Tổ chức xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán doanh nghiệp - Chương 3

YÊU CẦU HỆ THỐNG HÓA, XỬ LÝ THÔNG TIN KẾ TOÁN  - Xử lý và hệ thống hóa theo đúng các nguyên tắc kế toán được thừa nhận, nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế, tài

BMKTDN-TS.TBC 1

Chương 3

Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin

kế toán doanh nghiệp50

2

Nội dung chương 3 3.1 YÊU CẦU HỆ THỐNG HÓA, XỬ LÝ THÔNG TIN KẾ TOÁN

3.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG HÓA VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN KẾ TOÁN

3.2.1 Vận dụng phương pháp tính giá để xử lý thông tin kế toán

3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán để hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán

3.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hóa thông tin kế toán

3.3 VẬN DỤNG CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LÝ VỀ KẾ TOÁN HIỆN NAY Ở VIỆT NAM ĐỂ TỔ CHỨC HỆ THỐNG HÓA VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

KẾ TOÁN

3.3.1 Tổ chức vận dụng các quy định pháp Luật về kế toán để quy định các nguyên tắc và phương pháp tính giá

3.3.2 Tổ chức vận dụng các quy định pháp Luật về kế toán để tổ

chức hệ thống tài khoản kế toán

3.3.3 Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ

chức hệ thống sổ kế toán

3.3.4 Tổ chức hệ thống hoá, xử lý thông tin kế toán một số phần

hành kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung

3.1 YÊU CẦU HỆ THỐNG HÓA,

XỬ LÝ THÔNG TIN KẾ TOÁN

 - Xử lý và hệ thống hóa theo đúng các nguyên tắc kế toán được thừa nhận, nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt

động kinh tế, tài chính ở đơn vị

 - Xử lý và hệ thống hóa phải gắn với trách nhiệm của những

người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này khi cần thiết

 - Xử lý và hệ thống hóa rõ các chỉ tiêu mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tác động đến, đồng thời phải trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định các chỉ tiêu này

 - Xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán phải kịp thời phục vụ tốt cho công việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp Hiệu lực của thông tin kế toán chỉ phát huy cao, khi

thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời, đặc biệt là trong cơ chế thị trường

3

BMKTDN-TS.TBC 4

 Phương pháp tính giá

 Nguyên tắc tính giá

 Đối tượng tính giá

 Thời điểm tính giá

Nôi dung cụ thể của việc tổ chức vận dụng phương pháp

tính giá để xử lý thông tin kế toán như sau:

 - Tổ chức xác định các đối tượng cần tính giá;

 - Tổ chức xác định các loại giá cần xác định cho từng đối tượng, trong từng trường hợp;

 - Xác định các nguyên tắc kế toán ảnh hưởng tới quá trình tính giá của các đối tượng, các phương pháp tính giá, thời điểm cần tính giá cho từng đối tượng;

 - Tổ chức thu thập các thông tin cần thiết, cơ sở để tính giá cho từng đối tượng; thẩm định độ tin cậy của các thông tin này;

 - Tổ chức hệ thống mẫu biểu, sổ kế toán để tính giá cho các đối tượng;

 - Tổ chức tính giá cho các đối tượng;

 - Kiểm tra lại kết quả của việc tính giá và sử dụng thông tin về giá của các đối tượng cho các quá trình kế toán tiếp theo

BMKTDN-TS.TBC 6

Ph-ơng pháp tính giá

tệ để xác định giá trị của các đối t-ợng kế toán

phục vụ quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị

toán: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu

nhập, chi phí hay kết quả hoạt động.

phải trả và vốn chủ sở hữu

 Phương pháp xác định giá mà thực chất là tính giá tài sản, chi phí, thu nhập và kết quả hoạt động kinh doanh cần phải tôn trọng các nguyên tắc kế toán như nguyên tắc giá gốc, cơ sở dồn tích, nhất quán, thận trọng…

 Giá trị hữu ích nhất để đánh giá tài sản là giá trị kinh tế thực Tuy nhiên, chúng ta không thể xác định nó một

cách chắc chắn và khách quan bởi vì việc xác định giá trị kinh tế thực vì phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của

mỗi cá nhân theo mục đích riêng.

  Vì lý do này chúng ta không thể sử dụng giá trị kinh tế thực trong phương pháp tính giá Tuỳ thuộc vào điều

kiện và yêu cầu quản lý cụ thể về thông tin của đối

tượng kế toán mà tổ chức vận dụng nguyên tắc tính giá nào cho phù hợp và khi đó chúng ta có thể sử dụng các loại giá khác nhau

7

Vận dụng phương pháp tính giá để tính giá tài sản

và xử lý thông tin kế toán:

 + Tính giá vốn thực tế: Giá vốn thực tế của tài sản (tại thời điểm ghi nhận ban đầu, xuất dùng hay tài sản đang trong quá trình sử dụng sản xuất kinh

doanh) có thể được xác định theo nhiều phương

pháp kỹ thuật khác nhau nhưng vẫn dựa trên cơ sở

hệ thống các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận và phải đảm bảo các yêu cầu trên.

 Giá vốn thực tế của tài sản được vận dụng nguyên tắc giá gốc để tính giá là số tiền hoặc khoản tương đương tiền mà đơn vị kế toán đã trả, phải trả để có được tài sản, hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản

đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.

8

+ Tính giá vốn thực tế:

 Trường hợp 1: Giá trị của tài sản phải được xác định

dựa trên những căn cứ, bằng chứng tin cậy là số tiền

tiền thì giá vốn thực tế của nó chính là số tiền, tương đương tiền đơn vị kế toán đã hoặc sẽ chi ra để có

được tài sản đó

 Trường hợp 3: Hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản

đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận

9

+ Giá thị trường: là loại giá được thỏa thuận, thống nhất giữa các

bên tham gia trao đổi trên thị trường.

 Giá thị trường trong đó đơn vị kế toán đóng vai trò là bên mua là giá

thay thế (giá hiện hành), nói cách khác đây là mức giá đơn vị kế toán

phải chi ra để có được tài sản tương tự tại thời điểm tài sản được ghi

nhận để tính giá Giá thị trường trong đó đơn vị kế toán với tư cách là

bên bán chính là giá bán, nói cách khác đây là mức giá đơn vị kế toán

có được doanh thu khi thực hiện giá trị của hàng hóa thông qua quá

trình bán hàng.

 Theo giá thị trường, việc tính giá của tài sản thường được thực hiện vào lúc lập Bảng cân đối kế toán hoặc khi đơn vị kế toán giải thể, sáp nhập hoặc hợp nhất Khi đó tài sản của đơn vị kế toán phải được đánh giá

theo giá thị trường để xem xét khả năng thanh toán của đơn vị kế toán như thế nào, là thấp hay cao

 Giá thị trường và giá vốn thực tế ngang bằng nhau tại thời điểm hình

thành tài sản, thế nhưng thời gian trôi đi càng dài thì giữa giá vốn thực

tế và giá thị trường có sự khác biệt sẽ là tất yếu trong nền kinh tế thị

trường

 Ưu điểm: là nó cung cấp thông tin hữu ích về tài sản, cho các bên sử

dụng báo cáo tài chính của đơn vị kế toán trong việc đánh giá tình hình tài chính của nó Đặc biệt, giá thị trường càng được nhận diện rõ trong trường hợp có sự chênh lệch lớn giữa giá vốn thực tế và giá thị trường

 Nhược điểm: việc xác định giá thị trường đối với các tài sản dài hạn phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm chủ quan của người đánh giá

10

 + Giá hợp lý: là giá trị tài sản có thể được trao đổi một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi

mang tính ngang giá Vào thời điểm ban đầu ghi nhận tài sản, giá hợp lý của chúng chính là giá vốn thực tế của tài sản

Trong trường hợp giá thị trường của tài sản không tồn tại, giá trị được xác định một cách thỏa đáng có thể được coi là giá hợp lý

 + Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

 + Giá hiện hành: Là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán.

11

+ Giá trị hiện tại: là giá trị hiện tại của luồng tiền tương lai Nếu

giả định tỷ lệ chiết khấu không thay đổi, luồng tiền thu vào (hoặc chi ra) đều đặn giữa các kỳ và được thực hiện vào cuối kỳ, giá trị hiện tại được xác định theo công thức sau:

Trong đó:

- P là giá trị hiện tại của luồng tiền

- F là luồng tiền vào bằng nhau thu được cuối mỗi một kỳ

- r là tỷ suất chiết khấu

- n là số kỳ luồng tiền vào

Đối với một số tài sản như tài sản cho vay hoặc đi vay nợ phải trả, các yếu tố trên xác định được một cách khách quan, giá trị hiện tại có

thể được xác định tương đối hợp lý Tuy nhiên, việc sử dụng giá trị

hiện tại rất hạn chế vì hầu hết đối với những tài sản không phải dưới dạng các loại tiền thì khó có thể xác định một cách đáng tin cậy

luồng tiền tương lai, trừ khi những tài sản đó cho thuê hoặc đi thuê

Thực tế, luồng tiền thu về là kết quả của việc sử dụng kết hợp nhiều tài sản, do đó việc phân bổ luồng tiền đó cho từng tài sản chắc chắn

sẽ là một công việc khó khăn và phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm chủ quan, làm giảm tính tin cậy của thông tin kế toán

1 1

r

1 F

3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán để hệ thống hóa và

xử lý thông tin kế toán

Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế nhằm ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể

 Hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán và cách ghi trên tài khoản kế toán

Tổ chức sử dụng phương pháp tài khoản kế toán được thực hiện theo hai nội dung tổ chức cơ bản sau:

 - Tổ chức các tài khoản kế toán để phản ánh một cách có hệ thống các đối tượng kế toán cụ thể theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính (hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán);

 - Tổ chức trình tự hạch toán các loại nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp trên cơ sở phân loại các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế để ghi vào tài khoản tương ứng.

14

3.2.2.1 Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán để hệ thống hóa

và xử lý thông tin kế toán

 Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường

xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể

 Mỗi một đối tượng kế toán riêng biệt được mở một tài khoản kế toán để phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của nó Để

mở tài khoản kế toán cần xác định được các đối tượng kế toán

phối…

15

 Tổ chức xây dựng kết cấu chung của tài khoản được xây dựng trên cơ sở tính cân đối của kế toán và tính chất vận động của đối tượng kế toán

 Tính cân đối của kế toán chỉ ra rằng tại một thời điểm bất kỳ,

tổng tài sản luôn ngang bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở

hữu Đây là hai mặt biểu hiện của cùng một lượng tài sản mà tài khoản kế toán phản ánh

khi xem xét nghiên cứu tài sản của đơn vị kế trong một trạng thái tĩnh, thì số phản ánh tình hình hiện có về tài sản phải bằng số phản ánh tình hình hiện có của nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Mặt khác, các đối tượng kế toán luôn luôn vận động theo hai mặt đối lập tăng và giảm, sau mỗi sự biến động thì số hiện có của chúng lại thay đổi

hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể

Vì vậy, tính chất đối lập của hai mặt vận động cũng tác động đến xây dựng kết cấu tài khoản kế toán

16

Kết cấu chung của tài khoản

 - Kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản đối lập với kết cấu của những tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản;

nhau;

được phản ánh cùng bên của một tài khoản hoặc tương tự nhau giữa các tài khoản;

phản ánh khác bên của cùng một tài khoản hoặc ngược nhau giữa các tài khoản

từng mặt vận động của đối tượng kế toán

BMKTDN-TS.TBC 18

(1) Kết cấu chung của tài khoản

 Kết cấu chung tk dựa trên cơ sở tính cân đối của kế toán và tính chất vận động của đtượng ktoán:

- Tính cân đối của ktoán: tại 1 thời điểm bất kỳ tổng tsản luôn bằng tổng nguồn vốn tính cân đối đã ảnh hưởng đến xây dựng kết cấu tk:

- + Kết cấu tk tsản phải đối lập kcấu tk nguồn hình thành tsản;

- + TN và CP là 2 mặt đối lập của kêt quả: TN làm vốn chủ sở hữu tăng lên, CP làm giảm VCSH kết cấu của tk TN và CP đối lập nhau;

- Tính chất vận động của đtượng ktoán: Các đtktoán luôn vận động theo

2 mặt đối lập tăng, giảm; sau mỗi biến đọng thì số hiện có của chúng

sẽ thay đổi Tính chất đối lập của 2 mặt vận động đã ảnh hưởng đến việc xdựng kết cấu tk:

- + Các số liệu có tính chất cộng hưởng (tăng) cho nhau thì được phản ánh cùng bên của 1 tk hoặc tương tự nhau giữa các tk;

- + Các số liệu có tính chất loại trừ (giảm) cho nhau thì được phản ánh

khác bên của 1 tk hoặc ngược nhau giữa các tk;

Nợ Tên TK Có

Phản ánh mặt vận động thứ 2 Phản ánh mặt vận động thứ nhất

BMKTDN-TS.TBC 19

Nợ Tên TK Có

Phản ánh mặt vận động thứ 2 Phản ánh mặt vận động thứ nhất

Tk ktoán chia thành 2 phần rõ rệt để phản ánh từng mặt vận động của

-Số liệu phản ánh mặt vận động của đtượng ktoán bên Nợ là PSN; … PSC; -Số dư của Tk và số phát sinh tăng luôn cùng bên; số phát sinh giảm ở khác bên với số dư và phát sinh tăng;

-Quan hệ giữa các chỉ tiêu phản ánh trên Tk là:

DĐK + PSTăng TK = PS giảm TK + DCK

BMKTDN-TS.TBC 20

Phân loại TKKT

Phân loại TKKT theo

nội dung kinh tế

Phân loại TKKT theo mối

quan hệ với BCTC

- Tài khoản Tài sản

- Tài khoản nguồn vốn

- Tài khoản quá trình kinh doanh

-TK ccấp số liệu lập BCĐKT

tk ktoán thực

- TK ccấp số liệu lập BCKQHĐKD

tk ktoán tạm thời

BMKTDN-TS.TBC 22

 TK Dự phòng giảm giá TS

Trích lập dự phòng

- Hoàn nhập dự phòng

- Bù đắp thiệt hại

Số dư Có: Mức dự phòng hiện có

Nợ Tên TK Tài sản Có

Số dư CK: Tài sản hiện có CK

SPS: Giá trị Tài sản giảm TK SPS: Giá trị Tài sản tăng TKỳ

Số dư ĐK:Tài sản hiện có ĐK

(2) Kết cấu của tài khoản Tài sản

BMKTDN-TS.TBC 23

 Tài khoản kế toán Phản ánh tài sản ngắn hạn:

- Nhóm tài khoản Phản ánh vốn bằng tiền: TK 111,

+ CĐKT DN nhỏ và vừa có các TK: 211 (2111,2112,2113) ; 214,217,221,229,241,242,244

BMKTDN-TS.TBC 25

 TK điều chỉnh giảm TSDH

- Hao mòn TSCĐ tăng -Trích lập dự phòng

- Hao mòn TSCĐ giảm

- Hoàn nhập dự phòng

Số dư Có: Giá trị hao mòn TSCĐ, dự phòng giảm giá hiện có

BMKTDN-TS.TBC 26

Sơ đồ Kế toán tài sản

Tài sản ngắn hạn giảm Tài sản ngắn

hạn tăng

Cuối năm hoàn nhập dự phòng

giảm giá tài sản

TK 131, 138

Xoá sổ khoản nợ khó đòi thực tế xảy ra

TK 642

BMKTDN-TS.TBC 28

(3) Kết cấu của tài khoản nguồn vốn

(ngược với kết cấu tk tài sản)

Nợ Tên TK Nguồn vốn Có

Số dư CK: NV hiện có CK

SPS: NV tăng TK SPS: NV giảm TK

Số dư ĐK: NV hiện có ĐK

TK nguồn vốn gồm có: Nợ phải trả và NVCSH

BMKTDN-TS.TBC 30

Sơ đồ Kế toán Nợ phải trả

TK Liên quan TK Nợ phải trả TK liên quan

Nợ phải trả tăng

Nợ phải trả giảm

TK 413

C/L tỉ giá tăng cuối năm

TK 413

C/L tỉ giá giảm cuối năm

BMKTDN-TS.TBC 31

 Tài khoản kế toán phản ánh vốn chủ sở hữu:

- Nhóm tài khoản phản ánh nguồn vốn kinh doanh: 411, 412, 413

giảm

Nợ Tên TK Chi phí Có

SPS: - K/c chi phí TK SPS: - CP TKỳ

Nợ Tên TK XĐKQHĐ Có

SPS: - TN TK

- Lỗ TK SPS: - CP TKỳ

- Lãi TK

BMKTDN-TS.TBC 34

 Tài khoản kế toán phản ánh chi phí:

- Nhóm tài khoản tập hợp CPSX: TK 621, 622; 623; 627

- Nhóm TK phản ánh chi phí hoạt động kinh doanh:

TK 611; 631; TK 632; TK 635; TK 641; 642

- Nhóm TK phản ánh chi phí khác: TK 811; 821

+ CĐKT DN nhỏ và vừa có các TK: 611; 631; 632; 635; 642; 811;

BMKTDN-TS.TBC 35

 TK Chi phí

-Giảm chi phí

-Kết chuyển chi phí để tính giá hàng tồn kho

-Kết chuyển chi phí để xác định kết quả

Chi phí phát sinh

thực tế

BMKTDN-TS.TBC 36

Sơ đồ Kế toán chi phí

Các khoản giảm chi phí

Chi phí phát

K/c chi phí để tính giá hàng tồn kho

TK XĐKQ

K/c chi phí để xác định kết quả KD

 TK Giảm trừ DT

Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để tính DT thuần

Các khoản giảm

trừ DT phát sinh

thực tế

BMKTDN-TS.TBC 39

Sơ đồ Kế toán DT và TN khác

TK Liên quan TK DT, TN khác TK liên quan

DT; TN khác phát sinh thực tế

Các khoản giảm

trừ

TK XĐKQ

K/c chi phí để xác định kết quả KD