giải pháo hoàn thện chất lượng dịch vụ tại văn phòng công chúng

Đề tài Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ công chứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng MỤC LỤC Lời cam đoan 1 Lời cảm ơn 2 MỞ ĐẦU 3 1 Lý do lựa chọn cơ quan và nội dung thực tập 3 2 Đối t.

Đề tài: Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn MỞ ĐẦU Lý lựa chọn quan nội dung thực tập Đối tượng phạm vi nghiên cứu .4 Mục đích nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu .6 Cấu trúc báo cáo thực tập PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP .7 1.1 Lịch sử hình thành văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng .7 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng 1.3 Lĩnh vực hoạt động văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng 14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CƠNG CHỨNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG 16 2.1 Thực tiễn quy định pháp luật hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng 16 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng .17 2.3 Kết thực hoạt động cung cấp dịch vụ cơng chứng văn phịng công chứng Trần Quang Phụng .19 2.4 Đánh giá chung hoạt động văn phịng cơng chứng 20 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CƠNG CHỨNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG .23 3.1 Giải pháp chung 23 3.2 Giải pháp cụ thể 25 3.3 Kiến nghị hoàn thiện pháp luật 26 KẾT LUẬN 28 Danh mục tham khảo 29 Lời cam đoan Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập phịng cơng chứng Trần Quang Phụng hồn thành hướng dẫn thầy (cô)…là kết nghiên cứu trung thực riêng tơi Trong q trình thực tập, tơi phịng cơng chứng Trần Quang Phụng hướng dẫn hỗ trợ nhiệt tình việc tìm hiểu quy trình cơng chứng, quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực Tôi áp dụng kiến thức học vào thực tiễn hoàn thành nhiệm vụ giao Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập kết cơng sức trí tuệ tơi Nội dung báo cáo thực cách trung thực xác Tất thơng tin kết trình bày báo cáo xác khơng có giả mạo hay chép từ nguồn không xác định Tôi xin chân thành cảm ơn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng cung cấp cho hội để thực tập hỗ trợ tơi q trình hồn thành báo cáo thực tập Xin chân thành cảm ơn! Lời cảm ơn Đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn đến giáo viên truyền đạt kiến thức kinh nghiệm q báu cho tơi suốt q trình học tập Những kiến thức kinh nghiệm giúp hiểu sâu lĩnh vực công chứng chuẩn bị tốt cho q trình thực tập Tơi muốn gửi lời cảm ơn đến toàn thể đội ngũ nhân viên phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, đặc biệt chuyên viên công chứng hướng dẫn hỗ trợ tơi suốt q trình thực tập Sự nhiệt tình, trách nhiệm chuyên nghiệp anh/chị giúp tơi hồn thành nhiệm vụ giao cách tốt Ngồi ra, tơi muốn gửi lời cảm ơn đến sở thực tập cung cấp cho hội thực hành trải nghiệm thực tế Cơ sở thực tập giúp áp dụng kiến thức học vào thực tế, phát triển kỹ kinh nghiệm lĩnh vực công chứng Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến gia đình bạn bè ln động viên, hỗ trợ động viên suốt trình học tập thực tập Báo cáo thực tập kết hỗ trợ giúp đỡ tất đối tượng Tôi biết ơn ghi nhớ giá trị quý báu mà học suốt trình MỞ ĐẦU Lý lựa chọn quan nội dung thực tập Với phát triển kinh tế xã hội, nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng ngày tăng cao Để đáp ứng nhu cầu này, văn phòng công chứng phải nỗ lực để cung cấp dịch vụ chất lượng cao đảm bảo tính xác, minh bạch đáng tin cậy trình thực giao dịch pháp lý Trong bối cảnh đó, văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng uy tín chất lượng …, phải đối mặt với nhiều thách thức cần tìm giải pháp để hồn thiện chất lượng dịch vụ Với mong muốn hỗ trợ cho trình phát triển văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, đề tài tập trung nghiên cứu đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng thơng qua đề tài “Giải pháp hồn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng” Các giải pháp đề xuất dựa phân tích, đánh giá đưa khuyến nghị để văn phòng cơng chứng nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng đồng thời tăng cường cạnh tranh thị trường Với mục tiêu đó, tơi hy vọng đề tài góp phần cung cấp thơng tin kiến thức hữu ích cho văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng khác trình phát triển nâng cao chất lượng dịch vụ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng đề tài "Giải pháp hồn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng" văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng thành phố Hà Nội, Việt Nam Phạm vi nghiên cứu đề tài bao gồm: Phân tích đánh giá hoạt động quy trình cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng Tìm hiểu phân tích nhu cầu, yêu cầu khách hàng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, bao gồm hoạt động quy trình cần cải tiến nâng cao, giải pháp để tăng cường hài lòng khách hàng đáp ứng tốt nhu cầu thị trường Đánh giá hiệu giải pháp đề xuất để hồn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng Mục đích nghiên cứu Mục đích đề tài "Giải pháp hồn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng" tìm hiểu, phân tích đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng công chứng Trần Quang Phụng Cụ thể, đề tài nhằm đáp ứng mục tiêu sau: Phân tích đánh giá trạng hoạt động quy trình cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng Nghiên cứu phân tích nhu cầu, yêu cầu khách hàng dịch vụ cơng chứng văn phịng công chứng Trần Quang Phụng Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, bao gồm hoạt động quy trình cần cải tiến nâng cao, giải pháp để tăng cường hài lòng khách hàng đáp ứng tốt nhu cầu thị trường Đánh giá hiệu giải pháp đề xuất để hoàn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, từ đưa kết luận đề xuất hướng phát triển tương lai Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài "Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng" bao gồm: Tìm hiểu phân tích trạng hoạt động quy trình cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng Nghiên cứu phân tích nhu cầu, yêu cầu khách hàng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, bao gồm hoạt động quy trình cần cải tiến nâng cao, giải pháp để tăng cường hài lòng khách hàng đáp ứng tốt nhu cầu thị trường Đánh giá hiệu giải pháp đề xuất để hồn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, từ đưa kết luận đề xuất hướng phát triển tương lai Tổng hợp trình bày kết nghiên cứu, để cung cấp thông tin hữu ích cho văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng đối tượng có liên quan việc nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu đề tài "Giải pháp hồn thiện chất lượng dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng" bao gồm: Phương pháp khảo sát phân tích tài liệu: Để tìm hiểu phân tích trạng hoạt động quy trình cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, ta sử dụng phương pháp khảo sát phân tích tài liệu như: tài liệu liên quan đến quy trình, hướng dẫn quy định cơng chứng; báo cáo hoạt động văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng; đánh giá phản hồi khách hàng chất lượng dịch vụ Phương pháp điều tra trực tiếp: Để nghiên cứu nhu cầu, yêu cầu khách hàng dịch vụ công chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng, ta sử dụng phương pháp điều tra trực tiếp, cách thực khảo sát, vấn khách hàng trực tiếp văn phịng cơng chứng Cấu trúc báo cáo thực tập Ngoài phần Mở đầu Kết luận Nội dung đề tài gồm chương sau: CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CƠNG CHỨNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CƠNG CHỨNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP 1.1 Lịch sử hình thành văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng Văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng thành lập từ năm 1995 Buôn Ma Thuột tỉnh Đak Lak, Việt Nam Tên gọi văn phòng theo tên người sáng lập văn phịng ơng Trần Quang Phụng - luật sư có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực pháp lý Trong suốt 25 năm hoạt động, văn phòng công chứng Trần Quang Phụng trở thành địa uy tín đáng tin cậy cho hoạt động công chứng thủ tục pháp lý khu vực hoạt động Văn phòng trang bị đầy đủ thiết bị đại, đội ngũ nhân viên tay nghề cao giàu kinh nghiệm Các dịch vụ mà văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng cung cấp bao gồm: chứng thực, công chứng, xác nhận chữ ký, y chính, dịch thuật cơng chứng, dịch vụ liên quan đến thủ tục pháp lý Văn phòng nhiều khách hàng đánh giá cao tính chun nghiệp, nhanh chóng đảm bảo riêng tư thông tin khách hàng Trong tương lai, văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng tiếp tục phát triển nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng thời đại số hóa 1.2 Phụng Cơ cấu tổ chức văn phịng cơng chứng Trần Quang Văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng có cấu tổ chức gồm phận chức sau: + Bộ phận trưởng phịng văn phịng cơng chứng có chức nhiệm vụ quan trọng việc quản lý, điều hành đảm bảo hoạt động phịng cơng chứng Cụ thể, chức nhiệm vụ phận trưởng phòng bao gồm:  Quản lý điều hành hoạt động phịng cơng chứng theo quy định pháp luật quy định liên quan  Xây dựng triển khai kế hoạch, chương trình hoạt động phịng cơng chứng  Quản lý phân công công việc cho nhân viên phịng cơng chứng, đảm bảo hoạt động phịng cơng chứng diễn thuận lợi, hiệu  Đảm bảo tính xác minh bạch dịch vụ công chứng dịch thuật công chứng  Quản lý bảo vệ thông tin, liệu, tài liệu khách hàng phịng cơng chứng chính, công chứng hợp đồng, giấy tờ pháp lý, văn định, giấy chứng nhận dịch vụ khác liên quan đến pháp luật Cung cấp dịch vụ dịch thuật cơng chứng: Văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng từ ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác dịch thuật hợp đồng, di chúc, giấy khai sinh, giấy tờ liên quan đến kinh doanh giấy tờ pháp lý khác Cung cấp thông tin, tư vấn pháp luật: Văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng cung cấp thông tin tư vấn cho khách hàng thủ tục pháp lý, giấy tờ cần thiết, quy trình thực thông tin khác liên quan đến lĩnh vực pháp luật Thực nhiệm vụ khác liên quan đến pháp luật: Văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng yêu cầu thực nhiệm vụ khác liên quan đến pháp luật giải tranh chấp, tham gia phiên tòa, cung cấp chứng từ giấy tờ liên quan đến vụ kiện hoạt động khác - Nhiệm vụ Nhiệm vụ văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng bao gồm: Thực dịch vụ cơng chứng: Văn phịng công chứng Trần Quang Phụng thực dịch vụ công chứng chứng thực, xác nhận chữ ký, y chính, cơng chứng hợp đồng, giấy tờ pháp lý, văn định, giấy chứng nhận dịch vụ khác liên quan đến pháp luật Cung cấp dịch vụ dịch thuật cơng chứng: Văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng từ ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác dịch thuật hợp đồng, di chúc, giấy khai sinh, giấy tờ liên quan đến kinh doanh giấy tờ pháp lý khác Cung cấp thông tin, tư vấn pháp luật: Văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng cung cấp thông tin tư vấn cho khách hàng thủ tục pháp lý, giấy tờ cần thiết, quy trình thực thơng tin khác liên quan đến lĩnh vực pháp luật Đảm bảo tính xác, minh bạch bảo mật thực dịch vụ công chứng dịch thuật công chứng Thực nhiệm vụ khác giao theo quy định pháp luật theo yêu cầu khách hàng Với nhiệm vụ này, văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng đảm bảo mang lại hài lòng tin tưởng khách hàng việc giải vấn đề pháp lý giấy tờ liên quan đến kinh doanh đời sống cá nhân họ - Quyền hạn Quyền hạn văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng quy định pháp luật quy định liên quan Cụ thể, quyền hạn văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng bao gồm: Có quyền thực dịch vụ cơng chứng dịch thuật công chứng theo yêu cầu khách hàng Có quyền yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ, xác hợp lệ giấy tờ, thơng tin tài liệu cần thiết để thực dịch vụ cơng chứng dịch thuật cơng chứng Có quyền yêu cầu khách hàng toán đầy đủ hạn khoản phí liên quan đến dịch vụ cơng chứng dịch thuật cơng chứng Có quyền từ chối thực dịch vụ công chứng dịch thuật công chứng khách hàng không cung cấp đầy đủ, xác hợp lệ giấy tờ, thơng tin tài liệu cần thiết khơng tốn đầy đủ hạn khoản phí liên quan Có quyền giữ bí mật thơng tin khách hàng thông tin liên quan đến dịch vụ cơng chứng dịch thuật cơng chứng Có quyền từ chối công chứng dịch thuật công chứng giấy tờ, tài liệu, hợp đồng nội dung chúng vi phạm pháp luật đạo đức nghề nghiệp Có trách nhiệm đảm bảo tính xác minh bạch thực dịch vụ công chứng dịch thuật công chứng Những quyền hạn giúp văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng thực dịch vụ công chứng dịch thuật công chứng cách chuyên nghiệp, đảm bảo tính xác minh bạch bảo vệ quyền lợi khách hàng CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG 2.1 Thực tiễn quy định pháp luật hoạt động cung cấp dịch vụ cơng chứng Theo đó, quy trình cung cấp dịch vụ công chứng theo pháp luật Việt Nam quy định gồm bước sau: Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ Khách hàng đến trực tiếp gửi đơn qua đường bưu điện, email, fax trang web quan công chứng để đăng ký yêu cầu cung cấp dịch vụ công chứng Hồ sơ đăng ký bao gồm thông tin tên, địa chỉ, mục đích sử dụng số lượng tài liệu cần công chứng Bước 2: Xác nhận hồ sơ Cơ quan công chứng kiểm tra thông tin đăng ký khách hàng để xác nhận tính hợp lệ đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng Bước 3: Tiến hành công chứng Sau hồ sơ xác nhận, quan công chứng tiến hành công chứng tài liệu Việc công chứng bao gồm kiểm tra tính hợp lệ tài liệu, xác nhận chữ ký đóng dấu tài liệu để xác nhận tính xác pháp lý tài liệu Bước 4: Thanh tốn phí dịch vụ Sau hồn thành cơng chứng, khách hàng tốn phí dịch vụ cho quan công chứng theo qui định pháp luật Bước 5: Trả tài liệu cho khách hàng Sau nhận tốn, quan cơng chứng trả tài liệu công chứng cho khách hàng Tài liệu cơng chứng có giá trị pháp lý coi chứng vụ kiện pháp lý 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng 2.2.1 Nhân tố bên Các nhân tố bên ảnh hưởng đến dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng bao gồm yếu tố sau: Đội ngũ nhân viên Đội ngũ nhân viên văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng đóng vai trị quan trọng việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng Sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm tận tâm nhân viên ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng Trang thiết bị cơng nghệ Văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng sử dụng trang thiết bị công nghệ đảm bảo công chứng thực cách xác nhanh chóng Quy trình cơng chứng Quy trình cung cấp dịch vụ công chứng thực qui định pháp luật quy trình nội văn phịng cơng chứng Quy trình cơng chứng cần thực tiêu chuẩn để đảm bảo tính xác pháp lý tài liệu Chất lượng dịch vụ Chất lượng dịch vụ yếu tố quan trọng việc xác định độ hài lòng khách hàng văn phòng công chứng Trần Quang Phụng Chất lượng dịch vụ bao gồm tốc độ thực hiện, tính xác đảm bảo tính bảo mật thơng tin khách hàng 2.2.2 Nhân tố bên Các nhân tố bên ảnh hưởng đến dịch vụ cơng chứng văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng bao gồm: Khách hàng Khách hàng đóng vai trị quan trọng việc xác định chất lượng dịch vụ văn phịng cơng chứng Trần Quang Phụng Sự hài lịng khách hàng đo lường số khách hàng tỷ lệ tái sử dụng dịch vụ, đánh giá trang mạng xã hội, đánh giá trực tiếp từ khách hàng Cạnh tranh từ đối thủ cung cấp dịch vụ công chứng khác