Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi LỜI NÓI ĐẦU Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuất hiện vị trí của người thư ký trong văn phòng lãnh đạo là điều tất yếu và[.]
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nơi LỜI NĨI ĐẦU Trong nghiệp đổi cơng tác quản lý nước ta nay, xuất vị trí người thư ký văn phịng lãnh đạo điều tất yếu thiếu Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phịng Với vai trị quan trọng ngành thư ký tiêu điểm lựa chọn ngành nghề Nó chiếm vị trí quan trọng xã hội đồng thời gánh vai trọng trách lớn nghiệp phát triển kinh tế - xã hội đất nước Là công việc “hot” Tuy nhiên thư ký nghề nước ta Xã hội ngày phát triển đòi hỏi người thư ký phải không ngừng nâng cao nghiệp vụ chun mơn Nhận thấy rõ tầm quan trọng ngành Thư ký văn phịng cơng tác văn phịng Trường Đại học Nội vụ khơng ngừng đổi nâng cao trình độ tào tạo Đến Trường tham gia đào tạo ngành nghề: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Thư ký văn phịng, Văn thư, Lưu trữ…góp phần đáp ứng nhu cầu xã hội Để cho sinh viên có hội học hỏi kinh nghiệm bước đầu làm quen với chun mơn nghiệp vụ mình, nhà trường đưa “ chiến lược đào tạo” giành tháng cho sinh viên tìm hiểu thực tế để vận dụng kiến thức học, tạo cho riêng tác phong chun mơn nghiệp vụ hôi tốt cho rèn luyện tư cách đạo đức phong cách người Thư ký văn phòng Mục tiêu trình kiến tập hướng đến là: - Giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn hoạt động quan, tổ chức để kiểm nghiệm kiến thức học Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn1 phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi - Nắm bắt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức - Trang bị kiến thức thực tế số nghiệp vụ ngành thư ký văn phòng như: văn bản, văn thư, giao tiếp, tiếp khách - Rèn luyện kĩ năng: quan sát, phân tích, đánh giá; kĩ giao tiếp công ty; kĩ đánh máy, viết báo cáo tổng hợp - Nhận thức đắn nghề thư ký văn phịng, có thái độ tích cực việc rèn luyện học tập; có ý thức chấp hành tốt nội qui, qui chế làm việc, có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc giao q trình kiến tập Ngày 24 tháng 05 năm 2012, tơi thức Cơng ty Cổ phần Tập đồn HDB Việt Nam tiếp nhận kiến tập phân công công việc phịng Hành - Nhân “Trụ sở chính: Số 101 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội Điện thoại: (84-4) 3972 5971/ (84-4) 3972 5972 Fax: (84-4) 3972 4091 Email: info@hdbgroup.com.vn Website: www.hdbgroup.com.vn Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0101410852 Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 15/10/2003, đăng ký thay đổi lần thứ 10 ngày 23/05/2011.” Trong thời gian kiến tập, Công ty tạo điều kiện giúp đỡ em học hỏi, làm quen với cơng việc văn phịng: anh chị làm việc Phịng Hành Chính Nhân Sự người trực tiếp hướng dẫn dạy cho em Với Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn2 phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi kiến thức học, em áp dụng vào công việc thực tế nhằm đúc kết rút nhiều học kinh nghiệm quý báu cho thân chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực : Văn thư, Lưu trữ, Nhân Việc trang bị kiến thức điều quan trọng cần thiết để hoàn thành công việc giao quan kiến tập Báo cáo kiến tập kết cuối cùng, tất kinh nghiệm, học mà em có q trình kiến tập cơng ty Do báo cáo cịn nhiều sơ xuất, kính mong góp ý thầy giáo Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Trần Thu Hà Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn3 phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HDB VIỆT NAM I) Lịch sử hình thành phát triển công ty 1) Một vài nét khái quát cơng ty Cơng ty Cổ phần Tập đồn HDB Việt Nam tiền thân Công ty cổ phần Tư vấn Thiết kế kiến trúc, phát triển tảng hoạt động kinh doanh từ năm 2003 Cùng với xu phát triển hội nhập, Công ty Cổ phần Tập đoàn HDB Việt Nam thành lập với mục tiêu mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh, áp dụng mơ hình quản lý động đồng thời khai thác tối đa nguồn tài nhằm nâng cao hiệu kinh doanh Hiện nay, Công ty hoạt động kinh doanh lĩnh vực: - Đầu tư, kinh doanh bất động sản; - Tư vấn thiết kế, thi cơng xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, giao thông, thuỷ lợi …; - Sản xuất kinh doanh khác Phương châm kinh doanh Thành công kết việc áp dụng phương thức quản lý đại tảng đội ngũ cán động, chuyên nghiệp, lực máy móc thiết bị đại, tiên tiến tài vững mạnh Bằng cố gắng nỗ lực khơng ngừng tồn thể đội ngũ cán công nhân lành nghề, cập nhật tich lũy kinh nghiệm, kiến thức công nghệ cách động chuyên nghiệp Bằng việc liên tục đầu tư đổi trang thiết bị tiên tiến cộng với kế hoạch tài chặt chẽ, hợp lý mụ hỡnh quản lý đại Công ty cổ Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn4 phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nơi phần tập đồn HDB Việt Nam trở thành nhà thầu đầu tư, kinh doanh bất động sản, tư vấn thiết kế, thi công xây dựng chuyên nghiệp, chủ đầu tư nước đánh giá cao Định hướng phát triển công ty Mục tiêu phát triển Công ty từ đến năm 2010: ổn định sở vật chất, thiết lập hệ thống quản lý đội ngũ cán cơng nhân viên nhiệt tình, động, có chun mơn phong cách làm việc chun nghiệp, góp phần đưa Cơng ty ngày phát triển; dần tạo dựng uy tín, thương hiệu khách hàng đối tác nước nước 2) Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần Tập đoàn HDB Việt Nam tiền thân Công ty Cổ phần Tư vấn Thiết kế kiến trúc, phát triển tảng hoạt động kinh doanh từ năm 2003.Cùng với xu hội nhập phát triển, Cơng ty cổ phần Tập đồn HDB Việt Nam thành lập với mục tiêu mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh, áp dụng mơ hình quản lý động đồng thời khai thác tối đa nguồn tài nhằm nâng cao hiệu kinh doanh Tên tiếng Việt: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HDB VIỆT NAM Tên tiếng Anh: HDB VIET NAM GROUP CORPORATION Tên viết tắt: HDB GROUP CORP Trụ sở chính: Số 101 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội Điện thoại: (84-4) 3972 5971/ (84-4) 3972 5972 Fax:(84-4) 3972 4091 Email: info@hdbgroup.com.vn Website: www.hdbgroup.com.vn Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn5 phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi 3) Sơ đồ máy tổ chức Công ty Cổ phần Tập đoàn HDB Việt Nam tổ chức hoạt động điều hành theo mơ hình cơng ty cổ phần tuân thủ theo quy định pháp luật hành Sơ đồ cấu tổ chức công ty: QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC Thư ký Phịng Hành chình Nhân Cơng ty Cổ phần ACC Việt Nam Trần Thu Hà Phòng kế hoạch đầu tư Cơng ty ID.Land Việt Nam Phịng marketing Cơng ty khảo sát Việt Nam Phòng tư vấn & thiết kế kiến trúc Công Ty Xây Dựng HDB Việt Nam Lớp Thư ký văn6 phòng K5 Phòng QLCL & KT Xây dựng Chi nhánh Bắc Ninh, BắC Giang, HảI Dương Công ty Thương mại Thể thao Du lịch Phịng Tài Kế toán Ban Quản lý dự án Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO I) Chức năng, nhiệm vụ, cấu công ty 1) Chức Công ty Cổ phần Tập đoàn HDB Việt Nam hoạt động kinh doanh nhiều lĩnh vực, lĩnh vực có chức nhiệm vụ riêng hướng tới mục tiêu chung xây dựng Cơng ty Cổ phần Tập đồn HDB Việt Nam trở thành cơng ty hàng đầu, có thương hiệu mạnh Việt Nam, tạo dựng khác biệt phát triển sắc văn hóa HDB, góp phần xây dựng, phát triển làm phong phú thêm văn hóa chung HDB Cơng ty có lực lượng chun gia, cán kỹ thuật có trình độ cao, có lực kinh nghiệm quản lý, điều hành thi công xây lắp, đầu tư kinh doanh bất động sản, tư vấn thiết kế kiến trúc Đội ngũ cán kỹ thuật công ty đào tạo quy, trình độ kỹ thuật chun mơn cao, thường xuyên đào tạo bổ sung nâng cao trình độ nước nước ngồi thơng qua chương trình đào tạo Ngồi ra, cơng ty cịn có đầy đủ trang thiết bị phục vụ tư vấn thiết kế kiến trúc, thi công xây lắp, hạ tầng kỹ thuật Với tổng số vốn kinh doanh đến 30/4/2011 là: 300.000.000.000 VNĐ Cơng ty Cổ phần Tập đồn HDB Việt Nam cịn có bước tiến xa hứa hẹn tiềm phát triển lớn 2) Nhiệm vụ - Trở thành nhà đầu tư, kinh doanh bất động sản hàng đầu Việt Nam lĩnh vực chợ trung tâm thương mại quốc tế - Trờ thành cầu nối quan trọng giúp khách hàng khởi nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh buôn bán - Phát triển bền vững sở mang lại lợi ích cho khách hàng, xã hội doanh nghiệp Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn7 phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi II) Chức năng, nhiệm vụ Phịng Hành Chính Nhân Sự 1) Cơ cấu tổ chức Phịng Hành Chính Nhân Sự TỔ CHỨC BỘ MÁY PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ TRƯỞNG PHỊNG HCNS Chi nhánh Phó phịng CT thành viên HCNS HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI XE NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN CHÍNH SÁCH Nhân viên lái xe 2) Chức năng, nhiệm vụ Phịng Hành Chính Nhân Sự 2.1) Quản lý hành hoạt động văn phịng cơng ty - Thực giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với cơng ty - Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển điện thoại phận người gọi Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn8 phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi -Tiếp nhận loại văn bản, thư từ, tài liệu từ bên ngoài, xử lý chuyển đến người phận cần nhận - Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ thời gian yêu cầu - Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội công ty - Quản lý dấu công ty, thực nghiêm túc quy định nhà nước quản lý dấu - Quản lý, điều phối hoạt động sử dụng xe ôtô - Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết phịng ban, trình duyệt, mua chuyển vào kho cơng ty - Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phịng - Thực cơng việc theo đạo Ban điều hành 2.2) Quản lý trang thiết bị công ty - Quản lý kho hàng, vật tư cơng ty - Kiểm tra tình hình sử dụng quản lý tài sản tồn cơng ty, định kỳ phòng ban kiểm kê tài sản - Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản trang thiết bị - Thực điều phối xe, theo dõi đầy đủ lịch trình nhật ký xe, theo định kỳ kiểm tra đánh giá trạng xe để có kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng - Bảo vệ an tồn tài sản trang thiết bị cơng ty nhân viên công ty, xử lý kịp thời tượng tiêu cực xảy - Kiểm sốt giữ gìn an ninh trật tự xung quanh khu vực làm việc công ty - Tham gia bảo đảm an tồn phịng cháy, cháy nổ tác nghiệp kịp thời có cố xảy 2.3) Thực sách nhân - Kiểm tra chấp hành nội quy, quy chế, vệ sinh công ty - Thực chế độ đời sống ( hiếu, hỉ, lễ tết ) - Thảo nội quy, quy chế chỉnh sửa bổ sung cần thiết cho phù hợp với tình hình cơng ty, thảo mẫu biểu bảng phục vụ cho công tác quản lý Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn9 phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi - Thiết lập quản lý hồ sơ nhân - Phân tích đánh giá hiệu công việc người lao động từ phát triển nguồn nhân cho hợp lý - Theo dõi cập nhật biến động nhân phận theo tuần - Xây dựng kế hoạch sát hạch nhân sự, xếp, đào tạo, tuyển dụng - Xây dựng chế độ, quy định cơng ty lao động - Kết hợp phịng tài kế tốn xây dựng thang bảng lương theo dõi thực - Thực chế độ sách cho người lao động : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ sinh con, nghỉ phép - Theo dõi việc thực nội quy, quy chế công ty tổng hợp đề xuất để xét khen thưởng, kỷ luật nhân viên 3) Định hướng phát triển cơng tác Phịng Hành Chính Nhân Phịng Hành Chính Nhân Sự phịng chức giúp Ban điều hành quản lý điều hành hoạt động chung công ty Tham mưu, tư vấn giúp việc cho Ban điều hành theo chức đảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, cơng tác trị, lao động tiền lương, Bảo hiểm xã hội tiến độ thực công tác hoạt động hành Nhiệm vụ chính: - Quản lý hành hoạt động văn phịng cơng ty - Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng công ty, điều phối xe ôtô sở yêu cầu Ban điều hành phòng ban - Bảo vệ an tồn cho cơng ty - Ban hành theo dõi chế độ cho Người lao động, phân tích hiệu lao động người lao động công ty để xếp nhân cho hợp lý Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn10phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Trên thực tế, thư ký gắn liền với hoạt động tổ chức tiếp khách Các qui trình hoạt động tiếp khách cụ thể thay đổi tùy theo hình thức giao tiếp, vị trí đối tượng giao tiếp, tính chất mối quan hệ vùng văn hóa giao tiếp … Dẫu với trình tiếp khách cụ thể, người thư ký phải thực công việc theo trình tự sau: Bước 1: Đón khách Đây giai đoạn mà hành vi có khả giúp thư ký bày tỏ tình cảm, thiện chí bước đầu kiểm sốt giao tiếp Khi đón khách dù ngơn ngữ diễn đạt thơng qua lời nói hay thao tác hành vi, người thư ký phải có khả cung cấp cho đối tượng giao tiếp thông tin giải mã, bao gồm: - Những thông tin ban đầu thư ký quan – nguyên tắc xưng danh - Sự chào đón với khách: mời khách uống nước hay đưa khách tạp chí lúc khách ngồi đợi Nếu khách xa mời khách nghỉ lại nhà khách quan hay khách sạn hẹn buổi làm việc Bước 2: Giải công việc cho khách - Hướng dẫn cho khách qui trình, thủ tục buộc phải áp dụng để giải công việc - Yêu cầu, đề nghị khách thực qui trình - Trao đổi kiểm tra thơng tin với khách từ xác định khó khăn thuận lợi giải cơng việc Có thể yêu cầu phối hợp, hỗ trợ khách để lựa chọn phương án tối ưu - Giải nhanh yêu cầu khách sở thẩm quyền khả cá nhân trợ giúp phòng, ban chức - Xây dựng lịch hẹn gặp Bước 3: Kết thúc trình giao tiếp Thư ký sử dụng hệ thống câu hỏi với mục đích kiểm tra lại thơng tin thơng báo cách lịch cho khách biết giao tiếp kết thúc Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn13phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi 2.2) Đãi khách Đãi khách hoạt động phổ biến song lại công việc quan trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại công sở Hoạt động chuẩn bị đãi khách gồm: Bước 1: Lựa chọn hình thức đãi khách: giải khát, tiệc chiêu đãi Bước 2: Chuẩn bị đãi khách - Lập danh sách khách mời - Chuẩn bị giấy mời - Chuẩn bị địa điểm Bước 3: Đãi khách 3) Thu thập cung cấp thông tin tổ chức liên lạc cho lãnh đạo Trong thời kì khoa học kĩ thuật phát triển đạt thành tựu rực rỡ thông tin trở thành “tài nguyên” quan trọng Thông tin với giá trị đích thực mang lại sức mạnh cho có khả chiếm lĩnh Thơng tin có vai trò, ý nghĩa quan trọng hoạt động nhà quản lý quan Hàng ngày, hàng phận quan cần thông tin để thực chức năng, nhiệm vụ Vì người thư ký phải nắm vững có khả khai thác, tìm tịi, thu thập nguồn thơng tin cần thiết phục vụ cho hoạt động lãnh đạo 3.1) Vai trò thư ký hoạt động tổ chức thông tin - Thu thập thông tin - Xử lý thông tin - Cung cấp thông tin 3.2) Thư ký với hoạt động tổ chức liên lạc cho lãnh đạo Một yêu cầu đặt với nhà quản lý phải có khả truyền đạt thơng tin Hiện công sở đại sử dụng nhiều phương tiện Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn14phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi khác phục vụ cho việc truyền đạt thơng tin Có hai loại phương tiện phổ biến điện thoại internet Điện thoại Người thư ký tổ chức sử dụng điện thoại phải đáp ứng hai vấn đề: + Các thông tin thu giao tiếp điện thoại + Ấn tượng tốt đối tượng giao tiếp Internet Ngay từ xuất internet thay đổi cách truyền đạt cung cấp thơng tin hoạt động văn phịng Thư ký trao đổi thư từ, chứng từ, hình ảnh,… internet Ngoài ra, trung tâm nghiên cứu, trường đại học, quan … sử dụng internet việc xây dựng sở liệu 4) Tổ chức hội nghị Hội nghị coi phương tiện để nhà quản lý thực việc điều hành kiểm soát hoạt động quan 4.1) Lập kế hoạch Thư ký tiến hành lập kế hoạch hội nghị tùy thơi tính chất tầm vóc , qui mơ mục đích nhà quản lý Sau kế hoạch duyệt, thư ký gửi cho phận, cá nhân có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai kế hoạch Trong giai đoạn thư ký tiến hành công việc cụ thể sau: - Xây dựng chương trình nghị hội nghị - Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời - Chuẩn bị địa điểm hội nghị - Chuẩn bị thời gian hội nghị - Chuẩn bị ghi biên hội nghị 4.2) Tổ chức Hội nghị Tiến hành tổ chức hội nghị gồm cơng việc: - Đón đại biểu Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn15phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi - Điểm danh đại biểu - Giữ giải lao báo cáo cho đại biểu đọc tham luận - Ghi biên hội nghị 4.3) Những công việc Thư ký phải làm sau Hội nghị Sau hội nghị, thư ký phải phối hợp với phòng ban chức giải giấy tờ, thủ tục liên quan tới kĩ thuật tổ chức hội nghị Các công việc cụ thể gồm: - Lưu biên hội nghị với hội nghị nhỏ lập hồ sơ hội nghị với hội nghị lớn Hồ sơ hội nghị bao gồm toàn văn thức trình bày hội nghị như: + Biên hội nghị + Báo cáo, tham luận + Diễn văn khai mạc, bế mạc: … - Giúp thủ trưởng thông báo triển khai kết luận hội nghị - Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau hội nghị - Soạn thảo công văn thư cảm ơn đại biểu quan trọng đến tham dự hội nghị 5) Tổ chức phòng làm việc bố trí thiết bị, máy móc văn phịng lãnh đạo 5.1) Bố trí phịng làm việc Việc tổ chức phịng làm việc phải xuất phát từ mục đích định, tùy theo nội dung, tính chất cơng việc hồn cảnh cụ thể quan, xí nghiệp Người Thư ký Giám đốc nghiệp vụ chun mơn mà cịn phải biết cách trang trí tổ chức phịng làm việc, trì ngăn nắp, sẽ, có thẩm mỹ… để đảm bảo suất gây cảm tình với khách tạo hấp dẫn cho thân phịng làm việc Phịng làm việc thư ký gắn liền với phòng làm việc giám đốc Người thư ký ngồi bàn làm việc phải quan sát cửa vào, bàn tiếp khách cửa Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn16phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nơi phịng Giám đốc; người giám đốc khách thiết phải qua trước mặt người thư ký phía gần cửa Phía gần cửa vào nên bố trí tủ áo mắc áo, bàn tiếp khách ghế để khách ngồi đợi; dùng tường phong nhỏ cao từ 1.2m đến 1,4m để ngăn cách bàn làm việc thư ký bàn tiếp khách Trên bàn làm việc người thư ký, phía tay phải bố trí máy chữ, phía tay trái bố trí điện thoại Phía sau bàn làm việc người thư ký hai bên bố trí tủ hồ sơ, giá để tài liệu, bàn để đồ, tủ con, tủ lạnh bố trí nơi thuận tiện Trong phịng làm việc giám đốc, phía gần cửa vào bố trí ghế tiếp khách, phía cách xa bàn tiếp khách bàn làm việc giám đốc tủ đựng tài liệu Bất người khách vào phòng giám đốc, người giám đốc nhìn thấy khách vừa bước qua cửa phía sau bàn làm việc thư ký giám đốc Đối với việc bố trí bàn làm việc cần ý số điểm sau: - Không nên kê đối diện bàn làm việc với - Bàn nhân viên tiếp khách kê gần chỗ vào - Ánh sáng tốt chiếu từ phía bên phải bên trái qua Tổ chức phịng làm việc vấn đề có tính nghệ thuật, địi hỏi có kiến thức hiểu biết nhiều mặt Tùy theo u cầu cơng việc, trình độ phát triển kinh tế điều kiện cụ thể nước mà văn phòng tổ chức trang bị máy móc đồ dùng với mức độ kĩ thuật đại khác Tuy nhiên, muốn cho công việc đạt kết quả, văn phòng phải trang bị máy móc, đồ dùng tối thiểu, biết cách tổ chức khoa học điều kiện định 5.2) Các máy móc, trang thiết bị dùng văn phịng a) Các máy móc dùng văn phịng - Máy chữ, máy in rô-nê-o, máy photocopy - Điện thoại - Điện tín Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn17phịng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nơi - Máy ghi âm văn phịng - Thiết bị hội nghị - Máy tính tính điện tử máy vi tính b) Các đồ dùng văn phịng - Bàn ghế - Tủ hồ sơ - Tủ con, tủ lạnh - Tủ áo mắc áo - Các vật dụng khác 6) Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến công tác Chuyến công tác lãnh đạo gắn với chức năng, nhiệm vụ quan cho dù mục đích chuyến để giải số công việc cụ thể hay thiết lập mối quan hệ Trong việc tổ chức chuyến cơng tác người thư ký có nhiệm vụ: 6.1) Lập kế hoạch chuyến công tác Kế hoạch chuyến công tác loại văn dùng để trình bày cách có hệ thống công việc liên quan đến chuyến công tác Kế hoạch chuyến sở để đánh giá kết chuyến Các chuyến công tác thường kỳ thư ký phải đưa vào kế hoạch công tác năm đơn vị với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể xác định trước Đối với chuyến công tác tổ chức sở nhiệm vụ đột xuất, lập kế hoạch tổ chức chuyến thư ký phải khẩn trương Đối với chuyến công tác đơn giản mang tính thường xun thư ký khơng cần lập kế hoạch Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn18phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi 6.2) Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác Sau kế hoạch thủ trưởng duyệt, thư ký chuyển kế hoạch tới đại biểu tham gia chuyến phịng ban có liên quan để hỗ trợ việc cụ thể tổ chức thực chuyến công tác Đây giai đoạn mà thư ký phải chuẩn bị điều kiện cần thiết cho chuyến công tác Trong giai đoạn thư ký phải tiến hành số công việc cụ thể sau: a) Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác, tùy theo tính chất mối quan hệ, thời gian, nội dung cơng việc, thư ký sử dụng hình thức như: điện thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử… để trao đổi thông tin b) Chuẩn bị nội dung chuyến công tác Thư ký phối hợp với phòng ban chức để chuẩn bị nội dung chuyến công tác Việc thực nội dung chuyến công tác không đặt yêu cầu với thư ký việc chuẩn bị tài liệu, tư liệu mà phụ thuộc vào trình độ đại biểu tham gia chuyến cơng tác Vấn đề thư ký cần giải việc lựa chọn đại biểu tham gia chuyến Những đại biểu lựa chọn xác có khả giải vấn đề phát sinh nằm ngồi dự kiến mang lại thắng lợi bất ngờ Thư ký có trách nhiệm thông báo cho đại biểu tham gia chuyến mức độ công việc phân công, thẩm quyền cá nhân chuyến công tác c) Chuẩn bị tư liệu, tài liệu Khi chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến công tác thư ký phải dựa vào thơng tin sau: - Mục đích chuyến - Khả thành phần chuyến Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn19phòng K5 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi - Hồ sơ pháp lý phải chuẩn bị - Thời gian chuyến - Mức độ phức tạp công việc cần giải Trong việc chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi, thư ký cần có phân loại tài liệu trực tiếp để thực mục đích tài liệu tham khảo d) Chuẩn bị phương tiện giao thông e) Chuẩn bị giấy tờ Các giấy tờ cần thiết đảm bảo tính pháp lý chuyến công tác Với chuyến công tác nước ngoài, thư ký lưu ý tiến hành theo quy định thủ tục xuất, nhập cảng Việt Nam nước đến f) Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác Khi lập dự trù kinh phí chuyến đi, thư ký phải lưu ý đến chi phí thực tế khoản dự phịng cho chi phí phát sinh Sau xây dựng dự trù kinh phí, thư ký chuyển cho phận chức để giải 6.3) Những công việc thư ký phải làm thời gian lãnh đạo công tác Thư ký phải giúp thủ trưởng tiến hành số công việc sau: Tổ chức họp bàn giao công việc thủ trưởng cá nhân có liên quan Trên sở kết họp bàn giao thời gian lãnh đạo cơng tác thư ký có nhiệm vụ sau: Thực chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, công việc giao ủy quyền Ghi nhật ký công tác Lưu giữ văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát phịng ban chức thực chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng giao Giữ liên lạc với thủ trưởng thời gian thủ trưởng công tác Trần Thu Hà Lớp Thư ký văn20phòng K5