sản xuất mở rộng Để quản lý hình thành công nợ tình hình toán mua bán hàng hoá cách có hiệu cần phải có lợng thông tin xác, kịp thời Yêu cầu khiến công tác kế toán nghiệp vụ toánvới ngời mua ngời bán không đơn giản cung cấp đầy đủ xác thông tin mà phải kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý tình hình công nợ để có biện pháp quản lý cách khoa học đồng thời có kế hoạch huy động nguồn vốn cách hợp lý Ngày với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin ngày đóng vai trò to lớn đời sống kinh tế xà hội, với u nh tốc độ nhanh, xác máy vi tính ngày đợc ứng dụng rộng rÃi quản lý kinh doanh Sự xâm nhập tin học vào kế toán đà làm thay đổi hình ảnh ngời kế toán, giúp họ giảm bớt công việc ghi chép tính toán để tập trung vào công việc mà máy móc thay đợc Trong thời gian thực tập Công ty dịch vụ du lịch thơng mại TST,qua xem xét quy trình, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy trình hạch toán đặc biệt quy trình hạch toán nghiệp vụ toán với ngời mua, ngời bán với kiến thức tích luỹ đợc trình học tập trờng em đà chọn đề tài Ưng dụng máy vi tính vào công tác kế toán toán với ngời cung cấp khách hàng công ty Dịch vụ Du lịch Thơng Mại TST làm nội dung luận văn tốt nghiệp Luận văn lời mở đầu kết luận gồm nội dung sau đây: Chơng I: Lý ln chung vỊ KÕ to¸n nghiƯp vơ to¸n víi ngời cung cấp khách hàng doanh nghiệp thơng mại Chơng II: Thực trạng Kế toán nghiệp vụ toán với ngời cung cấp khách hàng công ty Dịch vụ Du lịch Thơng mại -TST số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ công ty Chơng III: ứng dụng máy vi tính đại hoá công tác kế toán toán với ngời cung cấp khách hàng Công ty TST Chơng lý luận chung vỊ kÕ to¸n nghiƯp vơ to¸n víi ngêi cung cấp khách hàng doanh nghiệp thơng mại I.Cơ sở hình thành quan hệ toán với ngời cung cấp khách hàng 1.Khái niệm toán 1.1.Thanh toán gì? Một doanh nghiệp nh thể sống, phải tồn mối quan hệ với môi trờng bên ngoài, tồn tất yếu mối quan hệ với bên có nghĩa doanh nghiệp không tồn Doanh nghiệp tồn đợc cần phải có yếu tố đầu vào nh tiền vốn, sức lao động, nguyên vật liệu, dịch vụ , yếu tố doanh nghiệp có đợc từ môi trờng bên : tiền vốn từ chủ đầu t, ngân hàng tổ chức tài khác, sức lao động từ ngời lao động, vật t hàng hoá, dịch vụ từ ngời cung cấp Từ yếu tố đầu vào doanh nghiệp sản xuất hàng hoá dịch vụ cung cấp thị trờng Việc nhận đợc yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh kèm với viƯc doanh nghiƯp ph¶i tr¶ cho ngêi cung cÊp sè tiền có giá trị tơng đơng với giá trị yếu tố mà doanh nghiệp đà nhận đợc Việc cung cấp thị trờng sản phẩm dịch vụ bao giê cịng g¾n liỊn víi viƯc doanh nghiƯp cã quyền đợc nhận lại số tiền có giá trị tơng đơng với giá trị sản phẩm hàng hoá mà đà cung cấp Nh quan hệ toán tồn với quan hệ kinh tế phát sinh suốt trình tồn doanh nghiệp Theo công thức trình tái sản suất : T -H - T ngời kinh doanh bỏ tiền mua hàng vào(hình thái giá trị đà chuyển từ tiền sang hàng), Sau bán hàng thu lại tiền( hình thái giá trị lại chuyển tõ hµng sang tiỊn) Lóc nµy nhµ kinh doanh thu lại khoản chênh lệch T= T-T phần lợi nhuận mà nhà kinh doanh thu đợc Trong trình T chuyển sang H nhà kinh doanh nhận hàng hoá dịch vụ đồng thời với việc phải trả cho nhà cung cấp khoản tiền tơng ứng bán hàng họ lại thu lợng tiền T từ lợng tiền T lại tiếp tục chu kỳ kinh doanh Nh toán gắn liền với trình tái sản xuất tái sản xuất mở rộng, trục trặc toán ảnh hởng đến trình tái sản xuất doanh nghiệp Quan hệ toán doanh nghiệp quan hƯ kinh tÕ ph¸t sinh doanh nghiƯp cã quyền thu hay nghĩa vụ phải trả với nợ hay chủ nợ khoản vay, nợ tiền vốn kinh doanh 1.2.Phân loại toán 1.2.1.Căn vào đối tác tham gia quan hệ toán - Quan hệ toán doanh nghiệp với ngời cung cấp, với khách hàng quan hệ mua bán hàng hoá, vật t, sản phẩm dịch vụ -Quan hệ toán doanh nghiệp với ngời lao động khoản tiền lơng, tiền thởng ,tiền trợ cấp khoản thu nhập khác phân phối cho họ -Quan hệ toán doanh nghiệp với đối tác tham gia liªn doanh liªn kÕt quan hƯ liªn doanh, liên kết -Quan hệ toán doanh nghiệp với ngân sách nhà nớc khoản thuế, phí,lệ phí khoản trợ cấp trợ doanh nghiệp đợc hởng -Quan hệ toán doanh nghiệp với ngân hàng tổ chức tài tín dụng quan hệ vay vốn dịch vụ toán -Quan hệ toán doanh nghiệp với bên nội doanh nghiệp kho¶n ph¶i thu ph¶i tr¶ néi bé - Quan hƯ to¸n kh¸c: quan hƯ to¸n diƠn doanh nghiƯp cã quan hƯ to¸n vỊ ký quỹ, ký cợc quan hệ toán khác 1.2.2.Căn vào thời hạn toán -Nợ ngắn hạn khoản nợ mà thời gian toán dới năm chu kỳ kinh doanh bình thờng -Nợ dài hạn khoản nợ mà thời gian toán năm sau chu kỳ kinh doanh bình thờng 1.2.3.Căn vào thời điểm toán: -Thanh toán trớc toán trớc thời điểm giao hàng -Thanh toán toán giao hàng -Thanh toán sau toán sau việc giao hàng đà hoàn thành 1.2.4.Căn vào phơng thức toán: -Thanh toán trực tiếp tiền mặt - Thanh toán thông qua ngân hàng : séc, điện chun tiỊn, th chun tiỊn, th tÝn dơng 2.C¬ sở hình thành nội dung quan hệ toán với ngời cung cấp khách hàng Cơ sở việc hình thành quan hệ toán với ngời cung cấp khách hàng quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá dịch vụ Quan hệ bao gồm việc ngời bán cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ cho ngời mua đồng thời việc ngời mua trả tiền (thanh toán) cho ngời bán Khi quan hệ mua bán hàng hoá diễn ngời mua đợc quyền sở hữu hàng hoá quyền sở hữu tiền tệ,ngợc lại ngời bán quyền sở hữu hàng hoá đợc quyền sở hữu tiền tệ Cùng với phát triển hình thức mua bán hình thức toán phát triển đa dạng phức tạp Việc đồng thời giao hàng trả tiền gần nh tồn bán lẻ số loại hình dịch vụ Giao nhận hàng đà tách rời việc toán tiền hàng, toán sảy trớc, vµ sau giao hµng ChÝnh sù phong phó cđa hình thức toán đà tạo điều kiện cho mua bán phát triển, bên có điều kiện tài tốt tạo điều kiện cho bên tiêu thụ hàng tốt có khả cung cấp hàng theo yêu cầu Quan hệ toán bắt đầu phát sinh hợp đồng kinh tế có hiệu lực ngời bán bắt đầu giao hàng cho ngêi mua vµ kÕt thóc ngêi mua hoµn thành việc toán cho ngời bán Trong bán lẻ quan hệ toán thờng kéo dài thời gian mua bán hàng quầy hàng,cửa hàng song bán buôn quan hệ toán kéo dài khoảng thời gian dài nhiều bắt đầu trớc giao hàng kéo dài lâu sau việc giao hàng đà hoàn thành Trong số quan hệ mua bán diễn thờng xuyên việc cung cấp hàng hoá toán tiền hàng diễn theo kế hoạch đến cuối kỳ bên tiến hành đối chiếu, bù trừ trị giá số hàng đà giao số tiền đà nhận 3.Các phơng thức toán mua bán hàng hoá: 3.1.Thanh toán tiền mặt: Là phơng thức toán trực tiếp ngời mua ngời bán Khi bên bán chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho bên mua bên mua xuất tiền để trả tơng ứng với hai bên đà thoả thuận, toán theo phơng thức đảm bảo khả thu tiền nhanh, tránh đợc rủi ro toán 3.2.Thanh toán không dùng tiền mặt: 3.2.1.Thanh toán séc Theo phơng thức ngời bán viết tờ lệnh toán cho ngân hàng mà có tài khoản trích tiền tài khoản toán cho ngời cầm tờ séc ngời đợc định tờ séc Có loại séc sau: -Séc chuyển khoản -Séc bảo chi -Séc định mức 3.2.2.Thanh toán chấp nhận Là phơng thức toán theo phơng thức nhờ thu chậm trả, tức ngời bán đợc toán có chấp nhận bên mua Khi bên bán gửi hàng cho bên mua đồng thời phải giấy nhờ thu gửi cho ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ số tiền hàng đà gửi Ngân hàng nhận đợc chứng từ đồng ý bên mua toán cho bên bán thông qua ngân hàng bên bán Hình thức áp dụng bên cã sù tin tëng lÉn lÜnh vùc toán 3.2.3.Thanh toán theo kế hoạch: Phơng thức toán áp dụng trờng hợp hai bên có quan hệ mua bán thờng xuyên có tín nhiệm lẫn Theo hình thức vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hóa cung cấp dịch vụ bên mua định kỳ toán cho bên bán Cuối kỳ hai bên tiến hành đối chiếu điều chỉnh theo số liệu thực tế đà cung cấp đà toán 3.2.4.Thanh toán uỷ nhiệm chi Thực chất phơng pháp bên mua uỷ quyền cho ngân hàng phục vụ trích tiền từ tài khoản toán cho bên bán Uỷ nhiệm chi đợc áp dụng toán đơn vị có tín nhiệm lẫn lĩnh vực toán Nhợc điểm phơng thức sảy tình trạng chiếm dụng vốn đơn vị bán 3.2.5.Thanh toán uỷ nhiệm thu Theo phơng thức bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ thu hộ khoản tiền định từ khách hàng Uỷ nhiệm thu đợc áp dụng để toán khoản tiền dịch vụ mà việc cung cấp mang tính chất thờng xuyên có phơng tiện đo lờng xác dùng để đòi nợ Ưu điểm phơng thức ngời bán chủ động đòi tiền nên thời gian toán nhanh Tuy nhiên đơn vị mua khả toán quyền lợi ngời bán không đợc bảo đảm 3.2.6.Thanh toán th tín dụng Th tín dụng cam kết ngân hàng đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ đơn vị cung cấp hoàn thành nghĩa vụ quy định văn đợc gọi th tín dụng Phơng thức đợc áp dụng đơn vị mua thờng xuyên vi phạm kỷ luật toán đợc ¸p dơng phỉ biÕn mua b¸n qc tÕ 3.3.Thanh toán hàng đổi hàng Thanh toán hàng đổi hàng sảy bên tham gia quan hệ toán có quan hệ mua bán với bên khách hàng bên ngợc lại Thanh toán đổi hàng diễn theo hợp đồng kinh tế đợc tiến hành thờng xuyên bên II.Vai trò kế toán toán với ngời cung cấp khách hàng 1.Tầm quan trọng quản lý công nợ với ngời cung cấp khách hàng Nh đà trình bày toán đóng vai trò quan trọng trình sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp, trục trặc trình toán ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động sản xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp Trong doanh nghiƯp c¸c nghiệp vụ toán diễn thờng xuyên liên tục, bao gồm toán khoản nợ phải thu khoản nợ phải trả Nợ phải thu khách hàng phận thuộc tài sản doanh nghiệp bị doanh nghiệp khác chiếm dụng hợp pháp (mua chịu) bất hợp pháp( hạn toán mà cha toán) Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thu hồi khoản nợ này, doanh nghiệp phải thờng xuyên đôn đốc kiểm tra việc thu hồi nợ Phải trả ngời bán phận thuộc nguồn vốn doanh nghiệp đợc tài trợ từ doanh nghiệp khác doanh nghiệp có nghĩa vụ phải hoàn trả khoản thời gian định theo thoả thuận Trong điều kiện kinh tÕ níc ta hiƯn ngn vèn tù cã cđa doanh nghiệp hạn chế việc mua bán chịu thúc đẩy trình tiêu thụ hàng hoá Tuy nhiên việc mua bán chịu dẫn đến tợng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn Thu hồi khoản nợ phải thu khách hàng cách hợp lý tạo điều kiện cho việc tiêu thụ tốt hàng hoá đồng thời đảm bảo việc thu hồi vốn để kinh doanh Trả ngời bán hạn làm tăng uy tín doanh nghiệp với việc tiết kiệm khoản chi phí đợc sử dụng vốn ngời bán đa dạng hoá cấu nguồn vốn kinh doanh Duy trì tỷ lệ Nợ phải thu khách hàng/ Nợ phải trả ngời bán cách hợp lý đảm bảo khả toán nhu cầu vốn cho hoạt động sản xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp NÕu tû lƯ nµy cao doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn ảnh hởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Nếu tỷ lệ nhỏ chứng tỏ doanh nghiƯp chiÕm dơng vèn cđa c¸c doanh nghiƯp kh¸c, doanh nghiệp giặp khó khăn việc tiếp tục huy động nguồn vốn Duy trì tỷ lệ nh phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh tiềm lực doanh nghiệp, lợng hàng hoá tồn kho nhiỊu u tè kh¸c 2.NhiƯm vơ cđa kÕ to¸n toán với ngời cung cấp khách hàng +Theo dõi, ghi chép phản ánh cách đầy đủ, xác kịp thời khoản nợ phải thu, phải trả tình hình toán khoản nợ Qua kiểm tra kiểm soát tình hình quản lý sử dụng tài sản sản xuất kinh doanh nhằm phát ngăn chặn tình hình chiếm dụng bị chiếm dụng vốn, tình trạng vi phạm kỷ luật toán +Cung cấp kịp thời thông tin công nợ tình hình toán cho chủ doanh nghiệp quản lý doanh nghiệp làm sở đề định hợp lý sản xuất kinh doanh quản lý tài sản +Theo dõi chi tiết cho đối tợng phải thu, phải trả Với khách hàng có số d nợ lớn có quan hệ thờng xuyên định kỳ kiểm tra đối chiếu khoản nợ đà phát sinh, đà thu hồi số nợ, cần thiết phải yêu cầu khách hàng ký xác nhận nợ +Theo dõi khoản toán ngoại tệ sổ chi tiết ®ång thêi víi viƯc ph¶i quy ®ỉi ra ViƯt Nam Đồng để hạch toán III.Kế toán nghiệp vụ toán với ngời cung cấp khách hàng 1.Thanh toán với ngời cung cấp 1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu Mọi nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hoàn thành phải đợc lập chứng từ để làm sở pháp lý cho số liệu tài khoản, sổ kế toán báo cáo kế toán Chứng từ kế toán phải đợc lập kịp thời, theo nội dung phơng pháp lập Trên sở chứng từ kế toán Bộ tài ban hành theo quy định taị định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 văn sửa đổi, bổ sung kế toán toán công nợ với ngời cung cÊp sư dơng c¸c chøng tõ sau: C¸c chøng tõ phản ánh trình hình thành công nợ + Hoá đơn(GTGT ), hoá đơn bán hàng + Biên bàn giao công trình xây dựng