Tiểu luận quản trị văn phòng Mong muốn của anh(chị) về nhà quản trị của mình trong tương lai?

BÀI TIỂU LUẬN GIỮA KỲ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giảng viên : Th.s Nguyễn Thị Kim Bình Họ và tên : Phan Thị Thoa MSSV : 11030831 Lớp : k56 Lưu trữ học và quản trị văn phòng Câu hỏi: Mong muốn của anh(chị) về nhà quản trị của mình trong tương lai? BÀI LÀM Nhà quản trị là những người có quyền và trách nhiệm điều khiển công việc của người khác, họ được bố trí vào những vị trí có tầm quan trọng khác nhau trong tổ chức song đều phải thực hiện các chức năng: hoặc định, tổ chức, kiểm tra, quản lý điều hành. Hơn nữa, công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như các chức năng của nhà quản trị có đạt hiệu quả cao hay không chịu tác động rất lớn từ mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên.Vì vậy, để đánh giá một nhà quản trị giỏi thì đó không phải chỉ là người biết tư duy, có chuyên môn kỹ thuật mà còn phải biết nhân viên mình cần gì và mong muốn gì. Là một nhân viên trong tương lai, chịu ảnh hưởng trực tiếp từ nhà quản trị, với bản thân mình tôi mong rằng người quản trị của mình là người vừa có đức lại có tài, vì: “ có tài mà không có đức là người vô dụng, có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó”. Thứ nhất, tôi muốn nhà quản trị phải là người có năng lực chuyên môn và quản lý.Vì nhà quản trị là người đứng đầu một bộ phận hay một cơ quan, tổ chức , có trách nhiệm quản lý tôi thực hiện theo sự hướng dẫn và yêu cầu của mình. Chúng tôi luôn nằm trong mối quan hệ công việc và con người với người, vì vậy để có thể quản lý điều hành tôi cũng như các nhân viên khác đạt hiệu quả cao trước hết nhà quản trị cần: - Hiểu rõ về lĩnh vực chuyên môn mà mình quản lý, đây là nền tảng và yêu cầu không thể thiếu của một nhà quản trị.Vì nếu không am hiểu lĩnh vực mà mình quản lý nhà quản trị sẽ không thể đưa ra những quyết định đúng đắn, ngoài ra cũng sẽ không thể tạo nên sự hài lòng với cấp trên cũng như đồng nghiệp và nhân viên chúng tôi. - Có hiểu biết cơ bản về tài chính, kế toán, nhân sự. Đây là những kiến thức sẽ giúp nhà quản trị có thể đảm đương nhiều công việc trong những trường hợp cần thiết, hơn nữa nó cũng giúp nhà quản trị có hiểu biết sâu rộng để có thể quản lý cũng như kiểm tra đánh khách quan, chính xác công việc của chúng tôi. - Có tri thức và kinh nhiệm quản lý, sáng tạo, có năng lực phân tích, quan sát và phán đoán tốt trong các điều kiện thuận lợi cũng như khó khăn nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn nhất. - Nhạy bén về tổ chức, am hiểu con người để có khả năng gây ảnh hưởng, phối hợp tôi và nhân viên khác của tổ chức, đồng thời giao việc sao cho đúng người đúng việc. - Có khả năng nói ngôn ngữ thứ hai, ba phù hợp với vị trí và trách nhiệm của mình trong tổ chức để có thể giao tiếp với nhân viên cũng như đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Một nhà quản trị không chỉ điều hành rất nhiều nhân viên, mà còn phải trao đổi bàn bạc với đối tác, có thể đối tác đó không dùng chung và biết nói ngôn ngữ của nhà quản trị. Vì vậy nhà quản trị phải biết nói hai ngôn ngữ trở nên, nhất là ngôn ngữ thông dụng bằng tiếng anh để không làm mất mặt công ty cũng như để hoàn thành công việc nhanh nhất, tốt nhất. Một ví dụ chứng minh đó là,bà Mai Kiều Liên, một nữ doanh nhân Việt Nam, chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc công ty cổ phần sữa Việt Nam( vinamilk), là người Việt Nam duy nhất trong số 50 nữ doanh nhân quyền lực nhất Châu Á bình chọn bởi Forbes. Bà là một người có năng lực chuyên môn, sở hữu bằng kỹ sư công nghệ chế biến sữa từ năm 1976 và có năng lực quản lý tốt, quyết đoán, có suy nghĩ cấp tiến, khả năng quản lý và hiểu biết về tài chính, kế toán…thì bà đã lãnh đạo công ty tập trung đầu tư sâu với những chiến lược đầu tư bài bản,đi trước đón đầu xu hướng tiêu dùng, chỉ sản xuất những sản phẩm mà chưa ai làm, những sản phẩm dinh dưỡng có lợi cho sức khỏe nhưng giá thành cạnh tranh trong thời buổi kinh tế khó khăn. Vì vậy, bà đã vươn lên trở thành người lãnh đạo cao nhất của Vinamilk, đóng góp rất lớn trong việc xây dựng công ty sữa Việt Nam có được vị trí như ngày hôm nay. Có thành tích chèo lái doanh nghiệp vượt “bão” thành công năm 2012, đạt lợi nhuận cao trong thời điểm tăng trưởng kinh tế Châu Á giảm. Thứ hai, nhà quản trị cần có phong cách lãnh đạo phù hợp để có thể gây ảnh hưởng đến người khác. Bằng cách thể hiện mình là người có tầm nhìn, biết thúc đẩy người khác, nhạy bén về cảm xúc, có khả năng ủy quyền, đáng tin cậy, biết chấp nhận rủi ro, trung thực, quyết đoán và đam mê công việc của mình. Tuy nhiên, do chịu tác động của nhiều yếu tốt nên phong cách lãnh đạo cần phải điều chỉnh cho phù hợp với từng nhân viên, đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng khác nhau. Trên thực tế nhà quản trị có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau như độc đoán, dân chủ hay tự do, mỗi cách lại có mặt tích cực và tiêu cực riêng. Vì vậy, nhà quản trị nên duy trì một phong cách lãnh đạo ổn định, cần kìm chế các tác động của yếu tố chủ quan để tránh hiện tượng sáng nắng, chiều mưa, trưa ẩm ướt mà mất đi hình tượng của mình đã xây dựng trong thời gian trước đây trong mắt tôi và các nhân viên khác. Thứ ba, uy tín là một hiện tượng tâm lỹ-xã hội, phản ánh sự thừa nhận, tin tưởng của cấp dưới đối với quyền uy và những giá trị nhân cách, có sức mạnh gây ảnh hưởng tới cấp dưới khiến họ tuân theo một cách tự nguyên. Vì vậy, nhà quản trị phải là người có uy tín và giữ được uy tín của mình để có khả năng gây ảnh hưởng, tạo sự đoàn kết, đồng thuận cao các quyết định của mình đối với chúng tôi. Một nhà quản trị giỏi không phải là người điều hành tốt công việc của mình khi có mặt tại cơ quan tổ chức nơi mình làm việc, mà là người dù ở đâu thì vẫn hiện diện trong tâm trí của nhân viên, được nhân khâm phục, kính nể, chân thành và có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc mà nhà quản trị giao cho. Tuy nhiên, uy tín không phải là có dễ dàng đạt được mà yêu cầu nhà quản trị phải luôn có nghị lực, khát vọng, không ngừng rèn luyện nhân cách và năng lực cho phù hợp với các giá trị chuẩn mực của xã hội, cũng như vị trí đảm nhiệm. Luôn khiêm tốn nhưng có nguyên tắc, thường xuyên kiểm tra, đánh giá lại bản thân; có quan hệ đứng chuẩn mực với nhân viên cấp trên và đồng nghiệp, gắn bó và tạo sự tín nhiệm đối với nhân viên của mình trên cơ sở thực hiện dân chủ, công khai. Một ví dụ tiêu biểu là Henry Ford người đổi mới ngành công nghiệp ôtô,người có tác động đến ngành kinh tế thế kỷ 20 khi kết hợp được sản xuất hàng loạt với lương cao nhưng vẫn có những sản phẩm tốt với giá thành thấp. Là một trong danh sách 100 nhân vật thế giới có tầm ảnh hưởng nhất mọi thời đại đến như một nhà sáng chế và người sáng lập thương hiệu ôtô Ford, ông còn là kỹ sư và doanh nhân đưa nhiều cải cách vào lao động. Lee Iacocca, một trong các nhân viên tại Ford trong những năm 40 của thế kỷ trước nhận xét rằng Henry Ford thực sự là một thiên tài dù ông có đôi chút lập dị, và những ảnh hưởng của ông đến lịch sử là không thể chối cãi.Không chỉ quan tâm tới lợi nhuận, ông còn rất quan tâm đến đời sống vật chất của công nhân, vì vậy Ford đã trả lương công nhân 5 USD một ngày, cao hơn gần gấp đôi so với các công ty khác, đồng thời giảm giờ làm từ 9 xuống còn 8 tiếng. Những cải tiến của Ford đã đẩy mạnh thời kỳ cách mạng công nghiệp tại Mỹ, và giúp ông trở thành một trong những nhân vật nổi tiếng nhất thế giới. Thứ tư, có phong cách giao tiếp phù hợp. Khi giao tiếp nhà quản trị cần nói rõ ràng, đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ, sử dụng các từ ngữ thông dụng, giọng điệu cần phù hợp với tình huống. Ngoài ra, còn phải biết sử dụng các hành động phi ngôn ngữ bằng cách thể hiện qua nét mặt, nụ cười, ánh mắt, tư thế và khoảng cách giao tiếp cũng rất quan trọng. Để vừa tạo sự gần gũi, vửa khẳng định được vị trí, thông điệp muốn truyền đạt của mình với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên chúng tôi, đồng thời tạo nên hình tượng, uy tín và khả năng thúc đẩy, gây ảnh hưởng theo ý muốn mà nhà quản trị muốn. Thứ năm, nhà quản trị cần nắm vững và cập nhật các thông tin về chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội và an ninh-quốc phòng. Vì các thông tin này có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của cơ quan mà nhà quản trị làm việc cũng như công việc mà nhà quản trị đảm nhiệm. Giúp nhà quản trị: - Chấp hành đúng đường lối, chính sách của Đảng cầm quyền, pháp luật của nhà nước, thông lệ quốc tế để xử lý tốt các tình huống xấu có thể xảy ra đối với cơ quan, tổ chức của nhà quản trị. - Nhà quản trị có thể lợi dụng các điểm thuận lợi trong các nghị quyết, quyết định của Đảng, hiểu rõ bối cảnh-diễn biến nền kinh tế thị trường, nguồn vốn đâu tư trong và ngoài nước, giá cả thị trường và ngân sách của cơ quan mà đưa ra những kế hoạch, chiến lược, đề án, dự án…phù hợp, đúng đắn để đem lại tri phí thấp nhất mà hiệu quả tốt nhất cho tổ chức. - Hiểu được đặc điểm nền văn hóa-xã hội, những nét đặc trưng văn hóa của người Việt, tổ chức, đối tác cũng như tính cách của từng nhân viên giúp nhà quản trị có thái độ và cách thức làm việc, ứng xử phù hợp tạo nên phong cách, uy tín tốt để khẳng định vị trí cũng như vai trò của mình đối với nhânviên chúng tôi. Có thể nói, những hiểu biết về chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội và an ninh-quốc phòng có ảnh hưởng rất lớn đến mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên. Nó không chỉ giúp nhà quản trị áp dụng vào thực tiễn để lam tốt công việc của mình mà còn là cơ sở tri thức, hiểu biết để nhà quản trị truyền đạt và trao đổi với nhân viên trong bối cảnh thông tin nhanh chóng và cập nhật hàng ngày. Là nhân viên, ai cũng mong nhà quản trị có năng lực chuyên môn, năng lực quản lý, có uy tín, phong cách lãnh đạo tốt và am hiểu về chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội. Song một mong muốn không hề nhỏ của tôi đối với nhà quản trị là những phẩm chất và tính cách cần phải có của họ. Nhà quản trị phải là người biết lắng nghe, có lòng vị tha, nhân ái, chân thành, công bằng, dũng cảm, mạnh mẽ, quyết đoán, linh hoạt nhưng cũng phải cởi mở, nhanh trí. Có óc suy xét sâu sắc, tích cực hoạt động, tích cực học tập, linh hoạt, mềm dẻo, kiên trì, kiên quyết và có tinh thần cầu tiến. Có lý tưởng, lập trường và niềm tin vào nhân viên cùng sự phát triển của tổ chức, không nghiện rượu chè, thuốc lá, cờ bạc, nghiện ngập và phải là một người chồng(vợ), người cha(mẹ) và người ông(bà)tốt trong gia đình…Có thể nói, những phẩm chất, tính cách này là chuẩn mực của một nhà quản trị mà tôi luôn mong muốn, mặc dù rất khó để có thể trở thành một người hoàn thiện trong mắt tất cả mọi người. Tuy nhiên, nhằm khẳng định vị trí, vai trò cũng như khả năng lãnh đạo và quản lý của mình để nhân viên chúng tôilàm theo và hoàn thành tốt công việc của mình, nhà quản trị cần phải nỗ lực hoàn thiện mình hơn nữa để đáp ứng mong mỏi của nhân viên cũng như để làm tấm gương tốt cho mọi người noi theo học tập. Như doanh ngôn của giới doanh ngiệp Pháp nói: “ Yêu quý nhân viên 1 lần thì họ sẽ yêu quý gấp 100 lần công ty của bạn”. Ngoài ra những mong muốn trên, tôi cũng mong rằng nhà quản trị của mình phải có sức khỏe tốt, dẻo dai, luôn sáng suốt, minh mẫn, trí tuệ sắc bén, cơ động, linh hoạt và không mắc các bệnh mãn tính, tim mạch, không bị stress nặng. Để có thể hoàn thành tốt công việc cũng như không gây áp lực và khó khăn cho nhân viên của mình. Về môi trường làm việc, tôi mong nhà quản trị cũng như lãnh đạo công ty sẽ tạo cho nhân viên một môi trường thoải mãi, tạo được sự gần gũi giữa nhân viên và môi trường cảnh quan. Nơi làm việc cẩn tránh nơi quá ồn ào, đông đúc, ngột ngạt để nhân viên bớt căng thẳng; đảm bảo vệ sinh sạch sẽ; nên trồng nhiều cây xanh để tạo không khí trong lành; trang bị đầy đủ máy móc thiết bị trong phòng làm việc và bài trí không gian đáp ứng yêu cầu công việc cho cán bộ nhân viên. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng có khả năng để xây dựng môi trường như tôi mong muốn, song nhà quản trị và người lãnh đạo công ty cũng cần cố gắng để tạo môi trường tốt hơn trên cơ sở phù hợp với đặc điểm công ty, khả năng tài chính giúp nhân viên có thể thoải mãi khi làm việc tránh căng thẳng để có thể đạt hiệu quả cao nhất. Ví dụ như môi trường làm việc ở google, đó không chỉ là nơi mà nhân viên làm việc, học hỏi và trao đổi kinh nghiệm mà còn là nơi để giải trí để giảm bớt căng thẳng và thúc đẩy khả năng sáng tạo tối đa. Với nhận thức: Từng sáng kiến sẽ khong thể phát huy tác dụng nếu nhân viên không cảm thấy công ty như một gia đình. Khi bạn đối xử với nhân viên theo cách này, năng suất làm việc của họ sẽ tăng cao”( CEO Larry Page).Vì vậy, công ty đã thiết kế môi trường làm việc với phòng tập yoga, khiêu vũ, Massage, chuyên gia tâm lý, không gia thể dục riêng, đi lại bằng xe đạp xung quanh công ty, không gian làm việc riêng cho từng nhân viên có ứng dụng môi trường làm việc xanh và có cả nơi học tập cho con em nhân viên trong công ty….Nhờ vậy mà google đã có sự phát triển rộng rãi như ngày nay, và đã trở thành môi trường làm việc tốt nhất thế giới, niềm ao ước của tất cả các nhân viên, trong đó có tôi. Về thu nhập, tôi mong rằng nhà quản trị và lãnh đạo công ty sẽ đưa ra mức lương phù hợp với năng suất và tần suất mà nhân viên chúng tôi làm việc, đồng thời có chế độ khen thưởng đối với những người có thành tích cao, khi làm thêm ngoài giờ và những ngày lễ tết. Thực tế hiện nay, công ty nào cũng có chế độ khen thưởng, tăng lương…song nó vẫn chưa phù hợp với những gì mà nhân viên chúng tôi sẽ đóng góp cũng như mức giá cả thị trường luôn gia tăng từng ngày. Vì vậy, tôi yêu cầu một mức lương không chỉ đủ sống mà còn có thể nâng cao chất lượng sống của nhân viên hơn nữa trên cơ sở những gì mà mình đã làm được, không thiên vị, không quan liêu mà phải công bằng, công tư phân minh tránh những xúc và ganh tị trong nhân viên. Nếu có được mức lương tương đương với khả năng làm việc cùng cơ hội thăng tiến và sự nhiệt huyết của mình, tôi tin rằng mình cũng như các nhân viên khác sẽ cố gắng hoàn thành công việc của mình đạt kết quả cao nhất. Tóm lại, tôi cũng như các nhân viên khác có vị trí và là nguồn lực quan trọng quyết định sự tồn tại của một cơ quan, tổ chức. Song chúng tôi luôn chịu sự chỉ đạo, điều hành của nhà quản trị mà không phải nhà quản trị nào cũng khiến chúng tôi hài lòng. Vì vậy, những nhân viên như tôi có rất nhiều mong muốn đối với nhà quản trị nhằm mang lại quyền lợi cho bản thân cũng như cho nhà quản trị và công ty của mình. Vì vậy, yêu cầu nhà quản trị phải luôn lắng nghe những mong muốn của chúng tôi và cố gắng hoàn thiện mình để đáp ứng những mong mỏi đó. Cuối cùng xin láy những kinh nghiệm của những quản lý nổi tiếng của công ty Mary Kay đã đúc kết lại sau nhiều năm làm việc của mình gửi đến nhà quản trị tương lai của mình: “ Không lắng nghe những âm thanh khác nhau, đó là nhược điểm lớn nhất của một nhà quản lý”. . BÀI TIỂU LUẬN GIỮA KỲ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giảng viên : Th.s Nguyễn Thị Kim Bình Họ và tên : Phan Thị Thoa MSSV : 11030831 Lớp : k56 Lưu trữ học và quản trị văn phòng Câu hỏi:. những hiểu biết về chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội và an ninh-quốc phòng có ảnh hưởng rất lớn đến mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên. Nó không chỉ giúp nhà quản trị áp dụng vào thực. gây ảnh hưởng theo ý muốn mà nhà quản trị muốn. Thứ năm, nhà quản trị cần nắm vững và cập nhật các thông tin về chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội và an ninh-quốc phòng. Vì các thông tin này có