Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

-Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vịkế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp; -Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ

Chương 5

Tổ chức Bộ máy kế toán doanh nghiệp

50

Nội dung chương 2

5.1.1- Căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán

5.1.2- Các hình thức tổ chức công tác kế toán – Bộ máy kế toán doanh nghiệp

toán quản trị

5.2.1- Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt

5.2.2- Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp

5.2.3- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán

quản trị hỗn hợp

5.3 TỔ CHỨC ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ CHO BỘ MÁY KẾ TOÁN

5.1 LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 5.1.1 Căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp Bộ máy

kế toán báo gồm tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cùng công tác để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê

và công tác tài chính (tài vụ) ở doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực

khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau

Do vậy việc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau.

Việc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù

hợp với từng doanh nghiệp cụ thể và được dựa trên cơ

sở lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán.

•Khái niệm: Hình thức tổ chức công tác kế toán là hình thức, cách thức

tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác

kế toán Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định

chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp

• Hình thức tổ chức công tác kế toán gắn liền với việc tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp Việc lựa chọn, áp dụng hình thức kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy kế toán Do vậy việc lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp để tổ chức bộ máy kế toán là nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp

Hình thức tổ chức công tác kế toán – Bộ máy kế toán DN

* Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kÕ toán là một nội

dung quan trọng, ảnh hưởng đến:

* Các căn cứ để xây dựng mô hình bộ máy kế toán

Căn cứ

Đặc điểm hoạt động sxkd của đơn vị;

Lĩnh vực hoạt động của đơn vị; Mức độ phân

cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ;

Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động của đơn

vị; Trình độ trang

bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán

Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên hiện có

5.1.2- Các hình thức tổ chức công tác kế toán – Bộ

máy kế toán doanh nghiệp

Khi tổ chức bộ máy kế toán, cần phải thực hiện tốt các nội dung sau:

 - Căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán cho phù hợp.

 - Căn cứ vào biên chế bộ máy kế toán hiện có để tổ chức, phân

chia ra các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp (kế cả ở đơn vị cấp trên cũng như ở các đơn vị trực thuộc) một cách hợp lý.

 - Quy định, phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cụ thể cho từng bộ phận kế toán, từng cán bộ nhân viên kế toán cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận này nhằm thực hiện tốt các nội dung kế toán, thực hiện tốt vai trò của kế toán trong công tác quản lý

 Nội dung:

5.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

 Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, phân xưởng, tổ, đội ) chỉ bố trícác nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thunhận, và kiểm tra chứng từ ban đầu Định kỳ chuyển chứng từ về phòng

kế toán trung tâm

Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ

* Nội dung:

Toàn DN (là 1 đơn vị kế toán cấp cơ sở) chỉ tổ chức 1 phòng kế toántrung tâm tại văn phòng DN, còn các đơn vị phụ thuộc đều không có tổchức kế toán riêng

 Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở DN,chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toánphục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của DN Phòng kế toán trung tâmlưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của DN

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Bộ phận kế toán tổng hợp

Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ

Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận

kế toán chi phí

 Nội dung:

5.1.2.1- Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

-Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị

kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp;

-Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở;

-Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị cơ sở trực thuộc gửi lên và cùng với các tài liệu, báo cáo kế toán về phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính của toàn đơn vị.

* Nội dung:

Toàn bộ nội dung kế toán không những được thực hiện tại đơn vị cấptrên mà còn được thực hiện cả ở các đơn vị cấp dưới (đơn vị trực thuộc)Tại đơn vị cấp trên tổ chức ra phòng (ban) kế toán trung tâm (đơn vị kếtoán cấp trên); còn các đơn vị trực thuộc cũng có tổ chức kế toán riêng(phòng, tổ kế toán)

 Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị trực thuộc: tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn

bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình; tổ chức lập được các báo cáo kế toán, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.

Từng bộ phận kế toán ở đơn vị trực thuộc phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán cho phù hợp.

 Ở bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc:

Khi áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán, bộ máy

kế toán của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình như sau:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận kế toán tổng hợp

Bộ phận kế toán văn phòng

Bộ phận

kế toán chi phí

 Nội dung:

5.1.2.3- Tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung,

nửa phân tán

1- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp;

2- Tổ chức thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh

ở đơn vị cấp trên và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức

kế toán riêng;

3- Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp

cơ sở có tổ chức kế toán riêng.

4- Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên;

5- Tổng hợp số liệu lập báo cáo tổng hợp cho toàn doanh

* Nội dung:

 Ở đơn vị cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn

vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độquản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toánriêng

Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:

Không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán của đơn vị cấp trên.

Được tổ chức kế toán riêng: Tiến hành thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán

của đơn vị cấp trên;

Những đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động tập trung ở gần đơn vị chính

Những đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động ở xa đơn vị chính

 Ở các đơn vị trực thuộc:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung,

nửa phân tán

Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Bộ phận

kế toán vật tư,

kế toán tiền lương

Bộ phận

kế toán .

Nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc không tổ chức kế

toán riêng

5.2 Mô hình tổ chức công tác kế toán

tài chính – kế toán quản trị

- Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp

thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng sử dụng

thông tin của đơn vị kế toán

- Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

Khi tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, doanh nghiệp đồng thời phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

- Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng

quát về hoạt động kinh tế và tài chính của đơn vị Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình

hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết

Tổ chức công tác kế toán trong các DN bao gồm tổ chức công tác kế

toán tài chính và tổ chức công tác kế toán quản trị

Khi tổ chức công tác KTTC và KTQT, DN phải căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động; tính chất và yêu cầu quản lý của mình để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này cho phù hợp theo một trong hai

mô hình sau:

- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị (mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp)

- Mô hình tổ chức công tác kế

toán tài chính tách rời với kế

toán quản trị (mô hình tổ chức

công tác kế toán riêng biệt)

  Mô hình tổ chức kế toán riêng biệt

- Bộ phận kế toán quản trị

Thu thập, xử lý, phân tích các thông tin KTTC phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ DN (Do vậy DN phải xây dựng hệ thống

chứng từ; tài khoản; sổ kế toán và hệ thống báo cáo quản trị cho phù hợp) Ngoài việc thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin KTTC đã thực hiện, KTQT phải thu thập, phân tích các thông tin mang

5.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt

Toàn bộ nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính và tổ chức kế toán quản trị được tách rời, thực hiện một cách riêng rẽ, độc lập với nhau

Theo mô hình này:

-Bộ phận kế toán tài chính

thực hiện thu thập, xử lý và

cung cấp các thông tin phục

vụ chủ yếu cho việc lập, trình

bày BCTC của DN

Đồng thời, DN phải tổ chức

thực hiện đầy đủ các nội

dung như: chứng từ kế toán;

Tổ chức công tác kế toán theo mô hình riêng biệt

Nội dung Kế toán tài chính Kế toán quản trị

- Bộ máy kế toán Bộ phận riêng: thu nhận, xử

lý và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo TC

Bộ phận riêng: thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị

- Chứng từ kế

toán

Tổ chức thực hiện theo quy định Xây dựng hệ thống chứng từ riêng biệt cho phù

hợp: mẫu biểu, nội dung, lập và luân chuyển tùy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp

- Hệ thống tài

khoản kế

toán

Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định; gồm tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3.

Xây dựng hệ thống tài khoản riêng cho phù hợp với yêu cầu quản trị cụ thể của doanh nghiệp Các tài khoản được mở chi tiết tùy theo yêu cầu.

- Hệ thống sổ kế

toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán được quy định trong chế độ theo hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng cho phù hợp.

Xây dựng hệ thống sổ kế toán với nội dung, mẫu biểu riêng theo yêu cầu Bao gồm cả

sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Hệ thống báo

cáo

Tổ chức lập, trình bày hệ thống báo cáo tài chính theo quy định.

Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị trên cơ sở thông tin của kế toán quản trị (báo cáo thực hiện và báo cáo dự đoán) Hệ

- Tổ chức nhiều nội dung có sự trùng lặp giữa KTTC và KTQT;

- Tổ chức công tác kế toán riêng biệt phức tạp;

- Bộ máy kế toán cồng kềnh, hiệu quả không cao;

- Không phát huy được vai trò của từng bộ phận kế toán, trang thiết bị

phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán

Khi tổ chức bộ máy kế toán của DN phải tổ

chức ra hai bộ phận riêng biêt

Tùy theo đặc điểm tình hình cụ thể, tùy theo biên chế bộ máy kế toán

mà DN tổ chức ra các bộ phận kế toán cho phù hợp để thực hiện từng nội dung kế toán

Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt có rất nhiều hạn chế:

Những nội dung của KTTC DN phải thực hiện đầy đủ, đúng chế độ.Đồng thời căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của DN để xây dựngcác nội dung này một cách chi tiết cụ thể để có thể cung cấp thông tinphục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ DN.

Khi tổ chức bộ máy kế toán, không cần phải tách ra hai bộ phận KTTC

và KTQT riêng biệt Trong từng bộ phận kế toán theo từng phần hành

kế toán đã có sự kết hợp thực hiện các nhiệm vụ của cả KTTC cũngnhư KTQT

5.2.2 Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp

Khi thực hiện theo mô hình này, trong từng nội dung tổ chức công tác kế toán đều có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính và kế toán Q.trị

Khi tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp, trong từng nội dung

tổ chức công tác kế toán như: chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ

kế toán, DN căn cứ vào chế độ quy định để tổ chức thực hiện, vậndụng cho phù hợp

Mỗi bộ phận kế toán như:

kế toán vật tư, hàng hóa; kế toán tiền

lương; kế toán chi phí, giá thành; đều

có nhiệm vụ thu thập, xử lý; cung cấp

những thông tin liên quan đến từng đối

tượng kế toán cụ thể vừa phục vụ cho

việc lập báo cáo tài chính; vừa phục vụ

cho lập các báo cáo quản trị

Do vậy trong mỗi bộ phận này đồng thời phải tiến hành kế toán chi tiết cũng như kế toán tổng hợp

DN vẫn phải bố trí một bộ phận riêng để thực hiện nhiệm vụ:

- Thu thập, phân tích thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch,

- Dự toán sản xuất kinh doanh và ra quyết định kinh doanh

Mặc dù tổ chức theo mô hình kết hợp như vậy

Khi áp dụng mô hình này, tổ chức thực hiện một số

nội dung công tác kế toán cụ thể như sau

- Dựa vào hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn

sử dụng trong kế toán tài chính để thu thập các thông tin

thực hiện (quá khứ) chi tiết theo yêu cầu của kế toán quản trị (có thể sử dụng chung nguồn thông tin đầu vào cùng với kế toán tài chính) Ngoài ra, kế toán quản trị còn cần thiết phải thiết lập (tổ chức) hệ thống chứng từ riêng để thu thập những thông tin sử dụng riêng của kế toán quản trị (ví dụ như: thông tin liên quan chi tiết hơn và có các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán tài chính chưa thu thập được, hoặc những thông tin liên quan đến tương lai ) Những chứng từ này rất linh hoạt,

không có tính pháp lý (vì chỉ sử dụng cho kế toán quản trị).

- Dựa vào hệ thống tài khoản của kế toán tài chính (tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết) để tập hợp số liệu thông tin thực hiện (quá khứ) chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp Trên cơ sở yêu cầu quản trị cụ thể đối với từng đối tượng mà kế toán quản trị quan tâm, cần tổ chức chi tiết hơn nữa các tài khoản đến các cấp 3,4,5,6 ; Ngoài ra có thể còn

mở thêm các tài khoản để phục vụ riêng cho kế toán quản trị.

 - Kế toán sử dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng để xử lý, tổng hợp thông tin để phục vụ lập hệ thống báo cáo tài chính và cả hệ thống báo

cáo kế toán quản trị Ngoài ra, kế toán quản trị còn cần phải

mở hệ thống sổ kế toán chi tiết để theo dõi các chỉ tiêu chi tiết theo nhu cầu thông tin của kế toán quản trị.

 - Bộ phận kế toán doanh nghiệp ngoài việc lập hệ thống báo cáo tài chính còn có thể sử dụng thông tin của kế toán tài

chính để lập các báo cáo kế toán quản trị như lập các báo

cáo tổng hợp cân đối bộ phận - báo cáo nội bộ (cho từng bộ phận, trung tâm chi phí, loại tài sản ), đó là báo cáo thực

hiện (số liệu, thông tin quá khứ) Đồng thời lập các báo cáo, các bảng phân tích số liệu chi phí, doanh thu, kết quả để so sánh các phương án đang xem xét và quyết định trong tương lai (số liệu tương lai), lập các cân đối trong dự toán, trong kế

- Sử dụng hệ thống chứng từ chung theo quy định.

- Xây dựng thêm các chứng từ riêng biệt cho phù hợp để thu thập thông tin quá khứ, thông tin dự đoán phục vụ yêu cầu quản trị cụ thể.

- Không xây dựng hệ thống tài khoản riêng, tách rời với kế toán tài chính.

- Sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ quy định và mở chi tiết cho phù hợp với yêu cầu quản trị cụ thể của doanh nghiệp.

- Mở thêm các tài khoản khác tùy theo yêu cầu.

-Hệ

thống sổ

kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán được quy định trong chế độ theo hình thức kế toán DN đang áp dụng cho phù hợp.

- Sử dụng hệ thống sổ theo hình thức kế toán đang áp dụng.

- Xây dựng thêm các sổ kế toán với nội dung, mẫu biểu riêng theo yêu cầu Bao gồm cả sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

-Hệ

thống

Tổ chức lập, trình bày hệ thống báo cáo tài chính

Ngoài hệ thống báo cáo tài chính còn xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị trên cơ sở thông tin của