Đánh giá thực trạng đảm bảo chất lượng nhập liệu trong các dự án sô hóa sổ hộ chủ tịch tại công ty cp đầu tư thương mại và phát triển công nghệ fsi

13 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRIỂN KHAI VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN SỐ HÓA TẠI CÔNG TY CÔNG NGHỆ FSI .... 32 CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT LỖI VÀ CẢI TIẾN NÂNG CAO CÔNG TÁC Đ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI

TP.HCM, Tháng 6 năm 2022

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tp HCM, ngày …tháng…năm……

Giảng viên hướng dẫn

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tp HCM, ngày …tháng…năm……

Giảng viên phản biện

LỜI CẢM ƠN

Em mong muốn gửi lời cảm ơn từ tận đáy lòng đến Nhà trường, cũng như đến quý

Cô, Thầy Trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM nói chung và Cô, Thầy Khoa Kinh Tế nói riêng Nhờ những buổi học bổ ích cùng với những truyền dạy liên kết thực

tế về ngành nghề mà em đang hướng tới của thầy cô Khoa Kinh Tế sẽ là những kinh nghiệm đầu đời mà em được tích lũy Nhà trường là nơi mở ra cơ hội cho em đến với doanh nghiệp (DN) từ đó được học hỏi, thử sức với môi trường công việc

Kế đến em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô Tô Trần Lam Giang, GVHD em làm Khóa luận tốt nghiệp Sự tận tình, hết mình của cô trong việc hỗ trợ em đưa ra góp

ý và giải đáp những khúc mắc để em có thể hoàn thiện bài KLTN

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI, chị Lê Nguyễn Thu Quyên (QA phòng TKDA) và anh Nguyễn Khắc Nghĩa (Trưởng ban TKDA) trao cho em được là thực tập sinh QA và học hỏi tại công

ty, cùng các anh chị quản lý dự án chính – “project manager” (PM), nhân viên hỗ trợ quản lý dự án – “leader” (LD) thuộc Phòng Triển Khai Dự Án Số Hóa đã nhiệt tình hỗ trợ em trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Thực tập trong mùa dịch nên chắc rằng những kiến thức và kinh nghiệm mà em tích lũy vẫn còn khá hạn chế và khó tránh sai sót, vì vậy em rất mong nhận được những sự thấu hiểu và góp ý để hoàn thiện hơn bài KLTN

Em xin chân thành cảm ơn

Tp HCM, ngày 21 tháng 5 năm 2022

Sinh viên

Hà Kiều Oanh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Opportunity DPMO Defects Per Million Opportunities

ICR Intelligent Character Recognition

LCL Lower Control Limit

LSL Lower Specification Limited

OCR Optical Character Recognition

OMR Optical Mark Reader

PM Quản lý tổng thể dự án

SIPOC

Supplier-Input-Process-Output-Customer UCL Upper Control Limit

USL Upper Specification Limited

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1 1: Thống kê các dịch vụ kỹ thuật và tích hợp hệ thống công ty đang cung cấp

6

Bảng 1 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2019 – 2021 8

Bảng 3 1: Tổng hợp khối lượng trang quét 17

Bảng 3 2: Kế hoạch TKDA số hóa sổ hộ tịch 18

Bảng 3 3: Thống kê kết quả kiểm tra dữ liệu sai 28

Bảng 4 1: Tính toán DPMO & 6 sigma 37

Bảng 4 2: Bảng xử lý số liệu thống kê số trường hợp lỗi trong tháng 9/2021 39

Bảng 4 3: Phần trăm tích lũy số lần xuất hiện lỗi từ đầu tháng 8/2021 đến cuối tháng 12/2021 41

Bảng 4 4: Thống kê lỗi nhập sai thông tin trường được kiểm từ đầu tháng 8/2021 đến cuối tháng 12/2021 thu được từ phiếu kiểm tra 43

Bảng 4 5: Phân tích nguyên nhân gốc rễ và giải pháp 49

Bảng 4 6: Bảng khảo sát ý kiến LD thực hiện triển khai dự án 52

Bảng 4 7: Bảng dữ liệu định lượng ANOVA 52

Bảng 4 8: Bảng phân tích ANOVA 53

Bảng 4 9: Bảng phân nhóm bằng phương pháp Tukey và mức tin cậy 95% 54

Bảng 4 10: Bảng xử lý số liệu thống kê số lượng lỗi 61

Bảng 4 11: Tính toán DPMO & 6 sigma sau cải tiến 64

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 1: Logo mới của FSI năm 2022 1

Hình 1 2: Giá trị cốt lõi 3

Hình 1 3: Biểu đồ cơ cấu lĩnh vực kinh doanh chính của FSI 3

Hình 1 4: Các nhóm sản phẩm công ty Công nghệ FSI đang cung cấp 5

Hình 1 5: Sơ đồ tổ chức công ty 7

Hình 3 1: Giai đoạn triển khai sơ bộ 14

Hình 3 2: Lưu đồ triển khai đồng loạt dự án số hóa 16

Hình 3 3: Sơ đồ tổ chức thực hiện dự án 19

Hình 3 4: Mô hình triển khai số hóa Hộ tịch 20

Hình 3 5: Lưu đồ Quy trình đảm bảo chất lượng dự án 23

Hình 3 6: Tổng quan kế hoạch QA dự án số hóa 25

Hình 3 7: Quy trình Kiểm tra lỗi nhập liệu 26

Hình 3 8: Chuyển đổi trạng thái dữ liệu 27

Hình 4 1: Kế hoạch thực hiện 34

Hình 4 2: Sơ đồ SIPOC xác định các yếu tố liên quan đến kiểm soát nhập liệu 35

Hình 4 3: Báo cáo thống kê tỷ lệ lỗi / tuần 37

Hình 4 4: Phân tích năng lực quá trình 38

Hình 4 5: Biểu đồ kiểm soát lỗi trước cải tiến 40

Hình 4 6: Biểu đồ Pareto tình hình lỗi trong 4 tháng cuối năm 2021 42

Hình 4 7: Biểu đồ Pareto nhập sai thông tin trường thu được giai đoạn 8/2021 - 12/2021 44

Hình 4 8: Sơ đồ nhân quả về nguyên nhân lỗi nhiều sau cập nhật 45

Hình 4 9: Sơ đồ phân tích nguyên nhân gốc rễ và giải pháp 48

Hình 4 10: Biểu đồ phân tích ANOVA 4 nguyên nhân chính 53

Hình 4 11: Biểu đồ kiểm soát tỷ lệ lỗi nhập liệu sau khi nhập liệu 62

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN ii

LỜI CẢM ƠN iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC HÌNH vii

MỤC LỤC viii

LỜI MỞ ĐẦU xi

1 Lý do lựa chọn đề tài xi

2 Mục tiêu nghiên cứu xii

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu xii

4 Phương pháp nghiên cứu xii

5 Kết cấu các chương của báo cáo xii

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI 1

1.1 Tổng quan về công ty 1

1.1.1 Thông tin chung về công ty 1

1.1.2 Lịch sử hình thành 2

1.1.3 Sứ mệnh - Tầm nhìn - Giá trị cốt lõi 2

1.1.4 Lĩnh vực hoạt động 3

1.1.5 Sơ đồ tổ chức Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI – Chi nhánh TP.HCM 7

1.1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2019 – 2021 8

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 9

2.1 Tổng quan về chất lượng 9

2.2 Đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng 10

2.1.1 Đảm bảo chất lượng 10

2.2.2 Kiểm soát chất lượng (QC) 10

2.3 Các công cụ hỗ trợ quản lý chất lượng 11

2.3.1 Tiếp cận và giải quyết vấn đề theo mô hình 6 sigma 11

2.3.2 Nhóm công cụ thu thập và mô tả 11

2.3.3 Nhóm công cụ đo lường và phân tích nguyên nhân 12

2.3.4 Công cụ cải tiến liên tục - Kaizen 13

2.3.5 Nhóm công cụ biểu đồ kiểm soát - Control charts 13

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRIỂN KHAI VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN SỐ HÓA TẠI CÔNG TY CÔNG NGHỆ FSI 14

3.1 Tổng quan quy trình triển khai dự án số hóa 14

3.1.1 Giai đoạn triển khai sơ bộ 14

3.1.2 Giai đoạn triển khai đồng loạt 16

3.2 Thực trạng quy trình triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch 17

3.2.1 Kế hoạch triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch 18

3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện dự án của Bộ phận TKDA số hóa 19

3.2.3 Thực trạng triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch 20

3.3 Thực trạng quá trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa 22

3.3.1 Quy trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa 23

3.3.2 Thực trạng đảm bảo chất lượng nhập liệu dự án số hóa 24

3.3.3 Thực trạng bảo mật thông tin – An toàn ANTT 31 3.4 Đánh giá quá trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa tại Công Ty Công Nghệ

3.4.1 Những điểm phù hợp 32

3.4.2 Những điểm chưa phù hợp 32

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT LỖI VÀ CẢI TIẾN NÂNG CAO CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN SỐ HÓA TẠI CÔNG TY CÔNG NGHỆ FSI 34

4.1 Làm rõ yếu tố liên quan đến quá trình kiểm soát chất lượng nhập liệu 34

4.2 Đề xuất áp dụng một số công cụ kiểm soát chất lượng để kiểm soát lỗi sau khi Cập nhật phần mềm 36

4.2.1 Áp dụng công cụ kiểm soát đo lường quy trình xác định lỗi chính 36

4.2.2 Phân tích quá trình kiểm soát chất lượng dữ liệu nhập 41

4.2.3 Cải tiến quy trình bằng Kaizen 55

4.2.4 Kiểm soát lỗi sau cải tiến 60

KẾT LUẬN 65

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

PHỤ LỤC 69

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Trước khi có nền tảng quản lý hộ tịch điện tử, quá trình đăng ký và bảo quản sổ hay

hồ sơ theo truyền thống có nhiều bất cập như: Tốn không gian diện tích lưu trữ, bảo quản hồ sơ gặp nhiều trở ngại, cán bộ phải tự viết tay vào giấy tờ hộ tịch… Chính vì vậy, số hóa là giải pháp hàng đầu để giải quyết rắc rối trên

Trong quá trình số hóa dữ liệu hộ tịch, một sai sót nhỏ cũng có có thể gây ra các lỗi nhập liệu hoặc rò rỉ thông tin, do cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử được kết nối với CSDL quốc gia về dân cư nên một cá nhân có thể dễ dàng quản lý hoặc tìm ra thông tin của mình Từ đó có thể thấy được tầm quan trọng thông tin dữ liệu hộ tịch điện tử của Chính phủ, cần có những biện pháp đảm bảo an toàn an ninh thông tin (ANTT) và đảm bảo bảo mật Nhà nước, đồng thời đơn vị thi công (ĐVTC) dự án số hóa sổ hộ tịch cũng phải đảm bảo cả chất lượng dữ liệu được số hóa Đối với ĐVTC, việc để xảy ra sai sót không chỉ ảnh hưởng đến uy tín mà còn có thể dẫn đến các trách nhiệm trước pháp lý Đối với người bị nhập sai thông tin, họ có thể gặp các vấn đề về thủ tục giấy tờ trong tương lai Đối với chủ đầu tư (CĐT), họ phải tốn thêm chi phí cho việc chỉnh sửa lỗi và những vấn đề phát sinh khác Do đó, công tác đảm bảo chất lượng dự án số hóa –

“Quality Assurance” (QA) là vô cùng quan trọng và cấp thiết nhất là đối với việc số hóa

dữ liệu khối lượng lớn như số hóa sổ hộ tịch

Là công ty đứng hàng đầu về lĩnh vực số hóa tại Việt Nam, công tác đảm bảo chất lượng (QA) luôn được chú trọng trong FSI Nó đóng một vai trò rất quan trọng đối với

sự thành công của các dự án số hóa dữ liệu hộ tịch quốc gia hay doanh nghiệp Qua quá trình tìm hiểu và tham gia hỗ trợ công tác đảm bảo chất lượng dự án số hóa, tác giả nhận thấy rằng FSI vẫn còn gặp nhiều bất cập để làm giảm và xóa bỏ sai lỗi Do đó, tác giả

quyết định chọn đề tài “Đánh giá thực trạng đảm bảo chất lượng nhập liệu trong các

dự án số hóa sổ hộ tịch tại Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI” với mong muốn đưa ra những biện pháp làm giảm và kiểm soát các lỗi, đáp

ứng theo định mức có hạn của chi phí và tiến độ dự án

2 Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích quy trình triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch và quy trình QA dự án Qua

đó, tác giả dựa vào những điểm bất cập được tìm ra trong lúc phân tích quy trình, đưa vào phân tích tình trạng lỗi Thông qua các đánh giá của mình, tác giả đề xuất một số giải pháp và cải tiến nhằm nâng cao chất lượng dự án số hóa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát lỗi trong đảm bảo chất lượng dự án

• Phạm vi nghiên cứu: Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI

• Không gian: Phòng triển khai dự án số hóa củaCông ty

• Thời gian: Dữ liệu được tác giả tổng hợp trong khoảng thời gian từ năm

2018-2022

4 Phương pháp nghiên cứu

• Phương pháp thực nghiệm: Tác giả mô phỏng quá trình có vấn đề Dựa trên quan sát và đo lường các hiện tượng do bản thân nghiên cứu, trực tiếp trải nghiệm và kinh nghiệm của BQL để thu thập dữ liệu

• Phương pháp định tính: Đặt ra những câu hỏi để phỏng vấn anh/ chị QA, và nhân

sự kiểm soát dữ liệu (QC) tại mỗi công đoạn dự án số hóa về tình trạng lỗi và cách kiểm tra lỗi Ngoài ra, tác giả còn liên hệ đội quản lý tại dự án số hóa để kịp thời nắm bắt những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình xử lý lỗi

• Phương pháp định lượng: Tổng hợp và phân tích số liệu từ các báo cáo QA, QC hằng ngày và tháng Xử lý số liệu bằng phương pháp thống kê mô tả

5 Kết cấu các chương của báo cáo

Kết cấu khóa luận tốt nghiệp bao gồm 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 3: Thực trạng công tác triển khai và đảm bảo chất lượng dự án số hóa tại công

ty công nghệ FSI

Chương 4: Đề xuất giải pháp kiểm soát lỗi và cải tiến nâng cao công tác đảm bảo chất lượng dự án số hóa tại công ty công nghệ FSI

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU

TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI

1.1 Tổng quan về công ty

1.1.1 Thông tin chung về công ty

• Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI

• Tên ngắn gọn: Công ty Công nghệ FSI

• Tên quốc tế: FSI TECHNOLOGY DEVELOPMENT AND TRADING INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

• Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước

• Số lượng nhân viên: 350 nhân viên chính thức và 200 cộng tác viên tính đến 5/2021

• Logo công ty:

Hình 1 1: Logo mới của FSI năm 2022

Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự

• Ngày 8/10/2015, FSI chính thức thành lập chi nhánh văn phòng có trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh

• Từ 2016 – 2018: FSI đứng trong top 50 DN hàng đầu trong lĩnh vực CNTT tại Việt Nam do tổ chức uy tín về CNTT (VINASA) bầu chọn; đạt chứng nhận quản

lý chất lượng (QLCL) ISO 9001:2015 do DAS- Vương quốc Anh cấp

• Từ 2019 – 2021: FSI đứng trong top 10 DN CNTT hàng đầu tại Việt Nam (VINASA)

1.1.3 Sứ mệnh - Tầm nhìn - Giá trị cốt lõi

• Sứ mệnh: Bằng cách sáng tạo, tìm ra giải pháp đổi mới công nghệ giúp doanh nghiệp và tổ chức Việt càng ngày càng tiến bộ

• Tầm nhìn: FSI tham vọng có thể phát triển các giải pháp chuyển đổi số để năm

2023 có thể tiến ra ngoài Đông Nam Á và nằm trong Top 10 của khu vực

• Giá trị cốt lõi: FSI luôn mong muốn tạo nơi làm việc năng động, và sáng tạo,

thúc đẩy tình đoàn kết trong nhân viên và trách nhiệm trong công việc Tận tâm

đem đến cho khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất

Hình 1 2: Giá trị cốt lõi

Nguồn: Tài liệu nội bộ

1.1.4 Lĩnh vực hoạt động

Hình 1 3: Biểu đồ cơ cấu lĩnh vực kinh doanh chính của FSI

Nguồn: Phòng Kinh doanh

Trong năm 2021, dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi số chiếm tỷ phần về doanh thu mang lại cho công ty cao nhất (43%) trong cơ cấu doanh thu từ kinh doanh tại FSI

• Dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi số

Dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp muốn chuyển đổi:

FSI hỗ trợ tư vấn cho khách hàng mô hình DN số phù hợp khi có yêu cầu Thông qua việc sử dụng các công nghệ do chính công ty nghiên cứu và phát triển hỗ trợ việc chuyển đổi

Phần mềm

Phần mềm quản trị văn bản, dữ liệu, kho lưu trữ Docpro

Phần mềm hệ thống quản lý CSDL và thông tin DocEye

Phần mềm hộ tịch

Phần mềm thiết lập CSDL số hóa - D-IONE

Phần mềm L-IONE để họp trực tuyến

Công nghệ

Công nghệ H-IONE giúp nhận dạng chữ viết tay

Công nghệ OCR hay OMR trích xuất văn bản từ tệp hình ảnh

Công nghệ ICR xử lý chữ viết tay

Công nghệ I-ONE bóc tách thông tin từ tập tin scan

• Giải pháp số hóa

Dịch vụ số hóa - BPO:

Cho thuê máy scan

Scan tài liệu nơi CĐT yêu cầu, hoặc khu vực thi công của FSI

Dịch vụ tích hợp chuyển đổi số, nhập liệu

• Phân phối thiết bị số hoá

Máy scan tài liệu của các hãng: PLUSTEK, BOOK2NET, LMI, KODAK, ROWE…

Độc quyền máy scan khổ lớn mang thương hiệu: CONTEX, ROWE, BOOK2NET… Máy scan robot mang thương hiệu: QIDENUS

Máy scan 3D mang thương hiệu: SOL, LMI, SMA…

Hình 1 4: Các nhóm sản phẩm công ty Công nghệ FSI đang cung cấp

Nguồn: Tài liệu nội bộ

• Tích hợp công nghệ hiện đại và dịch vụ bảo trì kỹ thuật

Bảng 1 1: Thống kê các dịch vụ kỹ thuật và tích hợp hệ thống công ty đang cung cấp

Nguồn: Phòng kinh doanh

Là công ty trong ngành CNTT, FSI luôn cập nhật những công nghệ / phần mềm mới nhất để nhân viên có cái trải nghiệm thực tế, am hiểu được sản phẩm của mình Thông qua đó, có thể hiểu được khách hàng và đem lại cho họ những sản phẩm ưu việt nhất

Ảo hóa, điện toán đám

mây

Dịch vụ CSDL

Hạ tầng trung tâm dữ liệu Dịch vụ rà soát, đánh giá

an ninh thông tin

Truyền thông hợp nhất Tư vấn quy hoạch và kiến

trúc hệ thống CNTT

1.1.5 Sơ đồ tổ chức Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI – Chi nhánh TP.HCM

Hình 1 5: Sơ đồ tổ chức công ty

Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự

Trong đó bộ phận TKDA số hóa sẽ phụ trách chính các công việc về dịch vụ như số hóa hay chuyển đổi tài liệu, hỗ trợ các DN và các (Bộ / Ngành) của địa phương thiết lập CSDL điện tử

1.1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2019 – 2021

Bảng 1 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2019 – 2021

Nguồn: Phòng Tài chính kế Toán

Trước khi Covid-19 bùng phát, từ năm 2019 đến năm 2020, doanh thu FSI tăng 97.247.622.299 VNĐ tương ứng với mức tăng 44.10% Tổng lợi nhuận tăng 82.167.335.480 VNĐ ứng với mức tăng 48.88%

Trong giai đoạn dịch bệnh từ năm 2020 đến năm 2021, hoạt động kinh doanh của FSI cũng bị ảnh hưởng ít nhiều như các DN khác Tuy nhiên, so với các DN sản xuất hàng hóa tiêu dùng, FSI với lợi thế là DN cung ứng dịch vụ nên mức độ ảnh hưởng có thể xem là ít nghiêm trọng hơn Doanh thu của FSI tăng 86.541.712.910 VNĐ, tương đương 27.24% năm trước Tổng lợi nhuận tăng 71.288.323.502 VNĐ, tương ứng với 26.23%

Có thể thấy FSI có sự tăng trưởng khá tốt về mặt doanh thu và lợi nhuận trong 3 năm 2019, 2020 và 2021 Tuy nhiên, mức tăng trưởng của công ty trong giai đoạn 2020-

2021 tăng trưởng có phần chậm hơn so với giai đoạn 2019 – 2020 do ảnh hưởng của đợt bùng phát dịch bệnh covid – 19 và các đợt giãn cách xã hội để chống dịch

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Tổng quan về chất lượng

Sự cạnh tranh toàn cầu do quá trình hội nhập kinh tế giữa các quốc gia, khách ngày càng khắt khe trong việc lựa chọn sản phẩm tốt nhưng phi phí phải thấp Mặt khác, một nghiên cứu chỉ ra rằng lòng trung thành của khách hàng có thể giảm do việc so sánh chất lượng với giá thành và các tính năng an toàn đi kèm (Cruz, 2015) Những yếu tố trên đã thúc đẩy những nhà sản xuất phải luôn nỗ lực tìm cách làm sao giảm chi phí làm ra sản phẩm mà chất lượng vẫn giữ vững

Theo Kumari và các cộng sự (2013), chất lượng tốt dẫn đến ít khuyết tật do đó chi phí chất lượng kém, giá trị không hiệu quả và tổng chi phí sản xuất sẽ là tối thiểu Trong khi đó Zonnenshain (2020) đã nhấn mạnh chất lượng là chìa khóa tạo lợi thế cạnh tranh cho các DN có thể đứng vững trên thị trường

Chất lượng đạt được khi các yêu cầu đã nêu được đáp ứng đầy đủ Ngoài ra, nó còn

là cách chúng ta mô tả giá trị mà chúng ta cảm nhận được trong các đặc tính bẩm sinh của một sản phẩm Chất lượng đại diện cho một mục tiêu không ổn định trong thị trường cạnh tranh (Feigenbaum, 1982) Trong kinh doanh yêu cầu phải được cụ thể, có thể đo lường được bằng cách thỏa mãn các tiêu chí đặc điểm trong kỹ thuật Không có chất lượng thì không thể kinh doanh được (Crosby, 1979; Cheng, 2011)

Theo Deming (1982), trong chất lượng tính đồng nhất và độ đáng tin cậy có thể dự đoán được với điều kiện chi phí thấp và phải phù hợp với thị trường Sản phẩm có chất lượng phải đáp ứng ít nhất một cách tối thiểu các yêu cầu của người tiêu dùng với chi phí tối thiểu (Mitra, 2016; Juran & Godfrey, 1998) Nhìn chung, chất lượng đều hướng trọng tâm là lấp đầy ham muốn của khách hàng, đúng thông số kỹ thuật, với chi phí thỏa đáng Ngày nay sự ảnh hưởng của chất lượng không chỉ nằm gói gọn ở lĩnh vực sản xuất

mà ngay cả dịch vụ, dự án, hay bất kỳ doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ nếu muốn giữ lòng trung thành của khách hàng cũ và được khách hàng mới tìm kiếm thì phải đảm bảo chất lượng

2.2 Đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng

2.1.1 Đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chất lượng (QA) được thực hiện chủ động, nhằm giám chắc sản phẩm hay

dự án đáp ứng thông số kỹ thuật Tuân thủ ngay lần đầu tiên thay vì phụ thuộc vào việc phát hiện lỗi Tập trung vào tiến trình thay vì sản phẩm đầu ra, phòng ngừa thất bại hay khuyết tật bằng các công cụ thống kê, xác định sớm và đi đến hành động ngăn chặn sự tái diễn (Wingate, 2014) QA cung cấp khả năng bảo vệ dự án khỏi các vấn đề về chất lượng thông qua các cảnh báo sớm về sự cố phía trước, những dự báo sớm đó đóng vai trò quan trọng trong việc phòng ngừa khuyết tật (Mallawaarachchi & Senaratne, 2016)

Những thiết kế về các hoạt động tiến hành đảm bảo chất lượng với mục đích đánh giá tính tin cậy của một dịch vụ hoặc một sản phẩm Bên cạnh đó, để chắc chắn rằng chúng đáp ứng yêu cầu chất lượng (Naik & Tripathy, 2011)

Đảm bảo chất lượng có hai nguyên tắc chính: Tương xứng mục đích - Mục đích đã định về sản phẩm phải được thỏa đáng; Làm đúng ngay từ lần đầu tiên - Tất cả các khiếm khuyết hoặc sai lầm cần được loại bỏ

Đảm bảo chất lượng phục vụ mục đích: Để chắc chắn rằng tất cả đều tốt như các quy trình đang được tuân thủ, sản phẩm thích đáng để sử dụng Đưa ra cảnh báo sớm rằng đang có bất ổn và cần có một số hành động khắc phục

2.2.2 Kiểm soát chất lượng (QC)

Cũng nằm trong chất lượng nhưng khác với QA, khi vấn đề được QC tìm ra nó đã tồn tại và đang gây khó dễ trong thực hiện công việc sao cho chính xác nhất Theo Wingate (2014), kiểm soát chất lượng cốt lõi là quá trình phản ứng với vấn đề Còn theo Naik & Tripathy (2011), những hành động để đánh giá phẩm chất hàng hóa được gọi là kiểm soát chất lượng

Trong số hóa, QC xác thựccác tệp siêu dữ liệu xem đã đáp ứng các nguyên tắc của

tổ chức số hóa chưa (Casey, 2019) Mục tiêu kiểm soát chất lượng là tìm và loại bỏ lỗi, làm thế nào để chi tiêu ít tài nguyên nhưng vẫn đạt được sản phẩm chất lượng cao

2.3 Các công cụ hỗ trợ quản lý chất lượng

2.3.1 Tiếp cận và giải quyết vấn đề theo mô hình 6 sigma

Theo Sontay & Karamustafaoğlu (2017), 6 sigma là những cải tiến để tìm ra và giảm các biến thể không mong muốn và phát triển các mô hình kinh doanh mới Việc thu thập

dữ liệu và sử dụng các phương pháp thống kê để giải quyết vấn đề nhằm cải thiện quy trình

Theo Kanigolla và các cộng sự (2013), một trong những cách thức tiếp cận đặc biệt của 6 sigma là thông qua mô hình DMAIC DMAIC được dùngđể điều tra một cách có

hệ thống nguyên nhân gây ra khuyết tật và đưa ra giải pháp giảm thiểu / xóa bỏ chúng Theo Jirasukprasert và các cộng sự (2014), một số công cụ thống kê, cải tiến, kiểm định giả thuyết và phân tích ANOVA cũng được sử dụng trong cải tiến dự án

2.3.2 Nhóm công cụ thu thập và mô tả

• Phiếu kiểm tra chất lượng

M Magar & B Shinde (2014) cho rằng đo lường và thu thập dữ liệu là nền tảng cho bất kỳ phân tích nào, vì vậy phiếu kiểm tra được xem như cách để thu thập dữ liệu Thông tin có được từ hoạt động kiểm tra cần được phân tầng có thể theo nhóm, vị trí, loại, nguồn gốc… Để có thể lập kế hoạch phân tích nhằm thu được kết quả đầu ra có ý nghĩa Theo Neyestani (2017), phiếu kiểm tra được thiết kế dưới dạng bảng ghi chép lại tần suất suất xảy ra của các lỗi, hỗ trợ QA đánh giá và sắp xếp dữ liệu để sử dụng sau này

• Sơ đồ mối liên quan của “Supplier – Input – Process – Output – Customer”

(SIPOC)

Trong nghiên cứu của Mishra & Sharma (2014), sơ đồ SIPOC được thiết kế để ghi lại các vấn đề xung quanh một quá trình cụ thể nào đó từ đầu đến cuối Nó có thể liên quan đến khách hàng, yêu cầu của họ đối với sản phẩm cũng như đầu vào và đầu ra của quy trình Trong 6 sigma, mô hình SIPOC sẽ được thiết kế từ bước khởi điểm “define” xác định

2.3.3 Nhóm công cụ đo lường và phân tích nguyên nhân

• Biểu đồ Pareto

Neyestani (2017) đã chỉ ra rằng biểu đồ Pareto là một công cụ dùng để tìm sự không phù hợp và trình bày dưới dạng cột từ cao đến thấp tương ứng từ trái sang phải thể hiện mức ưu tiên các vấn đề trong chất lượng Trong khi đó, theo (Juran & DeFeo, 2010), phân tích Pareto là sự so sánh có xếp hạng các yếu tố gây lỗi Mục đích phân tích Pareto

là để thiết lập các ưu tiên trong rất nhiều mầm mống, phân chia các tác động thành một

số nguyên nhân quan trọng sẽ chi phối tất cả các nguyên nhân còn lại

• Biểu đồ nhân quả

Một cách gọi khách là biểu đồ xương cá được dùng với mục tiêu tìm ra những nguồn gây ra tiềm ẩn gây ra chi phối tổng thể một cách có cấu trúc và làm cở sở xây dựng phương hướng để xử lý Theo Magar & Shinde (2014), các loại nguyên nhân có thể có dẫn đến vấn đề phải được xác định là 5M trong sản xuất: Con người (nhân sự); vật tư; phương pháp; máy móc; Điều kiện làm việc Trong ngành dịch vụ xác định 4P đó là con người, mặt bằng thiết bị, chính sách, quy trình (People, Plants & equipment, Policies, Procedures)

Theo Juran & Godfrey (1998), để tạo sơ đồ thì vấn đề được viết ở đầu cá Điểm bắt đầu gốc rễ được thêm vào như những nhánh xương cá xung quanh xương sống Còn theo Patel và các cộng sự (2014), biểu đồ xương cá biểu thị các nguyên nhân và khuyết tật dưới dạng đồ thị, đòi hỏi phải làm việc nhóm giữa các phòng bên liên quan

• Phương pháp đặt câu hỏi “5W-1H”

Trong một nghiên cứu, phương pháp 5W-1H được sử dụng để mô tả và phân tích một vấn đề nhất định Được bắt đầu bằng cách tìm ra lời giải cho 5 chữ W (What, Where, When, Who, Which) Sau đó, trả lời 1 câu hỏi bắt đầu bằng chữ H (How) nhằm để tìm

ra một biện pháp đối phó rõ ràng (Knop & Mielczarek, 2018)

2.3.4 Công cụ cải tiến liên tục - Kaizen

Phương pháp Kaizen nâng cao tương tác nhóm, dựa trên những đóng góp ý tưởng để phát triển của nhiều bên tham gia từ ban quản lý (BQL) dự án tuyến đầu, đến mỗi nhân viên từng công đoạn dự án để xác định các trường hợp cần cải tiến và đề xuất các phương hướng thiết thực Theo Shang & Pheng (2013), Kaizen như một triết lý đảm bảo cải thiện chất lượng, loại bỏ lãng phí, cải tiến hiệu quả và tối đa hóa năng suất

Omotayo và các cộng sự (2018) cho rằng thực hiện Kaizen có thể giảm chi phí nhỏ trong từng công đoạn, gia tăng chất lượng và lợi nhuận Ngoài ra, Kaizen còn giúp giảm lãng phí trong các công đoạn trước và sau khi TKDA Mục tiêu của Kaizen là cải tiến trong các bước nhỏ liên tục theo thời gian và loại bỏ lãng phí ra khỏi quy trình Tuy nhiên, quan niệm của lãnh đạo cần thay đổi từ chỉ đạo, ra lệnh sang hợp thể cùng đề xuất biện pháp cải thiện mọi khía cạnh của công ty (Helmold, 2020)

2.3.5 Nhóm công cụ biểu đồ kiểm soát - Control charts

Theo Ali và các cộng sự (2021), công cụ kiểm soát quá trình thống kê control chart được dùng để nhận diện những thay đổi bất lợi không tự nhiên trong quy trình

Một nghiên cứu khác chỉ ra rằng kiểm soát thống kê nằm trong khu vực giới hạn kiểm soát trên (UCL) và biên giới hạn dưới (LCL) tức là chất lượng tốt, và ngược lại quan sát khi nào nằm ngoài UCL và LCL tức là có vấn đề về chất lượng thì cần phản ứng với sự thay đổi (Neyestani, 2017)

Theo Magar & Shinde (2014), trong sản xuất vấn đề có thể xảy ra do 2 biến thể nguyên nhân chính là ngẫu nhiên (không thể ngăn chặn), có thể chỉ định (có thể ngăn ngừa) Mục đích chính của control chart là phát hiện biến thể đặc biệt có thể chỉ định được và ngăn ngừa các lỗi hay sai sót Điều này rất cần thiết đối với mọi DN và ngành nghề bất kể là DN sản xuất hay DN cung ứng dịch vụ

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TRIỂN KHAI

VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN SỐ HÓA TẠI

CÔNG TY CÔNG NGHỆ FSI

3.1 Tổng quan quy trình triển khai dự án số hóa

3.1.1 Giai đoạn triển khai sơ bộ

Hình 3 1: Giai đoạn triển khai sơ bộ

Nguồn: Tài liệu nội bộ của DN

Mô tả quá trình thực hiện:

Bộ phận “account manager” (AM) lập phiếu yêu cầu triển khai (PYCTK) (xem ở phụ lục 1) và hợp đồng trình ban điều hành (BĐH) phân cấp dự án chia làm 3 loại: Loại A (dự án có doanh thu trên 2 tỷ VNĐ hoặc được BĐH đánh giá có tầm đặc biệt quan trọng), loại B (dự án có doanh thu trong khoảng từ 1 - 2 tỷ VNĐ), loại C (dự án có doanh thu dưới 1 tỷ VNĐ) xem xét phê duyệt PYCTK Với dự án loại A, B: AM tổ chức họp để thông tin về dự án đến các phòng ban liên quan Với dự án loại C chỉ cần gửi email nội dung mà không cần tổ chức họp

Ban giám đốc trung tâm triển khai dự án (BGĐ TKDA) tổ chức thành lập các đội TKDA Xác định vai trò PM (Quản lý dự án), xác định số lượng LD và phân công nhiệm

vụ kiểm soát cho các LD đó

Ở bước khảo sát tiền thi công, AM đặt lịch khảo sát và làm việc với CĐT để họ ký

biên bản PM xác định chi tiết yêu cầu của CĐT như: Khối lượng công việc, phạm vi, yêu cầu kỹ thuật, mặt bằng và điều kiện thi công

Kế đến bước “kick-off” khởi động dự án, PM tiến hành họp nội bộ tìm các phương

hướng, cách thức triển khai

Lập kế hoạch và dự toán thi công sơ bộ sẽ được PM dựa trên: Nội dung hợp đồng,

thiết kế thi công đã được trình duyệt, các tài liệu khác nếu có để lập PM phối hợp với các phòng, bộ phận liên quan để chuẩn bị thi công, QA sẽ kiểm tra quá trình chuẩn bị Giai đoạn thi công pilot, QA kiểm tra quá trình pilot, ghi nhận năng suất, đánh giá chất lượng thực, tìm yếu tố tác động vào năng suất, đánh giá tuân thủ quy chế thi công

QA báo cáo thi công sơ bộ việc kiểm tra quá trình pilot, ghi và báo cáo việc tuân thủ quy chế thi công

3.1.2 Giai đoạn triển khai đồng loạt

Hình 3 2: Lưu đồ triển khai đồng loạt dự án số hóa

Nguồn: Tài liệu nội bộ của DN

Mô tả quá trình thực hiện:

Ở bước đầu tiên, lập kế hoạch và dự toán thi công đồng loạt và bước chuẩn bị thi công tương tự như việc chuẩn bị và lên kế hoạch trong giai đoạn triển khai sơ bộ Công

đoạn thi công đồng loạt, PM có thể yêu cầu hỗ trợ vật tư, nhân lực khi cần thiết

PM giao cho các đội hỗ trợ quản lý giám sát từng phần công việc cụ thể của các

LẬP KẾ HOẠCH,

DỰ TOÁN THI CÔNG ĐỒNG LOẠT

CHUẨN BỊ THI CÔNG

THI CÔNG ĐỒNG LOẠT KIỂM SOÁT THỰC HIỆN DỰ ÁN

NGHIỆM THU KHÁCH HÀNG

THANH, QUYẾT TOÁN

BÁO CÁO TỔNG KẾT DỰ ÁN NGHIỆM THU

TỔNG THỂ VỚI KHÁCH HÀNG

LƯU HỒ SƠ XEM XÉT

PHÊ DUYỆT

OK

NOK

OK NOK

tra mẫu (mẫu chọn đảm bảo đủ hạng mục, đủ nhóm nhân sự, đủ loại tài liệu), quản lý nhân sự tại địa bàn được giao và trình bày với CĐT khi cần thiết QA xác định các nội dung và thời điểm các hạng mục thi công phải hoàn thành đối với từng dự án, lập checklist (xem ở phụ lục 2) kiểm tra với từng dự án

Giai đoạn kiểm soát thực hiện: PM theo dõi, kiểm soát tiến độ, chi phí thực hiện với

kế hoạch Khi nhận thấy có dấu hiệu phát sinh về các vấn đề trên cần có biện pháp điều chỉnh kịp thời QA định lượng, đánh giá tuân thủ, quan sát giữa thực tế với dự kiến về tiến độ, nguồn lực, kết quả thu được của từng công việc, kịp thời có những cảnh báo nếu

có thay đổi so với kế hoạch, kết quả thu được của từng công việc Giám sát và chất lượng thi công, chuẩn hóa giải pháp các lỗi và yếu tố gây lỗi cần được kiểm soát để ngăn ngừa lặp lại

Bước nghiệm thu khách hàng ĐVTC sẽ bàn giao hồ sơ, nghiệm thu sản phẩm dự án,

chuyển giao công nghệ đốc thúc để tiến hành đến bước thanh & quyết toán

Cuối cùng, QA báo cáo tổng kết dự án về tình trạng TKDA, đưa ra điểm phù hợp, chưa phù hợp để rút kinh nghiệm, phương án cải tiến

3.2 Thực trạng quy trình triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch

• Mã dự án: FHTDN2

• Phạm vi thực hiện: Địa bàn tỉnh Đồng Nai – Giai đoạn 2

• Khối lượng triển khai:

Bảng 3 1: Tổng hợp khối lượng trang quét

Đơn vị

Giai đoạn II (Từ 01/01/2007 đến 31/12/2015) Trang A3 Trang A4 Trường Hợp

Nguồn: Tài liệu nội bộ của DN

FSI đã ký kết hợp đồng và nhận dự án số hóa sổ hộ tịch tỉnh Đồng Nai lần 2, với khối lượng lên tới 1.383.889 trang A4

3.2.1 Kế hoạch triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch

Bảng 3 2: Kế hoạch TKDA số hóa sổ hộ tịch

Cài đặt phần mềm → Chuẩn bị nhân sự

Chuẩn bị, giao nhận hồ sơ → Quét tài liệu → Kiểm tra kết quả quét → Nhập dữ liệu

→ Kiểm tra kết quả nhập → Nén dữ liệu → Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập → Tích hợp

dữ liệu lên hệ thống → Chuyển giao

Nghiệm thu và bàn giao → Nghiệm thu tổng thể dự án

Nguồn: Tài liệu nội bộ của DN

3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện dự án của Bộ phận TKDA số hóa

Hình 3 3: Sơ đồ tổ chức thực hiện dự án

Nguồn: Tài liệu nội bộ của DN

Trong đó BĐH ban hành và chỉ thị trực tiếp khi phát sinh các vấn đề lớn của dự án BGĐ TT TKDA phụ trách duyệt các kế hoạch tổng thể, xử lý các đề xuất từ dự án với BĐH PM lên phương án phù hợp, đề xuất về kỹ thuật, công nghệ, chi phí… Báo cáo định kỳ dự án cho BĐH và CĐT QA tham gia giám sát quy trình, đưa ra các cảnh báo khi có bất thường, có trách nhiệm về tiến độ, chi phí, chất lượng toàn bộ dự án Trưởng nhóm triển khai (PO) thay mặt PM quản lý toàn bộ dự án, xử lý phát sinh LD quản lý toàn phần công việc triển khai thuộc phạm vi phụ trách, tiếp nhận đào tạo Nhân sự triển khai, QC chịu sự điều phối của LD triển khai tại địa bàn thi công

3.2.3 Thực trạng triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch

Hình 3 4: Mô hình triển khai số hóa Hộ tịch

Nguồn: Tài liệu nội bộ của DN

Mô tả thực hiện 4 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Nhận và phân chia dạng sổ

Bước 1.1: Thực hiện thu nhận, phân dạng loại sổ hộ tịch gốc một cách logic phục vụ

cho số hóa làm nguyên liệu đầu vào cho khâu scan, giúp BQL kiểm soát tài liệu trong

Giai đoạn 2: Quét sổ hộ tịch thành các tập tin dữ liệu excel, kiểm tra tập tin đầu ra

Bước 2.1: Tiến hành scan hoặc chụp các sổ cần số hóa đã được phân loại, sao chép

nội dung tài liệu giấy sang định dạng số bằng việc sử dụng các dòng máy scan Sau đó tiến hành kiểm tra tập tin excel:

Lần 1: QC kiểm hết 100% đầu ra

Lần 2: QA kiểm ngẫu nhiên 30% đầu ra

QA xác định chất lượng bản quét có đảm bảo độ phân giải: 300 dpi và rõ ràng hay không

Bước 2.2: Các tập tin quét trong cùng một sổ được nén lại thành 1 tập tin riêng Bước 2.3: Bóc tách một số hoặc tất cả thông tin trong trang PDF và lưu dưới dạng

các trường thông tin có ích Giúp tạo dựng CSDL để khai thác, phục vụ cho nhiều mục đích trong tương lai OCR là một phương thức tự động lấy thông tin được áp dụng nhằm

hỗ trợ quá trình nhập liệu

Kết quả: Sổ hộ tịch đã được tạo thành 2 phần là tập tin excel chứa thông tin được

nhập và tập tin zip chứa các trang được quét

Giai đoạn 3

Bước 3.1: Kết quả của giai đoạn 2 sẽ được cập nhật lên hệ thống thông tin điện tử

quốc gia Dữ liệu được nhập bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc sử dụng công cụ OCR chuyển văn bản dạng scan sang dạng văn bản máy có thể đọc được

Bước 3.2: Thực hiện rà soát, đối chiếu giữa bản gốc và bản sản phẩm của các khâu

trong quy trình số hóa nhằm phát hiện và sửa chữa các sản phẩm lỗi QC kiểm tra 2 lần 100% đầu ra kết hợp QA kiểm tra xác suất 30% nhiều lần liên tục Nếu dữ liệu đạt sẽ tiến hành sao lưu chuyển đổi sang kiểu dữ liệu đợi khách hàng rà soát

Bước 3.3: Đối với những sai lệch so với dữ liệu gốc tiến hành chỉnh sửa dưới sự

giám sát kiểm tra của QC và QA, đến khi đạt thì tiến hành sao lưu và cập nhật

Kết quả: Đơn vị đảm nhận việc số hóa bàn giao tất cả tập tin chứa dữ liệu có liên

quan đến sổ và sổ hộ tịch gốc đến cán bộ quản lý sổ có thẩm quyền của địa phương tương ứng với từng địa điểm triển khai

Giai đoạn 4: Thông báo kết quả đưa lên phần mềm để hỗ trợ CĐT rà soát để phê

duyệt thông tin vừa được đưa lên, tạo lập CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc

Bước 4.1: Duyệt các trường dữ liệu đã được rà soát là không có khác biệt so với sổ

gốc, chuyển sang danh sách chính thức lưu hành trên hệ thống quản lý hộ tịch điện tử

Bước 4.2: Đơn vị số hóa thực hiện nhập liệu bổ sung và cập nhật trực tiếp các trường

hợp sổ phụ đã quét trong giai đoạn 1 của dự án số hoá và có hồ sơ gốc thuộc giai đoạn 2007-2015

Bước 4.3: Chính thức tích hợp các dữ liệu và sao lưu thông tin chính xác của sổ

hộ tịch đã số hóa vào CSDL quản lý hộ tịch điện tử toàn quốc

3.3 Thực trạng quá trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa

Hiện nay FSI QLCL dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và an toàn ANTT theo chuẩn ISO/IEC 27001:2013 Mục tiêu được ban kiểm soát (BKS), BĐH cũng như CĐT đưa ra

đó là dự án số hóa phải tiến hành đúng tiến độ triển khai và bàn giao, bảo đảm về chất lượng và đảm bảo bảo mật ANTT Nhà nước

BĐH cùng toàn thể nhân viên công ty phải ký cam kết tôn trọng, bảo quản thông tin riêng tư của nhân viên và đối tác Mang đến những dịch vụ tốt nhất và các các sản phẩm

ưu việt thỏa mãn CĐT Phát hiện kịp thời các sự kiện và mối đe dọa, chủ động tìm kiếm,

dự đoán mức độ hiển thị mắc lỗi trong tương lai dựa trên dữ liệu hiệu suất trong quá khứ

3.3.1 Quy trình đảm bảo chất lượng dự án số hóa

Hình 3 5: Lưu đồ Quy trình đảm bảo chất lượng dự án

Nguồn: Tài liệu nội bộ của DN

Ở giai đoạn này, BGĐ gửi bộ phận QA phiếu yêu cầu QA (PYC QA) dự án (xem ở phụ lục 3) Nhận được phiếu, bộ phận QA phối hợp PM dự án lập kế hoạch QA trình BGĐ TT TKDA phê duyệt kế hoạch QA Nếu BGĐ TT TKDA không duyệt thì tiến hành lập lại kế hoạch QA Sau khi được duyệt, QA chuẩn bị nguồn lực, yêu cầu hỗ trợ

từ BGĐ TT TKDA nếu cần

Chuẩn bị xong, đến giai đoạn tiến hành các đợt QA dự án trong suốt thời gian thi công dự án để kiểm soát tiến độ, tuân thủ và chất lượng dự án Mỗi đợt có 1 phiếu kiểm tra QA, mỗi tuần phải có báo cáo QA dự án, từ 3 - 5 ngày sau khi dự án được khách hàng nghiệm thu sẽ báo cáo tổng hợp cuối cùng về QA dự án Cuối mỗi dự án QA sẽ

cùng với PM cập nhật các điểm không phù hợp, biện pháp khắc phục, các phát sinh và

cách xử lý đã thực hiện

Phiếu kiểm tra QA (xem ở phụ lục 4) thể hiện nội dung chính mà QA phải đảm bảo cho dự án bao gồm các đánh giá về tiến độ, chi phí chi thực so với dự tính, chất lượng, tuân thủ dự án Phiếu kiểm tra QA được lập dựa trên việc tổng hợp và phân tích báo cáo

QA hằng ngày và báo cáo vào mỗi 9 giờ sáng thứ 6 hằng tuần để kịp thời thông tin đến BGĐ TT TKDA số hóa tình hình thực hiện Cùng với đó nếu có bất kỳ lỗi sai nào so với

kế hoạch QA cũng kịp thời nắm bắt và đưa ra đến PM, LD từ đó cùng nhau đóng góp ý tưởng tìm ra giải pháp khả thi

3.3.2 Thực trạng đảm bảo chất lượng nhập liệu dự án số hóa

Hình 3 6: Tổng quan kế hoạch QA dự án số hóa

Nguồn: Bộ phận QA

• Quy trình thực hiện đảm bảo chất lượng nhập liệu sổ hộ tịch:

Dữ liệu sẽ được nhà thầu nhập vào tập tin excel và bàn giao lại cho đơn vị triển khai

số hóa tiếp nhận và kiểm tra Nếu dữ liệu sai sót yêu cầu bên nhà thầu nhập liệu lại hoặc tiến hành chỉnh sửa lỗi lại, còn dữ liệu đúng sẽ được đưa lên phần mềm quản lý hộ tịch