Tài liệu HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP KPI NĂM 2023 Nội Dung Tài liệu Hướng Dẫn Thiết Lập KPI năm 2023 được Bộ phận Nhân sự Công ty Cổ Phần Hàng Tiêu Dùng Masan xây dựng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ và áp dụng v[.]
Tài liệu HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP KPI NĂM 2023 Nội Dung Tài liệu Hướng Dẫn Thiết Lập KPI năm 2023 Bộ phận Nhân Công ty Cổ Phần Hàng Tiêu Dùng Masan xây dựng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ áp dụng vào việc thiết lập KPI năm 2023 KPI gì? Mục đích việc sử dụng KPI đánh giá hiệu công việc Đối tượng thiết lập KPI 2023 Chu kỳ thiết lập KPI thời gian đánh giá Hướng dẫn thực thiết lập KPI Công cụ hỗ trợ & Hướng dẫn nhập liệu thiết lập KPI Thơng tin liên hệ 11 GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VIẾT TẮT KPI: Chỉ số đánh giá thực công việc NV: Nhân viên QLTT: Quản lý trực tiếp nhân viên HR: Human Resources (Bộ phận nhân sự) Masan Consumer | HR2023 Trang 01 KPI gì? KPI viết tắt Key Performance Indicator, số đánh giá thực công việc, công cụ đo lường, đánh giá hiệu công việc thể qua số liệu, tỉ lệ, tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu hoạt động tổ chức phận chức công ty Mỗi phận cơng ty có số KPI khác để đánh giá hiệu làm việc cách khách quan phận Mục đích việc sử dụng KPI đánh giá thực công việc Đảm bảo nhân viên (NV) thực trách nhiệm mô tả công việc vị trí chức danh cụ thể Các số đánh giá mang tính định lượng cao, đo lường cụ thể nâng cao hiệu đánh giá thực công việc Việc sử dụng số KPI góp phần làm cho việc đánh giá thực công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công hiệu Đối tượng thiết lập KPI 2023 Toàn thể nhân viên ký hợp đồng lao động làm việc thời điểm thực thiết lập KPI 2023 Nhân viên thời gian thử việc, chưa ký hợp đồng thức trao đổi với Quản lý trực tiếp để thực thiết lập KPI 2023 lên hệ thống sau thử việc thành công Chu kỳ thiết lập KPI 2023 thời gian đánh giá Năm nay, KPI triển khai thiết lập đánh giá theo khung thời gian sau: Giai đoạn thiết lập KPI: Quý 2023 Giai đoạn đánh giá/ hiệu chỉnh KPI năm: Tháng 07/2023 Giai đoạn đánh giá KPI 2023: Tháng 12/2023 Lưu ý: hoạt động trao đổi & xem xét tiến độ thực KPI diễn liên tục năm năm phận để đảm bảo hoàn thành KPI thiết lập Masan Consumer | HR2023 Trang 02 Hướng dẫn thực thiết lập KPI 5.1 Thu thập thông tin: Thu thập thơng tin đầu vào tương ứng với vị trí cơng việc NV: ⁻ Sơ đồ tổ chức chức nhiệm vụ phịng ban (và vị trí công việc sơ đồ) ⁻ Luồng công việc/các quy trình cơng việc cơng ty ⁻ Bản mơ tả cơng việc vị trí cơng việc ảnh hưởng/tác động đến quy trình cơng việc ⁻ Các KPI quản lý trực tiếp (QLTT) ⁻ Các kết đạt năm ngoái ứng với KPI dự kiến lựa chọn (nếu có) 5.2 Phân bổ thiết lập KPI: ⁻ QLTT dựa KPI để phân bổ KPI cho NV cấp ⁻ Khi thiết lập KPI, NV QLTT cần làm rõ thông tin Mô tả, Đơn vị đo lường, Trọng số, Mục tiêu ⁻ Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn (SMARTx2) phù hợp theo bảng hướng dẫn sau: Tiêu chuẩn Diễn giải Các câu hỏi phục vụ cho việc thiết lập Đòi hỏi cá nhân phải vượt xa giới hạn Thách thức cụ thể mà họ (Specific đạt Stretched) S: Cụ thể - M: Đo lường – Kết hợp số lượng chất lượng (Measurable – Mixed) Hoàn thành mục tiêu số lượng chất lượng Masan Consumer | HR2023 o Tơi muốn đạt gì? o Những lý do, mục đích hay lợi ích cụ thể việc đạt KPI? o Xác định yêu cầu điều kiện ràng buộc? o KPI có tạo áp lực thử thách cho không? o Áp lực có thực tế khơng? o Những giới hạn cụ thể vượt qua được? o KPI khó khăn giới hạn nào? o Kết cuối nào? o Hệ thống đo lường chứng minh hồn thành KPI? o Chất lượng KPI tơi hồn thành đánh giá dựa tiêu chí nào? o Làm cá nhân khác biết đạt KPI? Với thành tích nào? Trang 03 Có thể đạt mang tính thử thách – Đồng để nhân viên phải nỗ lực với mục tiêu kinh đồng với mục tiêu doanh kinh doanh, mục tiêu (Achievable – cấp quản lý Aligned) o Tôi có kỹ nguồn lực để thực hay khơng? o KPI đạt nào? o Mức độ thực tế KPI dựa áp lực khác nào? o Tại phải thực KPI này? KPI có đồng với KPI nhóm/ mục tiêu kinh doanh khơng? Nên liên quan đến vai trị, mơ tả cơng việc nhân viên xem xét định kỳ o Có liên hệ đến vai trị tơi? o Có liên quan đến KPI Phịng ban, nhóm tơi khơng? o KPI có xem xét định kỳ không? Thời gian cụ thể nào? o Mức độ hoàn thành KPI thời điểm xem xét đánh nào? Phải đạt khoảng thời gian cụ thể gian – Trao đổi trao đổi, thống hai chiều (Time- hoàn toàn bound – Two Quản lý & Nhân viên way) o Khi KPI hoàn thành? Những mốc thời gian cần ý? o Khi tơi cần xem xét lại q trình làm việc tơi với cấp trên? o Tơi có quyền thảo luận với cấp để thống KPI cách hợp lý không? A: Có thể đạt R: Liên quan đến mục tiêu kinh doanh – Được xem xét định kỳ (Relevant – Reviewed) T: Hạn thời - Cần phải xác định rõ ràng xem có cần phân bổ tất KPI QLTT cho NV khơng? Nếu có phải làm rõ lý không áp dụng KPI cần làm rõ lý (có thể sử dụng sơ đồ tổ chức, mơ tả cơng việc tầm quan trọng vị trí cơng việc NV có ảnh hưởng tới việc đạt KPI đó) - Xác định lựa chọn phương án sau để phân bổ KPI số KPI QLTT cho NV: + Đồng nhất: Trọng số mục tiêu KPI có đồng với QLTT Phân bổ theo cách phù hợp với đơn vị có cấu trúc vùng khu vực địa lý + Đóng góp: Mục tiêu cách thức đo lường KPI NV đóng góp vào KPI QLTT Cách phân bổ phù hợp với đơn vị hoạt động theo quy trình Masan Consumer | HR2023 Trang 04 + Chia sẻ: Cách thức đo lường mức mục tiêu KPI QLTT NV khác ngang đóng góp độc lập vào mức độ hồn thành KPI Sử dụng phù hợp với đơn vị có quy mô trách nhiệm tương tự + Riêng biệt: Việc đo lường mức mục tiêu cấp “nhánh” không liên quan đến QLTT, đóng vai trị hiệu hoạt động chức liên quan Phương án cần áp dụng đơn vị giao nhiệm vụ khác đặt QLTT Lưu ý: Để đảm bảo tăng tính hiệu liên kết trực tiếp đến công việc mà NV giao, QLTT không nên phân bổ tất KPI cho NV theo kiểu đồng vì: + KPI QLTT thường đo kết cuối đạt + KPI NV nên đo lường số lượng, chất lượng tiến độ công việc mà NV cần hoàn thành ngày/tuần/tháng/quý/năm Mức độ đo lường KPI NV thường xuyên tốt Không nên giao nhiều KPI cho NV Mỗi NV nên có tối thiểu KPI tối đa KPI Đối với NV (không thực vai trị quản lý) khơng u cầu phải xây dựng KPI đủ cho nhóm (Tài chính, Vận hành, Khách hàng Phát triển người) mà cần tập trung vào nhiệm vụ mà NV giao có khả tác động nhiều đến kết cuối Năm 2023, bên cạnh KPI business, công ty đưa vào áp dụng KPI People & Culture Head of Function công ty 5.3 Xác định đơn vị đo lường phân bổ trọng số cho KPI: QLTT xác định đơn vị đo lường phân bổ trọng số cho KPI vị trí cơng việc Để có sở đo lường đánh giá, QLTT NV thống mức tiêu từ đầu Cụ thể có mức sau: Đạt tiêu: mục tiêu phải có tính thách thức, cạnh tranh Vượt tiêu: Thơng thường thiết lập tỷ lệ mức 120% – 150% mức đạt Tối thiểu: Thông thường thiết lập tỷ lệ mức 80% – 90% mức đạt - Dùng trọng số lớn cho KPI quan trọng - Tổng trọng số tất KPI cho NV phải 100% - Trọng số KPI không nên lớn 50% nhỏ 10% 5.4 Thống KPI triển khai thực hiện: QLTT NV thảo luận, thống phê duyệt hệ thống toàn KPI năm để bắt đầu triển khai thực Sau áp dụng, Ban Tổng Giám Đốc thống để điều chỉnh nội dung mục tiêu để phù hợp với thay đổi lớn/không lường trước thị trường/chiến lược kinh doanh Masan Consumer | HR2023 Trang 05 Công cụ hỗ trợ & hướng dẫn hệ thống 6.1 6.2 Công cụ hỗ trợ: Hệ thống ihrp: https://ihrp.masangroup.com/prod/Home.aspx Hướng dẫn nhập liệu thiết lập KPI Bước 1: Thiết lập tiêu đánh giá: a) Cách 1: Nhân viên tự nhập tiêu đánh giá Dịch vụ nhân cá nhân >> Thông tin Đánh giá >> Chỉ tiêu đánh giá >> Cá nhân thiết lập tiêu đánh giá Lưu ý: WHAT (85%): Tổng tỉ trọng tiêu WHAT / HOW bắt buộc phải 100% (WHAT HOW khác 100% chuyển phê duyệt => iHRP báo lỗi) Các tiêu tuyệt đối (chỉ có mức đạt tiêu, khơng có mức tối thiểu tối đa), mức tối thiểu tối đa nhập số (không), không để trống Đối với HOW (15%): chọn 03 lực danh sách lực khung có sẵn Đối với cấp quản lý Rank 1- HOW Lập kế hoạch chiến lược điều chỉnh Tập trung vào khách hàng & Hướng đến kết Phát triển nhân tài • • • • • • • • • • • • • • Diễn giải Đặt mục tiêu để phù hợp với mục tiêu rộng công ty Chia mục tiêu thành sáng kiến hành động thích hợp Lập lộ trình giai đoạn hoạt động phù hợp với thời điểm lịch trình liên quan Dự đoán điều chỉnh hiệu kế hoạch dự phòng Nắm bắt rõ nhu cầu khách hàng Xây dựng cung cấp giải pháp đáp ứng mong đợi khách hàng Thiết lập trì mối quan hệ khách hàng cách hiệu Kiên trì hồn thành mục tiêu bất chấp trở ngại thất bại Có chứng thực đạt thành cơng vượt xa mục tiêu Thúc đẩy thân giúp người khác đạt kết Phát triển người khác thông qua huấn luyện, phản hồi, tiếp xúc công việc Gắn mục tiêu phát triển nghề nghiệp nhân viên với mục tiêu tổ chức Khuyến khích người nhận lấy hội phát triển Xây dựng đội ngũ kế thừa cho tổ chức Masan Consumer | HR2023 Trang 06 Đối với nhân viên Rank 4-6 HOW • • Thông minh & khả giải vấn đề Giỏi chuyên môn & Luôn học hỏi Cùng & Vì người tiêu dùng • • • • • • • • • • • • Diễn giải Xử lý khéo léo tình khó khăn cơng việc nhằm mang lại kết tốt cho cơng ty Nhìn cách nhanh chóng vấn đề gặp phải, dự báo vấn đề xảy tương lại đề giải pháp để giải Tham gia cách tích cực xây dựng thảo luận giải vấn đề Thể khả chia vấn đề phức tạp thành vấn đề nhỏ xác định giải pháp Ln chủ động tìm kiếm ý kiến/ hướng dẫn từ người khác cần thiết Liên tục học hỏi truyền cảm hứng cho người học hỏi Chủ động nắm bắt hội phát triển Dám đối diện với thất bại lựa chọn thái độ học hỏi từ sai lầm Mở rộng tầm nhìn để đón nhận ý tưởng khác biệt Làm việc & hướng mục tiêu chung Tôn trọng đồng nghiệp đánh giá cao tất đóng góp từ họ Đánh giá / phân tích liệu hài lòng khách hàng để cải thiện thay đổi cần thiết Khuyến khích đồng nghiệp nhóm đạt tiêu chuẩn cao dịch vụ/ sản phẩm/ giải pháp Duy trì tập trung vào nhu cầu khách hàng có ưu tiên mâu thuẫn b) Cách 2: Nhập hộ nhân viên tiêu đánh giá Cách 2.1 Nhập hộ cá nhân: Dịch vụ nhân cá nhân >> Thông tin Đánh giá >> Chỉ tiêu đánh giá >> Nhập hộ thiết lập tiêu đánh giá Masan Consumer | HR2023 Trang 07 Cách 2.2 Nhập hộ nhiều cá nhân (chỉ sử dụng chức với trường hợp cấp quản lý phê duyệt tiêu đánh giá) Dịch vụ nhân cá nhân >> Thông tin Đánh giá >> Chỉ tiêu đánh giá >> Danh sách tiêu đánh giá (nhập hộ) (Vào nhập DL >> xem định dạng: để lấy template mẫu) Bước 2: Cấp quản lý phê duyệt tiêu đánh giá Dịch vụ nhân cá nhân >> Thông tin Đánh giá >> Chỉ tiêu đánh giá >> Cấp phê duyệt tiêu Masan Consumer | HR2023 Trang 08 Bước 3: Sau cấp quản lý phê duyệt tiêu đánh giá, Nhân viên thực việc đánh giá Cách 3.1: Nhân viên tự thực hiên việc đánh giá Dịch vụ nhân cá nhân >> Thông tin Đánh giá >> Đánh giá thành tích >> Cá nhân tự đánh giá Cách 3.2: Nhập hộ nhân viên thực đánh giá (nhập hộ nhân viên) Dịch vụ nhân cá nhân >> Thơng tin Đánh giá >> Đánh giá thành tích >> Nhập hộ đánh giá Masan Consumer | HR2023 Trang 09 Bước 4: Nhân viên thực việc tự đánh giá xong chuyển cấp đánh giá Dịch vụ nhân cá nhân >> Thông tin Đánh giá >> Đánh giá thành tích >> Cấp đánh giá Bước Sau có kết final cân đối kết tồn Cơng ty Cấp quản lý phê duyệt kết đánh giá thành tích cơng tác Dịch vụ nhân cá nhân >> Thông tin Đánh giá >> Đánh giá thành tích >> Phê duyệt kết đánh giá (Các thơng tin đánh giá khơng thể sửa/xóa sau phê duyệt) Masan Consumer | HR2023 Trang 10 Báo cáo: ✓ HR: Xuất danh sách tổng hợp kết xếp loại thành tích cơng tác Đánh giá >> Báo cáo >> TỔNG HỢP KẾT QUẢ XẾP LOẠI THÀNH TÍCH CƠNG TÁC ✓ Cấp quản lý: Xem danh sách nhân viên đánh giá Dịch vụ nhân cá nhân >> Thơng tin Đánh giá >> Đánh giá thành tích >> Xem danh sách nhân viên đánh giá Note: Các trường hợp không thực đánh giá online iHRP trường hợp cần cân chỉnh kết đánh giá, HRBP import kết tổng hợp kết đánh giá lên iHRP Đánh giá >> Đánh giá >> Tổng hợp đánh giá theo kỳ (Vào nhập DL >> xem định dạng: để lấy template mẫu) Thông tin liên hệ Liên hệ HRBP phụ trách phận bạn cần hỗ trợ giải đáp thắc mắc Masan Consumer | HR2023 Trang 11