PHẦN MỘT THÔNG TIN TÁC GIẢ SÁNG KIẾN Họ và tên tác giả sáng kiến Ngày, tháng, năm sinh Chức vụ, đơn vị công tác Trình độ chuyên môn Đề nghị xét công nhận sáng kiến Cấp trường[.]
PHẦN MỘT: THÔNG TIN TÁC GIẢ SÁNG KIẾN - Họ và tên tác giả sáng kiến: - Ngày, tháng, năm sinh: - Chức vụ, đơn vị công tác: - Trình độ chuyên môn: - Đề nghị xét công nhận sáng kiến: Cấp trường - Lĩnh vực áp dụng: “ Một số kinh nghiệm công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn” PHẦN HAI: NỢI DUNG SÁNG KIẾN CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Khái quát đặc điểm tình hình của nhà trường * Đặc điểm tình hình nhà trường: Trường THCS bàn Trường thành lập từ năm đến (năm học 20162017) nhà trường có bề dày truyền thống dạy học Năm học 2016-2017, trường trung học sở có 16 lớp (4 lớp 6, lớp học theo mơ hình trường học lớp 8, lớp học theo mơ hình hành) với tổng học sinh 33 cán giáo viên, nhân viên Các đồng chí cán giáo viên, nhân viên trường có trình độ chun mơn đạt chuẩn chuẩn, nên thuận lợi cho công tác giảng dạy Tuy nhiên xã , trình độ dân trí chưa cao, cơng việc lao động chủ yếu theo nghề nông nên điều kiện kinh tế cịn nhiều khó khăn, địa bàn cịn nhiều phức tạp vấn đề xã hội, gây ảnh hưởng đến hiệu giảng dạy nhà trường Vượt qua khó khăn trên, năm gần đây, nhà trường có bước tiến nhiều khởi sắc: Năm học 2014 – 2015 nhà trường đạt tập thể lao động tiên tiến; Năm học 2015 - 2016 trường đạt tập thể lao động tiên tiến có giáo viên đạt giáo viên dạy giỏi cấp huyện, chiến sỹ thi đua cấp sở, 22 giáo viên đạt danh hiệu LĐTT Có thành tích nhà trường quan tâm, đạo sát cấp lãnh đạo Đảng ủy, quyền địa phương, phịng Giáo dục đào tạo huyện Chi nhà trường Lý viết kinh nghiệm: Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán trường học việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn đơn vị tơi nhận thấy việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán vấn đề quan trọng minh chứng cho toàn hoạt động tài nhà trường, tơi ln quan tâm tìm hiểu đề giải pháp thúc đẩy để cơng việc hồn thành tốt phát huy hiệu Đồng thời đưa giải pháp khắc phục hạn chế việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn có hiệu cao Từ suy nghĩ thân định chọn đề tài: “ Một số kinh nghiệm công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn” Mục đích kinh nghiệm: Để công tác quản lý chứng từ đảm bảo hơn, khoa học hơn, thuận tiện trình sử dụng lâu dài nhà trường Ngồi cịn minh chứng cho q trình thu chi nhà trường hàng năm, hồ sơ để toán với kho bạc nhà nước Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu lý thuyết - Phương pháp trao đổi - Phương pháp thực nghiệm Cơ sở khoa học sở pháp lý: Chứng từ sổ sách kế tốn thành phần khơng thể thiếu q trình tốn, tốn, làm sở để chứng minh cho việc thu - chi tài đơn vị Chúng ta nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta biết thực trạng hoạt động đơn vị yếu tố tác động đến q trình thu – chi đơn vị, góp phần định hiệu khách quan trung thực đơn vị, điều kiện thiết yếu người làm cơng tác kế tốn đơn vị, phương tiện, điều kiện làm sở để tính tiền lương khoản phụ cấp, khoản toán cho cá nhân, tập thể hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn đầy đủ kịp thời qui định Chứng từ sổ sách kế toán chứng để chứng minh cho việc thu - chi tài đơn vị Đồng thời cịn góp phần thúc đẩy cho hoạt động đơn vị quản lý Nhà nước giáo dục đào tạo địa phương Từ thực tiễn cho thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán lâu dài quan trọng Là chứng từ minh bạch cho việc thu - chi tài đơn vị cho thân kế tốn Do việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn phải bảo quản cụ thể sau: - Đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo Tài năm (như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi khơng lưu tập chứng từ kế tốn phịng kế tốn; báo cáo kế tốn hàng ngày, tháng, quý ) lưu trữ tối thiểu năm tính từ kết thúc niên độ kế toán. - Tất tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế tốn lập báo cáo Tài năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể sau: + Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ kết thúc niên độ kế toán; + Tài liệu kế toán đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán, tài liệu kế toán báo cáo toán vốn đầu tư dự án hồn thành: lưu trữ 20 năm tính từ báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hồn thành duyệt; + Tài liệu kế toán tài sản cố định kể tài liệu kế toán liên quan đến lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ hồn thành việc lý, nhượng bán TSCĐ; + Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ lập biên bản, - Tài liệu kế toán lưu trữ 20 năm tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, trị xã hội đơn vị, ngành, địa phương, như: + Sổ kế toán tổng hợp; + Báo cáo Tài năm; - Các văn áp dụng: + Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng năm 2006 định việc ban hành chế độ kế toán hành nghiệp + Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 Bộ trưởng Bộ tài việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn Bộ trưởng Bộ Tài + Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày tháng 11 năm 2013 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành tài CHƯƠNG II NỘI DUNG Thực trạng kinh nghiệm: Chứng từ, sổ sách kế toán loại giấy có giá trị tiền, số liệu phản ánh ghi lại trình thu - chi đơn vị, chứng để lưu trữ hàng trục năm sau Nó phản ánh tồn hoạt động đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định trang thiết bị phục vụ cho dạy học, chi đầu tư xây dựng bản, chi sửa chữa nâng cấp sở vật chất, chi mua văn phịng phẩm, chi phí nghiệp vụ chun mơn ngành khoản cơng tác phí để tốn với quan tài Chứng từ sổ, sách kế tốn cịn chứng lưu trữ để quan chức cấp tra, kiểm tra, kiểm tốn cần thiết Chính việc bảo quản lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát hư hỏng để lưu trữ lâu dài Thực tế sở vật chất nhà trường nhiều hạn chế nên việc đầu tư cho công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ kế tốn chưa thực quan tâm Chưa có tủ lưu trữ hồ sơ riêng dành cho kế toán, hồ sơ kế tốn năm cịn phải lưu trữ chung với tủ lưu trữ văn bằng, học bạ học sinh, tủ hồ sơ để chung với phòng đội Tất chứng từ kế toán năm tài để chung hộp hồ sơ, chưa xếp phân loại theo nhóm, loại chứng từ Do việc bảo quản hồ sơ, chứng từ kế tốn cịn gặp nhiều hạn chế Trước vấn đề thân nhận thấy cần có thay đổi cơng tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, chứng từ kế toán việc xếp phân loại chứng từ, sổ sách kế toán nhà trường Nội dung kinh nghiệm: 2.1 Giải vấn đề: a Khái niệm quản lý: “Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được mục đích của tổ chức” b Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán: Luật Kế toán rõ: “Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoàn thành, làm ghi sổ kế tốn “ Chứng từ kế tốn có nhiều loại tập hợp thành hệ thống chứng từ Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán loại giấy có giá trị tiền, phản ánh tình hình thu - chi đơn vị, cịn điều kiện, phương tiện để lưu trữ, làm sở toán, toán với quan tài Chứng từ, sổ sách kế tốn thành phần thiếu quan đơn vị Là yếu tố cần thiết để làm sở tốn với quan tài chính, điều kiện thiết yếu q trình thu - chi tài Đồng thời tác động đến hoạt động cán bộ, giáo viên, nhân viên, yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục đào tạo địa phương Từ khái niệm cho thấy quan trọng việc quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn đơn vị hành nghiệp, đóng góp vai trị vơ quan trọng đơn vị quản lý Nhà nước giáo dục đào tạo Với điều kiện kinh tế nước ta việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán quan đơn vị, huyện vùng sâu, vùng xa gặp nhiều khó khăn sở vật chất Nhưng việc quản lý sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế tốn đơn vị có ý nghĩa to lớn thiết thực vừa thực tốt cơng việc người kế tốn, vừa giúp cho lãnh đạo yên tâm quản lý điều hành c Tầm quan trọng yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán: Chứng từ, sổ sách kế toán yếu tố quan trọng quan, đơn vị Từ làm sở thu - chi tài chính, toán, để theo dõi phát sinh tiền lương khoản chi hoạt động đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy địa phương Qua nhằm thúc đẩy cho trình hoạt động đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục địa phương hoạt động có hiệu liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công dân chủ văn minh d Một số biện pháp: Với thực trạng vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán trường THCS thực số nội dung phương pháp sau: Trước hết phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường biết, làm tốt cơng tác phối hợp phận kế tốn việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp hiệu Tủ lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán phải riêng biệt để tránh thất thoát chứng từ Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị để người phối hợp thực Đồng thời kế tốn phải người động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học người cẩn trọng vấn đề để đáp ứng nhu cầu đặt ra, ý thức trước cơng việc Muốn làm tốt cơng tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn trước hết kế toán phải xếp chứng từ cho khoa học gọn gàng, thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước cho vào hộp, kẹp niêm phong theo thứ tự tháng, q, năm ngồi bìa hộp, kẹp phải ghi mã nguồn, chương, loại, khoản…để dễ phân biệt tiện lợi ta cần thiết đến chứng từ ta dễ dàng lấy nhanh chóng, xác kịp thời, tránh thời gian xáo trộn chứng từ Đồng thời ta lưu trữ danh mục, ký hiệu theo dõi hệ thống máy tính Hàng tháng, q, năm kế tốn phải kiểm tra lại lần xem có mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt Nếu có báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời Nếu khơng niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại cũ Hàng quý kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào tủ đựng chứng từ, sổ sách kế tốn khơng để mối mọt vào khóa cửa tủ cẩn thận Nếu làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn đem lại hiệu cao lưu trữ lâu dài, đồng thời tạo niềm tin cho cấp Lãnh đạo 2.2 Khả áp dụng: Áp dụng cho tất trường học huyện khơng riêng trường THCS 2.3 Phạm vi áp dụng: Trường THCS An Thịnh 2.4 Hiệu lợi ích thu từ kinh nghiệm: Đầu năm thân xây dựng kế hoạch xếp bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt Để từ thực theo kế hoạch đề ra, đồng thời phối hợp với phận có liên quan làm tốt mặt công việc không để tồn đọng kéo dài thời gian Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ xếp gọn gàng, ngăn nắp, đẹp, có khoa học, khơng bị mối mọt, khơng bị rách, dơ, khơng bị thất lạc, từ đến ln bảo quản tốt Qua q trình làm cơng tác kế tốn thân tơi thực đầy đủ chứng từ, sổ sách kế toán toán kịp thời thời gian qui định cấp trên, năm học qua Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường đánh giá cao công tác quản lý hồ sơ nhà trường CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Một nhiệm vụ trọng tâm quan trọng kế toán việc bảo quản lưu trữ chứng từ, sổ sách kế tốn Do đó, việc áp dụng kinh nghiệm việc quản lý, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán cần thiết giúp cho việc lưu trữ chứng từ kế toán khoa học lâu bền Từ thực tiễn công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mà thân qua nhiều năm làm công tác kế tốn tơi rút kinh nghiệm sau: Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng đơn vị, xác định tầm quan trọng chứng từ, sổ sách kế tốn từ đề chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp đề biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn mang tính khả thi Hai là: Kế toán phải nắm vững văn pháp qui nhà nước, ngành xem cẩm nang cho hoạt động Ba là: Kế toán phải phối hợp tốt với cán bộ, giáo viên, nhân viên khác nhà trường nhằm thúc đẩy cho cơng việc hồn thành sớm có hiệu cao Bốn là: Kế tốn phải có kế hoạch hoạt động từ đầu năm, qua nắm lộ trình hoạt động mà thực thi công việc tốt nhiệm vụ giao Chính vậy, tơi viết đề tài khơng ngồi mục đích nêu lại kinh nghiệm mà thân trải nghiệm qua thực tế quản lý lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán để đồng nghiệp tham khảo Hy vọng với lịng nhiệt huyết yêu nghề đội ngũ giáo viên đem lại hiệu quản lý tài cao năm tới để phục vụ tốt cho nghiệp giáo dục mà chọn Kiến nghị * Đối với Phòng giáo dục: - Thường xuyên tổ chức hội thảo trao đổi kinh nghiệm, bàn luận rút kỹ tối ưu, tích cực để nâng cao chất lượng cho toán kế toán đơn vị trường học * Đối với nhà trường: Cần quan tâm đến công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán đơn vị Trên số biện pháp mà thân rút áp dụng tại Trường THCS đạt thành công nêu Tôi tin cịn nhiều biện pháp hay mà tơi chưa làm được, mong Hội đồng khoa học cấp góp ý, để sáng kiến kinh nghiêm áp dụng rộng rãi ngành giáo dục & đào tạo huyện thuộc địa bàn vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn hiệu góp phần nâng cao chất lượng công việc./ “Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được mục đích của tổ chức” b Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán: Luật Kế toán rõ: “Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoàn thành, làm ghi sổ kế tốn “ Chứng từ kế tốn có nhiều loại tập hợp thành hệ thống chứng từ Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán loại giấy có giá trị tiền, phản ánh tình hình thu - chi đơn vị, cịn điều kiện, phương tiện để lưu trữ, làm sở toán, toán với quan tài Chứng từ, sổ sách kế tốn thành phần thiếu quan đơn vị Là yếu tố cần thiết để làm sở tốn với quan tài chính, điều kiện thiết yếu q trình thu - chi tài Đồng thời tác động đến hoạt động cán bộ, giáo viên, nhân viên, yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục đào tạo địa phương Từ khái niệm cho thấy quan trọng việc quản lý chứng từ, sổ sách kế tốn đơn vị hành nghiệp, đóng góp vai trị vơ quan trọng đơn vị quản lý Nhà nước giáo dục đào tạo Với điều kiện kinh tế nước ta việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán quan đơn vị, huyện vùng sâu, vùng xa gặp nhiều khó khăn sở vật chất Nhưng việc quản lý sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế tốn đơn vị có ý nghĩa to lớn thiết thực vừa thực tốt công việc người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo yên tâm quản lý điều hành c Tầm quan trọng yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán: Chứng từ, sổ sách kế toán yếu tố quan trọng quan, đơn vị Từ làm sở thu - chi tài chính, tốn, để theo dõi phát sinh tiền lương khoản chi hoạt động đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy địa phương Qua nhằm thúc đẩy cho trình hoạt động đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục địa phương hoạt động có hiệu liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công dân chủ văn minh d Một số biện pháp: 10 Với thực trạng vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán trường THCS thực số nội dung phương pháp sau: Trước hết phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường biết, làm tốt cơng tác phối hợp phận kế tốn việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp hiệu Tủ lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán phải riêng biệt để tránh thất thoát chứng từ Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán đơn vị để người phối hợp thực Đồng thời kế tốn phải người động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc khoa học người cẩn trọng vấn đề để đáp ứng nhu cầu đặt ra, ý thức trước công việc Muốn làm tốt cơng tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn trước hết kế toán phải xếp chứng từ cho khoa học gọn gàng, thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước cho vào hộp, kẹp niêm phong theo thứ tự tháng, q, năm ngồi bìa hộp, kẹp phải ghi mã nguồn, chương, loại, khoản…để dễ phân biệt tiện lợi ta cần thiết đến chứng từ ta dễ dàng lấy nhanh chóng, xác kịp thời, tránh thời gian xáo trộn chứng từ Đồng thời ta lưu trữ danh mục, ký hiệu theo dõi hệ thống máy tính Hàng tháng, q, năm kế tốn phải kiểm tra lại lần xem có mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt Nếu có báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời Nếu khơng niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại cũ Hàng quý kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào tủ đựng chứng từ, sổ sách kế tốn khơng để mối mọt vào khóa cửa tủ cẩn thận Nếu làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn đem lại hiệu cao lưu trữ lâu dài, đồng thời tạo niềm tin cho cấp Lãnh 11 đạo 2.2 Khả áp dụng: Áp dụng cho tất trường học huyện khơng riêng trường THCS 2.3 Phạm vi áp dụng: Trường THCS An Thịnh 2.4 Hiệu lợi ích thu từ kinh nghiệm: Đầu năm thân xây dựng kế hoạch xếp bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt Để từ thực theo kế hoạch đề ra, đồng thời phối hợp với phận có liên quan làm tốt mặt công 12 NHẬN XÉT CỦA NHÀ TRƯỜNG 13 14 MỤC LỤC Nội dung Trang Phần : Thông tin tác giả sáng kiến Phần hai : Nội dung sáng kiến Chương I: Những vấn đề chung 1 Khái quát đặc điểm tình hình quan đơn vị Lý viết kinh nghiệm Mục đích kinh nghiệm Phương pháp nghiên cứu Cơ sở khoa học pháp lý liên quan đến kinh nghiệm Chương II: Nội dung Thực trạng kinh nghiệm Nội dung kinh nghiệm 2.1 Giải vấn đề 2.2 Khả áp dụng kinh nghiệm 2.3 Phạm vi, đối tượng áp dụng kinh nghiệm 2.4 Hiệu quả, lợi ích thu đượccủa kinh nghiệm Chương III Kết luận kiến nghị Kết luận Kiến nghị 15 16