VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ TRONG CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CỦA DOLLAR GENERAL

VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ TRONG CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CỦA DOLLAR GENERAL tài liệu, giáo án, bài giảng , lu...

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM  ĐỀ TÀI NHĨM : VAI TRỊ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ TRONG CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CỦA DOLLAR GENERAL Giảng viên: Nguyễn Huỳnh Anh Vũ Nhóm thực hiện: A1 – K33TN 1) Nguyễn Trung Cang 2) Nguyễn Thị Kim Duyên 3) Mai Thị Hà 4) Trần Chính Hồng 5) Lê Trung Lộc 6) Nguyễn Thị Diễm Kiều 7) Nguyễn Thị Kiều Nga 8) Hồ Bá Thọ 9) Huỳnh Bá Thanh 10) Nguyễn Thị Sáo Tháng 04/2009 Hệ thống thông tin tập hợp kết hợp phần cứng, phần mềm hệ thống mạng truyền thông xây dựng sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối chia sẻ liệu, thông tin tri thức nhằm phục vụ mục tiêu tổ chức Các tổ chức sử dụng hệ thống thơng tin với nhiều mục đích khác Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin giúp đạt thông hiểu nội bộ, thống hành động, trì sức mạnh tổ chức, đạt lợi cạnh tranh Với bên ngồi, hệ thống thơng tin giúp nắm bắt nhiều thông tin khách hàng cải tiến dịch vụ, nâng cao sức mạnh cạnh tranh, tạo đà cho phát triển Cũng mà Nhóm A1_K33TN muốn tìm hiểu kỹ đề tài : Vai trị hệ thống thơng tin quản trị chiến lược kinh doanh Dollar General VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ CƠNG TY – Tên Cơng ty : Dollar General – Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: Bán lẻ giảm giá hang hoá phổ biến bao gồm đồ dung nhà sản phẩm tẩy rửa, sản phẩm chăm sóc sắc đẹp sức khoẻ, quần áo, thức ăn sẵn, văn phòng phẩm, đồ lưu niệm, hàng hoá tiêu dung khác – Tìm hiểu chung chiến lược kinh doanh Dollar General : Doanh số đạt gần khoảng $6,9 tỷ, đứng hàng đầu số cửa hàng dạng dollar store nhà bán lẻ giảm giá Có kết nhờ cơng ty sử dụng chiến lược kinh doanh không giống với đối thủ cạnh tranh khác, cụ thể: + Về đối tượng khách hàng: Nếu đối thủ cạnh tranh khác chọn khách hàng có thu nhập cao thu nhập trung bình khách hàng mục tiêu Dollar General lại tập trung vào khách hàng có thu nhập thấp, trung bình, có mức thu nhập ổn định + Về vị trí đặt cửa hàng: Nếu nhà bán lẻ khác Wal-Mart, Kmart, CVS Rite Aid thường chọn vị trí đặt cửa hàng trung tâm thương mại, thành phố lơn Dollar General lại hay đặt hệ thống cửa hàng ngoại vi thành phố, thị trấn, vị trí chọn lựa khu đơng dân cư, thường hướng tới thị xã 20.000 dân nhằm hấp dẫn khách hàng diện rộng Đầu năm 2004, Dollar General thiết lập 4.000 cửa hàng khu vực dân cư Cơng ty tin việc đóng vai trị cửa hàng gần gũi phần quan trọng đảm bảo thành công công ty + Giá sản phẩm bày bán cửa hàng Dollar General: thường cố định mức giá chẵn đô la với khoảng 1/3 số hàng hóa có giá khoảng $1 thấp Giá cao sản phẩm mà công ty bày bán khoảng $35 + Doanh thu : Nếu tính tổng doanh thu cửa hàng định giá theo dollar không đạt doanh thu siêu thị lớn ( Wal-Mart năm gần thường vào khoảng $250 tỷ) Tuy nhiên, điểm quan trọng xây dựng thương hiệu cho Dollar General getting the biggest bang for its buck Năm ngoái, Dollar General qua mặt Wal-Mart với tỷ lệ phần trăm lợi nhuận đô la hàng bán 4.3 cents, cao so với nhà bán lẻ khác ( có 3.5 cents) + Phương thức giúp Dollar General tăng doanh thu lợi nhuận nói nhờ: Tốc độ mở cửa hàng cách nhanh chóng ( chưa đầy ngày Dollar General xây dựng đưa cửa hàng vào hoạt động), bên cạnh điều hành cửa hàng với chi phí điều hành thấp Một cửa hàng mở ngày, trung bình cơng ty tăng $2.800 doanh thu $124 lợi nhuận Như vậy, với quy mô rộng lớn ( gần 7.000 cửa hàng năm 2004) doanh thu lợi nhuận vượt trội Dollar General so với cửa hàng bán lẻ khác + Quy trình mở cửa hàng mới: ưu cạnh tranh Dollar General việc phát triển hệ thống cửa hàng mở cho phép cắt giảm bớt thủ tục xuống chưa tới ngày Dollar General xem hệ thống quan trọng công việc kinh doanh tới mức bảo vệ chi tiết thủ tục giống cách mà Coca-cola bảo vệ công thức thứ nước hàng đầu họ Công ty xem việc thuê địa điểm hoạt động tài phù hợp Diện tích trung bình cửa hàng khoảng 6.800 feet vng hầu hết cửa hàng đặt trung tâm mua bán (56%) tòa nhà đứng riêng rẽ (41%), với số nhà nằm cấu trúc đô thị(3%) Việc mở cửa hàng phản ứng theo chuỗi kiện: Đầu tiên, nhà quản lý quận vùng thuê thuê đội xây dựng thực tất công việc cần thiết để chỉnh sửa vị trí cho cửa hàng Dollar General Các máy móc, thiết bị phục vụ cho việc bán hàng (các thiết bị đầu cuối ( POS) IBM) văn phòng Goodlettsville đặt mua trước Chúng đưa tới vào ngày thứ Việc lắp đặt đường truyền vệ tinh công ty ký hợp đồng với Spacenet 10 năm , chi phí $40 triệu Các thiết bị POS liên kết với đại doanh qua đường truyền để cho cửa hàng báo cáo liệu doanh thu bán hàng vào cuối ngày Các kỹ thuật viên Spacenet thực việc lắp đặt vào ngày thứ tư thứ năm Người thiết lập cửa hàng chịu trách nhiệm phối hợp tồn q trình mở cửa hàng việc từ quản lý nhân viên, cài đặt thiết bị tới xây kệ hàng, bầy hàng lên kệ, kiểm tra phần mềm kết nối với tổng hành dinh Người thiết lập cửa hàng có quyền lực đặc biệt họ có kiến thức điều hành tuyệt hảo Họ làm việc toàn thời gian cho Dollar General Lúc họ đường, di chuyển tới địa điểm khác nhau( nơi cần họ) để mở, đóng, tổ chức lại cửa hàng Khi việc thiết lập hoàn tất trưởng cửa hàng tiếp tục điều hành hoạt động cửa hàng mở Khi việc tháo dỡ, xây dựng cửa hàng hồn thành đồ đạc 50% số hàng hóa đưa tới để xếp, trưng bày Vị trí cho đồ đạc sản phẩm Dollar General xác định cách xác sách hướng dẫn người quản lý phải có trách nhiệm làm theo sơ đồ Tổng hành dinh Dollar General trì chế độ kiểm sốt chặt chẽ cho tất lĩnh vực điều hành Công ty phát sách hướng dẫn cho nhân viên họ cách thức giao tiếp với người khác với khách hàng Những ngày cuối, máy móc thiết bị bán hàng, đường truyền vệ tinh hoàn tất kiểm tra lại Lúc nhà quản lý công ty bắt đầu chuyển giá mã sản phẩm tới thiết bị POS Cửa hàng gửi lại thông tin bảng lương Phần mềm điểm bán hàng ( Triversity ) mà cửa hàng cần để chấp nhận tốn qua thẻ tín dụng, thẻ ghi Nợ truyền liệu bán hàng Spacenet kiểm tra lại Đồng thời, hàng hóa lại chuyển tới xếp để cho tận dụng tối đa khoảng trống cửa hàng Người thiết lập sử dụng đồ xây dựng riêng cho cửa hàng để xếp tất hàng hoá chuẩn hoá mà Dollar General chào bán cửa hàng Mỗi cửa hàng Dollar General vận hành cịn khơng q nhân viên Và cửa hàng vào hoạt động việc sử dụng hệ thống thơng tin cửa hàng thường Điều nhằm mục đích giữ mức chi phí mức thấp cho công ty Công nghệ thông tin sử dụng cho mục đích khác cơng ty đánh giá sử dụng công nghệ nhân viên so với đối thủ cạnh tranh Điều có lợi giảm chi phí mà công ty bỏ lỡ nhiều hội kinh doanh mà công nghệ thông tin mang lại Những lợi ích đơi cịn giá trị việc tiết kiệm chi phí khơng chỗ, khơng thời điểm Như vậy, ta nhận thấy chiến lược kinh doanh Dollar General việc tập trung mở thêm nhiều cửa hàng ( Khoảng năm 2004 cơng ty có 6.930 cửa hàng so với thời điểm năm 1999 có 3.687 cửa hàng - quy mô cộng ty lớn gấp đôi Đây lợi để tăng doanh thu lợi nhuận) Công ty tập trung vào đối tượng khách hàng có thu nhập thấp, trung bình ổn định, sản phẩm định giá tương đối phù hợp với nhu cầu khả đa số khách hàng mục tiêu ( 1/3 số hàng hóa có giá khoảng $1 thấp hơn, giá cao sản phẩm khoảng $35) lý khiến cho lợi nhuận đô la hàng bán công ty cao so với nhà bán lẻ khác ( năm ngoái tỷ lệ phần trăm lợi nhuận đô la hàng bán công ty 4.3 cents Wal-Mart có 3.5 cents), Điều lý giải công ty lại thành công đến chiến lược kinh doanh Khâu tổ chức quản lý Dollar General tương đối chặt chẽ tất lĩnh vực nên có tác dụng rõ rệt tới chiến lược kinh doanh công ty Trong việc quản lý cửa hàng, công ty kiểm soát chặt chẽ hoạt đồng từ việc thiết lập kế hoạch xây dựng đến việc xếp cửa hàng, kỹ giao tiếp nhân viên, hệ thống thông tin nội Chính yếu tố chặt chẽ giúp cho trình mở cửa hàng Dollar General rút ngắn xuống chưa tới ngày – lợi cạnh tranh Hàng hóa bán ngày nhập vào hệ thống qua thiết bị POS, scan mã vạch, nhờ có hệ thống thông tin hỗ trợ bán hàng mà trụ sở kiểm tra cập nhật liệu hàng bán ngày, việc cập nhật liệu thường xun giúp cơng ty kiểm sốt tốt tình hình hoạt động Thơng tin cập nhật xác, thường xun yếu tố có tạc động lớn tới việc nhận thức định công ty Những hạn chế hoạt động, chiến lược kinh doanh từ nhìn nhận đắn, kịp thời Điều giúp cho hoạt động công ty ngày tốt Trước kế hoạch mở cửa hàng thiết lập hệ thống công nghệ thông tin chúng chuẩn bị để hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh công ty Trụ sở cơng ty ký kết hợp đồng để đặt mua thiết bị đầu cuối điểm bán hàng( POS) IBM, phần mềm bán hàng, thiết bị phục vụ bán háng khác chuẩn bị Đường truyền vệ tinh ký kết với Spacenet trước chờ thời điểm kỹ thuật viên tới lắp ráp, cài đặt kiểm tra hoạt động toàn hệ thống Việc ký kết hợp đồng cung cấp thiêt bị, đường truyền nằm chiến lược kinh doanh công ty Giúp công ty tiết kiệm thời gian chi phí cho việc nghiên cứu, lắp đặt, kiểm tra, bảo trì thống cơng nghệ thơng tin mà sử dụng Những liệu hàng hóa ( giá bán, khối lượng), thông tin cửa hàng nhập vào hệ thống qua thiết bị bán hàng cuối ngày báo cáo cập nhật Các cửa hàng gửi liệu qua đường truyền vệ tinh trụ sở Thơng tin với tốc độ cao, xác giúp cơng ty tổng hợp, kiểm sốt tốt tình hình kinh doanh ngày cửa hàng Ngồi máy POS cịn giúp khách hàng tốn dễ dàng thẻ tín dụng hay thẻ ghi Nợ Tiện ích góp phần thu hút khách hàng nhiều Có thể góp phần vào việc tăng doanh thu cho công ty Các thiết bị scan mã vạch đặt quầy thu ngân trước cài đặt, kết nối với hệ thống đăng ký để ghi nhận loại hàng hố bán có tác dụng giúp cho nhân viên kiểm tra lại thông tin để đảm bảo sản phẩm scan giá, chi tiết cửa hàng nhập xác vào hệ thống bán hàng Phần mềm hạn chế sai sót q trình scan mã vạch giá bán Nhìn chung tồn dây truyền hoạt động cửa hàng có tác dụng to lớn giúp cho hoạt động công ty diễn thuận lợi Tiết kiệm thời gian, chi phí, đem lại tiện ích việc cung cấp, xử lý liệu hàng ngày NHẬN DIỆN MỘT SỐ VẤN ĐỀ TẠI DOLLAR GENERAL Dollar General sử dụng công nghệ vệ tinh tiên tiến để giao tiếp với tổng hành dinh, chủ yếu kết nối tốc độ cao quay số số vùng không đáng tin cậy số cửa hàng thường khơng thể hồn thành báo cáo bán hàng vào tối Nhưng cửa hàng Dollar General lại không sử dụng mạng để hỗ trợ điều hành Các thiết bị POS thường cho phép sử dụng thư điện tử, song cửa hàng không sử dụng chúng mà dựa hoàn toàn vào hệ thống thư thoại riêng Các nhà quản lý, thời kỳ thiết lập điều hành thường sử dụng báo tường để theo dõi ghi chép tiền đặt cọc, thông tin liên lạc với nhân viên hàng hoá chuyển đến cửa hàng Việc sử dụng thiết bị máy tính cầm tay cho mục đích làm tăng ngân sách cơng nghệ cho công ty Đây nguyên nhân khiến cho Dollar General số hội kinh doanh Việc sử dụng đường truyền vệ tinh làm hội kinh doanh qua mạng internet Khâu bán hàng trực tuyến qua mạng bị bỏ ngỏ tốc độ phát triển cao công nghệ thông tin ngày khẳng định ưu mạng internet Mất hội thiết lập trang web cho công ty để quảng bá thương hiệu, giới thiệu hàng hóa dịch vụ, nhận đơn đặt hàng qua mạng Thay trực tiếp đến cửa hàng khách hàng đặt hàng trực tuyến qua mạng, cửa hàng nhận đơn đặt hàng qua mail nhận tốn qua mạng từ thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ … Mỗi cửa hang Dollar General thường không tự động theo dõi lượng hàng lưu kho họ Các nhà quản lý biết xấp xỉ số thùng hàng mà họ nhận từ xe tải chuyển hàng họ lại không kiểm tra thùng hàng hay xác định loại hàng thùng ( trừ hàng có độ hư hỏng cao) Trung tâm phân phối Dollar General sử dụng hệ thống thông tin, chạy phần mềm quản lý kho hàng Catalyst để theo dõi số hàng mà họ nhận chuyển tới cửa hàng Nhưng người nhận hàng cửa hàng kiểm tra xem thùng hàng có niêm phong cẩn thận hay khơng Việc quản lý hàng hố phụ thuộc vào liệu bỏ phiếu mà tổng hành dinh tập hợp từ hệ thống đăng ký tiền mặt cửa hàng vào tối, liệu thường rõ có sản phẩm bán với mức giá Điều nguyên nhân làm cho tỷ lệ thất thoát tăng lên dẫn tới doanh thu cơng ty giảm Khó khăn để cắt giảm chi phí hai trường hợp ( mở cửa hàng vận hành chúng) ngân sách nghiêm ngặt ảnh hưởng tới trình mở cửa hàng từ việc thuê cửa hàng tới việc vận hành hệ thống thông tin chiến lược kinh doanh mà cơng ty đặt Vì vậy, muốn khắc phục cần phải có chiến lược hồn hảo Mà điều khơng phải việc dễ dàng Thiếu chiến lược kinh doanh dài hạn nên tương lai Dollar General khó mà tiếp tục phát triển mức Lý do: - Công ty tiếp tục mở thêm nhiều cửa hàng chưa có phương pháp khắc phục hiệu tỷ lệ thất thoát hàng hố, ngân sách cơng nghệ cao Nghĩa nhiều cửa hàng đời tỷ lệ thất tiếp tục tăng lên, chi phí ngân sách cho công nghệ không giảm Chúng làm giảm doanh thu ảnh hưởng tới kết kinh doanh Dù trước mắt công việc kinh doanh phát triển xét lâu dài cần phải có chiến lược kinh doanh hiệu có biện pháp khắc phục hữu hiệu cho tồn đọng kể - Các sản phẩm công ty đưa nhằm hướng tới đối tượng khách hàng có thu nhập thấp, trung bình, ổn định nên phần lớn mặt hàng thứ cấp (nghĩa mặt hàng mà nhu cầu sử dụng không tăng lên mà thu nhập tăng lên), Dollar General bỏ lỡ hội để tiếp cận với đối tượng khách hàng có thu nhập cao ĐỀ RA GIẢI PHÁP 1) Phía cơng ty: Đối với vấn đề thất hàng hóa: Cơng ty lựa chọn giải pháp xem nhân viên nguồn gốc giải vấn đề Sử dụng phần mềm chống thất thoát để xác định giao dịch đăng ký tiền mặt bất thường, thiết lập hệ thống camera để kiểm soát registers, kho hàng, chí người quản lý kho Những vấn đề khác dường công ty chưa đưa giải pháp rõ ràng 2) Đề xuất: - Đối với vấn đề thất thoát hàng: + Nên sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa cơng ty: Cần phải có chương chình nhập xuất kho hàng để đối chiếu lượng hàng xuất từ kho với nhập kho cửa hàng + Có đối chiếu nhập kho cửa hàng xuất kho trụ sở chính: Điều kiểm sốt hàng hóa khơng bị thất thoát vận chuyển + Phân trách nhiệm rõ ràng thành phần liên quan việc quản lý, vận chuyển hàng - Đối với chiến lược kinh doanh dài hạn: + Nên ứng dụng công nghệ thông tin vào hỗ trợ Quản trị như: Kết nối hệ thống văn phòng mạng LAN Sử dụng internet qua đường truyền ADSL Như vừa tránh tốn ngân sách công nghệ lại mở hướng – giới thiệu hàng hóa bán hàng trưc tuyến qua mạng + Trước công ty tập trung vào đối tượng khách hàng thu nhập thấp, trung bình, ổn định Hàng hóa phải có mức giá phù hợp Giải pháp cần phải có hướng phát triển thêm vào đối tượng khách hàng có thu nhập cao Việc giúp mở rộng thị trường, tăng doanh thu tương lai Chiến lược công ty mở thêm cửa hàng được, cần phải chuyển chiến lược sang chiều sâu bề rộng LỰA CHỌN GIẢI PHÁP Những giải pháp mà công ty đưa cho vấn đề thất hàng hóa rõ ràng khơng giải vấn đề, tỷ lệ thất khơng giảm xuống Vì vậy, giải pháp tốt nên có phần mềm quản lý hàng hóa kho công ty kho cửa hàng Lựa chọn giải pháp chiến lược mang tính lâu dài ( tập trung vào chiều sâu hoạt động kinh doanh) : Sử dụng mạng internet để tạo hội kinh doanh mới; Nghiên cứu kỹ thị trường để có kế hoạch kinh doanh cụ thể thị phần khách hàng có thu nhập cao THỰC HIỆN GIẢI PHÁP - Trước mắt cần: Sử dụng phần mềm quản lý kho nhắm xây dựng chuẩn hóa quy trình làm việc phận liên quán đến việc quản lý, vận chuyển hàng hóa: + Nghiệp vụ xuất kho hàng (công ty) : Sẽ phải nhập số lượng hàng, loại hàng xuất kho + Nghiệp vụ nhập kho hàng (cửa hàng): Cũng phải kiểm tra ghi nhận lượng hàng, loại hàng + Tiến hành gửi số liệu để đối chiếu hai kho Như hạn chế tỷ lệ thất hoát trình vận chuyển - Chiến lược lâu dài: + Thuê kỹ sư thiết kế web để tạo cho cơng ty hình ảnh sáng tạo Đồng thời xâm nhậm vào lĩnh vực mẻ, đầy tiềm + Kết nối hệ thống cửa hàng mạng LAN sử dụng Internet qua đường truyền ADSL Trong tương lai cắt giảm ngân sách công nghệ + Tiến hành nghiên cứu kỹ thị trường (đối tượng khách hàng thu nhập cao) để xác định chiến lược kinh doanh cho phù hợp (vị trí đặt cửa hàng mặt hàng bày bán …) RÚT RA BÀI HỌC - Qua cách thức tổ chức hoạt động Dollar General nhận thấy số ưu điểm : 10 + Công ty sáng suốt tập trung mục tiêu vào thị phần mà đối thủ cạnh tranh cịn bỏ ngỏ lĩnh vực bán lẻ giảm giá ( đối tượng khách hàng, vị trí đặt cửa hàng, quy trình mở cửa hàng …) + Hệ thống gọn nhẹ, kiểm soát chặt chẽ góp phần giảm chi phí nhân lực, thời gian + Thông tin liệu cập nhật xử lý nhanh, gọn, xác nhờ việc sử dụng cơng nghệ thơng tin - Tuy nhiên có số tồn đọng mà công ty chưa khắc phục được: + Chưa tận dụng tối đa tiện ích ứng dụng công nghệ thông tin , chi phí ngân sách cơng nghệ cao + Việc quản lý hàng hoa chưa đảm bảo, tỷ lệ thất thoát tăng, ảnh hưởng tới doanh thu + Chưa có chiến lược kinh doanh dài hạn Mặc dù trước mắt tình hình kinh doanh cơng ty đà phát triển, nguồn nhân lực có trình độ quản lý “điều hành tuyệt hảo” chưa thể đảm bảo cho tồn lâu dài công ty Nếu yếu điểm khắc phục ưu khơng ngừng trì, củng cố tình hình kinh doanh Dollar General tương lai phát triển tương đối tốt ổn định Vị công ty không ngừng nâng lên 11 ... đề tài : Vai trị hệ thống thơng tin quản trị chiến lược kinh doanh Dollar General VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ CƠNG TY – Tên Cơng ty : Dollar General – Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: Bán lẻ giảm giá hang... việc vận hành hệ thống thông tin chiến lược kinh doanh mà cơng ty đặt Vì vậy, muốn khắc phục cần phải có chiến lược hồn hảo Mà điều khơng phải việc dễ dàng Thiếu chiến lược kinh doanh dài hạn... lại thành công đến chiến lược kinh doanh Khâu tổ chức quản lý Dollar General tương đối chặt chẽ tất lĩnh vực nên có tác dụng rõ rệt tới chiến lược kinh doanh công ty Trong việc quản lý cửa hàng,