Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Các giải pháp: Nhu cầu bảo đảm chất lượng phần mềm Kiểm nghiệm phần mềm Các phương pháp và công cụ nâng cao chất lượng phần mềm Hướng đối tượng Hướng chức năng Case......................

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

quản lý

Phan Hữu Trung

4 Xây dựng một hệ thống thông tin

4 Xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả

4 Xây dựng một hệ thống thông tin

5 Các loại hệ thống thông tin

 Phân loại theo chức năng

5 Các loại hệ thống thông tin (tiếp)

 Phân loại theo đặc tính kỹ thuật:

 Hệ thống thông tin tích hợp (Integrated Information System)

Chương 2 Nghiên cứu hiện trạng

 Được tiến hành trong cả 2 giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống

 Lập kế hoạch (xây dựng dự án khả thi)

 Phân tích hệ thống (phân tích hệ thống)

2.1 Mục tiêu và ý nghĩa

 Mục tiêu: Xác định nhu cầu thông tin của tổ chức nhằm phục vụ cho việc xây dựng dự án phát triển hệ thống, làm cơ sở cho việc phân tích và thiết kế hệ thống sau này

 Ý nghĩa:

của việc phân tích và thiết kế

2.2 Quan điểm tiếp cận tổ chức

– Từ mức cao nhất ->mức thấp nhất

– Từ trừu tượng đến cụ thể

– Từ tổng quát đến chi tiết

thuật, trong mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận

– Từ lãnh đạo->trung gian ->cán bộ

– Từ mục tiêu tổ chức ->các lĩnh vực hoạt động->công việc

cụ thể

2.3 Tiến trình khảo sát

 Các giai đoạn khảo sát

 Các bước cần thực hiện trong mỗi giai đoạn khảo sát

Các giai đoạn khảo sát

 Khảo sát sơ bộ

– Mục tiêu: phục vụ hình thành dự án phát triển ht

– Đối tượng: từ lãnh đạo trở xuống

– Kết quả: (sơ đồ chức năng, giải pháp, mục tiêu…)

 Khảo sát chi tiết

– Mục tiêu: thu thập được nh cầu thông tin chi tiết của tổ chức

– Đối tượng: mọi công việc ở mọi vị trí làm việc và các mức quản lý thuộc lĩnh vực nghiên cứu

– Kết quả: liệt kê các chức năng, các công việc cần thực hiện….

2.4 Phương pháp và công cụ sử dụng

 Có 4 phương pháp thường được sử dụng:

 Quan sát gián tiếp

Phương pháp quan sát (tiếp)

 Nội dung thông tin cần thu thập

Phương pháp quan sát (tiếp)

 Hạn chế

Phương pháp phỏng vấn

 Đây là pp hỏi trực tiếp người có liên quan Đây là phương pháp chính, cho nhiều thông tin và có chất lượng cao

 Yếu tố ảnh hưởng chất lượng phỏng vấn:

Phương pháp phỏng vấn (tiếp)

 Tổ chức phỏng vấn

 Cần tiếp xúc sơ bộ, làm quen

 Hẹn gặp và thỏa thuận nội dung, thời gian, địa điểm

 Chuẩn bị trước cho buổi gặp gỡ và làm việc đầu tiên

 Chuẩn bị các câu hỏi

 Dự kiến kết quả

 Nên làm 2 nhóm người

 Sớm hình thành sơ đồ chức năng

Phương pháp phỏng vấn (tiếp)

 Nội dung tập trung

– Người lãnh đạo, quản lý

 Mô hình tổ chức quản lý

 Nhiệm vụ, chức năng, mục tiêu tổ chức, bộ phận

 Mối quan hệ nội bộ

 Vai trò của các bộ phận chính

 Cái mạnh, cái yếu, khó khăn cản trở cần giải quyết

 Ý định, kiến nghị, phương án giải quyết nếu có thể

– Với chỗ làm của nhân viên

 Hoạt động công việc

 Điều kiện làm việc

 Thông tin sử dụng, thông tin tạo ra

 Chu kỳ, tần xuất, thời gian, khối lượng thực hiện

 Quy tắc, thủ tục cần tuân theo

Phương pháp phỏng vấn (tiếp)

 Những hạn chế giao tiếp khi pv

– Ngôn ngữ sử dụng

– Khái niệm không thống nhất

– Trạng thái tinh thần người hỏi và được hỏi

– Định kiến sẵn có

– Sự tin cậy chưa cao, cách xử sự tập thể

 Những lưu ý:

– Cần chú ý nghe, biết im lặng

– Tránh hỏi chuyện nội bộ, cá nhân

– Chú ý quan sát thay đổi kịp thời

– Từng bước thiết lập quan hệ hợp tác

– Câu hỏi tập trung vào lĩnh vực nghiên cứu, ngắn gọn, mở

– Gặp khó khăn khi bị hỏi lại – nên trung thực

Phương pháp điều tra

– Dùng thăm dò dư luận, thông tin đại chúng

– Thường dùng để bổ sung thêm thông tin định hướng tác dụng hạn chế

– Những nội dung cần thăm dò:

 Những khó khăn của tổ chức

 Nguyên nhân có thể có

 Giải pháp xây dựng HTTT là tốt nhất

 Khó khăn khi áp dụng HTTT

– Câu hỏi thăm dò thường ở dạng các khả năng lựa chọn có sẵn

– Chỉ dùng như phương pháp bổ sung, thông tin thu thập hạn chế trong phạm vi hẹp, chỉ cho thông tin định tính

2.5 Các khái niệm sử dụng trong khảo sát

thực hiện ở một phạm vi nào đó (activity – task – action)

chọn

đảm bảo y/c mục tiêu quản lý

 Mô tải chi tiết tài liệu

 Mô tả chi tiết dữ liệu

2.7 Củng cố kết quả khảo sát

 Sau khi phỏng vấn cần xem lại và hoàn thiện tài liệu thu được

 Phát hiện chỗ thiếu sót, chỗ chưa rõ, chuẩn

bị câu hỏi bổ sung

 Hoàn chỉnh sơ đồ phân cấp chức năng

 Tiếp tục phỏng vấn hoặc các biện pháp khác

để hoàn chỉnh tài liệu

2.8 Tổng hợp kết quả khảo sát

Tổng hợp các xử lý

 Tổng hợp kết hợp với tổ chức

của các yếu tố liên quan, trình bày tường minh để người sử dụng xem xét đánh giá và hợp thức hóa

 Tổng hợp tách khỏi tổ chức: làm rõ hoạt động là bất biến trong lĩnh vực

2.8 Tổng hợp kết quả khảo sát (tiếp)

Tổng hợp các dữ liệu

 Liệt kê ra tất cả các dữ liệu có liên quan đến miền khảo sát của tổ chức và sàng lọc để thu được những dữ liệu đầy đủ

 Sàng lọc dữ liệu: liệt kê các thông tin thu được, so sánh, đối chiếu, xem xét sự phù hợp của nó về nội dung

Ví dụ

 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản

lý của phòng khám

phỏng vấn, phân tích dữ liệu, hình thành mô hình phân rã chức năng… )

Chương 3 Các mô hình phân tích chức năng nghiệp vụ

 3.1 Mô hình chức năng nghiệp vụ

 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

 3.3 Ma trận thực thể - chức năng

3.1 Mô hình chức năng nghiệp vụ

(BFD – Bussiness Function Diagram)

 Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống Để phân tích nhu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó biết được các dữ liệu, thông tin gì mà tổ chức sử dụng, tổ chức sử dụng và làm thế nào để có các thông tin cần thiết

Mô hình chức năng nghiệp vụ (tiếp)

 3.1.1 Mô tả mô hình

sơ đồ phân rã có thứ bậc một cách đơn giản các chức năng của miền nghiên cứu (khảo sát).

 Chức năng nghiệp vụ: ở đây được hiểu là các công việc

mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động của nó Khái niệm chức năng ở đây là khái niệm logic, tức là chỉ nói đến tên công việc cần làm và mối quan hệ phân cấp giữa chúng mà không chỉ ra công việc được làm như thế nào, bằng cách nào, ở đâu, khi nào và ai làm

Khái niệm và ký hiệu sử dụng

 Công việc hay chức năng ở đây được hiểu ở

4 mức độ từ tổng hợp đến chi tiết như sau:

Các ký hiệu sử dụng

Tên chức năng

Ý nghĩa của mô hình

sát chi tiết giúp cho việc định hướng hoạt động khảo sát

miền cần nghiên cứu của tổ chức

thống, tránh trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu

của hệ thống sau này

3.1.2 Biểu diễn của mô hình

 Phân rã có thứ bậc các chức năng:

chức năng chi tiết ở mức thấp hơn

mức trên phải là một bộ phận đảm bảo thực hiện chức năng mức trên

trực tiếp phải đảm bảo thực hiện chức năng ở mức trên

3.1.2 Biểu diễn của mô hình (tiếp)

 Sắp xếp các chức năng thuộc các mức:

một hàng

3.1.2 Biểu diễn của mô hình (tiếp)

3.1.2 Biểu diễn của mô hình (tiếp)

– Xác định chức năng được tiền hành ở khâu khảo sát, hoàn thành khi khảo sát xong

– Lập sơ đồ chức năng trên cơ sở trực giác

– Kết hợp phân tích vòng đời đối với hệ thống phức tạp

– Các chức năng được chi tiết trên cơ sở phân rã mỗi chức năng thành các chức năng ở mức thấp hơn Chức năng được xem là ở mức thấp nhất nếu không thể phân rã được nữa

– Sử dụng dữ liệu khảo sát để hoàn chỉnh sơ đồ chức năng: thường đi từ dưới lên

Ví dụ: Sơ đồ chức năng bán hàng

0: Kinh doanh bán hàng

1 Tiếp nhận đơn

hàng

2 Giải quyết khách hàng

3

Xử lý yêu cầu

4 Đóng gửi hàng theo đơn

1.1 Nhận, kiểm tra đơn hàng

1.2 Kiểm tra khách hàng

4.1 Gom hàng theo đơn

4.2 Đóng gói hàng gom 4.3 Giao nhận hàng với khách 1.3

Kiểm tra hàng

Ví dụ: Quản lý trông giữ xe

3.1.3 Dạng công ty của sơ đồ BFD

– Nếu một bộ phận không cần nghiên cứu thì việc phân rã nó

là không cần thiết, có thể dùng các đường nối ngắt quãng

để nối đến chức năng này trong sơ đồ.

3.1.3 Dạng công ty của sơ đồ

BFD(tiếp)

 Một biểu diễn của sơ đồ công ty ở mức gộp

chức năng gộp của các bộ phận Thông thường công ty có rất nhiều bộ phận khác nhau Vì vậy ta

sử dụng sơ đồ phân cấp theo dòng Trong đó các dòng cấp đầu là tên các bộ phận, các dòng mức tiếp theo là các chức năng gộp của các bộ phận

đó (thường sử dụng để phân tích trong ma trận

“thực thể chức năng”

2.3 Quản lý thanh quyết toán 2.4 hạch toán giá thành

2.5 Tổng hợp báo cáo

3 Bộ phận lao động tiền lương

3.1 Quản lý nhân sự

Ví dụ: sơ đồ dạng ct của một ct (tiếp)

Bộ phận quản lý cơ điện

4.1 Lập kế hoạch trang bị, sửa chữa 4.2 Theo dõi tình trạng cơ điện

4.3 Cung cấp giải pháp kỹ thuật 4.4 Tổ chức sửa chữa, thay thế

5 Bộ phận quản lý công nghệ

5.1 Định dạng sản phẩm và chỉ tiểu chất lượng 5.2 Xây dựng và quản lý quá trình công nghệ 5.3 Nghiên cứu thử nghiệm công nghệ

6 Bộ phận quản lý chất lượng

6.1 Kiểm tra thực hiện quy trình 6.2 Kiểm tra chất lượng sản phẩm 6.3 An toàn lao động và vệ sinh công nghiệp

Ví dụ: sơ đồ dạng ct của một ct (tiếp)

7 Bộ phận tiếp thị

7.1 Thu thập thông tin thị trường 7.2 Phân tích và đề xuất chính sách tiêu thụ 7.3 Xây dựng chiến lược sản phẩm

7.4 Tổ chức quảng cáo

8 Bộ phận tiêu thụ

8.1 Tổ chức ký kết hợp đồng 8.2 Tổ chức cung ứng sản phẩm 8.3 Quản lý kho thành phẩm

9 Bộ phận nguyên liệu

9.1 Tổ chức vùng nguyên liệu 9.2 Ký kết hợp đồng mua nguyên liệu 9.3 Quản lý kho nguyên liệu

Ví dụ: sơ đồ dạng ct của một ct (tiếp)

10 Bộ phận hành chính

10.1 Văn thư, tiếp tân 10.2 Quản lý các dịch vụ nội bộ 10.3 Công tác đoàn thể

11 Bộ phận bảo vệ an ninh

11.1 Tổ chức lực lượng, biện pháp an ninh 11.2 Tổ chức huấn luyện và diễn tập

11.3 Tổ chức phòng chữa cháy

3.1.4 Kết luận

tích tiếp

suốt quá trình phân tích

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD-Data Flow Diagram)

 Định nghĩa và ý nghĩa

 Khái niệm và ký hiệu

 Phân mức

 Sơ đồ ngữ cảnh

3.2.1 Định nghĩa và ý nghĩa

theo hoạt động chức năng, nhìn từ trên xuống theo mức độ chi tiết khác nhau Các chức năng liên kết

tả dòng thông tin nghiệp vụ nối kết giữa các chức năng trong một phạm vi được xét

Vai trò (tiếp)

người sử dụng

một tiến trình này sang một tiến trình khác

3.2.2 Khái niệm và ký hiệu

 Tiến trình là một hay vài chức năng

 Tiến trình được chia làm 2 loại:

3.2.2 Khái niệm và ký hiệu (tiếp)

 Luồng dữ liệu: là các dữ liệu đi ra hoặc đi vào một tiến trình, một đối tượng khác

 Mô tả luồng thông tin bằng mũ tên một chiều hay hai chiều, gắn với nó có thể là tên dữ liệu truyền đi, đầu mũi tên chỉ hướng đi của dòng thông tin

Kiểm tra khách hàng

Đơn hàng

Thông tin

về k h sổ khách hàng

3.2.2 Khái niệm và ký hiệu (tiếp)

 Kho dữ liệu: mô tả các dữ liệu được lưu giữ trên một vật mang tin nào đó trong một thời gian nhất định để cho một hoặc nhiều tiến trình hoặc tác nhân có thể truy cập đến nó,

ký hiệu là hình chữ nhật hoặc 2 gạch

 Chỉ mô tả một thực thể có lưu trữ dữ liệu

 Truy cập thông qua mũi tên

Tên kho

3.2.2 Khái niệm và ký hiệu (tiếp)

 Tác nhân trong, tác nhân ngoài: là một người, một nhóm ngươif hay một tổ chức ở bên trong hay ngoài lĩnh vực nghiên cứu, nhưng có quan hệ thông tin với phạm vi nghiên cứu

 Người ta dùng hình vuông để chỉ một tác nhân, bên trong có tên tác nhân

3.2.3 Phân mức

 Sơ đồ luồng dữ liệu mô tả đầy đủ một hệ thống nghiên cứu thường rất phức tạp, vì vậy cần sử dụng kỹ thuật phân rã theo thứ bậc để chia sơ đồ thành một số mức Sơ đồ

ở mức cao nhất (mức o) bao gồm những tiến trình chính của hệ thống

 Tên của sơ đồ là tên của tiến trình con đang triển khai, mỗi một sơ đồ được đánh số thứ tự

3.2.4 Sơ đồ ngữ cảnh

 Trong nhiều trường hợp ta muốn có một cái nhìn tổng thể về quan hệ thông tin của một hoạt động chức năng trong mối quan hệ qua lại về mặt thông tin với các tác nhân liên quan với nó Khi đó sơ đồ luồng dữ liệu có thên khác gọi là sơ đồ ngữ cảnh

 Ví dụ

3.3.1 Mô tả ma trận

– Mỗi cột ứng với một thực thể

– Mỗi dòng ứng với một chức năng

quá gộp

hệ, ngược lại bỏ trống (đôi khi có thể thay đổi x = một số ký hiệu như R (read), C (create)….)

3.3.3 Ví dụ cụ thể

Chương IV Phân tích và thiết kế thông tin nghiệp vụ

 4.1 Tiếp cận thông tin nghiệp vụ

 4.2 Giới thiệu mô hình thực thể quan hệ

 4.3 Các khái niệm và ký hiệu sử dụng

 4.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic và mô hình quan hệ

 4.5 Ví dụ cụ thể

4.1 Tiếp cận thông tin nghiệp vụ

 Các quan điểm tiếp cận

 Mục tiêu phân tích dữ liệu

Các quan điểm tiếp cận

a Tiếp cận định hướng tiến trình

- Chú ý đến xử lý, chức năng là chính

-> nảy sinh vấn đề: Dư thừa dữ liệu, ko tận dụng,

ko sử dụng lại được, phải thay đổi khi chương trình thay đổi, tốn thời gian, công sức

b Tiếp cận định hướng dữ liệu: Tách dữ liệu khỏi các

chức năng để tổ chức độc lập, do vậy có thể tổ chức tối ưu, khai thác hiệu quả, tiết kiệm thời gian,

và ko phụ thuộc vào các ud

c Tiếp cận hương đối tượng

Mục tiêu phân tích dữ liệu

 Xđ các đơn vị thông tin cơ bản cần thiết của

4.2 Giới thiệu về mô hình thực thể

quan hệ

 Vai trò và ý nghĩa của mô hình

cụ để phân tích

 Các thành phần cơ bản của mô hình

4.3 Các khái niệm và ký hiệu sử dụng

 Thực thể

 Thuộc tính

 Mối quan hệ

 Mô hình hóa thuộc tính đa trị

 Mô hình hóa dữ liệu phụ thuộc thời gian

 Tổng quát hóa

 Các quy tắc nghiệp vụ

4.3.2 Thuộc tính

tượng mà ta quan tâm

– Có giá trị là tên của các bản thể, dùng để phân biệt bản thể

– Cho phép nhận biết sự tồn tại của một thực thể

– Thường có chữ “tên”

4.3.2 Thuộc tính (tiếp)

– Giá trị của nó cho phép ta phân biệt các bản thể

– Gồm một hay một số thuộc tính của thực thể

– Có sẵn hoặc được thêm vào, thường được mô tả bằng hình Elipse có gạch chân

– Có thể có nhiều định danh Cách chọn thuộc tính định danh

4.3.3 Các mối quan hệ (tiếp)

quan hệ Có 3 loại:

– Bậc 1 - đệ quy: mối quan hệ giữa các bản thể của cùng một thực thể

– Bậc 2: Giữa 2 bản thể của 2 thực thể khác nhau

– Bậc 3: đồng thời giữa các bản thể của ba thực thể khác nhau

– Trong mối quan hệ, một bản thể có thể có quan hệ với 1 hay nhiều bản thể của một thực thể khác, tương ứng ta có quan hệ 1 – 1, 1 – n, m – n

4.3.3 Các mối quan hệ (tiếp)

 Phức thể: mối quan hệ bậc 3 hay bậc thấp hơn ở dạng nhiều nhiều hay có thuộc tính riêng

 Cần phân biệt mối quan hệ bậc ba không phải tất cả là 1 – n với phức thể

4.3.3 Các mối quan hệ (tiếp)

 Các bản số: là số các bản thể của thực thể tham gia vào quan hệ

 Ba ký hiệu: 0, | và tương ứng với 0, 1, nhiều

 Các cách biểu diễn:

4.3.3 Các mối quan hệ (tiếp)

 Sự phụ thuộc tồn tại: quan hệ bậc hai, bản

số nhỏ nhật một bên là 1

 Mối quan hệ định danh: thuộc thính định danh của con chứa định danh của cha

Ví dụ về quan hệ bậc 1

Ví dụ về quan hệ bậc 3

So tiet Mon hoc