Tiểu luận Hành chính văn phòng

A/Phần mở đầu 1.Tính cấp thiết đề tài Nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý văn phòng cơng việc vơ quan trọng, ảnh hưởng đến nhiều hoạt động tồn thể cơng ty, doanh nghiệp Để đại hố cơng tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng tiến hành tối ưu hố q trình thực nhiệm vụ văn phòng, trước hết cần quan tâm đến nội dung hoạt động hồn thiện cơng việc văn phòng Hành văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, cơng tác quản lý văn phòng có xếp làm viêc có khoa học, nề nếp, trật tự việc điều hành quản lý công việc doanh nghiệp, công ty chất lượng hơn, thúc đẩy việc phát triển, nâng cao hiệu kinh doanh Văn phòng hành Cơng ty cổ phần BIWASE (BWS) văn phòng phụ trách nhiệm vụ quản trị văn phòng cơng ty, lập kế hoạch mua sắm hợp lý trang thiết bị văn phòng thực xây dựng, sửa chữa văn phòng cơng ty chi nhánh Bên cạnh đó, phòng đảm nhiệm cơng việc hội họp, lại, lưu trú, đón tiếp khách, đảm bảo đầy đủ chế độ cho công nhân viên Bản thân thấy thực trạng Cơng ty có nhiều vấn đề cơng tác văn phòng Mà văn phòng hành nơi giao lưu, trao đổi với quan có thẩm quyền Vì tơi chọn đề tài “Thực trạng giải pháp nâng cao công tác quản lý văn phòng Cơng ty cổ phần nước mơi trường Bình Dương (BIWASE)” mong muốn nghiên cứu thực trạng Công ty đưa giải pháp nâng cao cơng tác quản lý hành văn phòng, giúp cơng ty hồn thiện, củng cố hoạt động hiệu 2.Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác quản trị hành văn phòng Cơng ty BWS Đề xuất giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao công tác quản lý văn phòng, thúc đẩy hiệu làm việc Công ty 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: Cơng tác quản trị hành văn phòng Cơng ty BWS Về phạm vi nghiên cứu: Phòng hành cơng ty BWS giai đoạn 2015-2019 4.Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu Đề tài sử dụng phương pháp chủ yếu: -Phương pháp thống kê so sánh -Phương pháp phân tích tổng hợp 4.1.Nguồn liệu sơ cấp Quan sát để đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng Cơng ty BWS Thu thập thông tin đánh giá nhân viên để đánh giá cơng tác văn phòng Cơng ty 4.2.Nguồn liệu thứ cấp Qua báo chí, tạp chí, Website nghiên cứu, báo cáo tình hình hành văn phòng Cơng ty BIWASE 5.Ý nghĩa đề tài Nghiên cứu đề tài điều kiện thuận lợi cho người làm công tác quản lý văn phòng, hồn thành tốt cơng việc văn phòng Mong muốn góp phần cải tiến đường lối đưa giải pháp khắc phục thực trạng khơng cần thiết để giúp doanh nghiệp hồn thiện cơng việc có suất 6.Kết cấu đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận thực tiễn cơng tác quản lý hành văn phòng Chương 2: Thực trạng cơng tác hành văn phòng Công ty BIWASE giai đoạn 2015-2019 Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn phòng Cơng ty BIWASE B/Phần nội dung CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 1.1.Khái niệm cơng tác quản lý hành văn phòng 1.1.1.Khái niệm văn phòng Trong hoạt động quan, tổ chức người ta ln nhấn mạnh vai trò văn phòng Có nhiều định nghĩa văn phòng Văn phòng nơi làm việc cá nhân (lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) trụ sở cơng ty, doanh nghiệp Ngồi văn phòng nơi diễn hoạt động hay tổ chức họp, đàm phán Văn phòng thường gắn liền với công tác thu nhận, bảo quản lưu trữ thơng tin Văn phòng hay cơng sở tên gọi chung phòng khu vực làm việc khác người làm việc tòa nhà thiết kế, bố trí để sử dụng cho thuê cá nhân, tổ chức thực hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….) Văn phòng biểu thị vị trí hay phận tổ chức với nhiệm vụ cụ thể gắn liền với hoạt động liên quan đến công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý cơng sở tổ chức (Văn phòng Sở, hay văn phòng đặt quan, tổ chức, cơng ty thường có chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…) Trong tiếng Anh, sử dụng tính từ, thuật ngữ “văn phòng” hoạt động liên quan đến việc kinh doanh, với nhiều từ liên quan văn phòng phẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (Quầy văn phòng phẩm) Về mặt pháp lý, văn phòng tên giao dịch tổ chức có tư cách pháp nhân văn phòng luật sư, văn phòng cơng chứng phận cơng ty, doanh nghiệp khơng có chức kinh doanh văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại 1.1.2.Các loại hình văn phòng Tùy theo chức mà văn phòng chia thành loại: văn phòng chức văn phòng làm việc: -Văn phòng chức năng: Theo quan niệm Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phòng -Văn phòng làm việc: Văn phòng làm việc đặt tòa nhà chun nghiệp đơn giản hộ, gian phòng thiết kế để làm việc 1.2.Vị trí cơng tác quản lý hành văn phòng 1.2.1.Khái niệm hành văn phòng Hành văn phòng nơi diễn hoạt động kiểm soát kinh doanh Nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu 1.2.2.Vị trí văn phòng Văn phòng làm việc đóng vai trò quan trọng, mặt công ty Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng sâu sắc với họ văn phòng làm việc cơng ty Nói cách khác, văn phòng làm việc phải thể phong cách cá tính cơng ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng đối tác ghi nhớ thương hiệu cơng ty Ngồi chức nơi làm việc, văn phòng xem nhà thứ hai tất người cơng ty, điều cho thấy gắn kết nhân viên cơng ty lớn Vì vậy, công ty lớn, công ty đa quốc gia cố gắng để tạo môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó tất người để xây dựng tập thể đoàn kết, chung sức cho mục tiêu tổ chức Văn phòng cửa ngõ mối quan hệ đối nội, đối ngoại, thực giải văn đến, văn đi, giữ vai trò cầu nối cấp với nhân dân 1.2.3.Vai trò cơng tác quản lý hành văn phòng Vai trò cơng tác quản lý hành văn phòng gồm nội dung sau: -Xây dựng phận nghiệp vụ văn phòng, phụ thuộc vào hai nội dung chính: +Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng phân cơng phụ trách Thơng thường phải văn phòng quan, tổ chức có chức tham mưu, tổng hợp chức hậu cần nên cấu tổ chức văn phòng thường xuất phận như: văn thư, tổng hợp, quản trị… Tuy nhiên, trường hợp cụ thể, văn phòng phân cơng thực cơng việc khác bảo hiểm nhân sự, pháp chế, xuất nhập khẩu… điều cần thiết + Khối lượng công việc thực tế mà phận phải thực Căn vào tình hình thực tế khối lượng cơng việc, người quản lí cần tính tốn để định thành lập phận nghiệp vụ hình thức khác - Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho phận nghiệp vụ Sau xác định phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho phận văn - Xác định số lượng nhân phận: đảm bảo cho việc hồn thành khối lượng cơng việc đề với kết cao, tránh việc tồn đọng cơng việc văn phòng 1.2.4 Chức hành văn phòng 1.2.4.1.Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Ngồi phận tham mưu văn phòng có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chuyên sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn Như văn phòng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị 1.2.4.2.Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua cơng việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… 1.2.4.3.Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phòng =>Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.2.5.Nhiệm vụ hành văn phòng Xây dựng kế hoạch hoạt động cho máy quản lý chương trình hành động cho nhà quản trị Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phụ vụ cho nhà quản trị trình làm việc Theo dõi việc thực định, tham mưu cho cấp quản lý giải vấn đề phát sinh Tổ chức công tác văn thư, biên tập ban hành văn Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu Tổ chức cơng tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi khánh tiết quan Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, giúp lãnh đạo trì, phát triển mối quan hệ với quan ngành địa phương Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phòng Lập kế hoạch dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, quý Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước theo định thủ trưởng quan Tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự an tồn quan Phối hợp với cơng đồn, tổ chức cơng tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán nhân viên quan 1.3.Nội dung hoạt động cơng tác hành văn phòng 1.3.1.Tổ chức máy hành văn phòng 1.3.1.1 Hành văn phòng tập trung theo địa bàn Hành văn phòng tập trung vào địa bàn nghĩa là: hoạt động hồ sơ văn thư phải tập trung vào địa điểm phòng hành chính, quyền quản trị nhà quản trị hành Hình 1.1.Hành văn phòng tập trung theo địa bàn - Ưu điểm : + Dễ bố trí xếp nhân + Dễ kiểm tra + Tập trung trang thiết bị + Đơn giản thủ tục,… - Nhược điểm: + Khó chun mơn hóa + Cơng việc thiếu xác thiếu quan tâm đến loại cơng việc + Trì trệ chuyển giao cơng việc,… ->Vì nên áp dụng loại hình doanh nghiệp nhỏ cá thể 1.3.1.2 Hành văn phòng tập trung theo chức Hành văn phòng tập trung theo chức nghĩa hoạt động hành đặt địa điểm phận chuyên môn phải đặt quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa giám sát nhà quản trị hành Hình 1.2.Hành văn phòng tập trung theo chức - Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành hoạt động hành văn phòng cho phận chuyên môn - Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền cấp quản trị chun mơn Loại hình áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp 1.3.2.Phân công công việc văn phòng 1.3.2.1.Trưởng phòng hành Phân cơng cơng việc chịu trách nhiệm tồn cơng việc phòng giám sát cách thức thực cơng việc tồn nhân viên phòng Tham gia hội đồng công ty như: Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động,… nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng sa thải Đảm bảo thủ tục bảo hiểm, phúc lợi… Lưu trữ đảm bảo tra cứu nhanh hồ sơ nhân viên Xây dựng văn có tính pháp quy, quy chế công ty Cung cấp nhu yếu phục vụ công tác lãnh đạo công ty Các công tác có tính đột xuất khác theo đạo giám đốc, phó giám đốc 1.3.2.2.Phó phòng hành Soạn thảo lưu trữ văn bản, giấy tờ, hợp đồng Quản lý theo dõi công văn đến đi, quản lý photo công văn giấy tờ Quản lý sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, phòng cháy chữa cháy, Xây dựng biểu mẫu công ty Thực công việc khác theo phân công Ban giám đốc 1.3.2.3.Văn thư Tiếp nhận, chuyển giao văn đến thông qua phần mềm quản lý văn Kiểm tra thể thức trước phát hành văn cơng ty Quản lý sử dụng dấu quy định Lưu trữ, xếp văn khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Sao in văn tài liệu Thực quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thơng tin cơng ty Cấp giấy đường cho CB-CNV công tác có lệnh cơng ty Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên đột xuất 1.3.2.4.Tổ công nghệ thông tin Tham mưu tổ chức, triển khai thực quản lý toàn hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) thuộc công ty; bao gồm: Quản lý hệ thống mạng, hệ thống ứng dụng CNTT phục vụ hoạt động nghiên cứu, đào tạo quản trị công ty Xây dựng định hướng, chiến lược phát triển CNTT để ứng dụng cho toàn hoạt động công ty giai đoạn phát triển 1.3.2.5.Nhân viên tổ bảo vệ Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hố xuất nhập khỏi cơng ty 10 Ghi sổ sách xác trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hố khỏi Cơng ty Mọi tài sản xuất khỏi cơng ty phải có phiếu xuất giấy đồng ý cho xuất Ban Giám đốc, Trưởng phòng Trường hợp xuất khơng có giấy (đột xuất) người xuất phải ký vào cột ghi sổ theo dõi xuất nhập tài sản Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào vị trí khách CNV dừng xe trước cơng ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ngồi Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển đến phận văn thư Cơng ty xử lý Quản lý chìa khố phận, chìa khố chính, ghi rõ số khố bàn giao sổ trực ban phân công Liên hệ quan lân cận địa phương để hợp đồng phối hợp cần thiết (khi có uỷ nhiệm lãnh đạo) Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát CNV xâm phạm tài sản nội qui Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho Trưởng phòng xem xét xử lý Kiểm tra thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC sử dụng khơng? Có vị trí khơng? Có hướng dẫn sử dụng khơng? Biên kiểm tra chuyển Trưởng phòng kiểm tra Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc ln tn thủ biện pháp an tồn lao động nội quy Công ty Kiên không cho nhân viên khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty Thực công việc khác Trưởng phòng phân cơng 1.3.2.6.Nhân viên tổ xe 11 Đưa đón, chun chở Lãnh đạo CB-CNV Cơng ty khách q trình thực cơng việc liên hệ công tác hàng ngày Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón theo yêu cầu Thực quy định an tồn giao thơng, đảm bảo an tồn cho người, xe hàng hóa đường công tác, làm việc theo nguyên tắc “lái xe an tồn tiết kiệm” Bảo quản giữ gìn xe tốt Đảm bảo xe tình trạng sẵn sàng phục vụ Ln kiểm tra xe nhằm phát khắc phục kịp thời hư hỏng, bảo trì xe theo định kỳ, cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi thiết bị Giữ mối quan hệ tốt với đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xun cho Cơng ty Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán nhân viên trao đổi xe, khơng bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc thật làm giảm uy tín khách Công ty Không tự ý đổi ca cho chưa chấp thuận trưởng phòng Báo cáo thời gian sớm cố xảy q trình lưu thơng cho cấp Phòng hành để có biện pháp xử lý kịp thời thích hợp 1.3.3.Điều hành cơng việc 1.3.3.1.Khái niệm điều hành công việc Điều hành công việc trình động viên, đơn đốc thúc đẩy nhân viên thực dúng có hiệu mục tiêu cơng việc giao Điều hành cơng việc hành việc áp dụng phương pháp, cách thức huy, trì tính kỷ luật nhằm đảm bảo thực mục tiêu nhiệm vụ hệ thống hành doanh nghiệp, cơng ty Điều hành cơng việc hành đòi hỏi phải trì khơng khí làm việc tích cực có trách nhiệm 1.3.3.2.Các phương thức điều hành cơng việc hành 12 Điều hành hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: trình thiết lập nguyên tắc quy trình phù hợp nhằm giải công việc Khi giải công việc liên quan cần tuân thủ nguyên tắc thủ tục ban hành Đây nguyên tắc đặc trưng hành -Nguyên tắc: điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải công việc -Thủ tục: trình tự khơng gian thời gian giải nhóm cơng vệc định, mang tính ổn định bắt buộc -Qui trình: luồng cơng việc thiết kế theo tính đặc thù cơng việc đó, nhằm nâng cao hiệu hoạt động Điều hành hệ thống văn bản: Qúa trình truyền đạt mệnh lệnh, giải công việc thông qua văn thức cụ thể Là phương thức mang tính đặc trưng hành -Chính thức có thẩm quyền -Cụ thể gắn liền với cơng việc định Điều hành thông qua ủy quyền phân quyền: Dựa vào cấu tổ chức máy để phân quyền phân trách nhiệm giải công việc Đây phương thức tạo độ linh hoạt cao cho hệ thống 1.3.4.Xây dựng quy chế làm việc *Nguyên tắc làm việc quan hành văn phòng: -Tuân thủ Hiếp pháp pháp luật -Bảo vệ lợi ích Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp tổ chức, công dân -Công khai, minh bạch, thẩm quyền có kiểm tra, giám sát -Bảo đảm tính hệ thống, thống nhất, liên tục, thơng suốt hiệu 13 -Đảm bảo thứ bậc hành phối hợp chặt chẽ *Phạm vi giải công việc -Công việc quan cấp dước giới hạn chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền giao ủy quyền cho quan hay cá nhân cơng chức tương ứng với vị trí làm việc, chức vụ cụ thể -Phạm vi giới hạn ngành, lĩnh vực Bộ tùy theo lãnh thổ… *Quản lý tài -Tổ chức quản lý tài chính, tài sản Nhà nước quan theo quy định pháp luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, sử dụng nguồn tài chính, tài sản hiệu tiết kiệm 1.3.5.Tổ chức họp, hội nghị 1.3.5.1.Tổ chức họp Chuẩn bị họp: Cần xác định mục tiêu yêu cầu họp; thành phần tham dự; thời gian địa điểm tổ chức; nội dung cần tiến trình họp;… Điều hành họp: Nêu vấn đề quan trọng cần thiết; ln có số liệu rõ ràng có tơn trọng, hợp tác thành viên họp… 1.3.4.2.Tổ chức hội nghị Hoàn thành văn cần thiết hội nghị Triển khai định, nghị thông qua đại hội Thực cơng văn hành gửi cho lãnh đạo đạo hội nghị Lập bảng tốn chi phí đại hội 14 1.3.6.Nghiệp vụ văn thư lưu trữ *Văn thư: Là công việc liên quan đến công văn giấy tờ, thảo văn từ tiếp nhận đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào tài liệu quan bao gồm công việc soạn thảo, đánh máy, in, trình ký văn bản, quản lý chặt chẽ dấu; nhận chuyển giao công văn;… *Lưu trữ: Là tất cơng việc có liên quan đến tổ chức quản lý để phục vụ cho nhu cầu xã hội Bao gồm: -Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu -Phân loại (chỉnh lý) tài liệu -Xác định giá trị tài liệu -Thống kê, bảo quản tài liệu -Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu 1.3.7.Phân loại kỹ thuật soạn thảo văn Văn tài liệu, giấy tờ,…được hình thành trình hoạt động quan, doanh nghiệp Bao gồm thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đê án công tác, báo cáo, đơn từ,…do quan, nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhà nước bảo đảm thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan với tổ chức, cá nhân 1.3.7.1.Phân loại văn *Phân loại theo hiệu lực pháp lý:Văn quy phạm pháp luật; Văn cá biệt; Văn hành chính; Văn chun mơn, nghiệp vụ *Phân loại theo hình thức văn thẩm quyền ban hành: Các văn quy phạm pháp luật; Các văn hành 15 1.3.7.2.Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Kỹ thuật soạn thảo văn hành hướng dẫn theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV *Khổ giấy -Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) -Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148mm x 210mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) *Kiểu trình bày -Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) -Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) *Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) -Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; -Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; -Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; -Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm *Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thơng tư (Phụ lục II) Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Phụ lục *Phơng chữ trình bày văn bản: Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 1.3.8.Tiếp khách trực diện thư ký hành văn phòng 16 Thư ký người chuyên thực công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành văn phòng, thực cơng việc liên quan đến giấy tờ, cơng việc tạp vụ hành chính, xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc Tiếp khách công việc ngày quan, doanh nghiệp.Ở đơn vị hành nghiệp, tiếp khách nhằm giải vấn đề quản lý đối ngoại Thư ký người đón khách trực tiếp giải yêu cầu số lượng lớn khách xin gặp giám đốc *Những kỹ cần thiết việc tiếp khách -Chào hỏi khách -Bày tỏ quan tâm -Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm khách -Khơng nên ngắt quãng hay kết thúc sớm đàm thoại cấp -Phòng đợi -Thường trực nơi làm việc -Ghi biên buổi bàn bạc 1.4.Một số nguyên tắc cơng tác quản lý hành văn phòng Hệ thống ngun tắc quản lý hành văn phòng nhà nước gồm: *Nhóm ngun tắc trị-xã hội -Nguyên tắc Đảng lãnh đạo quản lý hành -Nguyên tắc nhân dân tham gia vào quản lý hành -Ngun tắc tập trung dân chủ -Ngun tắc bình đẳng dân tộc *Nhóm nguyên tắc tổ chức kỹ thuật -Nguyên tắc quản lý theo ngành kết hợp với quản lý lãnh thổ -Nguyên tắc quản lý theo ngành kết hợp quản lý theo chức -Phân định chức quản lý nhà nước kinh tế với quản lý sản xuất kinh doanh 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CÔNG TY BIWASE GIAI ĐOẠN 2015-2019 2.1.Tổng quan Cơng ty BIWASE 2.1.1.Vài nét lịch sử hình thành phát triển Công ty Hệ thống cấp nước Thủ Dầu Một có từ năm 1901 Pháp xây dựng, hệ thống phát triển qua nhiều thời kỳ, nguồn nước khai thác chủ yếu nguồn nước ngầm khai thác từ độ sâu 50m – 70m Trước 30/4/1975: có tên "Trung Tâm Cấp Thuỷ Bình Dương" trực thuộc Ty Giao thông Công chánh, với trạm bơm nước ngầm: Ty Cơng An, Ngơ Quyền, Cầu Ơng Đành, Yersin Gò Đậu, cơng suất 2.000 m3/ngày đêm Trụ sở đặt phường Phú Cường (Đường Quang Trung gần văn phòng UBND TP Thủ Dầu Một ngày nay) Ngày 18/5/1976, Trung tâm Cấp thủy đổi tên Xí nghiệp Cấp nước trực thuộc quản lý đạo Ty Xây dựng tỉnh Sông Bé theo Quyết định số 94/QĐ-UB ngày 18/5/1976 Ủy ban Nhân dân cách mạng tỉnh Sơng Bé Phó chủ tịch – ơng Trần Ngọc Khanh ký Văn phòng đặt đường Yersin, phường Phú Cường Hình 2.1 Nhãn hiệu Cơng ty BIWASE Cùng với phát triển tỉnh nhà, quy mô công suất sản xuất công ty phát triển theo Ngày 11/4/1996 chủ tịch UBND tỉnh Sông Bé - ông Nguyễn Minh Đức ký Quyết định số 1468/QĐ-UB, việc Xí nghiệp Cấp nước Sơng Bé” đổi tên thành “Cơng ty Cấp nước Sơng Bé” Ngày 01/01/1997, tỉnh Bình Dương tái lập (từ tỉnh Sông Bé tách làm tỉnh Bình Dương Bình Phước) Để phù hợp với hòan cảnh tình hình tại, Cơng ty Cấp nước tỉnh Sông Bé đổi tên thành Công ty Cấp nước tỉnh Bình Dương theo 18 Quyết định số 290/QĐ-UB ngày 31/01/1997 UBND tỉnh Bình Dương chủ tịch UBND tỉnh Bình Dương Tháng 01/1998, Cơng ty Cấp nước tỉnh Bình Dương đổi tên thành Cơng ty Cấp Thốt Nước Bình Dương theo Quyết định số 4519/QĐ-UB ngày 30/12/1997 Ngày 19/7/2005, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bình Dương – ông Trần Văn Lợi ký Quyết định số 135/2005/QĐ-UBND việc chuyển đổi Cơng ty Cấp Thốt Nước Bình Dương thành Cơng ty TNHH Một Thành Viên Ngày 21/12/2005, thực chuyển đổi doanh nghiệp, UBND tỉnh Bình Dương ký Quyết định số 6547/QĐ-UBND phê duyệt phương án chuyển đổi, điều lệ tổ chức hoạt động chuyển tên Cơng ty Cấp Thốt Nước Bình Dương thành Cơng ty TNHH Thành Viên Cấp Thốt Nước - Mơi Trường Bình Dương với tên viết tắt Cơng ty TNHH Cấp nước – Mơi trường Bình Dương, tên giao dịch quốc tế Binh Duong Water Supply-Sewerage-Environment Co, Ltd (viết tắt BIWASE) 2.1.2.Trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện Cơng ty Trụ sở chính: Số 11, Ngô Văn Trị, P.Phú Lợi Tp.Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Phòng hành chính: (+84) 274 3825172 Hotline: (+84) 274 3838333 - (+84) 274 3897766 Fax: 0274 827 738 Chi nhánh cấp nước: Dĩ An, Khu Liên Hợp, Thủ Dầu Một, Thuận An, Tân Uyên, Chơn Thành, Bàu Bàng, Dầu Tiếng Phước Vinh; Chi nhánh Dịch vụ đô thị; Chi nhánh Xử lý chất thải; Chi nhánh xử lý nước thải Thủ Dầu Một 2.1.3.Mục tiêu ngành nghề kinh doanh Công ty 2.1.3.1.Mục tiêu Cơng ty Với phương châm “Vì sức khỏe cộng đồng, Vì mơi trường bền vững” Mọi hoạt động cơng ty lấy người làm đối tượng hướng đến Vì lẽ đó, cơng ty khơng ngừng nỗ lực nghiên cứu, ứng dụng công nghệ ưu việt, thân thiện mơi trường q trình hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực cấp 19 nước, xử lý nước thải rác thải với mong muốn ngày nâng cao chất lượng sống cho người dân địa phương, đồng thời góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế tỉnh nhà, tạo điều kiện hạ tầng thuận lợi cho nhà đầu tư nước ổn định mặt mỹ quan đô thị 2.1.3.2.Ngành nghề kinh doanh Công ty Đầu tư khai thác xử lý, cung cấp nước phục vụ cho sinh hoạt, sản xuất, đầu tư quản lý hệ thống thoát nước, quản lý khai thác cơng trình thủy lợi, xử lý thu gom chất thải sinh hoạt, công nghiệp, độc hại; Sản xuất phân Compost, cho thuê nhà, xưởng, sản xuất nước tinh khiết đóng chai, nước đá tinh khiết; Kinh doanh dịch vụ ăn uống Thi công xây dựng, sửa chữa hệ thống cấp nước, cơng trình thủy lợi, nhà dân dụng cấp III trở xuống, đường dây trung hạ thế, trạm biến áp 35KVA, hệ thống chiếu sáng công cộng, đường giao thông cấp III trở xuống;Sửa chữa công trình thủy lợi Mua bán vật tư làm dịch vụ chuyên ngành nước, tái chế, sản xuất, mua bán phế liệu, sản phẩm từ nguồn rác, thiết bị, vật tư, dụng cụ; Thực dịch vụ công trình thị như: nạo vét cống rãnh, bể phốt, hút hầm cầu, rửa đường, mua bán trồng chăm sóc cây, hoa kiểng Khảo sát, thiết kế, lập tổng dự toán dự án đầu tư Thẩm định dự án đầu tư, thẩm định thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán; Tư vấn lập hồ sơ mời thầu lựa chọn nhà thầu, lập báo cáo đánh giá tác động môi trường Giám sát thi công xây lắp cơng trình: xây dựng dân dụng cơng nghiệp, cấp thoát nước, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật; Thiết kế cơng trình cấp nước thị, nơng thơn; 20 Thiết kế kết cấu cơng trình dân dụng cơng nghiệp; Thiết kế cơng trình thủy lợi vừa nhỏ; Thi công xây dựng cơng trình xử lý chất thải, mơi trường 2.1.4.Cơ cấu tổ chức Cơng ty BIWASE Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức Công ty BIWASE 2.1.5.Hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty Cơng ty cổ phần nước mơi trường Bình Dương hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3700145694 chịu đạo UBND Tỉnh Bình Dương trực thuộc Sở Xây dựng quản lý nhà nước theo ngành nghề kinh tế kỹ thuật Các lĩnh vực hoạt động Cơng ty là: Đầu tư khai thác xử lý, cung cấp nước phục vụ cho sinh hoạt, sản xuất, đầu tư quản lý hệ thống nước, quản lý khai thác cơng trình thủy lợi, xử lý thu gom chất thải sinh hoạt, công nghiệp, độc hại; 21 2.Sản xuất phân Compost, cho thuê nhà, xưởng, sản xuất nước tinh khiết đóng chai, nước đá tinh khiết; 3.Kinh doanh dịch vụ ăn uống 4.Thi công xây dựng, sửa chữa hệ thống cấp nước, cơng trình thủy lợi, nhà dân dụng cấp III trở xuống, đường dây trung hạ thế,… 5.Mua bán vật tư làm dịch vụ chuyên ngành nước, tái chế, sản xuất, mua bán phế liệu, sản phẩm từ nguồn rác, thiết bị, vật tư, dụng cụ; 6.Thực dịch vụ cơng trình thị 7.Khảo sát, thiết kế, lập tổng dự toán dự án đầu tư Thẩm định dự án đầu tư, thẩm định thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán; 8.Tư vấn lập hồ sơ mời thầu lựa chọn nhà thầu, lập báo cáo đánh giá tác động môi trường 9.Giám sát thi cơng xây lắp cơng trình: xây dựng dân dụng cơng nghiệp, cấp nước, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật; 10.Thiết kế cơng trình cấp nước thị, nơng thơn; 11.Thiết kế kết cấu cơng trình dân dụng cơng nghiệp; 12.Thiết kế cơng trình thủy lợi vừa nhỏ; 13.Thi cơng xây dựng cơng trình xử lý chất thải, mơi trường *Tình hình kinh doanh lĩnh vực: 2.1.5.1.Xử lý rác thải, môi trường Nguyên tắc 3R cách xử lý chất thải rắn mà đô thị hướng tới 3R = Reduce (Tiết giảm) – Reuse (tái sử dụng) – Recycle( Tái chế) 22 Trung bình người Việt Nam thải 200kg rác thải năm Trong vấn đề thu gom, tái chế, tái sử dụng chất thải rắn đô thị chưa thực tốt, rác thải trở thành vấn đề nóng phát triển thị Trong tình hình này, ngun tắc 3R cách xử lý chất thải rắn mà đô thị hướng tới 3R = Reduce (Tiết giảm) – Reuse (tái sử dụng) – Recycle (Tái chế) Với chức nhiệm vụ quản lý môi trường đô thị tỉnh Bình Dương, Cơng ty Cổ phần Nước - Mơi trường Bình Dương thực hiệu R Reuse (Tái sử dụng) Recycle (Tái chế) Nhà máy xử lý rác Bình Dương BIWASE tự nghiên cứu chế tạo hệ thống lò đốt rác với nhiều cơng suất khác để sử dụng cung cấp cho thị trường Hệ thống lò đốt này, quản lý chặt chẽ trình chế tạo cấp Chứng nhận hợp qui chuẩn quốc gia 2.1.5.2.Hoạt động sản xuất phân bón gạch men nhãn hiệu voi Tro sau đốt sử dụng theo nhu cầu khác trộn với vữa xi măng để làm gạch block, gạch bê tơng loại, sử dụng từ tro đốt khoảng 30% cho loại gạch mang nhãn hiệu Con Voi BIWASE sản xuất đạt tiêu chuẩn TCVN 6476:1999 Hình 2.3.Gạch nhãn hiệu Con voi Tro sau đốt ủ để làm phân bón Tro từ nguồn rác hữu pha trộn thêm chất vi lượng để tạo thành phân bón cho loại cơng nghiệp, lúa hoa màu Hình 2.4.Phân bón Con voi 23 Phân bón nhãn hiệu Con Voi BIWASE sản xuất từ trình xử lý rác có mặt thị trường sản phẩm uy tín với nhà nơng Gạch phân bón nhãn hiệu Con Voi sản xuất đạt tiêu chuấn ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 tiêu chuẩn sản phẩm Được tiêu thụ rộng rãi nước 2.2.Thực trạng cơng tác hành văn phòng Công ty giai đoạn 2015-2019 3.1.Phương hướng, nhiệm vụ, hoạt động phấn đấu Phòng hành Cơng ty 3.1.1.Nhiệm vụ phòng hành Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực phương án xếp cải tiến tổ chức sản xuất Quản lý toàn tài sản đất đai, nhà cửa, trang thiết bị dụng cụ văn phòng quan cơng ty Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu Quản lý sử dụng dấu Mua sắm trang thiết bị văn phòng Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước quan 24 25 ... cần thiết để giúp doanh nghiệp hồn thiện cơng việc có suất 6.Kết cấu đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận thực tiễn cơng tác quản lý hành văn phòng Chương 2: Thực trạng cơng tác hành văn phòng Cơng... giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn phòng Cơng ty BIWASE B/Phần nội dung CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 1.1.Khái niệm cơng tác quản lý hành văn