Nâng cao hiệu quả công tác bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I.DOC

Nâng cao hiệu quả công tác bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Em tên là :Lê Thị Như , lớp Kinh tế lao động 47,khoa kinh tế và quản trị nguồn nhân lực

Trên đây là đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác bố trí và sử dụng nhân lực

hợp lý tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I:

Em xin cam đoan đề tài của em không sao chép dưới bất cứ hình thức nào ,và thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà trường

Lời mở đầu

1.Lý do chọn đề tài

Sự mở cửa hội nhập toàn cầu trong lĩnh vực kinh tế ,đặc biệt khi nước ta đã trở thành thành viên chính thức của WTO đã đem lại cho các doanh nghiệp trong nước không ít những thuận lợi ,vận hội mới ,thời cơ mới Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi đó cũng ẩn chứa không ít những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải Một trong những khó khăn mà các doanh nghiệp trong nước đang phải đối mặt đó là sự cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Bởi vậy những doanh nghiệp Việt Nam muốn tồn tại và phát triển phải luôn đổi mới về quy mô hoạt động ,hình thức tổ chức ,công nghệ kinh doanh để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Để đáp ứng cho sự thay đổi này tất yếu các doanh nghiệp phải không ngừng bổ xung lao động cả về số lượng và chất lượng Bởi lao động là nguồn gốc tạo ra của cải vật chất Nó là một yếu tố không thể thiếu của bất kỳ tổ chức và doanh nghiệp nào :Đó là nguồn lực con người,nguồn lực vật chất và tài chính Trong ba yếu tố đó con người luôn là yếu tố quan trọng nhất ,nó làm

biến đổi các nguồn lực khác và làm tăng năng suất xã hội Vì vậy lao động

luôn là điều kiện không thể thiếu của bất kỳ một tổ chức nào ,một doanh nghiệp nào đó dù nhỏ hay lớn thì nhu cầu nhân lực là hang đầu và việc sử dụng và bố trí nhân lực như thế nào cho hợp lý sẽ quyết định đến sự thành công trong doanh nghiệp

Là một sinh viên năm cuối khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân lực ,em nhận thấy tầm quan trọng đặc biệt của vấn đề này Vì vậy em quyết định chọn

đề tài “Nâng cao hiệu quả bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý tại công ty cổ

phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam”

2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu :Với đề tài “Nâng cao hiệu quả bố trí và sử dụng

nhân lực hợp lý tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I”trong chuyên đề này em

đi sâu vào tìm hiểu các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I

Phạm vi nghiên cứu :Trong chuyên đề này em đi sâu nghiên cứu bố trí và sử dụng nhân lực đối với các nhân viên đang làm tại công ty

3.Mục đích nghiên cứu

Trong quá trình thực tập em đi sâu vào tìm hiểu các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty nhằm tìm ra những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó Từ đó tìm ra các giải pháp để khắc phục ,nâng cao hiệu quả bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I ,nâng cao năng suất lao động góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp

4.Phương pháp nghiên cứu

Để hòan thành chuyên đề này em đã sử dụng phương pháp thống kê ,phân tích ,đánh giá và tổng hợp Ngoài ra còn kết hợp với phương pháp phiếu điều tra trong quá trình tìm hiểu Số phiếu phát ra là 25 phiếu ,nội dung của phiếu được trích trong phụ lục

5.Kết cấu chuyên đề

Chuyên đề gồm 3 chương

Chương I: Những vấn đề lý luận về bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý trong công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

Chương II: Thực trạng bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

Chương III:Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam

Chương I:Những vấn đề lý luận về bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý trong công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

1.Vai trò bố trí và sử dụng nhân lực trong tổ chức

1.1 Khái niệm

Nguồn nhân lực trong tổ chức bao gồm “tất cả những người lao động làm

việc trong tổ chức đó ,còn nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm cả thể lực và trí lực”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr7)

Bố trí và sử dụng nhân lực là quá trình sắp đặt nhân viên vào các vị trí

,khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân lực nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc

Mọi doanh nghiệp sau khi tuyển dụng nhân lực đều phải bố trí và sử dụng nhân lực,có nơi tiến hành bố trí rất đơn giản Ngược lại có những nơi công tác bố trí nhân lực được chính quy hóa và được thống nhất về quan điểm

1.2 Vai trò bố trí và sử dụng nhân lực trong tổ chức

Thực tế hiện nay rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng vừa thừa và thiếu nhân sự.Thừa và thiếu ở chỗ có nhiều nhân viên nhưng ít người đáp ứng được yêu cầu công việc với sức ép ngày càng gia tăng Và như vậy mục tiêu chung nhất của bố trí và sử dụng nhân lực là tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc ,phát huy được sở trường làm việc của mỗi người ,từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc ,và qua đó hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp

Để thực hiện mục tiêu chung này cần đảm bảo 3 mục tiêu cụ thể sau đây:

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng số lượng và chất lượng

nhân lực,đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Xuất phát từ thực tế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong thu hút nhân lực ngày càng gia tăng ,bài tóan đảm bảo đủ số lượng và chất lượng trở thành cơ bản nhất và cũng làm bài toán khó khăn đòi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch định nhân sự

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng người đúng việc Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực ,sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm gia tăng năng suất lao động và động lực làm việc của nhân viên

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng thời hạn đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong việc sử dụng lao động.Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh các đột biến về nhân lực trong kinh doanh do tác động đến hưu trí ,bỏ việc.thuyên chuyển công tác …Hoặc trong trường hợp cần đa dạng hóa các loại hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân công đối với các doanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ

2.Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực trong tổ chức

Căn cứ từ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp ,dựa vào quy mô kinh doanh và thực trạng thị trường lao động và quan trọng hơn dựa vào thực trạng nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp để xác định xem doanh nghiệp cần có bao nhiêu cán bộ và nhân viên cho các chức danh cụ thể ,với những tiêu chuẩn gì và vào thời điểm nào sẽ cần.Do vậy nhà quản trị phải biết trù tính để trả lời câu hỏi làm thế nào để có nhân lực phù hợp và làm thế nào để nhân viên phát huy hết sở trường của chính mình

 Bố trí và sử dụngnhân lựcphải theo quy hoạch:

• Trong bố trí và sử dụng nhân lực doanh nghiệp cần có quy hoạch cụ thể để đảm bảo đúng người đúng việc

• Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng mục đích,mỗi doanh nghiệp cần thiết lập cho mỗi nhân viên một mục đích cần đạt được trong mỗi thời kỳ Cũng cần lưu ý rằng là phải biết mạnh dạn trong việc bố trí và sử dụng nhân lực.Nhân sự giỏi là kết quả của quá trình bồi dưỡng mà nên ,cần mạnh tay sử dụng nhân viên để họ xông trong thực hiện những công việc nhiều thử thách

• Khi dự trù nhân lực,ngoài năng lực chuyên môn,bố trí và sử dụng nhân lực phải coi trọng phẩm chất đạo đức ,doanh nghiệp cần sử dụng các tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng của con người là:cần,kiệm ,liêm ,chính

 Bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgic hiệu suất:

Việc bố trí và sử dụng nhân lực phải hướng vào nâng cao hiệu suất công việc “phải dùng người đúng chỗ đúng việc”.Việc bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Đảm bảo tính chuyên môn hóa ,thống nhất quy trình nghiệp vụ trên tòan hệ thống doanh nghiệp

• Đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm ,mục tiêu ,quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi cá nhân ,vị trí ,bộ phận trong doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng

• Đảm bảo có tầm hạn của quản trị phù hợp

Bố trí và sử dụng nhân lực cũng xuất phát từ hiện thực của doanh nghiệp và năng lực của cá nhân ,bố trí và sử dụng nhân lực như vậy phải căn cứ đúng sở trường và các tố chất cũng như mức độ mà mỗi người có thể đạt

được Hơn nữa việc bố trí và sử dụng nhân lực theo nguyên tắc hiệu suất sẽ yêu cầu doanh nghiệp sử dụng nhân viên theo đúng trình độ của họ

 Bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgic tâm lý xã hội

• Khi các doanh nghiệp chú trọng đến yếu tố tâm lý xã hội trong quá trình xây dựng các nhóm thì sẽ đảm bảo nâng cao được hiệu suất lao động chung của cả nhóm

 Bố trí và sử dụng nhân lực phải lấy sở trường làm chính

• Khi bố trí và sử dụng nhân lực theo chuyên môn của từng cá nhân nhằm đảm bảo mỗi nhân viên hứng thú khi thực hiện đúng chuyên môn Một nhân viên thường có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau có thể tham gia vào nhiều công việc khác nhau.Tuy nhiên ,nhà quản trị cần sử dụng phương pháp phân tích đánh giá năng lực để xem xét lĩnh vực chuyên môn nào nhân viên nổi trội nhất và có ích cho tổ chức

 Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân lực

Bố trí và sử dụng nhân lực phải được thực hiện theo nguyên tắc dân chủ tập trung Thống nhất từ cấp cao nhất nhưng phải phân quyền rộng rãi cho các cấp trong hệ thống doanh nghiệp.

3 Nội dung bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý trong tổ chức

Bố trí nhân lực bao gồm :các hoạt động định hướng (hay còn gọi là hội

nhập) đối với người lao động khi bố trí họ vào việc làm mới nhằm làm cho họ thích nghi với môi trường làm việc ,bố trí lại lao động thông qua thuyên chuyển ,đề bạt và xuống chức hay còn gọi là quá trình biên chế nội bộ doanh nghiệp Các doanh nghiệp hay tổ chức sẽ động viên sự đóng góp của người

được thực hiện có chủ định và hợp lý Mặt khác ,các dạng thôi việc như :giãn thợ ,sa thải ,tự thôi việc cũng gây ra những tổn thất ,khó khăn nhất định cho cả hai phía và do đó cũng đòi hỏi phải thực hiện một cách chủ động và hiệu quả tới mức có thể nhất

3.1 Định hướng

Định hướng “là một chương trình được thiết kế nhằm giúp người lao

động mới làm quen với doanh nghiệp và bắt đầu công việc một cách có hiệu suất”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr118)

Một chương trình định hướng được thiết kế và thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện giúp người lao động mới rút ngắn thời gian làm quen với công việc ,nhanh chóng đạt năng suất cao ,giảm chi phí nhập việc.Các chương trình định hướng thường mang là hoạt động ban đầu đối với các nhân viên khi tham gia vào công ty Đồng thời một chương trình định hướng tốt sẽ rút người lao động mới rút ngắn thời gian hòa nhập vào cuộc sống lao động trong doanh nghiệp ,nhanh chóng làm quen với môi trường mới ,có ảnh hưởng tích cực tới hành vi và đạo đức và thái độ của người lao động ,góp phần lôi cuốn họ thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp ,tạo ra sự đồng lòng và tự nguyện giữa người lao động và doanh nghiệp ,khiến cho người lao động cảm thấy thoải mái và công ty như một mái nhà chung Với một chương trình định hướng có hiệu quả ,số người di chuyển khỏi doanh nghiệp ngay từ những tháng đầu tiên cũng giảm rõ rệt và nhờ đó giảm được các chi phí liên quan

Một chương trình định hướng nên bao gồm các thông tin về:

• Chế độ làm việc bình thường hàng ngày (giờ làm việc ,nghỉ ngơi,ăn trưa …)

• Các công việc hàng ngày cần phải làm và cách thực hiện công việc

• Tiền công và phương thức trả công

• Tiền thưởng ,các phúc lợi và dịch vụ

• Các nội quy,quy định về kỷ luật và an toàn lao động

• Các phương tiện phục vụ sinh hoạt ,thông tin và y tế

• Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

• Mục tiêu ,nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ,các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp ,quá trình sản xuất các sản phẩm và dịch vụ đó

• Lịch sử và truyền thống của doanh nghiệp

• Các giá trị cơ bản của doanh nghiệp

Các thông tin đó có thể cung cấp cho người lao động liên tục trong vài giờ hoặc vài tuần đầu tiên ,nhân viên có thể tham gia vào các chương trình định hướng một cách quy mô với sự sử dụng của nhiều phương pháp khác nhau như: Phỏng vấn ,gặp gỡ ,thảo luận theo nhóm ,sử dụng sổ tay nhân viên ,xem phim video ,tham quan …Khi thiết kế và thực hiện chương trình chúng ta cần quan tâm những vấn đề sau:

 Các nội dung định hướng ,thời gian ,địa điểm và phương pháp thực hiện cần được thiết kế và lập thành chương trình ,in thành văn bản và gửi tới người lao động và những người có liên quan(người lãnh đạo trực tiếp ,người đỡ đầu ,bộ phận quản lý nguồn nhân lực )

 Những ấn tượng và kỳ vọng cần đạt được trong chương trình cần được thiết kế một cách cẩn thận ,không nên quá cầu kỳ và cao quá

 Lượng thông tin được cung cấp trong chương trình không nên quá nhiều,cũng

 Mỗi người lao động cần được giúp đỡ bởi một người đỡ đầu ,đây là cách giúp đỡ nhân viên mới ,bao gồm kèm cặp ,chỉ bảo và đánh giá

 Vai trò quan trọng của người lãnh đạo trực tiếp phải được thông qua sự ủng hộ chương trình định hướng của công ty hoặc trực tiếp thực hiện và tham gia thực hiện các hoạt động của công ty

Cần kết hợp sử dụng các thông tin bằng miệng và các thông tin bằng văn bản Ngày nay các thông tin bằng văn bản thường có xu hướng thể hiện dưới

dạng sổ tay nhân viên

3.2 Biên chế nội bộ

Quá trình biên chế nội bộ “ là quá trình bố trí lại người lao động trong

nội bộ doanh nghiệp để nhằm đưa đúng người vào đúng việc” ”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr121)

Mục tiêu cơ bản của biên chế nội bộ trong doanh nghiệp là để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh, và làm cho các nhu cầu trưởng thành và phát triển của các cá nhân phù hợp với yêu cầu phát triển của doanh nghiệp ,với phương châm đôi bên cùng có lợi

Biên chế nội bộ bao gồm các hoạt động thuyên chuyển ,đề bạt và xuống chức

Thuyên chuyển “là việc chuyển người lao động từ công việc này sang

công việc khác hoặc từ địa dư này sang địa dư khác.” ”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr121)

Thuyên chuyển có thể được đề xuất từ phía doanh nghiệp (thuyên chuyển không tự nguyện) khi có các kế hoạch hay sự di chuyển nhân viên ,cũng có thể

đề xuất từ phía người lao động với sự chấp nhận của doanh nghiệp (thuyên chuyển tự nguyện)

Nguyên nhân doanh nghiệp thuyên chuyển nhân viên

 Để điều hòa nhân lực giữa các bộ phận hoặc cắt giảm chi phí ở những bộ phận mà công việc kinh doanh đang bị suy giảm ,hay các bộ phận dư thừa lao động

 Để lấp các vị trí còn trống do các lý do như mở rộng sản xuất ,chuyển đi ,chết ,về hưu ,chấm dứt hợp đồng

 Để sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động,đây là hoạt động thường niên xảy ra hàng năm

Các dạng của thuyên chuyển bao gồm:

Thuyên chuyển sản xuất :xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh ,để

điều hòa lao động ,để tránh phải giãn thợ,

Thuyên chuyển thay thế: nhằm lấp vào các vị trí còn trống ,do các lý

do như nghỉ hưu ,ốm đau

Thuyên chuyển sữa chữa sai sót:nhà quản trị áp dụng hình thức này để

sửa chữa các sai sót trong tuyển dụng hay bố trí lao động ,đây là việc làm diễn ra thường xuyên

Xét về mặt thời gian có 2 loại như sau:

Thuyên chuyển tạm thời :thuyên chuyển trong một thời gian ngắn để điều hòa lao động ,tận dụng lao động tạm thời …

Thuyên chuyển lâu dài :thuyên chuyển trong 1 thời gian dài để đáp

ứng yêu cầu sản xuất ,sữa chữa những sai sót trong bố trí và sử dụng lao động ,để tận dụng năng lực cán bộ,giúp người lao động hòan thiện các kỹ năng trong công việc khác nhau

Các yêu cầu cơ bản đối với công tác thuyên chuyển

• Hoạt động thuyên chuyển này cần quy định rõ ràng về người có quyền đề xuất việc thuyên chuyển và người có quyền và chịu trách nhiệm về việc ra quyết định thuyên chuyển ,thông thường những người lãnh đạo bộ phận và những người có quản lý là những người có quyền đề xuất việc thuyên chuyển Phòng nhân lực có vai trò điều tiết,chỉ đạo,xem xét các vấn đề cũng như trực tiếp đề xuất việc thuyên chuyển ,các quyết định cuối cùng thuộc về người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp

• Khi thuyên chuyển cần đảm bảo sự phù hợp giữa trình độ của người lao động và vị trí làm việc mới ,tiến hành các hoạt động đào tạo và phát triển nhằm cung cấp các kỹ năng cần thiết cho người lao động ,giúp người lao động hoàn thiện các kỹ năng ở các vị trí công việc khác nhau

• Cần chú ý về tiền công ở vị trí hiện tại và tiền công ở vị trí làm việc mới ,đây là điều quan trọng trong hoạt động thuyên chuyển giúp người lao động yên tâm công tác

• Việc thuyên chuyển đối với người lao động có vấn đề về kỷ luật cần phải thực hiện bởi các thủ tục chặt chẽ ,phải có biện pháp giáo dục trước khi thuyên chuyển ,phải được người lãnh đạo ở bộ phận mới chấp nhận Hoạt động thuyên chuyển này phải chú ý đến bộ phận thuyên chuyển đến

Đề bạt

Đề bạt (thăng tiến)là “ việc đưa người lao động vào một vị trí việc làm có tiền lương cao ,có uy tín và trách nhiệm lớn hơn ,có các điều kiện làm việc tốt hơn và các cơ hội phát triển nhiều hơn.” ”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr122)

Mục đích của đề bạt là biên chế người lao động vào các vị trí làm việc còn trống mà vị trí đó được doanh nghiệp đánh giá là cao hơn vị trí của họ , nâng cao hiệu quả trong hoạt động bố trí nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu biên chế cán bộ và phát triển của doanh nghiệp ,đồng thời để đáp ứng nhu cầu phát triển của các cá nhân người lao động

Có hai loại đề bạt

Đề bạt ngang: tức là chuyển người lao động từ một vị trí làm việc ở

một bộ phận này sang một vị trí làm việc ở một bộ phận khác mà không làm ảnh hưởng đến người lao động ,

Đề bạt thẳng :chuyển người lao động từ một vị trí làm việc hiện tại tới

một vị trí cao hơn trong cùng một bộ phận ,do đó hoạt động đề bạt này thường rất được người lao động trông chờ

Các tác dụng của đề bạt sẽ theo hướng tích cực với doanh nghiệp nếu công tác tổ chức được thực hiện tốt

 Đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân lực và phát triển của doanh nghiệp đồng thời tận dụng tài năng của người lao động ,nâng cao vị thế của doanh nghiệp

 Khuyến khích được người lao động phục vụ tốt nhất theo khả năng của mình và phấn đấu nâng cao trình độ nghề nghiệp ,đẩy mạnh các hoạt động đào tạo

 Đây cũng là một trong những tiêu thức giữ chân lao động hay thu hút lao động giỏi đến với doanh nghiệp

Các yêu cầu đối với hoạt động đề bạt

Các quyết định đề bạt cần được đưa ra trước hết trên cơ sở yêu cầu của công việc có thể là yêu cầu trước mắt cũng như các yêu cầu lâu dài ,tức là có

với người lao động thực hiện về trình độ đào tạo,về kiến thức và kỹ năng ,kinh nghiệm và các phẩm chất khác

Người lao động chỉ có thể được đề bạt khi họ đáp ứng được yêu cầu công việc ,đôi khi phải căn cứ vào tiềm năng của họ và thâm niên công tác

Hoạt động đề bạt chỉ có tác dụng khi doanh nghiệp cần có các chính sách hợp lý ,khuyến khích sự phát triển của các cá nhân và các thủ tục rõ ràng và nhất quán ,nhanh chóng nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với người lao động

Một chính sách đề bạt tốt nên thể hiện quan điểm của nhà quản lý là khuyến khích và quan tâm đến việc đề bạt nhằm tạo tiền công cao hơn ,công việc tốt hơn cho người lao động

Các doanh nghiệp ,hay các tổ chức cũng nên xây dựng và sử dụng các thang tiến bộ trong nghề nghiệp (thang công việc,con đường công việc )giúp người lao động nhìn thấy được các khả năng tiến bộ trong doanh nghiệp để họ có các kế hoạch về đào tạo và tích lũy kinh nghiệm trong tương lai.Hệ thống thang tiến bộ có thể theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang ,và những đòi hỏi yêu cầu công việc đối với người lao động

Xuống chức

Xuống chức là “việc đưa người lao động đến một vị trí việc làm có cương vị và tiền lương thấp hơn ,có trách nhiệm và cơ hội ít hơn” ”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr122)

Xuống chức thường là kết quả của việc giảm biên chế hay kỷ luật,hoặc là để sữa chữa việc bố trí lao động không đúng trước đó (do trình độ của cán bộ hay do việc sức khỏe không đáp ứng được yêu cầu của công việc,)Xuống chức thường là yêu cầu khách quan không xuất phát từ phía người lao động.

Xuống chức phải được thực hiện trên cơ sở theo dõi và đánh giá chặt chẽ ,công khai tình hình thực hiện công việc của người lao động,tránh trường hợp gây bất đồng

3.3 Thôi việc

Thôi việc là một quyết định chấm dứt quan hệ lao động giữa cá nhân người lao động và tổ chức Quyết định đó có thể do nguyên nhân về kỷ luật lao động ,về kinh tế ,hoặc do nguyên nhân cá nhân Cho dù đó là nguyên nhân gì thì vai trò của phòng nhân lực là tìm những biện pháp để sự chia tay giữa những người lao động và doanh nghiệp được diễn ra một cách ít tổn hại nhất cho cả hai phía

Trên thực tế có ba dạng thôi việc như sau:giãn thợ ,sa thải và tự thôi việc

Giãn thợ là sự chấm dứt quan hệ lao động giữa người lao động và doanh nghiệp do lý do sản xuất kinh doanh yếu kém ,hay các hợp đồng lao động

Sa thải là các quyết định đối với người lao động bị mắc lỗi nghiêm trọng

Tự thôi việc là quyết định chấm dứt hợp đồng lao động của cá nhân người lao động

4.Sự cần thiết nâng cao hiệu quả bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý trong công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

Nhân lực là yếu tố đầu vào rất quan trọng tại mỗi doanh nghiệp ,nguồn lực này quyết định sự phát triển và thành công của các nguồn lực khác trong doanh nghiệp như máy móc,công nghệ ,đất đai và vốn….Một doanh nghiệp dù có máy móc ,thiết bị hiên, tài chính dồi dào ,một nhà quản trị tài giỏi năng động …nhưng nếu không có đội ngũ lao động giỏi nhiệt tình trong công vịêc thì doanh nghiệp đó cũng không thể hoạt động được.Như vậy để có một đội

ngũ lao động chất lượng thì đó là sự tồn tại và phát triển phồn vinh của một doanh nghiệp

Để có một đội ngũ lao động giỏi đã khó ,sử dụng những lao động này lại càng khó hơn vì vậy ngoài việc đãi ngộ tốt doanh nghiệp cần phải bố trí và sử dụng nhân lực một cách hợp lý nhất sao cho nguồnnhân lựcmang lại hiệu quả cao trong công việc

Bố trí và sử dụng tốt ngoài việc có thể đem lại hiệu quả cao trong công việc còn có thể tránh được các thiệt hại cho doanh nghiệp như :năng suất lao động kém,chất lượng sản phẩm kém ,tai nạn lao động ,không thực hiện được chức năng của mình ….tất cả đều ảnh hưởng đến lợi nhuận ,uy tín của doanh nghiệp

Con người là tài sản quan trọng nhất mà một doanh nghiệp có.Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào tính hiệu quả của cách quản lý con người của bạn _bao gồm cả các quản lý con người của chính bản thân mình ,quản lý nhân viên ,khách hàng ,nhà cung cấp và người cho vay như thế nào !

Cung cách quản lý ,môi trường làm việc mà bạn đem lại cho nhân viên của mình và cách truyền đạt những giá trị và mục đích sẽ quyết định sự thành công của bạn cũng như thành công của doanh nghiệp

Để đạt được mục tiêu và thực hiện các kế hoạch chiến lược bạn cần phải liên kết chặt chẽ ,bố trí các chính sách nhân lực và các thủ tục với mục tiêu kinh doanh Chẳng hạn bạn cần biết rõ khi nào và tại sao phải tuyển dụng nhân viên ,bố trí nhân viên phù hợp ,bạn mong đợi những gì ở họ ,bạn sẽ khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên thế nào để họ phải đạt được các mục tiêu chiến lược kinh doanh

Đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa chất lượng nhân viên ,sử dụng nhân viên đóng vai trò cốt yếu quyết định sự thành công trong kinh doanh Chính nhân tố con người tạo ra năng suất và hiệu quả làm việc khiến chất

lượng hoạt động của cả doanh nghiệp được nâng cao Hơn nữa ,những người mới tuyển vào làm việc được bố trí công việc phù hợp trong doanh nghiệp ,hay bất cứ tổ chức nào sẽ tạo ra văn hóa trong kinh doanh Đây là điểm có thể làm nổi bật lên vị thế và sự khác biệt của một doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh

Có rất nhiều cách để nâng cao hiệu quả thực thi của công tác nhân lực nhưng cách hiệu quả hơn cả là bố trí và sử dụng nhân lực có hiệu quả ,nó chính là một sự đãi ngộ tốt nhất dành cho người lao động Bạn có thể tuyển rất nhiều nhân viên giỏi nhưng những người đó cũng không thể làm được việc nếu bạn bố trí cho họ một công việc không liên quan gì đến chuyên môn ,điều này sẽ làm cho người lao động không có hứng thú trong công việc dẫn đến năng suất lao động giảm ,hiệu quả công việc không cao ….

Trong một công ty ,Giám đốc luôn là người đứng đầu nhưng giám đốc chưa hẳn đã là người giỏi nhất Giám đốc chỉ biết sử dụng những người giỏi hơn mình (bố trí và sử dụng nhân lực thích hợp ).Vì vậy việc tăng cường hiệu lực trong bố trí và sử dụng nhân lực luôn là những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp ,quyết định sự thành công của doanh nghiệp

Chương II:Thực trạng bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

2.1 Khái quát về công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I2.1.1 Giới thiệu về công ty

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam _tên giao dịch là GENERALEXIM ,tiền thân là doanh nghiệp nhà nước được thành lập ngày 15/12/1981 theo quyết định số 1365/TCCB của Bộ Ngoại Thương ( nay là Bộ Công Thương ) và chuyển đổi thành công ty cổ phần năm 2006

Tên giao dịch đối ngoại :Việt Nam National General Export _Import Coporation.

Thời kỳ đầu thành lập hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu ủy thác nhưng sau đó nhanh chóng chuyển sang kinh doanh đa ngành nghề

,trong đó xuất khẩu chiếm khoảng 85 % doanh thu và lợi nhuận hàng năm Trên thị trường trong và ngoài nước công ty luôn được đánh giá cao về uy tín giao dịch và năng sự tài chính lành mạnh ,đáp ứng quy mô kinh doanh ,thực hiện xuất nhập khẩu ủy thác ,tiếp nhận và phân phối hàng viện trợ nhân đạo của Đức Từ chỗ ban đầu chỉ có 50 người làm công tác XNK(thực chất là tiếp nhận hàng viện trợ ) vốn ban đầu chỉ được giao là 139 nghìn đồng.

Trụ sở chính của công ty đặt tại :số 46 Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm ,Tp Hà Nội

Điện thoại : (844)38264009/38262327/38265190 Fax: (84-4)38259894

Ngày nay công ty đã có một nền móng kinh doanh vững chắc với 3 hướng hoạt động dưới mô hình cổ phần năng động Trong hơn 25 năm qua công ty đã trải qua 3 giai đoạn phát triển

Giai đoạn 1:Từ khi thành lập đến năm 1992

Đây là giai đoạn công ty mới thành lập ,nền kinh tế bắt đầu phát triển theo cơ chế thị trường ,cơ chế quản lý kinh tế cũ mới đan xen ,chưa hình thành rõ nét ,nhìn chung chưa có bộ luật điều chỉnh các hoạt động kinh tế cũng như XNK

Các chủ thể tham gia kinh doanh chưa nhiều ,còn nhiều bỡ ngỡ ,sự phát triển của nền kinh tế thị trường dẫn đến vấn đề cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn Đặc biệt với sự ra nhập của các công ty nước ngoài ,những nhược điểm của thị trường Nhà nước do còn non yếu chưa kiểm soát được Sự bao vây cấm vận của Mỹ khiến cho thị trường XNK tưởng chừng như hạn hẹp ,chủ yếu xuất khẩu sang Liên Xô và Đông Âu Khó khăn chồng chất khó khăn khi năm 90-91 khi Liên Xô và Đông Âu tan rã ,trước hoàn cảnh đó công ty đã tập trung mọi nguồn sự để từng bước vượt qua

Với sự đa dạng hóa ,thực hiện kinh doanh tổng hợp ,chủ động nhận thêm các công việc kinh doanh khi thị trường có nhu cầu ,bên cạnh các nhiệm vụ được Bộ giao : bán vật tư xuất khẩu lấy ngoại tệ để nhập vật tư phục vụ hàng xuất khẩu ,giao hàng theo nghị định thư cho Liên Xô( lạc , tinh dầu ,cà phê…)

Giai đoạn này công ty bắt đầu tiến hành XNK ủy thác hàng gia công may mặc (GCMM) và nhập thiết bị sản xuất hàng may mặc bằng cách trừ tiền gia công cho nước ngoài ,

Giai đoạn 2: từ năm 1993-2004

Nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN đang được hình thành và tiếp tục phát triển với nhiều thành phần kinh tế tham gia Những ưu đãi với doanh nghiệp nhà nước dần bị thu hẹp ,thị trường ngày càng mở và có sự cạnh tranh gay gắt Nhà nước đặt ra các chỉ tiêu về quota đối với mặt hàng XNK lớn :gạo,cà phê,gỗ,hàng may mặc đi EU ….để ưu tiên các tổng công ty lớn phát triển nhưng vô hình chung nó đã thu hẹp phạm vi kinh doanh ,ngoài ra nhà nước bắt đầu áp dụng thuế như:thuế XNK ,tiêu thụ đặc biệt ,thuế doanh thu….

Công ty lại có biến động lớn (hợp nhất với công ty PROMEXIM),số lao động tăng lên gấp hai ,có lúc tăng lên gấp bốn khi kết thúc thời kỳ trước ,gây áp sự lên hoạt động của công ty ,nhất là khi lợi nhuận có xu hướng thấp dần ,trong khi do hình thành từ một đơn vị có 90 % hoạt động là lưu thông thương mại thuần túy nên công ty không có lợi thế về nguồn hàng XK,và mạng lưới tiêu thụ hàng XK.

Tuy nhiên giai đoạn này công ty vẫn thành công giải quyết 3 vấn đề cốt lõi là con người,vốn ,lĩnh vực kinh doanh Về chiến lược kinh doanh ,công ty tiếp tục xây dựng và phát triển theo định hướng kinh doanh tổng hợp với 3 lĩnh vực đã nêu trên Danh mục XK của công ty thời kỳ này rất phong phú với

việc phát triển hàng gia công may mặc thành mặt hàng chủ sự ,dù không đạt hiệu quả cao song là yếu tố đảm bảo quy mô kinh doanh và an sinh xã hội ,đồng thời cũng xây dựng một số mặt hàng về xuất khẩu khác nữa ,Ngoài ra công ty còn có thế mạnh NK với các mặt hàng chính như:linh kiện xe gắn máy,xi măng sắt thép ,vật liệu xây dựng phân bón …phương thức hoạt động nhập khẩu chuyển từ ủy thác sang tự doanh ,tranh thủ làm hàng tự nhập,tái xuất ,nhập ODA….có hiệu quả cao.XNK đã thường xuyên chiếm 90% doanh số và nguồn thu lợi nhuận lớn Song song với hoạt động XNK ,công ty đã rõ nét một hướng kinh doanh trụ cột khác là sảnxuất :Đầu tư hàng gia công hàng gia công may mặc ,liên kết tổ chức chế biến XK,tổ chức lắp ráp xe máy.

Hướng kinh doanh thứ ba thời kỳ này là dịch vụ ,,công ty đạt mức lợi nhuận là 7,1 tỷ đồng/năm(so thời kỳ trước là 1 tỷ đồng /năm )

Giai đoan 3: từ năm 2005-2008

Công ty đã thực hiện thắng lợi trong kinh doanh và chuyển đổi thành công ty cổ phần ngày 18/03/2005.Với chiến lược kinh doanh đã xây dựng trong 2 thời kỳ trước ,đến nay công ty đã tiếp tục củng cố và có những thay đổi thích hợp trong quản lý theo mô hình hoạt động kinh doanh mới cũng như theo cơ chế quản lý mới của đất nước

Trong hơn 25 năm hoạt động công ty liên tục hoàn thành vượt mức kế hoạch ,bảo toàn và phát triển được vốn ,đời sống người lao động được nâng cao và nộp ngân sách nhà nước luôn tăng Năm 2007 công ty đạt kim ngạch XNK 57 triệu USD ,nộp ngân sách nhà nước trên 30 tỷ đồng và có lợi nhuận là 5,62 tỷ đồng ,cổ tức đạt 120% so với mức đại hội cổ đông đề ra là 8,5% Đặc biệt là công ty đã giành được huân chương độc lập hạng 3 ,giải thưởng sao vàng đất Việt và được nhiều phần thưởng của nhà nước khác ,được bình chọn là doanh nghiệp XK có uy tín 3 năm liền (2004-2006)

2.1.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Chức năng :

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I Việt Nam được phép xuất khẩu hoặc ủy thác các mặt hàng nông lâm sản ,hải sản ,thủ công mỹ nghệ ,các mặt hàng gia công chế biến ,tư liệu sản xuất và tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu các địa phương,các xí nghiệp thuộc thành phần kinh tế nhà nước ,cung ứng vật tư hàng hóa nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước ,gia công chế biến hàng hóa để xuất khẩu và làm các dịch vụ liên quan đến nhập khẩu

Nhiệm vụ

Công ty có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh và dịch vụ kể cả kế hoạch XNK tự doanh cũng như ủy thác XNK và các kế hoạch liên quan khác Tuân thủ các chính sách ,chế độ quản lý kinh tế ,quản lý XNK và giao dịch đối ngoại Tự tạo nguồn vốn ,quản lý ,khai

thác và sử dụng có hiêụ quả ,thực hiện nghĩa vụ với nhà nước ,chấp hành đầy đủ trong các hợp đồng kinh tế có liên quan Nâng cao chất lượng hàng xuất khẩu ,mở rộng thị trường ra nước ngoài ,thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu Bên cạnh đó còn đào tạo bồi dưỡng đội ngũ nhân viên ,làm tốt mọi nghĩa vụ và công tác xã hội khác

2.1.1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty

Trong hoạt động kinh doanh của công ty được phép vay vốn bằng tiền mặt ,trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước Được phép mở rộng buôn bán các sản phẩm hàng hóa theo quy định của nhà nước Công ty cũng được phép tham gia các hội trợ triển lãm để giới thiệu sản phẩm của công ty ở trong và ngoài nước ,đặt các chi nhánh ở nước ngoài Xây dựng kế hoạch cho đào tạo ,tuyển dụng sử dụng đề bạt ,kỷ luật cán bộ công nhân viên

Hoạt động chính của công ty cổ phần XNK tổng hợp I là kinh doanh XNK trong và ngoài nước ,sản xuất và kinh doanh dịch vụ Trong đó đẩy mạnh mảng sản xuất và dịch vụ để đảm bảo mỗi mảng chiếm 20-30% tổng doanh thu ,tạo thế bền vững để phát triển công ty ,dịch vụ sẽ được đẩy mạnh ,ngoài việc phát triển dịch vụ cho thuê kho bãi văn phòng Trong giai đoạn mới ,công ty sẽ đẩy mạnh hoạt động ở các lĩnh vực còn mới của nền kinh tế như:đầu tư mua cổ phiếu ,các loại chứng khoán và các hình thức kinh doanh tài chính khác ,đầu tư kinh doanh bất động sản Mặt khác ,công ty sẽ cơ cấu lại vốn theo hướng tăng tỷ lệ vốn vay huy động từ các cổ đông tăng dần

2.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty

* Kinh doanh thương mại ( bán buôn ,bán lẻ ,đại lý ,đại lý phân phối …) và XNK các mặt hàng :

Nông ,lâm,hải sản ,khoáng sản,hàng thủ công mỹ nghệ,hàng tạp phẩm ,hàng dệt may ,hàng công nghiệp ,hàng gia công ,chế biến trong nước

Các loại vật tư máy móc ,nguyên liệu phục vụ cho sản xuất,các loại vật liệu xây dựng ,phương tiện vận tải

Trong lĩnh vực thủy hải sản :cung cấp các loại nguyên liệu sản xuất thức ăn thủy hải sản ,các loại giống vật nuôi và các loại hóa chất

Các mặt hàng phục vụ tiêu dùng :thiết bị văn phòng ,tạp phẩm ,hóa chất tẩy rửa và mỹ phẩm ,đồ gia dụng ,điện máy ,điện tử điện lạnh ,rượu bia ,bánh kẹo ,nước giải khát …

*Sản xuất ,gia công chế biến ,lắp ráp :hàng xuất khẩu và hàng tiêu dùng trong nước :

Sản xuất ,gia công các mặt hàng dệt may và đồ chơi ,đồ gỗ,đồ thủ công mỹ nghệ.

Gia công ,lắp ráp :đồ gia dụng ,các thiết bị điện tử ,điện lạnh ,xe máy Chế biến các mặt hàng nông ,lâm hải sản ,các nguyên liệu và tá dược trong nước

*Kinh doanh dịch vụ:

Dịch vụ thương mại :bao gồm tạm nhập tái xuất ,chuyển khẩu ,quá cảnh và môi giới thương mại ,xuất nhập khẩu ủy thác ,khai thuế hải quan ,dịch vụ giao nhận hàng XNK.Đây là các hoạt động mang tính chất trung gian mà công ty thường làm

Kinh doanh bất động sản :Đầy tư xây dựng và kinh doanh nhà ở ,văn phòng cho thuê ,căn hộ ,kho bãi ,nhà xưởng ,phương tiện vận tải ,nâng xếp bốc dỡ hàng hóa ;đưa đón khách ,vận tải hàng hóa.phục vụ cho hoạt động kinh doanh các mặt hàng XNK

Liên doanh ,liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong các lĩnh vực ngoại thương

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Đứng đầu công ty là giám đốc do Bộ Công Thương bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc điều hành và quản lý công ty theo chế độ 1 thủ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộ về mọi mặt hoạt động của công ty.Giúp cho giám đốc là 3 phó giám đốc do tổng giám đốc lựa chọn và đề Bộ bổ nhiệm và miễn nhiệm Tổ chức theo mô hinh trực tuyến các phòng ban.Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty và có trách nhiệm giúp cho giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác hạch toán thống kê ,thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ,thực hiện phương thức hoạt động kinh tế ,báo cáo hoạt động của công ty theo quy định hiện hành của nhà nước

Sơ đồ 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Bảng1 : Cơ cấu hội đồng quản trị

1 Hoàng Tuấn Khải Chủ tịch hội đồng quản trị 46 Tiến sĩ

Nguồn :Phòng tổ chức cán bộ

Hội đồng quản trị bao gồm các cán bộ có quyền hạn cao nhất trong công ty ,bao gồm chủ tịch ,phó chủ tịch hội đồng quản trị ,các thành viên Chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm nhiệm tổng giám đốc hoặc các chức danh điều hành khác của công ty

Quyền và nghĩa vụ của chủ tịch hội đồng quản trị do điều lệ công ty quy định phù hợp với luật doanh nghiệp.Chủ tịch hội đồng quản trị phải triệu tập và chủ tọa Đại hội đồng cổ đông và các cuộc họp của hội đồng quản trị Thành viên của hội đồng quản trị sẽ thay mặt chủ tịch khi được chủ tịch ủy quyền Trong trường hợp này thành viên hội đồng quản trị được uỷ quyền phải thông báo cho hội đồng quản trị về việc ủy quyền

Chủ tịch hội đồng quản trị phải gửi báo cáo thường niên ,báo cáo về tình hình chung của công ty ,báo cáo kiểm toán của công ty kiểm toán và báo cáo kiểm tra của hội đồng quản trị cho các cổ đông tại đại hội đồng cổ đông Khi chủ tịch hội đồng quản trị bị bãi nhiệm hoặc từ chức ,thì hội đồng quản trị phải bầu người thay thế trong 10 ngày

*Chức năng nhiệm vụ của hội đồng quản trị

-Quyết định chiến lược ,kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.

-Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư có giá trị trên 500 triệu đồng đến nhỏ hơn 50% giá trị tài sản của công ty

-Quyết định giải pháp phát triển thị trường ,tiếp thị và công nghệ ,thông qua hợp đồng mua bán ,vay và cho vay ,hợp đồng khác có giá trị nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo gần đây nhất của công ty.

-Quyết định bổ nhiệm,miễn nhiệm ,cách chức ,mức lương và các lợi ích khác của Giám đốc ,Phó Giám đốc ,kế toán trưởng ,giám đốc chi nhánh ,trưởng ban đại diện của công ty.

-Giám sát ,chỉ đạo giám đốc trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao

-Quyết định cơ cấu tổ chức ,quy chế quản lý nội bộ của công ty -Trình quyết toán hàng năm lên đại hội đồng cổ đông

*Ban kiểm soát

Bảng2:Cơ cấu ban kiểm soát

Ban kiểm soát của công ty do đại hội đồng cổ đông bầu trực tiếp bằng hình thức bỏ phiếu trực tiếp tại đại hội đồng cổ đông và bao gồm 3 thành viên Ban kiểm soát của công ty có nhiệm kỳ tối đa là 3 năm và có thể được đại hội đồng cổ đông bầu lại vào đại hội cổ đông tiếp theo

Ban kiểm soát có 3 thành viên trong đó có 1 trưởng ban và 2 thành viên ,tất cả các thành viên đều tốt nghiệp đại học thuộc các chuyên ngành về kinh tế (quản trị,kế tóan )

Để trở thành thành viên của ban kiểm soát cần có các tiêu chuẩn sau:là cổ đông của công ty ,sở hữu tối thiểu từ 0,5% vốn điều lệ của công ty

Quyền hạn và nghĩa vụ của ban kiểm soát

1.Được hội đồng quản trị tham khảo ý kiến về việc chỉ định và bãi nhiệm đơn vị kiểm toán ,mức phí kiểm tóan và các vấn đề liên quan khác đến kế toán và kiểm tóan của công ty

2.Thảo luận với các đơn vị kiểm tóan về tính chất và phạm vi của kiểm toán trước khi tiến hành kiểm toán

3.Kiểm tra báo cáo tài chính hàng năm ,sáu tháng và hàng quý trước khi đệ trình lên hội đồng quản trị

4.Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà đơn vị kiểm toán muốn bàn bạc

5.Thẩm định ý kiến của đơn vị kiểm toán và ý kiến phản hồi của ban điều hành công ty.

*Ban giám đốc

-Tổ chức thực hiện các nghị quyết ,quyết định của HĐQT.

-Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng năm của công ty

-Kiến nghị kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty và phương án đầu tư hàng năm của công ty.Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.

-Bổ nhiệm ,miễn nhiệm,cách chức ,mức lương và các lợi ích khác đối với các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh thuộc HĐQT

-Tuyển dụng,ký và chấm dứt HĐLĐ ,thực hiện chế độ chính sách và kỷ luật đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động ,khen thưởng mức lương và phụ cấp đối với người lao động theo quy định của pháp luật và quy chế trả lương của công ty

-Quyết định việc cử cán bộ đi công tác ,đào tạo tại nước ngoài

-Báo cáo tình hình hoạt động và tình hình tài chính của công ty hàng quý ,6 tháng và hàng năm tại cuộc họp HĐQT

Quản lý tòan bộ tài sản của công ty và chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty

-Báo cáo HĐQT về phương án trích lập ,sử dụng các quỹ từ lợi nhuận sau thuế …

*Phòng tài chính_kế toán

-Thực hiện các công việc về kế toán theo quy định của Nhà Nước và quy chế hoạt động của công ty

-Dự thảo kế hoạch tài chính của công ty trình giám đốc xem xét và cho quyết định

-Thực hiện quản lý kế toán về tài sản ,hàng hóa ,doanh thu và chi phí -Thực hiện các công tác về tài chính kế toán được giám đốc giao

*Phòng tổ chức cán bộ

-Thực hiện các công tác về sắp xếp tổ chức và quản lý hành chính -Giám sát việc bảo quản trang thiết bị tài sản của công ty

-Giúp giám đốc xây dựng các kế hoạch về tuyển dụng và đào tạo nội bộ -Quản lý hồ sơ nhân lực

-Giúp giám đốc thực hiện các chế độ của công ty đối với nhân viên

*Phòng tổng hợp

Có chức năng xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn ,báo cáo hạot động kinh tế định kỳ để Ban giám đốc và lãnh đạo phòng ban khác có cơ sở theo dõi các cơ chế ,chính sách nắm bắt môi trường kinh doanh ,tổ chức công tác nghiên cứu thị trường ,giao dịch đàm phán ,triển lãm quảng cáo ,phối hợp và tổ chức gặp gỡ các tham tán nước ngoài

Được phép ủy thác ,nhận ủy thác XNK với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước ,tổ chức liên doanh liên kết trong kinh doanh XNK ,dịch vụ

*Các phòng liên kết

-Công ty phát triển Đệ Nhất

-Ngân hàng thương mại cổ phần EXIMBANK -Công ty quỹ phát triển hợp sự

*Các chi nhánh

Nghiên cứu thị trường ,tìm nguồn hàng ,bán hàng do công ty ủy thác

*Bộ phận sản xuất

Xí nghiệp may Đoan Xá_Hải Phòng

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2006-2008)

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây có những thuận lợi và đạt kết quả cao Sau đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Bảng3: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2006-2008

Đơn vị :triệu VNĐ

Chỉ tiêu Năm Năm Năm So sánh So sánh

Qua bảng trên cho ta thấy kết quả kinh doanh của công ty theo chiều tăng dần ,lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước đặc biệt là tỷ lệ nộp ngân sách nhà nước tăng nhanh

Giai đoạn 2006-2007 ,công ty mới tiến hành cổ phần hóa nên hoạt động kinh doanh có những bước phát triển vượt bậc ,tốc độ tăng trưởng cao ,cụ thể tổng doanh thu năm 2007 đạt 118,2 %,kéo theo lợi nhuận đạt 113,4% ,nộp ngân sách bằng 146%,

Đạt được những kết quả trên là do công ty đẩy mạnh các hoạt động XNK,kinh doanh dịch vụ và sản xuất các mặt hàng xuất khẩu

Giai đoạn 2007-2008 là năm đại hội cổ đông thường niên của công ty đã thông qua chỉ tiêu sản xuất kinh doanh năm 2008 ,tuy nhiên năm 2008 cũng là năm mà các hoạt động xuất khẩu không thuận lợi do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế ,tuy nhiên dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc ,công ty đã vững vàng vượt qua kế hoạch sản xuất kinh doanh ,cụ thể tổng doanh thu bằng 615081 triệu đồng ,đạt 140,3% so với năm 2007 ,lợi nhuận trước thuế đạt 6345 triệu đồng ,nộp ngân sách nhà nước tăng so với năm 2007

Đạt được những thành tựu trên là do công ty đã áp dụng các biện pháp đẩy mạnh XNK sau đây:

Nâng cao năng lực cạnh tranh ,hiệu quả và chất lượng hàng hóa ,dịch vụ ,từng bước nâng cao hiệu quả xuất khẩu ,giải quyết tốt các vấn đề thương hiệu

Khai thác và sử dụng các nguồn vốn nhàn rỗi trong công ty ,vốn vay và các hình thức huy động khác để đưa vào sản xuất kinh doanh có hiệu quả

Thực hiện các giải pháp mạnh để thúc đẩy xuất khẩu và chủ động nhập khẩu ,thúc đẩy quá trình chuyển cơ cấu hàng xuất khẩu theo hướng

2.1.4 Các đặc điểm về nguồn nhân lực của công ty

Nhìn chung công ty có một lao động đáp ứng đủ cả về số lượng và chất lượng ,số cán bộ có trình độ đại học và trên đại học luôn giữ các vị trí quan trọng trong công ty.

Năm 2006 :235 người ,chiếm 23,77% tổng số lao động Năm 2007:123 người ,chiếm 21% tổng số lao động Năm 2008: 96 người ,chiếm 15% tổng số lao động

Sau khi chuyển sang công ty cổ phần ,số lao động trực tiếp của công ty tăng khá nhanh ,trong khi đó số lao động gián tiếp lại giảm Việc tinh giảm bộ máy quản lý là cần thiết nhằm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Qua 3 năm (2006-2008) ,số lao động gián tiếp của công ty giảm từ 193 người năm 2006 xuống còn 119 người năm 2008.Số lao động trực tiếp tăng từ 375 người năm 2006 lên 498 người năm 2008.Số cán bộ có trình độ cao đẳng và trung cấp ít thay đổi qua các năm và ngày càng chiếm tỷ trọng nhỏ trong công ty

Trong những năm gần đây ,tỷ lệ lao động nữ luôn lớn hơn tỷ lệ lao động nam Năm 2006 tổng số lao động nữ là 341 người chiếm 60% , năm 2007 là 371 người chiếm 63,5% năm 2008 là 426 người chiếm 69% tổng số lao động

Lao động nữ tăng lên ở bộ phận bán hàng và xí nghiệp may Đoan Xá_Hải Phòng

Bảng4 :Cơ cấu nhân lực của công ty 3 năm 2006-2008

Năm 2006Năm 2007Năm 2008so sỏnh năm 2006-2007so sỏnh năm 2007-2008

2.1.5 Các chính sách về quản lý nguồn nhân lực của công ty

Về tuyển dụng

Với phương châm bố trí và sử dụng nhân lực phải theo quy hoạch:Ngay từ khi tuyển dụng ,doanh nghiệp đã cố gắng tuyển chọn được những nhân viên giỏi nhất phù hợp với công việc Vì vậy có thể xác định trước những người có khả năng đảm nhiệm những trọng trách trong những thay đổi nhân lực sắp diễn ra tại doanh nghiệp Cũng giống như các doanh nghiệp khác ,đa phần các quy hoạch được tiến hành thông qua kế hoạch hàng năm có sự thống nhất của ban chấp hành đảng ủy của công ty và hội đồng quản trị Điều nay rất quan trọng trong việc đảm bảo quy hoạch được thành công

Về hình thức trả lương

Do tính chất công việc có sự khác biệt nhau ,đặc điểm lao động ,mức độ phức tạp trong từng quy trình sản xuất nên việc lựa chọn hình thức trả lương cũng khác nhau

Với những công việc mà công nhân có thể tiến hành độc lập tạo ra sản phẩm thì công ty trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân

Với những công việc cần nhiều công nhân được tổ chức lại thành nhóm ,tổ ,đội để phối hợp sản xuất ra sản phẩm chung thì công ty sẽ trả lương theo sản phẩm tập thể

Với những công việc có tính chất tổng hợp không thể giao việc ,thống kê,nghiệm thu kết quả lao động theo từng đơn vị sản phẩm hay phần riêng biệt của từng cá nhân ,công ty áp dụng chế độ khoán

Với những người làm việc trong lĩnh vực quản lý ,chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ thì hình thức trả lương theo thời gian

Về sắp xếp và đào tạo

Công ty cổ phần XNK là công ty hoạt động lâu năm 1 là công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực XNK ,để đạt được những thành tựu như ngày nay cũng là nhờ một phần đóng góp của các cán bộ chủ chốt ,có nhiệt huyết trong công việc ,tổ chức nhân lực hợp lý.Với những nhân viên mới cũng như nhân viên đang làm tại công ty luôn được tạo điều kiện để phát huy hết khả năng của mình ,các cán bộ tổ chức luôn mạnh tay trong việc sử dụng nhân viên để họ có thể xông pha thực hiện những công việc nhiều thách thức

Về các hình thức khuyến khích phi tài chính khác

Điều kiện làm việc cho người lao động được cải thiện ,thu nhập bình quân ổn định ,tạo sự an tâm làm cho người lao động tận tâm và có trách nhiệm với công việc

Quan tâm đầy đủ tới công tác động viên tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty bằng nhiều hình thức khác nhau :thăm hỏi động viên cán bộ công nhân viên trong các dịp lễ tết ,đau ốm Hàng năm đã tổ chức tham quan danh lam thắng cảnh trong và ngoài nước,nghỉ mát ,tạo cho người lao động sự thoải mái để tiếp tục công việc có hiệu quả

Phát động phong trào thi đua trong toàn tổng công ty như: hội thao ngành ,chiến sỹ thi đua ,người tốt việc tốt,lao động giỏi Hàng năm đều có công tác tổng kết khen thưởng Các cán bộ chủ chốt của công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I hầu hết là đảng viên ,với những cán bộ trẻ chưa vào đảng ,có năng sự công ty sẽ cử đi học cảm tình đảng nhằm rèn dũa nhân viên ngay từ đầu ,xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh ,cán bộ nhân viên công ty có phẩm chất tốt Ngoài các tiêu chuẩn về chuyên môn ,doanh nghiệp cần sử dụng cần sử dụng các tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng là Cần ,kiệm ,liêm ,chính được cụ thể qua một số hành vi như :tinh thần tiết kiệm,ý

2.2 Thực trạng bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I

2.2.1 Các đặc điểm ảnh hưởng đến việc bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty

2.2.1.1 Đặc điểm về nhân lực và tổ chức nhân lực của công ty

Qua bảng cơ cấu nhân lực 3 năm gần đây ,ta thấy số lao động trực tiếp có xu hướng tăng ,lao động gián tiếp có xu hướng giảm ,độ tuổi lao động ngày càng được trẻ hóa ,số lao động dưới 35 tuổi có xu hướng tăng

Công ty có một đội ngũ lao động có trình độ thâm niên công tác ,chuyên môn được đào tạo ,công việc mà họ đảm nhận khác nhau Vì thế mà việc trả lương như thế nào ,hình thức trả lương ra sao ,bố trí và sử dụng sự lượng lao động đó đang là bài tóan đặt ra đối với những nhà quản lý

Tổ chức lao động ,bố trí và sắp xếp làm sao cho tận dụng triệt để được lao động là tiền đề nâng cao năng suất lao động

Đối với lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm (công nhân may Đoan Xá_Hải Phòng ,nhà máy chế biến nông sản xuất khẩu) công tác tổ chức lao động trong phân xưởng lao động ,môi trường làm việc và bố trí công nhân trên một máy sao cho đạt công suất cao nhất mà không gây lãng phí

Đối với những lao động gián tiếp không tạo ra sản phẩm đánh giá mức độ đóng góp của họ rất khó vì vậy mà việc trả lương hay bố trí ,phải theo kết quả sản xuất kinh doanh

2.2.1.2 Đặc điểm về tính chất công việc

Do công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tổng hợp ,có sự khác nhau về công việc ,đặc điểm ,mức độ phức tạp của công việc trong quy trình sản xuất nên việc lựa chọn ,bố trí và sử dụng nhân lực đúng người đúng việc là việc làm rất cấp thiết của công ty

Với công việc mang tính chất thương mại :đây là công việc liên quan đến

hoạt động xuất nhập khẩu của công ty chiếm tới 90% doanh thu của công ty nên nhân lực được bố trí và sử dụng tập trung ở bộ phận này với các phòng chức năng

Với những công việc sản xuất và chế biến

Đây là công việc thu hút phần lớn lao động trực tiếp chủ yếu là nữ nên phần đông lao động công ty tập trung tuy nhiên đây là sự lượng lao động trình độ chuyên môn không cao

Với những công việc mang tính dịch vụ :kinh doanh địa ốc ,ngân hàng

chiếm từ 20-30 % doanh thu của công ty nên đây là bộ phận riêng biệt với một phòng chức năng

2.2.3 Đặc điểm về máy móc thiết bị và quy trình công nghệ

Hiện nay công ty có nhiều máy móc và thiết bị và được phân thành nhiều loại với quy trình công nghệ khác nhau như: dây chuyền chế biến nông sản xuất khẩu khác biệt nhiều so với dây chuyền ở xí nghiệp may ,vì vậy mà bố trí và sử dụng nhân lực sao cho phù hợp từng loại dây chuyền cho đạt công suất tốt nhất,tỷ lệ lao động trực tiếp và gián tiếp cũng là nhân tố đảm bảo tăng năng suất lao động nhân viên