Nhân viên chứng từ tại công ty cổ phần thái minh văn phòng đại diện cần thơ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH – VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN THƠ SINH VIÊN THỰC HIỆN: VÕ THỊ NHẤT LAN MSSV: DKQ171519 LỚP: DH18KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: LÊ THỊ NGỌC TIỀN An Giang, Tháng Năm 2021 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… .…………… a MỤC LỤC DANH SÁCH BẢNG d DANH SÁCH HÌNH e DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH e NỘI DUNG 1 Lịch làm việc Giới thiệu đơn vị thực tập 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.2 Nhân văn phòng đại diện Cần Thơ Báo cáo kết tìm hiểu hoạt động chuyên ngành môi trường làm việc đơn vị thực tập (thực trạng) 3.1 Hoạt động chuyên ngành 3.1.1 Các dịch vụ TMC Cần Thơ 3.1.2 Thị trường hoạt động 3.1.3 Cước phí 10 3.1.4 Chiêu thị 11 3.2 Môi trường làm việc đơn vị 12 3.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 12 3.2.2 Chế độ sách 12 3.2.3 Tinh thần làm việc mối quan hệ nhân viên 13 3.3 Nhận xét 13 Nội dung công việc phân cơng lựa chọn tìm hiểu 14 4.1 Nội dung cơng việc lựa chọn tìm hiểu: Nhân viên chứng từ 14 4.2 Nội dung công việc phân công 15 Phương pháp thực công việc phân cơng lựa chọn tìm hiểu 15 5.1 Cách tiếp cận 15 5.2 Phương pháp thực công việc TMC 16 5.2.1 Cơng việc lựa chọn tìm hiểu 16 5.2.2 Công việc phân công 18 Kết đạt qua đợt thực tập 19 b 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố/vận dụng 19 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 20 6.2.1 Kỹ cá nhân 20 6.2.2 Giữa cá nhân thành viên công ty 21 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp 21 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 22 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC 25 c DANH SÁCH BẢNG Bảng Lịch làm việc Bảng Cước phí vận tải biển phải trả cho hãng tàu theo tuyến đường loại container TMC Cần Thơ năm 2020 10 d DANH SÁCH HÌNH Hình Cơ cấu nhân TMC Cần Thơ Hình 2: Cơ cấu thị trường hoạt động TMC Cần Thơ năm 2020 (Nguồn: Công ty Thái Minh – VPĐD Cần Thơ) Hình Doanh thu phân theo thị trường nước TMC Cần Thơ năm 2020 10 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH e Nghĩa từ viết tắt Từ viết tắt B/L Bill of Lading – vận đơn đường biển FCL Hàng nguyên kiện, hàng full LCL Hàng lẻ HBL House Bill MBL Master Bill SI Chi tiết làm vận đơn đường biển TMC Công ty Cổ Phần Thái Minh TMC Cần Thơ Công ty Cổ phần Thái Minh – Văn phòng Đại diện Cần Thơ CSA Đại lý bán hàng ĐBSCL Đồng Sông Cửu Long XNK Xuất nhập Mate’s Receipt Biên lai thuyền phó SI Hướng dẫn làm hàng Incoterm Bộ quy tắc mại quốc tế ETD Thời gian khởi hành dự kiến ETA Thời gian dự kiến đến cảng đích Packing List Phiếu đóng gói C/O Chứng nhận xuất xứ hàng hóa L/C Thư tín dụng D/O Lệnh giao hàng f NỘI DUNG Lịch làm việc Bảng 1: Lịch làm việc Tuần Công việc GVHD Nhận xét - Đến báo danh với đơn vị thực tập - Nộp giấy giới thiệu thực tập, Giấy xác nhận thực tập - Quan sát trình làm việc đơn vị thực tập - Đọc giới thiệu doanh nghiệp, học cách sử dụng thiết bị văn phòng máy in, máy fax, máy photo - Tiếp tục quan sát trình làm việc doanh nghiệp - Tìm hiểu quy trình xuất đường biển - Tìm hiểu hệ thống cảng lớn giới - Tìm hiểu hãng tàu chạy Việt Nam - Tìm hiểu quy trình xuất hàng hóa đường hàng không - Phân biệt cách loại hàng hóa loại container - Tìm hiểu cách tính cước đường biển - Cách tính cước hàng khơng - Học cách xem booking: booking request, booking note, Ký tên - Tìm hiểu quy trình đặt tàu - Tìm hiểu bảng báo giá - Tìm hiểu BL, phân biệt HBL MBL - Tiếp xúc trực tiếp với chứng từ - Học cách kiểm tra thơng tin chứng từ - Học cách tìm kiếm khách hàng từ nguồn có sẵn - Những sách ưu đãi dành cho nhóm khách hàng - Ghi thông tin chứng từ lưu trữ hồ sơ - Ghi thông tin chứng từ lưu trữ hồ sơ - Truy cập website số hãng tàu đối tác cơng ty COSCO, OOCL, ONE để có hiểu biết sơ lược họ Tải lịch tàu từ website đọc lịch tàu - Tiếp tục lưu trữ hồ sơ chứng từ - Trao đổi trực tiếp với nhân viên thơng tin cịn thiếu xót - Hoàn thành báo cáo thực tập - Gửi thư cảm ơn phiếu đánh giá Giới thiệu đơn vị thực tập 2.1 Cơ cấu tổ chức Tên công ty: Công ty Cổ phần Thái Minh Tên giao dịch quốc tế: Thami Shipping & Airfrieght Corporation Tên viết tắt: TMC Trụ sở chính: 25-25A, đường 81, phường Tân Quy, quận 7, TP Hồ Chí Minh Website: www.thamico.com Điện thoại: 84.28.3775 0888 Fax: 84.28.3775 0666 Email: info@thamico.com Công ty Cổ phần Thái Minh - Thami Shipping & Airfrieght Corporation (Thamico - TMC) thành lập vào năm 1998 theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 21555GP/TLDN Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp, Giấy phép số 2919/PCVT Bộ Giao thông Vận tải cấp Giấy phép số 113/CHK-DKGN Cục Hàng không dân dụng Việt Nam cấp Thái Minh không ngừng phát triển 22 năm qua để giữ vững vị xuất sắc nhà giao nhận vận tải quốc tế hàng đầu Việt Nam Là tổ chức động quan trọng với 350 cán bộ, nhân viên có lực, nhiệt huyết giàu kinh nghiệm, TMC phát triển cách nhanh chóng, mạnh mẽ vững Chúng xếp hạng Tổng Công ty Hàng không số (đối với Hàng LCL) Đại lý Bán hàng (CSA) Việt Nam cho hầu hết hãng hàng không lớn Chúng điều hành văn phòng riêng khắp Việt Nam Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phịng, Vinh, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, Cần Thơ, Bạc Liêu Văn phòng hàng khơng gần sân bay Hồ Chí Minh (SGN) Cùng với mạng lưới đại lý mạnh mẽ đáng tin cậy nước ngoài, đội ngũ vận tải đường bộ, hệ thống kho ngoại quan nội địa, tự tin cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận tải logistics tốt nhất, hiệu Thamico thành viên Liên đoàn hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế FIATA, Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế IATA, Liên minh  Công việc 4: Lưu trữ hồ sơ Bước 1: Tìm hiểu quy trình lưu trữ hồ sơ Để hồn thành tốt quy trình lưu trữ hồ sơ, sinh viên cần quan sát bước từ nhân viên cơng ty, sau hướng dẫn bước cần chuẩn bị nội dung ghi hồ sơ Bước 2: Đọc nội dung có hồ sơ Trong chứng từ bao gồm booking note, booking confirmation, bill of lading,… Sinh viên tiếp xúc trực tiếp với chứng từ cần đọc nội dung chứng từ Bước 3: Ghi thông tin Ghi thông tin shipper, hãng tàu, loại container, ETD, ETA lên bìa hồ sơ để dễ dàng việc nhập lên máy tính Bước 4: Nhập liệu vào hệ thống có sẵn mẫu công ty Kết đạt qua đợt thực tập 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố/vận dụng - Từ môn học Nghiệp vụ ngoại thương, sinh viên có kiến thức quy trình xuất nhập khẩu, loại chứng từ cần thiết q trình xuất hàng nước ngồi Bên cạnh đó, qua q trình tìm hiểu thực tế B/L, Booking giúp sinh viên củng cố kiến thức môn học Nghiệp vụ ngoại thương Các điều khoản Incoterm vận dụng tốt sau trình thực tập, đặc biệt Incoterm 2010 giúp sinh viên củng cố nhiều kiến thức giảng viên truyền đạt - Phần lớn chứng từ giao dịch công ty với đối tác sử dụng tiếng Anh làm ngôn ngữ chính, mơn học Tiếng Anh chun ngành giúp sinh viên có vốn từ phục vụ trình thực tập đọc chứng từ - Qua phân tích hoạt động chuyên ngành TMC, sinh viên củng cố thêm kiến thức phân tích 4P (sản phẩm, giá, phân phối, chiêu thị) môn học Marketing - Mơn học Quản trị hành văn phịng giúp sinh viên có kiến thức việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ công ty Hiểu rõ tính chất, ý nghĩa cơng việc làm 19 - Môn Kỹ truyền thông ứng dụng việc giao tiếp với anh chị nhân viên quản lý văn phịng Qua q trình thực tập, sinh viên trau dồi kỹ giao tiếp thân, ngồi cịn có kỹ làm việc nhóm kỹ quản lý thời gian thân - Môn học củng cố kiến thức nhiều môn Vận tải giao nhận ngoại thương môn học cung cấp đầy đủ kiến thức ngành vận tải giao nhận hàng hóa nước ngồi Từ mơn học, sinh viên học lý thuyết quy trình làm hàng đường biển, hàng đường hàng khơng, cách tính cước cách phân biệt loại container, quy trình đặt booking xem lịch tàu, quy trình B/L,… trình thực tập giúp sinh viên trải nghiệm thực tế kiến thức học giảng đường 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 6.2.1 Kỹ cá nhân Khi thực tập văn phòng, sinh viên trau dồi kỹ lắng nghe học hỏi Trước nhiệt tình hướng dẫn từ kiến thức đến kỹ nghề nghiệp, sinh viên ln lắng nghe, tích cực củng cố tiếp thu kiến thức ngành Trong lúc làm việc khó tránh lúc sai sót, anh chị ln tận tình rõ điểm sai để sinh viên lắng nghe có định hướng tốt suốt trình thực tập Lắng nghe khơng giúp sinh viên tiếp thu kiến thức từ thực tế mà cịn hiểu thấu tâm tư nguyện vọng khách hàng để đạt hiệu công việc tốt nhất, lắng nghe giúp sinh viên hiểu thêm tình khó khăn mà anh chị văn phịng trải qua từ rút kinh nghiệm cho thân Tiếp theo, kỹ củng cố kỹ quan sát Để thấy rõ trình làm việc ngày thành viên, sinh viên cần quan sát hoạt động văn phịng Ngồi việc tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm cho thân, sinh viên hiểu mơi trường làm việc văn phòng mối quan hệ thành viên 20 Kỹ quản lý thời gian hiệu thiếu mơi trường làm việc văn phịng TMC Cần Thơ, quản lý thời gian giúp sinh viên biết phân chia công việc thời gian hợp lý giúp trình thực tập đạt kết tốt nhất, bên cạnh quản lý tốt thời gian giúp tránh ảnh hưởng đến trình làm việc đơn vị Vì vậy, sau trình thực tập sinh viên trau dồi thêm kỹ Cuối cùng, văn phòng TMC Cần Thơ rèn luyện cho sinh viên sử dụng thành thạo máy tính, phần mềm ứng dụng thiết bị văn phòng máy in, máy photo,… Những yếu tố thúc đẩy tiến độ công việc thực nhanh hiệu 6.2.2 Giữa cá nhân thành viên công ty Giao tiếp tốt khéo léo giúp môi trường làm việc trở nên thoải mái dễ chịu, giúp cơng việc trở nên hiệu Vì vậy, kỹ giao tiếp người quan tâm trau dồi Các thông tin trao đổi đa phần sử dụng giao tiếp trực tiếp thành viên, kỹ giao tiếp khéo léo sinh viên quan tâm học hỏi Sinh viên trau dồi kỹ thông qua việc trao đổi kiến thức trực tiếp với anh chị văn phòng quan sát việc giao tiếp thành viên với nhau, từ có cách ứng xử cho phù hợp Kỹ trao đổi thông tin sử dụng phần lớn q trình thực tập Do thơng tin liên quan ngành nhiều tương đối với sinh viên thực tập, kỹ giúp sinh viên tiếp nhận kiến thức bổ ích cho q trình thực tập cho trình làm việc sau Thông qua việc trao đổi thông tin sinh viên thực tập sinh viên với anh chị giúp nâng cao kỹ làm việc nhóm, kỹ hầu hết trường đại học quan tâm bồi dưỡng cho sinh viên chúng sử dụng nhiều trình thực tập làm việc sau trường Vì vậy, trang bị tốt kỹ giúp sinh viên dễ dàng thực tập công việc 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp 21 Sau thực tập đơn vị, kỹ thực hành nghề nghiệp nâng cao Trong đó, kỹ xem chứng từ cải thiện nhiều Những kiến thức học lớp xem thông tin chứng từ củng cố qua thực tế cơng ty Qua đó, sinh viên hiểu tính chất, cơng dụng loại chứng từ nâng cao kỹ xem chứng từ thân Thông qua việc lưu trữ hồ sơ, sinh viên học thêm kỹ sử dụng phần mềm hệ thống TMC hệ thống lưu trữ quản lý thông tin chứng từ Kỹ ngoại ngữ kỹ quan trọng trình làm việc, đặc biệt ngành vận tải đa phần sử dụng tiếng anh làm ngôn ngữ giao dịch Vì vậy, trang bị tốt kỹ ngoại ngữ giúp sinh viên dễ dàng trình thực tập Do tiếp xúc trực tiếp với chứng từ, sinh viên tích lũy thêm từ tiếng anh chuyên ngành, biết thêm đất nước hay cảng biển giới, từ làm giàu thêm kiến thức nghề nghiệp 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy Trong q trình thực tập TMC Cần Thơ, sinh viên tự rút kinh nghiệm từ cơng việc tìm hiểu phân công thực hiện,đặc biệt từ thiếu sót thân sau: - Ln ghi lại thơng tin quan trọng: tính chất ngành vận tải nhiều thông tin quan trọng sử dụng ngày, chưa kể có thơng tin phát sinh bất ngờ đòi hỏi thân phải nắm bắt hết, có sổ tay ghi lại tất giúp sinh viên tiếp thu thông tin tích cực cách tốt nhất, tránh tình trạng nhầm lẫn ảnh hưởng xấu đến trình kết thực tập - Nhân viên chứng từ cần cẩn thận quan sát tốt thông tin suốt trình giao dịch xuất nhiều thơng tin sử dụng phải xác tuyệt đối, đặc biệt thông tin chứng từ, SI khách hàng cần kiểm tra cẩn thận trước thực bước - Theo dõi sát lịch tàu công việc quan trọng nhân viên chứng từ vận tải sếp cần đột xuất lịch cập bến lơ hàng hay khách hàng muốn biết xác lơ hàng có cập bến xác hay 22 khơng Do đó, cần kiểm tra kỹ thơng tin B/L cập nhật lịch tàu website hãng tàu - Giá yếu tố giao dịch cơng ty vận tải, suốt trình diễn giao dịch phát sinh nhiều chi phí khác như: chi phí nợ chứng từ, lưu container, lưu bãi,… cần nắm vấn đề phát sinh có khả xảy cho khách hàng để báo giá hợp lý tránh tổn thất cho công ty, báo thiếu vấn đề phát sinh, khách hàng không chi trả làm tổn thất cho cơng ty Đặc biệt, nhân viên vận tải không tiết lộ với khách hàng bảng tàu cung cấp cho công ty, khách hàng nhận bảng giá ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận công ty - Sai chứng từ vấn đề cần quan tâm nhân viên chứng từ, làm thủ tục hải quan cần chứng từ chuẩn để nộp Chứng từ sai làm nhiều thời gian cơng ty chi phí chi trả cho sai sót Vì vậy, cẩn thận khâu chuẩn bị chứng từ kinh nghiệm phải có nhân viên chứng từ xuất nhập - Phải có tính cập nhật kiến thức thơng tin nhanh chóng, phù hợp với tình hình Incoterm 2020, tình hình Kinh tế-Xã hội nay, trang Fanpage hãng tàu,… 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập - Đối với công việc lưu trữ liệu cần đọc chứng từ hồ sơ Bắt đầu từ tuần thứ trở đi, sinh viên đọc chứng từ chuẩn bị cho công việc nhập liệu, tuần đọc từ 15 đến 20 chứng từ - Ghi thông tin lên hồ sơ, tuần sinh viên thực kiểm tra chứng từ 15 đến 20 hồ sơ, sau nhập phần liệu ghi lên hệ thống quản lý liệu TMC 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Công ty Cổ phần Thái Minh (TMC).(k.n) Truy cập từ http://www.thamico.com Phạm Mạnh Hiền (2012) Giáo trình “nghiệp vụ Giao nhận Vận tải Bảo hiểm Ngoại thương” Nhà xuất Lao động Xã hội Đoàn Thị Hồng Vân (2002) Giáo trình “Kỹ thuật ngoại thương” Nhà xuất thống kê Lịch tàu chạy hãng Mearsk Truy cập từ: https://www.sealandmaersk.com Quy trình làm hàng xuất forwarder Truy cập từ https://www.containertransportation.com 24 PHỤ LỤC Phụ lục Tỉ trọng khu vực kinh doanh chủ TMC Cần Thơ năm 2020 STT Khu vực Tỉ trọng (%) Cần Thơ 81 An Giang Vĩnh Long Hậu Giang Tổng 100 Phụ lục Doanh thu phân theo thị trường nước TMC Cần Thơ năm 2020 STT THỊ TRƯỜNG TỶ TRỌNG % Châu Phi Châu Mỹ 34 25 Châu Á 23 Châu Âu 32 Châu Úc TỔNG 100 Phụ luc Cước phí vận tải biển phải trả cho hãng tàu theo tuyến đường v Tuyến đường Loại container 20’ RF 40’ RF l Châu Phi o Châu Mỹ Bờ Đông Mỹ i Bờ Tây Canada 5000 – 10000 Nam Mỹ c oChâu Úc 4000-4300 2300-2500 4000-5000 nChâu Âu 5100-6000 6500-12000 tChâu Á Trung Quốc a 400 - 600 600 – 1.000 4200-8000 4500-8500 850-1100 i Nhật-Hàn 550-750 n Asian 550-650 er TMC Cần Thơ năm 2020 26 Phụ Lục Bộ chứng từ 27 28 29 30 Phụ lục Bộ chứng từ 31 32 Phụ lục 6: Container TMC 33