Hướng dẫn Lập Kế hoạch Duy trì Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ Quản lý Kinh doanh Liên tục Vùng

Hướng dẫn Lập Kế hoạch Duy trì Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ Quản lý Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Dự thảo lần Tháng năm 2015 TRUNG TÂM AHA Cơ quan Hợp tác Quốc tế Nhật Bản Tập đoàn Quốc tế OYO Viện Nghiên cứu Mitsubishi Công ty TNHH Kỹ thuật Quốc tế CTI Mục lục Mục lục I Tìm hiểu Quản lý Kinh doanh Liên tục (QLKDLT) Vùng Giới thiệu II 1.1 Tính cấp thiết QLKDLT Vùng 1.2 Mục đích phạm vi Cẩm nang Hướng dẫn 1.3 Hướng dẫn sử dụng Cẩm nang QLKDLT Vùng 2.1 Khái niệm QLKDLT Vùng 2.2 Lồng ghép QLKDLT Vùng với phương thức tiếp cận bạn 2.3 Các bên liên quan QLKDLT Vùng 10 2.4 Cách thức triển khai QLKDLT Vùng 12 2.5 Lợi ích QLKDLT Vùng 13 Quy trình QLKDLT Vùng [Giai đoạn 1] Tìm hiểu Khu vực 15 3.1 Khu vực gì? 15 3.2 Nhận biết Bên liên quan 16 3.3 Tìm hiểu khu vực 17 3.4 Đánh giá hiểm họa rủi ro 21 [Giai đoạn 2] Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng 28 4.1 Xây dựng kịch thiên tai 29 4.2 Phân tích tác động riêng lẻ (Individual BIA) 31 4.3 Phân tích tác động vùng (Area BIA) 33 4.4 Xác định trở ngại khu vực 34 4.5 Xác định mục tiêu trì kinh doanh liên tục vùng 37 4.6 Xây dựng kế hoạch hành động nhằm cải thiện trạng 38 [Giai đoạn 3] Xây dựng KHKDLT Vùng 43 5.1 Xây dựng KHKDLT Vùng 43 5.2 Nội dung KHKDLT Vùng 44 i Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần [Giai đoạn 4] Triển khai Đánh giá 46 6.1 Triển khai 46 6.2 Đánh giá 48 [Giai đoạn 5] Hoàn thiện QLKDLT Vùng 49 7.1 Hoàn thiện QLKDLT Vùng 49 7.2 Lập tư liệu q trình hồn thiện 50 ii I Tìm hiểu Quản lý Kinh doanh Liên tục (QLKDLT) Vùng Giới thiệu Giới thiệu 1.1 Tính cấp thiết QLKDLT Vùng Quản lý Kinh doanh Liên tục Vùng (QLKDLT Vùng) phương thức tiếp cận mang tính phối hợp bên có nhu cầu nâng cao lực trì và/hoặc phục hồi sớm hoạt động sản xuất kinh doanh khu vực tình khẩn cấp thiên tai có ảnh hưởng đến toàn khu vực xảy Các bạn bên liên quan khu vực, cho dù bạn từ khu vực công hay tư, bạn nên tham gia vào QLKDLT Vùng nhằm chia sẻ thông tin rủi ro thiên tai, vấn đề khó khăn khu vực phương pháp giải khó khăn nhằm trì khôi phục sớm hoạt động sản xuất kinh doanh khu vực Bạn cần xác định trách nhiệm bạn phương thức tiếp cận mang tính phối hợp QLKDLT Vùng mang lại lợi ích cho tổ chức bạn Nó hỗ trợ khuyến khích bạn khởi đầu và/hoặc thúc đẩy phương thức tiếp cận tổ chức bạn Quản lý Kinh doanh Liên tục (QLKDLT) quản lý rủi ro thiên tai nhằm nâng cao khả trì và/hoặc phục hồi sớm hoạt động sản xuất kinh doanh bạn Trận Đại Động đất Sóng thần Đơng Nhật Bản trận Lũ lụt Sông Chao Phraya Thái Lan xảy vào năm 2011 cho thấy tính rủi ro cao việc gián đoạn kinh doanh Những thảm họa không gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp tư nhân khu vực mà đòn giáng mạnh vào kinh tế quốc gia, khu vực giới Điều nhắc nhở rằng, trường hợp thiên tai xảy phạm vi lớn, tổ chức gặp phải hạn chế việc ứng phó thiên tai khơng có phương thức tiếp cận mang tính phối hợp bên liên quan khu vực cơng tư khu vực Cho dù có cố gắng nỗ lực tổ chức đến đâu nữa, phải vật lộn để trì hoạt động kinh doanh chủ yếu thiệt hại sở hạ tầng giao thông, thiếu hụt nguồn cung thiết yếu điện, nước, thông tin liên lạc gián đoạn chuỗi cung ứng Trong tình này, cách tiếp cận mạng tính phối hợp mới, QLKDLT Vùng, đề xuất nhằm nâng cao khả phục hồi doanh nghiệp bạn doanh nghiệp khu vực nói chung QLKDLT Vùng cung cấp tảng hiểu biết chung khó khăn khu vực thiên tai xảy ra, tập hợp nỗ lực doanh nghiệp khu vực hướng doanh nghiệp tới mục tiêu chung Việc tham gia QLKDLT Vùng có tác động tích cực đến doanh nghiệp Những nỗ lực bạn lồng ghép mang lại hiệu cao nâng cao khả phục hồi doanh nghiệp khu vực hay kinh tế địa phương Bạn có lợi thu hút đầu tư từ nước sở nguồn đầu tư nước Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần 1.2 Mục đích phạm vi Cẩm nang Hướng dẫn Mục đích Cẩm nang hướng dẫn tài liệu tham khảo giúp bạn khởi động thực QLKDLT Vùng khu vực Cẩm nang cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết bước tuân theo hợp phần chu trình QLKDLT Vùng thể Hình 1.1 Năm hợp phần bao gồm “Tìm hiểu Khu vực”, “Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng”, “Phát triển KHKDLT Vùng”, “ Thực Đánh giá”, “Hoàn thiện QLKDLT Vùng” Phạm vi Cẩm nang Hướng dẫn Cẩm nang hướng dẫn thiết kế dành cho quan, doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao khả phục hồi hoạt động sản xuất kinh doanh khu vực thiên tai xảy tiếp cận với khái niệm QLKDLT Vùng Cơ quan bạn dạng tổ chức thuộc khu vực công, khu vực tư nhân, nghiên cứu cộng đồng dân sinh ①Tìm hiểu Khu vực ⑤Hồn thiện QLKDLT Vùng ④Thực Đánh giá ②Xác định chiến lược QLKDLT Vùng Chu trình QLKDLT Vùng ③Phát triển KHKDLT Vùng Hình 1.1 Chu trình Quản lý Kinh doanh liên tục Vùng (QLKDLT Vùng) Bạn áp dụng phương thức tiếp cận QLKDLT Vùng mô tả cẩm nang hướng dẫn cho đối tượng từ khu công nghiệp (KCN) riêng lẻ đến cụm công nghiệp tập trung thuộc phạm vi nhiều đơn vị hành Mặc dù phương thức xây dựng thơng qua nghiên cứu thí điểm lũ lụt, bão, nước dâng bão, động đất, sóng thần núi lửa, hiểm họa gây tác động nghiêm trọng tới khu vực rộng lớn, cẩm nang áp dụng cho tất loại hình thiên tai bạn phải đối mặt Giới thiệu khu vực Đây ấn cẩm nang xây dựng dựa kinh nghiệm từ nghiên cứu thực ba khu vực thí điểm ba quốc gia khu vực ASEAN Indonesia, Philipin Việt Nam Cẩm nang cần cập nhật có thêm thơng tin học kinh nghiệm rút qua trình triển khai QLKDLT Vùng mà bạn thực khu vực bạn 1.3 Hướng dẫn sử dụng Cẩm nang Cẩm nang hướng dẫn bao gồm phần nội dung phần nội dung bổ trợ Phần nội dung hướng dẫn chi tiết bước quy trình thực QLKDLT Vùng Phần nội dung bổ trợ bao gồm bốn tài liệu cơng cụ Phần nội dung gồm Phần I, “Tìm hiểu QLKDLT Vùng” với hai Chương 2, Phần II “Quy trình thực QLKDLT Vùng” với Chương từ đến Phần I, gồm Chương Chương 2, giải thích rõ QLKDLT Vùng Phần II, gồm Chương từ đến 7, cung cấp cho bạn hướng dẫn cách thức bắt đầu thực QLKDLT Vùng khu vực bạn Chương Phần I phần giới thiệu cẩm nang này: giới thiệu QLKDLT Vùng; miêu tả tính cấp thiết QLKDLT Vùng; xác định mục đích phạm vi cẩm nang hướng dẫn đồng thời đưa dẫn cách sử dụng cẩm nang Chương giải thích cụ thể QLKDLT Vùng; bao gồm định nghĩa QLKDLT Vùng đặc tính trội; khuyến nghị cách thức lồng ghép QLKDLT Vùng với phương thức tiếp cận bạn QLKDLT giảm thiểu rủi ro thiên tai; bên liên quan QLKDLTV Vùng, gợi ý cách thực QLKDLT Vùng; lợi ích QLKDLT Vùng Phần II, Chương đến Chương cung cấp cho bạn hướng dẫn cụ thể bước thơng qua năm nhân tố hình thành chu trình QLKDLT Vùng; “Tìm hiểu Khu vực”, “Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng”, “Phát triển KHKDLT Vùng”, “Thực Đánh giá” “Hoàn thiện QLKDLT Vùng” Ba phụ lục “Giải thích thuật ngữ”, “Quy trình phát triển KHKDLT Vùng” “Tài liệu tham khảo” “Quy trình Phát triển KHKDLT Vùng” miêu tả quy trình thực nghiên cứu thí điểm quốc gia thí điểm Indonesia, Philipin Việt Nam Các định dạng mẫu sử dụng nghiên cứu thí điểm cung cấp Các tài liệu bổ trợ “Các KHKDLT Vùng chuẩn bị cho Khu vực Thí điểm”, “Phương pháp luận Đánh giá Hiểm họa/Được sử dụng Nghiên cứu Thí điểm”, “Bài học Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần rút từ thảm họa thiên tai lớn” “Minh họa Báo cáo kinh nghiệm” Những tài liệu sử dụng làm tài liệu tham khảo bạn bắt đầu thực QLKDLTV khu vực Các giai đoạn tương ứng chu trình QLKDLT Vùng nêu Hình 1.2 Ngồi ra, có hai loại tài liệu sẵn có khác dành cho bạn Đó báo cáo quốc gia cho 10 quốc gia thành viên ASEAN báo cáo hồ sơ rủi ro cho khu vực thí điểm Vùng Karawang Bekasi Indonesia, Vùng Cavite Laguna, Khu vực phía Nam Thủ Manila Philipin thành phố Hải Phòng, Việt Nam Những tài liệu sử dụng làm tài liệu tham khảo cho phần “Tìm hiểu Khu vực” chu trình QLKDLTV cho việc thực QLKDLV hoạt động giảm thiểu rủi ro thiên tai tổ chức riêng lẻ khu vực công khu vực tư nhân Các chuyên gia khuyến nghị quyền Trung ương hoàn thiện Báo cáo Quốc gia quyền Trung ương và/hoặc quyền địa phương quản lý khu vực liên quan hoàn thiện Báo cáo Hồ sơ Rủi ro Nội dung [Giai đoạn 1] Tìm hiểu Khu vực [Giai đoạn 2] Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng [Giai đoạn 3] Phát triển KHKDLT Vùng [Giai đoạn 4] Thực Đánh giá [Giai đoạn 5] Hoàn thiện QLKDLT Vùng Chương Chương Chương Chương Chương Hướng dẫn Lập Kế hoạch Duy trì Kinh doanh Liên tục Vùng Phụ lục Quy trình Phát triển KHKDLT Vùng Khu vực Thí điểm Phần bổ sung Cơng cụ Các KHKDLT Vùng xây dựng cho Khu vực Thí điểm Tham khảo Bộ công cụ QLKDLT Vùng Các giai đoạn QLKDLT Vùng Công cụ Các phương pháp đánh giá rủi ro thiên tai/Được sử dụng cho Nghiên cứu Thí điểm Công cụ Các học rút từ thiên tai lớn Công cụ Các mẫu báo cáo kinh nghiệm Báo cáo Hồ sơ Rủi ro Báo cáo Quốc gia Ghi chú: Việc hoàn thiện báo cáo quốc gia quyền TƯ điều cần thiết Báo cáo hồ sơ rủi ro cho khu vực khuyến nghị quyền TƯ và/hoặc Chính quyền địa phương chuẩn bị nhằm hỗ trợ thực QLKDLT Vùng QLKDLT Hình 1.2 Các tài liệu tham khảo hỗ trợ thực QLKDLT Vùng Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần công ty phải ngừng giao nhận hàng hóa Nó khiến cơng nhân nhân viên bị mắc kẹt nơi họ có mặt vào thời điểm cố xảy Nếu mục tiêu thời gian phục hồi dài khiến chuyên chở họ nhà, khu vực phải đối mặt với nhiều khó khăn thiếu lương thực thực phẩm, nước uống, vệ sinh Tuy nhiên, biện pháp cho toàn vùng chuẩn bị khuôn khổ QLKDLT Vùng cho người bị mắc kẹt, chúng giúp giải tình cách hiệu thơng qua phối hợp tồn vùng Bước Thu thập thông tin từ tổ chức Bước Thống bên liên quan Bước Lập báo cáo hoạt động Thu thập thông tin từ tổ chức: Các thông tin tác động nguồn lực kinh doanh thời gian phục hồi từ quan quản lý sở hạ tầng giao thơng/cơ sở tiện ích thiết yếu tổ chức liên quan khác thu thập Việc tham khảo kết từ Phân tích tác động riêng lẻ mục 4.2 hữu ích Thống bên liên quan: Lựa chọn nguồn lực gây trở ngại cho việc phục hồi cộng đồng doanh nghiệp khu vực sở hạ tầng giao thơng sở tiện ích thiết yếu, thống bên liên quan trở ngại thơng qua buổi làm việc Lập báo cáo hoạt động: Lập báo cáo hoạt động kết nhận diện khó khăn/ trở ngại 36 Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng (1) Khơng có thiệt hại nghiêm trọng cấu trúc (2) Có thiệt hại nghiêm trọng cấu trúc Hình 4.3 Minh họa đường cong phục hồi bao gồm thiệt hại chức sở hạ tầng xã hội 4.5 Xác định mục tiêu trì kinh doanh liên tục vùng Mục tiêu trì kinh doanh liên tục vùng mục tiêu thể điều mà QLKDLT Vùng cố gắng đạt mức ưu tiên cao Chúng xác định dựa kết bước phần 4.2-4.4, thống bên liên quan xác lập nên hoạt động tất bên liên quan lồng ghép theo định hướng Ban đầu, mục tiêu mang tính chất định tính, nhiên, chúng kỳ vọng lượng hóa thời gian/ mức độ phục hồi thông qua chu trình QLKDLT Vùng 37 Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần Quy trình thực thơng qua buổi hội thảo với chủ trì quan chủ quản, tham gia tất thành viên, cam kết thực mục tiêu cán lãnh đạo tất tổ chức Bước Phác thảo mục tiêu Bước Mục tiêu thấu hiểu cán lãnh đạo tất bên liên quan Phác thảo mục tiêu: Tất bên tham gia thảo luận phác thảo mục tiêu Kinh doanh liên tục vùng Mục tiêu cán lãnh đạo tất bên liên quan thấu hiểu : Bạn thuyết phục cán lãnh đạo tổ chức hiểu mục tiêu mong muốn nhận cam kết từ họ mục tiêu Bảng 4.3 Lũ lụt Minh họa mục tiêu *1 ・Trong trận lụt giả định, hoạt động sản xuất khu vực cơng nghiệp tập trung trì phục hồi sớm, quy mơ sản xuất lao động trì trước có thiên tai ・Để đạt điều này, điều kiện sống người dân dịch vụ sở hạ tầng giao thơng tiện ích thiết yếu phải phục hồi sớm với nỗ lực lớn ・Đối với rủi ro lại khác, rủi ro ước tính cách xác số hoạt động thiết thực tiến hànhđể giảm thiểu rủi ro Động đất ・Trong trận động đất giả định, hoạt động sản xuất khu cơng nghiệp tập trung trì phục hồi sớm, quy mơ sản xuất việc làm trì trước có thiên tai ・Để đạt điều này, điều kiện sống người dân dịch vụ sở hạ tầng giao thơng tiện ích thiết yếu phải phục hồi sớm với nỗ lực lớn *1: Các ví dụ minh họa kết khu vực thí điểm Indonesia Philipin 4.6 Xây dựng kế hoạch hành động nhằm cải thiện trạng Các biện pháp thích hợp lựa chọn hoạt động nhằm cải thiện trạng lên kế hoạch để giải vướng mắc quản lý tiến độ Tiến độ chia sẻ tất thành viên, hoạt động nhằm cải thiện trạng liên tục đẩy mạnh Quá trình thực thơng qua buổi làm việc quan chủ quản tổ chức, thành viên đề xuất biện pháp đơn vị thực xem xét kỹ đề xuất này, sau triển khai thực chúng Bước Thu thập thông tin từ tổ chức 38 Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng Bước Thống định hướng chung cho biện pháp bên liên quan Bước Lập kế hoạch Bước Quản lý quy trình Bước – Ứng phó khẩn cấp Thu thập thơng tin từ tổ chức: Các thơng tin biện pháp phịng tránh thiên tai thu thập từ quyền địa phương tổ chức có liên quan khác để tìm khó khăn/ trở ngại Việc tham khảo kết từ bước Phân tích tác động riêng lẻ mục 4.2 hữu ích Từng biện pháp kết nối với hạng mục giai đoạn định thể Bảng 4.5 4.6 Thống định hướng chung cho biện pháp bên liên quan: Ban đầu, biện pháp hiệu thực tế cho bên liên quan lựa chọn từ đề xuất bên liên quan chia sẻ Tiếp theo bên liên quan thảo luận nhằm đạt đến đồng thuận biện pháp quan trọng chung cho khu vực Sau đó, biện pháp triển khai đơn vị thực Lập kế hoạch: Một kế hoạch hành động nhằm cải thiện trạng Bảng 4.4 thiết lập Dự kiến biện pháp thực bước sở trí bên liên quan dựa vào khung thể chế định địa phương Quản lý trình: Cơ quan chủ quản quản lý trình Đơn vị thực báo cáo tiến độ với quan chủ quản quan chủ quản chia sẻ tiến độ với tất thành viên Chu trình từ bước 1-4 lặp lặp lại thơng qua chu trình QLKDLT Vùng Ứng phó khẩn cấp Trong bước trên, nhiều hoạt động kế hoạch có liên quan tới việc phịng ngừa, giảm thiểu tính sẵn sàng quy trình quản lý thiên tai Nhìn chung, hoạt động liên quan đến ứng phó khẩn cấp phục hồi mơ tả tài liệu khác kế hoạch quản lý/ ứng phó thiên tai Một số số cần hợp tác phối hợp bên liên quan khu vực, cần thiết xác định phần QLKDLT Vùng Các tiêu chuẩn ISO, ISO22320: 2011, Mệnh lệnh khu vực ICS (Hệ thống mệnh lệnh gặp cố) thông 39 Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần tin hữu ích cho việc lập kế hoạch thực hoạt động liên quan Như hình 4.4 cho thấy, việc phối hợp thu thập chia sẻ thông tin, đánh giá tình hình dự báo, lập kế hoạch định bên liên quan tình khẩn cấp thuộc hoạt động QLDLTV Vùng Hình 4.4 Biểu đồ vịng trịn mệnh lệnh đa cấp q trình kiểm sốt dựa phối hợp (ISO22320:2011) 40 Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng Bảng 4.4 Ví dụ minh họa lập kế hoạch hành động nhằm cải thiện trạng khu vực thí điểm Tính Trở ngại Bên liên quan nghiêm Nhóm hoạt Biện pháp đề xuất động Giai đoạn trọng Mối quan Chức Cơ quan quản lý tâm quan đảm bảo giao trọng thông số tuyến (thảm họa đường Cơ quan quản lý giả định) bị suy giảm đường Giảm thiểu đường Xúc tiến biện pháp gia cố Ý tuyến đường mở rộng tưởng tuyến đường chính/ phát triển tuyến đường vịng Phục hồi Tiến hành khơi phục sớm tuyến Ý đường hư hại thực kiểm sốt tưởng giao thơng Chính quyền địa Giảm Chỉ định tuyến đường ưu tiên, gia cố Ý phương thiểu/ khoảng thời gian thông thường tưởng + Ban quản lý Phục hồi phục hồi sớm sau thiên tai với ưu tiên đường Chức cao Cơ quan điều đảm bảo vận hành Cảng chuyển Chính quyền địa Giảm thiểu Giảm thiểu Xúc tiến biện pháp củng cố Ý sở vật chất tưởng Chỉ định cảng Batangas cảng Ý tưởng cảng Manila phương Subic cảng thay thế, thúc đẩy bị suy giảm + Cơ quan quản trình lắp đặt mở rộng sử dụng lý cảng vận thời gian bình thường Cơ quan quản lý Ứng phó phát triển KHKDLT cho cảng trước hết Ý cảng vận + Bên đạt phục hồi nhanh chóng tưởng liên quan khác chức vận chuyển thảm họa Mất điện Cơ quan vận Giảm thiểu thúc đẩy biện pháp củng cố Ý hành hệ thống trạm biến áp sở vật chất lớn tưởng điện khác Phục hồi Công ty Chức Cơ quan Giảm thiểu vận cấp/thoát hành hệ thống nước bị suy cấp/ thoát nước Giảm thiểu Phục hồi giảm Công ty Giảm thiểu 41 Khôi phục sớm hoạt động Ý sở bị hư hỏng tưởng Chuẩn bị máy phát điện khẩn cấp Ý nhiên liệu tưởng Thúc đẩy biện pháp củng cố Ý sở vật chất tưởng Khơi phục sớm sở vật chất bị hư Ý hỏng tưởng Chuẩn bị phương tiện thay Ý nguồn nước ngầm xe chở nước tưởng Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần Bảng 4.5 Các nhóm hoạt động Nhóm hoạt động Nội dung Ngăn chặn Phịng tránh hồn tồn tác động tiêu cực hiểm họa thiên tai liên quan Giảm thiểu Giảm nhẹ hạn chế tác động bất lợi hiểm họa thiên tai liên quan Sẵn sàng Nâng cao kiến thức lực tổ chức cá nhân để dự đoán hiệu quả, ứng phó phục hồi từ tác động hiểm họa Ứng phó Cung cấp dịch vụ khẩn cấp hỗ trợ cộng đồng sau xảy thảm họa để đảm bảo sống, giảm bớt tác động sức khỏe, đảm bảo an toàn xã hội đáp ứng nhu cầu sinh hoạt người dân bị ảnh hưởng Phục hồi Phục hồi tăng cường thích hợp sở vật chất, sinh kế, điều kiện sống cho cộng đồng chịu ảnh hưởng thiên tai, bao gồm nỗ lực giảm thiểu yếu tố rủi ro thiên tai Tham khảo: Chiến lược Quốc tế Giảm nhẹ Thiên tai Liên Hợp Quốc Bảng 4.6 Các giai đoạn hoạt động Giai đoạn Nộidung Ý tưởng Ý tưởng bên liên quan Định hình Kế hoạch định hình thức quan quản lý thông qua Thực Ngân sách đảm bảo tiến độ lên kế hoạch Hoàn thành Các biện pháp hoàn thành Bảng 4.7 Phương sách để trì phục hồi nhanh nguồn lực kinh doanh Phương sách 1) Ví dụ tăng cường khả có tồn khu vực giảm thiểu rủi ro hạn chế thiệt hại thông qua việc cải thiện sở hạ tầng, 2) chuẩn bị phương án thay tuyến đường giao thông khác, mạng lưới phân phối điện sở khai thác nguồn nước ngầm, 3) chuẩn bị hệ thống dự phòng tạm thời nguồn điện khẩn cấp sở lưu trú tạm thời Tài liệu tham khảo: Hitoshi Baba (JICA), SỰ THAM GIA TRÊN PHẠM VI TỒN KHU VỰC CỦA KHU VỰC CƠNG VÀ KHU VỰC TƯ TRONG QUẢN LÝ RỦI RO THIÊN TAI, TÀI LIỆU ĐẦU VÀO UNISDR, ngày 30 tháng năm 2014 42 Xây dựng KHKDLT Vùng [Giai đoạn 3] Xây dựng KHKDLT Vùng 5.1 Xây dựng KHKDLT Vùng Cơ quan chủ quản thành viên thiết lập kế hoạch gọi KHKDLT Vùng dựa kết bước “Tìm hiểu Khu vực” “Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng” KHKDLT Vùng tài liệu quy trình thơng tin cần thiết để thúc đẩy tính liên tục và/hoặc phục hồi sớm hoạt động sản xuất kinh doanh khu vực tình khẩn cấp thiên tai có tác động đến toàn khu vực Bản kế hoạch chia sẻ bên liên quan khu vực KHKDLT Vùng thành lập theo bước sau, sau xem xét đến tình khác phụ thuộc vào quốc gia hay khu vực Bước Khái niệm lịch trình kế hoạch xác định Ban đạo Các hội thảo quan chủ quản tổ chức thành viên Nhóm làm việc tham gia xây dựng kế hoạch Bước Trong buổi hội thảo, nội dung kế hoạch thảo luận Các thông tin liên quan đến nội dung chia sẻ quan chủ quản thành viên Nhóm làm việc Bước Các thành viên Nhóm làm việc xây dựng Kế hoạch dự thảo Bước Kế hoạch Ban đạo đánh giá quan chủ quản quyền địa phương phê duyệt thức Bước Hoạt động QLKDLT Vùng tất thành viên thực theo kế hoạch Bước Sau hoạt động đó, Ban đạo yêu cầu điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp Quy trình xây dựng KHKDLT Vùng khu vực thí điểm đính kèm “Phụ lục 2” Cẩm nang Trong QLKDLT riêng lẻ, kế hoạch hành động có cố xảy ra, ví dụ kế hoạch quản lý cố, trì kinh doanh liên tục phục hồi kinh doanh Trong QLLKDLT Vùng, kế hoạch thiết lập để thực QLKDLT Vùng cải thiện khả trì kinh doanh liên tục vùng Trong QLKDLT Vùng, kế hoạch hành động bên liên quan chia sẻ điều chỉnh, vài biện pháp để tối ưu hóa đề xuất 43 Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần 5.2 Nội dung KHKDLT Vùng Trong kế hoạch này, bạn mô tả nội dung liên quan đến việc thực QLKDLT Vùng kết hoạt động QLKDLT Vùng Nội dung kế hoạch, phụ thuộc vào tình quốc gia hay khu vực, bao gồm hạng mục sau Mục đích phạm vi: Mục đích phạm vi QLKDLT Vùng miêu tả cách rõ ràng Cơ quan chủ quản ban thường trực: Tên tổ chức quan chủ quản ban thường trực KHKDLT Vùng nêu rõ Thành viên Ban đạo Nhóm làm việc: Danh sách thành viên đính kèm Vài trò nhiệm vụ: Vai trò nhiệm vụ tổ chức tham gia QLKDLT Vùng miêu tả Những tổ chức phân chia thành quan chủ quản, thành viên quan hỗ trợ Miêu tả khu vực: Miêu tả tổng quan khu vực dựa kết “Tìm hiểu Khu vực”, bao gồm hạng mục sau:  Thông tin chung liên quan đến kinh tế địa phương khu vực  Đặc điểm khu công nghiệp  Chính quyền địa phương nơi khu cơng nghiệp tọa lạc  Cơ sở hạ tầng giao thông mà công nghiệp khu vực phụ thuộc vào  Cơ sở tiện ích thiết yếu mà cơng nghiệp khu vực phụ thuộc vào  Kinh nghiệm Hiểm họa thiên tai tác động đến khu vực Miêu tả chiến lược QLKDLT Vùng: Miêu tả chiến lược dựa “Xác định Chiến lược QLKDLT Vùng”, bao gồm hạng mục sau:  Kết đánh giá hiểm họa rủi ro  Kết phân tích tác động tới hoạt động sản xuất kinh doanh hạn chế việc trì KDLT vùng  Mục tiêu kinh doanh liên tục vùng  Các hoạt động nhằm nâng cao lực trì kinh doanh liên tục vùng 44 Xây dựng KHKDLT Vùng Các vấn đề cần cải thiện: Mô tả học vấn đề cần cải thiện QLKDLT Vùng Các vấn đề xem xét chu trình QLKDLT Vùng Các kế hoạch phát triển dự án thí điểm đính kèm Phụ lục Cẩm nang hướng dẫn này, ví dụ minh họa nội dung miêu tả Bảng 5.1 Đây tài liệu tham khảo hữu ích chuẩn bị KHKDLT Vùng Bảng 5.1 Minh họa nội dung KHKDLT Vùng (xây dựng dự án thí điểm) Mục đích Kế hoạch Phạm vi Kế hoạch 2.1 Tổ chức 2.2 Khu vực 2.3 Hiểm họa 2.4 Quá trình xây dựng quản lý phiên Tìm hiểu Khu vực 3.1 Các bên liên quan Khu vực 3.2 Cơ cấu công nghiệp địa phương 3.3 Cơ sở hạ tầng Khu vực 3.4 Rủi ro thiên tai đe dọa đến công nghiệp địa phương Phân tích tác động Khu vực 4.1 Tác động Thiên tai tới Khu vực 4.2 Mối quan ngại trì tính liên tục hoạt động sản xuất kinh doanh Chiến lược trì tính liên tục cho hoạt động sản xuất kinh doanh 5.1 Mục tiêu phục hồi thiên tai 5.2 Vai trò bên liên quan Các hoạt động nhằm nâng cao khả trì tính liên tục hoạt động sản xuất kinh doanh 6.1 Nhóm biện pháp nâng cao 6.2 Quản lý quy trình biện pháp nâng cao Thực Kế hoạch 7.1 QLKDLT Vùng 7.2 Hệ thống triển khai QLKDLT Vùng 7.3 Triển khai đánh giá 7.4 Cải thiện QLKDLT Vùng 7.5 Báo cáo 7.6 Các vấn đề hạng mục cần cải thiện 7.7 Các bước (Đề xuất) Định nghĩa Thuật ngữ Phụ lục A Hoạt động Hội thảo Phụ lục B Danh sách bên liên quan 45 Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần [Giai đoạn 4] Triển khai Đánh giá 6.1 Triển khai Các biện pháp triển khai Mặc dù KHKDLT Vùng cung cấp cho bạn định hướng chung thống biện pháp, bạn có trách nhiệm phải lập kế hoạch thực biện pháp cho tổ chức Bạn nhận lợi ích từ KHKDLT Vùng cách chia sẻ thông tin hiểm họa, rủi ro thiên tai, sở hạ tầng giao thông, sở tiện ích thiết yếu, khả cách thức tiếp cận tổ chức khác khu vực Từng tổ chức cần chuẩn bị báo cáo hoạt động để miêu tả thành tựu, kinh nghiệm học rút Các kinh nghiệm học rút từ việc thực biện pháp cần đánh giá buổi hội thảo QLKDLT Vùng nhằm cải thiện QLKDLT Vùng khu vực bạn Việc tổng hợp thành tựu đạt giúp thúc đẩy việc khôi phục hoạt động sản xuất kinh doanh toàn khu vực Thực hành dựa KHKDLT Vùng Bạn thực hành QLKDLT Vùng cách sử dụng phương pháp thực hành dựa thảo luận, thảo luận bàn tròn, tập huấn hội thảo, thực hành trực tiếp Thực hành trực tiếp phù hợp để tổ chức thực hoạt động sơ tán Mặc dù có khả thực việc thực hành QLKDLT Vùng nơi có số lượng lớn tổ chức tham gia phức tạp khó khăn, thực phần QLKDLT Vùng Một vài minh họa việc thực hành dựa KHKDLT Vùng nêu Bảng 6.1 Việc thực phương pháp tổ chức coi thực hành cải thiện KHKDLT Vùng Bảng 6.1 Các hoạt động thực hành dựa KHKDLT Vùng Thực hành Từng tổ chức thực biện pháp Phương pháp • Lập kế hoạch thực biện pháp tổ chức • Tổng kết thành tựu, kinh nghiệm học rút 46 Kết • Báo cáo hoạt động Triển khai Đánh giá Từng tổ chức tổng hợp biện pháp • Tổng hợp thành tựu biện pháp, kinh nghiệm học rút tổ chức thông qua hội thảo, buổi làm việc nhằm cải thiện QLKDLT Vùng/ KHKDLT Vùng • Báo cáo Đánh giá QLKDLT Vùng/ KHKDLT Vùng • Thảo luận nội tổ chức Xúc tiến nâng cao nhận • Tập huấn hội thảo cho nhân viên thức bên liên quan khác khu vực • Báo cáo hoạt động Nghiên cứu phù hợp tính tồn vẹn KHKDLT Vùng với KHKDLT và/hoặc kế hoạch giảm thiểu rủi ro thiên tai • Thảo luận nội tổ chức • Thảo luận bàn tròn nội tổ chức sử dụng kịch KHKDLT Vùng • Báo cáo hoạt động Nghiên cứu học rút từ thiên tai xảy khu vực, vùng lân cận nơi khác • Nghiên cứu thực địa, vấn, bảng câu hỏi • Báo cáo kinh nghiệm Xúc tiến nâng cao nhận thức: Các thảo luận phù hợp tính tồn vẹn tổ chức nên tận dụng hội để tuyên truyền nâng cao nhận thức QLKDLT Vùng cho nhà quản lý cán chủ chốt ban ngành liên quan Nếu cần thiết, lập kế hoạch thực chương trình tập huấn đào tạo, hội thảo cho tổ chức bên khác cấp độ địa phương quốc gia Một vấn đề quan trọng phải ghi chép đánh giá kiện, lập báo cáo hoạt động sau kiện Nghiên cứu phù hợp tính tồn vẹn KHKDLT Vùng với KHKDLT Kế hoạch giảm thiểu rủi ro thiên tai: Do KHKDLT Vùng cung cấp nhiều thơng tin hữu ích khu vực nên việc nghiên cứu phù hợp tính tồn vẹn mang lại lợi ích lớn cho bên nhằm cải thiện KHKDLT và/hoặc kế hoạch giảm thiểu rủi ro thiên tai Bản KHKDLT và/hoặc kế hoạch giảm thiểu rủi ro thiên tai cung cấp liệu thơng tin đầu vào hữu ích cho KHKDT Vùng Việc thực hành dựa thảo luận hay thảo luận bàn trịn phương pháp thích hợp nhà quản lý nhân viên chủ chốt từ phịng ban có liên quan tham dự thảo luận Đối với thảo luận bàn tròn, kịch chuẩn bị KHKDLT Vùng sử dụng Các vấn đề cần phải thảo luận bao gồm tác động đến khu vực, chiến lược trì kinh 47 Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần doanh liên tục, hoạt động trì kinh doanh liên tục, vai trò trách nhiệm thành viên, kế hoạch, tài liệu liên quan tài liệu khác tổ chức sở hữu, người chịu trách nhiệm tổ chức QLKDLT Vùng thông tin liên lạc cụ thể người Quan trọng phải tổng kết kết buổi thảo luận, bao gồm vấn đề đề xuất cải tiến cho QLKDLT Vùng/KHKDLT Vùng báo cáo hoạt động Bạn điều chỉnh và/hoặc thiết lập KHKDLT riêng với kế hoạch giảm thiểu rủi ro thiên tai từ kết thực hành Nghiên cứu học rút từ thiên tai xảy khu vực vùng lân cận: Nếu hiểm họa thiên tai xảy khu vực bạn vùng lân cận, quốc gia, bạn ghi nhận hiểm họa, thiệt hại ứng phó bên liên quan khác thông qua khảo sát thực địa và/hoặc vấn bảng câu hỏi Báo cáo kinh nghiệm chuẩn bị bao gồm sơ lược hiểm họa đánh giá thiệt hại, ứng phó bên liên quan, vấn đề cần quan tâm học rút Báo cáo sử dụng để cải thiện QLKDLT Vùng Các ví dụ minh họa báo cáo kinh nghiệm cung cấp Báo cáo Bổ trợ cẩm nang hướng dẫn Chuẩn bị chương trình thực hành trì Cần chuẩn bị chương trình thực hành trì miêu tả khế hoạch hàng năm thực hành trì 6.2 Đánh giá Các hoạt động QLKDLT Vùng cần đánh giá chuyên gia (hoặc kiểm toán viên) tự đánh giá Bản đánh giá cần xác nhận rằng:  Bạn xác định tất bên liên quan chính, kế hoạch, hoạt động nguồn lực họ;  Bạn xác định tất rủi ro, nhân tố quan trọng khu vực sở sản xuất/ kinh doanh, sở hạ tầng, dịch vụ tiện ích nhân tố khác;  Bạn xác định hạn chế biện pháp khu vực để trì kinh doanh liên tục, chúng hồn tồn phù hợp với mục đích, mức độ rủi ro;  Bạn thiết lập chương trình thực hành trì QLKDLT Vùng thực chúng thành công Các đánh giá ghi nhận lại văn bản, quan chủ quản phải xác nhận phê duyệt đánh giá 48 Hoàn thiện QLKDLT Vùng [Giai đoạn 5] Hoàn thiện QLKDLT Vùng 7.1 Hoàn thiện QLKDLT Vùng Các hoạt động QLKDLT Vùng KHKDLT Vùng khu vực bạn xem khả thi chúng thực hành thử nghiệm Việc hoàn thiện liên tục cần thiết để đảm bảo QLKDLT Vùng KHKDLT Vùng cập nhật Hoàn thiện KHKDLT Vùng Phương pháp thực hành thử nghiệm KHKDLT Vùng nêu Bảng 6.1 Bước thông qua KHKDLT Vùng; đào tạo nhân viên chủ chốt tổ chức; lồng ghép kế hoạch với KHKDLT và/hoặc kế hoạch quản lý rủi ro thiên tai tổ chức; nâng cao nhận thức cho bên liên quan khác khu vực Hoàn thiện QLKDLT Vùng Sau hệ thống QLKDLT Vùng vận hành, bạn cần hoàn thiện hoạt động QLKDLT Vùng cách lặp lặp lại chu trình nhằm ứng phó với thay đổi điều kiện khu vực như:  thay đổi thành phần bên liên quan;  thay đổi khu vực mục tiêu QLKDLT Vùng;  rủi ro thiên tai xuất  tuân theo học rút từ trình thực hành đánh giá;  tuân theo hoạc rút từ thảm họa thiên tai khu vực khu vực khác;  điều kiện cần thiết khác Để cập nhật hoạt động QLKDLT Vùng, cần thiết bạn yêu cầu thực hoạt động nghiên cứu thông tin/ tài liệu, khảo sát thực địa đánh giá rủi ro Bản kế hoạch cập nhật kế hoạch lập phải chuẩn bị thông qua hội thảo quan chủ quản tổ chức thành viên hỗ trợ viên tham dự Cơ quan chủ quản xác nhận phê duyệt kế hoạch cập nhật sau nhận ý kiến tư vấn từ chuyên gia nội dung thảo luận nhóm làm việc Trong q trình cập nhật kế hoạch, tiến trình hiệu QLKDLT Vùng đánh giá Kết tổng hợp báo cáo đánh giá QLKDLT Vùng 49 Xây dựng Hướng dẫn Kinh doanh Liên tục Vùng ~ Bộ công cụ QLKDLT Vùng- Dự thảo lần Một chương trình trì chuẩn bị nhằm đảm bảo kế hoạch cập nhật 7.2 Lập tư liệu q trình hồn thiện Kết từ q trình thực hành /đánh giá trì/hồn thiện phải tổng hợp báo cáo kế hoạch sau  Báo cáo hoạt động  Báo cáo kinh nghiệm  Kế hoạch cập nhật  Kế hoạch đối phó với rủi ro  Báo cáo đánh giá QLKDLT Vùng  Chương trình trì 50