Quản lý nhân sự là đề tài đang thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp. Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày càng gay gắt khốc liệt trong bối cảnh hội nhập quốc tế. Các doanh nghiệp Việt Nam không những phải cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp ngoài nước. Doanh nghiệp cần phải đủ mạnh, phải trang bị đủ các nguồn lực bao gồm tài lực, vật lực, nguồn nhân sự để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường. Trong đó nguồn nhân sự đóng vai trò quan trọng nhất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, bởi vì một doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào, cơ sở vật chất máy móc thiết bị có hiện đại mà đội ngũ lao động kém chất lượng thì doanh nghiệp đó khó có thể hoạt động hiệu quả và phát triển được.Hệ thống thông tin nhân lực của một công ty là một hệ thống phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về tri thức, thế mạnh của từng lao động, cả về số lượng, chất lượng… Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ trong từng giai đoạn.
TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Hiện nay công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới Công nghệ thông tin được ứng dụng nhiều trong các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội như kinh tế, an ninh quốc phòng, chính trị Với việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và sức lao động của con người Những công việc như quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, thu chi, quản lý điểm… đang trở thành bài toán cần giải quyết.
Trong đó, quản lý nhân sự là đề tài đang thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày càng gay gắt khốc liệt trong bối cảnh hội nhập quốc tế Các doanh nghiệp Việt Nam không những phải cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp ngoài nước Doanh nghiệp cần phải đủ mạnh, phải trang bị đủ các nguồn lực bao gồm tài lực, vật lực, nguồn nhân sự để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường Trong đó nguồn nhân sự đóng vai trò quan trọng nhất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, bởi vì một doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào, cơ sở vật chất máy móc thiết bị có hiện đại mà đội ngũ lao động kém chất lượng thì doanh nghiệp đó khó có thể hoạt động hiệu quả và phát triển được.
Hệ thống thông tin nhân lực của một công ty là một hệ thống phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về tri thức, thế mạnh của từng lao động, cả về số lượng, chất lượng… Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ trong từng giai đoạn
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile, em nhận thấy hoạt động quản lý nhân sự của công ty còn nhiều bất cập và hạn chế Vì vậy, với những thông tin đã nghiên cứu và thu thập trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp, em xin đề xuất đề tài khóa luận “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile” nhằm giúp hoạt động quản lý nhân sự được nhanh chóng, thuận tiện, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp như khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự, mô hình quản lý nhân sự nói chung và của công ty nói riêng.
Thứ ba, thông qua quá trình phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý, đi sâu đánh giá hiện trạng quản lý nhân sự của công ty đưa ra được ưu, nhược điểm của quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp hiện tại, từ đó đề xuất phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.
Mục tiêu cần đạt được sau khi thực hiện đề tài: thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp, giải quyết được bài toán quản lý nhân sự của công ty, giúp công ty đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý lao động,quản lý lương thưởng cho cán bộ nhân viên…
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: có rất nhiều cách thu thập dữ liệu thứ cấp như qua website công ty, sách báo, các báo cáo thống kê, các bài phân tích của các chuyên gia hay qua các phương tiện thông tin đại chúng… Đây là các dữ liệu cs sẵn có thể sử dụng ngay tùy thuộc vào mục đích sử dụng Với đề tài này có sử dụng việc lấy tài liệu qua các bài nghiên cứu có liên quan trước đó.
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: thu thập được thông qua kết quả khảo sát tới nhân viên công ty với các nội dung chính:
+ Thực trạng cơ sở hạ tầng, phương hướng hoạt động chiến lược của công ty+ Thực trạng, quy trình nghiệp vụ về quản lý nhân sự trong công ty
Phương pháp xử lý dữ liệu
Tác giả đã sử dụng các phương pháp xử lý số liệu:
- Phần mềm phân tích, thống kê dữ liệu: phần mềm Excel.
- Phương pháp phân tích thiết kế: phương pháp hướng đối tượng.
- Ngôn ngữ lập trình: PHP
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu và phụ lục thì khóa luận gồm có 3 chương chính sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile”
- Chương 2: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile
- Chương 3: Định hướng phát triển và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ “PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MATECH MOBILE”
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin
- Theo PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017) thì “Hệ thống” là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung
- Theo PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017) thì “Hệ thống thông tin” là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ… còn hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác.
- Theo PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017) thì “Hệ thống thông tin quản lý” là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung.
1.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần: nguồn lực phần cứng; nguồn lực phần mềm; nguồn lực dữ liệu; nguồn lực mạng và nguồn lực con người.
Hình 1.1: Các thành phần của hệ thống thông tin
(Nguồn Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” – Trường Đại học Thương Mại)
- Nguồn lực phần cứng: Trang thiết bị phần cứng của một hệ thống thông tin gồm các thiết bị vật lý được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin như nhập dữ liệu vào, xử lý và truyền phát thông tin ra Phần cứng là các thiết bị có thể nhìn thấy, cầm nắm được Trang thiết bị phần cứng được chia thành 2 nhóm:
Các thiết bị phần cứng máy tính: thiết bị vào/ra, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ.
Các thiết bị viễn thông: các thiết bị truyền và khuếch đại tín hiệu, các thiết bị nhận và giải mã tín hiệu.
- Nguồn lực phần mềm: Phần mềm là các chương trình được cài đặt trong hệ thống, thực hiện công việc quản lý hoặc các quy trình xử lý trong hệ thống thông tin Phần mềm được sử dụng để kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người sử dụng Có ba loại phần mềm cơ bản là: phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng và phần mềm bảo mật.
- Nguồn lực dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu có tổ chức và có liên quan đến nhau được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ) để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích tại nhiều thời điểm khác nhau.
- Nguồn lực mạng: Mạng máy tính bao gồm tập hợp máy tính và các thiết bị vật lý được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng của tổ chức, doanh nghiệp Mạng máy tính có thể kết nối máy tính với các thiết bị khác trong bất kỳ phạm vị nào Mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhau thông qua các giao thức truyền nhận Dựa trên mạng máy tính, nhân viên trong các tổ chức, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin với nhau, chia sẻ tài nguyên trong hệ thống cho nhau, làm việc cùng nhau không phụ thuộc vào vị trí địa lý.
- Nguồn lực con người: Trong hệ thống thông tin hiện đại, yếu tố con người bao gồm tất cả những đối tượng tham gia quản lý, xây dựng, mô tả, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống Con người được coi là thành phần quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động để tích hợp các thành phần trong hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động.
Ngoài 5 thành phần cơ bản trên, trong hệ thống thông tin còn có các quy trình, thủ tục đảm bảo cho sự hoạt động của hệ thống được thống nhất và ổn định. Quy trình, thủ tục thường được phân chia thành 3 nhóm chính: quy trình, thủ tục quản lý; quy trình, thủ tục về doanh nghiệp và quy trình, thủ tục về kỹ thuật.
1.1.3 Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin
Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin là trình tự thực hiện từ việc thu thập thông tin thô cho đến lưu trữ các thông tin cần thiết lên các thiết bị lưu trữ và phân phối các thông tin đó cho các đối tượng liên quan Quy trình hệ thống thông tin xử lý thông tin thường bao gồm ba hoạt động chính là thu thập thông tin, xử lý thông tin và truyền phát thông tin như hình dưới đây:
Hình 1.2: Quy trình xử lý thông tin
(Nguồn: Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”, Trường Đại học Thương Mại)
Là quá trình tìm kiếm để có được thông tin hữu ích cho tổ chức, doanh nghiệp Sau đó, thực hiện phân loại các thông tin cho phù hợp với mục đích sử dụng của tổ chức doanh nghiệp và tiền xử lý thông tin bằng cách lọc bỏ các thông tin dư thừa hoặc không liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp Việc thu thập thông tin được tiến hành trên các kênh truyền tin khác nhau Việc thu thập thông tin phải đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời; đảm bảo rằng các phương pháp phân nhóm, trích lọc không làm thay đổi ý nghĩa của thông tin đã thu được hoặc việc thêm vào bất kỳ suy diễn nào cũng không làm thay đổi ý nghĩa của thông tin.
Nguồn thông tin được thu thập có thể phân chia thành 2 nhóm chính: Thứ nhất là các thông tin tự nhiên, đây là loại thông tin được phát một cách tự nhiên, chưa xử lý và chưa phân loại; còn được gọi là các thông tin không có cấu trúc như tiếng nói, các kiểu công văn, các kiểu hình ảnh, các video…; Nhóm thứ hai là các thông tin có cấu trúc theo khuôn dạng nhất định như các hóa đơn, chứng từ, các biểu mẩu báo cáo, các bảng biểu theo mục đích…
- Xử lý thông tin: Việc xử lý thông tin gắn liền với hoạt động và quy trình do một hay nhiều cá nhân, một đội hay nhóm thực hiện Hoạt động xử lý thông tin có thể được thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động và thường được chia thành nhiều bước, việc xử lý thông tin tự động chỉ thực hiện được khi thông tin được tạo thành từ các kiểu dữ liệu cấu trúc Cách thứ xử lý thông tin phụ thuộc vào định dạng dữ liệu và các quy tắc quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp Một số hoạt động chính diễn ra trong quá trình xử lý thông tin là:
Trình diễn và kết hợp lại thông tin từ dữ liệu Ví dụ thông tin được liên kết lại để tạo ra nhiều loại báo cáo tổng hợp phù hợp với nhà quản lý ở từng cấp, hoặc gom nhóm để mô tả các sự kiện theo quan điểm chuyên môn.
Thực hiện việc tính toán, suy diễn, trích lọc thông tin theo các quy tác đã được thống nhất thành quy tắc trong tổ chức, doanh nghiệp Ví dụ: lợi nhuận/năm tổng doanh thu/năm – tổng chi phí/năm.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.2.1 Mô hình phát triển hệ thống thông tin
Hiện nay có nhiều mô hình phát triển hệ thống như: Mô hình chữ V, mô hình thác nước, mô hình tăng dần, mô hình xoắn ốc Tuy nhiên trong bài khóa luận này em lựa chọn mô hình thác nước vì nó phù hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp hiện nay Dưới đây là sơ đồ mô hình thác nước:
Hình 1.4: Sơ đồ mô hình thác nước
(Nguồn: Slide bài giảng “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý – Đại học Thương Mại) a Giai đoạn trong mô hình
STT Giai đoạn Các hoạt động đã thực hiện Các tài liệu có thế chuyển
- Nắm được tất cả các yêu cầu
- Thảo luận và hướng dẫn để hiểu các yêu cầu
- Thực hiện thử nghiệm các yêu cầu để đảm bảo rằng các yêu cầu có thể kiểm chứng được hay không
RUD (Yêu cầu hiểu nghiệp vụ)
- Tạo ra các thiết kế
- Thảo luận về yêu cầu phần cứng, phần mềm
- Làm tài liệu thết kế
HLD (Tài liệu thiết kế mức độ cao), LLD (Tài liệu thiết kế mức độ thấp)
STT Giai đoạn Các hoạt động đã thực hiện Các tài liệu có thế chuyển
3 Thực hiện - Theo thiết kế tạo ra các chương trình
- Tích hợp code cho giai đoạn tiếp theo
Các chương trình, Unit Testcase và kết quả
- Tích hợp Unit tested code và kiểm tả nó hoạt động như mong đợi
- Thực hiện tất cả các hoạt động kiểm thử để đả bảo hệ thống đáp ứng các yêu cầu
- Theo dõi tiến độ về kiểm tra thông qua công cụ như số liệu truy xuất nguồn gốc
Test case, Test report, Report lỗi, Updates lỗi
- Đảm bảo rằng các tiêu chí test được đáp ứng
- Triển khai ứng dụng trong môi trường tương ứng
- Thực hiện kiểm tra về môi trường sau khi ứng dụng được triển khai để đảm bảo ứng dụng không gặp vấn đề
Tài liệu hướng dẫn sử dụng
- Giải quyết và khắc phục các vấn đề
- Ứng dụng luôn được tăng cường để kết hợp nhiều tính năng, cập nhật môi trường với các tính năng mới nhất
Tài liệu hướng dẫn sử dụng, Danh sách ticket, Danh sách các tính năng mới được triển khai. b Đặc điểm mô hình
- Đây được coi như là mô hình phát triển phần mềm đầu tiên được sử dụng.
- Các bước được thực hiện tuần tự Hoàn thành bước này mới sang bước tiếp theo.
- Cuối mỗi giai đoạn cần nghiệm thu nội bộ để xác định đang đi đúng đường không. c Ưu điểm mô hình
- Đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
- Đối với các dự án nhỏ hơn, mô hình thác nước hoạt động tốt và mang lại kết quả phù hợp.
- Sản phẩm được phát triển theo giai đoạn rõ ràng.
- Xác nhận ở từng giai đoạn, đảm bảo phát hiện sớm các lỗi.
- Các tiêu chí đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng, do đó nó dễ dàng và có hệ thống để tiến hành chất lượng.
- Kết quả được ghi chép tốt. d Nhược điểm của mô hình
- Ít linh hoạt, phạm vi điều chỉnh hạn chế.
- Rất khó để đo lường sự phát triển trong từng giai đoạn.
- Mô hình không thích hợp với những dự án dài, đang diễn ra, hay những dự án phức tạp, có nhiều thay đổi về yêu cầu trong vòng đời phát triển.
- Khó quay lại khi giai đoạn nào đó đã kết thúc. e Ứng dụng của mô hình
- Các dự án nhỏ, ngắn hạn.
- Các dự án có ít thay đổi về yêu cầu và không có những yêu cầu không rõ ràng.
1.2.2 Các công cụ hỗ trợ xây dựng phân tích thiết kế hệ thống thông tin a Giới thiệu về UML
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hoá tổng quát được xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh trong phát triển phần mềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên quan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn b Một số khái niệm cơ bản trong UML
+ Khái niệm mô hình: Mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác Mô hình nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn theo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó.
+ Các hướng nhìn (Views) trong UML: Một hướng nhìn trong UML là một tập con các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt Có những biểu đồ UML có mặt trong cả hai hướng nhìn. c Các loại biểu đồ trong UML
Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể
Mỗi use case sẽ thể hiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của người dùng Tập hợp các use case và các tác nhân (actor) cùng với quan hệ kết hợp (association) giữa chúng sẽ cho ta 1 biểu đồ use case dùng để mô tả yêu cầu hệ thống
Tác nhân: là một hay nhiều người hay vật thể đóng vai trò trong sự tương tác với hệ thống
Ca sử dụng (use case): là một biểu diễn của một tập hợp các chuỗi hành động mà hệ thống thực hiện nhằm cung cấp một kết quả (một giá trị gia tăng) cụ thể cho một đối tác
Mối quan hệ được sử dụng để kết nối giữa các đối tượng với nhau tạo nên bản vẽ Use Case Có các kiểu quan hệ cơ sản sau: Association, Generalization, Include và Extend.
+ Association thường được dùng để mô tả các mối quan hệ giữa Actor và Use Case.
+ Generalization được sử dụng để thể hiện quan hệ thừa kế giữa các Actor goặc giữa các Use Case với nhau.
+ Include là quan hệ giữa các Use Case với nhau, nó mô tả việc một Use Case lớn bao gồm các Use Case nhỏ hoặc thể hiện sự dùng lại.
+ Extend được sử dụng khi có một Use Case được tạo ra để bổ sung chức năng cho một Use Case có sẵn và được sử dụng trong một điều kiện nhất định nào đó.
Biểu đồ lớp là biểu đồ trình bày một tập hợp các lớp, các giao diện cùng với các mối liên quan có thể có giữa chúng như liên kết, kết nhập, hợp thành, khái quát hóa, phụ thuộc và thực hiện Biểu đồ lớp được dùng để mô hình hóa cấu trúc tĩnh của hệ thống (hay của một phần của hệ thống)
Các phần tử trong biểu đồ lớp được mô tả như sau:
Các phần tử Mô tả Ký hiệu
Lớp (Class) Lớp là một nhóm đối tượng có chung một số thuộc tính và phương thức
Quan hệ kiểu kết hợp
Là sự nối kết giữa các đối tượng của các lớp với nhau
Quan hệ khái quát hóa (kế thừa)
Là sự kế thừa của một lớp từ một lớp khác
Quan hệ gộp Biểu diễn mối quan hệ giữa một lớp tổng thể với một lớp bộ phận
Là biểu diễn mối quan hệ giữa một lớp độc lập với một lớp phụ thuộc vào lớp đó.
Bảng 1.2: Mô tả các phần tử biểu đồ lớp
(Nguồn: Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML – Đặng Văn Đức) + Biểu đồ trạng thái:
Biểu đồ trạng thái trình bày các trạng thái có thể của đối tượng và chỉ rõ đối tượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận qua thông điệp gửi tới từ một đối tượng khác Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịch chuyển Có thể có các hành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịch chuyển Tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó Tuy nhiên biểu đồ trạng thái không phải vẽ cho tất cả các lớp, mà chỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó có khả năng ứng xử trước các sự kiện xảy đến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó.
Các phần tử biểu đồ trạng thái được mô tả như sau:
Các phần tử Mô tả Ký hiệu
Trạng thái Biểu diễn một trạng thái của đối tượng trong vòng đời của đối tượng đó Trạng thái khởi đầu Trạng thái đầu tiên khi kích hoạt đối tượng Trạng thái kết thúc Trạng thái kết thúc vòng đời đối tượng
Sự kiện Sự kiện tác động gây ra sự chuyển đổi trạng thái
Bảng 1.3: Mô tả các phần tử biểu đồ trạng thái
(Nguồn: Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML – Đặng Văn Đức)
Biểu đồ trình tự là một trong hai biểu đồ tương tác chính với chủ ý làm nổi bật trình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp các đối tượng cùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượng này là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đối tượng cũng còn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút + Biểu đồ hoạt động: Biểu đồ hoạt động là biểu đồ mô tả một nội dung hoạt động, theo các luồng đi từ việc này sang việc khác Nó thường được dùng để diễn tả logic của một ca sử dụng, một kịch bản, một nhóm ca sử dụng, một quy tắc hay một thao tác phức tạp
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
- Các tác giả Kenneth C Laudon và Jane Laudon (2019) với cuốn sách
“Management Information Systems” tái bản lần thứ 16 Tác giả đã mang đến cái nhìn rất chi tiết và logic về hệ thống thông tin quản lý Điểm đặc biệt của cuốn sách là nó không chỉ dừng ở việc mang đến những kiến thức về hệ thống thông tin quản lý mà còn tập trung mô tả vai trò của các nhà quản lý trong một tổ chức Cuốn sách nhận mạnh tác dụng của hệ thống thông tin quản lý như hỗ trợ việc ra quyết định, kế hoạch chiến lược, phát triển sản phẩm… nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp đạt được những lợi thế cạnh tranh Cuốn sách cũng thảo luận về các phương pháp phát triển phân tích hệ thống và thiết kế cho phép các hệ thống thông tin thực tế được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp Qua đây, độc giả có thể nắm được những kiến thức và có cái nhìn sâu sắc hơn về vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.
- Các tác giả Michael J Kavanagh và Richard D Johndon (2018) với cuốn sách “Human Resource Information Systems” tái bản lần thứ 4 Cuốn sách chỉ cho ta thấy rằng các tổ chức ngày nay có thể tận dụng tối đa hệ thống thông tin nhân sự như thế nào để có thể đưa ra quyết định tốt hơn cho tổ chức và quản lý chi phí nhân sự hiệu quả hơn Cuốn sách còn mang dến những kiến thức về bảo mật thông tin, quyền riêng tư, điện toán đám mây, phần mềm quản lý nhân sự… Đặc điểm của cuốn sách này nằm ở chỗ nó có thể cho chúng ta tiếp cận kiến thức bằng việc thảo luận những ví dụ thực tiễn về hệ thống thông tin quản lý nhân sự của nhiều doanh nghiệp trên thế giới Qua đó chúng ta có thể tiếp cận thông tin dễ dàng và có góc nhìn đa chiều hơn.
- Các tác giả G M Azmal Ali Quaosar, Md Siddikur Rahman (2021) với bài nghiên cứu “Human Resource Information Systems (HRIS) of DevelopingCountries in 21st Century: Review and Prospects” Bài nghiên cứu chủ yếu liên quan đến việc xác định các ứng dụng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp khác nhau cũng như kết quả của chúng Nghiên cứu cũng nhằm mục đích cung cấp thông tin hữu ích về các rào cản chính trong việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Tuy nhiên bài nghiên cứu còn có một số hạn chế:nghiên cứu không thể bao gồm các ấn phẩm về chủ đề thông tin nguồn nhân lực hệ thống vì quy trình nghiên cứu đã chọn và quá trình đánh giá nghiên cứu bao gồm các bài báo đã xuất bản có sẵn.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trong nước
Phần mềm quản lý nhân sự được biết đến nhiều ở nước ta cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin và ngày càng trở lên phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan:
- Tác giả Hà Thị Hạnh (2019) với đề tài khóa luận tốt nghiệp “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA” Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản cho công việc quản lý nhân sự như đâò tạo tuyển dụng, chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên… và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng cấu trúc Nhưng đề tài còn hạn chế là tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, một số chức năng chưa thực sự hiệu quả như tính lương và một số chức năng không cần thiết khác.
- Tác giả Đỗ Thị Thu Hoài (2020) với đề tài khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà” Luận văn có ưu điểm là thiết kế được giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gẫn gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu, đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế Tuy nhiên còn tồn tại là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năng đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh.
- Tác giả Trần Thị Anh Tuyết (2019) với đề tài luận văn tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH XNK và Thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam” Đề tài đã nêu được tầm quan trọng của tin học hóa trong quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng, khảo sát và phân tích, thiết kế hoàn chỉnh một bài toán quản lý, các giao diện được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng Tuy nhiên đề tài còn hạn chế như: chương trình còn đơn giản, cơ sở dữ liệu còn chưa được tối ưu chặt chẽ và vấn đề bảo mật cơ sở dữ liệu chưa cao.
Tóm lại, các công trình nghiên cứu ở trên thế giới và Việt Nam với các kỹ thuật mô hình hóa yêu cầu như trường hợp sử dụng (Usecase), câu chuyện của người dùng (User Story), sơ đồ quy trình, biểu đồ trạng thái…; công cụ mô hình hóa như ER/Studio, StarUML, Visio… Các nghiên cứu đã hoàn thiện về lý thuyết và có các ứng dụng thực tế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Tuy vậy tại các công ty với việc triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự chưa toàn diện Do đó việc nghiên cứu đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile” là rất cần thiết.
CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN
LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MATECH MOBILE
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MATECH MOBILE
2.1.1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile
- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile.
- Tên quốc tế: Matechmobile Software Joint Stock Company.
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 9 ngách 10 ngõ Văn Hương, Phường Hàng Bột, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
- Email: contact.matechmobile@gmail.com
- Loại hình công ty: Công ty cổ phần
- Đại diện pháp luật: Đoàn Văn Điều
- Giám đốc: Đoàn Văn Điều
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài nhà nước
- Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhỏ
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile
Lĩnh vực kinh doanh của Matechmobile là hoạt động kinh doanh phần mềm, ứng dụng, hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính… được quy định trong Giấy phép thành lập và hoạt động của Matechmobile, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giấy phép nghiệp vụ cụ thể tuân thủ các quy định của Luật Các tổ chức tín dụng, các quy định hiện hành có liên quan của pháp luật nhằm phục vụ cho các đối tượng khách hàng theo đúng chiến lược kinh doanh đã đề ra.
Với chức năng là Công ty Cổ phần Phần mềm nên các nghiệp vụ của Matech Mobile cũng giống như như các Công ty Cổ phần Phần mềm khác bao gồm:
- Tái sản xuất phần mềm (Xuất bản phần mềm)
- Bán lẻ phần mềm không định dạng (Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh)
- Sản xuất phần mềm nhưng không nhằm để xuất bán (Lập trình máy vi tính)
- Cung cấp trực tuyến phần mềm (ứng dụng và cung cấp các dịch vụ ứng dụng)
Matech Mobile không chỉ dừng lại ở việc đem lại những giá trị cho xã hội hay việc làm cho các thành viên trong công ty mà tại đây, công ty đang xây dựng để tạo ra một môi trường làm việc rất đặc biệt, môi trường đó được gọi là “Thế Giới Quan Màu Xanh Ngọc” – Một môi trường đem lại sự hạnh phúc trọn vẹn cho nhân sự và những giá trị sâu sắc hơn cho xã hội Trong quá trình hoạt động, công ty có nhiệm vụ:
1 4651 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
Bao gồm các cơ sở chủ yếu tham gia vào việc phân phối bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi máy tính và phần mềm máy tính Các cơ sở này cũng bán các vật tư liên quan, nhưng các cơ sở chủ yếu bán buôn vật tư được phân loại theo từng sản phẩm riêng lẻ, ví dụ, giấy máy tính trong văn phòng: an phòng phẩm và Đồ dùng Văn phòng, Các cơ sở chủ yếu tham gia và việc phân phối bán buôn modem và các thiết bị liên lạc điện tử khác được phân loại trong Phụ tùng và thiết bị điện tử, Không được phân loại ở đâu khác.
2 4741 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần phẩm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
Chi tiết: Bán lẻ điện thoại di động, linh kiện phụ kiện điện thoại di động và linh kiện điện tử, viễn thông Bán lể máy vi tính, linh kiện phụ kiện máy vi tính và thiết bị ngoại vi
Xuất bản các phần mềm làm sẵn (không định dạng) như: hệ thống điều hành, kinh doanh và các ứng dụng khác; chương trình trò chơi máy vi tính.
Bảng 2.1: Bảng lĩnh vực hoạt động theo giấy phép kinh doanh của công ty
(Nguồn: Trang chủ Tổng cục thuế)
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Phần mềm Matechmobile
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng nhân sự Matechmobile)
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban của Matechmobile
Trên đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban của công ty, nó khá rõ ràng và đơn giản nên tiện cho việc quản lý và phát triển Các bộ phận được phân chia tách biệt nhưng vẫn có thể hỗ trợ cho nhau khi cần thiết để trở thành một tập thể thống nhất.
Phát triển các ứng dụng liên quan đến nền tảng IOS và Android, cải thiện tốc độ, hiệu quả và mở rộng ứng dụng.
Phát triển mới và bảo trì các ứng dụng hiện có của công ty
Tham gia phân tích requirements, thiết kế hệ thống
Tham gia thực hiện thiết kế, xây dựng và triển khai ứng dụng mobile
Nghiên cứu đề xuất giải pháp kỹ thuật
Nghiên cứu, tìm hiểu các công nghệ mới phục vụ các nhu cầu của công ty
Tham gia phát triển các dự án app-product của công ty
Tham gia phân tích, code, unit test… theo sự phân công của quản lý dự án.
Hoạch định chiến lược, kế hoạch và định hướng phát triển marketing hiệu quả
Lên kế hoạch và thực hiện triển khai, chi tiêu ngân sách đối với các kênh truyền thông
Hỗ trợ cùng team Media phát triển các kênh social cho sản phẩm Mobile App.
Tổ chức và quản lý các chiến dịch truyền thông quảng cáo.
Nghiên cứu và phân tích thị trường để đánh giá xu hướng và hoạt động cạnh tranh.
Phân tích số liệu và tối ưu hiệu suất của chiến dịch, sự kiện
Xây dựng, quản lý nội dung, ý tưởng cho chiến dịch, sự kiện
Báo cáo kế hoạch và tiến độ công việc theo định kỳ và theo như được yêu cầu.
Kết nối làm việc với các đơn vị Agency, Outsourcing.
Sáng tạo và thiết kế icon app, screenshots, banner quảng cáo, feature graphic cho trang sản phẩm.
Thiết kế, xây dựng graphic video quảng cáo, clip Viral, video giới thiệu, mô tả sản phẩm Mobile App.
Kết hợp trực tiếp cùng Phòng Marketing dựng các video social, quảng cáo theo kế hoạch của team.
Đề xuất ý tưởng, triển khai hình ảnh trên các kênh online và nhằm đẩy mạnh Apps ra thị trường toàn cầu
Đọc và phân tích tài liệu yêu cầu và tài liệu thiết kế.
Viết test case/checklist theo tài liệu yêu cầu và thực hiện test
Làm việc trực tiếp với BOD để xây dựng Roadmap sản phẩm bao gồm: các yêu cầu, tính năng và giải pháp
Nghiên cứu và phát triển tính năng cho sản phẩm: vẽ wireframe, tài liệu đặc tả… Phân tích nhu cầu kinh doanh và người dùng để xây dựng các yêu cầu, thiết kế prototype, thiết kế UI/UX.
Nghiên cứu và phân tích hành vi của người dùng từ báo cáo phân tích dữ liệu để đề xuất cải tiến sản phẩm.
Xây dựng kế hoạch phát triển sản phẩm, theo dõi chất lượng và tiến độ của sản phẩm.
Quản lý backlog của sản phẩm: phối hợp với các thành viên trong team: UI designer, developer, tester… để đảm bảo các tính năng được xây dựng đúng với mục tiêu.
Theo dõi, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, đính hướng cho sản phẩm.
Báo cáo số liệu cho BOD – Các nhiệm vụ khác từ BOD.
Back office sẽ thực hiện các công việc liên quan đến nội bộ trong doanh nghiệp như chuẩn bị phòng họp, chịu trách nhiệm đặt vé cho nhân viên đi công tác, tổ chức thăm hỏi khi có nhân viên trong doanh nghiệp ốm đau, tổ chức sinh nhật cho đồng nghiệp…
Chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn thư, khiếu nại từ phía khách hàng và chuyến đến các bộ phận liên quan.
2.1.4 Hoạt động kinh doanh của công ty
Tổng tài sản ngắn hạn 446,463,836 6,038,876,599
Tổng tài sản dài hạn 253,675,000 877,650,000
Bảng 2.2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020, 2021
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của công ty năm 2021, đạt 4,623 tỷ đồng, chiếm 99,99% Các doanh thu khác chiếm phần nhỏ, không đáng kể.
Trong đó tổng chi phí bỏ ra trong năm 2021 là 8,396 tỷ đồng trong khi tổng chi phí bỏ ra của năm 2020 là 2,151 tỷ đồng, chi phí tăng 290.34% so với năm
2020 Đây là tín hiệu không đáng mừng vì doanh thu không đủ để chi trả cho những chi phí bỏ ra Lý giải cho những điều này đó chính là trong năm 2020 – 2021 tình hình dịch bệnh Covid19 diễn ra hết sức phức tạp và ảnh hưởng vô cùng lớn đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và Matechmobile nói riêng, bên cạnh đó việc gia công và sản xuất phần mềm ở những giai đoạn đầu tiên của công ty tốn nhiều chi phí Vậy nên chi phí bỏ ra trong hai năm qua là rất nhiều. Ngoài ra công ty còn đang trên đà phát triển về quy mô nhân sự, thêm vào đó là bổ xung và làm mới cơ sở vật chất, trang thiết bị Dẫn tới tổng chi phí tăng cao Tuy nhiên điều này cũng là lợi thế để công ty phát triển bền vững về sau Điểm sáng nhất trong những năm gần đây là công ty đã có thể làm chủ toàn bộ quy trình từ nghiên cứu thị trường, thiết kế, lập trình, kinh doanh sản phẩm và xử lý vấn đề đối với các đối tác nước ngoài Công ty đã đem sản phẩm đến gần 20 triệu người dùng trên khắp thế giới Bên cạnh đó công ty đã phủ sóng sản phẩm của mình ở 84 quốc gia trên toàn thế giới, với hơn 50 triệu lượt tải ứng dụng và hơn 500 nghìn người dùng đang sử dụng.
THỰC TRẠNG CỦA QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MATECH MOBILE
2.2.1 Thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin tại Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile a Nguồn nhân lực (con người)
Ngày nay, CNTT đang được phát triển và chú trọng và hiệu quả của nó mang lại là rất lớn Vì vậy, để ứng dụng CNTT có hiệu quả, ngoài việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật hiện đại thì việc thu hút, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằm khai thác tối đa các ứng dụng về CNTT là yếu tố có ý nghĩa quyết định
Thực tế qua tìm hiểu, toàn bộ công ty hơn 40 nhân viên Hàng năm, nhân viên được tham gia vào các khóa đào tạo về công nghệ thông tin và hệ thống thông tin, được hướng dẫn để sử dụng phần mềm được nâng cấp hoặc thêm mới một cách hiệu quả hơn
Công ty có nhân viên chuyên quản trị website, cập nhật hàng ngày trên các trang web quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mình, đỡ tốn nhiều chi phí, đồng thời quản lý và vận hành mạng, đảm bảo kỹ thuật, bảo trì và xử lý các sự cố nếu có. b Phần cứng
- Cơ sở vật chất bao gồm công cụ, dụng cụ được trang trí cho người lao động trong quá trình làm việc Thiếu đi cơ sở vật chất nghĩa là nhân viên không nhận được sự hỗ trợ đắc lực nhất của mình.
- Công ty trang bị cho nhân viên những cơ sở vật chất hiện đại bao gồm: điện thoại thông minh, tivi thông minh, máy tính bảng, máy chiếu…
- Không gian làm việc rộng rãi và hiện đại với trang thiết bị làm mát mùa hè, làm ấm vào mùa đông.
Thiết bị hỗ trợ Đối tượng Thiết bị hỗ trợ
Lập trình viên - Máy tính để bàn, máy tính xách tay Macbook
- Tivi Nhân viên kiểm thử - Máy tính để bàn, máy tính xách tay Macbook
- Tivi Nhân viên Marketing - Máy tính để bàn
- Điện thoại test Nhân viên Thiết kế - Máy tính để bàn, máy tính xách tay Macbook
- Tivi Nhân viên hành chính nhân sự - Máy tính để bàn
Nhân viên kế toán - Máy tính để bàn
Các thiết bị hỗ trợ khác - Máy in
Tivi (Samsung, Roku, LG…) 16 Điện thoại Test 19
Về các phần mềm ứng dụng: Bao gồm các phần mềm quản lý văn phòng cơ bản như Word, Excel, Power Point…
Phần mềm ứng dụng chuyên biệt:
+ Phần mềm thiết kế: Axure RP, Figma, Adobe XD… Các phần mềm thiết kế giúp hiệu chỉnh video, hình ảnh hỗ trợ cho bộ phận UI/UX.
+ Phần mềm Marketing: Google Adwords Keyword, Google Pagespeed Insights, Google Analytics…
+ Phần mềm lập trình viết code: Visual Studio Code, Clion, Xcode, SQL Server… + Phần mềm phân tích dữ liệu: Power Bi, BI Tools, Looker… d Cơ sở dữ liệu
Công ty sử dụng hệ thống lưu trữ dữ liệu đó là Google Cloud Đây là một bộ dịch vụ điện toán đám mây chạy trên cùng một cơ sở hạ tầng mà Google sử dụng nội bộ cho các sản phẩm của người dùng cuối, như Google Search và Youtube Bên cạnh một bộ công cụ quản lý, nó cung cấp một loạt các dịch vụ đám mây mô-đun bao gồm điện toán, lưu trữ dữ liệu phân tích dữ liệu và học máy.
- Big Query: là một hệ thống lưu trữ dữ liệu, là một hệ thống cho phép lưu trữ một lượng lớn dữ liệu với độ phân tán cao, Big Query cho phép người dùng thực hiện truy vấn SQL ngay trên chính nền tảng dựa trên nhiều cơ sở dữ liệu có cấu trúc hoàn toàn khác nhau. Đối với nền tảng Big Query hiện tại MatechMobile đang sử dụng để lưu trữ dữ liệu thì có nhiều yếu tố khiến Big Query trở thành một công cụ hữu ích với doanh nghiệp Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng cột, khi sử dụng người dùng có thể trực tiếp thực hiện Query để lấy, xem những dữ liệu cần thiết Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng liên kết Big Query với Excel Khi được liên kết thành công với Excel, tất cả dữ liệu sẽ tự động được kéo từ trên Big Query xuống Excel theo nhu cầu của người dùng.
- Cloud Storage: là một dịch vụ được quản lý để lưu trữ dữ liệu phi cấu trúc.
Lưu trữ bất kỳ lượng dữ liệu nào và truy xuất nó bao nhiêu lần tùy thích.
Công ty sử dụng Cloud Storage để sao lưu và lưu trữ Lưu trữ gần của CloudStorage cung cấp khả năng lưu trữ nhanh, chi phí thấp, độ bền cao cho dữ liệu được truy cập ít hơn một lần mỗi tháng, giảm chi phí sao lưu và lưu trữ trong khi vẫn giữ được quyền truy cập ngay lập tức Dữ liệu sao lưu trong Cloud Storage có thể được sử dụng cho nhiều mục đích hơn là chỉ khôi phục vì tất cả các lớp lưu trữ đều có độ trễ mới và được truy cập thông qua một API duy nhất.
Bên cạnh đó Cloud Storage còn tạo một kho lưu trữ tích hợp để phân tích, phát triển và triển khai ứng dụng của công ty Lưu trữ đám mây cung cấp tính khả dụng và hiệu suất cao trong khi vẫn nhất quán mạnh mẽ, điều này giúp công ty xác định chính xác khối lượng công việc phân tích.
- Firebase: là một nền tảng ứng dụng dành cho thiết bị di động với các thư viện máy khách hợp nhất, được tích hợp bằng nhiều ngôn ngữ lập trình di động khác nhau Các tính năng dịch vụ phụ trợ khác nhau của Firebase giúp công ty phát triển các ứng dụng chất lượng cao, phát triển cơ sở người dùng và giúp tăng doanh thu Mỗi tính năng hoạt động độc lập và thậm chí chúng còn hoạt động tốt hơn khi kết hợp với nhau. e Mạng và truyền thông
Công ty sử dụng mạng nội bộ LAN là mạng truyền thông dữ liệu, kết nối các thiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, máy fax … trong công ty Các thiết bị trong công ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối không dây, Token Ring và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n… Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp cho công ty có thể đảm bảo tối đa vấn đề an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng như kết nối với cơ sở dữ liệu nhanh chóng Công ty còn sử dụng mạng Internet, giao thức: TCP/IP và mô hình client - server. f Website của công ty
- Tên website chính thức: matechmobile.com
- Website là một công cụ tất yếu không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp Website được thành lập từ năm ngay từ những ngày đầu thành lập doanh nghiệp với tên miền chính thức là matechmobile.com Website là nơi doanh nghiệp cung cấp thông tin chung nhất, cần thiết nhất, nhanh chóng và dễ dàng nhất tới khách hàng: quá trình thành lập và phát triển, cơ cấu tổ chức, các đối tác và khách hàng…
- Về giao diện: Thiết kế Website đơn giản trên mã nguồn mở wordpress nhưng đảm bảo tính logic, cung cấp đầy đủ thông tin Website với giao diện chủ đạo màu xanh theo đúng chủ đề “Thế giới quan màu xanh ngọc” (Từ tháng 9/2019).
- Về các danh mục: web có các danh mục riêng biệt về các thông tin của công ty như lịch sử phát triển, trang chủ, sứ mệnh, thế mạnh của công ty, con người và liên hệ Ngoài ra còn có các danh mục riêng biệt về những tin tức nổi bật của công ty và những đợt tuyển dụng.
2.2.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile a Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty
Theo Báo cáo tài chính Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile
Thống kê lao động theo giới tính
Bảng 2.3: Thống kê lao động theo giới tính (2020-2022)
Hình 2.2: Tỷ lệ phần trăm quy mô lao động phân theo giới tính (2020-2022)
Mục đích của việc phân tích lao động theo giới tính để nhằm đánh giá nguồn lực của công ty Thông qua biểu đồ trên, ta có thể thấy cơ cấu lao động theo giới tính của công ty có sự chênh lệch giữa giới tính nam và nữ:
- Năm 2020 số lao động nam là 17 người chiếm 58,62 % trong tổng số lao động, còn lao động nữ là 12 người chiếm 41,38% trong tổng số lao động.
- Năm 2021 số lao động nam là 21 người chiếm 65,62% trong tổng số lao động, còn lao động nữ là 11 người chiếm 34,38% trong tổng số lao động.
- Năm 2022 số lao động nam tăng lên là 23 người chiếm 57,50% trong tổng số lao động, còn lao động nữ là 17 người chiếm 42,50% trong tổng số lao động.
Năm 2022 so với năm 2021 và năm 2020, số lao động giới tính nam và lao động giới tính nữ đều tăng nhưng tốc độ tăng của lao động giới tính nữ cao hơn so với lao động giới tính nam nên tỷ trọng lao động nam trong tổng số lao động có chiều hướng giảm:
- Số lao động nam năm 2022 tăng so với năm 2020 là 6 người tương ứng với mức tăng tương đối là 35,29%.
- Số lao động nữ năm 2022 tăng so với năm 2020 là 5 người tương ứng với mức tăng tương đối là 41,67%.
- Số lao động nam năm 2022 tăng so với năm 2021 là 2 người tương ứng với tăng tương đối là 9,52%
- Số lao động nữ năm 2022 tăng so với năm 2021 là 6 người tương ứng với tăng tương đối là 54,55%
Thống kê lao động theo trình độ
Năm Cao đẳng Đại học Trên đại học Tổng số
Bảng 2.4: Thống kê lao động theo trình độ (2020-2022)
Hình 2.3: Tỷ lệ phần trăm lao động thống kê theo trình độ (2020-2022)
Năm 2022 so với năm 2020 thì số lượng lao động ở các trình độ tăng lên đáng kể:
- Số lao động trình độ cao đẳng của năm 2022 tăng so với năm 2020 là 3 người với mức tăng tương đối là 150%.
- Số lao động trình độ đại học của năm 2022 tăng so với năm 2020 là 10 người với mức tăng tương đối là 50%
- Số lao động trình độ trên đại học của năm 2022 giảm so với năm 2020 là người với mức giảm tương đối 28,57%
Năm 2022 so với năm 2021 thì số lượng lao động không có sự thay đổi nhiều:
- Số lao động trình độ cao đẳng của năm 2022 tăng so với năm 2021 là 2 người với mức tăng tương đối là 66,67%
- Số lao động trình độ đại học của năm 2022 tăng so với năm 2021 là 8 người với mức tăng tương đối là 36,36%
- Số lao động trình độ trên đại học của năm 2022 giảm so với năm 2021 là người với mức giảm tương đối 28,57%.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MATECH MOBILE
Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực tập tại công ty cùng với nguồn tài liệu thu thập được từ phiếu điều tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những hạn chế được bộ lộ trong quá trình thực hiện
2.3.1 Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty
Trong công tác quản lý nhân sự tại công ty có một số ưu điểm lớn Đó là:
- Thứ nhất, Công ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ trung, ham học hỏi, sáng tạo, tìm hiểu về công nghệ thông tin và đặc biệt là dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi, thích sự tân tiến, hiện đại và khoa học Do vậy, việc chuyển đổi thói quen làm việc từ thủ công trên sổ sách giấy tờ sang làm việc với máy tính sẽ dễ dàng nhận được sự hưởng ứng, ủng hộ nhiệt tình của các nhân viên Đội ngũ nhân viên có trình độ cao nên việc áp dụng khoa học công nghệ vào quá trình làm việc không gặp nhiều khó khăn.
- Thứ hai, Công ty có hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin hiện đại và đầy đủ Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt Do vậy, mặc dù vẫn đang thực hiện công tác quản lý nhân sự hoàn toàn bằng thủ công nhưng đây là một thuận lợi rất lớn cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn toàn bằng máy tính, bằng sử dụng công nghệ thông tin để mang lại hiệu quả cao và mang tính chuyên nghiệp.
- Thứ ba, Công ty rất chú trọng cho việc đầu tư cơ sở hạ tầng, đầu tư xây dựng, phát triển hệ thống thông tin Công ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều hạn điểm, cụ thể như là:
- Do quy trình quản lý nhân sự tại công ty chỉ được xây dựng và quản lý trên Excel nên nhiều khi vào số liệu bị sai, quá trình xử lý thông tin chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn mà không phát hiện ra.
- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều Khi ban lãnh đạo cần các báo cáo đột xuất về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác, báo cáo lương của nhân viên… thì không đáp ứng được.
- Vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng nên làm mất thời gian, công sức và gây tốn kém chi phí cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin các nhân viên.
- Lưu trữ dễ gặp rủi ro do quá trình quản lý được tiến hành trên giấy với khối lượng hồ sơ, giấy tờ lớn và tìm kiếm thông tin khó vì thông tin có thể bị mất mát trong quá trình lưu trữ Đồng thời do không có sự đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật không cao.
- Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban, các cấp trong công ty phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc
Với những nhược điểm đã nêu ở trên, Công ty cần phải triển khai phân tích và thiết kế thống thông tin nhân sự đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra giúp cho quá trình quản lý nguồn nhân lực trong Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile.
Phải hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự để hệ thống đạt được hiệu quả tốt nhất
Hệ thống quản lý nhân sự phải tích hợp được với phần cứng và phần mềm tính lương để dễ dàng tính lương mà không cần chuyển giao giữa các phòng ban liên quan, và tránh để việc lặp thông tin trong cùng một hệ thống.
Nên đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ nhân viên theo một quy trình nhằm nâng cao nhận thức và nắm bắt kịp các thay đổi về hệ thống theo thời gian. Nên sử dụng các phần mềm bảo mật, các phần mềm diệt virus có bản quyền, tránh bị kẻ xấu tấn công phá hủy phần mềm hay đánh cắp thông tin.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MATECH MOBILE
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2020-2025
Vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu Muốn tồn tại trong một tổ chức cần có sự quản lý theo những quy tắc nhất định Bên cạnh đó, công nghệ tiên tiến hiện đại là điều kiện thuận lợi để một doanh nghiệp tạo được lợi thế trên thị trường hiện nay Do đó khi một công nghệ mới ra đời thì kéo theo là sự tụt hậu của những công nghệ đã tồn tại Khi đó các doanh nghiệp phải xem xét những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.
Từ nguyên nhân đó cùng với những phân tích, đánh giá trên ta đi tới một số định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile như sau:
- Chiến lược của công ty luôn là phát triển mạnh mẽ, trở thành doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực công nghệ phần mềm trên hệ điều hành IOS tại Việt Nam.
MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
cả hợp lý nhằm tư vấn và cung cấp công nghệ có chất lượng cao tới khách hàng trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn.
- Khách hàng chủ yếu hiện nay của công ty là Mỹ và Úc nên mục tiêu trong giai đoạn 2020-2025 là tập khách hàng của công ty sẽ mở rộng hơn nữa, tập trung phát triển chủ yếu các khu vực châu Âu, châu Mỹ và châu Á.
- Nâng cao trình độ nhân viên trực tiếp tham gia quản lý nhân sự và tiến lương bằng việc tăng cường đòa tạo, bồi dương các nghiệp vụ, hướng dẫn sử dụng các chương trình thuần thục và nhuần nhuyễn tránh tình trạng không hiểu hết các chức năng của chương trình.
3.2 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
Hệ thống quản lý nhân sự của Công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile bao gồm các hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên cho toàn bộ công ty, cho phép phòng nhân sự và giám đốc có thể tìm kiếm, xem thông tin về hồ sơ nhân viên, các khoản lương thưởng, kỷ luật, thuế và bảo hiểm của các nhân viên Hệ thống còn hỗ trợ phòng nhân sự trong theo dõi chấm công hàng ngày và các giờ làm thêm để lập danh sách chấm công và lập phiếu lương định kỹ hàng tháng cho mỗi nhân viên. Ngoài ra hệ thống cũng hỗ trợ tạo các báo cáo lương, thuế TNCN… để công ty gửi các đơn vị chức năng liên quan Ban giám đốc và admin hệ thống có thể thực hiện các thao tác tìm kiếm trong hệ thống.
Hệ thống cần cung cấp chức năng quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm: Cập nhật hồ sơ cho nhân viên mới khi họ vừa được tuyển dụng vào công ty; Cho phép nhân viên phòng hành chính nhân sự thay đổi các thông tin cá nhân của các nhân viên (thay đổi về chỗ ở, tình trạng hôn nhân, bằng cấp chứng chỉ…) khi có yêu cầu; Có thể xóa bỏ hồ sơ nhân viên khi nhân viên đó nghỉ hưu hoặc chuyển công tác sang đơn vị khác.
Hệ thống cung cấp chức năng quản lý bảng lương giúp doanh nghiệp tạo bảng lương một cách nhanh chóng, chính xác từ các dữ liệu có sãn trong hệ thống (từ các thông tin liên quan trong hồ sơ nhân sự, bảo hiểm, bảng chấm công…) và những nguồn dữ liệu bên ngòa nếu có Bảng lương cho phép cấu hình các công thức tính toán tương tự excel, tạo độ tùy biến cao, dễ dàng cho người quản lý Sau khi người dùng nhập các thông tin hệ thống tự tính lương cho nhân viên Ngoài ra hệ thống cho phép tìm kiếm, xuất file excel và xóa bảng lương.
Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên hoàn thành tốt công việc cũng sẽ được khen thưởng và ngược lại nếu vi phạm sẽ bị kỷ luật Chức năng quản lý khen thưởng ký thuật bao gồm chức năng: Cập nhật các thông tin về khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên; Cho phép chỉnh sửa thông tin về khen thưởng kỷ luật (hình thức khen thưởng, kỷ luật, số tiền…) khi được yêu cầu và cho phép xóa khen thưởng kỷ luật với nhân viên.
Hệ thống cung cấp chức năng quản lý lịch công tác của nhân viên bao gồm: Cập nhật lịch công tác cho nhân viên khi nhận được yêu cầu công tác từ cấp trên; Cho phép nhân viên phòng hành chính nhân sự thay đổi các thông tin của nhân viên (địa điểm công tác, thời gian công tác…) khi có yêu cầu; Có thể xóa bỏ lịch công tác khi lịch đó bị hủy.
Hệ thống cung cấp chức năng quản lý nhóm dự án bao gồm: Cập nhật thông tin nhóm dự án; Chỉnh sửa thông tin nhóm dự án; Xóa nhóm dự án; Thêm thành viên vào nhóm dự án và Có thể xóa bỏ thành viên ra khỏi nhóm dự án Ngoài ra hệ thống cần đảm bảo thông tin của các nhân viên được giữ bí mật, mỗi nhân viên phòng hành chính nhân sự được cấp một tài khoản kèm mật khẩu để truy cập vào hệ thống và thực hiện các hoạt động theo nhu cầu của phòng nhân sự Hàng tháng hệ thống sẽ có bản tổng hợp và chức năng in báo cáo thống kê định kỳ gửi đến ban giám đóc, giúp theo dõi tình trạng của nhân sự công ty Các báo cáo thống kê mà hệ thống cung cấp là báo cáo về bảng lương, báo cáo nhân sự, thống kê danh sách nhân sự, thống kế danh sách bảng lương nhân viên.
XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự có những yêu cầu chức năng chính như sau:
- Quản lý hồ sơ nhân viên
- Quản lý khen thưởng kỷ luật
- Quản lý nhóm dự án
Chức năng này được thực hiện bởi nhân viên của phòng hành chính nhân sự của công ty Chức năng này để đăng nhập vào hệ thống quản lý nhân sự để có thể sử dụng các tính năng khác được tích hợp trong hệ thống Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi quản trị (hay nhân viên quản lý nhân sự) muốn quản lý và sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn của người đăng nhập (quản lý, người dùng).
- Nhân viên của hệ thống dùng chức năng này để: Quản lý nhân sự (Thêm, sửa, xóa…), Quản lý lương (Tính lương, xóa…), Quản lý khen thưởng kỷ luật (Thêm, sửa, xóa…), Quản lý công tác (Thêm, sửa, xóa…), Quản lý nhóm nhân sự (Thêm, sửa, xóa).
- Admin của hệ thống dùng chức năng nàu để tạo thêm các tài khoản người sử dụng, thay đổi mật khẩu, xóa bỏ các tài khoản không cần sử dụng nữa…
Quản lý hồ sơ nhân viên
Chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên được sử dụng bởi nhân viên của phòng hành chính nhân sự Được dùng để quan lý thông tin nhân sự của công ty bao gồm:
- Thêm mới thông tin nhân viên
Tiếp nhận hồ sơ nhân viên, thực hiện thêm mới thông tin nhân viên theo hồ sơ đã nhận, kiểm tra và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu.
- Sửa, xóa thông tin nhân viên
Căn cứ vào văn bản bổ sung thông tin nhân viên, hoặc quyết định sa thải nhân viên để sửa hoặc xóa thông tin nhân viên trong cơ sở dữ liệu.
Cập nhật thông tin trong cơ sở dữ liệu
Chức năng Quản lý bảng lương được sử dụng bởi nhân viên của phòng hành chính nhân sự của công ty Chức năng này được nhân viên phòng nhân sư theo dõi quá trình làm việc và tính lương cho từng cán bộ công nhân viên trong từng tháng như: làm thêm giờ của nhân viên, phụ cấp, bảng lương của nhân viên trong công ty…
- Tính lương cho nhân viên trong công ty
- Theo dõi số ngày công, tiền lương của nhân viên
- Xuất file bảng lương để gửi lên ban giám đốc phê duyệt
Quản lý khen thưởng, kỷ luật
Chức năng Quản khen thưởng kỷ thuật được sử dụng bởi nhân viên của phòng hành chính nhân sự của công ty Được dùng để quản lý khen thưởng kỷ luật nhân viên công ty bao gồm:
- Cập nhật các thông tin về khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên
- Chỉnh sửa thông tin về khen thưởng kỷ luật
- Xóa khen thưởng kỷ luật với nhân viên.
Chức năng Quản lý công tác được sử dụng bởi nhân viên của phòng hành chính nhân sự của công ty Được dùng để quản lý quá trình công tác của nhân viên công ty bao gồm:
- Cập nhật thay đổi lịch công tác cho nhân viên khi được yêu cầu nhứ: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, địa điểm…
- Xóa lịch công tác của nhân viên
Quản lý nhóm dự án
Chức năng Quản lý nhóm dự án được sử dụng bởi nhân viên của phòng hành chính nhân sự của công ty Được dùng để quản lý các nhóm nhân sự của công ty bao gồm:
- Thêm nhân viên vào nhóm dự án
- Xem thông tin chi tiết các nhóm dự án, phân nhóm dự án Thực hiện thêm mới, chỉnh sửa các nhóm, xóa các nhóm khi chúng không còn cần thiết hoặc được lược bỏ đi.
Chức năng này được sử dụng bởi admin của hệ thống Người có quyền này có thể thêm mới, cập nhật tài khoản người sử dụng, xóa bỏ tài khoản không sử dụng và đổi mật khẩu tài khoản Có thể thực hiện các thao tác phân quyền cho người dùng hệ thống tùy thuộc vào vai trò của người dùng.
Chức năng này được sử dụng bởi các nhân viên của phòng hành chính nhân sự.Thực hiện thống kê các dữ liệu liên quan đến nhân sự, bảng lương, tài khoản… Và xuất các file thống kê để báo cáo lên ban giám đốc.
3.3.2 Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về hoạt động
- Môi trường kỹ thuật: sử dụng ngôn ngữ lập trình PHP, ngôn ngữ lập trình backend PHP, hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ SQL Server.
- Khả năng tích hợp: có thể được tích hợp với hệ thống quản lý thông tin khác của công ty như hệ thống thông tin quản lý bán hàng…
- Khả năng linh động: chạy được trên nhiều hệ điều hành khác nhau và hoạt động trên các trình duyệt web khác nhau.
- Vấn đề bảo trì: khi cài đặt, có nhân viên hỗ trợ trực kỹ thuật trong trường hợp có lỗi và được tiến hành bảo trì thường xuyên theo định kỳ.
Yêu cầu về hiệu năng thực hiện
- Tốc độ: tốc độ xử lý nhanh chóng, tương tác giữa người sử dụng và hệ thống không quá 3 giây.
- Phạm vi, giới hạn: Lưu trữ được từ 200 hồ sơ nhân sư trở lên.
- Độ tin cậy và tính khả dụng: Xác suất hệ thống gặp lỗi khi sử dụng nhỏ hơn 1/1000, hệ thống luôn sẵn sàng hoạt động đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng.
Yêu cầu về tính bảo mật
- Giá trị của hệ thống: quản lý các thông tin liên quan đến hồ sơ nhân viên cần đảm bảo thông tin không bị sai sót, thất thoát, rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
VẼ BIỂU ĐỒ
Hình 3.1: Biều đồ Use Case chức năng Đăng nhập
Tên chức năng Đăng nhập
Tác nhân Nhân viên, Quản trị viên, Ban giám đốc, Cơ quan chức năng
Mô tả Hệ thống cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống để thực hiện các chức năng Điều kiện trước Người dùng cần có tài khoản mật khẩu và đã được phân quyền Điều kiện sau Hệ thống được đăng nhập và hiển thị giao diện theo role tài khoản
B1: Người dùng mở hệ thống, nhấn vào phần đăng nhập B2: Màn hình hiện lên giao diện đăng nhập
B3: Người dùng điền chính xác thông tin rồi ấn Đăng nhậpB4: Hệ thống xác nhận đăng nhập thành công và chuyển hướng đến trang chủ
Chức năng “Quản lý hồ sơ nhân viên”
Hình 3.2: Biểu đồ Use Case chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên
Tên chức năng Thêm mới hồ sơ nhân viên
Mô tả Là người dùng hệ thống, tôi muốn Thêm mới hồ sơ nhân viên để ghi lại các thông tin về nhân viên vào hệ thống Điều kiện kích hoạt Khi có yêu cầu thêm mới một hồ sơ nhân viên Điều kiện trước Người dùng được tạo tài khoản, được phân quyền thêm mới nhân viên và đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện sau Thêm mới hồ sơ nhân viên thành công
Xem được thông tin nhân viên vừa nhập vào
1 Người dùng chọn chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
3 Tại màn hình quản lý hồ sơ nhân viên, người dùng click vào button thêm mới nhân viên
4 Hệ thống hiển thị form nhập thông tin nhân viên với các trường/mục như phần mô tả
5 Người dùng tiến hành nhập thông tin vào các mục/trường
6 Người dùng chọn button xác nhận thêm mới nhân viên 6a Người dùng chọn hủy thêm mới thông tin nhân viên 6a-1 Hệ thống chuyển về màn hình Quản lý hồ sơ nhân viê 6a-2 Usecase kết thúc
7 Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ và lưu thông tin trên database
8 Hệ thống thông báo thêm mới thành công và quay lại màn hình Quản lý hồ sơ nhân viên
7a Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào không hợp lệ7a-1 Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại7a-1 Usecase kết thúc
Tên chức năng Chỉnh sửa hồ sơ nhân viên
Mô tả Là người dùng hệ thống, tôi muốn chỉnh sửa hồ sơ nhân viên khi có yêu cầu thay đổi hoặc có yêu cầu cập nhật hoặc xảy ra sai sót. Điều kiện kích hoạt Khi có yêu cầu cập nhật hoặc xảy ra sai sót. Điều kiện trước
Thông tin về nhân viên được lưu trữ trên database và được hiển thị đúng lên màn hình chỉnh sửa thông tin nhân viên
Người dùng được tạo tài khoản, đăng nhập thành công và được phân quyền chỉnh sửa thông tin nhân viên. Điều kiện sau Chỉnh sửa thông tin thành công và thông tin chỉnh sửa mới nhất được cập nhật trên database Người dùng xem được thông tin mình vừa cập nhật
1 Người dùng chọn chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
3 Tại màn hình quản lý hồ sơ nhân viên, người dùng tìm kiếm nhân viên cần chỉnh sửa
4 Hệ thống hiển thị nhân viên phù hợp với yêu cầu người dùng
5 Người dùng chọn button chỉnh sửa thông tin nhân viên
6 Hệ thống hiển thị form thông tin nhân viên với các thông tin được lấy từ database để hiển thị lên
7 Người dùng tiến hành chỉnh sửa những thông tin cần yêu cầu
8 Người dùng chọn button xác nhận lưu thông tin 8a Người dùng chọn hủy bỏ chỉnh sửa
8a – 1 Hệ thống không không cập nhật thông tin vừa sửa lên database, chuyển về giao diện Quản lý hồ sơ nhân viên 8a – 2 Usecase kết thúc
9 Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ và lưu thông tin trên database
10 Hệ thống thông báo chỉnh sửa thành công và quay lại màn hình Quản lý hồ sơ nhân viên
8a Hệ thống kiểm tra thông tin chỉnh sửa vừa nhập vào không hợp lệ
8a – 1 Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại8a – 2 Usecase kết thúc
Tên chức năng Xoá hồ sơ nhân viên
Mô tả Là một người dùng hệ thống, tôi muốn xóa nhân viên được lưu trữ trên hệ thống khi có yêu cầu Điều kiện kích hoạt Khi nhân viên nghỉ việc Điều kiện trước
Người dùng có tài khoản trên hệ thống, đăng nhập thành công và được cấp quyền xóa hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên cần xóa tồn tại trong hệ thống Điều kiện sau
Xóa thành công hồ sơ nhân viên và dữ liệu về nhân viên trên database
Người dùng không thể xem được hồ sơ nhân viên đã xóa trên hệ thống
1 Người dùng chọn chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
3 Tại màn hình quản lý hồ sơ nhân viên, người dùng tìm kiếm nhân viên cần xóa
4 Hệ thống hiển thị nhân viên phù hợp với yêu cầu người dùng
5 Người dùng chọn button xóa thông tin nhân viên
6 Hệ thống hiển thị pop-up xác nhận xóa nhân viên 6-a Người dùng chọn hủy xóa nhân viên
6a – 1 Hệ thống chuyển về màn hình Quản lý hồ sơ nhân viên
7 Người dùng chọn đồng ý xóa nhân viên
8 Hệ thống tiến hành xóa bản ghi trên database và xóa bản ghi trên danh sách các nhân viên
9 Hệ thống thông báo xóa nhân viên thành công và quay lại màn hình Quản lý hồ sơ nhân viên Luồng rẽ nhánh Không
Tên chức năng Tìm kiếm và hiển thị danh sách nhân viên
Mô tả Là người dùng hệ thống, tôi muốn tìm kiếm một nhân viên để xem thông tin chi tiết/chỉnh sửa thông tin nhân viên/xóa nhân viên. Điều kiện kích hoạt Khi muốn xem thông tin chi tiết/chỉnh sửa thông tin nhân viên/xóa nhân viên. Điều kiện trước Người dùng được tạo tài khoản và đăng nhập hệ thống thành công Điều kiện sau Hệ thống trả về kết quả tìm kiếm hợp lệ và đúng như yêu cầu người dùng
1 Người dùng chọn chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện Quản lý hồ sơ nhân viên
3 Người dùng tiến hành tìm kiếm nhân viên theo tên nhân viên (nhập vào thanh tìm kiếm) hoặc mã nhân viên – điều kiện tìm kiếm là or
4 Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm hợp lệ và đúng yêu cầu người dùng Luồng rẽ nhánh Không
4a Hệ thống hiển thị message thông báo không có kết quả tìm kiếm phù hợp
Chức năng “Quản lý bảng lương”
Hình 3.3: Biểu đồ Use Case chức năng Quản lý bảng lương
Tên chức năng Tính lương nhân viên
Mô tả Là người dùng hệ thống, tôi muốn tính lương cho một nhân viên để ghi lại các thông tin vào hệ thống Điều kiện kích hoạt Khi có yêu cầu tính lương cho nhân viên Điều kiện trước Người dùng được tạo tài khoản, được phân quyền tính lương cho nhân viên và đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện sau Tính lương nhân viên thành công
Xem được thông tin bảng lương vừa nhập vào
1 Người dùng chọn chức năng quản lý bảng lương
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện chức năng quản lý bảng lương
3 Tại màn hình quản lý bảng lương, người dùng click vào button tính lương
4 Hệ thống hiển thị form nhập thông tin lương nhân viên với các trường/mục như phần mô tả
5 Người dùng tiến hành nhập thông tin vào các mục/trường
6 Người dùng chọn button xác nhận tính lương 6a Người dùng chọn hủy tính lương nhân viên 6a-1 Hệ thống chuyển về màn hình Quản lý bảng lương 6a-2 Usecase kết thúc
7 Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ và lưu thông tin trên database
8 Hệ thống thông báo tính lương nhân viên thành công và quay lại màn hình Quản lý bảng lương Luồng rẽ nhánh Không
7a Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào không hợp lệ7a-1 Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại7a-1 Usecase kết thúc
Tên chức năng Xoá bảng lương nhân viên
Mô tả Là một người dùng hệ thống, tôi muốn xóa bảng lương một nhân viên được lưu trữ trên hệ thống khi có yêu cầu Điều kiện kích hoạt Khi nhân viên nghỉ việc Điều kiện trước
Người dùng có tài khoản trên hệ thống, đăng nhập thành công và được cấp quyền xóa bảng lương nhân viên Nhân viên cần xóa tồn tại trong hệ thống Điều kiện sau
Xóa thành công bảng lương nhân viên và dữ liệu về bảng lương nhân viên trên database
Người dùng không thể xem được bảng lương nhân viên đã xóa trên hệ thống
1 Người dùng chọn chức năng quản lý bảng lương
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện chức năng quản lý bảng lương
3 Tại màn hình quản lý bảng lương, người dùng tìm kiếm bảng lương nhân viên cần xóa
4 Hệ thống hiển thị bảng lương nhân viên phù hợp với yêu cầu người dùng
5 Người dùng chọn button xóa thông tin bảng lương nhân viên
6 Hệ thống hiển thị pop-up xác nhận xóa bảng lương nhân viên
6-a Người dùng chọn hủy xóa bảng lương 6a – 1 Hệ thống chuyển về màn hình Quản lý bảng lương
7 Người dùng chọn đồng ý xóa bảng lương nhân viên
8 Hệ thống tiến hành xóa bản ghi trên database và xóa bản ghi trên danh sách các bảng lương nhân viên
9 Hệ thống thông báo xóa bảng lương nhân viên thành công và quay lại màn hình Quản lý bảng lương Luồng rẽ nhánh Không
Tên chức năng Tìm kiếm và hiển thị danh sách bảng lương
Mô tả Là người dùng hệ thống, tôi muốn tìm kiếm một bảng lương để xem thông tin chi tiết/xóa bảng lương. Điều kiện kích hoạt Khi muốn xem thông tin chi tiết/chỉnh sửa thông tin bảng lương/ xóa bảng lương. Điều kiện trước Người dùng được tạo tài khoản và đăng nhập hệ thống thành công Điều kiện sau Hệ thống trả về kết quả tìm kiếm hợp lệ và đúng như yêu cầu người dùng
1 Người dùng chọn chức năng Quản lý bảng lương
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện Quản lý bảng lương
3 Người dùng tiến hành tìm kiếm bảng lương theo tên nhân viên (nhập vào thanh tìm kiếm) hoặc mã nhân viên – điều kiện tìm kiếm là or
4 Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm hợp lệ và đúng yêu cầu người dùng Luồng rẽ nhánh Không
4a Hệ thống hiển thị message thông báo không có kết quả tìm kiếm phù hợp
Chức năng “Quản lý khen thưởng kỷ luật”
Hình 3.4: Biểu đồ Use Case chức năng Quản lý khen thưởng kỷ luật
Tên chức năng Thêm mới khen thưởng kỷ luật
Mô tả Là người dùng hệ thống, tôi muốn Thêm mới khen thưởng/ kỷ luật vào hệ thống Điều kiện kích hoạt Khi có yêu cầu thêm mới một khen thưởng kỷ luật Điều kiện trước Người dùng được tạo tài khoản, được phân quyền thêm mới khen thưởng kỷ luật và đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện sau Thêm mới khen thưởng kỷ luật thành công
Xem được thông tin khen thưởng kỷ luật vừa nhập vào
1 Người dùng chọn chức năng quản lý khen thưởng kỷ luật
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện chức năng quản lý khen thưởng kỷ luật
3 Tại màn hình quản lý khen thưởng/ kỷ luật, người dùng click vào button thêm mới khen thưởng kỷ luật
4 Hệ thống hiển thị form nhập thông tin khen thưởng kỷ luật với các trường/mục như phần mô tả
5 Người dùng tiến hành nhập thông tin vào các mục/trường
6 Người dùng chọn button xác nhận thêm mới khen thưởng kỷ luật
6a Người dùng chọn hủy thêm mới thông tin khen thưởng kỷ luật
6a-1 Hệ thống chuyển về màn hình Quản lý khen thưởng kỷ luật 6a-2 Usecase kết thúc
7 Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ và lưu thông tin trên database
8 Hệ thống thông báo thêm mới thành công và quay lại màn hình Quản lý khen thưởng kỷ luật Luồng rẽ nhánh Không
7a Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào không hợp lệ 7a-1 Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại 7a-1 Usecase kết thúc
Tên chức năng Chỉnh sửa khen thưởng kỷ luật
Mô tả Là người dùng hệ thống, tôi muốn chỉnh sửa thông tin khen thưởng kỷ luật khi có yêu cầu thay đổi hoặc có yêu cầu cập nhật hoặc xảy ra sai sót Điều kiện kích hoạt Khi có yêu cầu cập nhật hoặc xảy ra sai sót Điều kiện trước
Thông tin về khen thưởng kỷ luật được lưu trữ trên database và được hiển thị đúng lên màn hình chỉnh sửa thông tin khen thưởng kỷ luật Người dùng được tạo tài khoản, đăng nhập thành công và được phân quyền chỉnh sửa thông tin khen thưởng kỷ luật. Điều kiện sau Chỉnh sửa thông tin thành công và thông tin chỉnh sửa mới nhất được cập nhật trên database Người dùng xem được thông tin mình vừa cập nhật
1 Người dùng chọn chức năng quản lý khen thưởng kỷ luật
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện chức năng quản lý khen thưởng kỷ luật
3 Tại màn hình quản lý khen thưởng kỷ luật, người dùng tìm kiếm khen thưởng/ kỷ luật nhân viên cần chỉnh sửa
4 Hệ thống hiển thị khen thưởng kỷ luật nhân viên phù hợp với yêu cầu người dùng
5 Người dùng chọn button chỉnh sửa thông tin khen thưởng kỷ luật
6 Hệ thống hiển thị form thông tin khen thưởng kỷ luật với các thông tin được lấy từ database để hiển thị lên
7 Người dùng tiến hành sửa những thông tin cần yêu cầu
8 Người dùng chọn button xác nhận lưu thông tin 8a Người dùng chọn hủy bỏ chỉnh sửa
8a – 1 Hệ thống không không cập nhật thông tin vừa sửa lên database, chuyển về giao diện Quản lý khen thưởng kỷ luật 8a – 2 Usecase kết thúc
9 Hệ thống kiểm tra thông tin hợp lệ và lưu thông tin trên database
10 Hệ thống thông báo chỉnh sửa thành công và quay lại màn hình Quản lý khen thưởng kỷ luật
8a Hệ thống kiểm tra thông tin chỉnh sửa vừa nhập vào không hợp lệ
8a – 1 Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại8a – 2 Usecase kết thúc
Tên chức năng Xoá khen thưởng kỷ luật
Mô tả Là một người dùng hệ thống, tôi muốn xóa một khen thưởng kỷ luật nhân viên được lưu trữ trên hệ thống khi có yêu cầu Điều kiện kích hoạt Khi khen thưởng kỷ luật kết thúc Điều kiện trước
Người dùng có tài khoản trên hệ thống, đăng nhập thành công và được cấp quyền xóa khen thưởng kỷ luật nhân viên
Nhân viên khen thưởng/ kỷ luật cần xóa tồn tại trong hệ thống Điều kiện sau
Xóa thành công khen thưởng kỷ luật và dữ liệu về khen thưởng kỷ luật trên database
Người dùng không thể xem được khen thưởng kỷ luật đã xóa trên hệ thống
1 Người dùng chọn chức năng quản lý khen thưởng ký luật
2 Hệ thống hiển thị màn hình giao diện chức năng quản lý khen thưởng kỷ luật
3 Tại màn hình quản lý thông tin khen thưởng kỷ luật, người dùng tìm kiếm khen thưởng kỷ luật cần xóa
4 Hệ thống hiển thị dữ liệu phù hợp với yêu cầu người dùng
5 Người dùng chọn button xóa thông tin khen thưởng kỷ luật
6 Hệ thống hiển thị pop-up xác nhận xóa khen thưởng kỷ luật 6-a Người dùng chọn hủy xóa khen thưởng kỷ luật
6a – 1 Hệ thống chuyển về màn hình Quản lý khen thưởng kỷ luật 6a – 2 Usecase kết thúc
7 Người dùng chọn đồng ý xóa khen thưởng kỷ luật
8 Hệ thống tiến hành xóa bản ghi trên database và xóa bản ghi trên danh sách khen thưởng kỷ luật
9 Hệ thống thông báo xóa thành công và quay lại màn hình Quản lý khen thưởng kỷ luật
Chức năng “Quản lý công tác”
Tên chức năng Thêm mới/ Tạo lịch công tác
GIAO DIỆN HỆ THỐNG
3.6.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Hình 3.62: Biểu đồ cơ sở dữ liệu 3.6.2 Thiết kế giao diện
- Giao diện trang đăng nhập
Hình 3.63: Giao diện trang đăng nhập
- Giao diện trang thống kê báo cáo
Hình 3.64: Giao diện trang thống kê báo cáo
- Form thêm mới nhân viên
Hình 3.65: Giao diện form Thêm mới nhân viên
- Form sửa thông tin nhân viên
Hình 3.66: Giao diện form sửa nhân viên
Hình 3.67: Giao diện form tính lương
Hình 3.68: Giao diện form thêm công tác
- Form chỉnh sửa công tác
Hình 3.69: Giao diện form chỉnh sửa công tác
- Form thêm nhóm dự án
Hình 3.70: Giao diện form thêm nhóm dự án
- Form chỉnh sửa nhóm dự án
Hình 3.71: Giao diện form chính sửa nhóm dự án
- Form thêm nhân viên vào nhóm dự án
Hình 3.72: Giao diện form thêm nhân viên vào nhóm dự án
- Giao diện trang khen thưởng
Hình 3.73: Giao diện trang khen thưởng
- Giao diện trang kỷ luật
Hình 3.74: Giao diện trang kỷ luật
Hình 3.75: Giao diện form tạo tài khoản
- Form chỉnh sửa tài khoản
Hình 3.76: Giao diện form chỉnh sửa tài khoản
KHUYẾN NGHỊ KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG
3.7.1 Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
HTTT quản lý nhân sự được phân tích thiết kế theo quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng UML về cơ bản đã đáp ứng các mục tiêu đề ra Tuy nhiên, hệ thống vẫn chưa phản ánh được toàn bộ các chức năng liên quan đến quản lý nhân sự ở công ty Cần bổ sung thêm các chức năng vào cơ sở dữ liệu để HTT quản lý nhân sự được hoàn thiện hơn nữa thì hệ thống mới đáp ứng được nhu cầu sử dụng phục vụ cho quá trình quản lý của công ty.
Nhận thấy việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Phần mềm Matech Mobile là rất cần thiết Vì cậy, em đưa ra những khuyến nghị để khi triển khai hệ thống:
- Thường xuyên cập nhật và nâng cấp các chương trình sử dụng trong hệ thóng quản lý của doanh nghiệp Tìm kiếm và phát hiện các lỗi mắc phải trong quản lý và sử dụng hệ thống.
- Tăng cường tính bảo mật an toàn dư liệu được lưu trữ cho hệ thống bằng việc sử dụng các công cụ, phương tiên lưu trữ dữ liệu, đặc biệt quan tâm đến những cơ sở dữ liệu mang tính quan trọng của công ty
- Các user khi được phân quyền thì chỉ đươc thực hiện trên các quyền được quy định, riêng quản trị viên sẽ có quyền tối đa Mặt khác cần hỗ trợ việc tạo mới và khai báo các danh mục nhằm hồ trợ giúp cho việc ghi nhận các thông tin nhân viên có liên quan (thông tin cá nhân, trình độ, tính lương, khen thưởng kỷ luật…)
- Huấn luyện đội ngũ nhân sự sử dụng một các hiệu quả phần mềm trong công tác quản lý nhân sự tại công ty Công ty cần chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị để huấn luyện, xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng Công ty lên kế hoạch và trực tiếp tổ chức các khóa đòa tạo người sử dụng.
- Nghiên cứu thêm các hệ thống hỗ trợ dự đoán thời gian hoàn thành công việc và khả năng thành công của dự án.