BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG

Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 1 TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÍ TỰ TRỌNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG Giáo viên hƣớng dẫn: Nguyễn Văn Danh. Lớp: 13CD-TP1. Sinh viên thực hiện : Nhóm 11 1. Lại Xuân Lộc 2. Nguyễn Xuân Thiện 3. Vƣơng Nguyễn Tƣờng Lâm 4. Nguyễn Thanh Bình. Năm học: 2014-2015 PHẦN A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Bảng kế hoạch tổng quan I.kế hoạch phỏng vấn Hệ thống: xây dựng chƣơng trình quản lý khách sạn. Ngƣời lập: nhóm 11 ngày 25/09/2014. STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Quản lý nhập hàng Quản lý thông tin về hàng hóa nhập vào 26/9/2014 26/9/2014 2 Quản lý xuất hàng Quản lý các hoạt động xuất hàng 27/9/2014 27/9/2014 3 Báo cáo tổng kết Lập các báo cáo về hàng tồn và hàng đã xuất. 28/9/2014 28/9/2014 4 Quản lý Tồn kho Quản lý các trang thiết bị cần thiết cho việc nhập xuất 29/9/2014 29/9/2014 Người thực hiện: Lại Xuân Lộc Ngƣời đƣợc hỏi: Nguyễn Thanh Chung Ngƣời phỏng vấn: Lại Xuân Lộc Địa chỉ: 96 Đ.11,Phƣờng Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời gian hẹn: 7h20’. ngày 26/9/2014 Thời gian bắt đầu: 7h30’. Thời gian kết thúc: 8h. Đối tƣợng:  Ngƣời quản lý kho Ngƣời đƣợc hỏi là nhân viên nhập kho. Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 2 Chƣơng trình  Giới thiệu.  Tổng quan về dự án.  Tổng quan về phỏng vấn.  Xin phép ghi âm. Chủ đề cập nhập: vấn đề quản lý khnhập hàng hàng. Chủ đề 1:  Câu hỏi 1: Quá trình nhập hàng diễn ra nhƣ thế nào?  Câu hỏi 2: Trên phiếu nhập hàng cần lƣu những gì?  Câu hỏi 3: Các mặt hàng đƣợc phân loại nhƣ thế nào?  Câu hỏi 4: Cần lƣu những gì về thông tin của các hàng hóa – sản phẩm?  Câu hỏi 5: Cần lƣu trữ những gì về nhà cung cấp?  Tổng hợp các thông tin thu thập. Kết thúc phỏng vấn. Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp! Ƣớc lƣợng thời gian.  1 phút.  2 phút.  2 phút.  45 phút. Dự án: xây dựng chƣơng trình quản lý kho Tiểu dự án: quản lý nhập hàng Người thực hiện : Trần Xuân Thiện Ngƣời đƣợc hỏi: Nguyễn Thanh Chung Ngƣời phỏng vấn: Lại Xuân Lộc Địa chỉ: 96 Đ.11,Phƣờng Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời gian hẹn: 7h20’. ngày 26/9/2014 Thời gian bắt đầu: 7h30’. Thời gian kết thúc: 8h. Câu hỏi:  Câu hỏi 1: Quá trình nhập hàng diễn ra nhƣ thế nào?  Câu hỏi 2: Trên phiếu nhập hàng cần lƣu những gì?  Câu hỏi 3: Các mặt hàng đƣợc phân loại nhƣ thế nào?  Câu hỏi 4: Cần lƣu những gì về thông tin của các hàng hóa – sản phẩm?  Câu hỏi 5: Cần lƣu trữ những gì về nhà cung cấp? Trả lời 1: -Trƣớc tiên phải có đơn hàng(số lƣợng,đơn giá,loại hàng).sau đó là thông báo nhận hàng. -Sau khi nhận đƣợc thông báo và đơn đặt hàng thì sẽ nhập hàng đúng thời gian quy định. Trả lời2: -TRên phiếu nhập thì cần có mã sản phẩm,tên sản phẩm,ngày nhập sản phẩm,số lƣợng,đơn giá. Trả lời 3: -Các mặt hàng đƣợc phân loại theo từng mã loại sản phẩm,đồng thời một số mặt hàng phân loại theo đơn giá bán. Trả lời 4: -Các hàng hóa thì cần lƣu đã nhập loại hàng nào?mã sp là gi?số lƣợng đã nhập là bao nhiêu?ngyaf nhập hàng là ngày nào? Trả lời 4: Đối với nhà cung cấp thì cần lƣu lại mã nhà cung cấp,tên sản phẩm và mã sản phẩm của nhà cung cấp đó. Dự kiến tổng cộng 50 phút. Nhận xét: Ngƣời đƣợc hỏi: Lê Đức Toàn Ngƣời phỏng vấn: Trần Xuân Thiện Địa chỉ: 96 Đ.11,Phƣờng Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn: 15h, Ngày 27/9/2014. Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’. Thời Điểm Kết Thúc: 17h. Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 3 Ngƣời đƣợc hỏi: Lê Đức Toàn Ngƣời phỏng vấn: Trần Xuân Thiện 15h, Ngày 23/9/2014 Chủ đề 1:  Câu hỏi 1: khi nào đƣợc phép xuất kho?  Câu hỏi 2: Khi xuất kho phát hiện hàng lỗi,hàng kém chất lƣợng thì xử lí thế nào? Chủ đề 2:  Câu hỏi 1: hàng tồn kho sẽ xử lí ra sao?  Câu hỏi 2: khi xuất hàng mà đơn đặt hàng bị trả lại thì phải làm thế nào? Trả lời 1: -hàng sẽ đƣợc xuất kho khi nhận đƣợc đơn hàng từ khách hàng,từ đơn hàng thì sẽ xuất đúng số lƣợng và mặt hàng cần thiết. Trả lời 2: -Khi xuất kho mà phát hiện sai phạm lập tức thông báo bộ phận nhận hàng để xác minh hàng lỗi là vì sao? Thay thế những sản phẩm lõi để kịp thời giao hàng đồng thời lập báo cáo. Trả lời 1 : -Hàng tồn kho sẽ đƣợc lập danh sách và thanh lí khi gần hết hạn. đối với những mặt hàng đƣợc phép hoàn trả khi hết hạn thì lập báo cáo và trả hàng. Trả lời 2: Khi xuất hàng mà hóa đơn bị trả lại thì lập tức không xuất hàng,lập báo cáo để xác minh,đòng thời cất hàng vào kho. ĐốiTƣợng:  Trƣởng kho  Ngƣời đƣợc hỏi là nhân viên xuất kho Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm Chủ đề cập nhật: Quản lý các hoạt động xuất hàng Chủ đề 1: 1.Khi xuất kho cần có những giấy tờ hóa đơn nào? Các mặt hàng trong kho được sắp xếp ra sao? Muốn xuất hàng thì cần có những thông tin gì? Trường hợp xuất kho có những sản phẩm có bảo hành thì sẽ xử lý ra sao?  Câu hỏi 1: khi nào đƣợc phép xuất kho?  Câu hỏi 2: Khi xuất kho phát hiện hàng lỗi,hàng kém chất lƣợng thì xử lí thế nào? Chủ đề 2:  Câu hỏi 1: hàng tồn kho sẽ xử lí ra sao?  Câu hỏi 2: khi xuất hàng mà đơn đặt hàng bị trả lại thì phải làm thế nào? Tổng hợp các thông tin thu thập. Kết thúc phỏng vấn. Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp! Ước lượng thời gian o 1 phút o 3 phút o 2 phút 1.khi xuất kho cần có phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng và hợp đồng mua bán sản phẩm. 2.Các mặt hàng trong kho sẽ đƣợc sắp xếp theo khu vực và nguồn gốc của sản phẩm. 3.muốn xuất kho thì cần có thông tin của khách hàng, địa điểm nhận hàng và phƣơng tiện giao hàng 4.viết giấy bảo hành cho khách hàng nếu sản phẩm có bảo hành 25 phút o 15 phút Dự kiến tổng cộng: 46 phút Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý kho Tiểu dự án: Quản lý xuất hàng Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 4 Nhận xét: Người thực hiện: Vương Nguyễn Tường Lâm Ngƣời đƣợc hỏi: Trần Ngọc Thủy Ngƣời phỏng vấn: Vƣơng Nguyễn Tƣờng Lâm Địa chỉ: 96 Đ.11,Phƣờng Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn: 15h, Ngày 28/9/2014. Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’. Thời Điểm Kết Thúc: 17h. ĐốiTƣợng:  Kiểm Toán Kho Ngƣời đƣợc hỏi là nhân viên viết báo cáo. Chương trình  Giới thiệu.  Tổng quan về dự án.  Tổng quan về phỏng vấn.  Xin phép ghi âm. Chủ đề cập nhập: báo cáo. Chủ đề 1:  Câu hỏi 1: Anh (chị ) có thể cho biết nội dung của một bản báo cáo gồm những gì?  Câu hỏi 2: Khi nào thì cần viết báo cáo và báo cáo lỗi thì phải xử lý nhƣ thế nào?  Câu hỏi 3: Có các loại phiếu báo cáo nào? Ước lượng thời gian  1 phút  3 phút  2 phút  60 phút Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý khách hàng. Tiểu dự án: Quản lý thông tin khách hàng. Ngƣời đƣợc hỏi: Trần Ngọc Thủy Ngƣời phỏng vấn: Vƣơng Nguyễn Tƣờng Lâm Địa chỉ: 96 Đ.11,Phƣờng Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn: 15h, Ngày 28/9/2014. Thời Điểm Bắt Đầu: 15h30’. Thời Điểm Kết Thúc: 17h. Chủ đề 1:  Câu hỏi 1: Anh (chị ) có thể cho biết nội dung của một bản báo cáo gồm những gì ?  Câu hỏi 2 : Khi nào thì cần viết báo cáo và báo cáo lỗi thì phải xử lý nhƣ thế nào? Trả lời 1 :  Trong đó mỗi phiếu cần có đầy đủ các thông tin gồm: o Ngày tháng lập phiếu o Tên ngƣời lập phiếu o Tên vật tƣ o Mã vật tƣ o Số lƣợng o Đơn giá o … Trả lời 2:  Khi cần nhập kho hoặc xuất kho, khi đơn đặt hàng bị gửi trả. Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 5 Người thưc hiện: Nguyễn Thanh Bình Ngƣời đƣợc hỏi: Nguyễn Ngọc Huyền Ngƣời phỏng vấn: Nguyễn Thanh Bình Địa chỉ: 96 Đ.11,Phƣờng Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn:13h30’, Ngày 29/09/2014 Thời Điểm Bắt Đầu: 13h40’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h30’ Đối Tƣợng:  Ngƣời Quản Lí Thiết bị  Ngƣời Đƣợc Hỏi: Nhân viên kĩ thuật Chƣơng Trình:  Giới Thiệu  Tổng Quản Vể Dự Án  Tổng Quan Về Phỏng Vấn  Xin Phép Ghi Âm Chủ Để Cập Nhật: Vấn Để Quản Lí tồn kho Chủ Để 1:  Câu 1: hàng tồn kho cần lƣu lại những thông tin gì?  Câu 2: Những hàng tồn kho lâu ngày thì phải xử lí nhƣ thế nào?  Câu 3: Cần lƣu trữ thong tin gì về việc thanh lí hàng tồn? Kết Thúc Phỏng Vấn. Xin Cảm Ơn Các Thông Tin Mà Anh Đã Cung Cấp. Ƣớc Lƣợng Thời Gian:  2 Phút  2 Phút  3 Phút  20 Phút Ngƣời Đƣợc Hỏi: Nguyễn Ngọc Huyền Ngƣời Phỏng Vấn: Nguyễn Thanh Bình Địa chỉ: 96 Đ.11,Phƣờng Linh Xuân,Quận Thủ Đức Thời Gian Hẹn:13h30’, Ngày 29/09/2014 Thời Điểm Bắt Đầu: 13h40’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h30’ Chủ Để 1:  Câu 1: hàng tồn kho cần lƣu lại những thông tin gì?  Câu 2: Những hàng tồn kho lâu ngày thì phải xử lí nhƣ thế nào?  Câu 3: Cần lƣu trữ thong tin gì về việc thanh lí hàng tồn? Trả Lời: Hàng tồ kho vẫn phải lƣu lại những thông tin chính nhƣ mã sản phẩm tên sản phẩm,số lƣợng hàng tồn,dơn giá,ngày nhạp kho,số ngày tồ kho. Trả Lời: Những hàng tồ kho lâu ngày thì thanh lí với giá rẻ,để hủy các thông tin lƣu trữ không cầ thiết,đòng thời nhập hàng mới. Trả Lời: lƣu lại ngày thanh lí,số lƣợng giá bán,mã hang đã đƣợc hoàn tất thanh lí  Câu hỏi 3: Có các loại phiếu báo cáo nào?  Viết báo cáo hàng ngày hàng tuần về số lƣợng nhập hàng và xuất hàng, thống kê hàng tồn. Viết báo cáo theo quý, năm để tính toán các khoản chi và thu.  Khi báo cáo lỗi lập tức hủy bản báo cáo đó, đồng thời lập báo cáo sai phạm. Trả lời 3:  Báo cáo có rất nhiều mẫu, ví dụ nhƣ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu báo cáo hàng tồn, Phiếu xuất nhập theo kỳ, Báo cáo xuất nhập tồn, … Dự kiến tổng cộng 50 phút. Nhận xét: Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 6 Nhận xét: II. Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu 1. Mô tả hệ thống: 1.1 Nhập hàng: -Sau mỗi lần nhận hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng vào sổ chi tiết hàng hóa để tiện theo dõi. Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lí. Ban quản lí sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng đƣợc mua về kho,bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lƣợng và chất lƣợng của hàng về có đúng yêu cầu mua hàng không. Sau khi kiểm tra xong số lƣơng và chất lƣơng của đã đảm bảo thì sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho,trên phiếu nhập kho ghi rõ mã hàng,tên hàng,só lƣơng nhập,đơn giá,và ngày nhập kho. Những hoàng hóa không đáp ứng đƣợc yêu cầu thi sẽ đƣợc giao lại cho bộ phận mua hàng đẻ trả lại nhà cung cấp,cùng với biên bản kiểm nghiêm hàng hóa ghi rõ tên sản phẩm,mã sản phẩm,số lƣợng sản phẩm không đạt yêu cầu đó. 1.2 Quản lí xuất: -Bộ phận bán hàng sẽ nhận đơn hàng mua hàng từ khách hàng. Khách hàng có thể mua lẻ hoặc sỉ. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu và gửi đến bộ phận kho. Bộ phận này kiểm lƣợng hàng trong kho hàng,sau đó gƣr mã hàng cho bộ phận bán hàng. Nếu đủ sẽ viết hóa đơn ggofm tên sản phẩm,mã sản phẩm,ssos lƣợng,đơn giá cho khách hàng. Khách hàng sẽ nhận đơn hàng và gửi cho bộ phạn bộ phận xuất kho,bộ phận xuất kho sẽ đối chiếu hóa đơn,lấy hàng cho khách và lập phiếu xuất kho(mã sản phẩm,tên sản phẩm,số lƣợng,đơn giá,ngày xuất,thông tin khách hàng). Phiếu xuất kho sẽ đƣợc sao làm 2 bản,1 bản cho khách hàng và 1 bản đẻ lƣu trữ. 1.3 Quản lí hàng tồn: -Việc quản lí hàng tồn kho diễn ra ngay trong quá trình nhập và xuất hàng.Hàng hóa đƣợc thực hiện qua máy tính khi phát sinh nhập hay xuất hàng.đòng thời hàng hóa sẽ đƣợc lƣu lại kho trong trƣờng hợp hóa đơn đạt hàng bị hủy bỏ. 1 4 Báo cáo thống kê: -Việc lập báo cáo và thóng kê diễn ra hàng ngày với việc thao tác trên máy tính. Mooic ngày đều phải lập các thống kê về mã hàng,đơn hàng,số lƣợng hàng nhập về cũng nhƣ xuất đi,và những báo cáo này phải đƣợc lƣu trữ để xử dụng đối chiếu khi cần thiết. 2. Biểu mẫu: 2.1. phiếu nhập Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 7 2.2 Phiếu Xuất hàng Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 8 3. Sơ đồ PFD Quản lí kho hàng Quản lí xuất kho Nhận và kiểm tra hóa đơn bán hàng Lập phiếu xuất kho Vào sổ chi tiết hàng hóa Quản lí hàng tồn KIểm tra mã hàng Lập phiếu hàng tồn Vào sổ lưu kho Báo cáo thống kê Kiểm kê hàng hóa Báo cáo doanh thu Điều chỉnh chênh lệch nhập – xuất Quản lí nhập kho Nhận và kiểm tra hàng hóa Lập phiếu nhập kho Vào sổ chi tiết hàng hóa Lưu trữ kết quả Sinh viên thực hiện : nhóm 11 – lớp 13cd-tp2 Page 9 . Page 1 TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÍ TỰ TRỌNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG Giáo viên hƣớng dẫn: Nguyễn Văn Danh. Lớp:. 1 Quản lý nhập hàng Quản lý thông tin về hàng hóa nhập vào 26/9/2014 26/9/2014 2 Quản lý xuất hàng Quản lý các hoạt động xuất hàng 27/9/2014 27/9/2014 3 Báo cáo tổng kết Lập. Quản lí kho hàng Quản lí xuất kho Nhận và kiểm tra hóa đơn bán hàng Lập phiếu xuất kho Vào sổ chi tiết hàng hóa Quản lí hàng tồn KIểm tra mã hàng Lập phiếu hàng tồn Vào sổ lưu kho