PHẦN I: TRAO ĐỔI THÔNG TIN, ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP 1. Đăng nhập hệ thống: 2. Giao diện phần mềm eGov 3. Đặt Ảnh đại diện 4. Hội thoại 5. Đọc thông báo mới 6. Gửi email cho người khác PHẦN II: XỬ LÝ VĂN BẢN 1. Xử lý văn bản đến. 2. Xử lý văn bản đi
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Bkav eGov MỤC LỤC PHẦN I: TRAO ĐỔI THÔNG TIN, ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Đăng nhập hệ thống: Giao diện phần mềm eGov Đặt Ảnh đại diện Hội thoại .7 Đọc thông báo .9 Gửi email cho người khác 5.1 Gửi email cho người khác 5.1 Trả lời email 10 PHẦN II: XỬ LÝ VĂN BẢN 11 Xử lý văn đến 11 1.1 Thao tác xử lý nhận văn đến 11 1.2 Các nút cơng cụ có cửa sổ xứ lý văn đến 12 1.3 Ghi ý kiến xử lý vào văn 13 1.4 Chuyển xử lý văn đến .14 Xử lý văn 15 2.1 Khởi tạo văn 15 2.2 Khởi tạo văn trả lời cho văn đến: 18 2.3 Để chỉnh sửa nội dung tài liệu kèm theo nhận văn .19 2.4 Kết thúc xử lý văn 19 Theo dõi, tìm kiếm văn .20 Khuyến cáo: Bạn vừa đọc hướng dẫn vừa thao tác phần mềm để đạt hiệu cao PHẦN I: TRAO ĐỔI THÔNG TIN, ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Đăng nhập hệ thống Để đăng nhập vào hệ thống, bạn làm theo bước sau đây: Truy cập vào trình duyệt (khuyến cáo dùng Chrome) => Gõ địa kết nối tùy theo Sở bên đây: Sở GDDT: Sở NNPTNT: Sở Tài Chính: https://eGovSoGDDT.tayninh.gov.vn https://eGovSoNongNghiep.tayninh.gov.vn https://eGovSoTaiChinh.tayninh.gov.vn Cửa sổ đăng nhập ra, bạn khai báo vào ô sau: username vào (1) => ví dụ: anh “Nguyễn Ngọc Minh” => account minhnn password vào ô (2) Tick chọn “Duy trì đăng nhập” để lần đăng nhập sau khơng phải gõ lại account/ password truy cập Bấm nút “Đăng nhập” Enter để vào hệ thống Giao diện phần mềm eGov Trên giao diện phần mềm có cơng cụ sau; (1): Phần mềm Mail tích hợp sẵn giao diện phần mềm (2): Phần xử lý văn (3): Phần hội thoại (4): Phần Lịch công tác (5): Nút cho phép người dùng Soạn thư, Khởi tạo văn theo quy trình sẵn có (6): Ơ cho phép Tìm kiếm email, văn bản, file đính kèm… (7): Mục hiển thị cảnh báo cho người dùng biết văn cần xử lý (8): Phần cho phép tra cứu, báo cáo, thống kê Đặt Ảnh đại diện Phần mềm cho phép người dùng đặt ảnh đại diện cá nhân để giao tiếp với người khác hệ thống ảnh đại diện để người nhận biết dễ dàng Bấm vào biểu tượng góc bên phải hình, chọn “Thiết lập” Trong phần Thông tin cá nhân, bấm nút “Chọn” chọn đường dẫn đến ảnh bạn cần chọn làm ảnh đại diện Sau chọn ảnh xong bấm nút “Cập nhật” để hoàn tất Hội thoại Đây hình thức trao đổi thường xuyên cá nhân quan, đơn giản bạn cần gõ thông điệp gửi Từ cơng cụ phía bên trái hình làm việc phần mềm eGov chọn Trao đổi Cửa sổ Hội thoại xuất kèm theo danh sách người quan có mặt trực tuyến eGov Tìm đến tên người mà bạn muốn hội thoại kích vào tên người đó, Cửa sổ hội thoại phía bên phải hình Dùng bàn phím gõ lời thoại vào ô trống phía cửa sổ hội thoại nhấn phím Enter để gửi lời thoại bạn cho người nhận Sử dụng thêm tính khác như: chèn hình biểu cảm, hình minh họa(nếu cần) (1) Nhập nội dung lời thoại, sau nhập nhấn phím Enter để gửi (2) Chèn hình biểu cảm (3) Gửi file Đọc thông báo Khi có tin thơng báo người khác gửi đến, eGov tự động báo cho bạn biết thơng qua khung nhỏ góc phải phía hình, để đọc tin, thơng báo đó, bạn cần kích chuột vào dịng chữ phía bên ô thông báo để đọc nội dung Lưu ý: Việc bạn có nhận thơng báo (Notify) eGov hay khơng cịn tùy thuộc vào quyền hạn bạn mục tin người quản trị phân quyền Do vậy, trường hợp có người nhận thông báo (Notify) bạn lại khơng điều hồn tồn bình thường Gửi email cho người khác 5.1 Gửi email cho người khác Để gửi email cho người khác bạn thực sau: Chọn nút “Soạn thư” góc bên trái cửa sổ phần mềm eGov Gõ địa email người nhận vào ô “Gửi tới” Gõ tiêu đề thư vào “Tiêu đề” Ví dụ: Họp phịng Để đính kèm file theo email bạn chọn nút chọn file cần gửi kèm Chọn nút “Gửi” góc bên trái cửa sổ soạn thư để gửi thư Nhập địa email người nhận File đính kèm Nội dung thư Tiêu đề thư 5.1 Trả lời email Để trả lời email cho (hoặc toàn người danh sách nhận thư) bạn làm sau: Bấm chuột phải vào thư mà bạn cần trả lời Chọn “Trả lời” Sau bạn gõ nội dung thư trả lời, đính kèm file (nếu cần) Bấm nút “Gửi” để gửi thư PHẦN II: XỬ LÝ VĂN BẢN Xử lý văn đến Khi có văn đến cần xử lý, phần mềm tự động thông báo (notify) giao diện phần mềm 1.1 Thao tác xử lý nhận văn đến Bước 1: Nhấp chuột vào dòng chữ bên cửa sổ notify Một giao diện xử lý văn cho phép bạn làm việc với văn vừa chọn Bước 2: Nhấp đúp chuột trái vào phần trích yếu văn cần xử lý Một cửa sổ với nội dung văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) ý kiến xử lý liên quan File đính kèm pdf kích chuột trái mở để xem tồn văn đính kèm (1): Thanh công cụ, cho phép thực thao tác với văn (2): Cho phép người dùng ghi ý kiến xử lý vào mục (3): File đính kèm văn (4): Vết xử lý văn bản: cho phép theo dõi văn chuyển qua ai, cho ý kiến gì, thời gian xử lý Bước 3: Nhấp chuột vào đề mục phần nội dung văn để xem chi tiết ý kiến xử lý liên quan vết công văn (văn khởi đầu từ đâu, chuyển đến ai,…) 1.2 Các nút cơng cụ có cửa sổ xứ lý văn đến “Chuyển” cho phép chuyển xử lý văn cho người khác theo quy trình “Sửa” cho phép sửa nội dung phiếu, biểu mẫu gắn với nội dung văn “Đính kèm” cho phép đính kèm thêm file (.doc, xls, pdf…) vào văn 10 “Kết thúc” cho phép kết thúc văn sau xử lý xong “Trả lời” chứa luồng văn phù hợp để phúc đáp công văn đến “Phân loại” cho phép chuyển văn từ quy trình xử lý sang quy trình xử lý khác “In” cho phép in văn máy in “Gia hạn” cho phép đặt lại thời hạn xử lý cho văn “Xin ý kiến” cho phép xin ý kiến cá nhân khác cách giải văn này, người xin ý kiến người tổng hợp ý kiến lại “Thông báo” cho phép gửi đến thông báo cho người cần biết văn “Gửi ý kiến” cho phép người dùng gửi ý kiến bổ sung vào văn (kể văn gửi cho người khác “Lưu sổ” cho phép lưu vào hồ sơ cá nhân ( Giống photo giữ lại bản) 1.3 Ghi ý kiến xử lý vào văn 1) Khi mở văn ta thấy phần để ghi ý kiến xử lý 2) Ghi ý kiến xử lý vào ô ý kiến 3) Ý kiến xử lý bạn lưu lại bạn chuyển xử lý văn cho người khác Khoảng trống ghi ý kiến xử lý Lưu ý : Bạn tạo mẫu ý kiến xử lý dùng lại cho tiện cách bấm vào mục Nếu bạn mở cơng văn chưa xử lý ngay, bạn mở lại cửa sổ xử lý văn cách bấm vào mục Văn chờ xử lý 11 Sau bạn xem nội dung văn ý kiến xử lý liên quan 1.4 Chuyển xử lý văn đến 1) Từ cửa sổ xử lý văn chọn nút “Chuyển” Một menu với danh sách nơi nhận gợi ý sẵn 2) Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn 3) Chọn tên người xử lý 4) Nếu văn nhiều người xử lý (một người nhiều người cho ý kiến) cửa sổ Chuyển xử lý ta tick chọn người người xử lý chọn người đồng xử lý) 12 Xử lý văn 2.1 Khởi tạo văn Từ công cụ chương trình chọn mũi tên sổ xuống bên cạnh nút , menu Chọn quy trình tương ứng danh sách Cửa sổ soạn thảo văn xuất 2.1.1 Dự thảo văn Để dự thảo nội dung văn đi, có cách Cách - Dự thảo trình soạn thảo thơng dụng (MS Word, Excel,…): soạn thảo nội dung trình soạn thảo sau gắn kèm file vào văn bản, chi tiết xem phần Nhập tài liệu kèm theo Đây cách thường sử dụng Cách - Soạn nội dung trình soạn thảo eGov: soạn trực tiếp phần nội dung cửa sổ Văn 2.1.2 Nhập tài liệu kèm theo văn Bạn gửi tài liệu kèm theo (dự thảo văn bản, tài liệu tham khảo liên quan tới văn bản, văn liên quan, ) vào văn để chuyển đi, bạn làm sau: 1) Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Một cửa sổ mở cho phép bạn duyệt đến file cần đính kèm 2) Tìm đến file cần đính kèm vào văn 13 3) Chọn Open để kết thúc việc chọn tài liệu gửi kèm 2.1.3 Nhập thông tin kèm theo văn Sau khởi tạo dự thảo nội dung cho văn đi, bạn điền thông tin liên quan tới văn bản: 2.1.4 Chuyển xử lý văn Thực tương tự việc chuyển xử lý văn đến 1) Từ cửa sổ xử lý văn chọn Chuyển Một menu với danh sách nơi nhận gợi ý sẵn 2) Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn 3) Chọn tên người xử lý 4) Nếu văn nhiều người xử lý (một người nhiều người cho ý kiến) cửa sổ Chuyển xử lý ta tick chọn người người xử lý chọn người đồng xử lý) 14 2.1.5 Lấy lại văn vừa xử lý (Văn gửi nhầm địa chỉ) Khi bạn gửi nhầm địa muốn chỉnh sửa lại nội dung văn chuyển cho người khác, bạn sử dụng tính Lấy lại văn Bạn vào phần “Xử lý văn bản” phần mềm Chọn mục Văn theo dõi Bấm chuột phải vào văn cần lấy lại Một menu Chọn Lấy lại văn Vào mục Văn chờ xử lý để xem văn vừa lấy lại để xử lý lại Lưu ý: Văn lấy lại người nhận văn chưa mở văn Văn xin ý kiến người khác, lấy lại văn xin ý kiến đồng nghĩa với việc bỏ việc xin ý kiến 2.1.6 Lưu văn vào hồ sơ Hồ sơ lưu văn hồ sơ có bạn tạo (nếu cần) Muốn lưu văn vào hồ sơ bạn cần chọn vào tên hồ sơ nhấn 15 2.2 Khởi tạo văn trả lời cho văn đến: Các bước khởi tạo Mở văn đến cần xử lý Trên cửa sổ xem chi tiết văn chọn Trả lời Một menu Chọn quy trình tương ứng Cửa sổ soạn thảo văn xuất văn đến mà bạn xử lý đính kèm vào văn khởi tạo Soạn thảo văn (Gửi kèm tài liệu soạn trình soạn thảo eOffice) chuyển văn để trả lời Sau văn khởi tạo xử lý xong (được phát hành) văn đến liên quan tới văn tự động kết thúc 16 2.3 Để chỉnh sửa nội dung tài liệu kèm theo nhận văn Các bước thực Mở văn cần xử lý Nhấp đúp chuột vào file văn đính kèm để mở chỉnh sửa nội dung Lưu lại nội dung vừa chỉnh sửa 2.4 Kết thúc xử lý văn Các bước thực Việc kết thúc xử lý văn thực bạn hoàn thành việc soạn thảo kiểm duyệt nội dung văn Để kết thúc xử lý văn bản: Mở văn cần kết thúc Chọn Kết thúc công cụ Lưu văn vào hồ sơ Nếu có sẵn hồ sơ để lưu, bạn chọn hồ sơ nhấp đúp vào hồ sơ (hoặc chọn hồ sơ nhấp vào “Lưu”) Trường hợp chưa có hồ sơ cần để lưu văn bản, ta phải tạo hồ sơ cách nhấp nút “Tạo mới” Nhập tên hồ sơ nhấp vào “Tạo mới” để tạo hồ sơ mới, sau lưu văn vào hồ sơ Theo dõi, tìm kiếm văn Để theo dõi 01 (hoặc nhiều) văn phần mềm có sẵn mục “Văn theo dõi”, mục tự động cập nhật văn chưa xử lý xong để “người gửi” văn theo dõi văn gửi vị trí nào, duyệt hay chưa… 17 Ngồi phần mềm cho phép tìm kiếm văn theo thơng tin liên quan tới văn như: trích yếu, số ký hiệu, người soạn, loại văn bản, khoảng thời gian… 18