tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 11 tính công

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 11 Tính công Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Phân bổ lịch làm việc cho nhân viên  Áp dụng quy trình chứng từ cho phiếu phân bổ nhân viên vào nhóm làm việc  Lựa chọn nhân viên tính công theo phòng ban, chỉ định, toàn công ty, hoặc chi nhánh.  Trích lọc dữ liệu công (filter) theo nhu cầu quản lý và xuất kết quả thành các định dạng file khác nhau.  Truy xuất báo cáo công: chi tiết theo nhân viên, tổng hợp theo điều kiện, tổng hợp theo phân loại công.  Thay đổi đơn vị hiển thị số liệu công (ngày, giờ, phút, giây).  Làm tròn số liệu công theo quy tắc mong muốn trong công ty.  Truy xuất số liệu thời gian nhân viên đi công tác.  Báo cáo bảng chấm công tháng theo nhân viên.  Báo cáo bảng chấm công tháng theo bộ phận.  Báo cáo bảng chấm công tháng theo chi nhánh.  Báo cáo bảng chấm công tháng toàn tổng công ty.  Khóa sổ công. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 Sơ lƣợc khái niệm Tính Công Tính Công là một phần quan trọng trong phần mềm quản lý Nhân Sự. Là phần giao tiếp giữa nghĩa vụ sản xuất và tiền công, lương được hưởng. Có 05 hình thức tính công trong eTimeGold Hình thức 1: Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc Lưu đồ tiến trình tính công. Hình thức 2: Tính Công & ca kíp chuẩn Lưu đồ tiến trình tính công. Hình thức 3: Tính Công & ca kíp phân bổ theo ngày (manual ca kíp) GHI CHÚ: Phân công lịch làm việc từng ngày để hệ thống làm căn cứ tính toán số liệu công làm việc. GHI CHÚ: Có phân công giờ làm việc theo nhóm cụ thể. Hệ thống căn cứ vào log giờ trên máy chấm công và nhóm làm việc để tính toán dữ liệu công. GHI CHÚ: Phần mềm tự động nhận diện ca làm việc và tính toán số liệu căn cứ theo log giờ nhân viên đã thực hiện chấm công trên máy chấm công (thẻ từ hoặc vân tay). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 Lưu đồ tiến trình tính công. Hình thức 4: Tính Công & ca kíp nâng cao (advance ca kíp) Lưu đồ tiến trình tính công. Hình thức 5: Tính Công & log giờ tự do Lưu đồ tiến trình tính công. GHI CHÚ: Hình thức tính công này thích hợp cho các doanh nghiệp chỉ căn cứ vào giờ đầu và giờ cuối để tính khoảng thời gian làm việc, không theo phân công ca làm việc. GHI CHÚ: Hoạch định kế hoạch làm việc cho từng phòng ban, chi nhánh để làm căn cứ tính toán số liệu công. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Hình thức tính công và tự động nhận diện ca làm việc Đối với những doanh nghiệp lựa chọn hình thức tính công này thì Người dùng chỉ cần khởi tạo giờ làm việc ở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] và sau đó thực hiện [Tính Công]. Hƣớng dẫn thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện tính công cho toàn bộ nhân viên trong công ty từ ngày đầu tháng 2.2012 đến ngày cuối tháng 2.2012 theo hình thức Tính Công & Tự động nhận diện ca làm việc. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Công]. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Xem tài liệu chương 6 để hiểu cách khởi tạo giờ làm việc . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 2. Chọn nút [Chọn NV], màn hình hiển thị form danh sách nhân viên cho người dùng chọn lựa. a. Check chọn ở ô trên cùng (gần cột [Mã AC]) để chọn toàn bộ nhân viên tham gia vào quá trình tính công. b. Click nút [Thực Hiện]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 Người dùng có thể lựa chọn nhân viên tính công theo nhu cầu thực tế. Chọn nhân viên trực tiếp Chọn nhân viên theo phòng ban (bộ phận) Chọn nhân viên theo chi nhánh Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 3. Tại cột [Năm], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2012”. 4. Tại cột [Tháng], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2”. 5. Tại cột [Ngày]: a. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ nhất, chọn “1”. b. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ hai, chọn “31”. 6. Click nút [Tính], click nút [OK] để thực hiện quá trình tính công. Hình minh họa: : Hệ thống đang thực hiện quá trình Tính Công  Hệ thống chạy đến 100% thì hoàn tất quá trình tính công. GHI CHÚ: Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ nhất > ô thứ 2 thì hệ thống sẽ tính sang tháng kế tiếp  Khi Người dùng chọn ngày “31” thì phần mềm sẽ tự động hiểu tính công đến ngày cuối tháng. (Trường hợp đang thực hành hệ thống sẽ tính đến 29.02.2012). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 7. Thực hiện kiểm tra kết quả công. 8. Tại nút [Tiện ích], Click vào biểu tượng , chọn nút [SAVE DATABASE] và click nút [OK] để thực hiện lưu trữ kết quả tính công sử dụng cho quy trình kế tiếp. Hoàn tất quá trình tính công.  Người dùng thực hiện thao tác này sau khi đã chắc chắn về kết quả công cuối cùng.  Xem phần III – mục A của chương 11 này để tìm hiểu các thao tác hỗ trợ quá tình kiểm công. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 II. Upload dữ liệu log giờ chấm công Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng phân hệ liên kết phần cứng, không sử dụng tiện ích tải log thẻ trực tiếp từ máy chấm công, khi đó tiện ích Upload dữ liệu thẻ sẽ hỗ trợ người dùng đưa log giờ chấm công của nhân viên vào quá trình tính toán dữ liệu công. Hƣớng dẫn thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện upload dữ liệu log giờ tháng 01.2012 của nhân viên có Mã AC=5, dữ liệu log giờ lấy từ file excel. 1. Kiểm tra file excel chứa log thẻ. 2. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Công]. 3. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tượng , chọn nút [Upload dữ liệu thẻ], màn hình hiển thị form cho người dùng thực hiện thao tác upload dữ liệu log giờ chấm công. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.  Gồm 2 cột: cột thứ nhất chứa Mã AC và cột thứ hai chứa Log giờ chấm công.  Cột log giờ chấm công định dạng dd/MM/yyyy HH:mm (22/01/2012 19:21). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 4. Click nút [Browse] và chỉ đường dẫn đến thư mục C:\Template. 5. Click chọn file excel “web_LogATT.xls”, click nút [Open]. 6. Click nút [Thực Hiện], hệ thống bắt đầu thực hiện upload dữ liệu log giờ chấm công. 7. Sau khi xuất hiện thông báo “Upload thành công”, click nút [Đóng] để tắt form và hoàn thành quá trình upload log giờ chấm công. Ý nghĩa các nút chức năng Nút Mô tả Mở thư mục để chọn file. Xóa file đã chọn. Thực thi upload dữ liệu chấm công Đóng form upload dữ liệu chấm công  Tên file “web_LogATT” là do người dùng chỉ định.  Có thể dùng tên lưu trữ khác (vd: Logcc)  Thư mục C:\Template là thư mục lưu trữ file do người dùng chỉ định.  Có thể bố trí nơi lưu trữ khác (vd: D:\eTimeGold\MauBieu) [...]... Pages | 11 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ III Xem kết quả công Trong quá trình kiểm công, những tiện ích trích lọc, sắp xếp dữ liệu cũng như việc thống kê kết quả công chi tiết, tổng hợp sẽ hỗ trợ người dùng quản lý số liệu công của nhân viên Hình minh họa: Màn hình hiển thị sau khi hệ thống thực thi xong Tính Công Trích lọc dữ liệu công Các lưới dữ liệu công. .. vị tính mặc định: giờ GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 6 về chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] và [Khởi Tạo Loại Phụ Cấp Thời Gian] Tham khảo tài liệu chương 8 về chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ IV Truy xuất dữ liệu công Hệ thống hỗ trợ người dùng xuất dữ liệu công. . .Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Kiểm tra kết quả sau khi upload log giờ chấm công Nội dung thực hành: Thực hiện tinh công tháng 1.2012 cho nhân viên Mã AC=5 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Công] Hình minh họa: : Kết quả Tính Công trước khi upload dữ liệu log giờ chấm công 2 Chọn nút [Chọn NV], màn hình hiển... Làm], click chuột vào biểu tượng , chọn dòng dữ liệu “Shift 3” | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ b Kết quả hiển thị sau khi lọc theo điều kiện [Tên Giờ Làm] = “Shift 3” Sắp xếp dữ liệu Các lưới dữ liệu công đều cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu... 20 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Truy xuất bảng công trong tháng Nội dung thực hành: Hiển thị bảng công trong tháng 1.2012 của các nhân viên có Mã AC là 12, 13, 14 (sử dụng trình duyệt Mozila FireFox) GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu về trình duyệt 1 Thực hiện tính công tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=12, 13, 14  Xem phần I – mục A của chương. .. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu 3 Click nút [Xóa] và click nút [OK] để hoàn tất thao tác xóa | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 35 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ VII Nhập liệu phiếu đổi lịch làm việc và hiệu lực [Ca Kíp... dữ liệu có cột [Mã AC]=5 b Click nút [Thực Hiện] Hệ thống sẽ ghi nhớ màn hình tính công lần sau cùng nhất Vì vậy khi đăng nhập hệ thống theo User đã sử dụng thực hiên tính công, mở chức năng [Tính Công] người dùng sẽ thấy hiển thị hiện trạng và kết quả tính công lần liền kề trước Lựa chọn nhân viên tính công trong trƣờng hợp hệ thống có ghi nhớ màn hình tính công lần sau cùng: tại chức năng [Tính Công] ... trích lọc dữ liệu GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu Nội dung thực hành: Lọc dữ liệu công chi tiết tháng 1.2012 của nhân viên Mã AC=5 với điều kiện lọc là [Tên Giờ Làm]=”Shift 3” 1 Thực hiện tính công tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5  Xem phần I – mục A của chương 11 này để thực hiện tính công 2 Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả công chi tiết:... Pages | 34 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Cách 03: xóa lịch làm việc đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa lịch làm của Nhóm Sản Xuất Xƣởng A khỏi danh sách lịch làm việc đã khai báo 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân... www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Hình minh họa: Bảng công tổng hợp sau khi thực hiện sắp xếp Xem dữ liệu của nhiều nhân viên cùng lúc Nội dung thực hành: Xem dữ liệu công chi tiết từ ngày 4.1.2012 đến ngày 7.1.2012 của nhân viên có Mã AC là 5, 13, 36 1 Thực hiện tính công tháng từ ngày 4 đến ngày 7 của tháng 1.2012 . máy tính của người dùng.  Xem phần I – mục A của chương 11 này để thực hiện tính công. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu về trình duyệt. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold. đang có trên lưới dữ liệu tính công. Hình minh họa: : Kết quả Tính Công trước khi upload dữ liệu log giờ chấm công Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng. Xem phần I – mục A của chương 11 này để thực hiện tính công. Hình minh họa: Bảng công tổng hợp sau khi thực hiện sắp xếp Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình