Thực trạng công tác quản lý vật tư tại công ty may thăng long xí nghiệp may liên doanh g a

Thực trạng công tác quản lý vật tư công ty may Thăng long - xí nghiệp may liên doanh G&A I VấN Đề QUảN Lý VậT TƯ công ty may Thăng long - xí nghiệp may liên doanh G&A Khái quát chung vật tư sử dụng Công ty: a) Đặc điểm vật liệu sử dụng Vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng phong phú đa dạng, ba yếu tố quan trọng trình sản xuất Chủng loại vật liệu đơn giản hay phức tạp, chất lương vật liệu cao hay thấp đèu ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm sản xuất doanh nghiệp Cụ thể đặc điểm vật liệu ảnh hưởng tới việc bố trí bước cơng việc Ví dụ với loại vải bi hỏng khơng phép q trình sản xuất Những loại vải dầy đòi hỏi phải may loại kim cỡ to Nếu việc cung ứng ngun vật liệu khơng liên tục sản xuất bi gián đoạn Sự gián đoạn khâu ảnh hưởng tới khâu kê tiếp Trong ngành may nguyên vật liệu gọi nguyên phụ liệu Các nguyên liệu cơng ty gồm loại vải da, vải thô, vải kẻ Hiện công ty chủ yếu sản xuất hàng gia cơng Hầu hết vật liệu, phụ liệu khách hàng cung cấp Tuy nhiên với hợp đồng xuất trực tiếp cơng ty phải tự đảm nhận việc mua ngun phụ liệu Trong trường hợp đó, cơng ty phải quan tâm đén việc tìm hiểu thị trường để đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên phụ liệu cho sản xuất với chất lượng tốt nhất, mua sử dụng nguyên phụ liệu đạt hiệu kinh tế cao Hiện công ty mua nguyên phụ liệu từ hai nguồn nước ngồi nước Bảng tên số nguyên phụ liệu công ty sử dụng STT Tên nguyên phụ liệu Vải màu Vải Đơn vị tính Đơn giá Khối lượng M 13.200 1.479 Yến 12.000 646 Vải màu Grey M 15.909 2.000 Vải màu White M 14.727 2.542 Vải màu Beige M 15.909 11.158 Vải phin trắng M 12.000 2.000 M 31.525 4.368 Vải gấm Thái Tuấn Chỉ 5000m Cuộn 11525 198 10 Chỉ 4000m Nt 10525 210 11 Chỉ 3000m Nt 9525 205 12 Mặt cúc Gói 70.000 150 14 Chân cúc Nt 70.000 150 15 Cúc dập Bộ 250 2.000 16 Nguồn : Phịng tài vụ - Thơng qua bảng trích dẫn lượng nguyên phụ liệu sử dụng tháng công ty thấy cơng ty huy động vào sản xuất lượng vật liệu lớn đa dạng Sự đa dạng đồng thời thể vai trò quan trọng vật liệu sản xuất sau: + Nếu xét cấu giá nguyên phụ liêu chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60% đến 80% giá thành sản phẩm Do sử dụng tiết kiệm không bị hao hụt mát khơng giảm chi phí cho sản phẩm mà cịn tăng lợi nhuận cho cơng ty Thực tế qua bảng chi phí sản xuất mã hàng TCLS-0014(sơ mi nam) sau: Số lượng sản phẩm : 2850 Giá thành đơn vị Chỉ Tiêu : 38582,94đ Giá Trị Chiếm tỷ lệ 109 961 293,5 100% Chi phí NVLTT 85 989 731,517 78 2% Chi phí NCTT 11 271 032 583 10,,25% 12.700.529,399 11,52% Tổng chi phí Chi phi SXC Nguồn: phịng tài vụ Thơng qua bảng số liệu thây để tạo nên 2850 sản phẩm cần khoản chi phí thực tế 109961239,5đ, yếu tố quan trọng hàng đầu chiếm tỷ lệ lớn toàn chi phí chi phí NVLTT chiếm tới 78,2% Cịn lại chi CPNCTT CPXSC biến động giá nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm, tới khả cạnh tranh giá thị trường doang nghiệp + Mặt khác xét theo cấu vốn nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn tổng số vốn lưu động sử dụng cách cố hiệu Đây yếu tố cố quan hệ mật thiết với để chứng minh điều xét bảng số liệu sau: Chỉ tiêu Trị giá ( đồng ) Tổng số vốn lưu động(trong đó) Nguyên vật liệu 22.147.677.269 100 5.315.956.624 24,052 564.030.533 2,546 10.976.659.112 49,56 5.291.031.000 23,892 Vốn tiền Các khoản phải thu Một số khoản phải trả Chiếm tỷ lệ% (Trích từ bảng cân đối kế tốn năm 2002) Qua số liệu trích dẫn bảng thấy tổng số 100% vốn lưu động nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ 24,052% vốn tiền chiếm khoản 2,456%, khoản phải thu chiếm tỷ lệ lớn 49,56% số khoản khác chiếm 23,982% Điều cho ta thấy tổng số vốn lưu động nguyên vật liệu yếu tố cấu thành nên tổng số vốn lưu động Chính tầm quan trọng nguyên vật liệu nên việc cung ứng NVL q trình gia cơng sản phẩm phải đảm bảo yêu cầu sau: + Cung cấp kịp thời, đầy đủ + Cung cấp số liệu thiết kế + Cung cấp phẩm chất quy định Nói cách khác u cầu ln có quan hệ mật thiết với nhau, yêu cầu có tầm quan trọng riêng điều tạo tiền đề hình thành nên qui định chặt chẽ công tác quản lý nguyên vật liệu Là công ty may nên đưa thị trường sản phẩm phải đảm bảo yêu cầu phù hợp với thị hiếu thời trang khách hàng phải nêu bật tính tiện ích sản phẩm kiểu dáng đẹp, vải không nhàu, màu sắc trang nhã, vải khơng nóng Để tạo nên ưu điểm cho sản phẩm từ lựa chọn nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm cơng ty chọn loại vải đa dạng tiện ích vải thô, vải gấm, vải màu, vải giả da loại phụ liệu ngoại nhập dây kéo màu, loại cúc, ren, cúc dập phân loại nguyên phụ liệu công ty sau: + Nguyên vật liệu chính: Là yếu tố để cấu thành nên thực thể sản phẩm loai vải với màu sắc đa dạng ,chất liệu thoáng mát, loại vải giả da tạo nên sản phẩm thời trang quý phái + Phụ liệu: Là yếu tố góp phần làm tăng thêm tính tiện ích làm vật trang trí cho sản phẩm loại cúc với nhiều kích cỡ, loại dây kéo, loại ren + Nhiên liệu, động lực phục vụ cho máy móc Tính đa dạng thể qua bảng sau : Tên nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất Đơn vị tính Đơn giá(đồng) + Nguyên liệu chính: Vải KOBO CREPE m 40.301 Vải PRINTED m 38.543 Vải %POLYETE m 33.355 Vải kẻ caro(dệt việt thắng) m 18.502 Vải dệt không màu m 22.154 Vải thô màu m 20.000 Cúc 18 ly Gói 10.000 Cúc lỗ Gói 11.000 Cúc dập chi tiết Gói 10.000 + Phụ liệu: Khố đồng Chiếc 5000 Khố chìm(loại dài) Chiếc 3000 Chỉ 2.500m(nội địa) Cuộn 5000 Chỉ 5000m(nội địa ) Cuộn Trích từ sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá tháng 4/2003 10.500 Nhìn chung tính đặc thù sản phẩm mà công ty phải sử dụng lượng nguyên phụ liệu đa dạng, yếu tố kinh doanh tính độc đáo đặc trưng riêng sản phẩm phần lớn việc kết hợp ăn ý kiểu cách sản phẩm loại nguyên phụ liệu phù hợp Đánh giá vật tư: Khi đánh giá thực tế vật tư Công ty may Thăng Long sử dụng giá thực tế đích danh : a) Giá vốn thực tế nhập kho: Giá thực tế nhập kho giá thực nhập hố đơn tính riêng cho loại Giá vốn thực tế nguyên phụ liệu nhập kho = Giá mua hoá đơn + Thuế nhập ( Nếu có ) + Chi phí thu mua - Giảm giá ( Nếu có ) Theo số liệu ghi chép : - Phiếu nhập kho số 131 ngày 11/5/2003 công ty mua 2.500m vải thô màu đơn giá 20.000đ/m (Khơng bao gồm VAT 10%) chi phí vận chuyển bốc dỡ 55.000, tồn tốn tiền mặt PC152 Từ số liệu phát sinh tính giá thực tế vải nhập kho sau: Giá thực tế vải nhập kho = (2.500 x 20.000) + 55.000 = 50.055.000đ b) Giá xuất kho Do đặc điểm ngành may mặc việc sản xuất mang tính thời vụ nên lượng nguyên phụ liệu kho đáp ứng mức đủ cho q trình gia cơng sản phẩm định, sau lại chuyển sang loại ngun liệu phụ khác Vì giá xuất kho nguyên liệu phụ phương pháp giá thực tế đích danh - Theo sổ ghi chép: Ngày 15/5/2003 xuất 1.030m vải 100% Polyeste cho xí nghiệp 2, PXK số 179 với giá 35.555 đ/m Giá xuất =1030 x 33.555 = 34.561.650đ Tình hình quản lý vật tư Cơng ty may Thăng Long – Xí nghiệp may liên doanh G&A: - Tại Cơng ty may Thăng Long – Xí nghiệp may liên doanh G&A để sản xuất mã sản phẩm cần phải có nhiều loại ngun phụ liệu khác với số lượng khác Do đặc thù ngành sản xuất may mặc mang tính thời vụ (sản xuất quần áo theo mùa năm) nên sản phẩm phải liên tục thay đổi mẫu mã cho phù hợp Nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng kịp thời yêu cầu cho sản xuất nên nhà kho công ty bố trí tầng gần cổng chính, vừa thuận tịên cho việc mua hàng hoá nhập kho, vừa thuận tiện cho việc xuất kho xưởng sản xuất Tại công ty loại nguyên phụ liệu khác phân loại trước vào cất giữ kho tổng cộng có bốn kho với diện tích kho 200m Do đặc điểm kinh doanh công ty gia công sản phẩm nên có số ngun phụ liệu phục vụ cho việc gia công sản phẩm khách hàng cung cấp Tuy nhiên với hợp đồng mà công ty nhận thầu tồn cơng ty phải tự đảm nhiệm vụ mua nguyên phụ liệu Trong trường hợp cơng ty phải quan tâm đến việc tìm hiểu thị trường để đảm bảo cung cấp NPL kịp thời cho sản xuất với chất lượng tốt Hiện công ty mua nguyên phụ liệu từ hai nguồn nước ngồi nước - Ngun phụ liệu nhập từ nước gồm loại vải giả dạ, phụ liệu nhập từ nước như: Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Mỹ, ASEAN Đây nguồn chủ yếu Nguyên phụ liệu mua theo định mức chung đăng ký Hải quan vứi định mức tiêu hao thực tế - Ngồi cơng ty cịn mua số nguyên phụ liệu từ nước : Vải lót cơng ty SANKEI Việt Nam Bơng cơng ty Vikomaslan Khố mua cơng ty khố Khánh Hịa .Chỉ mua cơng ty phong phú (miền nam ) Một số nguyên phụ liệu tổng Công ty Dệt may Việt Nam So với nguồn nguyên liệu nước nguồn nước ngồi nhìn chung có chất lượng tốt giá cao thời gian vận chuyển lâu Nguồn nguyên phụ liệu nước rẻ việc cung cấp thường không ổn định chất lượng chưa cao Nguyên phụ liệu mua nhập vào kho kiểm tra chất lượng đầu vào mắt thường máy kiểm tra vải (ba máy) Sau cán quản lý kho đánh số theo mã hàng, phân loại chúng xếp riêng theo chủng loại nguyên phụ liệu để tạo điều kiện dễ dàng cho quản lý bảo quản Nói chung điều kiện bảo quản kho tốt giúp cho sản phẩm không bị hỏng hay bị phai màu Khi có nhu cầu vận chuyển nguyên phụ liệu vào kho đến phân xưởng, công ty th lực lượng vận chuyển từ bên ngồi Cơng ty theo dõi việc xuất nhập nguyên phụ liệu qua chứng từ : - Phiếu nhập kho: Đơn vị …… Địa …… Số … Mẫu số: 02-VT Nợ Theo QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT Có … ngày 1/11/95 BTC Họ tên người nhập hàng Lý nhập Nhập ST T Phiếu Nhập Kho Ngày tháng năm Tên ,nhãn hiệu sản phẩm h2 Mã số ĐVT Số lượng Theo Thực C.Từ nhập Đơn giá Thành tiền Cộng Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Xuất ngày tháng năm Người nhận Thủ kho - Phiếu xuất kho: Đơn vị Phiếu xuất kho Số Mẫu số: 02-VT Địa Ngày tháng năm Nợ Theo QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT Có ngày 1/11/95 BTC Họ tên người nhận hàng Lý xuất kho Xuất kho ST T Tên ,nhãn hiệu sản phẩm h2 Mã số ĐVT Số lượng Theo Thực nhập C.Từ Đơn giá Thành tiền Cộng Thủ trưởng đơn vị Xuất ngày Người nhận Phụ trách cung tiêu tháng năm Thủ kho Những chứng từ giúp cho việc quản lý vật tư chặt chẽ trước nhập kho, vật tư kiẻm tra kỹ chất lượng số lượng sau nhập kho, sau thủ kho lập thẻ kho để làm xác định tồn kho, dự trữ vật tư xác định trách nhiệm vật chất thủ kho Đơn vị … THẻ KHO Số:………… Mẫu số VT ………… QĐ liên TCKT-TC số 538LB Tên hàng :………………………………………… Ký hiệu ………………………………… Đơn vị tính :……………………………………… Giá đơn vị ………… Giá lẻ …………… Ngày tháng Chứng từ Nhập Xuất Diễn giải Nhập Lượn g Tiền Xuất Lượn g Tiền Tồn Lượn g Tiền Và định kỳ kế toán phận có liên quan (phân xưởng ,các lớp học) tiến hành toán chứng từ tháng lên phịng Kế tốn - Tài vụ cuối tháng phiéu nhập xuất kế toán viên tập hợp lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Báo cáo kế toán trưởng, kế toán nguyên vật liệu phụ liệu kiểm tra ký duyệt trước trình lên Báo cáo cịn công cụ giúp cho công ty nắm việc sử dụng vật tư hợp lý hay không hợp lý, tiết kiệm hay lãng phí nguyên phụ liệu 4 Một số nội dung công tác quản lý vật tư Công ty may Thăng Long – Xí nghiệp may liên doanh G&A a) Quản lý vật tư: Việc quản lý vật tư công ty thực hình thức sau : + Tiếp nhân vật tư: Là bước chuyển giao trách nhiệm người mua vật tư người quản lý vật tư Do dó tiếp nhận vật tư thủ kho kho phải kiểm tra xác số lượng, chất lượng bién động giá chứng kiến người bàn giao vật tư thủ kho sau nhập kho Nội dung kiểm tra: + Về số lượng: Việc kiểm tra số lượng việc làm thường xuyên thủ kho kho Các thủ kho phản ánh kịp thời, phát xử lý trường hợp vật tư tồn đọng lâu ngày kho, cơng ty tính đủ số lượng vật tư cho sản xuất xác định số lượng vật tư tồn đọng nhập số thiếu để tránh tình trạng ứ đọng vật tư gây ứ đọng vốn + Cấp phát vật tư: Là hình thức chuyển vật tư từ kho xuống phận sản xuất Cấp phát vật tư cánh xác, kịp thời cho phận sản xuất tạo điều kiện thuận lợi để tận dụng triệt để công xuất máy móc thiết bị thời gian lao động công nhân Việc cấp phát Công ty may Thăng Long – Xí nghiệp may liên doanh G&A tiến hành sau: - Phòng xuất nhập vào kế hoạch sản xuất phát lệnh sản xuất, yêu cầu kho phải cấp phát nguyên liệu theo chủng loại, số lượng cho xưởng Tuy nhiên lượng nguyên phụ liệu cấp phát cho xưởng thời điểm định lại tùy thuộc vào diện tích kho trơng xí nghiệp cụ thể Việc cấp phát nguyên phụ liệu cho xưởng tiến hành hàng tháng (trong trường hợp hàng lớn mà diện tích kho lại khơng đủ lưu trữ ngun phụ liệu cho đơn hàng) cấp phát lần cho xí nghiệp (trong trường hợp đơn hàng nhỏ) b) Tổ chức quản lý kho Kho nơi chứa đựng, bảo quản tất vật tư, bán thành phẩm Để tránh tượng mát yêu cầu đặt với kho đội công ty sau: + Đảm bảo toàn vẹn số lượng chất lượng, chủng loại vật tư + Nắm vững số lượng vật tư kho thời điểm Sẵn sàng cấp phát vật tư theo yêu cầu sản xuất + Đảm bảo thuận tiện việc nhập, xuất kho, nghiêm chỉnh chấp hành chế độ thủ tục quy định Để thực tốt công tác Công ty may Thăng Long – Xí nghiệp may liên doanh G&A lập hệ thống danh mục vật tư sau: Ký hiệu vật tư Nhóm Danh mục Tên nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Đơn giá 1522.01 1522.01.01 Chỉ 5000m (ERATEX) Cuộn 20257 1522.01 1522.01.02 Chỉ 5000m (Tam Dương) Cuộn 11523 1522.01 1522.01.03 Chỉ 5000m (ITOCH) Cuộn 20437 Ưu điểm sổ danh điểm loại vật tư xếp theo nhóm chi tiết loại, màu cách khoa học Nên việc bảo quản cấp phát thuận lợi Chính để quản lý tốt vật tư người quản lý kho phải có nhiệm vụ sau: - Có đầy đủ chứng từ, thường phải cập nhập thường xuyên theo nguyên tắc luỹ kế biết lượng nhập, xuất, tồn hàng ngày, hàng tháng - Tiến hành xếp vật tư hợp lý theo chủng loại, tính chất, kết cấu, để dễ tìm, dễ lấy - Quản lý vật tư theo quy trình quy phạm nhà sản xuất đề - Xây dựng thực nội quy kho thật nghiêm túc như: Nội quy vào, phòng cháy, chữa cháy c)Tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm vật tư không sử dụng: Tất loại vật tư không sử dụng hết nhập lại kho Còn loại phế liệu tổ chức thu gọn cho vào kho phế liệu để sử dụng cho mục đích khác II - Quản lý định mức tiêu dùng vật tư Cơng ty may thăng long – xí nghiệp may liên doanh g&a Định mức: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho q trình sản xuất cơng ty cần phải xác định lượng vật tư lớn định để hồn thành cơng việc cho q trình gia cơng sản phẩm điều kiện tổ chức kỹ thuật định Cần phải xây dựng định mức dựa sở khoa học kỹ thuật tính tốn để thực tiết kiệm vật tư, quản lý chặt chẽ kế hoạch hoá việc cung ứng vật tư Xây dựng cấu định mức: Do đặc điểm kinh doanh công ty may gia công xuất nên thực tế để xây dựng định mức sử dụng vật tư cơng ty phài hồn tồn hãng giao gia công tập hợp tài liệu để cung cấp Sau tài liệu chuyển phịng xuất nhập để kiểm tra lại mức độ xác Cuối tài liệu sử dụng để “ lệch sản xuất “ đưa xuống phân xưởng sản xuất: Lệch sản xuất Số: 01/TEXLINE ĐVSX: XN5 Khách hàng: TEXLINE Mã hàng: 43000s Thời gian bắt đầu Sản lượng : 3432 SL) Thời gian kết thúc Giao mẫu (ngoài Cỡ tổng đơn hàng Cộng stt Tên NPL S M L XL Cộng 429 858 1287 858 3432 429 858 1287 858 3432 Khổ ĐV Màu sắc Sản lượng Định mức Slượng giao Vải 2.04 m 3432 1885 6469 Lơng giả 0.52 m 3432 0405 1390 Vải lót 100%Poly 0.33 m 3432 023 789 Vải lót 100%PE 1.53 m 3432 1355 4650 Màng 1.83 m 3432 194 6658 ( Số lượng giao = Sản lượng x Định mức Quản lý định mức: Định mức có đặc trưng ln phù hợp với điều kiện định Nhưng thực tế lần gia công công ty phải sản xuất mã hàng khác Nên định mức áp dụng cho mã hàng khác nhau, tùy theo số lượng bên chủ hàng giao cho Việc áp dụng định mức công ty thực phận, cơng trình Việc áp dụng định mức sử dụng vật tư góp phần lớn cơng việc quản lý vật tư Nếu xây dựng định mức sử dụng vật tư tốt việc sử dụng vật tư hợp lý điều kiện tốt để tiến hành tiết kiệm vật tư sở tiến hành quản lý vật tư công ty Bảo đảm vật tư cho sản xuất a) Xác định lượng vật tư cần dùng: Để đảm bảo vật tư cho sản xuất phải xác định lượng vật tư lớn cần dùng cho mã hàng Trong lượng ngun vật liệu chính, phụ liệu, nhiên liệu động lực để có kế hoạch cung ứng kịp thời cho q trình gia cơng Và hạn chế lượng vật tư hao hụt, mát thừa q trình gia cơng Việc dựa vào cấu định mức lập trước b)Xác định lượng vật tư cần dự trữ: Tại Cơng ty may Thăng Long – Xí nghiệp may liên doanh G&A việc dự trữ vật tư xác định trước mốc thời gian định (một tháng, năm) Vật tư dự trữ việc gia cơng mã hàng hồn tất Hoặc trường hợp công ty sản xuất hàng nội địa trước tiên phải xác định sản xuất loại hàng xác định loại vật tư cần dùng Sau tiến hành mua dự trữ vật tư Sản phẩm Vật tư Quần nam áo sơ mi nam Nguyên vật liệu Vải quần nam Vải áo sơ mi nam Nguyên vật liệu phụ Khoá, mếch, đai lưng Cúc, Nhiên liệu, động lực Dầu, mỡ Dầu, mỡ Việc dự trữ vật tư giúp cho công ty có lượng vật tư cần dùng q trình gia công Và việc cung ứng cho sản xuất chủ động cung cấp kịp thời đảm bảo cho tiến độ sản xuất sản phẩm C) Xác định lượng vật tư cần mua: Đây lượng vật tư hàng kỳ công ty phải thu mua thị trường Việc xác định lượng vật tư cần mua sở để công ty khai thác sử dụng vốn lưu động kỳ: NVLCM = NVLCD + Vd2 - Vd1 + Vd2 : Là NVL cần dự trữ cuối kỳ + Vd1 : Là NVL cần dự trữ đầu kỳ Vd1 = Vk + Vnk - Vxk - Vk : Lượng nguyên vật liệu kiểm kê - Vnk : Lượng nguyên vật liệu nhập kho sau kiểm kê - Vxk : Lượng nguyên vật liệu xuất kho sau kiểm kê - Công thức giúp cho cán liên quan xác định lượng vật tư cần dùng để đảm bảo cho trình gia cơng sản phẩm tiến hành cách bình thường