Kế toán dịch vụ du lịch

Kế toán dịch vụ du lịch

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN DU LỊCH 1.1 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh du lịch

Du lịch là ngành kinh tế tổng hợp, phục vụ nhu cầu tham quan, giải trí, nghỉ ngơi, kết hợp với các hoạt động nghiên cứu đầu tư, thể thao, văn hoá xã hội Hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch có những đặc điểm cơ bản sau :

- Du lịch là ngành kinh doanh đặc biệt, hoạt động vừa mang tính sản xuất, kinh doanh vừa mang tính phục vụ văn hoá xã hội Đây là ngành kinh tế kinh doanh nhiều loại hoạt động khác nhau như hoạt động hướng dẫn du lịch, vận tải du lịch, hàng ăn, hàng uống, buồng ngủ, kinh doanh hàng hoá, vật tư, đồ lưu niệm, xây dựng cơ bản và các hoạt động khác (điện thoại, nhiếp ảnh, tắm hơi, vật lý trị liệu, uốn tóc, giặt là, cho thuê đồ dùng )

- Mỗi loại sản phẩm dịch vụ du lịch tạo ra có tính chất khác nhau nhưng nhìn chung đại bộ phận sản phẩm dịch vụ không có hình thái vật chất Quá trình sản xuất dịch vụ và tiêu thụ sản phẩm không thể tách rời nhau Khách hàng mua sản phẩm dịch vụ du lịch trước khi nhìn thấy sản phẩm đó

- Hoạt động kinh doanh du lịch mang tính thời vụ và bị ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, môi trường, điều kiện kinh tế - văn hoá - xã hội trong từng thời kỳ

- Sản phẩm du lịch đa dạng, phong phú, song từng bộ phận của sản phẩm lại có tính chất độc lập tương đối Do đó, hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch thường được tổ chức trong các loại hình : kinh doanh lữ hành, kinh doanh lưu trú, kinh doanh vận chuyển du lịch, kinh doanh dịch vụ du lịch khác (tuyên truyền, quảng cáo du lịch , tư vấn đầu tư xây dựng du lịch ) Mỗi loại hình doanh nghiệp này đều nhằm mục đích tổ chức sản xuất kinh doanh và cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách du lịch Mỗi doanh nghiệp có thể tổ chức kinh doanh một hoặc một số hoạt động kinh doanh du lịch

1.2 Một số loại hình kinh doanh du lịch chủ yếu

Các hoạt động kinh doanh du lịch bao gồm :

- Hoạt động kinh doanh hướng dẫn du lịch : Là hoạt động chủ yếu phục vụ nhu cầu của khách tham quan các di tích lịch sử, công trình văn hoá, phong cảnh thiên nhiên

- Hoạt động kinh doanh vận chuyển: Gồm các hoạt động vận chuyển đường sắt, đường bộ, đường thuỷ nhằm đáp ứng yêu cầu đi lại của khách trong suốt thời gian tham quan du lịch

- Hoạt động kinh doanh buồng ngủ : Là hoạt động kinh doanh thuộc ngành khách sạn quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu khách lưu trú trong quá trình tham quan du lịch

- Hoạt động kinh doanh ăn, uống: Kinh doanh dịch vụ chế biến các món ăn, thức uống cho khách, chủ yếu là khách lưu trú và một bộ phận khách vãng lai khác

- Hoạt động kinh doanh hàng hoá : Đây là hoạt động kinh doanh các loại hàng lưu niệm và các loại hàng hoá khác nhằm đáp ứng nhu cầu khách du lịch

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ khác: Bao gồm các hoạt động vui chơi, giải trí massage, karaoke, giặt là, cắt tóc, tắm hơi, đặt vé máy bay đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách, tạo điều kiện thuận lợi cho khách trong suốt thời gian du lịch Mặt khác, đây cũng là các hoạt động góp phần tăng thu nhập đáng kể cho ngành du lịch

1.3 Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh du lịch

1.3.1 Môi trường pháp lý của kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh du lịch

Hiện nay, các quy định pháp luật ở Việt Nam chi phối công tác kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh du lịch bao gồm:

- Luật Kế toán và các Nghị định hướng dẫn thi hành Luật;

- Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam;

- Chế độ, hướng dẫn kế toán cụ thể

1.3.1.1 Luật kế toán và các Nghị định hướng dẫn thi hành Luật

Luật kế toán số 03/2003/QH11 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17/6/2003, có hiệu lực từ ngày 01/01/2004, là văn bản pháp lý cao nhất

về kế toán hiện nay Luật Kế toán quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc và làm cơ sở nền tảng để xây dựng Chuẩn mực kế toán và Chế độ hướng dẫn kế toán

Để quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành cũng như đảm bảo sự tuân thủ đối với Luật kế toán, Chính phủ đã lần lượt ban hành các Nghị định sau:

- Nghị định số 128/2004/NĐ-CP “Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán Nhà nước” được ký ngày 31/05/2004,

có hiệu lực từ ngày 30/06/2004 Đối tượng áp dụng Nghị định này là các tổ chức, cá nhân sau: Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Người làm kế toán,

người khác có liên quan đến kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước

- Nghị định số 129/2004/NĐ-CP “Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh” được ký ngày 31/05/2004, có hiệu lực từ ngày 30/06/2004 Đối tượng áp dụng Nghị định này bao gồm:

+ Các tổ chức hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp nhà nước; Công ty trách nhiệm hữu hạn; Công ty cổ phần; Công ty hợp danh; Doanh nghiệp tư nhân; Doanh nghiệp

có vốn đầu tư nước ngoài;

+ Người làm kế toán; người hành nghề kế toán; người khác có liên quan đến kế toán thuộc hoạt động kinh doanh

- Nghị định số 185/2004/NĐ-CP “Về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán” được ký ngày 04/11/2004 Nghị định quy định về việc xử phạt đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đây gọi chung là cá nhân, tổ chức) có hành vi cố ý hoặc vô ý vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán như: Vi phạm quy định về chứng từ kế toán, vi phạm quy định về sổ kế toán, vi phạm quy định về tài khoản kế toán, vi phạm quy định về báo cáo tài chính và công khai báo cáo tài chính, vi phạm quy định về kiểm tra kế toán, vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, vi phạm quy định về kiểm kê tài sản, vi phạm quy định về tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán, vi phạm quy định về hành nghề kế toán, vi phạm quy định về áp dụng chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định khác

1.3.1.2 Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam

Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, không đề cập đến các vấn đề cụ thể như chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán Bộ Tài chính quy định chuẩn mực kế toán trên cơ sở chuẩn mực quốc tế về kế toán và theo quy định của Luật Kế toán Tính đến nay, Bộ Tài chính đã ban hành các chuẩn mực sau:

 Chuẩn mực số 1: Chuẩn mực chung

 Chuẩn mực số 2 : Hàng tồn kho

 Chuẩn mực số 3 : Tài sản cố định hữu hình

 Chuẩn mực số 4: Tài sản cố định vô hình

 Chuẩn mực số 5 : Bất động sản đầu tư

 Chuẩn mực số 6 : Thuê tài sản

 Chuẩn mực số 7 : Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết

 Chuẩn mực số 8 : Thông tin tài chính về những khoản góp vốn liên doanh

 Chuẩn mực số 10 : Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái

 Chuẩn mực số 11 : Hợp nhất kinh doanh

 Chuẩn mực số 14 : Doanh thu và thu nhập khác

 Chuẩn mực số 15 : Hợp đồng xây dựng

 Chuẩn mực số 16 : Chi phí đi vay

 Chuẩn mực số 17 : Thuế thu nhập doanh nghiệp

 Chuẩn mực số 18 : Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng

 Chuẩn mực số 19 : Hợp đồng bảo hiểm

 Chuẩn mực số 21: Trình bày báo cáo tài chính

 Chuẩn mực số 22: Trình bày bổ sung báo cáo tài chính của các ngân hàng và tổ

chức tài chính tương tự

 Chuẩn mực số 23 : Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm

 Chuẩn mực số 24 : Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Chuẩn mực số 25 : Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty

con

 Chuẩn mực số 26 : Thông tin về các bên liên quan

 Chuẩn mực số 27 : Báo cáo tài chính giữa niên độ

 Chuẩn mực số 28 : Báo cáo bộ phận

 Chuẩn mực số 29 : Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót

 Chuẩn mực số 30: Lãi trên cổ phiếu

1.3.1.3 Chế độ kế toán và các văn bản hướng dẫn kế toán khác

Chế độ, hướng dẫn kế toán quy định và hướng dẫn các vấn đề cụ thể về nghiệp vụ kế toán: phương pháp kế toán, chứng từ kế toán, tài khoản kế tọán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán, và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán

 Hệ thống các văn bản quy định chế độ, hướng dẫn nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp gồm

+ “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước Chế độ Kế toán doanh nghiệp gồm 4 phần:

 Phần thứ nhất: Hệ thống tài khoản kế toán;

 Phần thứ hai: Hệ thống báo cáo tài chính;

 Phần thứ ba: Chế độ chứng từ kế toán;

 Phần thứ tư: Chế độ sổ kế toán

+ “Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa” ban hành theo quyết định

48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và

vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước là công ty trách nhiệm hữu

hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã Chế độ Kế toán

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, gồm 5 phần:

 Phần thứ nhất: Quy định chung;

 Phần thứ hai: Hệ thống tài khoản kế toán;

 Phần thứ ba: Hệ thống báo cáo tài chính;

 Phần thứ tư: Chế độ chứng từ kế toán;

 Phần thứ năm: Chế độ sổ kế toán

+ Ngoài hai Quyết định chính nêu trên hệ thống văn bản pháp về kế toán doanh

nghiệp còn bao gồm các thông tư sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán; Thông tư hướng dẫn

nghiệp vụ kế toán, Thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán cụ thể như:

+ Ngoài hai Quyết định chính nêu trên hệ thống văn bản pháp về kế toán doanh

nghiệp còn bao gồm các thông tư sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán; Thông tư hướng dẫn nghiệp

vụ kế toán, Thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán cụ thể như:

 Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/03/2006

 Thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán:

 Thông tư số 20/2006/TT-BTC ban hành ngày 20/03/2006 hướng dẫn kế toán thực hiện các chuẩn mực kế toán số 17, 23, 27, 28, 29

 Thông tư số 21/2006/TT-BTC ban hành ngày 20/03/2006 hướng dẫn kế toán thực hiện các chuẩn mực kế toán số 11, 18, 30

 Thông tư số 161/2007/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2007 hướng dẫn thi hành các chuẩn mực kế toán số 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, 15, 16, 21, 24, 25, 26

1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng căn cứ vào qui mô hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh,

trình độ và yêu cầu quản lí doanh nghiệp để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán Có

3 hình thức tổ chức: tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán

a Hình thức tổ chức tập trung

Là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán : từ xử lí chứng từ đến ghi sổ chi

tiết, tổng hợp và lập báo cáo theo quy định của nhà nước, đều được thực hiện tập trung ở

phòng kế toán đơn vị, các đơn vị trực thuộc không tiến hành công tác kế toán.Tổ chức bộ

máy kế toán trong hình thức này chỉ bao gồm phòng kế toán tại doanh nghiệp Cơ cấu bộ máy

kế toán trong hình thức này thường được tổ chức như sau :

Ngoài các bộ phận như trên, trong phòng kế toán còn có thể có thêm bộ phận thống kê

và tài chính (trong doanh nghiệp quy mô nhỏ thường không tổ chức phòng thống kê và phòng tài chính ) Mỗi bộ phận có thể do một nhân viên kế toán hoặc một số nhân viên đảm nhiệm Nội dung công tác kế toán của từng bộ phận bao gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị (đơn vị có quy mô nhỏ thường không thành lập bộ phận kế toán quản trị riêng để tránh lãng phí lao động)

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung Trong điều kiện phù hợp, hình thức này có ưu điểm: tạo điều kiện chuyên môn hóa nhân viên kế toán và trang bị phương tiện tính toán hiện đại, từ đó tiết kiệm chi phí ;

b Hình thức tổ chức phân tán

Là hình thức tổ chức mà công tác kế toán được tiến hành đồng thời ở phòng kế toán doanh nghiệp và bộ phận kế toán ở các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp Bộ máy kế toán trong trường hợp này thường được cơ cấu như sau:

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KT Văn phòng

công ty

KT Tổng hợp

Ban Thống kê, tài chính

Tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh và mức độ phân cấp quản lí cho các đơn vị trực thuộc, để tổ chức bộ máy kế toán và quy định nội dung công tác kế toán cụ thể cho từng bộ phận trong bộ máy kế toán Ví dụ: bộ phận kế toán đơn vị trực thuộc chỉ hạch

Kế toán trưởng 

KT tổng hợp

 

Hình 1.1. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung 

Hình 1.2. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán 

toán chi phí phát sinh tại đây, bao gồm chi phí về nguyên vật liệu, nhân công, các chi phí khác được hạch toán tại phòng kế toán đơn vị chính và kết quả kinh doanh được hạch toán theo phạm vi toàn doanh nghiệp (đây là trường hợp đơn vị trực thuộc không hạch toán kinh tế hay còn gọi là: hạch toán báo sổ) Trong trường hợp khác: bộ phận kế toán đơn vị trực thuộc hạch toán chi phí phát sinh tại đây và hạch toán cả chi phí khác phát sinh chung được phân bổ cho từng bộ phận trong doanh nghiệp, và xác định kết quả theo từng bộ phận (đây là hình thức hạch toán kinh tế nội bộ) Trong cả 2 trường hợp trên, ở đơn vị trực thuộc có nhân viên

kế toán, sổ kế toán, lưu trữ chứng từ trong niên độ kế toán và bộ phận kế toán đơn vị trực thuộc chỉ lập báo cáo theo quy định của kế toán trưởng mà không lập báo cáo theo quy định của Nhà Nước

Ngoài các bộ phận như trên, trong bộ máy kế toán còn có thể tổ chức riêng bộ phận kế toán quản trị, vì doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán phân tán thường có quy mô lớn Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp qui mô lớn, hoạt động trên địa bàn phân tán

Ví dụ: công ty có các chi nhánh hoạt động tại các tỉnh trong cả nước và như vậy có thể tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị chính và ở các chi nhánh.Trong điều kiện phù hợp, hình thức này có ưu điểm: cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lí ở từng đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu hạch toán kinh tế nội bộ

c Hình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán

Là hình thức mà trong doanh nghiệp, một số đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ phận kế toán, một số đơn vị trực thuộc khác không tổ chức bộ phận kế toán Như vậy, cơ cấu bộ máy

kế toán gồm kế toán ở phòng kế toán doanh nghiệp và kế toán ở đơn vị trực thuộc có tổ chức

bộ máy kế toán Đối với đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán thì chứng từ phát sinh tại đây được tập trung về phòng kế toán doanh nghiệp để ghi sổ kế toán (như trường hợp

tổ chức công tác kế toán tập trung) Đối với đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán thì chứng từ phát sinh tại đây được xử lí để ghi sổ kế toán và lưu trữ trong niên độ kế toán (như trường hợp tổ chức công tác kế toán phân tán)

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp qui mô lớn, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán Ví dụ: công ty có một số chi nhánh hoạt động trên cùng địa bán thành phố HCM và một số chi nhánh khác hoạt động tại các tỉnh phía bắc Trong trường hợp này doanh nghiệp có thể tổ chức bộ phận kế toán ở các chi nhánh phía bắc, để ghi chép nghiệp vụ phát sinh tại đây và định kì lập báo cáo gửi về phòng kế toán cty, còn các chi nhánh trên địa bàn thành phố thì không tổ chức bộ máy kế toán, chứng từ phát sinh tại đây được chuyển về phòng kế toán cty để xử lí và ghi sổ

Lưu ý: Đơn vị trực thuộc ở đây là đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc và mỗi đơn vị trực

thuộc không phải là một đơn vị kế toán Ví dụ: công ty dệt bao gồm các nhà máy sợi, dệt, nhuộm các nhà máy này hạch toán phụ thuộc, có tổ chức bộ phận kế toán nhưng đây không phải là một đơn vị kế toán Trong trường hợp đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập thì mỗi đơn

vị trực thuộc là một đơn vị kế toán Ví dụ tổng công ty xi măng bao gồm các công ty thành viên mà mỗi công ty này là một đơn vị hạch toán độc lập và là một đơn vị kế toán

1.3.3 Tổ chức công tác kế toán

1.3.3.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán

Kế toán trưởng căn cứ đặc điểm nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp để qui định các mẫu chứng từ cần thiết, tổ chức hướng dẫn ghi chép trên chứng từ và tổ chức lưu

chuyển chứng từ khoa học, hợp lí, nhằm đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời các hoạt động của doanh nghiệp Mẫu chứng từ cần thiết được kế toán trưởng quy định bao gồm: mẫu chứng từ “bắt buộc” và mẫu chứng từ “hướng dẫn” do bộ Tài chính quy định (hiện nay là danh mục chứng từ, được ban hành theo quyết định 15) Kế toán trưởng có thể có bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi mẫu biểu “hướng dẫn” cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản

lí của đơn vị,đối với mẫu chứng từ “bắt buộc” thì áp dụng theo mẫu quy định

Tổ chức lưu chuyển chứng từ bao gồm việc quy định trách nhiệm ghi chép trên chứng

từ, quy định đường đi và thời gian lưu chuyển của chứng từ, từ bộ phận này đến bộ phận khác Chứng từ được lập kịp thời, nội dung ghi chép trên chứng từ đầy đủ, chính xác, rõ ràng

và lưu chuyển khoa học hợp lí, là cơ sở để nâng cao chất lượng công tác kế toán

1.3.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Kế toán trưởng căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất do bộ Tài chính ban hành (hiện nay là: danh mục hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 15) và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để qui định hệ thống tài khoản kế toán sử dụng, nhằm phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu quản lí của đơn

vị Ngoài việc sử dụng các tài khoản được quy định trong hệ thống tài khoản thống nhất do

bộ Tài chính ban hành, kế toán trưởng còn có thể qui định thêm tài khoản chi tiết không có trong hệ thống để sử dụng, phục vụ yêu cầu quản lí của doanh nghiệp Ví dụ: tùy thuộc vào đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng và yêu cầu quản lí chi tiết ở đơn vị để quy định các tài khoản cấp 2, cấp 3 … cho tài khoản “nguyên vật liệu” Trường hợp cần phải sử dụng tài khoản cấp 1 mà chưa có quy định trong hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành thì doanh nghiệp phải xin ý kiến và được bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản

1.3.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính

đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán Hình thức sổ kế toán là hệ thống sổ với trình tự ghi chép và quan hệ đối chiếu giữa các sổ trong hệ thống Mỗi đơn vị kế toán chỉ có duy nhất một hệ thống sổ kế toán cho mỗi kì kế toán năm và đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống

sổ do bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thổng sổ áp dụng ở đơn vị

Kế toán trưởng căn cứ vào qui mô hoạt động và trình độ nhân viên kế toán để lựa chọn một trong các hình thức sổ kế toán: nhật kí sổ cái, nhật kí chung, chứng từ ghi sổ, nhật

kí chứng từ, kế toán máy Hình thức sổ kế toán mà đơn vị kế toán đã chọn phải được mở đầy

đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính

1.3.3.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán

Mục tiêu của hạch toán kế toán là cung cấp thông về tình hình kinh tế, tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Vì vậy kế toán trưởng phải tổ chức việc thực hiện chế độ lập báo cáo tài chính và công khai báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và tổ chức hệ thống báo cáo quản trị mang tính linh hoạt, phù hợp với nội dung và yêu cầu quản lí cụ thể của doanh nghiệp

Chương 2 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ CÁC

Phân loại theo địa điểm lưu giữ thì tiền bao gồm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển

Phân loại theo hình thức thì tiền bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý

‒ Khi tính giá xuất của ngoại tệ, vàng bạc, đá quý: kế toán áp dụng một trong bốn phương pháp: nhập trước – xuất trước (FIFO), nhập sau – xuất trước (LIFO), bình quân gia quyền hoặc thực tế đích danh

Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:

- TK 1111 - Tiền Việt Nam

- TK 1112 - Ngoại tệ

- TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

2.1.2.2 Chứng từ kế toán, sổ kế toán:

- Thu tiền mặt:

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như “Biên lai thu tiền”, “Hóa đơn bán hàng”,

“Hóa đơn giá trị gia tăng”, “Giấy thanh toán tiền tạm ứng”… kế toán lập Phiếu thu thành 3

liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi

sổ, sau đó ghi vào sổ cái

áp dụng tại công ty phiếu chi sẽ được ghi nhận vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan và sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Đối với ngoại tệ tại quỹ, khi thu chi kế toán vẫn lập phiếu thu, phiếu chi, gh rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam để ghi sổ Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trước khi nhập và xuất quỹ phải được kiểm nghiệm và lập Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (Mẫu số 07-TT) đính kèm với phiếu thu, phiếu chi Bảng này do người đứng ra kiểm nghiệm lập thành hai liên, 1 liên đính kèm với phiếu thu (chi) chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập hoặc xuất quỹ, 1 liên giao cho người nộp (hoặc nhận)

- Kiểm kê tiền:

Tiền mặt là loại tài sản dễ xảy ra gian lận, mất mát, do đó cần phải kiểm kê thường xuyên Theo chế độ kế toán theo quyết định 15/2006, hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt bằng cách phân loại và đếm từng loại tiền mặt Sau khi kiểm kê, kế toán lập Bảng kiểm

kê quỹ, (dùng cho VNĐ – Mẫu số 08a – TT, dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá

quý – Mẫu số 08b-TT) Sau đó đối chiếu với số liệu đã ghi trên sổ quỹ, sổ chi tiết quỹ tiền

mặt và sổ cái theo dõi tiền mặt của kế toán để phát hiện các chênh lệch nếu có

Trong tháng phát sinh các nghiệp vụ:

1 Ngày 1/1: Nhận thêm vốn góp từ chủ sở hữu bằng tiền mặt 100.000.000đ

2 Ngày 5/1: Vay ngắn hạn nhập quỹ tiền mặt 50.000.000đ

3 Ngày 8/1: Bán hàng, thu bằng tiền mặt, giá bán chưa thuế 8.000.000đ, thuế GTGT 10%

4 Ngày 10/1: Thu hồi khoản cho vay ngắn hạn 30.000.000đ, nhập quỹ tiền mặt

5 Ngày 12/1: Nộp tiền mặt vào ngân hàng 100.000.000đ

6 Ngày 15/1: Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên mua công cụ, dụng cụ 5.000.000đ

7 Ngày 20/1: Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, giá hóa đơn chưa thuế 20.000.000đ, thuế GTGT 10%

8 Ngày 31/1: Kiểm kê quỹ tiền mặt, số tiền thực tồn quỹ là 110.000.000đ, số tiền thiếu so với sổ sách là 1.800.000đ, chưa rõ nguyên nhân

Yêu cầu: Ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

Gửi tiền mặt vào ngân hàng 

112

Chi tạm ứng, ký quỹ bằng  tiền mặt 

141, 144, 244…

Đầu tư tài chính ngắn hạn,  dài hạn bằng tiền mặt 

1381

121, 128, 221, 222,… 

Thu hồi các khoản đầu tư  tài chính bằng tiền mặt 

Thu hồi các khoản phải thu,  ứng trước bằng tiền mặt 

131, 138,141,144…

Kiểm kê quỹ tiền mặt, phát  hiện thừa 

3381 

Doanh thu, thu nhập  khác bằng tiền mặt 

511, 512, 515, 7111… 

Nhận vốn góp từ các chủ

sở hữu bằng tiền mặt 411

Vay ngắn hạn, vay dài  hạn nhập quỹ tiền mặt 

311, 341…

1111

b Sơ đồ kế toán tiền mặt là ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý

Ví dụ 1.2

Doanh nghiệp A kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, tính tỷ giá xuất ngoại tệ theo phương pháp nhập trước – xuất trước có tài liệu sau:

A Số dư ngày 31/8/N:

 TK 1112 là 89.085.000 (chi tiết: 5.000 USD)

 TK 007: 5.000 USD

B Trong tháng 9/N có các nghiệp vụ sau:

1 Ngày 5/9, mua nhập kho nguyên liệu chính chưa thanh toán tiền cho người bán, giá hóa đơn là 3.000 USD, tỷ giá giao dịch 17.820 VND/USD

2 Ngày 6/9, xuất bán chịu cho công ty X 200 SP, đơn giá bán 30 USD/SP, tỷ giá giao dịch 17.825 VND/USD

3 Ngày 15/9, nhập quỹ tiền mặt 5.000 USD do công ty X trả nợ nghiệp vụ 2, tỷ giá giao dịch 17.820 VND/USD

4 Ngày 25/9/04, chi tiền mặt 2.000 USD để thanh toán cho người cung cấp vật liệu ở nghiệp vụ 1, tỷ giá giao dịch 17.825 VND/USD

Yêu cầu:

‒ Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

‒ Đánh giá lại số dư cuối kỳ tài khoản 1112, biết rằng tỷ giá bình quân liên ngân hàng

vào thời điểm cuối tháng là 17.825 VND/USD

ngoại tệ (TGGS) 

635

Thu tiền mặt bằng  ngoại tệ (TGGD) 

511, 711, 131…  1112, 1113

515

007 Thu 

ngoại 

tệ 

Chi  ngoại 

tệ  Chênh lệch TG giảm khi đánh giá lại SDCK

413 

Chênh lệch TG tăng khi  đánh giá lại SDCK

B Trong tháng 9/N, doanh nghiệp A có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

1 Ngày 3/9, DN A đã chi 1 lượng vàng SJC để đặt cọc mua 1 thiết bị phục vụ cho sản xuất, giá mua bán bình quân 1 lượng vàng SJC của công ty vàng bạc, đá quý TP.HCM tại thời điểm này là 20.190.0000đ

2 Ngày 15/9, nhận thiết bị đặt cọc mua ở nghiệp vụ 1, đã làm thủ tục kiểm nghiệm nhận, trị giá 100.000.000đ DN A đã thỏa thuận với công ty cung cấp tài sản về việc thanh toán tiền hàng như sau:

‒ Dùng tiền ký quỹ để thanh toán theo giá thị trường, giá mua bán bình quân 1 lượng vàng SJC của công ty vàng bạc, đá quý thành phố HCM tại thời điểm này là: 20.200.000đ

‒ Số còn lại thanh toán bằng tiền mặt VNĐ (đã có phiếu chi)

3 Ngày 20/9, khách hàng X trả nợ cho DN 2 lượng vàng SJC, giá mua bán bình quân 1 lượng vàng SJC tại công ty VBĐQ thành phố HCM ngày này là: 20.210.000đ

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng

2.1.3.1 Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh tình hình biến động về tiền gửi kế toán sử dụng TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 112 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của DN tại các ngân hàng và các Công ty tài chính Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112

TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng có 3 tài khoản cấp 2:

+ TK 1121 – Tiền Việt Nam

Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu

ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời

Một doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, do đó kế toán cần phải mở sổ chi tiết tiền gửi cho từng tài khoản ngân hàng để tiện việc kiểm tra, đối chiếu

2.1.3.3 Sơ đồ hạch toán: giống sơ đồ hạch toán TK 111 (1111, 1112, 1113) Trừ trường hợp

so sánh sổ kế toán và sổ phụ ngân hàng phát hiện thừa, thiếu:

Ví dụ 1.4:

Tại doanh nghiệp A, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có tình hình như sau:

A Số dư ngày 1/9/N của TK 112 (1121): 500.000.000đ

B Trong kỳ phát sinh các nghiệp vụ:

1 Nhận được giấy “Báo Có” của Ngân hàng về số tiền người mua thanh toán 50.000.000đ

2 Mua nguyên vật liệu chính nhập kho, giá mua chưa thuế 30.000.000đ, thuế GTGT 10%, doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản (đã nhận được giấy báo nợ)

3 Chuyển khoản trả nợ ngắn hạn 40.000.000đ, đã nhận được giấy báo nợ

4 Nhận sổ phụ ngân hàng, số tiền gửi ngân hàng còn cuối kỳ theo sổ phụ là 478.000.000đ, chênh lệch 1.000.000đ so với sổ kế toán, chưa xác định được nguyên nhân

Yêu cầu: Định khoản và phản ảnh lên tài khoản 112 các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2.1.4 Kế toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước, đã gửi bưu điện để chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả cho đơn vị khác hay làm thủ tục chuyển từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng Tiền đang chuyển gồm tiền Ngân hàng Việt Nam và ngoại tệ các loại phát sinh trong các trường hợp:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng

- Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác

- Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giữa cấp trên với cấp dưới giao dịch qua ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hoặc báo Có

2.1.4.1 Tài khoản sử dụng:

Kế toán tiền đang chuyển sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” để phản ánh tình hình

và sự biến động tiền đang chuyển của doanh nghiệp Nội dung ghi chép của TK 113 như sau:

TK 113 – Tiền đang chuyển

SDĐK: Tiền đang chuyển đầu kỳ

 Tiền đang chuyển tăng  Tiền đang chuyển giảm

SDCK: Tiền đang chuyển cuối kỳ

TK 113 có 2 tài khoản cấp hai:

- TK 1131: Tiền Việt Nam

- TK 1132: Ngoại tệ

Tài khoản 113 thường chỉ phản ánh khoản tiền đang chuyển vào thời điểm cuối tháng

mà đối tượng nhận (ngân hàng, người bán…) vẫn chưa nhận được Trong tháng, nếu tiền đã

Chênh lệch thừa tiền  gửi ngân hàng  

112

Chênh lệch thiếu tiền  gửi ngân hàng 

chuyển nhưng đối tượng nhận vẫn chưa nhận được, để đơn giản kế toán không hạch toán vào

TK 113 – Tiền đang chuyển mà đợi khi nào đối tượng nhận đã nhận được thì ghi thẳng vào bên nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu chuyển vào ngân hàng) hoặc TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu chuyển trả nợ người bán)…

2.4.1.2 Chứng từ kế toán, sổ kế toán

Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các chứng từ : phiếu chi, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, giấy chuyển tiền…

Căn cứ trên chứng từ, kế toán ghi sổ kế toán giống như đối với tiền mặt

2.1.4.3 Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền đang chuyển

2.1.5 Trình bày thông tin về vốn bằng tiền trên báo cáo tài chính

2.1.5.1 Trình bày trên bảng cân đối kế toán

Chỉ tiêu Tiền được trình bày trên phần Tài sản, thuộc phần Tài sản ngắn hạn của Bảng cân đối kế toán là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ tổng số tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo, gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng (không kỳ hạn), vàng bạc, kim khí quý, đá quý và tiền đang chuyển Số liệu lấy để ghi vào chỉ tiêu tiền là tổng số dư nợ của các tài khoản 111, 112, 113 (trên sổ cái hoặc sổ nhật ký sổ cái)

2.1.5.2 Trình bày trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ, luồng tiền vào/ra của doanh nghiệp được trình bày chi tiết theo 3 loại hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính

‒ Luồng tiền từ hoạt động kinh doanh: là luồng tiền phát sinh từ các hoạt động tạo

ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp và các hoạt động khác không phải là hoạt động đầu tư hoặc là hoạt động tài chính

‒ Luồng tiề từ hoạt động đầu tư: là luồng tiền phát sinh từ hoạt động mua sắm, xây dựng, thanh lý, nhượng bán các tài sản dài hạn và các khoản đầu tư khác không thuộc các khoản tương đương tiền

‒ Luồng tiền từ hoạt động tài chính: là luồng tiền phát sinh các hoạt động tạo ra thay đổi về quy mô và kết cấu của vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp

2.1.5.3 Trình bày trên Bản thuyết minh báo cáo tài chính

Thuế GTGT 

3333 

113

Nộp tiền mặt vào ngân hàng, chuyển  TGNH nhưng chưa nhận được giấy báo  

111, 112 

Thu nợ nộp thẳng vào ngân hàng nhưng  chưa nhận được giấy báo có 

131

511, 711……  

Thu tiền nộp thẳng vào ngân hàng  chưa nhận được giấy báo có 

Trên Bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chỉ tiêu Tiền trên Bảng cân đối kế toán được trình bày chi tiết số tiền cuối năm, đầu năm cho từng khoản mục: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển

2.2 Kế toán các khoản phải thu

2.2.1 Những vấn đề chung

2.2.1.1 Khái niệm

Các khoản phải thu: Là một bộ phận thuộc tài sản của DN đang bị các đơn vị và các

cá nhân khác chiếm dụng mà DN có trách nhiệm phải thu hồi Căn cứ vào thời hạn thu hồi,

nợ phải thu chia thành 2 loại:

‒ Nợ phải thu ngắn hạn: Là khoản nợ phải thu có thời hạn thu hồi nợ trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (đối với các doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dưới 12 tháng) hoặc dưới 1 chu kỳ kinh doanh bình thường (đối với các doanh

nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng)

‒ Nợ phải thu dài hạn: là loại nợ phải thu có thời hạn thu hồi sau 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường dưới

12 tháng) hoặc dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh bình thường (đối với các doanh nghiệp có chu kỳ

kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng)

Căn cứ theo nội dung, nợ phải thu bao gồm rất nhiều loại, trong phạm vi chương này chỉ trình bày: Các khoản phải thu của khách hàng, Phải thu khác, Dự phòng phải thu khó đòi

2.2.1.2 Nguyên tắc kế toán

Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng thời hạn thanh toán, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn

Định kỳ tiến hành đối chiếu công nợ, xác định được các loại nợ trả đúng hạn, khoản

nợ khó đòi, hoặc có khả năng không đòi được để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được

2.2.2 Kế toán các khoản phải thu của khách hàng

Các khoản phải thu của khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ Trong điều kiện sản xuất thị trường và lưu thông hàng hoá càng phát triển thì việc bán chịu ngày càng tăng để đẩy mạnh bán ra Do vậy

mà các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu và có xu hướng tăng lên trong các khoản phải thu của doanh nghiệp

SDCK: Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ

Tài khoản 131 có thể có số dư bên có Số dư bên Có phản ánh số tiền đã nhận trước hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số tiền phải thu của khách hàng

2.2.3.2 Chứng từ, sổ kế toán

Chứng từ kế toán để ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết liên quan đến phải thu khách hàng là các hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ chứng minh việc bán chịu đã được phê duyệt bởi bộ phận chịu trách nhiệm Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng đã được giao cho khách hàng thì kế toán tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu Ngoài

ra, còn có các chứng từ khác liên quan như Phiếu thu (khi thu tiền, nhận tiền ứng trước của khách hàng), Biên bản bù trừ công nợ, phiếu chi (trong trường hợp chi tiền trả lại cho khách hàng)…

Căn cứ chứng từ, kế toán ghi sổ tổng hợp (nhật ký chung, sổ cái theo hình thức nhật

ký chung; chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái – hình thức chứng từ ghi sổ….)

và sổ chi tiết thanh toán với người mua

2.2.3.3 Sơ đồ kế toán phải thu của khách hàng

2.2.3 Kế toán các khoản phải thu khác

Các khoản phải thu khác bao gồm:

- Giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do tập thể hoặc cá nhân trong và ngoài đơn

vị gây ra như gây mất mát, hư hỏng tài sản, vật tư hàng hoá hay tiền bạc được xử lý bắt bồi thường

- Các khoản cho vay mượn tài sản, tiền bạc có tính chất tạm thời, không lấy lãi

- Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa công ty nhà nước , như: chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa…

- …

2.2.4.1 Tài khoản sử dụng:

Các khoản phải thu khác được phản ánh vào tài khoản 138 - Phải thu khác Tài khoản

138 - Phải thu khác có 3 tài khoản cấp hai:

Chiết khấu thanh toán 

635

(nếu có)

Chiết khấu thương mại, giảm  giá, hàng bán bị trả lại 

521, 531, 532

3331

Khách hàng thanh toán tiền  hoặc ứng trước 

CLTG tăng do đánh giá lại các khoản  PTKH có gốc ngoại tệ cuối kỳ  

413

CLTG giảm do đánh giá lại các  khoản PTKH có gốc ngoại tệ cuối

- TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý

- TK 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài các khoản phải thu đã trình bày ở TK 131, 133, 136, 1381, 1385

TK 1388

 Tăng khoản phải thu khác  Giảm khoản phải thu khác

SDCK: Số tiền còn phải thu khác cuối kỳ

2.2.4.2 Chứng từ, sổ kế toán

Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê, Biên bản xử lý tài sản thiếu, Hợp đồng vay, kèm theo Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi…

Căn cứ chứng từ, kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp (tùy theo từng hình thức kế toán) có liên quan và mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối trường hợp thiếu tài sản, về số lượng, giá trị, người chịu trách nhiệm vật chất và tình hình xử lý Đồng thời phải theo dõi cho từng khoản, từng đối tượng phải thu, số đã thu, số còn phải thu

2.2.4.3 Sơ đồ kế toán

a Sơ đồ kế toán tài sản thiếu chờ xử lý

b Sơ đồ kế toán phải thu khác

Xử lý tài sản thiếu 

111, 1388, 334… 

Giá trị vật tư mất mát, hao  hụt được tính vào giá vốn 

2.2.4 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi

2.2.4.1 Những vấn đề chung

Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản thu mà bên nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi Khi phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi sẽ làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy, cần phải ước tính giá trị của các khoản thiệt hại do các khoản nợ khó đòi gây ra để ghi nhận vào chi phí cùng thời kỳ phát sinh doanh thu của các khoản bán trả chậm để đảm bảo 2 nguyên tắc phù hợp và thận trọng, giúp cho số liệu của báo cáo tài chính phản ánh đúng với giá trị thực của các khoản phải thu

a Đối tượng và điều kiện:

Đối tượng lập dự phòng phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:

‒ Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn

nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất

‒ Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết

Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi và được xử lý theo quy định tại điểm 3.4 thông tư 13/2006/TT-BTC

b Phương pháp lập dự phòng:

Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng

cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Trong đó:

‒ Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

1388 

111, 112, 152, 153… 

Cho vay, mượn vật tư tạm  thời, không tính lãi. 

139 

642 

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm

+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm

‒ Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng

‒ Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

d Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:

d.1 Nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm các khoản nợ sau:

‒ Đối với tổ chức kinh tế:

+ Khách nợ đã giải thể, phá sản: quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức

+ Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả năng thanh toán

‒ Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:

+ Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người

nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ

+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ

+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương

về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả

+ Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi được của doanh nghiệp (nếu có)

Đối với khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên mà không đủ chứng từ, tài liệu chứng minh theo quy định thì lập Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp để xem xét, xử lý theo quy định

d.2 Xử lý tài chính:

‒ Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác)

‒ Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

‒ Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác

d.3 Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải lập hồ sơ sau:

‒ Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được)

‒ Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan

‒ Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm

xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp

d.4 Thẩm quyền xử lý nợ:

Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổng giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi được và chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành

2.2.4.2 Tài khoản sử dụng

Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi được phản ánh ở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Nội dung kết cấu của tài khoản 139 như sau:

TK 139

 Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi

 Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi

 Lập dự phòng phải thu khó đòi

2.2.4.3 Sơ đồ kế toán dự phòng phải thu khó đòi

 Khách hàng F: 40.000.000đ

 Khách hang K: 10.000.000đ

B Phát sinh trong tháng 12/N:

1 Bán hàng chưa thu tiền khách hàng H, giá bán chưa thuế 50.000.000đ, thuế GTGT 10%

2 Khách hàng H thanh toán toàn bộ tiền nợ nghiệp vụ 1 bằng chuyển khoản, đã nhận được

giấy báo có

3 Kiểm kê hàng hóa tại kho phát hiện thiếu một số hàng hóa trị giá 3.000.000đ, chưa xác

định được nguyên nhân

4 Xử lý số hàng thiếu như sau: Bắt thủ kho bồi thường 2/3, số còn lại tính vào giá vốn hàng

bán trong kỳ

5 Thu tiền mặt do thủ kho bồi thường 2.000.000đ

6 Doanh nghiệp F phá sản, theo quyết định của tòa án khách hàng F đã trả nợ cho doanh

nghiệp 10.000.000đ bằng tiền mặt, số còn lại doanh nghiệp xử lý xóa sổ

7 Đòi được số nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ năm ngoái 15.000.000đ bằng tiền mặt

8 Cuối tháng 12, doanh nghiệp lập dự phòng phải thu khó đòi khách hàng K 14.000.000đ Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ phát sinh tháng 12/N

2.2.5 Trình bày thông tin về các khoản phải thu trên báo cáo tài chính

Các khoản phải thu được trình bày bên phần Tài sản của Bảng cân đối kế toán

Giảm nợ  phải thu  khó đòi đã 

131, 138 

Xóa sổ phải thu khó đòi (chưa lập dự phòng) (đồng thời ghi tăng TK 004)  

Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi  

Lập dự phòng phải  thu khó đòi 

004 

‒ TK 131: Căn cứ vào sổ chi tiết, số tiền còn phải thu khách hàng có thời hạn dưới 1 năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh tại thời điểm báo cáo được trình bày ở khoản mục “Phải thu khách hàng” – Phần Tài sản ngắn hạn, số tiền còn phải thu khách hàng;

số tiền còn phải thu khách hàng có thời hạn thu hồi trên 1 năm hoặc trên 1 chu kỳ kinh doanh tại thời điểm báo cáo được trình bày ở khoản mục “Phải thu dài hạn của khách hàng” – Phần Tài sản dài hạn Riêng trường hợp người mua trả trước được ghi bên phần Nguồn vốn của Bảng Cân đối kế toán, mục “Nợ ngắn hạn” với mục chi tiết

là “Người mua trả tiền trước”

‒ TK 139: Số dư có chi tiết của TK 139 được ghi âm ở mục “Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi” – Tài sản ngắn hạn và “Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi” – Tài sản dài hạn

2.3 Kế toán các khoản ứng trước

2.3.1 Kế toán tạm ứng

2.3.1.1 Nguyên tắc giao tạm ứng:

Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản

Người nhận tạm ứng (Có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng

Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (Theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có) Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu

Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau

2.3.1.2.Tài khoản sử dụng:

Kế toán thanh toán tạm ứng sử dụng tài khoản 141 - Tạm ứng Nội dung ghi chép của tài khoản 141 như sau:

TK 141

 Tạm ứng cho cán bộ, CNV  Thanh toán bằng tiền tạm ứng

 Thu hồi tạm ứng (nộp quỹ, trừ lương…)

SDCK: Số tạm ứng chưa thanh toán

2.3.1.3 Chứng từ, sổ sách kế toán

Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm

ứng

Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép

đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng

Trong tháng 4/N, phòng kế toán công ty có tài liệu về các khoản tạm ứng như sau:

1 Chi tạm ứng cho Lê K để bốc dỡ vật liệu: 500.000

2 Chi tạm ứng cho Hoàng T (bộ phận quản lý doanh nghiệp) đi công tác: 400.000

3 Nguyễn Văn A thanh toán tạm ứng, cụ thể:

+ Mua công cụ nhập kho, giá hóa đơn chưa thuế 1.800.000đ, thuế GTGT 10%

+ Số tiền còn thừa nộp lại quỹ tiền mặt

4 Trần Văn B thanh toán tạm ứng, cụ thể:

+ Chi tiền vận chuyển hàng hóa đi bán, giá hóa đơn chưa thuế 500.000đ, thuế

GTGT 10%

+ Số tạm ứng thiếu là 50.000đ đã được chi thêm bằng tiền mặt

5 Hoàng T đi công tác chi hết 300.000đ Số tạm ứng thừa được trừ vào lương tháng 4

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2.3.3 Kế toán chi phí trả trước

2.3.2.1 Nội dung các khoản chi phí trả trước

Chi phí trả trước là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh, nhưng có liên quan tới

hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán, nên chưa thể tính hết vào chi phí sản

xuất, kinh doanh trong kỳ phát sinh mà được tính vào nhiều kỳ kế toán tiếp theo Theo thời

gian phân bổ, chi phí trả trước bao gồm chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài

Tạm ứng tiền, vật tư cho người  lao động trong đơn vị

hạn Chi phí trả trước ngắn hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh mà doanh nghiệp dự kiến phân bổ trong 1 niên độ kế toán (hoặc 1 chu kỳ kinh doanh bình thường) Chi phí trả trước dài hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán

Thuộc loại chi phí trả trước ngắn hạn, gồm:

‒ Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng cho một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh

‒ Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh của một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh

‒ Chi phí mua các loại bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe ) và các loại lệ phí mua và trả một lần trong năm

‒ Công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng một lần với giá trị lớn và công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm

‒ Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh

‒ Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh

‒ Chi phí trong thời gian ngừng việc (Không lường trước được)

‒ Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán (tháng, quí) trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh

‒ Chi phí trả trước ngắn hạn khác (như lãi tiền vay trả trước, lãi mua hàng trả chậm, trả góp, )

Thuộc loại chi phí trả trước dài hạn, gồm:

‒ Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ (Quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều năm tài chính nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng;

‒ Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính;

‒ Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;

‒ Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn được phép phân bổ cho nhiều năm;

‒ Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình;

‒ Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật;

‒ Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh, hoặc tổ chức lại doanh nghiệp phát sinh lớn được phân bổ cho nhiều năm - Nếu chưa lập dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp;

‒ Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản, ) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều năm tài chính;

‒ Công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn và bản thân công cụ, dụng cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính phải phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm;

‒ Chi phí đi vay trả trước dài hạn như lãi tiền vay trả trước, hoặc trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành;

‒ Lãi mua hàng trả chậm, trả góp;

‒ Chi phí phát hành trái phiếu có giá trị lớn phải phân bổ dần;

‒ Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phải phân bổ nhiều năm;

‒ …

2.3.2.2 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn” để phản ánh các khoản chi phí trả trước ngắn hạn và TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” để phản ánh các khoản chi phí trả trước dài hạn Kết cấu TK 142 và TK 242 như sau:

2.3.2.4 Sơ đồ kế toán

Ví dụ 1.7

Tại một doanh nghiệp, số dư ngày 31/3/N của TK 142 là 48.000.000đ Trong đó:

‒ Chi phí trả trước tiền thuê nhà kho chứa hàng hóa chờ bán: 45.000.000

‒ Công cụ - dụng cụ phân bổ 2 lần dùng ở PXSX chính: 3.000.000

Trong tháng 4/N, có tình hình về chi phí trả trước ngắn hạn như sau:

Định kỳ, phân bổ chi phí vào đối  tượng chịu chi phí 

Chi tiền thuê nhà xưởng,văn  phòng,  mua công cụ (sử dụng  ngay) phục vụ cho nhiều kỳ kế 

Xuất công cụ, dụng cụ giá trị lớn,  phục vụ nhiều kỳ kế toán 

111, 112 

153 

1 Căn cứ biên bản bàn gia công việc sữa chữa lớn tự làm máy sấy khô sản phẩm đã hoàn thành, giá thực tế: 24.000.000, phân bổ vào chi phí cho bộ phận sản xuất trong 6 tháng, bắt đầu từ tháng này

2 Phân bổ chi phí trả trước tiền thuê kho chứa hàng hóa chờ bán vào chi phí bán hàng 9.000.000đ

3 Nhận giấy báo hỏng công cụ, dụng cụ dùng ở PXSX chính Giá trị chư phân bổ của công

cụ này là 3.000.000đ, phế liệu thu hồi nhập kho 150.000đ

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2.3.4 Trình bày thông tin về các khoản ứng trước trên báo cáo tài chính

Các khoản tạm ứng, chi phí trả trước được trình bày bên phần tài sản của Bảng cân đối

BÀI TẬP CUỐI CHƯƠNG 2

Số phát sinh

Nợ Có

1 Phiếu thu số 10, ngày 12, bán sản phẩm tại kho

thành phẩm, giá bán chưa thuế GTGT 5% là

10.000;

2 Phiếu thu số 11, ngày 12, thu nợ tiền bán sản

phẩm tháng trước ở Công ty "SDC", số tiền 12.500

3 Phiếu chi số 15, ngày 12, mua nguyên liệu A

nhập kho, giá chưa thuế GTGT 5% la 8.000;

4 Phiếu chi số 16, ngày 12, trả nợ tiền mua nguyên

liệu B tháng trước cho Công ty "HKH", số tiền

9450

5 Phiếu thu số 12, ngày 12, thu hồi tiền tạm ứng

của ông PVG, số tiền 3.500

6 Phiếu chi số 17, ngày 12, chi trả lương kỳ 1 trong

tháng, số tiền 16500

7 Phiếu thu số 13, ngày 12, thu hồi tiền ký quỹ

ngắn hạn ở xí nghiệp cơ khí "PXT", số tiền 14.500

8 Phiếu chi số 18, ngày 12, chi trả tiền vận chuyển

sản phẩm đi bán, trị giá 1500

Yêu cầu:

1 Bổ sung số liệu vào các số phát sinh (nợ, có) của sổ nhật ký chung

2 Mở sổ cái (theo hình thức nhật ký chung) tài khoản 111, phản ánh số đư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của TK 111 Biết rằng số dư đầu kỳ TK 111 là 250.000

3 Vẽ sơ đồ tài khoản đối ứng TK 111

Số phát sinh

Nợ Có

1.GBC số 110, ngày 20, bán sản phẩm tại kho thành

phẩm, giá bán chưa thuế GTGT 5% là 120.000;

2 GBC số 111, ngày 20, thu nợ tiền bán sản phẩm

tháng trước ở Công ty "NKD", số tiền 26.000

3 GBN số 150, ngày 20, mua nguyên liệu A nhập

kho, giá chưa thuế GTGT 5% là 32000

Diễn giải Đã ghi

sổ cái

Tài khoản

Số phát sinh

Nợ Có

4 GBN số 151, ngày 20, trả nợ tiền mua nguyên

liệu B tháng trước cho Công ty "MHV", số tiền

19.400

5 GBC số 112, ngày 20, thu hồi vốn liên doanh ở

công ty "LGA", số tiền 154.000

6 GBN số 152, ngày 20, rút tiền gửi nhập quỹ, số

tiền 20.000

7 GBC số 113, ngày 20, thu hồi tiền ký quỹ ngắn

hạn ở xí nghiệp cơ khí "PXT", số tiền 23.000

8 GBN số 153, ngày 20, chi trả tiền mua TSCĐHH

"MTZ" dùng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp,

theo kế hoạch sử dụng nguồn vốn XDCB, trị giá

thanh toán gồm cả thuế GTGT 5% là 21.000

3 Vẽ sơ đồ tài khoản đối ứng TK 112

Bài 3: Cty SX-TM trong tháng có tình hình sau:

Tồn quỹ tiền mặt đầu tháng là 30.000.000đ

1 Bán một lô hàng trị giá 50.000.000đ, thuế GTGT 10%, thu bằng tiền mặt theo phiếu thu

PT số 20/8 ngày 1/08/07

2 Thu tiền mặt theo PT 21/8 ngày 1/8/08 số tiền 10.000.000đ từ khoản phải thu khách hàng

3 Khách hàng thanh toán cho cty bằng chuyển khoản, số tiền 20.000.000đ (NH đã báo Có)

4 Đem tiền mặt nộp vào TK tiền gởi ngân hàng 50.000.000đ (NH đã báo Có) theo phiếu chi

PC 50/8 ngày 5/8/08

5 Mua một lô vật liệu trị giá 10.000.000đ, thuế GTGT 1.000.000đ, Cty đã thanh toán bằng tiền mặt 3000.000đ theo PC 51/8 ngày 6/8/08 và thanh toán số còn lại bằng chuyển khoản (NH đã báo Nợ)

6 Chi tiền mặt PC 52/08 ngày 26/8/08 để thanh toán tiền điện ở bộ phận bán hàng 500.000đ

7 Cty chuyển tiền để thanh toán cho nhà cung cấp 20.000.000đ (NH đã báo Nợ)

8 Chi tiền mặt PC 53/08 ngày 27/8/08 để ứng trước cho nhà cung cấp, số tiền 15.000.000đ

9 Tạm ứng cho nhân viên theo PC 54/08 ngày 27/8/08, số tiền 2.500.000đ

10 Tài liệu bổ sung:

- Cty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Yêu cầu: Định khoản các NVKT trên

BÀI 4: Tại một doanh nghiệp trong kỳ có các nghiệp vụ liên quan đến tiền như sau:

1 Thu bằng tiền mặt, tiền bán hàng là 22.000.000đ, trong đó thuế GTGT 2.000.000đ

2 Giấy báo Có của NH về khoản tiền khách hàng thanh toán nợ: 10.000.000đ

3 Giấy báo Nợ của NH thanh toán tiền mua NVL nhập kho, giá mua 8.000.000đ, thuế GTGT 800.000đ

4 Xuất tiền mặt gởi NH 20.000.000đ (NH chưa báo Có)

5 Xuất tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi công tác 1.000.000đ

6 Nhận được báo Có của NH về số tiền mặt đã chuyển vào tài khoản 20.000.000đ

7 Đến cuối tháng, quyết toán tiền tạm ứng ở nghiệp vụ 5 như sau:

- Chi phí tiếp khách (642): 700.000đ

- Số tiền còn lại 300.000đ, Cty lập phiếu thu thu lại

8 Giấy báo Nợ của NH thanh toán tiền cho nhà cung cấp 10.000.000đ

9 Tổng doanh thu bán hàng của các hoá đơn là 110.000.000đ, trong đó thuế GTGT 10.000.000đ Thu bằng tiền mặt 60.000.000đ; thu qua chuyển khoản và NH báo Có 50.000.000đ

10 Xuất tiền mặt gởi qua bưu điện 2.000.000đ dùng thanh toán tiền lương tại chi nhánh

X

11 Giấy báo Nợ của NH nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế là 10.000.000đ

12 Nhận được giấy báo của bưu điện đã chuyển tiền thanh toán tiền lương ở chi nhánh X

là 2.000.000đ

13 Chi tiền mặt để mua văn phòng phẩm sử dụng ngay cho bộ phận quản lý doanh nghiệp là 200.000đ

14 Vay ngắn hạn ngân hàng 18.000.000đ nhập quỹ tiền mặt

15 Xuất tiền gởi NH 100.000.000đ để góp vốn liên doanh với đơn vị Y

16 Xuất tiền mặt để trả lương cho công nhân viên trong tháng 6.000.000đ

17 Cuối kỳ kiểm kê quỹ phát hiện thiếu 100.000đ chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

Yêu cầu: Định khoản và phản ảnh vào sơ đồ chữ T

Số phát sinh trong kỳ như sau:

1- Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt 5000USD, tỷ giá thực tế là 15.900đ/USD theo phiếu thu

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điều chỉnh số dư cuối kỳ các tài khoản

có liên quan ngoại tệ trước khi lập báo cáo tài chính quý 2, tỷ giá ngày 30/6 là 16200đ/USD, biết doanh nghiệp tính giá xuất ngoại tệ theo phương pháp nhập trước- xuất trước

Bài 6: Doanh nghiệp sản xuất – thương mại có các nghiệp vụ:

A/ Số dư đầu tháng (ĐVT: Triệu đồng)

B/ Tình hình phát sinh trong tháng như sau: (ĐVT: triệu đồng)

1 Mua vật tư nhập kho, tổng giá thanh toán 22, trong đó VAT: 2 Đã thanh toán bằng chuyển khoản (NH đã báo Nợ)

2 Khách hàng B thanh toán toàn bộ số tiền nợ DN ½ bằng tiền mặt và số còn lại thanh toán bằng chuyển khoản (NH đã báo Có)

3 Mua 1 TSCĐHH dùng cho hoạt động SXKD, giá chưa thuế 30, thuế GTGT 5%, chưa thanh toán cho nhà cung cấp Y

4 Doanh nghiệp giao hàng cho KH A, giá chưa thuế 18, thuế GTGT: 1,8 KH thanh toán

số còn lại bằng tiền mặt

5 Chi tiền mặt mua công cụ – dụng cụ nhập kho: 0,5 tr

6 Chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp Y (NH đã báo Nợ)

7 Nộp tiền mặt vào NH: 20 tr

8 Chi thanh toán tiền hoa hồng cho đại lý: 3 tr

9 Chi thanh toán toàn bộ số nợ cho người bán X

10 Nhận góp vốn liên doanh: 100 tr (NH đã báo Có)

11 NH đã gởi giấy báo Có đối với khoản tiền nộp ở NV 7

12 Chi hổ trợ cho các gia đình bị thiên tại: 2 tr (bằng quỹ phúc lợi)

13 Thu từ khoản bán ngoại tệ, 2000USD, tỷ giá bán: 15.500VND/USD

14 Chi tạm ứng cho nhân viên M để mua TSCĐ: 20 tr

15 Chi ứng trước tien hàng cho nhà cung cấp: 10tr

16 Bán 200SP, đơn giá chưa thuế 50.000đ/sp, VAT 10% KH thanh toán bằng tiền mặt

17 Nhân viên M đề nghị thanh toán tạm ứng:

- TSCĐ HH mua với giá chưa thuế: 22tr, VAT 5%

- DN chi bổ sung bằng tiền mặt

18 Nhân viên N ở bộ phận bán hàng đề nghị thanh toán tạm ứng

- Chi tiếp khách: 2tr

- Số còn lại được tính trừ vào lương của nhân viên N

19 Chi tiền để ký quỹ: 15tr

20 Xuất tiền mặt để mua 6.000USD, tỷ giá mua 15.400VNĐ/USD

Yêu cầu: Tính toán và định khoản

BÀI 7: Tại Công ty Hồng Minh có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt VNĐ như

sau:

1- Số dư đầu tháng về tiền mặt tồn quỹ là 500trđ Ngày 5/2 phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo hoá đơn 035672 với 1000spA, giá 50.000đ/sp, thuế GTGT 10% công ty Ngọc Lan đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu PT89

2- Ngày 7/2/08 Công ty mua hàng hoá nhập kho của công ty Hải Vương, hoá đơn số

057683 với 200spB với giá 40.000đ/sp, thuế GTGT 10%, đã chi bằng tiền mặt theo phiếu chi PC180

3- Ngày 12/02/08 cty nhận giấy báo có (GBC) của ngân hàng về việc nhận tiền của công

6- Vào ngày 29/2/08 kế toán công ty nhận được bản fax giấy nộp tiền (GNT) của công ty Biển Sáng thanh toán qua hệ thống bưu điện cho công ty 70trđ, nhưng cty vẫn chưa nhận được tiền

Yêu cầu: Tính toán định khoản và phản ảnh vào sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 111, sổ cái tài khoản 112, sổ cái tài khoản 113

Bài 8: Công ty Hồng Minh đầu tháng có số dư một số tài khoản như sau:

- Sổ chi tiết tài khoản 111.2: 10.000USD, tỷ giá 15.900

- Sổ chi tiết tài khoản 131 – Công ty Mạnh An: 8.000USD, tỷ giá 16.100

Trong kỳ có một số nghiệp phát sinh như sau

1- Ngày 5/2/08 cty tiến hành mua 2000sp D với giá 6 USD/sp, VAT 10%, hoá đơn

034671 chưa thanh toán tiền cho công ty Khánh Hoa Tỷ giá tại ngày 5/2 là 16.025 2- Ngày 6/2/08 công ty bán 1000sp D, 11USD/sp, VAT 10% cho Cty Tường Phát tỷ giá 16.026

3- Ngày 7/2/08 căn cứ vào phiếu thu 92, thu nợ của công ty Tường Phát 12.100USD bằng tiền mặt, biết rằng tỷ giá lúc khách hàng nợ là 16.000, tỷ giá tại ngày 6/2 là 16.050

4- Ngày 8/2/08 công ty chi tiền mặt ngoại tệ theo PC 181 thanh toán cho cty Khánh Hoa 12.500 USD Tỷ giá ngày 8/2/08 là 16.070

Yêu cầu:

- Tính toán định khoản các nghiệp vụ trên

- Biết cty xuất ngoại tệ theo phương pháp FIFO.Giả sử cuối kỳ kế toán, tỷ giá ngoại tệ

là 15.500, bạn hãy điều chỉnh các khoản mục tiền tệ là ngoại tệ

Chương 3 KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

3.1 Kế toán nguyên, vật liệu

3.1.1 Những vấn đề chung

3.1.1.1 Khái niệm và phân loại

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất

Đặc điểm của nguyên vật liệu: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban

đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra

- Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chia thành các loại:

+ Nguyên vật liệu chính : bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào

quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm

+ Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng

cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân

+ Nhiên liệu : bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự

hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất (nấu luyện, sấy ủi, hấp

…)

+ Phụ tùng thay thế : bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chửa

các loại tài sản cố định là máy móc , thiết bị , phương tiện vận tải , truyền dẫn

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những loại vật liệu và thiệt bị được sử

dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản

- Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu được phân thành

+ Vật liệu mua ngoài

+ Vật liệu tự sản xuất

+ Vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, nhận vốn góp …)

3.1.1.2 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Theo chế độ kế toán hiện hành kế toán hàng tồn kho được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau:

‒ Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

‒ Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Doanh nghiệp chỉ được áp dụng một phương pháp hạch toán hàng tồn kho và thực hiện nhất quán trong suốt niên độ kế toán Việc lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, tính chất sản phẩm, số lượng, chủng loại vật tư hàng hoá để có sự vận dụng thích hợp

a Phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp KKTX theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho hàng tồn kho trên sổ kế toán

Với phương pháp KKTX, các tài khoản hàng tồn kho (nhóm 15 ) đựơc dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hoá Do vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh với số liệu vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp vói số liệu trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

‒ Ưu điểm của phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp KKTX theo dõi

và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư hàng hoá giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động của hàng tồn kho trên cơ sở đó bảo quản hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị

‒ Nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên: Do ghi chép thường xuyên liên tục nên khối lượng ghi chép của kế toán lớn vì vậy chi phí hạch toán cao

Điều kiện áp dụng của phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp KKTX thường được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp xây lắp và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn: máy móc, thiết bị

b Phương pháp kê kê định kỳ

Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hoá vật tư tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán, từ đó xác định giá trị vật tư hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức :

+

Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ

-Trị giá hàng tồn kho tồn cuối kỳ

Theo Phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng tồn kho (Nhâp kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho (nhóm 15 ) Giá trị hàng hàng hoá vật tư mua vào trong kỳ được theo dõi trên TK mua hàng (TK 611)

Công tác kiểm kê hàng hoá vật tư được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá hàng tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán các tài khoản hàng tồn kho Đồng thời căn cứ và trị giá vật tư hàng hoá tồn kho để xác định trị giá hàng hoá vật tư xuất kho trong kỳ Như vậy, khi áp dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán nhóm hàng tồn kho chỉ sử dụng để phản ánh trị giá hàng hoá vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán TK 611 dùng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm hàng tồn kho

Phương pháp KKĐK có ưu điểm là giảm nhẹ công việc hạch toán Nhược điểm là độ chính xác về giá trị hàng hoá vật tư xuất dùng trong kỳ không cao, nó phụ thuộc vào công tác quản lý hàng hoá vật tư của DN

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ….)

3.1.2 Phương pháp tính giá nguyên, vật liệu

3.1.2.1 Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho

Theo chuẩn mực 02 - hàng tồn kho được tính theo giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất,

kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Chi phí liên quan -

Khoản giảm giá, chiết khấu TM (nếu có)

‒ Trường hợp tự chế biến

Giá trị

nhập kho =

Giá trị thực tế hàng tồn kho xuất chế biến +

Chi phí chế biến

Trong đó: chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến

sản phẩm sản xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên vật liệu thành thành phẩm

‒ Trường hợp thuê ngoài gia công:

Giá trị

nhập kho =

Giá trị thực tế hàng tồn kho xuất gia công +

Tiền công gia công + Chi phí liên quan

‒ Trường hợp nhận góp vốn liên doanh, liên kết:

Giá trị nhập kho = Giá trị các bên tham gia góp vốn

thống nhất đánh giá chấp nhận

3.1.2.3 Phương pháp tính trị giá xuất hàng tồn kho

Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho, việc tính giá trị thực tế hàng xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:

a Phương pháp tính theo giá đích danh

Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư, hàng hoá căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho

Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt

hàng ổn định và nhận diện được

b Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

Trị giá thực tế xuất kho của vật tư, hàng hoá được căn cứ vào số lượng vật tư, hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:

Đơn giá bình

quân gia quyền =

Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ +

Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ

Số lượng vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ +

Số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho trong kỳ

Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng

hoá xuất kho (tồn kho) =

Số lượng vật tư, hàng hoá xuất kho (tồn kho) x

Đơn giá bình quân gia quyền

Đơn giá bình quân thường được tính cho từng vật tư, hàng hoá Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định Theo cách này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời

Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn (di động), theo cách tính này xác định được trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời Tuy nhiên, khối lượng công việc sẽ nhiều lên nên phương pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp làm kế toán máy

c Phương pháp nhập trước, xuất trước

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được tính trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thìa giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

d Phương pháp nhập sau, xuất trước

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hành nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho

3.1.3.4 Ảnh hưởng của việc tính giá hàng tồn kho đến báo cáo tài chính

Trong điều kiện có sự thay đổi về giá cả thì mỗi một phương pháp tính giá khác nhau

sẽ cho ra những số liệu khác nhau về giá vốn hàng bán và hàng tồn kho cuối kỳ Nghĩa là phương pháp tính giá́ hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu có liên quan đến hàng tồn kho được trình bày trên các báo cáo tài chính như: Giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Hàng tồn kho cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán…Và như vậy, phương pháp tính giá nào được xem là tốt nhất?

Có quan điểm cho rằng: Phương pháp tốt nhất là phương pháp tính ra giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán sát với thực tế nhất Điều này cũng rất phức tạp và khó có thể đáp ứng một cách trọn vẹn Ta cần phân tích thêm đặc điểm và sự khác biệt giữa các phương pháp tính giá hàng tồn kho

‒ Trong phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của hàng tồn kho sẽ bị ảnh hưởng bởi giá cả hàng mua trong kỳ và giá trị hàng tồn kho đầu kỳ Trong việc xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ, giá hàng mua đầu kỳ cũng quan trọng như là giá mua vào cuối kỳ Nếu giá cả đang trên đà gia tăng thì giá trị trung bình của mỗi đơn vị

sẽ nhỏ hơn đơn giá lúc cuối kỳ Ngược lại, trong trường hợp giá cả đang trên đà giảm xuống thì đơn giá trung bình sẽ cao hơn đơn giá lúc cuối kỳ Phương pháp này thường

bị phê phán vì yếu tố thời giá không được coi là quan trọng hơn so với các giá phí trước đó Nói cách khác, phương pháp này có nhược điểm quan trọng là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ không phản ảnh giá hiện hành khi giá cả thị trường đang lên hay đang xuống Tuy nhiên chỉ tiêu giá vốn hàng bán thì phản ảnh được quá trình luân chuyển của hàng tồn kho, nhất là khi hàng tồn kho cùng loại được trộn lẫn vào nhau

‒ Phương pháp NT - XT thường được coi là hợp lý và phản ảnh đúng thực tế Giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán được tính theo những đơn giá mới nhất, tức là giá gốc của những lần nhập kho sau cùng và do đó, nó phù hợp với giá hiện hành - là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán Khi giá cả đang gia tăng thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao hơn so với phương pháp bình quân gia quyền Khi giá trị hàng tồn kho cao hơn thì giá trị hàng đã xuất dùng hay đã xuất bán sẽ giảm đi Phương pháp này còn có ưu điểm là chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong kỳ có mối quan hệ mật thiết với quá trình luân chuyển hàng tồn kho, ngoài ra nó còn góp phần bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu

và chi phí được trừ

‒ Phương pháp NS-XT có cơ sở lý luận vững vàng Mỗi khi hàng được bán ra, doanh nghiệp phải mua hàng khác thay thế, do đó giá trị hàng xuất bán cần phải được tính theo giá hiện hành, bất kể hàng bán ra đã thật sự mua vào với giá nào Khi giá cả đang gia tăng thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ thấp hơn so với phương pháp bình quân gia quyền, từ đó sẽ mang lại kết quả lợi nhuận thuần thấp nhất Do đó, có nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp này để giảm bớt số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Tuy nhiên, cần lưu ý là một phần lợi nhuận trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ không được phân phối vì doanh nghiệp sẽ phải dùng phần đó

để thay thế hàng tồn kho khi giá cả gia tăng Tất nhiên, trong thời kỳ giá cả suy giảm thì phương pháp này sẽ đem lại một số lợi nhuận thuần cao nhất

Ví dụ 3.1

Tại Công ty A có tình hình nhập, xuất hàng hóa như sau

 1/3- Nhập 1.000 đơn vị; giá 20.000đ/đơn vị

 4/3- Nhập 3.000 đơn vị; giá 19.950đ/ đơn vị

a Nhập kho:

Trường hợp doanh nghiệp mua ngoài nhập kho, chứng từ liên quan bao gồm: chứng

từ do bên bán giao (Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng…) Nếu người bán thuộc diện không phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người mua phải lập Bảng kê

mua hàng (Mẫu số 06 – VT)1 Sau khi lập xong, người mua ký và chuyển cho kế toán trưởng soát xét, ký vào Bảng kê mua hàng Người đi mua phải chuyển “Bảng kê mua hàng” cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt là làm thủ tục nhập kho

Khi hàng về, bộ phận mua hàng lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần) và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao ký vào phiếu Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán, liên 1 lưu ở nơi lập phiếu

Đối với các loại vật tư cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp: nhập với số lượng lớn, các loại vật tư có tính chất lý, hóa phức tạp, các loại vật tư quý hiếm thì ngoài các chứng từ nêu trên còn phải lập Biên bản kiểm nghiệm Những loại vật tư, hàng hóa không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì cũng phải lập Biên bản kiểm nghiệm

b.2 Xuất kho:

Chứng từ sử dụng khi xuất kho là phiếu xuất kho Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lãnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) Sau khi lập phiếu xong, người lập

và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào phiếu xuất số lượng thực xuất của từng thứ, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên) Liên 1 được lưu tại bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi đơn giá và thành tiền và vào sổ kế toán, người nhận vật tư giữ liên 3 để theo dõi tại bộ phận sử dụng

Ngoài ra để theo dõi vật tư điều chuyển từ kho này sang kho khác trong một đơn vị hoặc giao gia công chế biến…kế toán sử dụng phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (Mẫu

số 03PXK-3LL)

3.1.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liêu là loại tài sản biến động thường xuyên, do đó cần phải kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng tình hình thực tế của hàng tồn kho Để đối chiếu, cần phải tổ chức hạch toán đồng thời ở 2 nơi: kho và kế toán Tùy theo cách tổ chức ghi chép và cách đối chiếu giữa kho và kế toán mà có những phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho sau đây:

3.1.3.1 Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp này, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết để ghi chép về mặt số lượng và giá trị

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu số 06VT) cho từng danh điểm và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập thực xuất vào các thẻ kho liên       

1

 Trường hợp mua vật tư của người bán không có hóa đơn với số lượng lớn để được tính vào chi phí hợp lý,  hợp lệ thì phải lập “Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn” (Mẫu số 04/GTGT theo quy định của  Luật thuế GTGT). 

quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ

3, 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho

Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm Số lượng tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và

kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho Số liệu của bảng này được đối chiếu khớp đúng với số liệu của kế toán tổng hợp

THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU

Đơn giá

Nhập Xuất Tồn

Ghi chú

lượng

Số tiền

Số lượng Số tiền

Số lượng

Số tiền

Nhập trong tháng

Xuất trong tháng

Tồn cuối tháng

SL ST SL ST SL ST SL ST

3.1.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho Ở phòng kế toán không mở thẻ chi tiết mà thay vào đó là “Sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm, theo từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm Mỗi danh điểm chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển về tổng số nhập, xuất trong từng tháng

và số tồn mỗi tháng Cuối tháng, đối chiếu: số lượng tồn của từng danh điểm trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho tương ứng và giá trị tồn của từng loại trên sổ này với kế toán tổng hợp

SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

Đơn giá

Số dư đầu tháng 1

Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu

kỳ tháng 2 Nhập Xuất

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Số lượng

Số tiền

Áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ

3.1.3.3 Phương pháp số dư

Phương pháp số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị, xóa bỏ được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời Theo phương pháp này công việc hạch toán được tiến hành cụ thể như sau:

a Hạch toán tại kho

Thủ kho thực hiện hạch toán trên các thẻ kho giống như các phương pháp trên

Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy định thống nhất của doanh nghiệp), thủ kho phân loại toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số l hiệu các chứng từ của từng nhóm Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản Phiếu này sau khi lập xong được đính

kèm với các phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán

Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vào sổ số

dư Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng Trong sổ số dư các danh điểm được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm

và loại Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao số sổ dư cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

Nhân viên kế toán phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với phiếu giao nhận chứng từ

b Hạch toán tại phòng kế toán

Nhận được các chứng từ nhập, xuất và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm và ghi vào cột “số tiền” trên phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá, kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần kế toán xuống kho nhận chứng từ

PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ

Từ ngày …… đến ngày …… tháng …… năm ……

Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền

SỔ SỐ DƯ

Năm Kho

Đơn giá

Định mức dự trữ

Số dư đầu năm Số dư cuối tháng

Ghi chú

Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền

BẢNG LUỸ KẾ NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT LIỆU

Tháng …… năm ……

Kho ……

Nhóm Tồn kho Nhập Xuất Tồn kho